Bai 3 - Phuongthuquanlyhoso - P2

QUẢN LÝ HỒ SƠ
BÀI 3. PHƯƠNG THỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ

TÀI LIỆU THAM KHẢO
2
´Tập bài giảng do giảng viên cung cấp
´Judith Read & Mary Lea Ginn (2011), Records
management. South - Western Cengage
Learning.
´ Phan Thanh Lâm & Nguyễn Thị Hoà Bình
(2010), Phương pháp quản lý và lưu trữ hồ sơ
kinh doanh. H: Phụ nữ.
´Nguyễn Văn Long (2007), Nghiệp vụ thư ký văn
phòng hiện đại: kỹ năng xử lý thông tin, giao
tiếp và quản lý hồ sơ của thư kí văn phòng. - H:
Lao động - Xã hội. (tr 199 - 322)
Integrated Library System Module

NỘI DUNG & MỤC TIÊU BÀI 3
3
Nội dung:
´ Quản lý hồ sơ giấy, điện tử
´ Phương thức quản lý hồ sơ theo chủ đề, vùng

địa lý, chữ số
Mục tiêu:
Ø Vận dụng được kiến thức quản lý hồ sơ giấy,

điện tử, theo chủ đề, chữ số và vùng địa lý.
Records Management
3.3. PHƯƠNG THỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ THEO CHỦ ĐỀ
4
3.3.1. KHÁI NIỆM
v Hệ thống quản lý hồ sơ thực hiện lưu giữ và truy xuất
hồ sơ theo chủ đề hoặc chủ đề con của hồ sơ.
v Các hồ sơ liên quan đến cùng một chủ đề hoặc các chủ
đề con sẽ được lưu trữ cùng nhau.
v Thường được sử dụng trong những tổ chức/doanh

nghiệp có hồ sơ ở nhiều lĩnh vực.
5
3.3.1. KHÁI NIỆM
v Ưu điểm của quản lý hồ sơ theo chủ đề
Ø Chủ đề dễ nhớ hơn tên.
Ø Hồ sơ liên quan dễ tìm hơn.
Ø Các hồ sơ liên quan không nằm rải rác trong các bộ hồ sơ ở
khu vực lưu giữ khác.
Ø Các tệp hồ sơ có thể dễ dàng được mở rộng bằng cách thêm
các tiêu đề nhỏ nằm trong tiêu đề chủ đề chính.
Ø Quản lý hồ sơ theo chủ đề thích hợp cho lưu giữ khối lượng
lớn hồ sơ.
Ø Bảo mật do những người không có thẩm quyền không thể
nhìn thấy tên của khách hàng và họ có thể không biết chủ đề
hồ sơ được lưu trữ.
6 3.3.1. KHÁI NIỆM
v Nhược điểm của quản lý hồ sơ theo chủ đề
Ø Tiêu đề chủ đề chính và các tiêu đề phụ nằm trong nó

có thể trùng nhau khi danh sách tiêu đề chủ đề ngày càng
tăng.
Ø Tiêu đề chủ đề ngắn gọn, được xác định rõ ràng và được

nêu thống nhất có thể gây khó khăn trong việc lựa chọn.
Ø Mã hóa tiêu đề chủ đề không nhất quán trên hồ sơ có

thể gây khó khăn cho việc lưu giữ và truy xuất.
Ø Người dùng có thể không nhớ chính xác tiêu đề hoặc

không quen với tiêu đề chủ đề vì vậy gặp khó khăn hơn
trong việc tìm kiếm hồ sơ.
Ø Lập kế hoạch và duy trì để đảm bảo rằng các tiêu đề

phụ đã được phê duyệt được sử dụng một cách nhất quán.
Ø Quản lý hồ sơ theo chủ đề là phương pháp tốn kém

nhất bởi vì cần những người quản lý hồ sơ có kinh
nghiệm.
Ø Người quản lý hồ sơ này được yêu cầu tạo ra các tiêu đề

