1

Mục lục
CHƯƠNG I: HÌNH THÀNH Ý TƯỞNG..........................................................................4
1.1 Tổng quan về doanh nghiệp......................................................................................4
1.1.1 Thông tin về doanh nghiệp................................................................................4
1.1.2 Lĩnh vực hoạt động chủ yếu..............................................................................5
1.1.3 Một số thành tựu nổi bật của doanh nghiệp.......................................................5
1.1.4 Tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu của doanh nghiệp...........................................6
1.1.5 Cơ cấu tổ chức...................................................................................................7
1.2 Sơ lược về khủng hoảng..........................................................................................8
1.3 Rà soát môi trường.................................................................................................11
1.3.1 Rà soát môi trường vĩ mô ( PEST ).................................................................11
1.3.2 Rà soát môi trường vi mô................................................................................13
1.4 Phân tích SWOT.....................................................................................................15
1.5 Hình thành mục tiêu cho sự kiện theo tiêu chí SMART.........................................17
1.5.1 Tiêu chí............................................................................................................17
1.5.2 Mục đích của sự kiện.......................................................................................18
1.5.3 Mục tiêu của sự kiện........................................................................................18
1.6 Ý tưởng chủ đạo của buổi họp báo.........................................................................18
1.6.1 Tổng quan sự kiện ( 5W1H )...........................................................................18
1.6.2 Concept và theme............................................................................................18
1.6.3 Agenda sự kiện................................................................................................20
CHƯƠNG II: THIẾT KẾ Ý TƯỞNG DÀNH CHO BUỔI HỌP BÁO...........................21
2.1 Thông cáo báo chí...................................................................................................21
2.2 Thiết kế phát biểu cho buổi họp báo.......................................................................23
2.3 Thiết kế bộ câu hỏi phỏng vấn................................................................................24
2.3.1 Câu hỏi khó nhằn.............................................................................................24
2.3.2 Câu hỏi Bẫy.....................................................................................................24
2.3.3 Câu hỏi lặp lại..................................................................................................25
2.3.4 Câu hỏi bán cái................................................................................................25
2.3.5 Câu hỏi 5W1H.................................................................................................26
2.3.6 Câu hỏi Yes / No.............................................................................................26
2.3.7 Câu hỏi ngây thơ..............................................................................................26
2.3.8 Câu hỏi quy mô mức độ..................................................................................26
2.3.9 Câu hỏi đào sâu................................................................................................27
2.3.10 Câu hỏi cho biết cảm giác..............................................................................27

2
 CHƯƠNG III: TRIỂN KHAI MỘT BUỔI PHỎNG VẤN TRONG PR.........................28
3.1 LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ VỚI CÁC NỘI DUNG XUNG QUANH CHỦ ĐỀ
VÀ Ý TƯỞNG CHỦ ĐẠO CỦA HỌP BÁO XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG..........................28
3.2 LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ NGƯỜI THAM DỰ HỌP BÁO............................30
3.2.1 Danh sách những người tham dự buổi họp báo...............................................30
3.2.3 Quy trình đón khách tại buổi họp báo.............................................................31
3.2.4 Quà tặng dành cho người tham dự...................................................................32
3.3 Bảng theo dõi tiến độ công việc trong buổi họp báo..............................................33
3.3.1 bảng theo dõi tiến trình sự kiện.......................................................................33
3.3.2 Bảng Checklist phân công công việc cho đội ngũ tổ chức và các bên liên quan
..........................................................................................................................................34
3.4 Lập kế hoạch quản trị khủng hoảng cho buổi họp báo...........................................36
3.4.1 Xây dựng nội dung quản trị khủng hoảng.......................................................36
CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ MỘT BUỔI PHỎNG VẤN TRONG PR..............................38
4.1 Lập báo cáo đánh giá sau buổi họp báo..................................................................38
4.1.1 Thu thập và phân tích phản hồi từ khách hàng của bạn và những đối tượng có
liên quan...........................................................................................................................38
4.1.2.Dò hỏi ý kiến của khách hàng/cấp trên/nhà tài trợ về mức độ hài lòng của họ
sau họp báo.......................................................................................................................39

3
 CHƯƠNG I: HÌNH THÀNH Ý TƯỞNG

1.1 Tổng quan về doanh nghiệp

1.1.1 Thông tin về doanh nghiệp

* Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Mỹ Phẩm Nature Story

Cocoon là thương hiệu mỹ phẩm thuần chay của Việt Nam, được ra đời vào
năm 2013 tập trung vào phân khúc sản phẩm thuần chay, có nguồn gốc từ thiên nhiên.

