DEPARTMENT OF COMMERCE

SESSION 1: 2022/23

DPB40093 BUSINESS COMMUNICATION

REPORT WRITING

PREPARED FOR : NURUL ESLY BINTI SABIRAN

PREPARED BY :

NAME REGISTRATION ID
01 HARAESHA PENTAYAH 14DPM20F2011
02 NOOR FATIAH BINTI SULAIMAN 14DPM20F2064
03 IMAN AINNUR MAISARA BINTI NADZRI 14DPM20F4066
04 NUR AQILLAH BINTI SEDEK 14DPM20F2800

1
 TABLE OF CONTENTS

NO CONTENT PAGE

Memo of Meetings
i) Meeting 1 04
01
ii) Meeting 2 05
iii) Meeting 3
06
iv) Meeting 4
07

Minutes of Minutes
i) Meeting 1 09
02
ii) Meeting 2 13
iii) Meeting 3
17
iv) Meeting 4
20

Methods to Conduct the Meeting 23

i) Meeting Podcast
23
03 ii) Recording of Meeting 1
iii) Recording of Meeting 2 23

iv) Recording of Meeting 3 24

v) Recording of Meeting 4 24

2
MEMO OF MEETINGS

3
i) Meeting 1

MEMO

Tarikh : 01 Oktober 2022

Kepada : Semua ahli kumpulan 1
Perkara : Perbincangan Bussiness Communication Project

Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.

Dimaklumkan kumpulan kami akan mengadakan Perbincangan Business

Communication Project pada ketetapan seperti berikut :

TARIKH : 03 Oktober 2022 (Isnin)

MASA : 10:00 Pagi – 10:30 Pagi
TEMPAT : Bilik Kuliah 9 di Jabatan Perdagangan

Sehubungan itu, dimohon semua ahli kumpulan memberikan kerjasama untuk

menjalankan perbincangan di lokasi yang ditetapkan

Segala kerjasama dan keprihatinan yang diberikan didahului dengan ucapan terima
kasih.

Sekian.

Daripada : Haraesha Pentayah

…………………………………..

4
ii) Meeting 2

MEMO

Tarikh : 10 Oktober 2022

Kepada : Semua ahli kumpulan 1 , Hasnor Bin Ahmad dan Nur Dina Mohd Amir
Perkara : Perbincangan Bussiness Communication Project

Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.

Dimaklumkan kumpulan kami akan mengadakan Perbincangan Business

Communication Project pada ketetapan seperti berikut :

TARIKH : 17 Oktober 2022 (Isnin)

MASA : 4:00 Petang – 5:00 Petang
TEMPAT : Kedai Burger Merlimau Station

Sehubungan itu, dimohon semua ahli kumpulan memberikan kerjasama untuk

menjalankan perbincangan di lokasi yang ditetapkan bersama Hasnor Bin Ahmad dan
Nur Dina Mohd Amir

Segala kerjasama dan keprihatinan yang diberikan didahului dengan ucapan terima
kasih.

Sekian.

Daripada : Haraesha Pentayah

……………………………..

5
iii) Meeting 3

MEMO

Tarikh : 29 Oktober 2022

Kepada : Semua ahli kumpulan 1 , Hasnor Bin Ahmad dan Nur Dina Mohd Amir
Perkara : Perbincangan Bussiness Communication Project

Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.

Dimaklumkan kumpulan kami akan mengadakan Perbincangan Business

Communication Project pada ketetapan seperti berikut :

TARIKH : 03 November 2022 (Selasa)

MASA : 4:00 Petang – 5:00 Petang
TEMPAT : Kedai Burger Merlimau Station

Sehubungan itu, dimohon semua ahli kumpulan memberikan kerjasama untuk

menjalankan perbincangan di lokasi yang ditetapkan bersama Hasnor Bin Ahmad dan
Nur Dina Mohd Amir

Segala kerjasama dan keprihatinan yang diberikan didahului dengan ucapan terima
kasih.

Sekian.

Daripada : Haraesha Pentayah

…………………………………..

