‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫التدريب اجملتمعي‬

‫احلقيبة التدريبية‬
‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬
‫(بنني & بنات)‬

‫‪0‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫مقدمة‬
‫احلمد هلل وحده والصالة والسالم على من ال نيب بعده‪ ،‬حممد بن عبد اهلل وعلى آلة وصحبه‪،‬‬
‫وبعد‪:‬‬
‫من منطلق حرص املؤسسة العامة للتدريب التقين واملهين ومتاشيا مع حتقيق رؤية التحول‬
‫الوطين واملساهمة يف اخلدمة اجملتمعية رأت أن تتقدم خدمات تدريبية بعض احلقائب التدريبية‬
‫بشكل مُبسط يف حمتوى تدرييب تقدميه يف دورات قصرية ال تتجاوز ‪ 16‬ساعة تدريب يف األسبوع‪،‬‬
‫تُقدم جلميع شرائح اجملتمع الراغبني يف اكتساب مهارات يف أحد التخصصات اليت تهمهم يف‬
‫حياتهم اليومية‪.‬‬
‫وتتناول هذه احلقيبة التدريبية " إدارة الفعاليات واملناسبات " ملتدربي برامج التدريب اجملتمعي‬
‫موضوعات حيوية تتناول الثقافة املهنية واكتساب املهارات األولية هلذا الربنامج التدرييب‪.‬‬
‫واإلدارة العامة للمناهج وهي تضع بني يديك هذه احلقيبة التدريبية تأمل من اهلل عز وجلً أن‬
‫تسهم بالشكل مباشر يف تأصيل املهارات الضرورية الالزمة‪ ،‬بأسلوب مبسط خيلو من التعقيد‪،‬‬
‫مدعم بالتطبيقات واألشكال اليت تدعم عملية اكتساب هذه املهارات‪.‬‬
‫واهلل نسأل أن يوفق القائمني على إعدادها واملستفيدين منها ملا حيبه ويرضاه‪ ،‬إنه مسيع جميب‬
‫الدعاء‪.‬‬

‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫‪1‬‬
‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫الفهـــرس‬
‫رقم‬ ‫املوضـــــوع‬
‫الصفحة‬
‫‪1‬‬ ‫مقدمة‬
‫‪2‬‬ ‫الفهرس‬
‫‪3‬‬ ‫متهيد‬
‫‪4‬‬ ‫الوحدة األوىل‪ :‬مقدمة عن إدارة الفعاليات واملناسبات وأنواعها‪.‬‬
‫‪11‬‬ ‫التمرين األول‪ :‬حصر أهم أنواع الفعاليات اليت تقام يف اململكة العربية السعودية وأبرز مساتها‬
‫‪12‬‬ ‫الوحدة الثانية‪ :‬إدارة الفعاليات‬
‫‪32‬‬ ‫التمرين الثاني‪ :‬تعداد مراحل إدارة أهم فعالية تقام يف املنطقة‪.‬‬
‫‪33‬‬ ‫الوحدة الثالثة‪ :‬ختطيط الفعاليات‬
‫التمرين الثالث‪ :‬ختتار كل جمموعة أهم فعالية يف منطقتهم‪ ،‬ثم حتدد أهم عوامل النجاح‪ ،‬والعوامل‬
‫‪42‬‬
‫املؤثرة يف الفعالية‪ ،‬وتقييم الفعالية‪.‬‬
‫‪43‬‬ ‫الوحدة الرابعة‪ :‬التسويق ورعاية الفعاليات‬
‫‪48‬‬ ‫التمرين الرابع‪ :‬تقوم كل جمموعة بابتكار فعالية وجتيب على األسئلة يف اجلدول صفحة ‪50‬‬
‫‪49‬‬ ‫املراجع‬

‫‪2‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫متهيد‬

‫اهلدف العام من احلقيبة‪:‬‬

‫يهدف هذا الربنامج إىل إكساااااب املتدربة املهارات واملعلومات األساااااسااااية يف إدارة الفعاليات‬
‫واملناسبات‪.‬‬

‫تعريف باحلقيبة‪:‬‬
‫تقدم هذه احلقيبة املفاهيم األولية األساااااساااااية ملفهوم إدارة الفعاليات واملناسااااابات وشااااار‬
‫أنواعها‪ ،‬وطرق إدارة الفعالية‪ ،‬وختطيط الفعاليات واملناسبات‪ ،‬والتسويق ورعاية الفعاليات‪.‬‬

‫الوقت املتوقع إلمتام التدريب على مهارات هذه احلقيبة التدريبية‪:‬‬

‫يتم التدريب على مهارات هذه احلقيبة يف ‪ 16‬ساعة تدريبية‪ ،‬موزعة كالتالي‪:‬‬
‫‪ 4‬ساعات تدريبية‬ ‫الوحدة ‪ :1‬مقدمة عن إدارة الفعاليات واملناسبات وأنواعها‬
‫‪ 4‬ساعات تدريبية‬ ‫الوحدة ‪ :2‬إدارة الفعالية‬
‫‪ 4‬ساعات تدريبية‬ ‫الوحدة ‪ :3‬ختطيط الفعالية‬
‫‪ 4‬ساعات تدريبية‬ ‫الوحدة ‪ :4‬التسويق ورعاية الفعاليات‬

‫األهداف التفصيلية للحقيبة‪:‬‬

‫من املتوقع يف نهاية هذه احلقيبة التدريبية أن يكون املتدرب قادرًا على أن‪:‬‬
‫يعرف مفهوم إدارة الفعاليات واملناسبات ويشر أنواعها‪.‬‬ ‫‪. 1‬‬
‫يدير الفعالية لتفادي املخاطر اليت قد تقع أثناء الفعالية‪.‬‬ ‫‪. 2‬‬
‫خيطط ويصمم فعالية وفق احتياجات السوق‪.‬‬ ‫‪. 3‬‬
‫‪ .4‬يطبق مهارات التسويق للفعالية وطرق كسب رعاة هلا‪.‬‬

‫‪3‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫الوحدة األوىل‪ :‬مقدمة عن إدارة الفعاليات واملناسبات وأنواعها‬

‫تشهد صناعة الفعاليات واملناسبات تطوراً هائالً يف العديد من الدول حول العامل بشكل عام‬
‫ويف اململكة العربية الساااااعودية بشاااااكل خاص‪ .‬ومما يؤكد ذلك تنافس الدول على اساااااتضاااااافة‬
‫العديد من الفعاليات العاملية سااواء التجارية أو الرياضااية أو الثقافية لكونها حتقق أثراً إاابياً يف‬
‫االقتصاد القومي للدولة املستضيفة‪ .‬وإمياناً بأهمية هذه الصناعة فقد أتت رؤية ‪ 2030‬لتعزز دور‬
‫صناعة السياحة والضيافة والفعاليات لتكون إحدى ركائز الدخل البديل عن البرتول‪.‬‬

‫تأريخ نشأة الفعاليات واملناسبات‪:‬‬

‫ال ميكن حتديد وقت معني لتأريخ ونشأة الفعاليات واملناسبات؛ ولكن من البديهي معرفة أن‬
‫بداية تكتالت األمم واحلضاااااااااااااااااااااارات يف بيدات ومناطق ج رافية حمددة قد أحدثت اجتماعات‬
‫ومناسبات ل ايات خمتلفة سواء دينية‪ ،‬أو ثقافية أو ترفيهية‪ .‬ومن أمثلة ذلك أداء فريضة احلج اليت‬
‫أمر اهلل عز وجل نبيه إبراهيم عليه السااااااااااااااالم ليدعوا الناض من أقطار األرأ ليأتوا مكة وأداء‬
‫فريضة احلج‪ .‬قال اهلل تعاىل ( وَأَذِّن فِي النَّاضِ بِا ْلحَجِّ يَأْتُوكَ رِجَالًا وَ َعلَى كُلِّ ضَامِر يَأْتِنيَ مِن كُلِّ‬
‫َج عَمِيق ) سااااااااورة احلج آية (‪ .)27‬وكذلك اجتماع الناض حلدث ثقايف ومثاله عيد يوم الزينة يف‬
‫ٍّ‬
‫ف‬
‫زمن الفراعنة وعهد رساااالة موساااى عليه الساااالم صااار؛ وقد جاء ذكر ذلك يف قول اهلل عز وجل‬
‫( قَالَ مَوْعِدُكُمْ يَوْمُ الزِّينَةِ وَأَن يُحْشَرَ النَّاضُ ضُحًى) سورة طه آية (‪ .)59‬وكذلك سوق عكاظ يف‬
‫الطائف حيث يعود تارخيه إىل عصاااااار ما قبل اإلسااااااالم و حتديثه يف وقتنا احلالي ليحاكي ما‬
‫كان عليه يف السابق يف فعاليات سوق عكاظ‪.‬‬
‫وكذلك مناساابات رياضااية مثل ألعاب األوملبياد اليت بدأت يف أوليمبيا اليونانية يف العام ‪776‬‬
‫قبل امليالد وال زالت مستمرة إىل يومنا هذا‪.‬‬
‫ومما ساااابق يتضااااح بأن تاريخ الفعاليات واملناساااابات متأصاااالة يف احلضااااارات البشاااارية وفق‬
‫إمكانياتها ومنط معيشاااااااتها وبيدتها اليت عاشااااااات فيه‪ .‬إال أن هناك منعطفات بارزة أحدثت ت رياً‬
‫جذرياً يف كثري من مناحي احلياة ومن أهمها الثورة الصناعية وكذلك الثورة التقنية‪.‬‬

‫‪4‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫الثورة الصناعية‪:‬‬
‫قدمت الثورة الصاااااااناعية خدمات عنيمة لمنساااااااان ومن أهمها وساااااااائل النقل بأنواعها مما‬
‫ساهمت يف سهولة تنقل الناض وازدياد حركة السيا بني الدول‪.‬‬
‫الثورة التقنية‪ :‬ال شااااااااااااااااااااااك أن التقنيات احلديثة ومنها اإلنرتنت واألجهزة الذكية والتقنيات‬
‫املتطورة سااااااهمت بشاااااكل كبري يف التأثري على مساااااتخدميها حلضاااااور الفعاليات واملناسااااابات‬
‫واالستفادة مما يقام فيها من أنشطة وترفيه وثقافة تتناسب مع مجيع شرائح اجملتمع‪.‬‬

‫مفهوم إدارة الفعاليات‬

‫ميكن جتزئة هذا العنوان إىل قسااااااااااامني رئيساااااااااااني هما إدارة وفعاليات؛ ولكل منهما عدة‬
‫اختيار التعريف األكثر شيوعاً ومشوالً‪.‬‬ ‫تعريفات وقد‬
‫أوالً‪ :‬اإلدارة‪:‬‬
‫وتعين االساااتثمار األمثل للموارد البشااارية واملالية لتحقيق األهداف بأقل تكلفة وأقصااار وقت‬
‫ممكن‪.‬‬
‫كما أن لمدارة عناصر أساسية وهي‪:‬‬
‫‪ - 1‬التخطيط‪.‬‬
‫‪ - 2‬التننيم‪.‬‬
‫‪ - 3‬التوظيف‪.‬‬
‫‪ - 4‬التوجيه‪.‬‬
‫‪ - 5‬الرقابة‪.‬‬

‫ثانياً‪ :‬الفعالية‪:‬‬
‫هي حدث يكون يف زمان ومكان حمدد؛ وبه جموعة ظروف خاصااااة؛ وهو حدث يساااااتحق‬
‫االهتمام‪ ( .‬جيتز ‪)2007‬‬
‫ميكن تقساايم الفعاليات وفق حمتواها وكذلك حجمها‪ .‬فمن حيث احملتوى ميكن تقساايمها‬
‫إىل ثالثة أقسام رئيسية‪:‬‬
‫‪ - 1‬فعاليات جتارية أو فعاليات األعمال‪.‬‬
‫‪ - 2‬فعاليات رياضية‪.‬‬
‫‪ - 3‬مهرجانات واحتفاالت‪.‬‬

‫‪5‬‬
‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫ومن حيث احلجم فيمكن تقسيمها إىل‪:‬‬

