Project Planning and Monitoring Tool

Purpose:
This tool assists in organizing and monitoring project work. By using the task planning section, project milestones and tasks can accurately be planned out. Once the
project begins, real-time progress is tracked and the project is monitored against the set baselines.

Instructions:
This tool can be used for managing a project, starting with the planning stages right through to monitoring project progress. Refer to the boxes below to view each
sections' instructions, and understand how each step is useful for managing projects..

Important Notice:
Although this tool is capable of advanced functions, keep in mind that this is a light project management tool working within the limitations of Microsoft Excel.
Pay close attention to any notices or warnings included within the individual tabs.

Getting Started:
In chronological order, use the boxes below to navigate through the tool as the project progresses. Click the blue buttons to go directly to the section of choice, or us
worksheet tabs along the bottom of the spreadsheet screen. Some of the column headings in the sections include comments that offer additional instructions. Hover
mouse over the column headings to view these instructions.

DATA ENTRY PROJECT TASK PLANNING

This section requires some basic data entry to get the project Use this important section to plan out the project. Tasks shoul
started. Information regarding project start and end dates, project entered, along with deadlines and task owners. Once hashed
team members and stakeholders, and non-work days is required. and completed, copy and paste this plan into Tab 3 to begi
monitoring project progress.

Go to Data Entry Go to Project Task Planning

PROJECT MONITORING CHART ISSUE LOG

Copy and paste the project plan from Tab 2 into the first four If issues arise, use this area to log and ensure that problems
columns of this Gantt chart. By entering the actual start and end resolved.
dates for tasks, this chart allows you to view which tasks are on
schedule, behind schedule or ahead of schedule.
 Copy and paste the project plan from Tab 2 into the first four If issues arise, use this area to log and ensure that problems
columns of this Gantt chart. By entering the actual start and end resolved.
dates for tasks, this chart allows you to view which tasks are on
schedule, behind schedule or ahead of schedule.

Go to Project Monitoring Go to the Issue Log

CUSTOMIZED PROGRESS REPORT

Use this section to generate a custom progress report. Specify the

time period that you would like to view and tasks during this time,
ordered by task owner, will appear. This report is ideal for weekly
meeting updates, or stakeholder progress reporting.

Go to Task Report
be planned out. Once the

xes below to view each

f Microsoft Excel.

e section of choice, or use the

tional instructions. Hover the

PLANNING

t the project. Tasks should be

sk owners. Once hashed out
his plan into Tab 3 to begin
t progress.

OG

and ensure that problems are

d.
and ensure that problems are
d.
Basic Data Entry Return to the Introduction

Fill in all of the white cells with the necessary information. To view additional instructions, hover your
mouse over the table column headings.

Project Name Propose Two Storey Residence

Estimated Project Start Date June 1, 2009

Estimated Project End Date July 20, 2009

Project Manager Name Juan Delacruz

1. Project Team Members, Task Groups &

2. Holidays / Time Off Project
Stakeholders

Name Date Holiday

Juan Delacruz 1-Jun-12 Independence Day
Maine Mendoza
Jose Manalo
Michael James
Zoey Blaire
Kristine Claire
Planning Return to the Introduction

Use this section to work out the project plan. Feel free to add and delete rows as necessary, or move tasks around until the optimal
project plan has been drafted. Once satisfied with the project plan, copy this information and paste it into the corresponding table in
Tab 3. No changes can be made to the project plan within Tab 3, so ensure that if any changes are needed, the adjustments are
made in this tab before re-copying and re-pasting the data into Tab 3.

An example has been included below.