chủ đề đảm bảo tính logic.
Ø Việc lập chỉ mục, mã hóa và tra cứu chéo mất nhiều thời
gian hơn vì mỗi hồ sơ phải được đọc và xử lý cẩn thận.
9
3.3.2. THỰC HIỆN
v CHÚ Ý:
Ø Thường được sử dụng kết hợp với phương pháp sắp

xếp theo trật tự chữ cái.
Ø Tra cứu chéo và bảng tra cần thiết trong quản lý hồ sơ

theo chủ đề.
Ø Lựa chọn tiêu đề chủ đề rất quan trọng đòi hỏi người
lập phải am hiểu về quản lý hồ sơ và về lĩnh vực, nội dung
hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp.
10
Ø Để đảm bảo tính nhất quán cho hệ thống quản lý hồ sơ

theo chủ đề, chỉ một người (hoặc số người nhất định) chịu
trách nhiệm lập ra tiêu đề (tên) của các chủ đề.
Ø Tiêu đề chủ đề phải ngắn gọn, mô tả rõ ràng nội dung

hồ sơ được lưu giữ trong đó và đảm bảo được sử dụng
nhất quán.
11
v HƯỚNG DẪN SẮP XẾP THEO CHỦ ĐỀ
1. Chọn tiêu đề chủ đề phản ánh tốt nhất nội dung các hồ
sơ được lưu giữ, có ý nghĩa đối với người dùng và dễ nhớ.
2. Chọn các tiêu đề chủ đề đơn nghĩa.
3. Sử dụng tiêu đề chủ đề ngắn gọn (càng ngắn càng tốt)

12
v HƯỚNG DẪN SẮP XẾP THEO CHỦ ĐỀ
4. Cho biết việc sử dụng từ thay thế, đồng nghĩa hoặc liên
quan với tiêu đề chủ đề.
5. Cân nhắc việc chia nhỏ các chủ đề con trong chủ đề lớn
và việc sắp xếp chúng ở hệ thống lưu giữ nhiều hồ sơ (ví
dụ: theo trật tự chữ cái, theo thời gian, số…)
6. Chỉ định người quản lý tiêu đề chủ đề: thêm mới tiêu đề
chủ đề vào hệ thống, chọn tiêu đề.
13
v SẮP XẾP HỒ SƠ THEO CHỦ ĐỀ
ØSắp xếp theo kiểu từ điển:

14
v SẮP XẾP HỒ SƠ THEO CHỦ ĐỀ
ØSắp xếp theo kiểu bách khoa thư:

15 3.3.2. THỰC HIỆN
18
v BẢNG TRA CHỦ ĐỀ
Ø Bảng tra là danh sách các tiêu đề chủ đề được sử dụng

trong hệ thống quản lý hồ sơ, được lưu giữ ở một vị trí cố
định (hoặc có trong phần mềm chuyên dụng quản lý hồ
sơ).
Ø Có 4 loại bảng tra: bảng tra chính, bảng tra quan

hệ/liên quan, bảng tra số, bảng tra tên.
Ø BẢNG TRA CHÍNH
Ø BẢNG TRA QUAN HỆ/LIÊNQUAN
21
Ø BẢNG TRA SỐ: Bảng tra số là danh sách hiện tại của tất
cả các tệp hồ sơ theo chữ số, hiển thị các số được gán cho
các tiêu đề chủ đề, giúp người xử lý hồ sơ tránh sử dụng
lại các số giống nhau khi các chủ đề mới được thêm vào hệ
thống lưu trữ.
22
Ø BẢNG TRA TÊN: bảng tra tên là danh sách tên của các
khách hàng được lưu trữ trong một tệp theo chủ đề. Tên
và địa chỉ của từng khách hàng sẽ có trong bảng tra, cũng
như chủ đề mà mỗi tên được lưu trữ bên trong. Tên được
sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.
23
vQUY TRÌNH LƯU GIỮ VÀ TÌM KIẾM HỒ SƠ QUẢN LÝ THEO CHỦ ĐỀ
Ø Bước 1: kiểm tra
Ø Bước 2: lập chỉ mục/đánh chỉ số
Ø Bước 3: mã hoá
Ø Bước 4: tra cứu chéo
Ø Bước 5: sắp xếp
Ø Bước 6: lưu giữ