‫فعالية حملية أو يف حدود اجملتمع‪.‬‬ ‫‪- 1‬‬
‫فعاليات رئيسية‪.‬‬ ‫‪- 2‬‬
‫فعاليات السلع‪.‬‬ ‫‪- 3‬‬
‫فعاليات ضخمة‪.‬‬ ‫‪- 4‬‬
‫أنواع االجتماعات الرمسية‪:‬‬
‫اجتماع روتيين( ‪ :) Meeting‬اجتماع داخل املننمة قبل بدء األعمال‪ ،‬اجتماع‬ ‫‪. 1‬‬
‫أسبوعي أو شهري ملعرفة حالة سري العمل‪.‬‬
‫ورش العمل( ‪ :) Workshop‬جتمع جمموعة من األفراد ملناقشة موضوع ما ويكثر‬ ‫‪. 2‬‬
‫فيها املناقشات‪.‬‬
‫حلقة دراسية ( ‪ : ) Seminar‬جمموعة طالب اتمعون لدى معلمهم ملناقشة موضوع‬ ‫‪. 3‬‬
‫علمي ويتم تقديم تقارير علمية بذلك‪.‬‬
‫ندوة( ‪ :) Symposium‬اجتماع مفتو يقدم فيه احملاضرون أوراق علمية ويتم بعد‬ ‫‪. 4‬‬
‫ذلك فتح اجملال الستقبال األسدلة‪.‬‬
‫مؤمتر (‪ :) Conference‬اجتماع علمي بطابع رمسي يقدم فيه احملاضرون أوراق‬ ‫‪. 5‬‬
‫عمل ثم يتم بعد ذلك فتح اجملال الستقبال األسدلة وبعد انتهاء احملاضرات تعلن التوصيات‪.‬‬
‫ال يقتصر أنواع الفعاليات ملا سبق بل يوجد العديد منها ونذكر أبرزها فيما يلي‪:‬‬
‫‪ .1‬استقبال مشاهري‪.‬‬
‫‪ .2‬مهرجانات سياحية‬
‫‪ .3‬املباريات‪.‬‬
‫‪ .4‬احتفاالت األلعاب النارية‪.‬‬
‫‪ .5‬خصومات على املنتجات‪.‬‬
‫‪ .6‬افتتا مشاريع‪.‬‬
‫‪ .7‬معارأ خريية‪.‬‬
‫التجمهر واإلضراب يف بعض األماكن‪.‬‬ ‫‪. 8‬‬
‫افتتا معارأ‪.‬‬ ‫‪. 9‬‬
‫بازارات‪.‬‬ ‫‪. 10‬‬

‫‪6‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫أهمية صناعة الفعاليات‪:‬‬

‫دخل‬
‫إقتصادي‬

‫تسويق وجهات‬ ‫توفري فرص‬

‫سياحية‬ ‫عمل‬
‫أهمية صناعة‬
‫الفعاليات‬

‫تنشيط‬
‫إبراز‬
‫حركة‬
‫ثقافة البلد‬
‫السياحة‬

‫دخل اقتصااادي‪ :‬وهذا يشاامل الدخل املباشاار و غري املباشاار لصاااد الدولة والقطاع‬ ‫‪. 1‬‬
‫اخلاص‪.‬‬
‫توفري فرص عمل‪ :‬تساااااااااهم الفعاليات واملناساااااااابات يف فتح فرص متنوعة وكبرية‬ ‫‪. 2‬‬
‫ألفراد اجملتمع وكذلك األسااااااار املنتجة من خالل املشااااااااركة يف تننيم الفعالية وكذلك‬
‫عرأ منتجات األسر املنتجة وبالتالي حتقيق استفادة للجميع‪.‬‬
‫تنشاااايط حركة السااااياحة‪ :‬تسااااااهم الفعاليات يف تنقل السااااايا من منطقة ألخرى‬ ‫‪. 3‬‬
‫حلضااا اور الفعاليات واملناسااااابات‪ .‬وختتلف األهداف من ساااااائح خر؛ فمنهم من يبحث عن‬
‫املتعة‪ ،‬وآخر يبحث عن اإلساااااتثمار واقتناص الفرص يف املعارأ التجارية‪ ،‬وساااااائح يرغب‬
‫حضاااور الرياضاااات املتنوعة وغريها من ال ايات اليت تصاااب يف جمملها يف تنشااايط حركة‬
‫السياحة‪.‬‬
‫إبراز ثقااافااة البلااد‪ :‬حترص كثري من الاادول واملناااطق على إقااامااة الفعاااليااات اليت‬ ‫‪. 4‬‬
‫تعرف ضيوف الفعالية بالثقافة والرتاث الذي تتمتع به‪.‬‬
‫تساااويق وجهات ساااياحية‪ :‬يوجد يف بعض الدول مناطق ساااياحية جذابة ولكنها مل‬ ‫‪. 5‬‬
‫حتنى باهتمام كبري من السااايا لعدم معرفتهم بها؛ وبالتالي تكون إحدى اسااارتاتيجيات‬
‫إبراز هذه الوجهة هو إقامة فعاليات ومناساااابات ويتم التسااااويق هلا لكسااااب الساااايا ‪ .‬ومن‬

‫‪7‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫ناحية أخرى تقيم بعض الوجهات الساااااااااياحة املعروفة فعاليات ومناسااااااااابات متنوعة لتعزيز‬
‫مكانتها ولضمان سياحة مستدامة هلا‪.‬‬
‫إحصاءات عن الفعاليات واملناسبات‬
‫أظهرت العديد من اإلحصاااائيات مدى تأثري الفعاليات يف جذب الزوار وزيادة الدخل‪ ،‬واألمثلة على‬
‫النحو التالي‪:‬‬
‫أرقام‬ ‫مقر الفعالية‬ ‫اسم الفعالية‬
‫‪ 13‬مليون زائر‬ ‫الرياأ‬ ‫مهرجان اجلنادرية‪2017‬‬
‫الدخل ‪ 6.1‬مليار دوالر‬ ‫روسيا‬ ‫كأض العامل ‪2018‬‬
‫مبيعات بقيمة ‪ 133‬مليون دوالر‬ ‫بريدة‬ ‫مهرجان متور بريدة ‪2016‬‬
‫‪ 800‬ألف زائر‬ ‫الطائف‬ ‫سوق عكاظ ‪2017‬‬

‫إدارة الفعاليات وعالقتها بصناعة السياحة والضيافة‬

‫تعترب صاااااناعة الفعاليات واملناسااااابات من ركائز تنشااااايط الساااااياحة اليت حتقق إفادة كبرية‬
‫للعديد من مزودي اخلدمات باإلضااااااافة إىل اجملتمع املضاااااايف‪ .‬على ساااااابيل املثال؛ فعالية مهرجان‬
‫اجلنادرية يساااااااااااااتقطب العديد من الزوار من خارج الرياأ الذي يسااااااااااااااهمون يف حتريك الدورة‬
‫االقتصادية للمنقطة من خالل ا تي‪:‬‬
‫شراء تذاكر الطريان‪.‬‬ ‫‪. 1‬‬
‫استدجار السيارات‪.‬‬ ‫‪. 2‬‬
‫استدجار ال رف الفندقية‪.‬‬ ‫‪. 3‬‬
‫األكل من املطاعم‪.‬‬ ‫‪. 4‬‬
‫زيارة مقر الفعالية وشراء األغذية احمللية من صنع األسر املنتجة‪.‬‬ ‫‪. 5‬‬
‫كذلك شراء اهلدايا واملنتجات احمللية مثل التمور وغريها‪.‬‬ ‫‪. 6‬‬

‫وهنا ينهر مدى تأثري هذه الفعالية على العديد من مزودي اخلدمات‪.‬‬

‫‪8‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫مسات اخلدمات املقدمة يف صناعة الفعاليات‬

‫ال ميكن حفظ‬ ‫ال ميكن فصلها‬

‫قابلة للتلف‬ ‫غري متجانسة‬ ‫غري ملموسة‬
‫امللكية الفكرية‬
‫(ال ميكن‬ ‫‪Inseparability‬‬
‫‪Lack of‬‬ ‫‪Heterogeneity‬‬ ‫‪Intangibility‬‬
‫ختزينها)‬
‫‪ownership‬‬
‫‪Perishability‬‬

‫غري ملموسااااااااة‪ :‬يعتمد تقديم اخلدمات يف صااااااااناعة الفعاليات على اخلدمة يف حد‬ ‫‪- 1‬‬
‫ذاتها‪ ،‬فهي ليساااات مثل الصااااناعات األخرى حيث أن معرأ الساااايارات يبيع لك الساااايارة‬
‫بينما يف الفعاليات مزود اخلدمة يقدم لك االبتسااااامة‪ ،‬وساااارعة اخلدمة‪ ،‬والرائحة العطرة‬
‫يف املكان‪ ،‬واملذاق احلسن لألطعمة واملأكوالت‪.‬‬
‫غري متجانسااة‪ :‬وهذا الساابب جاء لتعدد اخلدمات املقدمة فيها‪ ،‬فال ميكن ضاامان‬ ‫‪- 2‬‬
‫بأن مجيع العاملني يف االسااااااااااااااتقبال ومقدمي خدمة الطعام يؤدون العمل على أكمل وجه‬
‫الختالف حاالتهم من وقت خر‪.‬‬
‫ال ميكن فصاالها‪ :‬إن مجيع عمليات تقديم اخلدمة يف صااناعة الفعاليات مرتابطة‪،‬‬ ‫‪- 3‬‬
‫فال ميكن أن يتم استقبال الضيوف يف باصات غري مكيفة بينما يكون املعرأ فاخر‪.‬‬
‫قابلة للتلف ( ال ميكن ختزينها )‪ :‬وهذا يعين أن إقامة الفعالية يف مكان ووقت‬ ‫‪- 4‬‬
‫حمدد يتطلب حضااور الشاارائح املسااتهدفة يف السااوق يف هذا اليوم واملكان ألنه ال ميكن‬
‫ختزين الفعالية لوقت آخر كما حيدث يف صااناعة األجهزة حيث ميكن وضااعها يف خمزن‬
‫ليتم بيعها يف وقت ومكان خمتلف‪.‬‬
‫ال ميكن حفظ امللكية الفكرية‪ :‬عند جنا مننم فعاليات يف مناساااااااااابة وفعالية‬ ‫‪- 5‬‬
‫معينة فإنه ميكن ملساااتثمر آخر تطبيق الفكرة يف مكان آخر‪ ،‬وكل ما يساااتطيع مننم‬
‫الفعالية حفنه هو االسم والعالمة التجارية‪.‬‬

‫‪9‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫اللوائح املنظمة للفعاليات يف اململكة العربية السعودية‬

‫تشرتك العديد من اجلهات احلكومية يف وضع لوائح ومعايري يكون هدفها تننيم إقامة‬
‫الفعاليات واملناسبات للسياحة لضمان تقدميها للسيا بأعلى جودة‪ .‬ويعتمد مرجعية هذه الفعاليات‬
‫واملناسبات على حمتواها وأهدافها‪.‬‬

‫التالي سيتم توضيح اجلهات املعنية إلصدار تراخيص الفعاليات‪:‬‬

‫أوالً‪ :‬الربنامج الوطين للمعارأ واملؤمترات‪ :‬يرأض اللجنة اإلشراقية للربنامج معالي وزير التجارة‬
‫واالستثمار‪ ،‬مع وجود ممثل من اهليدة العامة للسياحة والرتاث الوطين إىل عضوية اللجنة‪.‬‬
‫وامللتقيات واملؤمترات واملعارأ اليت تننم لوائحها ما يلي‪:‬‬
‫‪ - 1‬مؤمتر‪ ،‬منتدى‪ ،‬ندوة‪ ،‬ملتقى‪.‬‬
‫‪ - 2‬املعارأ التجارية‪.‬‬
‫‪ - 3‬معرأ سلع استهالكية‪.‬‬
‫‪ - 4‬معرأ تعريفي ملنتج‪.‬‬
‫‪ - 5‬معرأ خريي‪.‬‬
‫‪ - 6‬معارأ املنتجات الوطنية‪.‬‬
‫‪ - 7‬إنشاء مركز معارأ ومؤمترات‪.‬‬
‫وللحصول على معلومات أكثر للوائح كل نوع من الفعاليات أعاله اننر الرابط التالي‪:‬‬
‫‪http://www.secb.gov.sa‬‬

‫ثانياً‪ :‬اهليدة العامة للرتفيه‪ :‬وهي اجلهة املعنية يف إقرار اللوائح املننمة ألنشطة الرتفيه والتسلية‪.‬‬
‫ويشمل عمل هيدة الرتفيه على دعم تنفيذ وإصدار التصاريح للفعاليات ذات الطابع الرتفيهي واملتجدد‬
‫ومنها‪:‬‬
‫‪ - 1‬إنشاء وتش يل املراكز الرتفيهية‪.‬‬
‫‪ - 2‬تننيم فعاليات األلعاب النارية‪.‬‬
‫‪ - 3‬الفنون والكوميديا‪.‬‬
‫‪ - 4‬األلعاب الرياضية‪.‬‬
‫‪ - 5‬عروأ الصوت والصورة‪.‬‬

‫ولمزيد من االطالع والتعرف على لوائح هيئة الترفيه انظر الموقع اإللكتروني‪https://www.gea.gov.sa :‬‬

‫‪10‬‬
‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫التمرين األول‪ :‬حصر أهم أنواع الفعاليات اليت تقام يف اململكة العربية السعودية وأبرز مساتها‪:‬‬
‫(اإلجابة تكون ضمن فريق عمل للمشاركني يف هذه الدورة)‬
‫أبرز مساتها‬ ‫اسم الفعالية‬
‫‪-1‬‬
‫‪-2‬‬
‫(‪-3 )......................................‬‬
‫‪-4‬‬
‫‪-5‬‬
‫‪-1‬‬
‫‪-2‬‬
‫(‪-3 )......................................‬‬
‫‪-4‬‬
‫‪-5‬‬
‫‪-1‬‬
‫‪-2‬‬
‫(‪-3 )......................................‬‬
‫‪-4‬‬
‫‪-5‬‬
‫‪-1‬‬
‫‪-2‬‬
‫(‪-3 )......................................‬‬
‫‪-4‬‬
‫‪-5‬‬
‫‪-1‬‬
‫‪-2‬‬
‫(‪-3 )......................................‬‬
‫‪-4‬‬
‫‪-5‬‬

