Archief & Documentatie

SE-5
 Secretariaatspraktijk (SE-5)

Hoofdstuk 1 Coderen en decoderen

§1.1 Inleiding
In dit hoofdstuk leer je:
 Wat codes zijn
 Waarom ze gebruikt worden
 De voordelen van codes
 Welke eisen eraan gesteld worden

§1.2 Coderen en decoderen

Coderen: Dit is het geven van een cijfer, letter, teken, kleur of symbool of een combinatie daarvan
aan een persoon of zaak.

Voorbeelden: - je identiteitsnummer van Aruba bestaat uit:

Twee laatste cijfers van je geboortejaar, geboortemaand, geboortedag, 2 cijferig nummer
Geboortedatum 19 april 1980 ------> id. nr.: 80.04.19.45

Decoderen: Dit is het aan de hand van een code terugzoeken van de omschrijving van een persoon of zaak.
Klas 2S2 ----> 2e klas, richting secretarieel, klas 2 (want er zijn twee groepen)

§1.3 Codes: soorten en eisen

Soorten codes: 1. Numerieke codes code bestaat uit alleen nummers
2. Alfabetische codes code bestaat uit alleen letters
3. Alfanumerieke codes code bestaat uit nummers en letters

Eisen van een code

1. Een code moet eenvoudig en systematisch zijn
2. Een code moet zo kort mogelijk zijn
3. De codes moeten van gelijke lengte zijn
4. De code moet uitgebreid kunnen worden
5. De code moet voor één uitleg vatbaar zijn (dus het kan maar op 1 manier te lezen zijn)
6. De code moet goed leesbaar zijn
7. De code moet gemakkelijk gesorteerd en geselecteerd worden

§1.4 Voordelen van het gebruik van een code

Voordelen van een code:
 Tijdbesparing: een code lezen of schrijven gaat sneller dan een omschrijving geven
 Ruimtebesparing: een code vraagt minder ruimte dan de hele omschrijving
 Minder kans op fouten: door gebruik van verschillende kleuren, symbolen of tekens valt het
gelijk op als er iets niet op de juiste plaats staat. Hierdoor zullen er \
minder fouten gemaakt worden.
 Snellere ordening: sorteren, selecteren of rangschikken gaat sneller met een code dan
zonder code.
 Vertrouwelijkheid: buitenstaanders kennen de betekenis van de code niet, dit is bij

3 | Archief & Documentatie SE-5

 vertrouwelijke gegevens erg belangrijk.
§1.5 Codestelsels
Er zijn in totaal 6 codestelsels nl:
1. Basisarchief code
2. Volgorde code
3. Groepscode
4. Blokcode
5. Kettingcode
6. Symbolencode

Hieronder volgt een uitleg van elk van deze codes:

§1.5.1 Basisarchiefcode
Basisarchiefcode Dit is een decimale code van de Vereniging Nederlandse Gemeenten
(VNG) die door bedrijven en organisaties gebruikt worden. Aan de hand van
de BasisArchiefCode wordt het classificatienummer bepaald.
Voorbeeld:

4 1

3 2

- De cirkel stelt onze school voor, de bestaat uit 4 units nl: 1 Unit Economia
2 Unit Ciencia & Technologia
3 Unit Salubridad & Servicio
4 Unit Hospitality

- De unit Economia bestaat uit 2 richtingen nl: 10 Administratie

11 Secretariaat

- De afdeling Administratie heeft de richtingen: 101 Financiële Administratie

102 Commerciële Dienstverlening
103 Toeristische Administratie

- Elke leerjaar heeft een nummer .1 leerjaar 1

.2 leerjaar 2
.3 leerjaar 3
.4 leerjaar 4

- Als er meerdere klassen zijn dan heeft ook de klas een nr 1 klas 1
2 klas 2
3 klas 3

4 | Archief & Documentatie SE-5

 Leg uit wat het volgende betekent voor een student:
Ana Garcia 102.32
Dit betekent dat Ana Garcia een student is bij: EPI
Unit Economia
Richting Administratie
Commerciële Dienstverlening
3e leerjaar
Klas 2

§1.5.2 Volgorde code

Volgordecode: Dit is de eenvoudigste code en zijn aaneengesloten nummers of letters die
wel allemaal dezelfde lengte moeten hebben.
Voorbeeld: 0001; 0002; 0003 et cetera ( en niet 1; 2;
3;…10;11;12…100;101…ze moeten allemaal dezelfde lengte hebben
§1.5.3 Groepscode
Groepscode: Dit is een uitbreiding van de volgordecode alleen voordat je de artikelen of
documenten van een cijfer voorziet moet je het te coderen materiaal eerst in
groepen indelen.