24
v QUY TRÌNH LƯU GIỮ VÀ TÌM KIẾM HỒ SƠ QUẢN LÝ THEO CHỦ ĐỀ
Ø Bước 2:
• Đọc kỹ toàn bộ hồ sơ.
• Chọn phân đoạn sắp xếp hồ sơ từ văn bản.
• Xác minh chủ đề nằm trong bảng tra chính.
• Chọn phân đoạn sắp xếp hồ sơ từ bảng tra chính nếu

không có trong văn bản.
25
vQUY TRÌNH LƯU GIỮ VÀ TÌM KIẾM HỒ SƠ QUẢN LÝ THEO CHỦ ĐỀ
Ø Bước 3:
26
Ø Bước 3:
• Mã hoá chủ đề chính và bất kỳ chủ đề con (subdivision) nào

xuất hiện trong văn bản.
• Chèn đường chéo giữa các đơn vị, gạch dưới đơn vị chính và
đánh số các đơn vị còn lại của phân đoạn lưu trữ.
• Viết chủ đề ở trên cùng bên phải của hồ sơ nếu nó không có

trong văn bản.
Ø Bước 3:
• Gạch chân tra cứu chéo trong văn bản, chèn đường chéo giữa
các đơn vị chỉ mục và đánh số tất cả các đơn vị, bắt đầu bằng 1
(key unit).
• Viết đúng tiêu đề chủ đề tra cứu chéo vào lề nếu nó không
chính xác ngay trong văn bản. Hãy gạch dưới và đánh số tất cả
các đơn vị chỉ mục. Đánh dấu X vào lề bên cạnh chủ đề tra cứu
chéo.
Ø Bước 4:
Ø Bước 4:
• Chuẩn bị một bản tra cứu chéo cho tất cả các chủ đề thay
thế, hoặc một bản photocopy hồ sơ.
• Nộp bản tra cứu chéo hoặc các bản sao dưới (các) tiêu
đề chủ đề thay thế.
30 3.3.2. PHƯƠNG THỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ THEO CHỦ ĐỀ
ØBước 5: sắp xếp vào tên của tiêu đề chủ đề chính sau đó đến
tiêu đề chủ đề con (nếu có) nằm trong đó.
ØBước 6: cần hiểu được hệ thống quản lý hồ sơ chủ đề để

tìm và lấy ra hồ sơ từ kho lưu giữ. Sử dụng các bảng tra để
giúp xác định vị trí các hồ sơ. Sử dụng chỉ dẫn OUT để hiển
thị thông tin về hồ sơ đã được lấy ra khỏi vị trí nhằm kiểm
soát: ai mượn, nội dung hồ sơ, mượn khi nào và khi nào sẽ
được trả lại.
3.4. PHƯƠNG THỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ THEO CHỮ SỐ
v Quản lý hồ sơ theo chữ số là hệ thống quản lý hồ sơ trong
đó việc sắp xếp hồ sơ dựa vào số của hồ sơ (có sẵn/gán).
Dùng trong các tổ chức có số lượng hồ sơ cần lưu giữ và
truy xuất lớn.

