CÁC PHƯƠNG THỨC MUA SẮM CÔNG

Chương này nhằm mục đích trang bị cho người học các kiến thức cơ bản về
phương thức mua sắm công, cụ thể là phương thức mua sắm tập trung và
phương thức mua sắm thường xuyên, từ đó giúp cho người học có thể biết được
quy trình, cách thức thực hiện mua sắm công trong từng phương thức. Nội dung
chương 4 bao gồm: phương thức mua sắm tập trung; phương thức mua sắm
thường xuyên.
4.1. PHƯƠNG THỨC MUA SẮM TẬP TRUNG
4.1.1. Khái niệm:
Mua sắm tập trung là việc Nhà nước giao cho một hoặc một số đơn vị
thực hiện mua sắm tài sản cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước; các cơ
quan, tổ chức, đơn vị có nhu cầu sử dụng tài sản chỉ nhận tài sản về sử dụng,
không phải thực hiện việc mua sắm.
Mua sắm công tập trung là hoạt động tư vấn, hỗ trợ cho Chính phủ trong
việc thực hiện chức năng quản lý chi tiêu công và quản lý tài sản nhà nước, đồng
thời tư vấn, hỗ trợ cho các cơ quan, đơn vị thực hiện việc mua sắm theo đúng
quy định của Nhà nước, tiết kiệm, hiệu quả.
4.1.2. Mục đích, yêu cầu của phương thức mua sắm tập trung
Việc mua sắm tập trung nhằm:
- Thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí, chống tham nhũng trong sử dụng
NSNN;
- Bảo đảm tài sản, hàng hoá được trang bị đồng bộ, hiện đại phù hợp với
yêu cầu, nội dung hoạt động và quá trình cải cách nên hành chính nhà nước, cải
cách tài chính công, nâng cao hiệu quả, hiệu lực trong các hoạt động của
CQNN;
- Bảo đảm công khai, minh bạch trong mua sắm, trang bị và sử dụng
TSNN.
Yêu cầu trong mua sắm tập trung:
 - Việc mua sắm phải tuân thủ tiêu chuẩn, định mức, chế độ, danh mục tài
sản mua sắm tập trung do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành và công
bố.
- Thực hiện mua sắm trong phạm vi dự toán được giao và nguồn kinh phí
được phép sử dụng, bảo đảm công khai, minh bạch, tiết kiệm và có hiệu quả.
- Bảo đảm tính đồng bộ, hiện đại phù hợp với yêu cầu, nội dung hoạt
động và quá trình cải cách nền hành chính nhà nước, cải cách tài chính công.
- Việc mua sắm tập trung phải được thực hiện thông qua đơn vị mua sắm tập
trung.
- Thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về đấu thầu.
Tính cấp thiết của việc hoàn thiện phương thức mua sắm tập trung
- Phương thức giao cơ quan, đơn vị quản lý, sử dụng tài sản tự thực hiện
mua sắm có ưu thế lớn là cho phép cơ quan, đơn vị được chủ động lựa chọn
chủng loại tài sản phù hợp với yêu cầu quản lý, sử dụng thực tế của đơn vị, phù
họp với trình độ chuyên môn của cán bộ trong quá trình thực hiện mua sắm.
Việc tổ chức mua sắm nhanh và thuận lợi trong bảo hành, bảo trì tài sản; Tuy
nhiên, với phương thức này thì tài sản được trang bị không đồng nhất giữa các
đơn vị có nhiệm vụ tương đương nhau; do mua với số lượng nhỏ, lẻ nên giá mua
thường cao hơn giá mua với số lượng lớn; thiếu tính chuyên nghiệp nên hiệu quả
không cao (nhất là những tài sản có yêu cầu kỹ thuật cao); khó lựa chọn được
nhà cung cấp có uy tín; cơ quan quản lý nhà nước khó cập nhật kịp thời các
thông tin về biến động tài sản.
- Phương thức mua sắm tập trung trước hết là tiết kiệm chi phí do mua
sắm theo gói lớn. Bên cạnh đó, phương thức này đảm bảo thuận lợi cho việc
giám sát của các cơ quan quản lý để đảm bảo việc mua sắm được tuân thủ theo
đúng quy định về tiêu chuẩn, định mức đã được cấp có thẩm quyền quy định; tài
sản trang bị có tính đồng nhất cao, đảm bảo các yêu cầu về kỹ thuật và cho phép
kết nối trong toàn hệ thống, cũng như tăng khả năng tương thích khi triển khai
những ứng dụng, những nghiệp vụ mới trong các cơ quan, đơn vị. Cơ quan quản
lý chủ động hơn trong công tác điều tiết kế hoạch mua sắm, trang bị tài sản của
ngành; kịp thời tổng hợp tình hình trang bị tài sản của toàn ngành để có kế
hoạch phát triển, hiện đại hoá trang bị.