Voorbeeld: Voetbalspelers van RCA

A001 speler 001 in divisie mini mini baby (A)
A002 speler 002 in divisie mini mini baby (A)
B001 speler 001 in divisie mini baby (B)
B002 speler 002 in divisie mini baby (B)
C001 speler 001 in divisie baby (C)
C002 speler 002 in divisie baby (C)
Elke divisie heeft een hoofdletter en vervolgens het volgnummer van de speler in zijn divisie.

§1.5.4 Blokcode
Blokcode: Er wordt voor elke groep(een blok) een serie letters of cijfers of een
combinatie hiervan gereserveerd.
Voorbeeld:
In klas 2S word er bij de notatie van de studenten gebruik gemaakt van de
blokcode op de volgende manier:
001 tot en met 006 studenten van wie de naam met een A begint
007 tot en met 012 studenten van wie de naam met een B begint
013 tot en met 018 studenten van wie de naam met een C begint
Enzovoorts

Nadeel van de blokcode: je moet van te voren goed opletten dat de grootte van het blok groot
genoeg is, want je kunt het blok niet groter maken nadat je al bezig
bent met dit systeem.

5 | Archief & Documentatie SE-5

 §1.5.5 Kettingcode
Kettingcode: Dit is systeem die gebruik maakt van een aantal aaneengesloten gecodeerde
kenmerken, eigenschappen, kleuren en formaten van een object .
Voorbeeld:

Code bij WEMA van een schroef: 7 A 30 B MB 42

Dit betekent: 7 = de dikte in mm (7mm)
A = de soort kop (ronde kop = A)
30 = de lengte in mm (lengte 30mm)
B = de metaalsoort (ijzer = B)
MB = metaalschroefbolkop
42 = 4e rij; 2e laadje

§1.5.6 Symbolencode
Symbolencode: Dit is het systeem dat gebruik maakt van pictogrammen om iets duidelijk te
maken.
Voorbeeld van een toiletaanwijzing:

§1.6 Samenvatting

6 | Archief & Documentatie SE-5

Hoofdstuk 2 Archief opzetten
§2.1 Inleiding
Archiveren Dit is een samenwerking tussen de archiefverzorg(st)er en
degenen die de archiefstukken produceren.

De archivistische regels zijn gemaakt om:

- De archiefverzorgers te helpen de gezochte dossiers en archiefstukken sneller te traceren.

Documenten die niets met de organisatie te maken hebben, mogen dus niet in een archief opgenomen
worden.

§2.2 Documenten en dossiers rangschikken

Documenten en dossiers worden op basis van bepaalde kenmerken gerangschikt nl:
1. Zaak
2. Onderwerp
3. Datum
4. Alfabet
5. Systeem
6. Numeriek

Kenmerken van een dossier:

1. Het begrip dossier slaat op de documenten en niet op de verpakking/omslag.
2. Op de tabstroken komt de volledige omschrijving van het dossier te staan.
3. Op de map zelf komt een omschrijving met daarop het gemeenschappelijke kenmerk van alle dossiers
in de map.
4. Chronologie is één van de belangrijkste ordeningskenmerken.

§2.3 Dossiervorming
Het belangrijkste werk van de dossiervormer is:
- Kennis verwerven
- Behouden van het reilen en zeilen van de eigen organisatie. (alles wat er gaande is in een
organisatie)

Dit wordt gedaan door:

- Formele stukken te lezen (organisatieplannen/jaarnota’s etc)
- Wet- en regelgeving kennen op grond waarvan de organisatie zijn taken uitvoert.

7 | Archief & Documentatie SE-5

 §2.3.1 Feitelijke dossiervorming
Voorbereiding (het opbergen van losse stukken in dossiers).