v Ưu điểm (đánh số liên tục):
Ø Tính bảo mật
Ø Độ chính xác
Ø Khả năng mở rộng
Ø Thời gian cho việc dán nhãn
Ø Dễ phát hiện sai sót

v Nhược điểm (đánh số liên tục):
Ø Cần bảng tra
Ø Chi phí vật tư
Ø Thời gian
Ø Sai lệch do chuyển đổi số

v Đánh số liên tục: hồ sơ được đánh số nhất quán, được

sắp xếp theo thứ tự số tăng dần - từ số thấp nhất đến số
cao nhất. Các số liên tiếp nối tiếp nhau không ngắt quãng.
v Đánh số không liên tục: Đánh số không liên tục là một hệ

thống đánhh số trong đó có các khối số bị bỏ qua. Việc sắp
xếp hồ sơ dựa trên các số không xác định này sử dụng một
thứ tự tuần tự khác với thứ tự liên tục của các số thường
được đọc từ trái sang phải.
3.4.2.1. Đánh số liên tục
v
v Công cụ sử dụng trong phương thức quản lý hồ sơ đánh số

liên tục:
Ø Bìa hồ sơ chữ cái: đây là bìa hồ sơ chung (xem bài 3),

thường được đặt ở phía trước hồ sơ số (hình minh hoạ phía
trên)
Ø Bìa hồ sơ số: bìa hồ sơ được đánh số theo số thứ tự liên tục.
Ø Các chỉ dẫn (guides - xem bài 3)

v Công cụ sử dụng trong phương thức quản lý hồ sơ đánh số

liên tục:
Ø Nhật kí truy cập (sổ truy cập, danh sách tệp số): một công
cụ thủ công/điện tử cho biết thứ tự của hồ sơ trong hệ thống
lưu giữ hồ sơ theo chữ số.
38
v Công cụ sử dụng trong phương thức quản lý hồ sơ đánh số liên

tục:
Ø Bảng tra chữ cái: hệ thống lưu giữ hồ sơ theo chữ số không thể
hoạt động nếu không có bảng tra chữ cái, là tham chiếu đến hồ sơ
số sắp xếp theo trật tự chữ cái. Khi áp dụng kết hợp chủ đề-số,
bảng tra được gọi là bảng tra quan hệ.
39
v Quy trình lưu giữ & truy hồi
Ø Kiểm tra: xem xét hồ sơ để đảm bảo hồ sơ đáp ứng các yêu cầu
và sẵn sàng để xử lý và lưu giữ.
Ø Đánh chỉ số
Ø Mã hoá: kiểm tra hồ sơ có thuộc về một bìa hồ sơ nào hay chưa,

nếu có thì lấy mã số đó và đưa hồ sơ vào tệp theo mã số này; nếu
không thì đưa vào bìa hồ sơ chung và sẽ cấp mã số cho bìa hồ sơ
mới khi số lượng hồ sơ đạt đủ điều kiện.
40
Ø Mã hoá: hồ sơ đã có số
41
Ø Mã hoá: hồ sơ chưa có số, được đưa vào bìa hồ sơ chung, đánh

dấu G (general) thay vì số.
Tiến hành mã hoá theo tiêu
chuẩn ARMA.
42

chuẩn ARMA.
43

chuẩn ARMA.
44
Ø Tra cứu chéo: lập tra cứu chéo trong những trường hợp cần
thiết. (Nếu dùng phần mềm QLHS thì không cần lập tra cứu chéo)
Ø Sắp xếp
Ø Lưu giữ
Ø Truy hồi: dùng bảng tra chữ cái để xác định mã số của hồ sơ, nếu
không tìm thấy mã thì xác định bìa hồ sơ chung là nơi lưu giữ hồ
sơ.
45
3.4.2.2. Đánh số không liên tục
v Theo số cuối: hai hoặc 3 chữ số cuối cùng của khối số của hồ sơ
được sử dụng làm căn cứ để sắp xếp, lưu giữ hồ sơ. Một số lớn
được chia ra thành nhóm các chữ số, khắc phục nhược điểm của
đánh số liên tiếp.
Ø Được sử dụng với số lượng lớn hồ sơ có 5 chữ số trở lên.
Ø Chữ số có thể có ý nghĩa cụ thể, ví dụ mã số sv: năm nhập

