ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT-
HÀN
KHOA KINH TẾ SỐ & THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
……

BÁO CÁO ĐỒ ÁN
HỌC PHẦN: NHẬP MÔN NGHÀNH VÀ KỸ NĂNG MỀM
ĐỀ TÀI: “KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH”.

Giảng viên hướng dẫn : Th.S Nguyễn Thị Kim Ánh

Nhóm thực hiện : NO SHAME
Lê Thị Thanh Tuyến – 23BA068
Trần Hoàng Vân Ly – 23DM
Huỳnh Thị Hồng – 23DM
Trịnh Thị Hồng Anh – 23BA
Lớp : 23GBA
 Đà Nẵng, Tháng 01 Năm 2024

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG VIỆT-HÀN
KHOA KINH TẾ SỐ & THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
……

BÁO CÁO ĐỒ ÁN
HỌC PHẦN: NHẬP MÔN NGHÀNH VÀ KỸ NĂNG MỀM
ĐỀ TÀI: “KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH”.

Giảng viên hướng dẫn : Th.S Nguyễn Thị Kim Ánh

Nhóm thực hiện : NO SHAME
Lê Thị Thanh Tuyến – 23BA068
Trần Hoàng Vân Ly – 23DM
Huỳnh Thị Hồng – 23DM
Trịnh Thị Hồng Anh – 23B
 Lớp : 23GBA

Đà Nẵng, Tháng 01 Năm 2024

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài này chúng em xin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Thị
kim Ánh đã có những nhận xét và góp ý để chúng em có thể hoàn thành tốt được
những nội dung của đề tài này. Trong quá trình học tập học phần Nhập môn nghành &
Kỹ năng mềm chúng em đã học hỏi được rất nhiều kỹ năng cơ bản trong cuộc sống
cũng như trong môi trường kinh doanh, khởi nghiệp. Những kiến thức bổ ích từ cô sẽ
là một hành trang, một bước đệm để chúng em có thể áo dụng vào thực tiễn. Mặc dù
đã rất cố gắng và nỗ lực hết sức để hoàn thành tốt đồ án nhưng kiến thức và kinh
nghiệm còn hạn chế nên đồ án có thể còn những thiếu sót. Chúng em mong nhận được
những ý kiến đóng góp quý báu từ các thầy cô để đồ án của chúng em được hoàn thiện
hơn.
Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn!
Đà Nẵng, tháng 01 năm 2024
Nhóm sinh viên
No Shame
 LỜI MỞ ĐẦU