- Tuy nhiên, việc mua sắm tập trung sẽ không thích hợp đối với việc mua
sắm nhỏ, với những loại tài sản yêu cầu kỹ thuật cao, có tính chất đặc thù đối
với ngành, lĩnh vực. Mặt khác, thời gian thực hiện mua sắm tập trung thường
kéo dài, quy trình phức tạp làm giảm tính kịp thời trong hoạt động của đơn vị;
việc bảo hành, bảo trì tài sản sau khi mua sắm sẽ gặp khó khăn nếu công tác tổ
chức, phối họp không tốt.
4.1.3. Nguồn kinh phí mua sắm tập trung
- Kinh phí được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao trong dự toán ngân
sách hàng năm của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
- Nguồn công trái quốc gia, trái phiếu Chính phủ, trái phiếu chính quyền
địa phương.
- Nguồn vốn thuộc các chương trình, dự án sử dụng vốn ODA; nguồn viện
trợ, tài trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước thuộc nguồn ngân sách
nhà nước mà nhà tài trợ không có yêu cầu mua sắm khác với quy định tại Thông
tư này.
- Nguồn kinh phí từ quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp của đơn vị sự
nghiệp công lập tự bảo đảm một phần chi thường xuyên và đơn vị sự nghiệp
công lập do Nhà nước đảm bảo toàn bộ chi thường xuyên; nguồn kinh phí từ
Quỹ tài chính nhà nước ngoài ngân sách nhà nước.
- Nguồn quỹ bảo hiểm y tế, nguồn thu từ dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh
và nguồn thu hợp pháp khác của cơ sở y tế công lập.
4.1.4. Cách thức thực hiện mua sắm tập trung
Việc mua sắm tập trung được thực hiện theo một trong hai cách thức sau
đây:
- Mua sắm tập trung theo cách thức ký thỏa thuận khung: Đơn vị mua
sắm tập trung tổng hợp nhu cầu mua sắm, tiến hành lựa chọn nhà thầu theo quy
định của pháp luật về đấu thầu hoặc thuê tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp lựa
chọn nhà thầu, ký thỏa thuận khung với nhà thầu được lựa chọn. Cơ quan, tổ
chức, đơn vị sử dụng tài sản trực tiếp ký hợp đồng mua sắm với nhà thầu được
lựa chọn, trực tiếp thanh toán cho nhà thầu được lựa chọn (trừ trường hợp cơ
quan nhà nước có thẩm quyền giao dự toán cho đơn vị mua sắm tập trung), tiếp
nhận tài sản, hồ sơ về tài sản và thực hiện nghĩa vụ hợp đồng, chế độ bảo hành,
bảo trì tài sản từ nhà thầu được lựa chọn;
- Mua sắm tập trung theo cách thức ký hợp đồng trực tiếp: Đơn vị mua
sắm tập trung tổng hợp nhu cầu mua sắm, tiến hành lựa chọn nhà thầu theo quy
định của pháp luật về đấu thầu hoặc thuê tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp lựa
chọn nhà thầu, trực tiếp ký hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn và trực tiếp
thanh toán cho nhà thầu. Cơ quan, tổ chức, đơn vị sử dụng tài sản tiếp nhận tài
sản, hồ sơ về tài sản và thực hiện chế độ bảo hành, bảo trì tài sản từ nhà thầu
được lựa chọn.
4.1.5. Quy trình thực hiện mua sắm tập trung theo cách thức ký thỏa thuận
khung
+ Lập, phê duyệt dự toán mua sắm tài sản: Căn cứ tiêu chuẩn, định
mức, chế độ quản lý, sử dụng tài sản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy
định, nhu cầu và hiện trạng sử dụng tài sản, cơ quan, tổ chức, đơn vị trực tiếp sử
dụng tài sản đề xuất nhu cầu mua sắm tài sản cùng với việc lập dự toán ngân
sách hàng năm, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định của pháp luật
về ngân sách nhà nước; trong đó, xác định cụ thể chủng loại, số lượng, dự toán
kinh phí mua sắm tài sản thuộc danh mục mua sắm tập trung. Cấp có thẩm
quyền quyết định giao dự toán theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà
nước cho cơ quan, tổ chức, đơn vị có nhu cầu và đủ điều kiện được mua sắm tài
sản.
+ Tổng hợp nhu cầu mua sắm tập trung: Căn cứ tiêu chuẩn, định mức,
chế độ quản lý, sử dụng tài sản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định,
nhu cầu và hiện trạng sử dụng tài sản, cơ quan, tổ chức, đơn vị trực tiếp sử dụng
tài sản đề xuất nhu cầu mua sắm tài sản cùng với việc lập dự toán ngân sách
hàng năm, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định của pháp luật về
ngân sách nhà nước; trong đó, xác định cụ thể chủng loại, số lượng, dự toán kinh
phí mua sắm tài sản thuộc danh mục mua sắm tập trung. Cấp có thẩm quyền
quyết định giao dự toán theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước cho
cơ quan, tổ chức, đơn vị có nhu cầu và đủ điều kiện được mua sắm tài sản.