học/khoa/ngành/số thứ tự của sinh viên.
46
v Theo số cuối:
https://www.youtube.com/watch?v=LQlkzf5KG1g
https://www.youtube.com/watch?v=tyNk1yWwwog
47
v Theo số giữa: hai hoặc 3 chữ số nằm ở giữa của khối số của hồ
sơ được sử dụng làm căn cứ để sắp xếp, lưu giữ hồ sơ.
48
v Theo số giữa: hai hoặc 3 chữ số nằm ở giữa của khối số của hồ
sơ được sử dụng làm căn cứ để sắp xếp, lưu giữ hồ sơ.
49
v Theo trình tự thời gian: hồ sơ được sắp xếp lưu giữ
theo trình tự ngày tháng, theo hai cách: ngày gần nhất ở
trên cùng hoặc ngày xa nhất ở trên cùng.
Ø Thường được sử dụng cho các báo cáo hàng ngày,

phiếu gửi tiền, hóa đơn vận chuyển hàng hóa, bảng sao kê
và phiếu đặt hàng.
3.4.2.3. Một số hệ thống mã hoá chữ số khác.
v Mã hoá theo khối số: gán các khối số cho các đối tượng,
các khối số đại diện cho các đối tượng chính và phụ.
Ví dụ: các chủ đề chính được gán một khối các số tròn
như 100, 200, 300. Sau đó, các đề mục con được gán một
khối số trong khối chính là các số tròn như 110, 120, 130.
(kết hợp chủ đề - số).
v Mã hoá số đôi: được sử dụng trong quản lý hồ sơ kết

hợp số – chủ đề, số - địa lý, sử dụng số với hai hoặc nhiều
phần được phân tách bằng dấu gạch ngang, dấu cách
hoặc dấu phẩy.
v Mã hoá số thập phân (Hệ thống phân loại thập phân
Dewey_DDC): thường được sử dụng trong thư viện, rất ít
dùng trong văn phòng.

v Mã hoá chữ và số: hệ thống mã hóa kết hợp các chữ cái
và số, kết hợp với các dấu chấm câu để phát triển các mã
số giúp phân loại và truy xuất.
3.5. PHƯƠNG THỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ THEO VÙNG ĐỊA LÝ
54
3.5.1. KHÁI NIỆM
v Phương thức quản lý hồ sơ theo vùng địa lý là phương

pháp lưu giữ và truy hồi hồ sơ theo vị trí bằng hệ thống
lưu trữ địa lý.
v Hệ thống lưu trữ địa lý: phân loại các hồ sơ theo vị trí
địa lý, thường được kết hợp với sắp xếp theo chữ số hoặc
theo chữ cái.
55
3.5.1. KHÁI NIỆM
v Phương thức quản lý hồ sơ theo vùng địa lý là
phương pháp lưu giữ và truy hồi hồ sơ theo vị trí bằng hệ
thống lưu trữ địa lý.
v Hệ thống lưu trữ địa lý: phân loại các hồ sơ theo vị trí
địa lý, thường được kết hợp với sắp xếp theo chữ số hoặc
theo chữ cái.

56
3.5.1. KHÁI NIỆM
v Các công ty thường sử dụng phương thức quản lý hồ sơ

theo vùng địa lý: những công ty hoạt động trên nhiều vùng địa
lý như
Ø Công ty dầu khí
Ø Công ty đa quốc gia
Ø Công ty bảo hiểm, công ty nhượng quyền thương hiệu, ngân

hàng, công ty có nhiều chi nhánh.
Ø Công ty bất động sản.