Trải qua 10 năm hình thành và phát triển, công ty đã tạo được một chỗ đứng
nhất định tại thị trường mỹ phẩm tại Việt Nam với nhiều sản phẩm chất lượng, phù
hợp với người tiêu dùng

 Logo:

Hình 1: Logo của Cocoon

 Địa chỉ: 38C-39C Khu phố 1, Quốc Lộ 1A, Phường Tân Thới Hiệp, Quận 12,
Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
 Emai: we@cocoonvietnam.com

 Điện Thoại: 0938687897

 Người Sáng Lập: Nguyễn Ngọc Bảo/ Nguyễn Bảo Tín/ Phạm Minh Dũng

4
 1.1.2 Lĩnh vực hoạt động chủ yếu

- Các sản phẩm mỹ phẩm, xà phòng, chất tẩy rửa, làm bóng về chế phẩm và vệ sinh
- Buôn bán các dược phẩm
- Bán buôn các đồ dùng khác cho gia đình
- Dịch vụ đóng gói
Sản phẩm nổi bật nhất của Cocoon chính là dòng mỳ phẩm thuần chay. Ngay
từ khi ra đời, Cocoon đã được biết đến như một thương hiệu đi đầu trong làng “mỹ
phẩm xanh” của giới làm đẹp Việt. Cocoon được nhanh chóng yêu thích bởi những
sản phẩm 100% thuần chay, mỗi sản phẩm được thiết kế với bao bì đẹp, chỉn chu cùng
với những thông điệp nhân văn

1.1.3 Một số thành tựu nổi bật của doanh nghiệp

 Tháng 8-2020, Cocoon nhận được chứng nhận "Animal test-free & Vegan"
(không thử nghiệm trên động vật và thuần chay) từ tổ chức bảo vệ quyền lợi
động vật toàn cầu PETA.
 Tháng 11-2020, thông qua trong chương trình không thử nghiệm trên động vật
Leaping Bunny của Tổ chức Cruetly Free International.
 Tháng 12-2020, thương hiệu cocoon được chứng nhận "Vegan" (thuần chay) từ
The Vegan Society - tổ chức từ thiện giáo dục lâu đời nhất thế giới.
 Tháng 11-2021 Cocoon nhận được giải thưởng trong hạng mục "Thương hiệu
truyền cảm hứng" tại Asia Pacific Enterprise Awards (APEA 2021). Đây là
danh hiệu vinh danh những doanh nghiệp thành công song song với việc tạo ra
các giá trị tốt đẹp cho cộng đồng.
 Từ triết lý thuần chay và bền vững, thương hiệu Cocoon muốn truyền tải tới nhiều
người việc nâng cao nhận thức của bản thân về bảo vệ môi trường và động vật.

5
 1.1.4 Tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu của doanh nghiệp

1.1.4.1 Sứ mệnh

COCOON được sinh ra để mang lại cho bạn một làn da, một mái tóc luôn khỏe
mạnh, trẻ trung và tràn đầy sức sống từ những nguồn nguyên liệu đơn giản và gần gũi
mà bạn ăn hằng ngày. Chúng tôi luôn giữ một nhiệm vụ trong tâm trí: áp dụng các lợi
ích của thực phẩm quanh ta kết hợp với sự hiểu biết khoa học để tạo ra các sản phẩm
mỹ phẩm an toàn và hiệu quả cho tất cả mọi người.

Hành trình gian nan tìm đến vẻ đẹp thật sự không phải là nhiệm vụ của riêng
bạn, COCOON sẽ cùng bạn đi trên hành trình đó. Luôn luôn là như vậy, mãi mãi là
như vậy.

1.1.4.2 Tầm nhìn

Là những người yêu thiên nhiên, luôn say đắm trong việc khám phá các nguyên
liệu quen thuộc trong đời sống hằng ngày của người Việt Nam từ rau củ, trái cây,
COCOON đã cố gắng hoàn thiện tốt hơn mỗi ngày để đưa những nguyên liệu thiên
nhiên vào trong các sản phẩm và hướng tới trở thành hãng mỹ phẩm thuần chay hàng
đầu.

