Rozdział 4

Audyt procesów:
Zaplanowana, systematyczna i dokonywana w sposób obiektywny weryfikacja
całości aspektów związanych z funkcjonowaniem pojedynczego procesu lub
systemu procesów.

Narzędzia audytu:
- listy kontrolne
- spotkania audytowe
- metodyczne gromadzenie dowodów

Controlling procesów:
Kontrolowanie, planowanie i inicjowanie oraz wdrażanie usprawnienia w
realizowanych procesach.

Cechy dobrego audytora:

- otwartość
- umiejętności interpersonalne
- niezależność
- łatwość nawiązania kontaktów
- zmysł analityczny
- wysokie umiejętności organizatorskie

Kryteria audytu:
- identyfikowanie czynników ograniczających
- identyfikowanie istniejących nieprawidłowości w procesie
- określanie kuerunki oraz zakresu podajmowanych w procesie usprawnień
Cechy audytu:
- przygotowanie i planowanie audytu
- systematyka i porządek prowadzenia audytu
- niezależnośc i wysoki poziom mertyoryczny audytorów

Cel i zakres procesów audytu:

- jeżeli dotyczy funkcjonowania jednego procesu to zakres jest ograniczony do
jednego procesu
- jeżeli celem jest sposób funkcjonowania systemu procesów to zakres obejmuje
wszystkie procesy

Procedura regulująca proces audytu:

- kryteria określa na wstępie klient audytu
- obowiązak wskazania osób bezpośrednio związanych z celami
- przeprowadzenie przez audytora analizy dokumentacji

Zakres audytu procesu:

- analiza i ocena skuteczności procesu
- analiza i ocena przebiegu procesu
- analiza i ocena zasilania procesu
- analiza i ocena efektywności procesu
- analiza punktów styku procesu z innymi procesami
- rezultaty oraz sposób usprawniania procesu
Controlling definicje:
- proces sterowania zorientowany na wyniki przedsiębiorstwa, realizowany
poprzez planowanie, kontrolę oraz sprawozdawczość
- system kierowania przedsiębiorstwem
- efektywny system zarządzania wykorzystujący techniki budżetowania

Najbardziej kompleksowa definicja kontrolningu:

Controlling jako element sposobu zarządzania, który tworzy i koordynuje
planowanie, kontrole i zaopatrzenie w informacje.

Controlling procesów uznaje, że osiągnięty przez przedsiębiorstwo dodatni

wynik finansowy nie jest rezultatem ponoszonych kosztów i osiąganych
przychodów, ale jest wynikiem realizowanych procesów, które przyczyniają się
do powstawania kosztów i przychodów.

Zasady controllingu:
- orientacja na cele
- orientacja na przyszłość
- orientacja na rynek
- orientacja na klienta
- orientacja na „wąskie gardła” (eliminacja najmniejszych problemów)

Działania realizowane przez controlling procesów:

- pomoc przy zmianach procesów które nie przynoszą odpowiedniej wartości
przez zmiejszanie zapętleń ścieżek procesu, zwiększanie koordynacji przebiegu
- pomoc w usprawnianiu procesów generujących wartość dodaną dla
przedsiębiorstwa
- pomoc przy porjektowaniu i wdrażaniu nowych procesów przynoszących
klientowi znaczną wartość dodaną
- pomoc przy projektowaniu i wdrażaniu kompleksowych systemów pomiaru
efektywności procesów
- efektywne planowanie zasobów

Funkcje zarządzania wykorzystane w controllingu:

- planowanie
- analiza i kontrola
- sterowanie
-
Cykl usprawniania procesów:
Zmiany (ewolucja) controllingu na zadania:
- przejście od planowanie oddolnego w kierunku planowania zorientowanego na
cele, przyjęte przez przedsiębiorstwo
- odejście od rozbudowanych działów controllingu na rzecz przekazywania
części uprawnień kierownikom
- stymulowanie rozwoju wszystkich obszarów przedsiębiorstwa w celu
zrównoważonego rozwoju
- koncentracja na określaniu ekonomicznej wartości dodanej a nie na zysku
księgowym jako mierniku efektywności

Elementy raportowania wyników procesu:

- beneficjent raportu (właściciel raportu)
- nazwa raportu
- osoba sporządzająca raport
- częstotliwość raportowania
- sposób raportowania
- sposób interpretacji wyników
- komentarz właściciela procesu
Reinżynieria procesu:
Koncepcja zakładająca radykalne i fundamentalne przemyślenie realizowanych
przez przedsiębiorstwo procesów, oraz ich przeprojektowanie które prowadzi do
bardzo dużej poprawy osiąganych wyników (mniejsze koszty, szybsze działanie,
lepsza jakość)

Elemnty reinżynierii procesu:

- powołanie właściciela procesu który przejmie odpowiedzialność za procesy
- dążenie do spłaszczenia struktury organizacyjnej, poziome zwężenie procesu i
jego usprawnienie
- zachęcenie do wykonywania prac w procesie równolegle, nie sekwencyjnie
(oszczędzenie zasobów, zwłaszcza czasu)
- zapewnienie zdolności procesu do realizacji wielu różnych wariantów tego
procesu, dostosowanych do nowych sytuacji (elastyczność procesu)
- ograniczenie zewnętrznych punktów kontaktowych procesu

Koncepcja X-engeeringu:
-dostępne technologie informatyczne zostją użyte w celu powiązania systemów
procesów współpracujących partnerów biznesowych

W X-engeeringu istotne jest przekonanie wszystkich partnerów biznesowych, że

optymalizacja całego łańcucha procesów przyniesie korzyści partnerom oraz
klientom

Oparta na filarach:
-proces
-propozycja
-partycypacja

Etapy cyklu deminga:

- P (plan) planuj – szczegółowy plan wdrożenia zatwierdzonych usprawnień
procesu
- D (do) wykonuj – rzeczywiste wdrażanie zaplanowanych zmian w procesie
- C (check) sprawdzaj – monitorowanie czy usprawnienie zostało wdrożone w
prawidłowy sposób
- A (act) działaj – rewizja planu wdrożenia
Metody analizy i optymalizacji procesu:
1. Statystyczna kontrola procesu – pozwala na analizę wyniku w ramach
określonego parametru, zakłada wyselekcjonowanie próby rezultatów i
porównianie ich z oczekiwanymi wynikami
2. Analiza ścieżki krytycznej (CPM) – przydatna do optymalizacji procesów,
wykorzystywana do analizy oraz kontroli sekwencji działań w procesie.
Pozwala na określenie czasu trwania poszczególnych działań. Na ścieżce
krytycznej znajdują się działania trwające najdłużej
3. Program Evaluation and Review Technique (PERT) – podobne do CPM
ale wykorzystuje wyjresy Gantta i jest do długości procesów

Metody eliminowania nieprawidłowości w procesie:

- lista pytań kontrolnych
- analiza Pareto-Lorenza
- burza mózgów
- skrzynia morfologiczna