+ Lập, thẩm định và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu: Đơn vị
mua sắm tập trung lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu mua sắm tập trung theo quy
định của pháp luật về đấu thầu. Việc thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu mua
sắm tập trung, phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu mua sắm tập trung thực
hiện theo quy định của pháp luật về đấu thầu. Việc phân chia tài sản mua sắm
thành các gói thầu phải căn cứ theo tính chất kỹ thuật, trình tự thực hiện, bảo
đảm đồng bộ trong việc mua sắm, quy mô gói thầu hợp lý, bảo đảm khả năng
bảo hành và các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp. Nghiêm cấm việc chia
dự án, dự toán mua sắm thành các gói thầu trái với quy định của pháp luật nhằm
mục đích hạn chế sự tham gia của các nhà thầu.
+ Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu; tổ chức lựa chọn nhà thầu; đánh giá
hồ sơ dự thầu và thương thảo hợp đồng; thẩm định, phê duyệt và công khai
kết quả lựa chọn nhà thầu:
- Việc chuẩn bị lựa chọn nhà thầu; tổ chức lựa chọn nhà thầu; đánh giá hồ
sơ dự thầu và thương thảo hợp đồng; thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả
lựa chọn nhà thầu thực hiện theo quy định của pháp luật về đấu thầu.
- Đơn vị mua sắm tập trung thực hiện lựa chọn nhà thầu cung cấp tài sản
theo quy định của pháp luật về đấu thầu. Đơn vị mua sắm tập trung được phép
thuê tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp thực hiện lựa chọn nhà thầu cung cấp tài
sản theo quy định trong trường hợp đơn vị mua sắm tập trung không đủ năng lực
thực hiện.
- Đối với thông tin về đấu thầu mua sắm tập trung, ngoài việc đăng tải
trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, Báo đấu thầu, đơn vị mua sắm tập trung
hoặc tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp được thuê cung cấp dịch vụ đấu thầu phải
thực hiện đăng tải trên Trang thông tin về tài sản nhà nước của Bộ Tài chính
(đối với tất cả các gói thầu mua sắm tập trung) và Cổng thông tin điện tử của
Bộ, cơ quan trung ương và của tỉnh (đối với các gói thầu mua sắm tập trung của
Bộ, cơ quan trung ương, địa phương).
+ Ký kết thỏa thuận khung về mua sắm tập trung: Thỏa thuận khung
về mua sắm tập trung được ký kết giữa đơn vị mua sắm tập trung và nhà thầu
cung cấp tài sản được lựa chọn. Đơn vị mua sắm tập trung có trách nhiệm đăng
tải danh sách các nhà thầu được lựa chọn, thỏa thuận khung ký kết giữa nhà thầu
và đơn vị mua sắm tập trung, tài liệu mô tả chi tiết từng tài sản (tên, tiêu chuẩn
kỹ thuật, đơn giá, màu sắc, xuất xứ); mẫu hợp đồng mua sắm với từng loại tài
sản trên Trang thông tin về tài sản nhà nước và Cổng thông tin điện tử của Bộ,
cơ quan trung ương và tỉnh (đối với các gói thầu mua sắm tập trung của Bộ, cơ
quan trung ương và địa phương); Thông báo bằng hình thức văn bản đến các cơ
quan, tổ chức, đơn vị trực tiếp gửi nhu cầu mua sắm tập trung về đơn vị mua
sắm tập trung. Trên cơ sở thông báo bằng văn bản của đơn vị mua sắm tập trung
theo quy định nêu trên, các đơn vị đầu mối đăng ký mua sắm tập trung thông
báo cho cơ quan, tổ chức, đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản biết để ký hợp đồng
mua sắm tài sản.
+ Ký kết hợp đồng mua sắm tài sản: Cơ quan, tổ chức, đơn vị trực tiếp
sử dụng tài sản ký hợp đồng mua sắm tài sản với nhà thầu đã được đơn vị mua
sắm tập trung ký thỏa thuận khung. Trường hợp tại thời điểm ký hợp đồng mua
sắm tài sản, giá bán tài sản do nhà cung cấp công bố thấp hơn giá trúng thầu
mua sắm tập trung, cơ quan, tổ chức, đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản đàm phán
với nhà thầu để giảm giá, bảo đảm giá mua không cao hơn giá do nhà cung cấp
công bố tại thời điểm ký hợp đồng.