6
iv) Meeting 4

MEMO

Tarikh : 05 November 2022

Kepada : Semua ahli kumpulan 1
Perkara : Perbincangan Bussiness Communication Project

Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.

Dimaklumkan kumpulan kami akan mengadakan Perbincangan Business

Communication Project pada ketetapan seperti berikut :

TARIKH : 07 November 2022 (Isnin)

MASA : 10:00 Pagi – 10:30 Pagi
TEMPAT : Pondok Kecil di Jabatan Perdagangan

Sehubungan itu, dimohon semua ahli kumpulan memberikan kerjasama untuk

menjalankan perbincangan di lokasi yang ditetapkan

Segala kerjasama dan keprihatinan yang diberikan didahului dengan ucapan terima
kasih.

Sekian.

Daripada : Haraesha Pentayah

………………………………….

7
MINUTE
MEMO OFOFMEETINGS
MEETINGS

8
 Mesyuarat Business Communication Project Bil 1/2022

Mesyuarat Projek Business Communication

Bil 1/2022

Tarikh : 3 Oktober 2022 (Isnin)

Masa : 10.00 pagi – 11.00 pagi
Tempat : Bilik Kuliah 9, Jabatan Perdagangan,
Politeknik Merlimau, Melaka

SENARAI KEHADIRAN
1. Haraesha Pentayah Pengerusi

2. Noor Fatiah Binti Sulaiman Naib Pengerusi

3. Nur Aqillah Binti Sedek Setiausaha 1

4. Iman Ainnur Maisara Binti Nadzri Setiausaha 2

MAKLUMAN /
NO PERKARA
TINDAKAN

1. Perutusan Pengerusi

1.1. YBrs. Puan Pengerusi mengucapkan terima kasih atas kehadiran ahli-ahli Makluman
mesyuarat.

2. Pengesahan Minit Mesyuarat

2.1. Minit Mesyuarat Bil 4/2021 bertarikh 6 Jun 2022 telah diterima dan Makluman
disahkan tanpa sebarang pindaan.

3. Pembahagian Jawatan Projek

3.1. Sekretariat telah membentangkan senarai jawatan dan tugas yang Makluman
diperlukan bagi projek ini.

9
 Mesyuarat Business Communication Project Bil 1/2022

MAKLUMAN /
NO PERKARA
TINDAKAN

3.2. 3.2.1. Mesyuarat membincangkan pembahagian jawatan bagi projek Makluman

ini.
3.2.2. Mesyuarat bersetuju akan pemilihan jawatan bagi projek ini
adalah seperti berikut:

Nama Jawatan

Haraesha Pentayah Pengerusi

Noor Fatiah Binti Sulaiman Naib Pengerusi

Nur Aqillah Binti Sedek Setiausaha 1

Iman Ainnur Maisara Binti Nadzri Setiausaha 2

4. Pemilihan Perniagaan Bagi Projek Business Communication

4.1. Mesyuarat mengambil maklum cadangan YBrs. Pengerusi untuk memilih Makluman
Perniagaan ‘Merlimau Burger Station’ sebagai perniagaan pilihan bagi
projek ini.

4.2. Mesyuarat mengambil maklum pandangan Naib Pengerusi bahawa Makluman

Perniagaan ‘Merlimau Burger Station’ adalah perniagaan yang sesuai
untuk dipilih.

Berikut adalah intipati pandangan yang telah diberikan:

(a) Lokasi perniagaan tersebut adalah berdekatan dengan Politeknik

Merlimau. Hal ini dapat menjimatkan kos pengurusan dan masa
ahli projek sepanjang projek ini berjalan.

4.3. Mesyuarat mengambil maklum pandangan Setiausaha 1 bahawa Makluman

Perniagaan ‘Merlimau Burger Station’ adalah perniagaan yang sesuai
untuk dipilih.

Berikut adalah intipati pandangan yang telah diberikan:

(a) Perniagaan ‘Merlimau Burger Station’ adalah perniagaan kecil

dan sederhana yang mempunyai potensi untuk berkembang

10
 Mesyuarat Business Communication Project Bil 1/2022

MAKLUMAN /
NO PERKARA
TINDAKAN

dengan lebih maju kerana pemilihan tapak perniagaan yang

strategik iaitu terletak berhadapan dengan Politeknik
Merlimau.