Mỗi sản phẩm được tới tay người tiêu dùng đều được chúng tôi trau chuốt từng
chi tiết để đem tới cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời nhất bởi không chỉ là
một sản phẩm làm đẹp mà còn đem lại những thông điệp ý nghĩa bảo vệ môi trường.
Qua đó giúp thị trường mỹ phẩm thuần chay được nhiều sự tin yêu hơn và cũng là
minh chứng chân thật cho việc người Việt không hề quay lưng với hàng Việt.

1.1.4.3 Mục tiêu

- Ngắn hạn: Là thương hiệu tiên phong trong thị trường mỹ phẩm thuần chay,
COCOON hướng tới trở thành thương hiệu mỹ phẩm thuần chay phổ biến và được ưa
thích nhất tại Việt Nam và đáp ứng yêu cầu của mọi khách hàng, lấy sự hài lòng của
khách hàng làm trọng tâm trong mọi hoạt động. Mục tiêu ngắn hạn mà công ty đặt ra
là: “Cuối năm 2022 công ty sẽ đạt được mức tăng trưởng 30%

6
- Trung hạn: Công ty mong muốn chiếm được lòng tin của khách hàng, đặc biệt là
khách hàng Việt Nam. Chúng tôi đặt ra mục tiêu trong 5 năm tiếp theo “COCOON
phấn đấu trở thành thương hiệu mỹ phẩm Việt Nam được yêu thích nhất ở trong nước
và chiếm 40% thị phần thị trường mỹ phẩm Việt Nam vào cuối năm

2026":

- Dài hạn: Không chỉ mang tham vọng chiếm lĩnh thị trường Việt Nam mà COCOON
còn hướng tới các thị trường nước ngoài, đặc biệt là các nước Châu Á. Mục tiêu lớn
nhất mà COCOON mong muốn đạt được trong 10 năm tới là “Sản phẩm được xuất
khẩu đi 10 quốc gia của khu vực Châu Á vào cuối năm 20317

1.1.5 Cơ cấu tổ chức

7
1.2 Sơ lược về khủng hoảng

Hình 2: Hình ảnh đoạn clip trên Tiktok đưa tin về vụ việc chai nước tẩy trang của
Cocoon. Nguồn: Markettimes.com

Ngày 28/5/2023, trên mạng xã hội xuất hiện một đoạn clip cho thấy một sản phẩm mỹ
phẩm thuần chay của Cocoon có vật thể lạ bên trong nước tẩy trang. Theo chủ nhân
bài đăng, chai nước tẩy trang này là sản phẩm chính hãng được tặng kèm khi mua sản
phẩm khác của hãng, vẫn có niêm phong hoàn toàn, nhưng bên trong lại xuất hiện một
vật thể kỳ lạ nổi lềnh bềnh, được nghi là một con sâu béo ú.

Trong đoạn clip, người xem có thể thấy rõ một con sâu hoặc một sinh vật lạ
đang lơ lửng trong chất lỏng tẩy trang. Có thể kết luận rằng sinh vật này đã “ngủm”

8
nhưng vẫn để lại nhiều hoang mang về chất lượng cũng như đảm bảo an toàn vệ sinh
khi sử dụng.

Hình 3: Hình ảnh con sâu nổi lềnh bềnh bên trong sản phẩm

Nguồn: Markettimes.com

Cocoon tự hào vì thương hiệu mỹ phẩm 100% thuần chay giữ chọn dưỡng chất
của thực vật Việt Nam, an toàn lành tính và không sử dụng thành phần từ động vật và
nói không với thử nghiệm trên động vật.”

Ngay lập tức, trên các trang mạng xã hội đã có rất nhiều ý kiến, bình luận được
đưa ra. Một số người cho rằng nước tẩy trang này làm từ hoa hồng, mà hoa nào mà
chẳng có sâu, nếu có sâu thì chứng tỏ sản phẩm càng sạch, càng thuần chay. Còn một
số khác thì thắc mắc liệu đây có phải sản phẩm fake hay không vì niêm phong nắp

9
chai Cocoon đã ngưng sử dụng từ lâu, đồng thời chất trong chai khi lắc lên sẽ có màu
vàng đục mà chai trong clip lại không có. Một số khác lại chỉ trích quy trình kiểm
duyệt sản phẩm của Cocoon và hoang mang vì đây là sản phẩm mình đang dùng.