+ Thanh toán mua sắm tài sản: Cơ quan, tổ chức, đơn vị trực tiếp sử
dụng tài sản có trách nhiệm thanh toán tiền mua tài sản cho nhà thầu được lựa
chọn. Việc thanh toán tiền mua sắm tài sản được thực hiện theo quy định của
pháp luật, theo thỏa thuận khung và hợp đồng mua sắm tài sản đã ký với nhà
thầu được lựa chọn. Kho bạc nhà nước có trách nhiệm kiểm soát chi đối với các
khoản mua sắm từ ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
 + Bàn giao, tiếp nhận tài sản: Việc bàn giao, tiếp nhận tài sản được thực
hiện giữa hai bên (nhà thầu cung cấp tài sản và cơ quan, tổ chức, đơn vị trực tiếp
sử dụng tài sản) theo hợp đồng mua sắm tài sản đã ký kết. Cơ quan, tổ chức, đơn
vị trực tiếp sử dụng tài sản có trách nhiệm tiếp nhận, theo dõi trên sổ kế toán,
quản lý, sử dụng tài sản được trang bị theo quy định của pháp luật về kế toán,
pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản nhà nước.
+ Quyết toán, thanh lý hợp đồng mua sắm tài sản: Cơ quan, tổ chức,
đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản có trách nhiệm thanh lý hợp đồng mua sắm tài
sản với nhà thầu được lựa chọn; quyết toán kinh phí mua sắm tài sản. Việc quyết
toán, thanh lý hợp đồng mua sắm tài sản được thực hiện theo quy định của pháp
luật và hợp đồng mua sắm tài sản đã ký với nhà thầu được lựa chọn.
+ Bảo hành, bảo trì tài sản: Nhà thầu được lựa chọn cung cấp tài sản có
trách nhiệm bảo hành, bảo trì đối với tài sản đã cung cấp. Nội dung công việc
bảo hành, thời hạn bảo hành, chi phí liên quan và trách nhiệm của các bên (cơ
quan, tổ chức, đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản, đơn vị mua sắm tập trung và nhà
thầu trúng thầu) phải được thể hiện trong hồ sơ mời thầu, thỏa thuận khung và
hợp đồng mua sắm tài sản.
4.1.6. Quy trình thực hiện mua sắm tập trung theo cách thức ký hợp đồng
trực tiếp
+ Tổng hợp nhu cầu mua sắm tập trung: Cơ quan, tổ chức, đơn vị có
nhu cầu mua sắm tài sản để phục vụ hoạt động các chương trình, dự án sử dụng
vốn nước ngoài mà nhà tài trợ có yêu cầu áp dụng theo cách thức ký hợp đồng
trực tiếp có trách nhiệm lập văn bản đăng ký mua sắm tập trung, gửi cơ quan
quản lý cấp trên. Cơ quan quản lý cấp trên tổng hợp, gửi đơn vị mua sắm tập
trung để tập hợp nhu cầu theo quy định.
+ Lập, thẩm định và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu: Đơn vị
mua sắm tập trung lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu mua sắm tập trung theo quy
định của pháp luật về đấu thầu. Việc thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu mua
sắm tập trung, phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu mua sắm tập trung thực
hiện theo quy định của pháp luật về đấu thầu. Việc phân chia tài sản mua sắm
thành các gói thầu phải căn cứ theo tính chất kỹ thuật, trình tự thực hiện, bảo
đảm đồng bộ trong việc mua sắm, quy mô gói thầu hợp lý, bảo đảm khả năng
bảo hành và các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp. Nghiêm cấm việc chia
dự án, dự toán mua sắm thành các gói thầu trái với quy định của pháp luật nhằm
mục đích hạn chế sự tham gia của các nhà thầu.
+ Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu; tổ chức lựa chọn nhà thầu; đánh giá
hồ sơ dự thầu và thương thảo hợp đồng; thẩm định, phê duyệt và công khai
kết quả lựa chọn nhà thầu:
- Việc chuẩn bị lựa chọn nhà thầu; tổ chức lựa chọn nhà thầu; đánh giá hồ
sơ dự thầu và thương thảo hợp đồng; thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả
lựa chọn nhà thầu thực hiện theo quy định của pháp luật về đấu thầu.
- Đơn vị mua sắm tập trung thực hiện lựa chọn nhà thầu cung cấp tài sản
theo quy định của pháp luật về đấu thầu. Đơn vị mua sắm tập trung được phép
thuê tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp thực hiện lựa chọn nhà thầu cung cấp tài
sản theo quy định trong trường hợp đơn vị mua sắm tập trung không đủ năng lực
thực hiện.
- Đối với thông tin về đấu thầu mua sắm tập trung, ngoài việc đăng tải
trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, Báo đấu thầu, đơn vị mua sắm tập trung
hoặc tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp được thuê cung cấp dịch vụ đấu thầu phải
thực hiện đăng tải trên Trang thông tin về tài sản nhà nước của Bộ Tài chính
(đối với tất cả các gói thầu mua sắm tập trung) và Cổng thông tin điện tử của
Bộ, cơ quan trung ương và của tỉnh (đối với các gói thầu mua sắm tập trung của
Bộ, cơ quan trung ương, địa phương).
+ Ký kết hợp đồng mua sắm tài sản: Căn cứ kết quả lựa chọn nhà thầu
cung cấp tài sản, đơn vị mua sắm tập trung đàm phán, ký hợp đồng mua sắm tài
sản với nhà thầu được lựa chọn.