‫‪11‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫الوحدة الثانية‪ :‬إدارة الفعالية‬

‫يف هذه الوحدة ساااايتم التعريف بالركائز األساااااسااااية لتنفيذ فعالية مسااااتدامة لتعود بالفائدة‬
‫والنفع باجليل احلالي واألجيال القادمة‪ .‬كما سااااايتم شااااار عناصااااار إدارة الفعالية وتشااااامل إدارة‬
‫املكان واختيار الزمان ووساااااااااااااائل النقل واملواصاااااااااااااالت لتفادي املخاطر اليت قد تقع أثناء إدارة‬
‫احلشاااااااود‪ ..‬وسااااااايتم إختام هذه الوحدة بذكر مراحل إدارة الفعالية منذ التخطيط للحنة ما قبل‬
‫وصااااااول الضاااااايوف وتسااااااتمر حتى بعد رحيل الضاااااايف للتعرف على آرائهم ووجهات ننرهم جتاه‬
‫الفعالية‪.‬‬

‫أساسيات الفعاليات املستدامة‬

‫قد ينهر من الوهلة األوىل ساااااهولة إقامة فعالية ما وحتقيق أربا خيالية وحضاااااور كبري‪ ،‬ولكن‬
‫ي فل الكثري من مننمي الفعاليات عن مدى اسااااتمرارية إقامة هذه الفعالية يف الساااانوات القادمة‪.‬‬
‫ولضااامان حتقيق اساااتدامة لفعالية ما فإنه من املهم حتقيق هذه األسااااسااايات اليت وضاااعتها مننمة‬
‫السياحة العاملية اليت تعترب املنلة العليا لكثري من األنشطة السياحية‪:‬‬
‫أن ال يسبب احلدث السياحي تدمري للبيدة‪.‬‬ ‫‪. 1‬‬
‫أن يتم احرتام ثقافة اجملتمع املستضيف وعدم مصادمة تراثه وعاداته وثقافته‪.‬‬ ‫‪. 2‬‬
‫أن حيقق النشاااااااا السااااااياحي فوائد اقتصااااااادية للجميع‪ :‬الدولة‪ ،‬الفرد‪ ،‬األساااااار املنتجة‪،‬‬ ‫‪. 3‬‬
‫واملستثمرين‪.‬‬

‫‪12‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫عناصر إدارة الفعاليات‬

‫من أجل حتقيق جنا متكامل يف إدارة الفعالية فإنه يتطلب األخذ بعني االعتبار سبعة عناصر مهمة‬
‫وهي على النحو التالي‪:‬‬
‫التخطيط‪.‬‬ ‫‪. 1‬‬
‫تقييم املخاطر‪.‬‬ ‫‪. 2‬‬
‫جتهيز االحتياطات‪.‬‬ ‫‪. 3‬‬
‫إجراءات خطة الطوارئ‪.‬‬ ‫‪. 4‬‬
‫االتصال والتواصل‪.‬‬ ‫‪. 5‬‬
‫مراقبة احلشود‪.‬‬ ‫‪. 6‬‬
‫مراجعة اخلطط‪.‬‬ ‫‪. 7‬‬

‫وننراً ألهمية هذه العناصر يف إجنا الفعاليات؛ فإنه سيتم شرحها وتفنيدها يف نقاا رئيسية‬
‫لتكون سهلة على القارئ كما هو موضح على النحو التالي‪:‬‬

‫أوالً‪ :‬التخطيط‪:‬‬

‫حتديد نوع الفعالية واهلدف منها‪.‬‬ ‫‪- 1‬‬

‫مجع املعلومات عن الفعالية واختيار الوقت واملكان املناسب لتنفيذها‪.‬‬ ‫‪- 2‬‬
‫عقد اجتماع امع اإلدارات احلكومية واخلاصة ذات العالقة بإقامة الفعالية‬ ‫‪- 3‬‬
‫لالستماع إىل إرشاداتهم ومتطلباتهم قبل البدء يف الفعالية من أجل جتهيز كافة‬
‫التجهيزات وحتقيق مجيع االشرتاطات الالزمة‪.‬‬
‫معرفة حركة احلشود منذ البدء وحتى اخلروج واالنصراف‪.‬‬ ‫‪- 4‬‬
‫معرفة املساحات يف ارجاء املكان وتوزيع حركة الناض فيها‪.‬‬ ‫‪- 5‬‬

‫‪13‬‬
‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫كيف يتم حساب املتوقع للحضور؟‬

‫‪ -1‬عدد احلضور للمناسبة املاضية‪.‬‬

‫‪ -2‬عدد احلضور ملناسبة مشابهة للحدث الذي سيتم تنفيذه‪.‬‬
‫عمله من دعاية للمناسبة‪.‬‬ ‫‪ -3‬ما‬
‫بيعها‪.‬‬ ‫‪ -4‬عدد التذاكر اليت‬
‫‪ -5‬مدى تأثر املناسبة لألحوال اجلوية أو مناسبات أخرى مشابهة للحدث‪.‬‬
‫‪ -6‬اختيار وقت احلدث بعد االجازة مباشرة أو يف منتصف االجازة أو نهايتها)‪.‬‬
‫‪ -7‬مدى إمكانية حضور شخصيات مهمة أو شهرية للحدث‪.‬‬

‫نوع الضيوف‬
‫‪-1‬عائالت‪.‬‬
‫‪ -2‬شباب‪.‬‬
‫‪ -3‬كبار سن‪.‬‬
‫‪ -4‬نساء‪.‬‬
‫‪ -5‬ذوي االحتياجات اخلاصة‪.‬‬
‫‪ -6‬مهمني‪.‬‬
‫‪-7‬جمموعات‪.‬‬

‫الوصول واخلروج من مكان احلدث‬

‫‪ -1‬أماكن مواقف السيارات ومدى حتملها ألعداد احلضور‪.‬‬
‫‪ -2‬أماكن تنزيل وحتميل الضيوف باستخدام الباصات والقطارات‪.‬‬
‫‪ -3‬وجود ممرات سالكة ألرصفة املشاة ذهاب ًا وإياباً‪.‬‬
‫‪ -4‬التأكد من عدم وجود معارأ وأحداث أخرى تعيق حركة السري‪.‬‬
‫‪ -5‬التأكد من عدم وجود مشاريع تعيق حركة السري‪.‬‬
‫‪ -6‬التأكد من عدم وجود وقوف خاطئ للسيارات‪ ،‬حواجز خرسانية‪.....‬‬

‫‪14‬‬
‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫حالة راحة الناس لدى الوصول‬

‫‪ -1‬تننيم حالة الطوابري للجنسني والرد احلازم على املتطفلني‪.‬‬
‫‪ -2‬جتهيز أماكن بيع التذاكر والبوابات بطريقة صحيحة‪ ( ...‬أهمية بيع التذاكر‬
‫الكرتونياً)‬
‫‪ -3‬سرعة بيع التذاكر‪.‬‬
‫‪ -4‬سرعة التفتيش واجراء وسائل األمن والسالمة‪ ( .‬التأخر حيفز الناض للدخول بطرق غري‬
‫ننامية)‪.‬‬
‫‪ -5‬تفادي تعرأ احلضور حلاالت الطقس املختلفة ( الشمس‪ ،‬املطر‪ ،‬الربد‪ ،‬الريا )‪.‬‬
‫‪ -6‬التأكد من عدم وجود احتكاكات ومناوشات بني الضيوف‪.‬‬
‫‪ -7‬تفادي حاالت التحرش بالنساء‪.‬‬
‫‪ -8‬مراقبة تصرفات الشباب‪ .‬حالة ( ال وغائيون ‪. (Flash mobs‬‬
‫( ال وغائيون ‪ :(Flash mobs‬هم جمموعة من الناس جيتمعون فجأة يف منطقة عامة ويقومون‬
‫بأعمال غري اعتيادية وتصرفات تبدو عبثية يف وقت وجيز ثم يتفرقون‬

‫الطاقة االستيعابية للمكان‬

‫‪ -1‬سعة املكان للحضور املتوقع ( كراسي‪ ،‬جلسات اعتيادية‪ ،‬االصطفاف)‪.‬‬
‫‪ -2‬إدارة احلشود يف مكان احلدث‪.‬‬
‫‪ -3‬توزيع الضيوف داخل املكان‪.‬‬
‫‪ -4‬احلجز املسبق للمقاعد والطاوالت للضيوف املهمني‪.‬‬
‫‪ -5‬التأكد من سالمة املداخل واملخارج‪.‬‬
‫‪ -6‬التأكد من سالمة خمارج الطوارئ‪.‬‬
‫‪ -7‬جتهيز ممرات خاصة لمسعاف الطارئ‪.‬‬
‫‪ -8‬تهيدة طرق سالكة للموظفني إلمكانية تقديم اخلدمة‪ ،‬إصال األعطال‪...........‬‬
‫‪ -9‬مدى استيعاب الضيافة للحضور‪.‬‬
‫‪ -10‬توفر عدد مالئم من دورات املياه‪.‬‬

‫‪15‬‬
‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫االستعداد ملواجهة سلوكيات احملتشدين‬

‫‪ -1‬الضيوف لديهم أهداف وغايات خمتلفة‪.‬‬

‫‪ -2‬احلضور املبكر أو املتأخر‪.‬‬
‫‪ -3‬التجمع أمام مدخل أو خمرج االحتفال وعدم الرغبة يف الت يري ليتم االلتقاء باألصدقاء أو‬
‫أفراد العائلة‪.‬‬
‫‪ -4‬سلوك طرق خمتصرة وعدم االلتزام باملسارات الصحيحة‪.‬‬
‫‪-5‬ادعاء كِارب السن أو حاالت مرضية رغبة يف تسهيل أمورهم‪.‬‬
‫‪ -6‬الت ري السريع يف مزاجات الناض من الرغبة إىل عدم الرغبة أو العكس‪.‬‬
‫‪ -7‬الرغبة يف القرب من املشاهري ومتابعة الطرق اليت يسلكونها‪.‬‬
‫‪ -8‬متابعة مسار جمموعات أخرى تسري يف طريق غري صحيح‪.‬‬
‫‪ -9‬حماولة تقليد أشخاص أكثر خربة ودراية باملكان‪.‬‬
‫‪ -10‬التدخني وممارسة سلوكيات خاطدة‪.‬‬
‫‪ -11‬احلاالت النفسية ا َملرَضية للحضور‪.‬‬
‫‪ -12‬اختالف مشاعر احلضور ( السعيد‪ ،‬ال ضبان‪ ،‬حمبط‪ ،‬اهلستريي‪ ،‬اخلائف‪ ،‬املتسرع‪،‬‬
‫املرتدد‪ ،‬انتهازي‪.)....‬‬
‫‪ -13‬االستجابة السريعة لرغبات أفراد مندسني يف احلشد‪.‬‬

‫‪16‬‬
‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫املعلومات اليت تقدم للحشود‬

‫‪ -1‬االستعانة بشركات ومزودي خدمات إعالمية‪.‬‬
‫‪ -2‬استخدام األساليب املتنوعة يف بث املعلومة ( املايكروفون‪ ،‬اللوحات اإلرشادية‪،‬‬
‫االضاءات امللفتة‪ ،‬العالمات املتفق عليها عاملياً)‪.‬‬
‫‪ -3‬توظيف اإلعالم بأنواعه املختلفة لتوضيح معامل احلدث‪.‬‬
‫‪ -4‬توظيف التقنيات احلديثة لبث املعلومات املفيدة للضيوف‪.‬‬
‫‪ -5‬استخدام الل ات اليت تناسب مجيع شرائح الضيوف‪.‬‬
‫‪ -6‬التوضيح الدقيق ليوم وتاريخ وساعة موعد احلفل واملكان‪.‬‬
‫‪ -7‬توضيح ما يسمح ومينع اصطحابه يف احلدث‪.‬‬
‫‪ -8‬توظيف أفراد يرتدون الزي الرمسي الطالع احلضور بوجودهم يف اخلدمة‪.‬‬
‫‪ -9‬وضع مكاتب معلومات لمجابة على استفسارات الضيوف‪.‬‬

‫العالقة ما بني املوظفني واحلشود‬

‫‪ -1‬النجا يعتمد على اختيار مننم حمرتف ومتخصص‪.‬‬
‫‪ -2‬إدارة احلشود يعتمد على مدى تعاون موظفي اخلطوا املباشرة مع احلشود‪.‬‬
‫‪ -3‬أهمية وضو املعلومة‪.‬‬
‫‪ -4‬الصرب على إساءات الضيوف‪.‬‬
‫‪ -5‬االلتزام باملكان والوقت املسند إىل املوظفني‪.‬‬

‫‪17‬‬
‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫مراقبة أماكن اخلطر‬