1. Controleren of er geen
acties meer volgen
2.Beslissen om al dan niet te
archiveren (ja of nee)

3. Zo nee: Vernietigen 4. Zo Ja: controleren op volledigheid

5.Losse stukken voorzien

van classificatienummer
(Basisarchiefcode)
6.Stukken op volgorde
van classificatienummer
7.Dossiers bij gecodeerde stukken
zoeken of nieuw dossier maken
8. Bepalen of de stukken daadwerkelijk in
dat dossier thuishoren
9. Welke wijze wordt er geordend?
(Alfabetisch/numeriek?)
10 Stukken in een geautomatiseerd
systeem verwerken vb. Excel
11. Materiaal verzorgen
(vb. nietjes/paperclips
verwijderen)
§2.3.2 Dossiervorming en dossieromschrijving maken
De dossier vorming gebeurt in twee stappen:
- De zaak bepalen
- De dossieromschrijving maken of aanpassen

§2.3.3 Dossier verpakken en opbergen

1. Dossier verpakken
a) Nieuwe dossiermap maken
b) Bestaande dossiermap aanvullen
2. Dossiers opbergen in de kast op de juiste plaats

8 | Archief & Documentatie SE-5

§2.4 Archiefvorming
Archiefvorming: Dit is het systematisch opbergen van documenten.

Het dossier: Dit zijn documenten die betrekking hebben op één bepaalde zaak . Een dossier geeft
dus een totaalbeeld van de behandeling van één zaak.

§2.5 Materiele zorg

Om het archief goed te onderhouden, moet er aan het materiaal de nodige zorg worden besteed nl:
- Zippel: rechts in het dossier rijgen, waardoor stabiliteit van de bevestiging van de stukken
ontstaat.
- Perforator: deze dient afgesteld te worden op A4 formaat
- Tabstroken: de omschrijving moet overeen komen met de inhoud van het stuk
- Nietjes/paperclips: moeten verwijderd worden

§2.6 Samenvatting

9 | Archief & Documentatie SE-5

Hoofdstuk 3 Archief beheer
§3.1 Inleiding
Goed archiefbeheer leidt tot besparing van tijd en ruimte. Een archief is voor alle gebruikers pas toegankelijk
als er zeer nauwkeurig en gedisciplineerd gewerkt wordt ten aanzien van o.a.:

1. het behandelen van de dossiers;

2. het uitlenen van dossier(s);
3. het verwijderen van stukken uit dossiers.

§3.2 Behandelen van dossiers

Als een stuk gearchiveerd moeten worden zet de beleidsmedewerker een A(Archief) rechtsboven op het stuk

Op de dossiers wordt aangegeven:

- de inhoud (dossiertitel),
- de code,
- het jaartal
- een uniek dossiernummer.

Dit betekent dat ieder dossier in het archief een eigen nummer heeft.

Informatiedragers worden opgeborgen aan de hand van:

1. een systeem van alfabetische, chronologische numerieke of alfanumerieke volgorde
2. een systeem waarbij op ONDERWERP wordt geordend (hierbinnen kan ook op alfabetische,
chronologische numerieke of alfanumerieke volgorde worden geordend)

Opbergen van informatie:

- papieren informatiedragers (vb. brief, map, dossier)
- digitale informatiedragers (vb. cd, usb, external harddrive, database)

§3.3 Uitlenen van dossiers

Uitleenkaart een kaart waarom staat wie en waarom bepaalde informatie uit een dossier heeft
Uitgeleend. Zodat men kan traceren als er bepaalde informatie kwijt is of ontbreekt.

§3.4 Verwijderen van stukken uit dossiers

Soms moeten stukken uit dossiers gehaald worden om:
- Gekopieerd te worden

Belangrijk hier bij is dat:

- De stukken week TERUG geplaatst worden zodat ze niet KWIJTRAKEN

10 | Archief & Documentatie SE-5

§3.5 Verwerking rapporten, boekwerken en vergaderstukken
Verwerking van:
1. Rapporten en boekwerken
Dit kan beter in een aparte verzameling zoals bijv. een BIBLIOTHEEK

Dit doe je op de volgende manier:

- Je maakt een kopie van de titelpagina.
- Deze titelpagina neem je op in het archief met vermelding van de plaatsingscode in de
verzameling.

2. Vergaderstukken (van o.a. de stuurgroep, projectgroep, projectbureau, voorzittersoverleg en de

verschillende werkgroepen)
Deze dienen in een afzonderlijke verzameling, alfabetisch geordend, geplaatst te worden.

§3.6 Documenten bewaren en vernietigen

Vernietigen Dit is je materiaal zodanig bewerken dat het niet meer leesbaar is. Voorbeelden:
informatie dat met potlood geschreven is uitgummen.

Vertrouwelijke bedrijfsgegevens , die vernietigd mogen worden, kunnen beter in een papiervernietiger
vernietigd worden.

Als je werkt in een organisatie, moet je weten welke vernietigingstermijnen er gelden voor welke stukken.

