Bảng mô tả công việc Chánh văn phòng

I. THÔNG TIN CHUNG

1. Tên chức danh: Chánh văn phòng (CVP)
2. Đơn vị công tác: Văn phòng công ty (VPCT)
3. Cấp trên trực tiếp: Giám đốc điều hành
4. Địa chỉ làm việc: Thành phố Hà Nội
II. CHỨC NĂNG
 Giúp TGĐ trong hoạt động điều hành Công ty.
 Lãnh đạo và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của VPCT. Đảm bảo phục vụ tốt tất
cả hoạt động của TGĐ: họp, tiếp khách, đi công tác, làm việc.
 Cầu nối TGĐ với các đơn vị trong công ty.
 Là đầu mối thông tin, tuyên truyền các chế độ, chính sách, chủ trương từ TGĐ đến
các đơn vị trong Công ty.
 Thay mặt TGĐ giám sát VP các đơn vị, góp ý xây dựng tất cả VP của đơn vị văn
minh, hiện đại và hiệu quả.
 Thay mặt TGĐ tiếp khách khi TGĐ vắng hoặc bận, tránh khách hàng phiền lòng.
III. NHIỆM VỤ
A. Nhiêm vụ tổng quát
 Quản lý và tổ chức công việc văn phòng: xác định và ưu tiên các nhiệm vụ hàng
ngày, phân công công việc cho nhân viên văn phòng, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra
suôn sẻ.
 Quản lý văn bản và thông tin: theo dõi và quản lý tất cả các văn bản, hồ sơ, và thông
tin quan trọng của tổ chức, bao gồm việc xử lý, lưu trữ, truyền đạt thông tin tin cậy.
 Hỗ trợ lãnh đạo và nhân viên: hỗ trợ lãnh đạo và nhân viên, chuẩn bị tài liệu cho cuộc
họp, xử lý thư từ, cung cấp hỗ trợ chung trong công việc hàng ngày.
 Quản lý lịch làm việc: quản lý lịch làm việc của những người quan trọng trong doanh
nghiệp, đảm bảo các cuộc họp và sự kiện diễn ra đúng giờ.
 Tương tác với công chúng và đối tác: tương tác với công chúng, khách hàng, đối tác
kinh doanh, những bên liên quan khác thông qua email, điện thoại, hoặc gặp gỡ trực
tiếp để giải quyết các yêu cầu hoặc thông tin liên quan đến doanh nghiệp.
 Giữ bí mật và bảo mật thông tin: đảm bảo thông tin quan trọng của tổ chức được bảo
mật và không rơi vào tay người không đáng tin cậy.
 Xử lý các nhiệm vụ văn phòng khác theo yêu cầu của tổ chức.
B. Nhiệm vụ cụ thể
1. Nhiệm vụ hàng ngày
 Tiếp nhận và xử lý kịp thời các chỉ đạo của TGĐ, thông tin của các đơn vị trong và
ngoài Công ty, báo cáo của CBNV trong VPCT.
 Phân công, giao việc, hướng dẫn cho CBNV trong VP thực hiện những công việc mới
phát sinh.
 Kiểm tra, hiệu chỉnh các văn bản, báo cáo, kế hoạch, phương án, v.v.. của CBNV
trong VPCT trước khi trình duyệt hoặc phát hành.
 Phối hợp các đơn vị thực hiện các công tác phát sinh.
 Tham mưu, tham gia ý kiến với hoạt động của các đơn vị, của Công ty.
2. Nhiệm vụ hàng tuần
 Triển khai xây dựng và kiểm tra thực hiện kế hoạch công tác tuần của CBNV VPCT.
 Nhắc nhở rút kinh nghiệm, bổ sung kịp thời các thiếu sót trong công tác của CBNV
VPCT.
 Kiểm tra chương trình làm việc với các đơn vị bên trong và ngoài Công ty.
3. Nhiệm vụ hàng tháng
 Báo cáo các chương trình công tác của VPCT định kỳ theo yêu cầu.
 Xây dựng, triển khai và kiểm tra thực hiện kế hoạch công tác tháng của VP.
 Phối hợp các đơn vị thực hiện các công tác hành chánh định kỳ như kiểm tra lưu trữ
soát xét văn bản.
4. Nhiệm vụ hàng quý
 Báo cáo tổng kết tình hình hoạt động quý của đơn vị .
 Lập kế hoạch công tác quý của đơn vị .
 Tổ chức Hội nghị sơ kết công tác quý của Công ty.
5. Nhiệm vụ hàng năm và không định kỳ
 Báo cáo tổng kết tình hình hoạt động năm của đơn vị.
 Lập kế hoạch công tác năm của đơn vị.
 Tổ chức Hội nghị sơ kết công tác năm - tất niên của Công ty.
 Tổng hợp báo cáo tổng kết tình hình hoạt động năm của các đơn vị trong Công ty.
 Tổ chức các Lễ hội, sự kiện lớn trong năm.
 Đề xuất xếp lương, điều chỉnh mức lương chức danh, khen thưởng, kỷ luật đối với
CBCNV trong đơn vị.
IV. QUYỀN HẠN
 Ký sao y bản chính các hồ sơ, giấy tờ của Công ty;
 Ký giấy giới thiệu cử CBCNV các đơn vị trong Công ty đi liên hệ công tác;
 Duyệt chi thù lao cho công tác thông tin của Tổ thông tin tuyên truyền trên cơ sở
phương án đã được TGĐ phê duyệt.
 Cung cấp thông tin cho các cơ quan nhà nước, các phương tiện thông tin đại chúng.
 Có quyền từ chối tuyển dụng nhân sự không đạt tiêu chuẩn công việc.
 Duyệt danh sách CBNV thuộc đơn vị tham dự các khóa đào tạo do công ty tổ chức.
 Được quyền giao việc, kiểm tra công việc của CBNV trong đơn vị. Được quyền trả
nhân sự không đáp ứng yêu cầu công việc (năng lực kém, thường xuyên vi phạm,
không hoàn thành nhiệm vụ, …) về Phòng Nhân sự để bố trí việc khác hoặc cho nghỉ
việc.
 Quyết định khen thưởng CBNV trong đơn vị mức tối đa 300.000 đ/trường hợp và
không quá 2.000.000 đ/tháng.
 Quyết định xử lý kỷ luật CBNV trong đơn vị mức tối đa khiển trách;
V. PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC
 Bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ.
 Máy vi tính.
 Các phần mềm tin học: Word, Excel, Access, PowerPoint, quản lý nhân sự.
 Các văn bản, tài liệu, sách tham khảo liên quan đến quản trị nhân sự, quản lý doanh
nghiệp, luật.

VI. YÊU CẦU CÔNG VIỆC

 Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Hành chính công hoặc
các ngành liên quan.
 Có kinh nghiệm 2 năm trở lên trong công việc quản lý văn phòng.
 Có khả năng sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng (Word, Excel,
PowerPoint).
 Kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng thuyết trình và đàm phán.
 Có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm.
 Có tinh thần trách nhiệm cao, cẩn thận và tỉ mỉ.