Project Task Information

Estimated Task Owner

Estimated
Project Task Completion (MUST USE DROP
Start Date
Date DOWN MENU)

Project Feasibility Study 1-Jun-09 3-Jun-09 Juan Delacruz

Cost Benefit Analysis 2-Jun-09 4-Jun-09 Juan Delacruz

Project Definition 6-Jun-09 8-Jun-09 Jose Manalo

Assign Resources 8-Jun-09 9-Jun-09 Maine Mendoza
Create Project Plan 9-Jun-09 16-Jun-09 Michael James
Create Communications Plan 15-Jun-09 17-Jun-09 Jose Manalo

Project Kick-Off Meeting 19-Jun-09 19-Jun-09 Maine Mendoza

Create Phase 1 Plan and Definition 22-Jun-09 24-Jun-09 Jose Manalo

Phase 1 Execution Kick-Off 24-Jun-09 24-Jun-09 Juan Delacruz
Communicate Phase 1 Progress 25-Jun-09 1-Jul-09 Juan Delacruz
Change Control Processes 1-Jul-09 2-Jul-09 Kristine Claire
Close Phase 1 2-Jul-09 3-Jul-09 Michael James

Create Phase 2 Plan and Definition 1-Jul-09 3-Jul-09 Jose Manalo

Phase 2 Execution Kick-Off 6-Jul-09 6-Jul-09 Jose Manalo
Communicate Phase 2 Progress 7-Jul-09 9-Jul-09 Maine Mendoza
Change Control Processes 9-Jul-09 10-Jul-09 Juan Delacruz
Close Phase 2 13-Jul-09 14-Jul-09 Michael James

Project Delivery 15-Jul-09 15-Jul-09 Production Team

Project Closure Meeting 16-Jul-09 16-Jul-09 Juan Delacruz
Performance Appraisal 16-Jul-09 18-Jul-09 Maine Mendoza
Project Feedback Form 16-Jul-09 18-Jul-09 Zoey Blaire
Project Debrief Report 17-Jul-09 20-Jul-09 Kristine Claire
Work Schedule Monitoring

IMPORTANT NOTICE:
It is very important that tasks are entered with unique names. If task names are repeated, the data will not carry over
correctly. Make sure to name each task differently.

IMPORTANT NOTICE:
Rows cannot be inserted or deleted from the table below. If changes are made to the project plan, make these changes
in Tab 2. Planning, and copy and paste the changes into this sheet. Be aware that the actual start and end dates will
not update when changes are copy and pasted into this sheet, so make adjustments to these last two columns as
necessary.

Project Task Information

Estimated Actual
Estimated Actual Start
Project Task Completion Task Owner Completion
Start Date Date
Date Date

Project Feasibility Study 1-Jun-09 3-Jun-09 Maine Mendoza 1-Jun-09 2-Jun-09

Cost Benefit Analysis 2-Jun-09 4-Jun-09 Maine Mendoza 2-Jun-09 3-Jun-09

Project Definition 6-Jun-09 8-Jun-09 Maine Mendoza 6-Jun-09 9-Jun-09

Assign Resources 8-Jun-09 9-Jun-09 Maine Mendoza 8-Jun-09
Create Project Plan 9-Jun-09 16-Jun-09 Zoey Blaire
Create Communications Plan 15-Jun-09 17-Jun-09 Zoey Blaire

Project Kick-Off Meeting 19-Jun-09 19-Jun-09 Juan Delacruz

Create Phase 1 Plan and Definition 22-Jun-09 24-Jun-09 Jose Manalo
Phase 1 Execution Kick-Off 24-Jun-09 24-Jun-09 Zoey Blaire
Communicate Phase 1 Progress 25-Jun-09 1-Jul-09 Kristine Claire
Change Control Processes 1-Jul-09 2-Jul-09 Kristine Claire
Close Phase 1 2-Jul-09 3-Jul-09 Michael James

Create Phase 2 Plan and Definition 1-Jul-09 3-Jul-09 Juan Delacruz

Phase 2 Execution Kick-Off 6-Jul-09 6-Jul-09 Maine Mendoza
Communicate Phase 2 Progress 7-Jul-09 9-Jul-09 Juan Delacruz
Change Control Processes 9-Jul-09 10-Jul-09 Juan Delacruz
Close Phase 2 13-Jul-09 14-Jul-09 Michael James