57
3.5.1. KHÁI NIỆM
v Ưu/nhược điểm:
Ø Ưu điểm:
• Các hoạt động liên quan đến một vị trí cụ thể được lưu
trữ cùng nhau.
• Cung cấp thông tin cụ thể hoặc số liệu thống kê về hoạt

động theo từng khu vực, hỗ trợ cho việc ra quyết định.
• Thuận tiện trong việc di chuyển hồ sơ.

58
3.5.1. KHÁI NIỆM
v Ưu/nhược điểm:
Ø Nhược điểm:
• Người dùng phải biết vị trí địa lý.
• Phải có bảng tra.
• Khi hệ thống lưu trữ lớn, có nhiều phân khu đòi hỏi phải
phân loại, sắp xếp mất nhiều thời gian; định vị và truy hồi
hồ sơ cũng đòi hỏi nhiều thời gian.
59
3.5.1. KHÁI NIỆM
v Khó khăn:
Ø Hồ sơ có khi được viết bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của quốc gia

nơi tạo ra hồ sơ.
Ø Tên thành phố và quốc gia được viết bằng ngôn ngữ mẹ đẻ
của quốc gia nơi tạo ra hồ sơ.
Ø Tên tiếng Anh tương đương của thành phố/quốc gia có thể
khác nhau, ví dụ: thành phố Mumbai - Bombay của Ấn Độ;
Saint Petersburg - Leningrad - Moscow của Nga.
60
v Quy trình lưu giữ & truy hồi: quy trình đều qua các bước từ kiểm
tra, lập chỉ mục…cho tất cả các phương thức quản lý hồ sơ, chỉ khác
nhau trong cách thức phân loại, xử lý, tổ chức sắp xếp, truy hồi do
chúng dựa vào các tiêu chí/công cụ khác nhau.
v Sắp xếp hồ sơ theo vùng địa lý phụ thuộc vào:
Ø Loại hình hoạt động của tổ chức
Ø Cách tra cứu tới hồ sơ
Ø Các khu vực địa lý liên quan tới hồ sơ

v Cách sắp xếp:
Ø Đơn giản: theo tỉnh, thành phố hoặc quận huyện trong
một tỉnh.
Ø Phức tạp: sắp xếp theo thứ tự từ các đơn vị địa lý chính
đến phụ, rộng tới hẹp; ví dụ: (1) tên quốc gia, (2)
tỉnh/thành phố, (3) tên thành phố/quận/huyện (4) tên
của hồ sơ.
62
v Sắp xếp hồ sơ: theo hai cách
Ø Từ điển:
v Sắp xếp hồ sơ: theo hai cách
Ø Bách khoa thư:

64
v Bảng tra
Ø Danh sách tệp số (Nhật kí truy cập, sổ truy cập): một
công cụ thủ công/điện tử cho biết thứ tự của hồ sơ trong
hệ thống lưu giữ hồ sơ theo chữ số.
Ø Bảng tra chữ cái: danh sách theo chữ cái của tên các hồ
sơ hoặc tên chủ đề.
Với tất cả các phương thức quản lý hồ sơ, ở giai đoạn

“truy hồi hồ sơ” tham khảo bài 4 để thực hiện.

Bai 3 - Phuongthuquanlyhoso - P2

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Bai 3 - Phuongthuquanlyhoso - P2