Giao tiếp là một hoạt động và là một nhu cầu không thể thiếu ở con người. Quản
trị kinh doanh thực chất là một hoạt động giao tiếp hêt sức phức tạp. Hiệu quả của nhà
quản trị phụ thuộc rất nhiều đến khả năng tác động và ảnh hưởng đến nhân viên dưới
quyền. Hơn nữa bất kỳ một dự án kinh donah hấp dẫn nào, bất kỳ một cơ hội kinh
doanh nào cũng phải trải qua những cuộc thương lượng giữa các bên để biến thành
hiện thực. Vì vậy nhà kinh doanh cần có nhưng kỹ năng giao tiếp hoàn hảo như một
nhà ngoại giao. Giao tiếp nói chung và trong lĩnh vực kinh doanh nói riêng là một
nghệ thuật lâu đời trong dân gian, nhưng là một khoa học khá mới mẻ đối với chúng
ta. Chắc chắn rằng những bạn trẻ đang gặp vấn đề về khả năng giao tiếp hay việc giao
tiếp trở thành một khó khăn nhất định đối với họ. Với mong muốn áp dụng những kiến
thức đã được học cũng như tìm hiểu, nhóm chúng em đã thực hiện xây dựng đề tài về
“Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh” có thể sẽ có ích cho các bạn trẻ đang gặp vấn đề
về giao tiếp trong môi trường kinh doanh. Những thông tin và kiến thức trong đề tài
của nhóm chúng em sẽ mang đến những cơ sở bao quát chung cũng như những biện
pháp và cách rèn luyện kỹ năng này cho các bạn trẻ cũng như mọi đối tượng có nhu
cầu tìm hiểu.
 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN.
1. Khái quát chung về giao tiếp
1.1. Khái niệm và đặc điểm của giao tiếp
1.1.1. Khái niệm
Ngạn ngữ Latinh có câu rằng: “ Người nào sống được một mình thì hoặc là Thánh
nhân, hoặc là Quỉ sứ”. Phàm đã là người thì ai cũng phải sống trong một xã hội nhất
định, sinh hoạt trong nhóm người, tập thể và những cộng đồng người khác nhau.
Trong quá trình làm việc chung với mọi người con người có rất nhiều nhu cầu càn
dược thỏa mãn. Đó là nhu cầu trao đổi thông tin, trao đổi những kinh nghiệm giữa
mình với người khác; nhu cầu thổ lộ tâm tư, tình cảm, suy nghĩ và mong muốn người
khác cùng chia sẽ những niềm vui, nổi buồn trong cuộc sống; trong hoạt động của
mình chúng ta còn muốn được người khác hợp tác và giúp đỡ và ai cũng muốn khẳng
định những tài năng và đức hạnh của mình trước người khác. Tất cả những nhu cầu
tâm lý xã hội đó của chúng ta chỉ có thể được thỏa mãn thông qua hoạt động giao tiếp.
Vậy giao tiếp là gì ?
Giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ xã hội giữa người
với người, hoặc giữa người với các yếu tố xã hội nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất
định.
Giao tiếp nói chung và giao tiếp trong kinh doanh nói riêng là những phạm trù
của hoạt động giao tiếp. Giao tiếp được hiểu đơn giản là quá trình trao đổi thông tin từ
các bên vậy trong kinh doanh giao tiếp được hiểu cụ thể là gì ?
Giao tiếp trong kinh doanh là quá trình chia sẻ, trao đổi, tiếp xúc giữa con
người với nhau để trao đổi những thông tin, thông điệp tích cực, là quá trình trao đi
và nhận lại những phản hồi giữa các chủ thể với nhau nhằm đạt mục đích giao tiếp
nhất định trong các hoạt động kinh doanh.
Hoạt động quản trị kinh doanh về thực chất cũng là hoạt đọng giao tiếp. Trong
hoạt động của mình, nhà quản trị phải giao tiếp với nhân viên để truyền đạt nhiệm vụ,
động viên, khuyến khích, họ thực hiện tốt các nhiệm vụ đó. Nhiều khi nhà quản trị cần
phải xử lí những tình huống giao tiếp tế nhị như: khiển trách, phê bình, giải quyết các
xung đột. Nhà quản trị cũng cần thiết lập những mối quan hệ với những cơ quan đoàn
thể, các tổ chức chính quyền nhằm tạo điều kiện cho các hoạt động của doanh nghiệp
có hiệu quả. Nhà kinh doanh phải giao tiếp với khách hàng, bạn hàng, với các đối tác