+ Thanh toán mua sắm tài sản
Đơn vị mua sắm tập trung có trách nhiệm thanh toán cho nhà thầu cung
cấp tài sản thông qua một trong các hình thức sau đây:
 - Đơn vị mua sắm tập trung đề nghị cơ quan quản lý chương trình, dự án
chuyển tiền thanh toán cho nhà thầu cung cấp tài sản;
- Đơn vị mua sắm tập trung đề nghị cơ quan quản lý chương trình, dự án
chuyển tiền cho đơn vị mua sắm tập trung để thanh toán cho nhà thầu cung cấp
tài sản.
Việc thanh toán tiền mua sắm tài sản thực hiện theo quy định của pháp
luật và hợp đồng mua sắm tài sản đã ký với nhà thầu cung cấp tài sản. Kho bạc
nhà nước có trách nhiệm kiểm soát chi đối với các khoản mua sắm từ ngân sách
nhà nước theo quy định của pháp luật.
+ Bàn giao, tiếp nhận tài sản
Căn cứ hợp đồng mua sắm tài sản đã ký kết, đơn vị mua sắm tập trung
thông báo kế hoạch và thời gian bàn giao tài sản cho cơ quan, tổ chức, đơn vị
trực tiếp sử dụng tài sản chậm nhất là 15 ngày trước ngày bàn giao.
Việc bàn giao, tiếp nhận tài sản được thực hiện giữa ba bên (nhà thầu
trúng thầu, đơn vị mua sắm tập trung và cơ quan, tổ chức, đơn vị trực tiếp sử
dụng tài sản). Địa điểm bàn giao, tiếp nhận tài sản cần phải thuận lợi cho cơ
quan, đơn vị, tổ chức sử dụng tài sản và tiết kiệm chi phí khi bàn giao, tiếp nhận
tài sản.
Cơ quan, tổ chức, đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản có trách nhiệm tiếp
nhận, hạch toán kế toán, quản lý, sử dụng tài sản theo quy định của pháp luật về
kế toán, pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản nhà nước. Đơn vị mua sắm tập
trung có trách nhiệm mở sổ theo dõi tài sản bàn giao cho cơ quan, tổ chức, đơn
vị trực tiếp sử dụng tài sản.
+ Quyết toán, thanh lý hợp đồng mua sắm tài sản
Thanh lý hợp đồng mua sắm tài sản: Đơn vị mua sắm tập trung có trách
nhiệm thanh lý hợp đồng mua sắm tài sản với nhà thầu cung cấp tài sản. Việc
thanh lý hợp đồng mua sắm tài sản thực hiện theo quy định của pháp luật và hợp
đồng mua sắm tài sản đã ký với nhà thầu cung cấp tài sản.
Quyết toán kinh phí mua sắm tài sản: Cơ quan quản lý chương trình, dự
án chịu trách nhiệm quyết toán trong trường hợp thanh toán tiền mua tài sản
theo quy định. Đơn vị mua sắm tập trung có trách nhiệm quyết toán với cơ quan
quản lý chương trình, dự án trong trường hợp thanh toán tiền mua tài sản theo
quy định + Bảo hành, bảo trì tài sản
Nhà thầu được lựa chọn cung cấp tài sản có trách nhiệm bảo hành, bảo trì
đối với tài sản đã cung cấp. Nội dung công việc bảo hành, thời hạn bảo hành, chi
phí liên quan và trách nhiệm của các bên (cơ quan, tổ chức, đơn vị trực tiếp sử
dụng tài sản, đơn vị mua sắm tập trung và nhà thầu trúng thầu) phải được thể
hiện trong hồ sơ mời thầu và hợp đồng mua sắm tài sản.
4.1.7. Lựa chọn tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp trong mua sắm tập trung
Trường hợp đơn vị mua sắm tập trung không đủ năng lực tổ chức lựa
chọn nhà thầu thì được phép thuê tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp để tiến hành
lựa chọn nhà thầu cung cấp tài sản. Việc lựa chọn tổ chức đấu thầu chuyên
nghiệp thực hiện theo quy định của pháp luật về đấu thầu.
Hợp đồng thuê tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp trong mua sắm tập trung
được ký kết giữa đơn vị mua sắm tập trung và tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp.
Hợp đồng thuê tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp trong mua sắm tập trung
phải được lập thành văn bản và có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Thông tin của đơn vị mua sắm tập trung;
b) Thông tin của tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp;
c) Chủng loại, số lượng tài sản kèm theo mô tả chi tiết các yêu cầu về tài
sản cần mua sắm;
d) Giá trị mua sắm dự kiến;
đ) Hình thức lựa chọn nhà thầu;
e) Thời hạn hoàn thành việc lựa chọn nhà thầu cung cấp tài sản;
g) Chi phí thuê tiến hành lựa chọn nhà thầu trong mua sắm tập trung theo
quy định của pháp luật;
h) Quyền, nghĩa vụ của các bên;
i) Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng;
k) Các nội dung khác do các bên thỏa thuận phù hợp với quy định của pháp
luật.