4.4. Mesyuarat mengambil maklum pandangan Setiausaha 2 bahawa Makluman

Perniagaan ‘Merlimau Burger Station’ adalah perniagaan yang sesuai
untuk dipilih.

Berikut adalah intipati pandangan yang telah diberikan:

(a) Perniagaan ‘Merlimau Burger Station’ adalah perniagaan yang

memilih untuk menjual makanan yang menepati citarasa dan
pilihan para pelajar dan penduduk sekeliling yang
menggemarkan makanan ‘fast-food’ buatan sendiri. Hal ini juga
kerana harga yang dikenakan juga berpatutan dan mampu
milik.

4.5. Mesyuarat bersetuju untuk memilih Perniagaan ‘Merlimau Burger Makluman

Station’ sebagai perniagaan pilihan bagi projek ini.

5. Pembahagian Tugas Awal Projek

5.1 5.1.1. Mesyuarat membincangkan pembahagian tugas awal projek. Tindakan Pengerusi
(a) Mesyuarat membincangkan bahawa terdapat keperluan dan Naib Pengerusi
untuk wakil ahli projek untuk berjumpa dengan pemilik
‘Merlimau Burger Station’ untuk memperkenalkan diri dan
meminta persetujuan pemilik untuk menyertai projek ini.
5.1.2. Mesyuarat bersetuju agar Ybrs. Puan Pengerusi dan Naib
Pengerusi untuk berjumpa dengan pemilik ‘Merlimau Burger
Station’.

5.2. 5.2.1. Mesyuarat membincangkan bahawa terdapat juga keperluan Tindakan Setiausaha 1
untuk beberapa orang ahli projek untuk menyediakan senarai dan Setiausaha 2
tentatif perjumpaan pertama bersama pemilik ‘Merlimau
Burger Station’ dan senarai pertanyaan yang bakal diajukan.

11
 Mesyuarat Business Communication Project Bil 1/2022

MAKLUMAN /
NO PERKARA
TINDAKAN

5.2.2. Mesyuarat bersetuju Setiausaha 1 dan Setiausaha 2 untuk

menyediakan tentatif dan senarai pertanyaan yang bakal
diajukan pada pemilik ‘Merlimau Burger Station’ kelak.

6. Penutup

6.1. Ybrs. Puan Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua yang
Makluman
hadir dan menangguhkan mesyuarat pada jam 11 pagi.

Disediakan oleh: Disemak Oleh:

NUR AQILLAH BINTI SEDEK HARAESHA PENTAYAH

(Sekretariat) (Penyelaras)
Setiausaha 1 Pengarah
Tarikh: 05 Oktober 2022 Tarikh: 05 Oktober 2022

12
 Mesyuarat Business Communication Project Bil 2/2022

Mesyuarat Projek Business Communication

Bil 2/2022

Tarikh : 17 Oktober 2022 (Isnin)

Masa : 10.30 pagi – 12 tengah hari
Tempat : Kedai Merlimau Burger Station

SENARAI KEHADIRAN
1. Haraesha Pentayah Pengerusi

2. Noor Fatiah Binti Sulaiman Naib Pengerusi

3. Nur Aqillah Binti Sedek Setiausaha 1

4. Iman Ainnur Maisara Binti Nadzri Setiausaha 2

5. Hasnor Bin Ahmad Pemilik Merlimau Burger Station

6. Nur Dina Binti Mohd Amir Pengurus Merlimau Burger Station

MAKLUMAN /
NO PERKARA
TINDAKAN

1. Perutusan Pengerusi

1.1. YBrs. Puan Pengerusi mengucapkan terima kasih atas kehadiran ahli-ahli Makluman
mesyuarat.

2. Pengesahan Minit Mesyuarat

2.1. Minit Mesyuarat Bil 1/2022 bertarikh 3 Oktober 2022 telah diterima Makluman
dan disahkan tanpa sebarang pindaan.

Semakan status tindakan dan isu-isu berbangkit daripada Mesyuarat Projek Business
3.
Communication Bil 1/2022