‫‪ -1‬مدى إمكانية استيعاب الباصات للحشود‪.‬‬
‫‪ -2‬الطرق اليت تضيق‪.‬‬
‫‪ -3‬املخارج أو املداخل املسماة بعنق الزجاج‪.‬‬
‫‪ -4‬استخدام املصعد أو السلم الكهربائي‪.‬‬
‫‪ -5‬خمارج الطوارئ‪.‬‬
‫‪ -6‬حتري األمان يف أماكن جتمع الناض ( التذاكر‪ ،‬باب الدخول‪.).....‬‬
‫‪ -7‬املخازن والتأكد من عدم خطورتها‪.‬‬
‫‪ -8‬تصريف املياه وأسالك الكهرباء‪.‬‬
‫‪-9‬اجلسور واألنفاق واألزقة اخلطرة‪.‬‬
‫‪ -10‬أماكن تنفيذ املشاريع‪.‬‬

‫‪18‬‬
‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫ثانياً‪ :‬تقييم املخاطر‬

‫‪ -1‬املخاطر هي كل ما حيصل من إيذاء بسيط أو جسيم ضد احلضور من موظفني‬
‫وضيوف‪.‬‬
‫‪ -2‬أهمية حتليل أماكن اخلطر اليت قد حتدث للموظفني واحلضور‪.‬‬
‫‪ -3‬املننم يتحمل مسؤولية األضرار اليت قد حتصل يف حال اإلهمال‪.‬‬
‫‪ -4‬قد يتم إل اء احلدث‪ ،‬أو تأجيله أو يكتفى بتنبيه احلضور‪ ،‬أو ت يري املوقع‪.‬‬

‫مراحل تقييم األخطار‬

‫‪ -1‬استكشاف بيدة مكان احلدث‪.‬‬
‫‪ -2‬تسجيل املالحنات‪.‬‬
‫‪ -3‬طبيعة األخطار اليت قد حتدث‪.‬‬
‫‪ -4‬من سيتضرر من األخطار‪.‬‬
‫‪ -5‬املعرفة التامة باجلهة اليت تتحمل مسؤولية هذا اخلطر‪.‬‬
‫‪ -6‬االجتماع باجلهة باملعنية إن أمكن أو إرسال تقرير مصور هلم‪.‬‬
‫‪ -7‬االحتفاظ بصورة من التقرير واخلطابات املتعلقة به‪.‬‬
‫‪ -8‬املتابعة املستمرة ملدى إنهاء هذا اخلطر‪.‬‬
‫‪ -9‬املبادرة باختاذ االحتياطات‪.‬‬
‫‪ -10‬إطالع املوظفني باألخطار اليت قد حتدث وكيفية التعامل معها‪.‬‬

‫األخطار اليت قد حتدث بني احلشود‬

‫‪ -1‬التدافع بني الناض مع بعضهم‪.‬‬
‫‪ -2‬التدافع ضد احلواجز الصناعية‪.‬‬
‫‪ -3‬التماوج من شدة الزحام‪.‬‬
‫‪ -4‬التمايل‪.‬‬
‫‪ -5‬السقوا والدهس باألقدام‪.‬‬
‫‪ -6‬احلزبيات والتصادم بني جمموعات‪.‬‬
‫‪ -7‬قذف األجسام الصلبة بني اجملموعات‪.‬‬
‫‪ -8‬األعمال التخريبية اإلرهابية‪.‬‬

‫‪19‬‬
‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫األخطار اليت قد حتدث يف موقع الفعالية‬

‫‪ -1‬االنزالق‪.‬‬
‫‪ -2‬االحتكاك باألدوات احلادة‪.‬‬
‫‪ -3‬انهيار املبنى أو جزء منه‪.‬‬
‫‪ -4‬اشتعال النار‪.‬‬
‫‪ -5‬روائح كريهة أو سامة‪.‬‬
‫‪ -6‬التدافع بني الناض والسقوا من أعلى األدوار‪.‬‬
‫‪ -7‬التنافس يف دخول دورات املياه‪.‬‬
‫‪ -8‬االصطدام يف األبواب الزجاجية الشفافة أو األبواب الدوارة‪.‬‬
‫‪ -9‬التدافع بني الناض باجتاه األجسام الساخنة‪.‬‬
‫‪ -10‬السرقة والتحرش‪.‬‬

‫‪20‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫ثالثاً‪ :‬جتهيز االحتياطات‬

‫تنقسم إىل جزأين‪:‬‬

‫أ‪ -‬جتهيز االحتياطات مكان احلدث‪.‬‬
‫ب‪ -‬اإلدارة‪.‬‬

‫أ‪ -‬جتهيز االحتياطات مكان احلدث‪.‬‬

‫‪ -1‬وضع أسعار خمفضة لالستفادة من اخلدمة يف ساعات غري الذروة ( القطارات‪ ،‬الرحالت )‪.‬‬
‫‪ -2‬تقديم خدمات تروحيية يف طريق الذهاب وحال خروجهم‪.‬‬
‫‪ -3‬تقديم خدمات مفضلة ملن يصل مبكراً وملن خيرج متأخراً ( مثل ضيافة ‪ +‬هدايا ‪ +‬مسابقات‬
‫‪ +‬فسح اجملال ملن يرغب املكوث لتناول الطعام او شرب الشاي والقهوة )‪.‬‬
‫‪ -4‬التأكد من جدولة بدء وانتهاء احلفلة مع مواعيد الباصات وإتاحة متسع للوقت حال االنتهاء‪.‬‬
‫‪ -5‬تشجيع احلضور باستخدام الباصات وعروأ ترواية أخرى كخدمة الباص والقطار بسعر‬
‫خمفض‪.‬‬
‫‪ -6‬جتنب وضع توقف الباص والتحميل قريب من املداخل وخمارج الناض لتفادي الزحام‪.‬‬
‫‪ -7‬وضع لوحات ممنوع الوقوف واملخالفات املرتتبة على ذلك بالتعاون مع اإلدارات األمنية‪.‬‬
‫‪ -8‬فصل ممر املشاة عن طريق السيارات والدبابات‪ ،‬كذلك فصل اجملموعات املتنافسة عن‬
‫بعضها البعض‪ ،‬وتهيدة ممرات لذوي االحتياجات اخلاصة‪.‬‬
‫‪ -9‬التأكد من تهيدة دورات مياه خارجية ملن حيضر مبكراً فقد يكون باب املعرأ م لق‪.‬‬
‫‪ -10‬التأكد من عدم إغالق الطوابري ملمر آخر مهم‪.‬‬

‫‪21‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫ب‪ -‬اإلدارة‪:‬‬
‫‪ -1‬وجود عدد كاف من املوظفني املدربني املنطبقة عليهم اشرتاطات األمن والسالمة‪.‬‬
‫‪ -2‬العالقة الناجحة بني مننمي احلدث واإلدارات األخرى املعنية باحلدث ( املرور‪.)......‬‬
‫‪ -3‬إطالع مجيع املوظفني حبالة املكان واخلطط اليت سيتم تطبيقها‪.‬‬
‫‪ -4‬اإلسهام يف تقليل حالة الزحام بالتوجيه املستمر للضيوف دون تضجر‪.‬‬
‫‪ -5‬مراقبة حالة املكان سواء الننافة‪ ،‬األضرار اليت حتدث‪ ،‬املخاطر احملتملة وتسجيلها وإطالع‬
‫اإلدارة العليا بذلك الختاذ الالزم‪.‬‬
‫‪ -6‬تطبيق العقوبات الصارمة جتاه الضيوف غري املتقيدين باألننمة‪.‬‬
‫‪ -7‬تننيم حركة سري السيارات‪.‬‬
‫االتفاق عليه مسبقاً‪.‬‬ ‫‪ -8‬تطبيق خطة اإلخالء الطارئة كما‬
‫‪ -9‬مالحنة حركة األفراد وتسجيل املالحنات املشتبه بها‪.‬‬
‫‪ -10‬تهيدة املوظفني بزي موحد‪.‬‬
‫‪ -11‬تزويد املوظفني بوسيلة اتصال‪.‬‬
‫‪ -12‬حضو ر االجتماعات الدورية اليت تعقدها اإلدارة قبل احلدث وبعده ملناقشة ما سيتم عمله‬
‫باإلضافة إىل تاليف األخطاء اليت حدثت سابقاً‪.‬‬
‫‪ -13‬تطبيق خطة جتريبية إلدارة احلشود يف املكان ملعرفة مدى فهم املوظفني ملهامهم‪.‬‬

‫‪22‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫رابعاً‪ :‬إجراءات خطة الطوارئ‪:‬‬

‫هي حلظة تقديم خدمات اإلخالء يف منطقة اخلطر‪ ،‬كما أنها تتطلب إسعاف املصابني‬

‫‪ -1‬توزيع خطة الطوارئ كتابياً قبل بدء الفعالية وتطبيقها ميدانياً للتأكد من فهم مجيع‬
‫املوظفني هلا‪.‬‬
‫‪ -2‬يتم تطبيقها حلنة وجود اخلطر العالي‪.‬‬
‫‪ -3‬يتم التدخل من مجيع اجلهات املعنية‪.‬‬
‫‪ -4‬التدخل يف حلنة وجود‪ :‬انفجار‪ ،‬انهيار‪ ،‬تدافع مميت‪ ،‬حريق‪ ،‬فيضان‪ ،‬زلزال‪ ،‬ريا‬
‫عاتية‪...........‬‬
‫‪ -5‬إطالق صافرات اإلنذار‪.‬‬
‫‪ -6‬تسجيل مجيع احلاالت املشتبه بها وإبالغ اجلهات املسؤولة‪.‬‬
‫‪ -7‬مساعدة اجلرحى واملصابني‪.‬‬

‫ج‪ -‬للعامة‪.‬‬ ‫ب‪ -‬للموظفني‪.‬‬ ‫نقل املعلومات وتكون على ا لنحو التالي‪ :‬أ‪ -‬للجهات املسؤولة‪.‬‬
‫أ‪ -‬للجهات املسؤولة‪:‬‬
‫‪ -1‬سرعة نقل املعلومة فكل ثانية تأخري قد حتدث ت يري ًا جذرياً‪.‬‬
‫‪ -2‬حتديد اجلهة املسؤولة اليت ستتواصل مع اجلهات ذات العالقة بالطوارئ‪.‬‬
‫‪ -3‬كيف سيتم نقل املعلومة عن طريق‪ ( :‬اهلاتف‪ ،‬خطاب رمسي‪ ،‬الربيد االلكرتوني‪،‬‬
‫فاكس)‪.‬‬
‫‪ -4‬توضيح املعلومة‪ :‬كخطر اجلسور والكباري‪ ،‬انهيارات صخرية‪ ،‬سيول جارفة‪،‬‬
‫حريق‪ ،‬أعمال إرهابية وختريبية‪ ،‬حاالت اختناق‪ ،‬تفشي أمراأ‪.)......‬‬
‫‪ -5‬التوصيف الدقيق للحالة‪ ،‬مثال‪ :‬جتمع ما يقارب ‪ 50‬فرداً من الشباب من إحدى‬
‫اجلنسيات واألعمار من ‪ 50 – 30‬يرتدون ثياباً أو بدالت لون أمحر وحيملون حقائب ص رية‬
‫يف منطقة اخليام رقم ‪ 23‬ويتوجهون إىل منطقة املطاعم رقم ‪ 70‬مع ذكر شعارات طائفية‪.‬‬
‫حاالت تسمم‪ ( :‬تسمم عدد ‪ 30‬شخص ممن تناولوا طعام ‪ ......‬من مطعم‪ .............‬ومصابون‬
‫باألعراأ‪.)......‬‬
‫‪ -6‬تعبدة قائمة من املعلومات تناسب كل حالة‪.‬‬

‫‪23‬‬
‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫ب‪ -‬للموظفني‪:‬‬
‫‪-1‬حتديد طبيعة اخلطر‪ :‬حريق‪ ،‬تدافع‪...........‬اخل‪.‬‬
‫‪ -2‬حتديد املكان‪.‬‬
‫‪ -3‬بيدة املكان واملخاطر اليت قد حتدث نتيجة الكارثة‪.‬‬
‫‪ -4‬ما ينب ي فعله ( خطة اإلخالء والطوارئ)‪.‬‬
‫‪ -5‬تنبيه اجلميع بأهمية تدوين املالحنات واملراقبة‪.‬‬
‫‪-6‬استخدام الكامرات لتحديد اخلطر وما ينب ي اجراءه‪.‬‬

‫ج‪ -‬للعامة‪:‬‬
‫‪-1‬التوضيح املسبق لطرق اإلخالء وإتباع اإلرشادات‪.‬‬
‫‪ -2‬إطالق صافرات اإلنذار‪.‬‬
‫‪ -3‬توضيح اخلطر احملدق بأسلوب غري مربك‪.‬‬
‫‪-4‬التنبيه ا ينب ي عمله والطرق اليت ينب ي سلوكها‪.‬‬
‫‪ -5‬توضيح منطقة التجمع وحتديدها يف أماكن معروفة ومتوفرة‪.‬‬
‫‪-6‬مشاركة املوظفني يف خطة اإلخالء‪.‬‬
‫‪-7‬املنع السريع ملن يتوجه ملوقع احلدث‪.‬‬
‫‪ -8‬إرسال رسائل على اهلواتف إن أمكن‪.‬‬
‫‪ -9‬استخدام الراديو أو التلفاز أو بهما معاً لمعالن عن املخاطر‪.‬‬
‫‪ -10‬حث املرتددين على السري ليسرعوا أكثر‪.‬‬
‫‪ -11‬يف حال توقف السري فهذا يعين وجود منطقة م لقة ينب ي السعي حللها‪.‬‬
‫‪ -12‬إذا مل يتجاوب بعض األفراد للتعليمات ينب ي التوجه إىل احلاالت األكثر خطورة‪.‬‬

