GRUP/MÒDUL M1 Comunicació oral, escrita, arxius i atenció al client.

1 JAGD A_1 Uf3 Funcionament dels arxius i gestió documental.

ALUMNE; NOM I COGNOMS: JINAN BEN AYAD

l'important és tenir una política de documents que et digui quins

documents desar, per quant de temps, i com eliminar-los de manera
segura quan ja no són necessaris. Això ajudarà a mantenir l'ordre i
evitar problemes legals o de seguretat.

Quan una empresa guarda els seus documents de forma organitzada, usant
les mateixes regles i procediments per a tot, obté molts beneficis:
1. Estalvia temps:
Amb un sistema ordenat, és més fàcil trobar documents quan els
necessitem. No perds temps buscant papers.
2. Menys errors:
Quan tots segueixen les mateixes regles per arxivar, és menys probable
que hi hagi errors o confusions.
3. Compleixes amb la llei:
Algunes lleis requereixen que guardis certs documents. Si tenim un
sistema clar, és més fàcil complir aquestes lleis i evitar problemes
legals.
4. Major seguretat:
En tenir un sistema de fitxer segur i consistent, podem protegir millor la
informació sensible, com ara dades personals o financeres.
5. Estalvia diners:
Un sistema organitzat significa que no necessitem tant d'espai per desar
documents i reduïxes el temps dedicat a la gestió d'arxius. Això
estalvia costos.
6. Fàcil d'ensenyar als altres:
Si el sistema és consistent, és més fàcil per a altres persones entendre
com funciona i seguir-lo, cosa que ajuda a entrenar nous empleats.
7. Ajuda a prendre millors decisions:
Amb un sistema ben organitzat, podem accedir fàcilment a informació
important que ens ajudarà a prendre decisions més informades per a
la vostra empresa.
8. Facilita auditories i revisions:
Si hem de passar per una auditoria o revisió, un sistema ben organitzat
facilita la preparació i redueix l'estrès.

1
 GRUP/MÒDUL M1 Comunicació oral, escrita, arxius i atenció al client.

1 JAGD A_1 Uf3 Funcionament dels arxius i gestió documental.

Quan guardo apunts i anotacions de classe, acostumo a tenir el meu propi sistema
que pot o no complir amb les regles bàsiques de l'arxivament. Agrupo els meus
apunts per matèria o tema, i els mantinc en carpetes, també faig servir etiquetes i
marcadors per indicar temes específics. D’aquesta manera tinc facilitat en trobar
els meus apunts. També faig servir el mateix format o estructura per als meus
apunts, com un esquema, guardo els meus apunts per a ús futur.

1. Tendències de vendes: Mirar registres de vendes anteriors per veure quins

productes es van vendre millor. Així, pots decidir quins productes
promocionar o quan llençar descomptes.
2. Contractes i acords legals: Revisió de contractes antics per entendre els
termes d'acords amb clients o proveïdors. Això us ajuda a decidir si has de
renovar, renegociar, o finalitzar un contracte.
3. Rendiment de treballadors: Usar avaluacions arxivades per veure com han
rendit els empleats. Això pot ajudar a decidir qui es mereix un ascens o una
bonificació.
4. Pressupostos i finances: Analitzar pressupostos anteriors per planificar el
pressupost del proper any. Així pots veure on reduir despeses o invertir
més.
5. Relacions amb clients: Revisar fitxers amb informació sobre clients, com
queixes o comentaris. Això ajuda a entendre què necessiten els clients i com
millorar-ne l'experiència.
6. Projectes passats: Analitzar documents de projectes anteriors per aprendre
què va funcionar i què no. Això ajuda a prendre decisions sobre futurs
projectes evitant errors.
7. Compliment de lleis i normatives: Revisar fitxers legals per assegurar-te que
l'empresa està complint amb les lleis. Això ajuda a evitar multes o
problemes legals.
8. Desenvolupament de productes o serveis: Mirar notes o documents de
productes antics per obtenir idees o millorar el disseny de productes nous.

Centralitzada o descentralitzada.