13
 Mesyuarat Business Communication Project Bil 2/2022

MAKLUMAN /
NO PERKARA
TINDAKAN

3.1. 3.1.1. Mesyuarat mengambil maklum laporan YBrs. Puan Pengerusi Makluman
dan Naib Pengerusi bahawa:
(a) satu perjumpaan telah diadakan pada 9 Oktober 2022 pada
jam 10 pagi bersama dengan pemilik perniagaan di kedai
Merlimau Burger Station.
(b) Pemilik Merlimau Burger Station bersetuju untuk
menyertai projek ini dan memberi keizinan kepada ahli
projek untuk mengambil maklumat berkaitan perniagaan
ini untuk tujuan projek ini.

3.2. 3.2.1. Mesyuarat mengambil maklum laporan Setiausaha 1 dan Makluman

Setiausaha 2 bahawa:
(a) Senarai pertanyaan dan soalan telah dirangka dan bakal
diajukan pada mesyuarat kali ini.

4. Latar Belakang Perniagaan Merlimau Burger Station

4.1. 4.1.1. Ahli projek telah mengajukan beberapa soalan yang telah Makluman
disediakan kepada pengurus perniagaan.

4.2. 4.2.1. Mesyuarat mengambil maklum perkara berikut: Makluman

(a) Encik Hasnor Bin Ahmad merupakan pemilik perniagaan.
Manakala isteri beliau, Puan Nur Dina Binti Mohd Amir
merupakan pengurus perniagaan ini.
(b) Perniagaan ini telah dijalankan selama 8 tahun.
(c) Perniagaan ini bermula dengan hanya membuka sebuah
gerai untuk menjual burger di Bandar Baru Merlimau.
Beliau kemudiannya menjadi pembekal bahan mentah bagi
pembuatan burger kepada peniaga-peniaga kecil di sekitar
negeri Melaka secara kecil-kecilan dengan bermula di
rumah sahaja. Setelah mendapat sambutan yang

14
 Mesyuarat Business Communication Project Bil 2/2022

MAKLUMAN /
NO PERKARA
TINDAKAN

menggalakkan daripada peniaga-peniaga burger, beliau

kemudiannya memutuskan untuk membuka sebuah kedai
bagi memudahkan lebih ramai peniaga-peniaga untuk
mendapatkan bekalan bahan-bahan mentah bagi
pembuatan burger seperti daging burger, roti dan
sebagainya. Selain daripada itu, beliau juga telah berjaya
membuka 2 buah gerai yang menjual burger di sekitar
bandar Merlimau.
(d) Perniagaan ini mempunyai dua orang pekerja yang
bertanggunggjawab untuk menguruskan kedai bahan
mentah dan 6 orang pekerja bagi menguruskan 2 gerai
burger.
(e) Antara teknik atau medium pemasaran yang digunakan
adalah media sosial seperti facebook dan tiktok dan
daripada pemasaran daripada mulut ke mulut. Beliau
percaya bahawa teknik pemasaran mulut ke mulut adalah
teknik pemasaran yang paling berkesan bagi perniagaan
beliau.
(f) Medium komunikasi yang digunakan di antara beliau dan
pekerja dan pelanggan adalah melalui aplikasi Whatsapp,
Facebook, memo dan notis bertulis yang ditampalkan
dihdapan kedai. Contohnya, untuk memaklumkan tentang
penutupan kedai sempena perayaan, kenaikan harga
barang, atau pemakluman menu baru, beliau akan
menampal satu notis dihadapan kedai beliau dan
menyebarkannya di aplikasi Whatsappp atau Facebook.