‫‪24‬‬
‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫خامساً‪ :‬االتصال والتواصل‬

‫مركز القيادة والتواصل (مكتب خاص‪ ،‬خيمة يف موقع احلدث‪ ،‬برج استطالع‪....‬‬
‫‪-1‬ميلك خطة واضحة جلميع معامل احلدث‪.‬‬
‫‪-2‬ميلك خطة الطوارئ واإلخالء‪.‬‬
‫‪ -3‬ميلك أمساء وهواتف مجيع اجلهات املعنية باحلدث‪.‬‬
‫‪-4‬ميلك أمساء وهواتف املشرفني يف موقع احلدث‪.‬‬
‫‪-5‬أجهزة اهلواتف األمنية‪.‬‬
‫‪ -6‬يتابع شاشات املراقبة باستمرار‪.‬‬
‫‪-7‬ميلك العاملني فيها سرعة البديهة وتوقع األحداث املستقبلة‪.‬‬
‫‪-7‬التواصل مع املوظفني واحلشود بشكل سريع وواضح‪.‬‬
‫‪-8‬خدمات الرتمجة لعدة ل ات الستقبال اتصاالت احلشود‪.‬‬

‫معلومات مهمة يتم توضيحها للعامة عن طريق‪:‬‬

‫‪ -1‬إعالنات يف وسائل املواصالت املتعددة‪.‬‬
‫‪ -2‬لوحات توضيحية ملكان احلدث واملواعيد يف الطرقات‪.‬‬
‫‪ -3‬طباعة إجراءات اإلخالء يف التذكرة‪.‬‬
‫‪ -4‬الدعاية واإلعالم‪ (.‬التلفاز‪ ،‬اجلرائد‪....‬‬
‫‪ -5‬لوحات إعالنية ضخمة لتوضيح طرق السري‪ ،‬املمنوعات‪ ،‬إرشادات السالمة‪....‬‬
‫‪ -6‬ارقام اهلواتف املهمة‪.‬‬

‫سادساً‪ :‬مراقبة احلشود‬

‫‪ -1‬بناء ننام متكامل من املراقبة‪.‬‬
‫‪ -2‬املراقبة الشاملة حلالة احلشود وليس زاوية واحدة‪.‬‬
‫‪ -3‬مراقبة توزيع احلشود على املساحات يف املوقع‪.‬‬
‫‪ -4‬الوقاية قبل وقوع املشكلة‪.‬‬
‫‪ -5‬اإلحصاء الدقيق حلالة دخول الناض ملوقع احلدث ومتى ينب ي االغالق‪.‬‬
‫‪ -6‬تبادل املعلومات السريع بني املوظفني واإلدارة‪.‬‬

‫‪25‬‬
‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫سابعاً‪ :‬مراجعة اخلطط‬

‫‪ -1‬مراجعة خطة إدارة احلشد يف املناسبة والتأكد من توائمها مع بقية اخلطط‪.‬‬
‫‪ -2‬إشراك فريق العمل يف مراجعة اخلطط‪.‬‬
‫‪ -3‬مراجعة اخلطة قد يكون وقد إدارة احلشد ننراً لألحداث اليت قد تطرأ‪.‬‬
‫‪ -4‬مراجعة تطبيق إدارة احلشد بالتزامن مع الوقت‪.‬‬
‫تطبيقه يف األحداث الناجحة السابقة وتطبيقها مع ما سيتم‪.‬‬ ‫‪ -5‬مراجعة ما‬
‫‪ -6‬تفادي األخطاء اليت وقعت يف األحداث السابقة يف احلدث املقبل‪.‬‬

‫‪26‬‬
‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫مراحل إدارة الفعاليات‬

‫يوجد مخسة مراحل إلدارة الفعالية ميكن تفصيلها على النحو التالي‪:‬‬
‫أوالً‪ :‬ما قبل الفعالية‪.‬‬ ‫‪. 1‬‬

‫‪ -1‬دراسة السوق‪.‬‬
‫ثانياً‪ :‬مرحلة الوصول‪.‬‬ ‫‪. 2‬‬
‫‪ -2‬اختيار نوع الفعالية‪.‬‬ ‫ثالثاً‪ :‬مرحلة التش يل‪.‬‬ ‫‪. 3‬‬
‫‪ -3‬حتديد الشرائح املستهدفة‬ ‫رابعاً‪ :‬مرحلة امل ادرة‪.‬‬ ‫‪. 4‬‬
‫‪ -4‬حتديد املكان والوقت ومدة الفعالية‪.‬‬ ‫خامساً‪ :‬مرحلة ما بعد امل ادرة‪.‬‬ ‫‪. 5‬‬
‫‪ -5‬جتهيز أو استدجار املوقع وإعداد‬
‫خريطة التأجري للمواقع واحملالت‪.‬‬
‫التخطيط‬
‫‪ -6‬تسعري التذاكر واخلدمات املقدمة‪.‬‬
‫‪ -7‬التواصل مع اجلهات املختصة‪.‬‬
‫‪ -8‬اختيار املوظفني والتدريب والتهيدة‪.‬‬
‫‪ -9‬استقطاب شركاء إلجنا الفعالية‬

‫‪-1‬وسائل التواصل االجتماعي‪.‬‬

‫‪-2‬التلفاز‪ ،‬الصحافة‪ ،‬اجلرائد‪.‬‬
‫أوالً‬
‫‪ -3‬املواقع اإللكرتونية‪.‬‬ ‫التسويق واالعالن‬
‫ما قبل الفعالية‬
‫‪-4‬الدعوات الرمسية للشركات وكبار‬
‫الشخصيات واملشاهري‪.‬‬
‫‪ -6‬وسائل التواصل االجتماعي‪.‬‬
‫‪ -7‬الزيارات التسويقية‪.‬‬
‫‪-8‬اإلعالن يف الطرقات ومناطق التجمع‬
‫للشرا املستهدفة‬

‫استقبال طلبات استدجار املواقع‬ ‫‪-1‬‬

‫( للمعارأ واملناسبات التجارية )‬
‫استقبال طلبات‬
‫استقبال طلبات التسجيل‬ ‫‪-2‬‬
‫املشاركات‬
‫للحضور‪.‬‬
‫‪ -3‬تنسيق حجوزات النقل واإليواء واألغذية‬

‫‪27‬‬
‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫‪ -1‬االستقبال يف املطار وحمطات‬

‫القطار لكبار الشخصيات أو‬
‫الراغبني يف ذلك‪.‬‬
‫االستقبال‬
‫‪ -2‬جتهيز احلماية واألمن لكبار‬
‫الشخصيات‪ ،‬واملشاهري‪.‬‬
‫‪ -3‬التوصيل ملقر السكن أو الفعالية‪.‬‬

‫إعداد البطاقات لضيوف الفعالية‬ ‫‪-1‬‬

‫يف املؤمترات واالجتماعات الرمسية بناء‬ ‫إصدار البطاقات أو‬ ‫ثانياً‪:‬‬
‫على سجل احلضور عن طريق املوقع‬ ‫مرحلة الوصول‬
‫التذاكر‬
‫االلكرتوني للفعالية‪.‬‬
‫حتديد السعر املناسب للضيوف‬ ‫‪-2‬‬
‫(كبار ‪ +‬ص ار )‬
‫‪ -3‬اختيار موقع مناسب ملكتب االستقبال‬
‫أو لشباك التذاكر‪.‬‬

‫تننيم حركة السري من وإىل‬ ‫‪-1‬‬

‫املوقع‪.‬‬
‫االستعانة باجلهات األمنية‪.‬‬ ‫‪-2‬‬ ‫حركة املرور‬
‫‪ -3‬توظيف موظفني للقيام بأعمال التننيم‪.‬‬

‫‪28‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫‪-1‬حتفيز املوظفني لتقديم خدمة متميزة‬

‫ومستمرة لضيوف الفعالية‪.‬‬
‫املوارد البشرية‬
‫‪-2‬متابعة أداء املوظفني ومدى تقيدهم‬
‫بتنفيذ خطة تنفيذ الفعالية‪.‬‬ ‫واملالية‬
‫‪-3‬املراقبة املالية ملصادر الدخل واإلنفاق‪.‬‬

‫‪ -1‬ت طية احلدث إعالمياً جبميع الوسائل‪.‬‬

‫‪ -2‬التأكد من استمرار تطبيق األننمة وعدم‬
‫وجود أحداث خمالفة للننام وا داب‪.‬‬
‫‪-3‬مراقبة حالة احتشاد الناض يف الفعالية‪.‬‬
‫‪ -4‬تفادي وجود خماطر على ضيوف الفعالية‪.‬‬
‫الكهربائية ( اإلضاءة‪ ،‬التكييف‪)...‬‬
‫ثالثاً‪:‬‬
‫‪ -5‬التأكد من توفر التجهيزات التقنية‬ ‫بيئة الفعالية‬
‫مرحلة التشغيل‬
‫( امليكروفونات‪ ،‬مساعات‪ ،‬حاسب‪،‬‬
‫انرتنت‪)....‬‬
‫‪-6‬اإلستمرار يف زيادة استقطاب ضيوف‬
‫ومشاركني أثناء الفعالية‪.‬‬
‫‪-7‬احملافنة على البيدة واملمتلكات العامة‬
‫واخلاصة من العبث والتخريب‪.‬‬

‫‪ -1‬التأكد من مدى راحة السيا للفعالية‬

‫واالستماع إىل مالحناتهم وتنفيذ ما‬
‫أمكن‪.‬‬
‫‪-2‬التأكد من راحة الضيوف املهمني مدة‬
‫السياح والضيوف‬
‫مكوثهم يف الفعالية‪ ،‬سواء أثناء وجودهم‬
‫يف الفعالية أو يف السكن أو املواصالت‪.‬‬
‫‪-2‬‬

‫‪29‬‬
‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫‪ -1‬تكريم الرعاة واملشاركني‪.‬‬

‫‪ -2‬توديع السيا والضيوف‪.‬‬
‫املوارد البشرية‬
‫‪ -3‬إغالق احلسابات مع املستثمرين‬
‫والشركاء‪.‬‬ ‫واملالية‬
‫‪ -4‬مكافأة املوظفني والشباب‬
‫املتطوعني‬

‫‪ -1‬التأكد من إنهاء الفعالية دون أضرار‬

‫تدافع أو أعمال ش ب وخمالفات وترك‬
‫خملفات‪.‬‬
‫بيئة الفعالية‬ ‫رابعاً‪:‬‬
‫‪-2‬احملافنة على البيدة واملمتلكات العامة‬
‫مرحلة املغادرة‬
‫واخلاصة من عبث امل ادرين‪.‬‬
‫‪-3‬تقييم الفعالية من قِبل ضيوف احلدث‬
‫وكذلك الشركاء واملستثمرين واملقر‬
‫املستضيف‪.‬‬

‫‪ -1‬متابعة احلركة املرورية للم ادرين‬

‫وضمان عدم التزاحم‪.‬‬
‫‪-2‬التأكد من توفر وسائل املواصالت‬
‫العامة‪.‬‬ ‫احلركة املرورية‬
‫‪-3‬توصيل الضيوف املهمني للجهات اليت‬
‫يرغبونها سواء املطار أو مقر اإلقامة‪.‬‬

‫‪30‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫‪-1‬يستمر تقييم الفعالية حتى بعد رحيل‬

‫السيا والضيوف بعدة وسائل‪:‬‬
‫أ‪ -‬إرسال بريد إلكرتوني للمشاركني‬
‫حيوي رابط استبيان‪.‬‬
‫ب‪ -‬متابعة ردود الفعل عن طريق وسائل‬ ‫تقييم اخلدمات‬
‫التواصل االجتماعي‪.‬‬
‫ج‪ -‬التواصل اهلاتفي مع بعض السيا‬
‫واملشاركني والتعرف على مدى رضاهم عن‬
‫الفعالية‪.‬‬

‫‪-1‬تقوم اللجنة أو الشركة املننمة بدراسة‬

‫حاالت عدم الرضا والسعي إىل تصحيحها يف‬ ‫دراسة حاالت‬ ‫خامساً‪:‬‬
‫الفعاليات القادمة‪ ،‬وباملقابل دراسة حاالت‬ ‫ما بعد املغادرة‬
‫الرضا واالستمرار يف تعزيزها وتطويرها يف‬
‫املناسبات القادمة‪.‬‬
‫‪-3‬اختاذ قرارات توظيف أو تسريح موظفني‪.‬‬

‫‪-1‬التوسع يف إقامة فعاليات ومناسبات‬

‫متنوعة‪.‬‬
‫‪-2‬توقيع مفاهمات وعقود مع شركات‬
‫وجهات أخرى لتعزيز العالقة وتنفيذ‬ ‫اخلطط املستقبلية‬
‫فعاليات أخرى‪.‬‬
‫‪-3‬السعي إىل استدامة الفعاليات الناجحة‪.‬‬