Vernietigingstermijnen (de voorwaarden voor vernietiging):

 Wat moet bewaard en wat moet vernietigd worden?
 Hoe lang moet het bewaard worden?
 Wie moet het bewaren?
 Waar moet het bewaard worden?
 Wie moet documenten vernietigen?
 Op welke manier moet er vernietigd worden?

Vernietigingslijst: een lijst waarop staat hoe lang een organisatie een document bewaart of moet
bewaren. Per informatiedrager wordt er een vernietigingstermijn vastgesteld.

§3.7 Opschonen archief

Opschonen: Het definitief verwijderen van stukken uit het archief
Selectielijst: Dit is een lijst die als hulpmiddel gebruikt kan worden bij het opschonen van
archieven.

Dit is belangrijk omdat:

- Wettelijke regels (bepaalde documenten zijn verplicht om te bewaren)
- Bedrijfsregels (het beleid/bestuur van de organisatie heeft bepaalde regels waar aan voldaan
moet worden)
- Persoonlijke regels (sommige informatie is overbodig en staat alleen maar in de weg)

11 | Archief & Documentatie SE-5

 §3.7.1 Wettelijke regels
In de Algemene Wet Rijksbelastingen(AWR) staat dat alle bedrijven en instellingen hun
administratiegegevens 10 jaar moeten bewaren.

Voorbeelden van administratiegegevens:

- Declaraties
- Dagafschriften
- Balansen
- Facturen
- Kasstukken
AWR zegt dat alles gegevens :
1. Binnen een redelijke tijd
2. Raadpleegbaar en
3. Controleerbaar moeten zijn.

§3.7.2 Bedrijfsregels
Bedrijfsregels regels die door het bedrijf zelf zijn vastgesteld hoelang het bedrijf bepaalde
documenten zal bewaren. Meestal is dit langer dan de wettelijke regels.

Denk hierbij aan documenten zoals:

- Taxatierapporten van gebouwen
- Licenties, processchema’s en recepten
- Productiestaten, voorraadstaten, microfiches
- Regelingen van arbeidsvoorwaarden, veiligheid etc.

§3.7.3 Persoonlijke regels

Deze regels hebben betrekking op documenten van persoonlijke waarde zoals bv:
- Eigen aantekeningen over besprekingen en lezingen
- Herinneringen
- Foto’s

Deze regels mag iedereen voor zichzelf bepalen terwijl de wettelijke en bedrijfsregels door iemand
anders worden vastgesteld

§3.8 Documentenregistratie
Alleen alle relevante gegevens van een bedrijf moeten worden geregistreerd

Registratie van documenten kan gebeuren onder de volgende kenmerken:

1. Naw gegevens
2. Initialen
3. Data
4. Kenmerk
5. Onderwerp

Uitleenkaart: kaart waarop staat wie en wanneer iemand een dossier heeft geleend

12 | Archief & Documentatie SE-5

§3.9 Herindelen dossier
Als een dossier te groot wordt kan je:
1. Het dossier opsplitsen in het dynamisch archief en in het statisch archief (als je bepaalde documenten
niet direct nodig hebt
(er twee dossiers van maken bijvoorbeeld een van 2014-2015 en een nieuw dossier van 2015-2016)
2. Het dossier opspitsen in sub dossiers: in elk sub dossier zet je een afgerond onderwerp (deze methode
gebruik je als je alle documenten nog wel nodig hebt.

Dynamisch archief: dit is het archief wat dagelijks/vaak gebruikt word. Dit archief ligt bij de hand op
kantoor.

Statisch archief: dit is het archief van documenten die niet meer in gebruik zijn maar die wel nog
bewaard moeten worden. Meestal is dit op een andere locatie en niet binnen
handbereik.

§3.10 Veiligheid en beveiliging

Sommige documenten zijn vertrouwelijk en andere niet.
Als de documenten en dossiers vertrouwelijk zijn dan :
- Zijn ze opgeborgen in een kast met sleutel
- Wordt er gebruik gemaakt van een wachtwoord zodat alleen 1 iemand bij de gegevens op de
computer kan komen.
- Ze kunnen ook opgeborgen zijn in een kluis, safe of brandkast: voor bescherming tegen inbraak of
brand
- Informatie wordt ook opgeslagen op magneetband, film, diskette, cd-rom, external harddrive
Deze manier van opbergen kan niet tegen veel hitte anders worden ze onleesbaar.

§3.11 Optimaliseren toegankelijkheid archief

Voorsorteermap: dit is een map waarin je de stukken zet die nog opgebergd moeten worden. De map
heeft een nummering van 31 dagen (alle dagen in 1 maand)
wacht niet te lang met sorteren anders als het document nodig is je niet precies weet
waar het is, want het is nog niet gesorteerd.