khác nhau dưới nhiều hình thức khác nhau: thuyết phục người ta mua, bán hàng,
thương lượng một vài điều khoản nào đó trong hợp đồng...Chính vì vậy một trong
những hình thức cần thiết của nhà kinh doanh đó là khả năng giao tiếp hoàn hảo.
1.1.2. Đặc tính của giao tiếp trong kinh doanh
Trong hoạt động quản trị kinh doanh, cũng như các hoạt động khác ngoài xã hội,
những đặc tính này xen kẽ vào nhau và cần được vận dụng một cách khéo léo, sáng tạo
và tế nhị.
1.1.2.1. Hoạt động kinh doanh là một hoạt động giao tiếp hết sức phức tạp
Bởi vì nhà kinh doanh phải thường tiếp xúc với các loại người khác nhau, với người có
nhu cầu, thị hiếu khác nhau, với những động cơ giao tiếp khác nhau. Cũng có những
người đến với nhà kinh doanh với động cơ chân chính, những cũng ó kẻ đến với ta với
những động cơ lừa đảo, lợi dụng. Vì vậy nhà kinh doanh cần phải có kỹ năng giao tiếp
tốt trong mọi trường hợp, với mọi đối tác.
1.1.2.2. Giao tiếp trong kinh doanh luôn gấp rút về mặt thời gian
Thời gian là tiền là bạc. Khi giao tiếp làm ăn không có thờ gian để gây ấn tượng, mọi
cuộc gặp gỡ đều diễn ra một cách chóng vánh. Có thể bạn gặp một khách hàng nào đó
mỗi tháng một lần, mỗi lần nửa giờ, gặp vị phó giám đối mỗi ngày 20 phút, gặp người
thư ký một ngày tám lần, mỗi phần năm phút hoặc bác bảo vệ lúc đi ra đi vào. Chính
vì sự ngắn ngủi này mà yêu cầu bạn phải cố gắng tận dụng thời gian hiệu quả hơn nữa
để tiếp xúc, gây ấn tượng và tạo mối quan hệ tốt đẹp với mọi người.
1.1.2.3. Kinh doang là hoạt động thường có thể gặp những rủi ro
Vì vậy trong giao tiếp kinh doanh cũng đòi hỏi nhà doanh nghiệp pahir dám chấp nhận
rủi ro, dám mạo hiểm, phải có “gan”. Đứng trước những cơ hội kinh doanh, nếu bạn
quá tính toán, quá cân nhắc thì cơ hội sẽ qua đi. Cần nhớ rằng “mức độ rủi ro càng cao
thì lợi nhuận càng lớn”. Tuy nhiên, trong kinh doanh bạn không được liều !
1.1.2.4. Giao tiếp kinh doanh yêu cầu phải đảm bảo hai bên cùng có lợi
Giao tiếp kinh doanh không đơn thuần là sự thoe đuổi nhu cầu, lợi ích của bản thân,
mà là quá trình tỏng đó hai bên thảo luận, bàn bac, nhượng bộ để đi đến sự hợp tác hai
bên cùng có lợi. Giao tiếp kinh doanh phải là một cuộc chơi trong đó hai bên đều
“Thắng”.
1.1.2.5. Giao tiếp kinh doanh vừa là một khoa học, nhưng vừa là một nghệ thuật.
Muốn giao tiếp có hiệu quả, nhà kinh doanh cần nắm được các nguyên tắc giao tiếp,
hiểu được các quy luật tâm lý của con người để đưa ra các phương án và chiến thuật
giao tiếp hợp lý. Giao tiếp trong kinh doanh cũng yêu cầu bạn phải am hiểu các
nguyên tắc về pháp lý trong giao dịch thương mại, trong soạn thảo các văn bản, hợp
đồng...tất cả những điều đó nói lên tính khoa học của giao tiếp trong kinh doanh. Tuy
nhiên giao tiếp vẫn là một hoạt động hết sức tinh tế đòi hỏi bạn phải có nghệ thuật vận
dụng các nguyên tắc một cách linh hoạt. Đặc biệt bạn phải có khiếu ăn nói, phải có sự
nhạy bén trong phán đoán tình hình để đưa ra những cách ứng xử vừa chính xác vừa
mang tính thẩm mỹ.
1.2. Chức năng của giao tiếp
1.2.1. Các chức năng thuần túy xã hội
Là các chức năng giao tiếp phục vụ các nhu cầu xã hội hay của một nhóm người, bao
gồm:
1.2.1.1. Chức năng thông tin, tổ chức. Trong hoạt động chung, người này giao
tiếp với người kia để thông báo cho nhau những thông tin giúp cho hoạt động của tổ
chức được thực hiện một cách có hiệu quả. Ví dụ, thủ trưởng truyền đạt mệnh lệnh cho
nhân viên, nhân viên báo cao kết quả thực hiện nhiệm vụ của mình cho thủ trưởng.
1.2.1.2. Chức năng điều khiển. Chức năng này được thê hiện trong khía cạnh