‫‪31‬‬
‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫التمرين الثاني‪ :‬تعداد مراحل إدارة أهم فعالية تقام يف املنطقة‪.‬‬

‫اسم الفعالية ( ‪)........................................‬‬

‫العمليات اليت تتم يف كل مرحلة‬ ‫املرحلة‬
‫‪-1‬‬
‫‪-2‬‬
‫‪-3‬‬ ‫(مرحلة ما قبل الوصول)‬
‫‪-4‬‬
‫‪-5‬‬
‫‪-1‬‬
‫‪-2‬‬
‫‪-3‬‬ ‫(مرحلة الوصول)‬
‫‪-4‬‬
‫‪-5‬‬
‫‪-1‬‬
‫‪-2‬‬
‫‪-3‬‬ ‫(مرحلة التشغيل)‬
‫‪-4‬‬
‫‪-5‬‬
‫‪-1‬‬
‫‪-2‬‬
‫‪-3‬‬ ‫(مرحلة املغادرة)‬
‫‪-4‬‬
‫‪-5‬‬
‫‪-1‬‬
‫‪-2‬‬
‫‪-3‬‬ ‫(مرحلة ما بعد املغادرة)‬
‫‪-4‬‬
‫‪-5‬‬

‫‪32‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫الوحدة الثالثة‪ :‬ختطيط الفعاليات‬

‫ال شك أن من أهم أساسيات النجا لكل مشروع هو التخطيط الواضح والشامل املبين على أسس‬
‫علمية وواقعية لكي يؤتي مثرته على أكمل وجه‪ .‬ويف هذا الباب سيتم شر عوامل النجا لتخطيط‬
‫الفعاليات واملناسبات‪ ،‬والعوامل املؤثرة‪ ،‬وطرق تقييم الفعالية‪.‬‬

‫عوامل النجاح لتخطيط الفعالية‬

‫من أجل حتقيق رضا السيا والشركاء واملشاركني يف الفعالية فإنه ينب ي السعي إىل إعداد خطة‬
‫متقنة حتوي جدول أعمال زمين يكون يف أساسه صلب مع وجود مرونة للتعديل يف بعض بنوده إذا‬
‫تطلب األمر؛ ومن أهم هذه العوامل ما يلي‪:‬‬
‫أوالً‪ :‬اختيار فكرة الفعالية واملناسبة‪ :‬يتحقق جنا الفعالية بناء على متيزها سواء يف أسبقيتها أو‬
‫طريقة تقدميها للضيوف‪ .‬ويف هذه املرحلة ينب ي األخذ بعني االعتبار اإلجابة على األسدلة التالية‪:‬‬
‫هل ستحقق الفعالية رؤية ورسالة وأهداف مننم الفعالية‪.‬‬ ‫أ‪-‬‬
‫هل سبق وأن تقديم الفعالية أم ال‪ ،‬فإذا كانت قد حدثت فكيف كانت‬ ‫ب‪-‬‬
‫نتائج تلك الفعالية؟‬
‫هل يوجد فجوة يف السوق لتقديم هذه الفعالية؟‬ ‫ت‪-‬‬
‫هل يوجد طلب وحاجة هلذا النوع من الفعاليات يف منطقتك؟‬ ‫ث‪-‬‬
‫هل تتوفر مجيع اإلمكانيات املادية والبشرية لتنفيذ الفعالية؟‬ ‫ج‪-‬‬
‫هل سيدعم اجملتمع‪ ،‬واجلهات احلكومية‪ ،‬والتشريعية‪ ،‬واألمنية‪،‬‬ ‫‪-‬‬
‫والقطاع اخلاص هذه الفعالية؟‬
‫هل يتوفر الدعم املالي؟ وكيف سيتم توفريه‪.‬‬ ‫خ‪-‬‬
‫هل ستكون هذه الفعالية مستدامة؟‬ ‫د‪-‬‬
‫هل ميكن أن تنمو وتتطور هذه الفعالية؟‬ ‫ذ‪-‬‬
‫هل ميكن جلب ضيوف جدد أو عدد أكرب من الضيوف والسيا عن‬ ‫ر‪-‬‬
‫الفعالية اليت سبقت؟‬

‫‪33‬‬
‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫ثانياً‪ :‬إيصال الرؤية واملهمة‪ :‬لتحقيق نتائج أفضل؛ يتوجب على املننم توضيح رؤية ومهمة الفعالية‬
‫حتى يتم توحيد مجيع شركاء النجا حوهلا وعدم احلياد عنها‪ .‬قد يكون مننم الفعالية على‬
‫علم ا يقوم به؛ ولكن بقية أعضاء الفريق ال يدركون متام ًا إىل ماذا تريد أن تصل إليه؛ وهنا‬
‫نشري لطريقة صياغة الرؤية واملهمة‪:‬‬
‫ينب ي أن يكون صياغة الرؤية يف مجلة واحدة قصرية حتوي دالالت ملا تريد أن حتققه‬ ‫أ‪-‬‬
‫يف املستقبل‪.‬‬
‫صياغة املهمة تكون كذلك حتت أهداف الرؤية وتعطي تفاصيل حمددة ومجل قصرية‬ ‫ب‪-‬‬
‫توضح طريقة حتقيق األهداف‪.‬‬
‫البد أن تكون الرؤية واملهمة واقعية وميكن حتقيقها‪.‬‬ ‫ت‪-‬‬

‫مثال على ذلك‪ :‬الرؤية‪ :‬أن حتقق فعالية التمور جائزة التميز السياحي للعام ‪.2019‬‬
‫املهمة‪ :‬تقديم فعالية التمور بطابع ثقايف اذب مجيع الزوار من مناطق اململكة‬
‫واخلليج‪ ،‬لتسهم يف زيادة إنتاج التمور لتحقق دخل اقتصادي جمزي ملالك املزارع‬
‫واملوظفني والدولة واألسر املنتجة‪.‬‬

‫‪34‬‬
‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫ثالثاً‪ :‬وضع أهداف ذكية ‪ :SMART Objectives‬وهي كلمة ذات دالل يقصد بها‪:‬‬
‫‪S‬‬ ‫‪M‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪T‬‬
‫‪Specific‬‬ ‫‪Measurable‬‬ ‫‪Achievable‬‬ ‫‪Relevant‬‬ ‫‪Time-Based‬‬
‫حمدد‬ ‫قابل للقياض‬ ‫ميكن حتقيقه‬ ‫ذو أهمية‬ ‫إطار زمين‬

‫‪ - 1‬حمدد‪ :‬ال بد أن يكون اهلدف من الفعالية واضح وحمدد؛ إذا كنت ترغب جذب سيا‬
‫من خارج املنطقة؛ فمن هم هذه الشرحية وكيف ستصل إليهم؟‬
‫بيعها‪.‬‬ ‫‪ - 2‬قابل للقياض‪ :‬كم عدد زوار الفعالية؟ ميكن حساب من عدد التذاكر اليت‬
‫‪ - 3‬ميكن حتقيقه‪ :‬عند وضع هدف مثل السعي إىل جذب ‪ 1000‬عائلة للفعالية‪ ،‬علماً أن‬
‫توقيت الفعالية تزامن مع بداية االختبارات املدرسية فإن هذا سيكون صعب املنال‪.‬‬
‫‪ - 4‬ذو أهمية‪ :‬عند إقامة فعالية تستهدف بها اجملتمع احمللي‪ ،‬فإنه من غري اجملدي زيادة‬
‫التكاليف جلذب سيا من خارج املنطقة‪.‬‬
‫‪ - 5‬إطار زمين‪ :‬ال بد أن يكون لكل هدف إطار زمين له بداية ونهاية‪.‬‬

‫‪35‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫رابعاً‪ :‬تنفيذ حتليل ‪ :SWOT Analysis‬وهي اسرتاتيجية مفيدة قبل تنفيذ الفعاليات وتعين‪:‬‬
‫‪S‬‬ ‫‪W‬‬ ‫‪O‬‬ ‫‪T‬‬
‫‪Strengths‬‬ ‫‪Weaknesses‬‬ ‫‪Opportunities‬‬ ‫‪Threats‬‬
‫نقاا القوة‬ ‫نقاا الضعف‬ ‫الفرص‬ ‫التهديدات‬

‫قبل تنفيذ الفعالية؛ ينب ي معرفة املؤثرات الداخلية واخلارجية احمليطة بالفعالية ومدى تأثريها‬
‫السليب واإلاابي‪.‬‬
‫‪ - 1‬نقاا القوة‪ :‬ويقصد بذلك معرفة نقاا القوة اليت ميتلكها مننم الفعالية ومنها خربة‬
‫موظفيه يف تننيم الفعاليات‪.‬‬
‫‪ - 2‬نقاا الضعف‪ :‬عند التعرف على نقاا الضعف؛ فإنه يسهل البحث عن سبل تقويته‪،‬‬
‫مثال عدم وجود قدرة مادية كافية لتحمل مجيع أعباء الفعالية؛ واحلل سيكون البحث‬
‫عن رعاة وداعمني للفعالية‪.‬‬
‫‪ - 3‬الفرص‪ :‬ما هي الفرص املتاحة واليت ميكن اقتناصها لتنفيذ الفعالية؛ مثال ذلك وجود‬
‫دعم مالي من مؤسسات حكومية وخاصة تسعى تعزيز صناعة الفعاليات‪.‬‬
‫‪ - 4‬التهديدات‪ :‬مما يعني على تقليل املخاطر معرفة التهديدات اليت قد حتدث أثناء الفعالية؛‬
‫ومثال ذلك األمطار والريا ‪ ،‬وبناء على ذلك يُنصح تابعة مواقع األرصاد اجلوية للتعرف‬
‫على حالة الطقس الختاذ االحتياطات الالزمة لتجنب وقوع كوارث‪.‬‬

‫‪36‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫خامساً‪ :‬اختيار املكان والوقت‪ :‬وهذا بكل تأكيد من أكثر العوامل إسهاماً يف جنا الفعالية‪ .‬يُسبب‬
‫التقليل من شأن اختيار املكان والوقت فشل لكثري من الفعاليات؛ لذلك ال بد من تقدير كل شيء‬
‫وإعطاءه حقه من التفكري والتخطيط السليم‪ .‬عند اختيار مكان مناسب للفعالية فإن هذا سيدعم‬
‫جناحها وسيؤدي إىل تقديم حدث يتالئم مع طبيعة املكان‪ ،‬فال ميكن إقامة مؤمتر علمي يف‬
‫منطقة مكشوفة‪ ،‬وال يشبع رغبات السيا عند تقديم فعالية تراثية يف قاعة مؤمترات‪ ،‬فإذا كان‬
‫لكل مقام مقال فكذلك لكل حدث مكان‪ .‬كما أن منح وقت كاف للتخطيط يف إقامة الفعالية‬
‫سيسهم يف تذليل الكثري من التحديدات ومنها احلصول على دعم مالي‪ ،‬وتسويق جيد للفعالية‪،‬‬
‫وتوظيف املؤهلني‪.‬‬

‫أهم عوامل النجا يف اختيار املكان‪:‬‬

‫‪ - 1‬سعة املكان للحضور‪ ،‬وكذلك مدى وجود فرص لتوسعة املعرأ يف حال تطلب ذلك‪.‬‬
‫‪ - 2‬توفر مواقف للسيارات‪ ،‬وكذلك وسائل النقل العام‪.‬‬
‫‪ - 3‬مناسبة املكان حملتوى الفعالية وربط املناسبة باملكان ليكون جتربة فريدة للحضور‪.‬‬
‫‪ - 4‬سهولة الوصول ملقر الفعالية من خالل اللوحات اإلعالنية والبنى التحتية‪.‬‬
‫‪ - 5‬مناسبة املكان جلميع شرائح اجملتمع؛ األطفال‪ ،‬كبار السن‪ ،‬ذوي االحتياجات اخلاصة‪.‬‬
‫‪ - 6‬توفر التجهيزات املناسبة إلجنا الفعالية‪.‬‬
‫‪ - 7‬عدم وجود خماطر على الضيوف من سوء األحوال اجلوية‪.‬‬
‫‪ - 8‬عدم وجود عوائق يف اختيار املكان مثل؛ التكلفة الباهنة‪ ،‬التصاريح‪ ،‬الصيانة‪،‬‬
‫ساعات اإلغالق وفتح املكان‪ ،‬توفر مكاتب لمدارة‪.‬‬
‫‪ - 9‬بيدة مهيأة وننيفة تقدم خدمات دورات املياه املعقمة‪.‬‬
‫‪ - 10‬بعض الفعاليات يتطلب توفر خدمات مساندة مثل حمالت التسوق‪ ،‬واملطاعم‪.‬‬

‫‪37‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫أهم عوامل النجا يف اختيار الوقت‪:‬‬