2
 GRUP/MÒDUL M1 Comunicació oral, escrita, arxius i atenció al client.

1 JAGD A_1 Uf3 Funcionament dels arxius i gestió documental.

Google Workspace (Empreses)

● Propòsit: Està dissenyat per a empreses i ofereix eines per treballar

en equip i desar documents de manera segura.
● Emmagatzematge: Tens més espai disponible, des de 30 GB fins a
il·limitat, segons el pla que triïs.
● Seguretat: Ofereix mesures de seguretat més fortes, com
l'autenticació en dos passos i eines per controlar qui pot veure o editar
arxius.
● Col·laboració: Pots treballar amb altres en temps real i utilitzar eines
com Google Docs i Sheets per crear documents junts.
● Integració: Es pot connectar amb altres eines empresarials, facilitant
el flux de treball.
● Control Administratiu: Els administradors poden gestionar permisos
i usuaris des d'un tauler central.
● Assistència Tècnica: Ofereix suport especialitzat per a empreses.
● Preu: És un servei de pagament amb plans mensuals o anuals, més car
que les opcions personals.

Google Drive (Ús Domèstic/Particular)

● Propòsit: Està pensat per a persones que necessiten un lloc per desar
els seus arxius personals, com fotos o documents.
● Emmagatzematge: Et dóna fins a 15 GB de manera gratuïta i pots
pagar per tenir més espai, fins a 2 TB.
● Seguretat: Té seguretat bàsica, però amb menys funcions avançades
que Google Workspace.
● Col·laboració: Pots compartir arxius i col·laborar, però de manera
més senzilla que a Google Workspace.
● Integració: Funciona bé amb altres aplicacions de Google, però té
menys opcions per connectar-se amb eines empresarials.
● Control Administratiu: No té eines avançades per administrar usuaris
o permisos.
● Assistència Tècnica: El suport és més bàsic.
● Preu: Hi ha una opció gratuïta i els plans de pagament són més
econòmics que Google Workspace.

3
 GRUP/MÒDUL M1 Comunicació oral, escrita, arxius i atenció al client.

1 JAGD A_1 Uf3 Funcionament dels arxius i gestió documental.

a) Per a una empresa que necessita tenir accés immediat a l'original d'un
document determinat, el sistema de gestió d'arxius més adequat és un
sistema de gestió d'arxius digital, o electrònic, també conegut com a sistema
de gestió documental (DMS).
b) Si una empresa no es pot permetre una inversió significativa en espais i
equips d'arxivament, la millor solució és optar per un sistema de gestió
documental basat en el núvol. Aquesta opció té diversos avantatges per a
empreses amb pressupostos limitats i necessitats d'espai restringides.

1. Joan Manel Bosch Massot

2. Carla Canyelles Rodriguez
3. Lluc del Val Reixach
4. Maria Llach del Campo
5. Antoni Pérez-Márquez Danés
6. Marta Roig Mas
7. Sergi Ros Arias
8. Rebeca Ros Mira
9. Klaus van Basten
10. Matt von Krüger

4
 GRUP/MÒDUL M1 Comunicació oral, escrita, arxius i atenció al client.

1 JAGD A_1 Uf3 Funcionament dels arxius i gestió documental.

1. Ordre Alfabètic per Nom del Client o Proveïdor

● Avantatges: És senzill d'usar i facilita trobar algú pel seu nom.
● Inconvenients: Si hi ha noms similars, pot ser confús. També, si un
client o proveïdor canvia de nom, s'ha de reubicar el seu expedient.
2. Ordre per Número de Client o Proveïdor
● Avantatges: Cada client o proveïdor té un número únic, cosa que
facilita la gestió, especialment si tens molts clients o proveïdors.
● Inconvenients: No és tan intuïtiu com l'ordre alfabètic, perquè
necessites saber el número per trobar l'expedient.
3. Ordre per Data de Registre o Creació
● Avantatges: Et permet veure l'ordre cronològic, útil per saber quan
algú es va unir a la teva llista de clients o proveïdors.
● Inconvenients: No és fàcil trobar un client o proveïdor pel seu nom,
només per la data en què es va registrar.
4. Ordre per Categories o Tipus de Productes/Serveis
● Avantatges: Ajuda a agrupar clients i proveïdors segons els productes
o serveis que ofereixen.
● Inconvenients: Pot ser confús si un client o proveïdor ofereix molts
tipus de productes o serveis diferents.
5. Ordre Geogràfic (per Regió o País)
● Avantatges: És útil si treballes amb clients o proveïdors de diferents
llocs. Pots buscar per àrea geogràfica.
● Inconvenients: No és el millor sistema si necessites buscar per nom,
ja que només et dóna informació sobre la ubicació.

a) Llibres de Lectura

Els llibres de lectura a les biblioteques generalment s'ordenen amb sistemes

de classificació com ara la Classificació Decimal Dewey (CDD) o la
Classificació de la Biblioteca del Congrés (LCC). Aquestes classificacions
agrupen llibres per categories o temes, com ara literatura, història o ciència.
La CDD és més comú en biblioteques públiques i escolars, mentre que la
LCC es fa servir en biblioteques acadèmiques i de recerca.