tác động lẫn nhau của giao tiếp. Trong giao tiếp, người ta sử dụng những phương pháp
tác động lẫn nhau như: ám thị, thuyết phục, áp lực nhóm...để điều khiển người khác.
Chức năng này cực kỳ quan trọng trong hoạt động quản trị và kinh doanh. Bằng cách
hình thức giao tiếp khác nhau như ra lệnh, thuyết phục, tạo dư luận, mà nhà quản trị
hướng hoạt động của nhân viên vào thực hiện mục đích chung của doanh nghiệp. Cũng
thông qua các hình thức tác động lẫn nhau trong giao tiếp mà nhà kinh doanh có thể
thỏa thuận được với các đối tác về những hợp đồng thương mại có lợi.
1.2.1.3. Chức năng phối hợp hành động. Trong một tổ chức thường có nhiều
bộ phận với các chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, để cho một tổ chức hoạt
động một ccahs thống nhất, đồng bộ, thì các bộ phận, các thành viên trong tổ chức cần
phải giao tiếp với nhau để phối hợp hành động cho có hiệu quả. Trong khi kéo pháo
các chiến sỹ “hò dô” là một ví dụ về chức phối hợp hành động.
1.2.1.4. Chức năng động viên, kích thích. Chức năng này có liên quan đến lĩnh
vực cảm xúc của con người. Trong quá trình giao tiếp con người không chỉ truyền
thông tin cho nhau hay tác động điều khiển lẫn nhau mà còn tạo ra những cảm xúc
kích thích hành động của họ. Trong hoạt động của mình nhà quản trị có khi dùng
những hình thức giao tiếp với nhân viên như khen ngợi, động viên, có những lời nói và
việc làm thể hiện sự quan tâm đến gia đình họ, bản thân họ sẽ làm cho cấp dưới cảm
động, hài lòng từ đó kích thích họ làm việc tốt hơn.
1.2.2. Các chức năng tâm lý xã hội
Là chức năng giao tiếp phục vụ các nhu cầu của từng thành viên của xã hội, bao gồm:
1.2.2.1. Chức năng tạo mối quan hệ. Đối vơi socn người, trạng thái cô đơn, cô
lập, cô lập với những người xung quanh là một trong những trạng thái đáng sợ nhất.
Giao tiếp giúp con người tạo ra những mối quan hệ với mọi người
1.2.2.2. Chức năng cân bằng cảm xúc. Mỗi chúng ta đôi khi có những cảm xúc
cần được bộc lộ. Súng sướng hay đua khổ, hy vọng hay thất vọng, niểm vui hya nổi
buồn đều muốn được người khác cùng chia sẻ. Chỉ có trong giao tiếp chúng ta mới tìm
được sự đồng cảm, cảm thông và giải tỏa được cảm xúc của mình.
1.2.2.3. Chức năng phát triển nhân cách. Trong giao tiếp con người lĩnh hội
được kinh nghiệm xã hội, tâm hồn của con người trở nên phong phú, tri thức sâu sắc,
tình cảm và thế giới quan được hình thành, củng cố và phát triển. Thông qua gia tiếp
những tiêu chuẩn đạo đức, cũng như tinh thần trách nhiệm, nghĩa vụ, tính nguyên tắc,
tính vị th, tính trung thực...không chỉ được thể hiện mà còn được hình thành ở chúng
ta. Cũng thông qua giao tiếp con người học hỏi được cách đánh giá hành vi và thái độ,
nhận biết được chính mình để rồi hoàn thiện các phẩm chất, nhân cách của bản thân.
1.3. Các loại hình giao tiếp cơ bản
Có nhiều cách phân loại giao tiếp thoe những tiêu chuẩn khác nhau:
1.3.1. Dựa vào nội dung tâm lí của giao tiếp
Người ta phân ra:
- Giao tiếp nhằm thông báo những thông tin mới.
- Giao tiếp nhằm thay đổi hệ thông động cơ và giá trị.
 - Giao tiếp nhằm kích thích, động viên hành động.
1.3.2. Dựa vào đối tượng giao tiếp
Người ta chia ra:
-Giao tiếp liên nhân cách (giữa 2-3 người với nhau).
-Giao tiếp xã hội – là giao tiếp giữa người và một nhóm người (như lớp học, hội
nghị).
-Giao tiếp nhóm – đây là loại hình giao tiếp đặc trưng cho một tập thể nhỏ liên
kết với nhau bởi hoạt động chung và nó phục vụ cho hoạt động này.
1.3.3. Dựa vào tính chất tiếp xúc
Ta có thể chia ra làm hai loại:
- Giao tiếp trực tiếp – là loại hình giao tiếp thông dụng nhất rrong mọi hoạt động