‫‪ - 1‬مناسبة التوقيت حملتوى الفعالية‪ :‬الفعاليات الرتفيهية واملسلية تكون يف فرتة نهاية‬
‫األسبوع واإلجازات‪ .‬الفعاليات العلمية تكون أيام العمل والدراسة‪.‬‬
‫‪ - 2‬اختيار الوقت ا يتناسب مع احلدث؛ فعالية يوم السياحة العاملي‪...‬‬
‫‪ - 3‬أال يتعارأ توقيت الفعالية مع فعاليات أخرى حتقق اهلدف ذاته‪ ،‬وجتذب الشرحية‬
‫املستهدفة‪ .‬يُنصح االطالع على جدول الفعاليات باملوقع اإللكرتوني ملرجع الفعالية‪.‬‬
‫وباملقابل السعي إىل تسجيل هذه الفعالية يف املوقع االلكرتوني ونشرها حتى ال تتعارأ‬
‫مع فعالية أخرى قد حتدث يف وقت الحق‪.‬‬
‫‪ - 4‬أال يكون املكان املستهدف إلقامة الفعالية حمجوزاً لفعالية أخرى‪.‬‬
‫‪ - 5‬االستفادة القصوى من الفعاليات واألنشطة األخرى اليت تقام يف مقر الفعالية الرئيسية‪.‬‬
‫‪ - 6‬جتنب اختيار توقيت لفعاليات أخرى قد تؤثر يف توفري خدمات الفنادق واملواصالت‪...‬‬
‫‪ - 7‬جتنب اختيار توقيت يكون فيه أعمال إصالحات وصيانة للطريق أو مقر الفعالية‪.‬‬

‫‪38‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫العوامل املؤثرة يف الفعاليات واملناسبات‬

‫يوجد العديد من العوامل اليت قد تُحدث خسائر يف األروا أو مالية إذا مل يتم وضعها يف عني‬
‫االعتبار قبل وأثناء الفعالية‪ .‬يوجد أداة التحليل ‪ PESTLE‬واليت تسهل التعرف على أكثر‬
‫املؤثرات حدوثاً‪:‬‬

‫بيدية ‪Environment‬‬
‫األمطار والسيول‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫الريا ‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫سياسية ‪Political‬‬
‫التكتالت احلزبية والشعارات الطائفية‪.‬‬ ‫‪.1‬‬ ‫اهلزات األرضية والزالزل‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫التخريب املتعمد‪.‬‬ ‫‪.2‬‬ ‫احلر أو الربد الشديد‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫استخدام اإلعالم لتوجيه الرأي العام‪.‬‬ ‫‪.3‬‬ ‫انتشار األوبدة‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫انتشار غازات سامة‪.‬‬ ‫‪.6‬‬
‫انتشار حشرات ضارة وناقلة للعدوى‪.‬‬ ‫‪.7‬‬

‫اقتصادية ‪Economic‬‬ ‫أنظمة وتشريعات ‪Legal‬‬

‫‪ -1‬تهيدة املشاريع العمالقة‪.‬‬ ‫‪-1‬الفتوى‪.‬‬
‫‪ -2‬تهيدة التجهيزات البسيطة وذات التأثري‬
‫‪PESTLE Analysis‬‬ ‫‪ -2‬وضع اخلطط للواقع واملستقبل‪.‬‬
‫العميق‪.‬‬ ‫‪ -3‬تراخيص احلج للشركات‪.‬‬
‫‪ -2‬مدى استطاعة األفراد احلصول على‬
‫‪ -4‬توزيع الفدات واملواقع‪.‬‬
‫اخلدمة الكاملة‪.‬‬
‫‪ -5‬تقنني األعداد البشرية‪.‬‬

‫تقنية ‪Technological‬‬
‫اجتماعية ‪Social‬‬ ‫‪ -1‬كامرات املراقبة‪.‬‬
‫‪ -1‬مدى تعاون اجملتمع يف إجنا إدارة احلشود ويكون ذلك بعدة طرق‬ ‫‪-2‬وسائل االتصال والتواصل االجتماعي‪.‬‬
‫( العمل التطوعي‪ ،‬االلتزام بالتوجيهات‪...‬‬ ‫‪ -3‬التطبيقات الذكية إلدارة احلشود‬
‫‪ -4‬ثقافة الضيوف‪.‬‬ ‫‪ -4‬األساور االلكرتونية‬

‫‪39‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫تقييم الفعالية‬
‫من أجل حتقيق جودة عالية يف تقديم اخلدمات‪ ،‬وتدارك األخطاء ونقاا الضعف أثناء وبعد الفعالية‬
‫فإنه من الواجب إجراء تقييم لبيدة الفعالية وما حتويه من أنشطة وجتهيزات مادية وبشرية وعمليات‬
‫التش يل وتقديم اخلدمات‪.‬‬
‫ميكن تقييم الفعالية بعدة طرق ومنها‪:‬‬
‫‪ - 1‬اجلوالت الرقابية اليت تقوم بها اإلدارة للتأكد من مدى تطبيق اخلطة اليت رمستها مسبقاً‬
‫للفعالية‪.‬‬
‫‪ - 2‬التقييم عن طريق املالحنة جملريات الفعالية وما قد حيدث من أخطاء أو مستجدات مل‬
‫تكن متوقعة‪.‬‬
‫‪ - 3‬سؤال الضيوف شفهياً عن مدى استمتاعهم للفعالية وما ميكن تداركه أو تقدميه يف‬
‫األيام التالية‪.‬‬
‫‪ - 4‬يف نهاية كل يوم‪ ،‬يتم توزيع استبانة ورقية للضيوف موضحاً فيها كل ما يتعلق ببيدة‬
‫الفعالية ويقوم الضيف بتعبدتها وتسليمها يف لالستقبال‪.‬‬
‫‪ - 5‬يتم إرسال استبانة على رابط إلكرتوني لربيد الضيوف ليقوموا بتعبدة االستبيان يف الوقت‬
‫الذي يناسبهم‪.‬‬
‫ماذا بعد ذلك؟‬
‫لتحقيق استدامة للفعالية واملناسبة فإن على إدارة تننيم الفعالية مهمة حتليل الت ذية الراجعة مما‬
‫سبق؛ والسعي إىل حتقيق رغبات الضيوف وعدم إهماهلا‪.‬‬

‫‪40‬‬
‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫منوذج تقييم فعالية‬

‫فعالية مهرجان عكاظ‬
‫شعار منظم‬
‫شعار الفعالية‬ ‫الفعالية‬
‫فعالية مهرجان عكاظ‬

‫اسم املشارك ( اختياري)‪............................ :‬‬

‫هاتف التواصل‪....................................:‬‬
‫التقييم‬ ‫ما مدى رضاك عن التالي‬
‫غري راض أبداً‬ ‫غري راض‬ ‫راض‬ ‫راض جدًا‬ ‫الفعالية بشكل عام‬

‫غري راض أبداً‬ ‫غري راض‬ ‫راض‬ ‫راض جداً‬ ‫جتهيزات اخليام‬

‫غري راض أبداً‬ ‫غري راض‬ ‫راض‬ ‫راض جداً‬ ‫متثيل األدوار‬

‫غري راض أبداً‬ ‫غري راض‬ ‫راض‬ ‫راض جداً‬ ‫وضوح الصوت أثناء أداء العروض‬

‫غري راض أبداً‬ ‫غري راض‬ ‫راض‬ ‫راض جداً‬ ‫أزياء مقدمي العروض‬

‫غري راض أبداً‬ ‫غري راض‬ ‫راض‬ ‫راض جداً‬ ‫اإلضاءة املستخدمة يف العروض‬

‫غري راض أبداً‬ ‫غري راض‬ ‫راض‬ ‫راض جداً‬ ‫املواصالت العامة‬

‫غري راض أبداً‬ ‫غري راض‬ ‫راض‬ ‫راض جداً‬ ‫خدمات األغذية واملشروبات‬

‫غري راض أبداً‬ ‫غري راض‬ ‫راض‬ ‫راض جداً‬ ‫خدمات الضيوف ( دورات املياه ‪ +‬النظافة )‬

‫غري راض أبداً‬ ‫غري راض‬ ‫راض‬ ‫راض جداً‬ ‫اإلعالن والدعاية املسبقة للمهرجان‬

‫غري راض أبداً‬ ‫غري راض‬ ‫راض‬ ‫راض جداً‬ ‫الربوشورات واملعلومات املقدمة فيها‬

‫غري راض أبداً‬ ‫غري راض‬ ‫راض‬ ‫راض جداً‬ ‫خدمات التواصل اهلاتفي‬

‫غري راض أبداً‬ ‫غري راض‬ ‫راض‬ ‫راض جداً‬ ‫تقديم اخلمة من قبل موظفي املهرجان‬

‫غري راض أبداً‬ ‫غري راض‬ ‫راض‬ ‫راض جداً‬ ‫ممشى الضيوف حول مضمار اخليل والعروض‬

‫مالحظات أخرى ترغب إضافتها‪..................................................................................:‬‬

‫ماذا حتب أن تشاهد يف املستقبل‪..................................................................................:‬‬

‫‪41‬‬
‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫التمرين الثالث‪ :‬تقوم كل جمموعة باختيار أهم فعالية يف منطقتهم وحتدد عوامل النجاح وكذلك العوامل املؤثرة فيها‬
‫وتقييم الفعالية‪.‬‬
‫اسم الفعالية( ‪)......................................................‬‬
‫العوامل املؤثرة يف الفعالية‬ ‫عوامل النجاح‬

‫تقييم الفعالية‪:‬‬

‫‪42‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫الوحدة الرابعة‪ :‬التسويق ورعاية الفعاليات‬

‫يعترب التسويق من أهم اسرتاتيجيات النجا للكثري من املشاريع ال سيما مع ظهور تقنيات‬
‫ووسائل جذب حديثة‪ .‬وسيتم التطرق يف هذا الفصل إىل أساليب التسويق املساعدة يف جذب‬
‫الضيوف والسيا إىل الفعالية وبالتالي حتقيق مزيد من األربا باإلضافة إىل تعريف الناض بهذه‬
‫الوجهة السياحية‪.‬‬
‫‪ 7Ps‬املزيج التسويقي‬
‫تعترب ‪ 7Ps‬بوصلة التحرك اليت ينب ي على مننمي الفعاليات واملشاريع االعتماد عليها لتسويق‬
‫فعالياتهم؛ لكونها شاملة جلميع اسرتاتيجيات التسويق‪ .‬الشكل التالي يوضح معنى ‪7Ps‬‬

‫السعر‬
‫‪Price‬‬
‫املنتج‬ ‫العروض‬
‫‪Product‬‬ ‫‪Promotion‬‬

‫املزيج التسويقي‬
‫عمليات‬ ‫الدليل المادي‬
‫التشغيل‬
‫‪7Ps‬‬ ‫‪Physical‬‬
‫‪evidence‬‬
‫‪Process‬‬

‫املكان‬ ‫الناس‬

‫‪Place‬‬ ‫‪Peopel‬‬

‫هذه السبعة ركائز للمزيج التسويقي ويتطلب من مننمي الفعاليات االستعانة بها يف التسويق‬
‫لفعالياتهم‪:‬‬
‫السعر‪ :‬تسعري املنتج باسرتاتيجية دقيقة الخرتاق السوق وجذب مشرتين‪.‬‬ ‫‪. 1‬‬
‫العروأ‪ :‬وتشمل الدعاية بأنواعها‪ ،‬األسعار املخفضة‪ ،‬احلزم البيعية‪ ،‬اهلدايا‪.‬‬ ‫‪. 2‬‬
‫الدليل املادي‪ :‬توصيات املستخدمني السابقني‪،‬‬ ‫‪. 3‬‬
‫الناض‪ :‬مؤسسي الشركة‪ ،‬املوظفون‪ ،‬ثقافاتهم‪ ،‬خدمة الضيوف‪.‬‬ ‫‪. 4‬‬
‫املكان‪ :‬منافذ التوزيع‪ ،‬الوسطاء‪ ،‬اإلنرتنت‪.‬‬ ‫‪. 5‬‬
‫عمليات التش يل‪ :‬تقديم اخلدمات‪ ،‬الشكاوى‪ ،‬الوقت املست رق للرد‪.‬‬ ‫‪. 6‬‬
‫املنتج‪ :‬العالمة التجارية‪ ،‬املنتج‪ ،‬أهمية املنتج‪ ،‬اجلودة‪.‬‬ ‫‪. 7‬‬