5
 GRUP/MÒDUL M1 Comunicació oral, escrita, arxius i atenció al client.

1 JAGD A_1 Uf3 Funcionament dels arxius i gestió documental.

b) Fitxes de dades d'usuaris

Per a les fitxes de dades d'usuaris, les biblioteques usen sistemes de gestió
de bases de dades o sistemes de gestió d'informació bibliotecària. Aquests
sistemes permeten emmagatzemar i cercar dades d'usuaris, com noms,
historial de préstecs i detalls de contacte. Aquests sistemes estan dissenyats
per ser segurs i eficients, mantenint la confidencialitat de la informació.

c) Premsa i Revistes Especialitzades

Per a la premsa i les revistes especialitzades, les biblioteques solen utilitzar

classificació per temes o categories. Això significa que les revistes s'agrupen
segons el tema, com ara ciència, tecnologia, salut, etc. Aquest sistema
facilita la cerca de revistes per àrees d'interès. A més, si la biblioteca té accés
a revistes electròniques, es fan servir sistemes de gestió de recursos
electrònics, que permeten cercar i accedir a publicacions digitals.

11. En quins casos és aconsellable el sistema de classificació geogràfic

explica les normes bàsiques i posa'n dos exemples.
Un sistema de classificació geogràfic és útil quan necessitem organitzar
documents o dades basant-te en la ubicació física o geogràfica.

Quan utilitzar el sistema de classificació geogràfic?

● Dades relacionades amb ubicacions: És útil per ordenar informació com

clients, propietats o registres que depenen d'un lloc geogràfic.
● Empreses amb múltiples sucursals: Si la teva empresa té oficines o botigues
en diferents llocs, aquest sistema ajuda a organitzar dades per regió.
● Projectes regionals: Per a projectes que se centren en àrees específiques,
com planificació urbana o estudis ambientals, aquest sistema és ideal.

Normes bàsiques del sistema geogràfic

1. Definir regions o ubicacions: Decidim com dividirem les regions (per
exemple, països, estats, ciutats).
2. Assignar codis geogràfics: Utilitzem codis o abreviatures per simplificar
l'organització.
3. Ordre lògic: Establim un ordre, com alfabètic o de més gran a més petit (país
> estat > ciutat).
4. Mantenir consistència: Apliquem les mateixes regles a tots els documents
per evitar errors.

Dos exemples del sistema de classificació geogràfic

Empresa de logística:
1. Una empresa de logística pot utilitzar aquest sistema per organitzar clients
per regió i planificar rutes de transport. Classifica per país i després per
estat o ciutat per gestionar lliuraments de manera eficient.
Empresa immobiliària:
2. Una empresa immobiliària pot classificar les seves propietats per regió
geogràfica per facilitar la recerca i la venda. Agrupa per país, després per
ciutat, i finalment per barri o districte perquè els clients trobin propietats
6
 GRUP/MÒDUL M1 Comunicació oral, escrita, arxius i atenció al client.

1 JAGD A_1 Uf3 Funcionament dels arxius i gestió documental.

en zones específiques.

- Per número de factura:

e) Factura núm. 2319, de 325€, a nom de Joan Miquel Serra.

b) Factura núm. 2341, de 750€, a nom d'Eloisa Marín Martí.
c) Factura núm. 2346, de 400€, a nom de Calçats Alicia de Torrent.
a) Factura núm. 2354, de 500€, a nom de Rosa Maria Bosch.
d) Factura núm. 2380, de 850€, a nom de Carles Huguet.

1. A/0764
2. A/2312
3. B/2349
4. B/3215
5. C/2317
6. C/4202
7. D/3421
8. D/6532
9. F/1092
10. F/1231
11. H/0134
12.H/1342
13.S/0012
14.S/2310
15.V/3217
16.V/4213

7
 GRUP/MÒDUL M1 Comunicació oral, escrita, arxius i atenció al client.

1 JAGD A_1 Uf3 Funcionament dels arxius i gestió documental.

Este sistema es útil si los códigos representan categorías o tipos de documentos diferentes,
ordenar alfabéticamente permite un acceso más rápido y claro.