§3.12 Rappelleren
Rappel: dit is een herinneringsbriefje voor iets wat nog gebeurd moet worden.
Voorbeeld: een rappel voor het beantwoorden van de brief binnen twee weken.

§3.13 Samenvatting

13 | Archief & Documentatie SE-5

Hoofdstuk 4 Ordeningsplan
§4.1 Inleiding
Als je een archief gaat opzetten, Is het verstandig gelijktijdig een ordeningsplan te maken met als doel aan te geven
hoe je de documenten in het archief ordent. Een ordeningsplan is van essentieel belang als je mensen moet
inwerken. Een ordeningsplan is een schema voor de indeling van een te vormen archief en de rangschikking van zijn
bestanddelen.

§4.2 Ordeningsplan
Ordeningsplan: een schema voor de indeling van een te vormen archief en de rangschikking van zijn
Bestanddelen

Archiefschema: een schema van de indeling van een reeds gevormd archief

§4.3 Classificeren
Classificeren: Dit is een methode die de onderlinge verbanden weergeeft.
Bekend voorbeeld: - Universele Decimale Classificatie (UDC)
In dit systeem zijn alle onderwerpen die in de wereld voorkomen, opgenomen.

Voorbeeld van een eigen classificatiemodel:

Op kantoor willen we de inventaris classificeren en dat kan bijvoorbeeld op de volgende manier:
040 stoelen
041 tafels
042 kasten
043 computers
044 etc.

Als we verder gaan met stoelen (040) dan kan dit onderverdeeld worden in:
040.1 bureaustoelen (voor op het kantoor)
040.2 houten stoelen (voor in de klassen)
040.3 vergaderstoelen (voor in de vergaderruimte)
040.4 keukenstoelen (voor in de bedrijfskeuken)

Hier kunnen we weer verder classificeren door bijv:

040.11 stoffen bureaustoelen
040.12 leren bureaustoelen

§4.4 Trefwoorden

Trefwoord: karakteristieke woorden die de inhoud van een document aanduiden.

Archiveren met behulp van trefwoorden is altijd: alfabetisch

Voordeel van trefwoorden:

- Het is makkelijk terug te vinden

- Het archief is toegankelijk en makkelijk te overzien

Nadeel van trefwoorden:

- Ze zijn vaan subjectief

14 | Archief & Documentatie SE-5

Er zijn twee soorten trefwoorden:

1. ruime trefwoorden
2. nauwe trefwoorden.

Voorbeeld: I
BV als directie onderwijs een dossier wil maken van de middelbare school EPB dan kunnen ze de volgende
trefwoorden gebruiken:
Ruim Trefwoord Nauw Trefwoord
- La Salle College
- EPB
Middelbare Scholen Aruba - Maria College
- Juliana School
- Mon Plaisir College

Voorbeeld: II
Maar omdat er meerdere locaties van de EPB bestaan kan Directie Onderwijs ook de volgende trefwoorden
gebruiken:
Ruim Trefwoord Nauw trefwoord
- EPB Hato
EPB - EPB San Nicolas
- EPB Sta. Cruz

§4.4.1 Trefwoordenregister
Trefwoordenregister: Dit is een register waarin de trefwoorden alfabetisch gerangschikt staan.

Trefwoorden archief  trefwoorden register  dit kan op 2 manieren nl: 1. Handmatig

2. Elektronisch

Voorbeeld trefwoordenregister:
Middelbare scholen Aruba
Middelbare scholen Aruba -- EPB
Middelbare scholen Aruba -- La Salle College
Middelbare scholen Aruba -- Maria College
Middelbare scholen Aruba -- Juliana School
Middelbare scholen Aruba -- Mon Plaisir College

Of

EPB  Hato
EPB  San Nicolas
EPB  Sta. Cruz

§4.5 Verschillen tussen classificatiesysteem en trefwoordensysteem

Verschillen
Classificatiesysteem Trefwoordensysteem
Numerieke ordening Alfabetische ordening

§4.6 Samenvatting

15 | Archief & Documentatie SE-5

16 | Archief & Documentatie SE-5
Hoofdstuk 5 Automatisering archief
§5.1 Inleiding
Er zijn drie archiefwerkzaamheden die kunnen geautomatiseerd worden:
1. informatiedragers registreren en opzoeken,
2. informatie inwinnen en
3. bepaalde gegevens verzamelen.