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

QUẢN LÝ HỒ SƠ

BÀI 3. PHƯƠNG THỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ

Integrated Library System Module

´ Quản lý hồ sơ giấy, điện tử

´ Phương thức quản lý hồ sơ theo chủ đề, vùng

Ø Vận dụng được kiến thức quản lý hồ sơ giấy,

v Thường được sử dụng trong những tổ chức/doanh

v Nhược điểm của quản lý hồ sơ theo chủ đề

Ø Tiêu đề chủ đề chính và các tiêu đề phụ nằm trong nó

Ø Tiêu đề chủ đề ngắn gọn, được xác định rõ ràng và được

Ø Mã hóa tiêu đề chủ đề không nhất quán trên hồ sơ có

v Nhược điểm của quản lý hồ sơ theo chủ đề

Ø Người dùng có thể không nhớ chính xác tiêu đề hoặc

Ø Lập kế hoạch và duy trì để đảm bảo rằng các tiêu đề

v Nhược điểm của quản lý hồ sơ theo chủ đề

Ø Quản lý hồ sơ theo chủ đề là phương pháp tốn kém

Ø Người quản lý hồ sơ này được yêu cầu tạo ra các tiêu đề

Ø Thường được sử dụng kết hợp với phương pháp sắp

Ø Tra cứu chéo và bảng tra cần thiết trong quản lý hồ sơ

Ø Để đảm bảo tính nhất quán cho hệ thống quản lý hồ sơ

Ø Tiêu đề chủ đề phải ngắn gọn, mô tả rõ ràng nội dung

v HƯỚNG DẪN SẮP XẾP THEO CHỦ ĐỀ

sơ được lưu giữ, có ý nghĩa đối với người dùng và dễ nhớ.

2. Chọn các tiêu đề chủ đề đơn nghĩa.

3. Sử dụng tiêu đề chủ đề ngắn gọn (càng ngắn càng tốt)

v HƯỚNG DẪN SẮP XẾP THEO CHỦ ĐỀ

v SẮP XẾP HỒ SƠ THEO CHỦ ĐỀ

ØSắp xếp theo kiểu từ điển:

v SẮP XẾP HỒ SƠ THEO CHỦ ĐỀ

ØSắp xếp theo kiểu bách khoa thư:

v BẢNG TRA CHỦ ĐỀ

Ø Bảng tra là danh sách các tiêu đề chủ đề được sử dụng

Ø Có 4 loại bảng tra: bảng tra chính, bảng tra quan

vQUY TRÌNH LƯU GIỮ VÀ TÌM KIẾM HỒ SƠ QUẢN LÝ THEO CHỦ ĐỀ

Ø Bước 1: kiểm tra

Ø Bước 2: lập chỉ mục/đánh chỉ số

Ø Bước 4: tra cứu chéo

Ø Bước 5: sắp xếp

Ø Bước 6: lưu giữ

v QUY TRÌNH LƯU GIỮ VÀ TÌM KIẾM HỒ SƠ QUẢN LÝ THEO CHỦ ĐỀ

• Đọc kỹ toàn bộ hồ sơ.

• Chọn phân đoạn sắp xếp hồ sơ từ văn bản.

• Xác minh chủ đề nằm trong bảng tra chính.

• Chọn phân đoạn sắp xếp hồ sơ từ bảng tra chính nếu

vQUY TRÌNH LƯU GIỮ VÀ TÌM KIẾM HỒ SƠ QUẢN LÝ THEO CHỦ ĐỀ

v QUY TRÌNH LƯU GIỮ VÀ TÌM KIẾM HỒ SƠ QUẢN LÝ THEO CHỦ ĐỀ

• Mã hoá chủ đề chính và bất kỳ chủ đề con (subdivision) nào

• Viết chủ đề ở trên cùng bên phải của hồ sơ nếu nó không có

ØBước 6: cần hiểu được hệ thống quản lý hồ sơ chủ đề để

v Quản lý hồ sơ theo chữ số là hệ thống quản lý hồ sơ trong

đó việc sắp xếp hồ sơ dựa vào số của hồ sơ (có sẵn/gán).

Dùng trong các tổ chức có số lượng hồ sơ cần lưu giữ và

truy xuất lớn.

v Ưu điểm (đánh số liên tục):

Ø Tính bảo mật

Ø Khả năng mở rộng

Ø Thời gian cho việc dán nhãn

Ø Dễ phát hiện sai sót

v Nhược điểm (đánh số liên tục):

Ø Cần bảng tra

Ø Chi phí vật tư

Ø Sai lệch do chuyển đổi số

v Đánh số liên tục: hồ sơ được đánh số nhất quán, được