5 Cadangan Penambahbaikan Perniagaan Merlimau Burger Station

5.1. 5.1.1. Mesyuarat mengambil maklum perkara berikut: Tindakan Pengerusi,

Naib Pengerusi,

15
 Mesyuarat Business Communication Project Bil 2/2022

MAKLUMAN /
NO PERKARA
TINDAKAN

(a) Pengurus perniagaan bersetuju dengan cadangan ahli Setiausaha 1 dan

projek untuk merangka beberapa langkah Setiausaha 2.
penambahbaikan bagi perniagaan beliau.
(b) Pengurus perniagaan bersetuju untuk membenarkan ahli
projek merangka logo bagi mempromosikan lagi pernigaan
beliau. Bagi logo yang bakal dihasilkan, beliau memilih
untuk mendapatkan logo yang ringkas dan mudah
difahami. Beliau juga bersetuju dengan cadangan ahli
projek untuk memasukkan slogan perniagaan beliau iaitu,
‘Burger Kaki Lima, Rasa 5 Bintang’ di dalam logo tersebut.

6. Penutup

6.1. Ybrs. Puan Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua yang
Makluman
hadir dan menangguhkan mesyuarat pada jam 12 tengah hari.

Disediakan oleh: Disemak Oleh:

NUR AQILLAH BINTI SEDEK HARAESHA PENTAYAH

(Sekretariat) (Penyelaras)
Setiausaha 1 Pengarah
Tarikh: 19 Oktober 2022 Tarikh: 19 Oktober 2022

16
 Mesyuarat Business Communication Project Bil 3/2022

Mesyuarat Projek Business Communication

Bil 3/2022

Tarikh : 3 November 2022 (Khamis)

Masa : 10.30 pagi – 12 tengah hari
Tempat : Kedai Merlimau Burger Station

SENARAI KEHADIRAN
1. Haraesha Pentayah Pengerusi

2. Noor Fatiah Binti Sulaiman Naib Pengerusi

3. Nur Aqillah Binti Sedek Setiausaha 1

4. Iman Ainnur Maisara Binti Nadzri Setiausaha 2

5. Nur Dina Binti Mohd Amir Pengurus Merlimau Burger Station

MAKLUMAN /
NO PERKARA
TINDAKAN

1. Perutusan Pengerusi

1.1. YBrs. Puan Pengerusi mengucapkan terima kasih atas kehadiran ahli-ahli Makluman
mesyuarat.

2. Pengesahan Minit Mesyuarat

2.1. Minit Mesyuarat Bil 2/2022 bertarikh 17 Oktober 2022 telah diterima Makluman
dan disahkan tanpa sebarang pindaan.

3. Semakan status tindakan dan isu-isu berbangkit daripada Mesyuarat Projek Business
Communication Bil 2/2022

17
 Mesyuarat Business Communication Project Bil 3/2022

MAKLUMAN /
NO PERKARA
TINDAKAN

3.1. Mesyuarat mengambil maklum laporan ahli projek bahawa: Makluman

(a) Satu logo rasmi perniagaan dan flyers telah dihasilkan oleh
ahli projek.
(b) Satu emel rasmi perniagaan juga telah didaftarkan.

4. Pembentangan Hasil Kerja Ahli Projek

4.1. Ahli Projek membentangkan logo kepada Pengurus ‘Merlimau Burger Makluman
Station' seperti berikut:

4.2 Ahli Projek membentangkan flyers kepada Pengurus ‘Merlimau Burger Makluman
Station' seperti berikut:

18
 Mesyuarat Business Communication Project Bil 3/2022

MAKLUMAN /
NO PERKARA
TINDAKAN

4.3. Ahli projek memberi akaun Gmail kepada Pengurus Merlimau Burger Makluman
Station iaitu merlimauburgerstation@gmail.com.

4.4. Mesyuarat mengambil maklum pendapat Pengurus Merlimau Burger Makluman

Station seperti berikut:

(a) Logo dan flyers yang telah direka bersesuaian dengan

perniagaan beliau. Ianya juga bertepatan dengan kehendak
pelanggan dan citarasa beliau.
(b) Akaun Gmail yang telah direka merupakan satu idea yang
bernas yang bakal memudahkan komunikasi antara beliau
dengan pembekal dan pelanggan dengan lebih formal.
(c) Beliau juga merakamkan penghargaan dan ucapan terima kasih
kepada semua ahli projek kerana telah membantu beliau dalam
mencipta logo, flyers dan akaun media sosial untuk perniagaan
beliau.