Project Delivery 15-Jul-09 15-Jul-09 Production Team

Project Closure Meeting 16-Jul-09 16-Jul-09 Maine Mendoza
Performance Appraisal 16-Jul-09 18-Jul-09 Maine Mendoza
Project Feedback Form 16-Jul-09 18-Jul-09 Juan Delacruz
Project Debrief Report 17-Jul-09 20-Jul-09 Juan Delacruz
 Return to the Introduction

GANTT CHART LEGEND

Holiday / Vacation / No Work

Planned Project Work Day

Task Completed

COMPLETION STATUS LEGEND

Task Completed Ahead of Schedule

Task Completed Behind Schedule

Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Week 5 Week 6 Week 7 Week 8 Week 9

1-Jun 8-Jun 15-Jun 22-Jun 29-Jun 6-Jul 13-Jul 20-Jul 27-Jul

Comments 1 2 3 4 5 8 9 10 11 12 15 16 17 18 19 22 23 24 25 26 29 30 1 2 3 6 7 8 9 10 13 14 15 16 17 20 21 22 23 24 27

M T W T F M T W T F M T W T F M T W T F M T W T F M T W T F M T W T F M T W T F M

y y y

y y y

x x

x x x x x x

x x x

x
x x x

x x x x x

x x

x x

x x x

x x x

x x

x x

x x

x x

x x
Week 9 Week 10 Week 11 Week 12 Week 13 Week 14 Week 15 Week 16 Week 17 Week 18 Week 19

27-Jul 3-Aug 10-Aug 17-Aug 24-Aug 31-Aug 7-Sep 14-Sep 21-Sep 28-Sep 5-Oct

28 29 30 31 3 4 5 6 7 10 11 12 13 14 17 18 19 20 21 24 25 26 27 28 31 1 2 3 4 7 8 9 10 11 14 15 16 17 18 21 22 23 24 25 28 29 30 1 2 5

T W T F M T W T F M T W T F M T W T F M T W T F M T W T F M T W T F M T W T F M T W T F M T W T F M
Week 19 Week 20 Week 21 Week 22 Week 23 Week 24 Week 25 Week 26

5-Oct 12-Oct 19-Oct 26-Oct 2-Nov 9-Nov 16-Nov 23-Nov

6 7 8 9 12 13 14 15 16 19 20 21 22 23 26 27 28 29 30 2 3 4 5 6 9 10 11 12 13 16 17 18 19 20 23 24 25 26 27

T W T F M T W T F M T W T F M T W T F M T W T F M T W T F M T W T F M T W T F
Issue Log

Date Issue Comments

3-Jan-09 Sample Issue

 Return to the Introduction

Resolution
Customized Progress Report

To create a customized progress report, insert the desired timeframe for analysis in the start and end date boxes below. For a progress report of the entire project, in
end dates. Consider running reports based on tasks for today, this week, or next week.

IMPORTANT NOTICE:
Task owner names must be selected from the drop down menus in Tabs 2 and 3 in order for this reporting page to work correctly. If errors occur on this page, return
and ensure that task owner names were selected from the menus, rather than typed in manually.

Enter Date to Start Progress Report Thursday, June 4, 2009 Enter Date to End Progress Report

Analysis of On-Schedule Tasks to Dat Analysis of Task Completion to Date Analysis of Project Time M

14%

5%
Behind Schedule
Tasks - Started
Behind Schedule Tasks Completed
Tasks - Not Yet Tasks In Progress
Started Tasks Not Yet Started
Regularly Scheduled
Tasks

82%

100%
 Scheduled Due
Task Owner Task to be Completed During Specified Period Task Status
Date

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A #N/A

 Return to the Introduction

report of the entire project, insert the project's start and

ors occur on this page, return to the project planning stage

Monday, July 20, 2009

Analysis of Project Time Management

On Track Status

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A
#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A
#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A
#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A
#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A
#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A

#N/A