của con người, trong đó các đối tượng giao tiếp gặp gỡ nhau vfa dùng ngôn ngữ nói
và biểu cảm để truyền đạt cho nhau những ý nghĩ và tình cảm của mình. Đây là loại
hình giao tiếp có hiệu quả nhất, bởi vì trong các tình huống đối mặt nhờ có những
thông tin không bằng lời đi kèm mà mọi sự hiểu lầm, thông tin thiếu chính xác sẽ
điều chỉnh kịp thời trong quá trình giao tiếp. Điển hình của loại hình giao tiếp này là
các cuộc phỏng vấn, đàm thoại trực tiếp, các cuộc hội đàm song phương, các cuộc
hội nghị ở quy mô nhóm nhỏ...
- Giao tiếp gián tiếp – là giao tiếp phải thông qua một phương tiện trung gian
khác như thư từ, sách báo, điện thoại, vô tuyến truyền hình, fax,...Đây là hình thức
giao tiếp kém hiệu quả hơn vì sự phản hồi thông tin rất chậm, nhất là hình thức giao
tuêps bằng văn bản. Hơn nữa loại giao tiếp này rất ít đợc hỗ trợ bằng những phương
tiện phi ngôn ngữ, vì vậy các đối tác có thể không hiểu hết những khía cạnh tế nhị
của thông tin.
Tất nhiên giao tiếp trong kinh doanh không phải bao giờ cũng được tiến hành
bằng hình thức hiệu quả nhất (trực tiếp). Đôi khi vì những lí do về thời gian, không
gian, tài chính,....mà các nhà kinh doanh phải giao tiếp gián tiếp với nhau. Hơn nữa,
việc kết hợp các hình thức giao tiếp khác nhau để giải quyết vấn đề thường đem đến
hiệu quả chung tốt hơn. Chẳng hạn gặp những vấn đề phức tạp, chúng ta nên tiến
hành trao đổi thông tin dưới dạng văn bản trước sau đó mới tiến hành trao đổi trực
tiếp. Hoặc là, sau khi đã thỏa thuận với nhau về một vấn đề nào đó trong cuộc gặp
gỡi đối mặt, chúng ta có thể khẳng định lại điều đó bằng một văn bản. Bởi vì giao
tiếp bằng văn bản thường có tính pháp lý cao hơn (“giấy trắng, mực đen”), và cũng
tiện cho việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
1.3.4. Dựa vào hình thức của giao tiếp
- Giao tiếp chính thức – là giao tiếp có sự ấn định theo pháp luật, theo một quy
trình được các tổ chức thừa nhận như hội họp, mít tinh, đàm phán, v.v...Loại hình
này trong công tác quản trị chiếm một tỷ lệ khá cao, nó ảnh hưởng rất lớn đến hiệu
qả hoạt động của tập thể.
- Giao tiếp không chính thức – là giao tiếp không theo một quy định nào cả,
mang nặng tính cá nhân. Ví dụ giao tiếp giữa bạn bè với nhau, thủ trưởng trò
chuyện riêng với nhân viên, v.v... loại giao tiếp này trong công tác quản trị cũng hay
được sử dụng tạo ra bầu không khí đầm ấm, vui tươi, thân mật, hiểu biết lẫn nhau,
tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp chính thức thực hiện có hiệu quả. Vì vậy,
không phải ngẫu nhiên mà trong thời gian dự hội nghị, đàm phán, ký kết hợp đồng,
nhiều cơ quan tổ chức cho khách đi tham quan, xem văn nghệ, dự tiệc – tất cả
những điều đó cốt tạo thuận lợi cho giao tiếp chính thức được tiến hành thuận lợi.
1.3.5. Dựa vào thế tâm lý giữa hai bên trong giao tiếp
+ Giao tiếp ở thế mạnh.
+ Giao tiếp ở thế yếu.
+ Giao tiếp ở thế cân bằng.
Thế tâm lý tức là vị thế tâm lý giữa hai người trong quan hệ giao tiếp, nó nói lên
ai mạnh hơn về mặt tâm lý. Thế tâm lý của một người đối với một người khác chi
phối những hành vi trong giao tiếp của họ. Chẳng hạn khi chúng ta giao tiếp với bạn
bè trong lớp (là ở thế cân bằng) sẽ có những hành vi, cử chỉ, tư thế khác so với khi
chúng ta giao tiếp với một người giám đốc trong cuộ phòng vấn xin việc (khi mà
chúng ta ở thế yếu). Chính vì vậy để có những hành vi giao tiếp cho hợp lí thì chúng
ta cần xác định thế tâm lý của ta so với đối tượng, tức là xem ai mạnh hơn về mặt
tâm lý trong cuộc giao tiếp đó. Khi đánh giá thế tâm lý của nhau, chúng ta cần chú ý
so sánh nhiều khía cạnh khác nhau, chớ chủ quan, phiến diện