5. Penutup

5.1. Ybrs. Puan Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua yang
Makluman
hadir dan menangguhkan mesyuarat pada jam 12 tengah hari.

Disediakan oleh: Disemak Oleh:

NUR AQILLAH BINTI SEDEK HARAESHA PENTAYAH

(Sekretariat) (Penyelaras)
Setiausaha 1 Pengarah
Tarikh: 5 November 2022 Tarikh: 5 November 2022

19
 Mesyuarat Business Communication Project Bil 4/2022

Mesyuarat Projek Business Communication

Bil 4/2022

Tarikh : 7 November 2022 (Isnin)

Masa : 10.30 pagi – 11.30 pagi
Tempat : Bilik Kuliah 9, Jabatan Perdagangan,
Politeknik Merlimau, Melaka

SENARAI KEHADIRAN
1. Haraesha Pentayah Pengerusi

2. Noor Fatiah Binti Sulaiman Naib Pengerusi

3. Nur Aqillah Binti Sedek Setiausaha 1

4. Iman Ainnur Maisara Binti Nadzri Setiausaha 2

MAKLUMAN /
NO PERKARA
TINDAKAN

1. Perutusan Pengerusi

1.1. YBrs. Puan Pengerusi mengucapkan terima kasih atas kehadiran ahli-ahli Makluman
mesyuarat.

2. Pengesahan Minit Mesyuarat

2.1. Minit Mesyuarat Bil 3/2022 bertarikh 3 November 2022 telah diterima Makluman
dan disahkan tanpa sebarang pindaan.

3. Semakan status tindakan dan isu-isu berbangkit daripada Mesyuarat Projek Business
Communication Bil 3/2022

20
 Mesyuarat Business Communication Project Bil 4/2022

MAKLUMAN /
NO PERKARA
TINDAKAN

3.1. Mesyuarat mengambil maklum laporan Ahli Projek seperti berikut: Tindakan Pegerusi,
Naib Pengerusi,
(a) Logo dan poster bagi ‘Merlimau Burger Station' masih belum
Setiausaha 1 dan
diserahkan kepada Pengurus ‘Merlimau Burger Station'.
Setiausaha 2
(b) Memo dan Minit Mesyuarat juga belum siap sepenuhnya.

3.2. Mesyuarat bersetuju akan cadangan Ybrs. Puan Pengerusi agar perkara Tindakan Pegerusi,
berikut diselesaikan sebelum 14 November 2022: Naib Pengerusi,
Setiausaha 1 dan
(a) Logo dan poster berkenaan hendaklah diserahkan kepada
Setiausaha 2
Pengurus ‘Merlimau Burger Station dengan segera.
(b) Memo dan Minit Mesyuarat hendaklah disiapkan dengan
segera.

4. Penutup

4.1. Ybrs. Puan Pengerusi merakamkan ucapan penghargaan kepada semua

ahli projek kerana telah bersama-sama menjayaan projek ini sehingga
Makluman
selesai. Ybrs. Puan Pengerusi juga mengucapkan terima kasih kepada
yang hadir dan menangguhkan mesyuarat pada jam 11.30 pagi.

Disediakan oleh: Disemak Oleh:

NUR AQILLAH BINTI SEDEK HARAESHA PENTAYAH

(Sekretariat) (Penyelaras)
Setiausaha 1 Pengerusi
Tarikh: 9 November 2022 Tarikh: 9 November 2022

21
METHOD
MEMO OFTOMEETINGS
CONDUCT
THE MEETINGS

22
Meeting Podcast Link : https://youtu.be/Dt-z_IDXwSc

i) Meeting 1

YouTube Link : https://youtu.be/47HUsfi_0eU

ii) Meeting 2

YouTube Link : https://youtu.be/xWUGdTcEtIk

23
 iii) Meeting 3

YouTube Link : https://youtu.be/76cbFK7B5v8

iv) Meeting 4

YouTube Link : https://youtu.be/9nvZrICZ5LY

24