4.1.8. Quản lý thu, chi liên quan đến mua sắm tập trung
+ Các khoản thu liên quan đến mua sắm tập trung:
a) Thu từ việc bán hồ sơ mời thầu theo quy định của pháp luật về đấu
thầu;
b) Thu từ nhà thầu trong trường hợp giải quyết kiến nghị theo quy định
của pháp luật về đấu thầu;
c) Thu về bảo đảm dự thầu, bảo đảm thực hiện hợp đồng trong trường hợp
nhà thầu không được nhận lại các khoản chi phí này theo quy định của pháp luật
về đấu thầu;
d) Thu từ cung cấp dịch vụ trong trường hợp cung cấp dịch vụ tiến hành
lựa chọn nhà thầu cung cấp tài sản cho đơn vị mua sắm tập trung khác;
đ) Các khoản thu khác theo quy định của pháp luật.
+ Các khoản chi liên quan đến mua sắm tập trung:
a) Chi phí trong lựa chọn nhà thầu cung cấp tài sản;
b) Chi thuê tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp và chi phí thuê tư vấn (nếu
có) để lựa chọn nhà thầu cung cấp tài sản trong mua sắm tập trung theo quy
định;
c) Chi phí bàn giao, tiếp nhận tài sản;
d) Chi giải quyết các kiến nghị của nhà thầu (nếu có);
đ) Chi hoạt động liên quan trực tiếp thực hiện mua sắm tập trung;
e) Các khoản chi khác có liên quan theo quy định của pháp luật.
+ Quản lý, sử dụng số tiền thu được từ mua sắm tập trung
a) Đối với gói thầu thực hiện theo nhiệm vụ do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền giao: Trường hợp các khoản thu không đủ để bù đắp các khoản chi thì
phần chênh lệch được sử dụng từ nguồn kinh phí được phép sử dụng của đơn vị
mua sắm tập trung; trường hợp các khoản thu lớn hơn các khoản chi, đơn vị mua
sắm tập trung được bổ sung số tiền chênh lệch vào kinh phí hoạt động của đơn
vị để sử dụng theo quy định của pháp luật;
 b) Đối với các gói thầu thực hiện theo hợp đồng cung cấp dịch vụ tiến
hành lựa chọn nhà thầu cung cấp tài sản, đơn vị mua sắm tập trung quản lý, sử
dụng số tiền thu được từ mua sắm tập trung theo quy định của pháp luật.
4.1.9. Công khai trong mua sắm tập trung
Đơn vị mua sắm tập trung có trách nhiệm công khai các thông tin về mua
sắm tập trung bao gồm:
+ Công khai nhu cầu mua sắm tập trung:
a) Nội dung công khai: Số lượng tài sản mua sắm; chủng loại tài sản mua
sắm; dự toán mua sắm tài sản; nguồn vốn mua sắm tài sản.
b) Thời gian thực hiện công khai: Chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày tổng
hợp xong nhu cầu mua sắm tập trung.
+ Công khai kế hoạch lựa chọn nhà thầu mua sắm tập trung: Nội dung và
thời gian thực hiện công khai theo quy định của pháp luật về đấu thầu.
+ Công khai kết quả mua sắm tập trung:
a) Nội dung công khai: Số lượng tài sản mua sắm; chủng loại tài sản mua
sắm; đơn giá mua sắm tài sản; nguồn vốn mua sắm tài sản; hình thức mua sắm
tài sản; nhà thầu cung cấp tài sản; các Khoản hoa hồng, chiết khấu, khuyến mãi
(nếu có) khi thực hiện mua sắm.
b) Thời gian thực hiện công khai: Theo quy định của pháp luật về đấu
thầu.
4.2. PHƯƠNG THỨC MUA SẮM THƯỜNG XUYÊN
4.2.1. Khái niệm
Mua sắm thường xuyên là việc các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ
chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội -
nghề nghiệp, tổ chức xã hội, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân, đơn vị
sự nghiệp công lập, các tổ chức khoa học và công nghệ công lập (sau đây gọi tắt
là cơ quan, đơn vị) khi sử dụng vốn nhà nước theo quy định để mua sắm tài sản,
hàng hóa, dịch vụ nhằm duy trì hoạt động thường xuyên.
