Quy trình quản lý sự thay đổi theo ISO 9001

1. Xác định nhu cầu thay đổi: Đầu tiên, tổ chức phải xác định nhu cầu thay đổi,
bao gồm lý do và phạm vi của thay đổi. Có thể có nhiều nguồn gốc thay đổi
như yêu cầu khách hàng, phát triển công nghệ, phân tích dữ liệu, kiểm tra nội
bộ, phản hồi từ nhân viên, v.v.

Người yêu cầu thay đổi phải xác định nhu cầu thay đổi đối với ứng dụng
(nâng cấp,…)

2. Đánh giá tác động: Tiếp theo, tổ chức cần đánh giá tác động của thay đổi đối
với các quy trình hiện tại, hệ thống chất lượng và các yếu tố khác liên quan.
Điều này bao gồm xác định rủi ro, lợi ích dự kiến và các yếu tố tác động khác.

Người yêu cầu thay đổi lập CRF bao gồm mô tả thay đổi, phân tích chi phí và
lợi ích, ảnh hưởng, phê duyệt và bất kì tài liệu hỗ trợ khác nếu cần rồi gửi cho
quản lý dự án để xem xét.

3. Xác định phương án thay đổi: Dựa trên đánh giá tác động, tổ chức phải xác
định phương án thay đổi cụ thể để đáp ứng nhu cầu. Phương án này bao gồm
việc xác định các hoạt động cần thực hiện, tài nguyên cần thiết và lịch trình
thực hiện.

Quản lý dự án xem xét và xác định liệu có cần thu thập thêm thông tin cho
Ban kiểm soát thay đổi để đánh giá được toàn bộ tác động của thay đổi đối
với khung thời gian, phạm vi và chi phí hay không (tức tính khả thi). Quyết
định được dựa trên những nhân tố sau:

A) Số lượng các lựa chọn thay đổi được đưa ra

B) Tính khả thi và lợi ích của thay đổi
C) Rủi ro và ảnh hưởng đến tổ chức
D) Sự phức tạp và/hoặc khó khăn của các lựa chọn thay đổi được đưa ra
E) Quy mô của các giải pháp thay đổi được đề xuất

Nếu Quản lý dự án xác định thay đổi là khả thi thì sẽ gửi cho Ban kiểm soát
thay đổi, nếu không sẽ đóng CRF.

4. Xây dựng và triển khai kế hoạch thay đổi: Tổ chức cần xây dựng kế hoạch chi
tiết để triển khai thay đổi, bao gồm các bước cụ thể, phân công trách nhiệm,
nguồn lực và lịch trình. Kế hoạch này cần được thông báo cho các bên liên
quan và thực hiện theo quy trình đã được quy định.

Ban kiểm soát thay đổi sẽ quyết định chấp nhận thay đổi hay không, nếu có
thì sẽ chuyển tiếp thông tin về thay đổi và các tài liệu hỗ trợ liên quan đến Đội
vận hành.
 Đội vận hành sẽ lên lịch trình và thực hiện thử nghiệm đối với thay đổi đã
được phê duyệt. Nếu kết quả thử nghiệm thành công, Đội vận hành sẽ chính
thức thực hiện thay đổi và thông báo đến Người yêu cầu thay đổi.

5. Kiểm soát tài liệu và thông tin: Khi có thay đổi trong tài liệu và thông tin liên
quan đến hệ thống quản lý chất lượng, tổ chức cần thực hiện kiểm soát tài
liệu. Điều này bao gồm xác định, cập nhật và phân phối tài liệu mới, và thu
hồi tài liệu cũ nếu cần.

Trong trường hợp kết quả thử nghiệm không thành công, thông tin về thay
đổi và tất cả các tài liệu hỗ trợ liên quan sẽ được thu hồi để thử nghiệm lại.

6. Đào tạo và nhận thức: Đảm bảo rằng nhân viên hiểu và thực hiện các thay đổi
là một phần quan trọng của quy trình quản lý sự thay đổi. Tổ chức cần cung
cấp đào tạo và thông tin liên quan, đảm bảo nhân viên có đủ kiến thức và kỹ
năng để thích nghi với thay đổi.

Không đề cập

7. Giám sát và đánh giá: Tổ chức cần giám sát và đánh giá hiệu quả của các
thay đổi đã triển khai. Điều này có thể bao gồm việc tiến hành kiểm tra, theo
dõi kết quả hoạt động và thu thập thông tin phản hồi từ các bên liên quan.

Chỉ thực hiện đánh giá, xem xét trong giai đoạn thử nghiệm của Đội vận hành
trước khi chính thức thực hiện, không đề cập đến đánh giá thay đổi sau triển
khai.

8. Cải thiện liên tục: Quy trình quản lý sự thay đổi cần liên tục được cải thiện.
Tổ chức nên xem xét kết quả và kinh nghiệm từ các thay đổi trước đó để cải
thiện quá trình quản lý sự thay đổi trong tương lai.

Không đề cập