‫‪43‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫أساليب التسويق‬
‫للتسويق دور حيوي يف إيصال املعلومة للعامة وبالتالي حضور أكرب عدد ممكن من الفدات‬
‫املستهدفة‪ .‬وينب ي هنا إعداد خطة عمل لتنفيذ دعاية وتسويق حيقق نتائج إاابية ويلفت انتباه‬
‫اجلميع‪ .‬كما يتطلب هذا العمل ختصيص موظفني على كفاءة عالية يف هذا التخصص‪.‬‬
‫يوجد ثالث وجهات رئيسية للتسويق‪:‬‬
‫‪ . 1‬املطبوع‪ :‬ويشمل ما يلي‪:‬‬
‫أ‪ .‬طباعة صفحة واحدة حتوي معلومات عن الفعالية يتم إرساهلا للصحف واجلرائد لتقوم‬
‫باإلعالن عنها‪.‬‬
‫ب‪ .‬طباعة بوسرتات وتوزيعها يف املناطق اليت يكثر فيها جتمع فدات اجملتمع املستهدفة‪.‬‬
‫ت‪ .‬طباعة بروشور سهل وبسيط وجاذب حيوي معلومات عن احلدث ومن أهم املعلومات ما‬
‫يلي‪:‬‬
‫‪ -‬عنوان الفعالية وشعارها‪ :‬يكون واضح‪.‬‬
‫‪ -‬مقر الفعالية‪ :‬يتم ذكر املدينة‪ ،‬واملكان‪.‬‬
‫‪ -‬التاريخ والوقت‪ :‬تاريخ ووقت بدء الفعالية وانتهاءها‪ ،‬وتواريخ مواعيد اجللسات إن‬
‫ختصيص مواعيد لكل جنس‪.‬‬ ‫وجد‪ ،‬ومواعيد النساء والرجال يف حال‬
‫‪ -‬الرعاة‪ :‬يتم توزيع الرعاة وأحجام الشعارات وفق االتفاق املسبق‪.‬‬
‫‪ -‬وسائل التواصل‪ :‬اهلاتف‪ ،‬والربيد االلكرتوني‪.‬‬
‫‪ -‬ذكر أمساء كبار الشخصيات‪ ،‬أو مهمني‪ ،‬أو املتحدث‪.‬‬
‫‪ . 2‬اإلعالم‪ :‬من املهم جداً ت طية الفعالية إعالمياً من القنوات الفضائية سواء احمللية أو العامة‪،‬‬
‫وكذلك النشر عن طريق الراديو بذكر الفعالية وأهميتها ومتيزها عن سابقتها‪ .‬تبدأ الت طية‬
‫اإلعالمية للفعالية قبل إطالقها بفرتة كافية وعند افتتاحها وتستمر حتى االنتهاء‪.‬‬
‫‪ . 3‬الرقمي‪ :‬ويشمل التالي‪:‬‬
‫‪ -‬تسجيل الفعالية يف التقويم املخصص لقائمة الفعاليات اليت ستحدث يف املنطقة‪.‬‬
‫‪ -‬وسائل التواصل االجتماعي‪ :‬ويشمل فيسبوك‪ ،‬واتساب‪ ،‬تويرت‪ ،‬سناب شات‪،‬‬
‫انستجرام‪ ،‬يوتيوب وغريها‪.‬‬
‫‪ -‬موقع إلكرتوني‪ :‬تصميم موقع إلكرتوني خمصص للفعالية يوضح مجيع املعلومات‬
‫اليت ختص الفعالية‪ ،‬والتسجيل‪ ،‬والتواصل اهلاتفي‪ ،‬واملشاركة بأوراق عمل‪.‬‬

‫‪44‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫مشاركة الرعاة‬
‫قبل البدء بذكر أهمية الرعاة والفوائد اليت ستتحقق للطرفني؛ ادر بنا أن نوضح مفهوم الرعاة‪.‬‬
‫الرعاة‪ :‬هم املؤسسات سواء احلكومية أو اخلاصة أو خريية وتقدم دعماً مالياً ملننم الفعالية‪ ،‬أو‬
‫تقدم منتجاتها أثناء الفعالية باجملان لتحصل على فرصة التسويق لعالمتها التجارية ومنتجاتها يف‬
‫هذا احلدث الذي امع العديد من شرائح اجملتمع‪.‬‬

‫أوالً‪ :‬من وجهة نظر الراعي‬

‫‪ .1‬تعزيز صورة وهوية الشركة لدى الناض‪.‬‬
‫ثانياً‪ :‬من وجهة نظر منظم الفعالية‬ ‫لدى‬ ‫جديدة‬ ‫نتجات‬ ‫التعريف‬ ‫‪.2‬‬
‫‪ .1‬احلصول على دعم مالي‪.‬‬ ‫الشركات‪.‬‬
‫‪ .2‬مساهمة الرعاة يف التسويق‪.‬‬ ‫فوائد الرعاية‬ ‫‪ .3‬سهولة الوصول ملنطقة جتمع بشري‬
‫‪ .3‬مساهمة الرعاة يف تقديم خدمات‬ ‫يكون فيه فدتهم املستهدفة‪.‬‬
‫متنوعة (أوراق ‪ +‬باصات ‪ +‬أجهزة ‪+‬‬ ‫‪ – 4‬الدعاية قبل احلدث وأثناء احلدث وبعد‬
‫حقائب ‪ +‬أغذية ومشروبات)‪.‬‬ ‫احلدث‬
‫‪ .4‬تقليل التكلفة‪.‬‬ ‫‪-5‬اإلعالن يف الصحف والربوشورات‬
‫‪ -6‬ذكر اسم الراعي يف منصة احلفل‪.‬‬
‫‪ – 7‬حجز طاولة ومقاعد للرعاة‬
‫تقديم تذاكر جمانية للرعاة‬ ‫‪- 8‬‬

‫اسرتاتيجيات اختيار الراعي املناسب‬

‫ليس كل مؤسسة حكومية أو خاصة مناسبة لفعاليتك‪ ،‬ولن تكون كثري من املؤسسات على‬
‫استعداد لرعاية فعاليتك‪ .‬السر يف ذلك يكمن يف عدم وجود مصلحة مشرتكة بني املننم والراعي‬
‫يف هذه الفعالية ألنها ال تتالئم مع طبيعة الرعاة وفداتهم املستهدفة‪.‬‬
‫خطوات اختيار الرعاة‪:‬‬
‫‪ . 1‬إجراء عصف ذهين لتسجيل مجيع املؤسسات والشركات اليت تتالئم طبيعة عملها مع الفعالية‪.‬‬
‫‪ . 2‬البحث يف رؤية ورسالة الشركات للتعرف على توجهاتها وبالتالي اختيار األقرب ألهداف الفعالية‪.‬‬
‫‪ . 3‬التواصل مع الرعاة وطلب الرعاية وفق عروأ يقدمها املننم أو التفاوأ بني الطرفني‪.‬‬
‫‪ . 4‬توقيع االتفاقية بني الطرفني وااللتزام بها على مدى إقامة الفعالية‪.‬‬

‫‪45‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫تصنيف الرعاة‬
‫تعترب اسرتاتيجية تصنيف الرعاة ومنح متيز لكل صنف من الوسائل الناجحة إلقناع راعي بتقديم‬
‫املزيد من الدعم‪ ،‬وعليه يستطيع الرعاة األكثر دعماً احلصول على متيز أكثر يف إبراز عالمتهم‬
‫التجارية‪ ،‬ومواقع مميزة يف التسويق ملنتجاتهم وخدماتهم‪ .‬ويف ختام الفعالية يتم تكريم الرعاة بناء‬
‫على األكثر دعماً فاألقل‪.‬‬

‫بعض األمثلة لتصنيف الرعاة‪:‬‬

‫ما بعد الرعاية‬
‫لتدعيم الشراكة مع الرعاة؛ فإنه من الواجب توضيح أبرز السمات واإلحصاءات املتعلقة بالفعالية‪،‬‬
‫ومن أهمها‪:‬‬
‫عدد من حضر الفعالية‪.‬‬ ‫‪. 1‬‬
‫عدد الصحف واجملالت ومواقع االخبار اليت ذكرت هذا احلدث‪.‬‬ ‫‪. 2‬‬
‫عدد الربوشورات اليت توزيعها وحتوي أمساء الرعاة‪.‬‬ ‫‪. 3‬‬
‫شهادات الشكر والتقدير اليت حصلت عليها هذه الفعالية‪.‬‬ ‫‪. 4‬‬
‫أهم األمساء البارزة اليت حضرت الفعالية‪.‬‬ ‫‪. 5‬‬
‫إرسال خطاب شكر للرعاة مع إرفاق مادة إعالمية وثقت الفعالية‪.‬‬ ‫‪. 6‬‬

‫‪46‬‬
 ‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫دراسة حاالت لفعاليات‬

‫أوالً‪ :‬املهرجان الوطين للرتاث والثقافة (اجلنادرية)‪ :‬يعترب هذا املهرجان من أجنح الفعاليات يف‬
‫اململكة‪ ،‬حيث يقدم العديد من األنشطة والربامج املتنوعة ما بني اهلادف‪ ،‬واملسلي‪ ،‬والفنون‪،‬‬
‫واألعمال احلرفية‪ ،‬واملسابقات‪ ،‬واألغذية واملشروبات‪.‬‬
‫سنة البدء‪1405 / 7 / 2 :‬ها‬ ‫إقامة الفعالية‪ :‬سنوي‪،‬‬ ‫املقر‪ :‬الرياأ‪،‬‬
‫املننم‪ :‬احلرض الوطين‪.‬‬
‫اهلدف‪ :‬إبراز أهم السمات الرتاثية والثقافية اليت تتمتع بها مناطق اململكة العربية السعودية والسعي‬
‫إىل احملافنة عليها‪.‬‬
‫عدد الزوار‪ 13 :‬مليون زائر يف عام ‪2018‬م‬
‫أسباب النجا ‪:‬‬
‫‪ - 1‬حيقق رضا مجيع أطياف اجملتمع لكونه يعزز القيمة التارخيية والرتاثية للمناطق‪.‬‬
‫‪ - 2‬يقدم أنشطة متنوعة تالئم مجيع األعمار‪.‬‬
‫‪ - 3‬ليس فيه تأثريات سلبية على الثقافة والبيدة والرتاث‪.‬‬
‫‪ - 4‬الدعم اجملزي من قبل اجلهات العليا للدولة‪.‬‬

‫ثانياً‪ :‬معرأ ‪ Expo‬العاملي‪ :‬هو معرأ دولي يتنقل من دولة ألخرى إلظهار أهم منجزاتها‪ ،‬ويقدم‬
‫عروأ جتارية ويتنوع يف طريقة عرضه حبسب كل دولة‪.‬‬
‫املننم‪ :‬الدولة املستضيفة‪.‬‬
‫سنة البدء‪1851 :‬م‬
‫كازاخستان‪ ،‬أستانا ‪2017‬‬
‫عدد احلضور‪ 3.800.00 :‬مليون‪،‬‬
‫جمموع عدد الصفقات التجارية وصل إىل ‪ 1.900‬مليار وتسعمائة مليون دوالر‪.‬‬
‫توفر ا الف من الوظائف‪.‬‬
‫أكثر من ‪ 6000‬آالف فعالية على مدى ‪ 3‬أشهر من معرأ ‪Expo‬‬

‫‪47‬‬
‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫التمرين الرابع‪ :‬تقوم كل جمموعة بابتكار فعالية ثم جتيب على التالي‪:‬‬

‫اإلجابات‬ ‫األسئلة‬
‫‪-1‬‬
‫‪-2‬‬
‫‪-3‬‬ ‫أهداف الفعالية‬
‫‪-4‬‬
‫‪-5‬‬
‫‪-1‬‬
‫‪-2‬‬
‫‪-3‬‬ ‫الشرائح املستهدفة‬
‫‪-4‬‬
‫‪-1‬‬
‫‪-2‬‬ ‫مكان وتاريخ انعقاد الفعالية‪:‬‬
‫‪-3‬‬ ‫وتوضيح سبب اختيار املكان‬
‫‪-4‬‬ ‫والتاريخ‬
‫‪-5‬‬
‫‪-1‬‬
‫‪-2‬‬ ‫اخلدمات املقدمة يف الفعالية‬
‫‪-3‬‬
‫‪-4‬‬
‫‪-5‬‬
‫‪-1‬‬
‫‪-2‬‬
‫‪-3‬‬ ‫طرق التسويق للفعالية‬
‫‪-4‬‬
‫‪-5‬‬

‫‪48‬‬
‫إدارة الفعاليات واملناسبات‬ ‫اإلدارة العامة للمناهج‬

‫املراجــع‬

‫املرجع‬ ‫الرقم‬
‫) أهمية صناعة السياحة والضيافة باململكة العربية‬2016( ‫ سلطان‬،‫ال سعيد‬
1
2030 ‫ رؤية‬:‫السعودية‬
.‫) إدارة احلشود‬2018 ( ‫ سلطان‬،‫ال سعيد‬ 2
:‫ اننر‬:‫مليون زائر‬13 ‫ » تسجل أعلى حضور بـ‬32 ‫) «الجنادرية‬2018 ( ‫االقتصادية‬
3
http://www.aleqt.com/2018/03/02/article_1341906.html

:‫ اننر‬.‫ ) الصفحة الرئيسية‬2018 ( ‫املهرجان الوطين للرتاث والثقافة‬ 4

http://www.janadria.org.sa/Pages/default.aspx
Academia Publishing House (2013) Different types of conferences . Conference Proceedings in Academia.
Conference Pape. 5
Health and Safety Executive. (2000) Managing crowds safety a guide for organisers at events and venues. 6
National Retail Federation (2014) Effective Crowd Management Guidelines on maintaining the safety and
security of your customers, employees and store. The voice of Retail. 7
Tewari, Jr. (2009) hotel front office: operations and management. Oxford Higher education. 8
EventScotland (2006) Events Management : A practical guide. 9
First Time Event Planning Guide ( 2016 ) Rochester Downtown Alliance. 10

49