4.2.2. Nguồn kinh phí mua sắm thường xuyên
 - Nguồn chi thường xuyên ngân sách nhà nước theo quy định của Luật
Ngân sách nhà nước được cơ quan có thẩm quyền giao trong dự toán chi ngân
sách hàng năm của cơ quan, đơn vị (bao gồm cả nguồn bổ sung trong năm);
- Nguồn vốn sự nghiệp thực hiện Chương trình Mục tiêu quốc gia trong
trường hợp thực hiện theo hình thức không hình thành dự án đầu tư;
- Vốn tín dụng do nhà nước bảo lãnh, vốn khác do nhà nước quản lý (nếu
có);
- Nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA): Vay nợ, viện trợ không
hoàn lại được cân đối trong chi thường xuyên ngân sách nhà nước; nguồn viện
trợ, tài trợ của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài, của các cá nhân, tổ chức
trong và ngoài nước thuộc ngân sách nhà nước (trừ trường hợp Điều ước quốc tế
về ODA và vốn vay ưu đãi mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là
thành viên có quy định khác);
- Nguồn thu từ phí, lệ phí được sử dụng theo quy định của pháp luật về
phí, lệ phí;
- Nguồn kinh phí từ thu hoạt động sự nghiệp, quỹ phát triển hoạt động sự
nghiệp, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ hợp pháp khác theo quy định của
pháp luật tại đơn vị sự nghiệp công lập;
- Nguồn Quỹ Bảo hiểm y tế;
- Nguồn thu hợp pháp khác theo quy định (nếu có).
4.2.3. Các hình thức lựa chọn nhà thầu trong mua sắm thường xuyên
Các hình thức lựa chọn nhà thầu bao gồm: đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn
chế, chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh tranh, tự thực hiện và lựa
chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt.
Căn cứ dự toán chi ngân sách hàng năm, dự toán bổ sung trong năm được
cơ quan có thẩm quyền giao và Quyết định mua sắm tài sản của cấp có thẩm
quyền theo quy định, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị áp dụng hình thức lựa chọn
nhà thầu để tổ chức thực hiện mua sắm hàng hóa, dịch vụ theo đúng quy định.
Đối với các gói thầu mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ đủ điều kiện để
áp dụng các hình thức mua sắm không phải đấu thầu; nếu cơ quan, đơn vị thấy
cần thiết phải tổ chức đấu thầu để bảo đảm mục tiêu quản lý và sử dụng có hiệu
quả ngân sách nhà nước thì tổ chức thực hiện đấu thầu rộng rãi theo quy định và
báo cáo cấp có thẩm quyền về kết quả mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ.
4.2.4. Thẩm quyền quyết định mua sắm thường xuyên tài sản, hàng hóa, dịch
vụ
Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, người đứng đầu cơ quan khác ở
trung ương quyết định hoặc phân cấp thẩm quyền quyết định mua sắm tài sản
nhà nước tại cơ quan nhà nước thuộc phạm vi quản lý.
Hội đồng nhân dân cấp tỉnh phân cấp thẩm quyền quyết định mua sắm tài
sản nhà nước tại cơ quan nhà nước thuộc phạm vi quản lý của địa phương.
Thủ trưởng đơn vị dự toán các cấp quyết định việc mua sắm tài sản, hàng
hóa, dịch vụ đối với nội dung, danh Mục dự toán mua sắm có giá trị thuộc phạm
vi được cơ quan có thẩm quyền phân cấp; đồng thời được quyết định mua sắm
các nội dung, danh Mục dự toán mua sắm có giá trị không quá 100 triệu đồng
trong phạm vi dự toán đã được cơ quan có thẩm quyền giao.
Thủ trưởng đơn vị sự nghiệp công lập quyết định việc mua sắm tài sản
theo quy định.
4.2.5. Thẩm quyền phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu, phê duyệt hồ sơ
mời thầu, hồ sơ yêu cầu, kết quả lựa chọn nhà thầu
Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ở trung ương; Chủ tịch Ủy ban nhân dân
các cấp; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quyết định mua sắm tài sản
hàng hóa, dịch vụ phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu thuộc thẩm quyền quyết
định mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ của cấp mình theo quy định.
Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng nguồn vốn mua sắm tài
sản, hàng hóa, dịch vụ hoặc cơ quan, tổ chức được người có thẩm quyền quyết
định lựa chọn làm bên mời thầu thực hiện phê duyệt hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu
cầu, kết quả lựa chọn nhà thầu.
4.2.6. Trách nhiệm thẩm định trong lựa chọn nhà thầu
+ Thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu:
 - Đối với gói thầu mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ thuộc thẩm quyền
phê duyệt của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thì Sở Tài chính chịu trách
nhiệm chủ trì thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu;
- Đối với gói thầu mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ thuộc thẩm quyền
phê duyệt của Thủ trưởng cơ quan ở Trung ương thì Thủ trưởng cơ quan ở
Trung ương quyết định cơ quan, tổ chức, bộ phận làm nhiệm vụ thẩm định kế
hoạch lựa chọn nhà thầu;
- Đối với các gói thầu mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ mà Thủ trưởng
cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng dự toán mua sắm quyết định việc mua sắm
theo quy định thì Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định cơ quan, tổ chức, bộ
phận làm nhiệm vụ thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
+ Thẩm định hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu và kết quả lựa chọn nhà thầu:
Bên mời thầu quyết định cơ quan, tổ chức, bộ phận làm nhiệm vụ thẩm
định hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu và kết quả lựa chọn nhà thầu.
