Quản trị hành chính văn phòng được hiểu là quá trình hoạch định, tổ chức các

hồ sơ, kiểm soát công văn, giấy tờ, xử lý thông tin và phối hợp làm các hoạt
động hành chính văn phòng. Với mục đích thông tin có hiệu quả, nhằm đạt được
mục tiêu đã đề ra.
Hiện nay, trong hoạt động quản trị hành chính văn phòng ở nước ta, có một số
khó khăn phổ biến như sau:

1. Hệ thống hồ sơ, văn bản và thông tin chưa được quản lý hiệu quả: Việc
quản lý, lưu trữ và truy xuất thông tin trong các cơ quan hành chính văn phòng
vẫn chưa đạt được sự tiện lợi và nhanh chóng. Số lượng văn bản và hồ sơ ngày
càng tăng, làm cho việc tra cứu và xử lý hồ sơ trở nên khó khăn.

2. Quản lý nhân sự không hiệu quả: Có khá nhiều cơ quan hành chính văn
phòng đang gặp khó khăn trong việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự.
Điều này gây ảnh hưởng đến khả năng làm việc và năng suất công việc của các
đơn vị.

3. Thiếu công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ chưa phổ biến: Các
công nghệ và ứng dụng công nghệ thông tin chưa được áp dụng phổ biến trong
quản lý hành chính văn phòng ở nhiều cơ quan. Điều này gây khó khăn trong
việc truy xuất thông tin và làm việc hiệu quả.

4. Quy trình làm việc lằng nhằng và biểu mẫu phức tạp: Quy trình làm việc
tại một số cơ quan hành chính văn phòng vẫn còn phức tạp và tốn thời gian.
Cùng với đó, sự xuất hiện của quá nhiều biểu mẫu, mẫu số và biểu đồ cũng gây
rối và khó khăn trong việc thực hiện công việc.

Để khắc phục những khó khăn trên, có thể đề xuất một số biện pháp sau:

1. Đầu tư vào công nghệ thông tin và hệ thống quản lý văn bản hiện đại:
Đây là một cách hiệu quả để cải thiện quản lý và truy xuất thông tin. Cần đầu tư
vào hệ thống hồ sơ và cơ sở dữ liệu điện tử, phát triển phần mềm quản lý văn
bản và ứng dụng công nghệ mới để tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao
năng suất công việc.
2. Cải thiện quản lý nhân sự: Đưa ra chính sách hợp lý về tuyển dụng, đào tạo
và phát triển nhân sự để đảm bảo sự chuyên nghiệp và năng suất trong công
việc. Cần tăng cường đào tạo, chia sẻ kinh nghiệm và phát triển năng lực của
nhân viên.

3. Đơn giản hóa quy trình làm việc và tối ưu hóa biểu mẫu: Để tăng cường
hiệu quả và giảm thời gian làm việc, cần xem xét và đơn giản hóa các quy trình
làm việc và biểu mẫu phức tạp. Điều này giúp cho việc làm việc trở nên dễ dàng
và tiết kiệm thời gian.

4. Khuyến khích sự sử dụng công nghệ thông tin: Phát triển chính sách và
chương trình để khuyến khích và hỗ trợ cơ quan văn phòng áp dụng công nghệ
thông tin và ứng dụng công nghệ mới vào công việc hàng ngày.

5. Về con người làm công tác văn phòng: Con người làm văn phòng cần được
đào tạo theo yêu cầu của lao động thông tin với tính sáng tạo, trí tuệ và năng
động ngày càng cao; có hoài bão nghề nghiệp, quan tâm đến lợi ích của cơ quan,
doanh nghiệp; có trình độ chuyên môn nghiệp vụ...