§5.2 Voordelen elektronisch archiveren

Voordelen elektronisch archiveren:
1. routine werkzaamheden kunnen sneller gedaan worden
2. kortere zoektijden
3. ruimtebesparing
4. de informatie is up to date
5. de informatie is binnen de organisatie altijd te raadplegen

§5.3 DIS/WFM

DIS Documentaire Informatiesysteem= Kan gebruikt worden voor:

Een systeem (2) dat gebruikt kan
worden om documenten te archiveren
in een organisatie
WFM Workflow management=
Automatiseringshulpmiddel om de
werkprocessen in een organisatie te
beheersen
- systeem waar met behulp van trefwoorden
documenten worden vastgelegd en beheerd
- systeem met volledige opslag, raadpleging,
distributie etc.
Het gehele proces moet goed beheersbaar en bestuurbaar
zijn. Tegenwoordig gebruiken we diverse
computerprogramma’s om je hierbij te helpen

Voor een voorbeeld van een workflowschema zie bladzijde 42 van je reader

§5.4 Elektronisch archiveren

Met behulp van een elektronisch softwarepakket kan je o.a.:
- documenten elektronisch ordenen
- informatie is snel beschikbaar (bij goede rangschikking van de documenten)

Elektronisch rangschikken:
- door codes te geven aan documenten
- door omschrijvingen te geven aan documenten

Het zoeken naar documenten gaat sneller zo.

§5.5 Samenvatting

17 | Archief & Documentatie SE-5

Hoofdstuk 6 Wet persoonsregistraties
§6.1 Inleiding
Persoonsgegevens: dit zijn gegevens die iets over iemand zeggen
Vb. naam, geboortedatum, id. nummer, persoonsnummer, adres, beroep, salaris,
je geloof, politieke voorkeur etc.

Persoonsregistratie: dit is een verzameling van persoonsgegevens van meerdere personen volgens een
bepaald systeem.

Gevoelige gegevens: dit zijn gegevens die van invloed kunnen zijn op hoe de geregistreerde wordt
behandeld of beoordeeld. Je moet hier vertrouwelijk mee omgaan!

Je kunt hierbij denken aan:

 godsdienst
 ras
 politieke voorkeur
 seksueel levensgedrag
 medische gegevens
 psychologische gegevens
 strafrechtelijke gegevens

§6.2 Inhoud Wet persoonsregistraties

Wet Persoonsregistratie: de wet die ervoor zorgt dat persoonsgegevens zorgvuldig worden behandeld
en de privacy van burgers wordt beschermd. De Registratiekamer moet
hiervoor zorgen.

Registratiekamer: dit is een onafhankelijk bestuursorgaan dat toezicht houdt op de naleving van
de wetten die het gebruik van de persoonsgegevens regelen.

§6.2.1 Doel van persoonsregistratie

De wet stelt een paar eisen aan het DOEL van de persoonsregistratie nl:
1. een persoonsregistratie mag alleen worden aangelegd met een bepaald doel dat NIET in
strijd is met de WET, de OPENBARE ORDE of de GOEDE ZEDEN.
2. Alleen gegevens die voor dat doel nodig zijn mogen worden geregistreerd
3. Gegevens mogen aan derden doorgegeven worden als dat voortvloeit uit het doel.

§6.2.2 Aanmelden van persoonsregistratie

Elke organisatie die een persoonsregistratie heeft moet zich AANMELDEN bij de Registratiekamer.
Dit gebeurd via een aanmeldingsformulier waarop staat:
o wat het doel is v/d persoonsregistratie
o welke gegevens worden vastgelegd
o wie de gegevens gebruikt
o waarvoor de gegevens gebruikt worden

18 | Archief & Documentatie SE-5

 §6.2.3 Inzage van geregistreerden
Iedereen heeft het recht op inzage van zijn eigen gegevens om te controleren of deze wel juist zijn
Hierbij moet je letten op de volgende aspecten:
 zorg dat diegene die informatie opvraagt een geldige ID heeft zodat je kan
controleren of hij/zij idd zijn of haar eigen informatie controleert
 niemand mag iemand anders gegevens inzien of controleren
 registreer wie zijn/haar gegevens heeft ingezien, en welke datum, laat ze het
ondertekenen.

§6.3 Taken van de Registratiekamer

- IS GEEN TOETSSTOF

§6.4 Beveiligingseisen personeelsgegevens

- IS GEEN TOETSSTOF

§6.5 Samenvatting
- IS GEEN TOETSSTOF

19 | Archief & Documentatie SE-5