4.2.7. Thu, chi trong hoạt động lựa chọn nhà thầu
+ Nội dung chi phí trong hoạt động lựa chọn nhà thầu, gồm:
- Chi thuê tư vấn lập hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, tổ chức đấu thầu;
- Chi đăng tin mời thầu (nếu có);
- Chi thuê thẩm định (nếu có);
- Chi cho hoạt động của tổ chuyên gia;
- Chi cho Hội đồng tư vấn giải quyết kiến nghị của nhà thầu (nếu có);
- Các nội dung chi khác phục vụ cho lựa chọn nhà thầu.
+ Mức chi:
- Chi thuê thẩm định: Theo hợp đồng thực tế được ký kết dựa trên các
nội dung và phạm vi công việc, thời gian thực hiện, năng lực kinh nghiệm của
chuyên gia và các yếu tố khác; chi đăng tải thông tin về đấu thầu, chi phí tham
gia hệ thống mạng đấu thầu quốc gia: Thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Kế
hoạch và Đầu tư;
- Chi họp tổ chuyên gia, họp thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu, họp
thẩm định hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu,
họp hội đồng tư vấn: Áp dụng mức chi tổ chức các cuộc họp tương đương quy
định tại Thông tư liên tịch số 55/2015/TTLT-BTC-BKHCN ngày 22/4/2015 của
Liên Bộ Tài chính - Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn định mức xây dựng,
phân bổ dự toán và quyết toán kinh phí đối với nhiệm vụ khoa học và công nghệ
có sử dụng ngân sách nhà nước;
- Đối với các nội dung chi không có mức chi cụ thể được cơ quan có thẩm
quyền ban hành thì bên mời thầu được phép chi tiêu theo thực tế phát sinh, bảo
đảm hợp lý, hợp lệ trên cơ sở tuân thủ chế độ hóa đơn, chứng từ và chịu trách
nhiệm về việc chi tiêu của mình;
- Cán bộ, công chức, viên chức khi làm thêm giờ để thực hiện nhiệm vụ
liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu được thanh toán tiền lương làm thêm
giờ theo quy định tại Thông tư liên tịch số 08/2005/TTLT-BNV-BTC ngày
05/01/2005 của Liên Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ trả
lương làm việc vào ban đêm, làm thêm giờ đối với cán bộ, công chức, viên
chức.
+ Nội dung thu:
- Thu từ việc bán hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu: Căn cứ quy mô, tính chất
của gói thầu, cơ quan, đơn vị mời thầu quyết định mức giá bán một bộ hồ sơ
mời thầu, hồ sơ yêu cầu (bao gồm cả thuế) đối với đấu thầu trong nước nhưng
tối đa là 2.000.000 đồng (hai triệu đồng) đối với hồ sơ mời thầu và 1.000.000
đồng (một triệu đồng) đối với hồ sơ yêu cầu; đối với đấu thầu quốc tế, mức giá
bán theo thông lệ đấu thầu quốc tế.
- Trường hợp nhà thầu có kiến nghị về kết quả lựa chọn nhà thầu thì cơ
quan, đơn vị mời thầu được phép thu của nhà thầu để bảo đảm chi phí cho việc
xem xét giải quyết xử lý kiến nghị đó. Mức thu bằng 0,02% giá dự thầu của nhà
thầu có kiến nghị nhưng tối thiểu là 1.000.000 đồng (một triệu đồng) và tối đa là
50.000.000 đồng (năm mươi triệu đồng).
- Các khoản thu về bảo đảm dự thầu, thu về bảo đảm thực hiện hợp đồng
theo quy định.
 + Biên lai: Sử dụng biên lai thu tiền theo mẫu quy định trong chế độ kế
toán đơn vị hành chính sự nghiệp.
+ Hạch toán: Do khoản thu từ hoạt động đấu thầu không thuộc ngân sách
nhà nước nên không hạch toán vào ngân sách nhà nước; các cơ quan, đơn vị
phản ánh Khoản thu, chi từ hoạt động đấu thầu vào nguồn thu khác và tổng hợp
chung trong báo cáo quyết toán hàng năm của cơ quan, đơn vị.
+ Nguồn kinh phí bảo đảm cho quá trình đấu thầu: Cơ quan, đơn vị khi tổ
chức mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ được sử dụng nguồn kinh phí theo quy
định để chi phí cho quá trình đấu thầu, giải quyết các kiến nghị của nhà thầu.
Trường hợp nguồn kinh phí nêu trên không đảm bảo để chi cho quá trình đấu
thầu thì cơ quan, đơn vị được phép sử dụng nguồn kinh phí hoạt động thường
xuyên của cơ quan, đơn vị mình để bù đắp; trường hợp còn dư, được bổ sung
vào kinh phí hoạt động của cơ quan, đơn vị.