Hình 4: Phản ứng của người chơi Tiktok khi xem xong clip. Nguồn: Tiktok
Tinnhanh60p

24 giờ sau vụ việc, được biết thêm theo chủ nhân bài đăng, khi ghi nhận được
phản ánh, hãng Cocoon chỉ đồng ý cho đổi lại chai khác chứ không có giải thích gì

10
thêm về sinh vật kỳ lạ bên trong chai, đồng thời xóa toàn bộ sản phẩm tẩy trang trên
trang web bán hàng.

Hình 5: Phản ứng của chủ nhân đoạn clip sau 24 giờ xảy ra khủng hoảng. Nguồn:

1.3 Rà soát môi trường

1.3.1 Rà soát môi trường vĩ mô ( PEST )

1.3.1.1 Chính trị

Ngày nay, thị trường kinh doanh mỹ phâm làm đẹp là một trong những
thị trường được quan tâm, săn đón và đang có xu hướng phát triển rất mạnh. Chính
phủ cũng đã ban hành nhiều nghị định, thông tư cũng như công văn về ngành kinh
doanh nhằm tạo ra các điều kiện kinh doanh thuận lợi cho các doanh nghiệp, cũng như
để kiểm soát việc kinh doanh sản xuất các mặt hàng mỹ phẩm. Dù đã có những biện
pháp kiểm soát nhưng vẫn có doanh nghiệp lợi dụng các lỗ hỏng trong công tác quản
lý, kiểm tra, giám sát của cơ quan chức năng để kinh doanh trái phép, gây mất niềm
tin cho người dùng. Gây khó khan cho các doanh nghiệp kinh doanh chất lượng, chính
hãng và tuân thủ quy định pháp luật như Cocoon.
Luôn tuân thủ luật pháp, nói không với các thành phần như paraben,
fromaldehyde, phthalates, hydroquinone, triclosan...cùng các thành phần có
hại khác theo tiêu chuẩn của Bộ Y Tế Việt Nam. Đồng thời, Cocoon cũng cam kết tất
cả thành phần nguyên liệu luôn có nguồn gốc rõ ràng và đáp ứng đầy đủ các quy định
cccuar Bộ Y Tế.

1.3.1.2 Công nghệ

Đối với các sản phẩm mỹ phẩm hữu cơ như Cocoon, các nhà máy sản xuất đều
sử dụng máy móc thiết bị và hóa chất nghiên cứu hiện đại được nhập khẩu từ các nhà
cung cấp có uy tín. Nhà máy phải được kiểm tra và đánh giá về đủ điều kiện sản xuất
thực phẩm chức năng và chiết xuất dược liệu hữu cơ theo tiêu chuẩn hữu cơ USDA và
đã đạt được chứng nhận hữu cơ USDA về quy trình sản xuất chế biến thực phẩm chức
năng hữu cơ và sự phát triển của công nghệ sẽ giúp cho Cocoon cải thiện sản phẩm

11
của mình, các dòng sản phẩm sẽ được nâng cấp và có thể tạo ra những điểm khác biệt
trong chính sản phẩm, sẽ được công chúng yêu thích và đón nhận nhiều hơn.

Với sự phát triển của thời đại công nghệ 4.0 đã mang đến cho các doanh nghiệp
những điều kiện vô cùng thuận lợi cho việc quảng cáo, quảng bá thương hiệu trên
các phương tiện truyền thông đại chúng, cũng như trên các phương tiện truyền thông
trên mạng xã hội như Facebook, Youtube, … Nhờ vậy mà hình ảnh của các sản phẩm
đến gần hơn với công chúng

1.3.1.3 Xã hội

Một phần thành công của Cocoon tại thị trường nội địa là nhờ sự trân trọng và
hiểu biết về văn hóa. Mỗi sản phẩm của Cocoon đều được tạo nên từ các thành phần
chính từ thiên nhiên Việt Nam. Chứa các yếu tố truyền thống, tự nhiên và lành mạnh,
sản phẩm của Cocoon dễ dàng đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng Việt Nam. Ví dụ,
trong văn hóa Việt Nam, người dùng thường sử dụng tinh dầu từ vỏ bưởi để gội đầu,
mọc tóc và tránh kích ứng da đầu. Nhận thấy được điều đó, Cocoon đã ứng dụng và
cho ra đời dòng sản phẩm sử dụng tinh dầu bưởi làm thành phần chín. Chiến lược
hướng đến văn hóa này là thế mạnh của Cocoon, giúp sản phẩm của Cocoon ngày
càng chiếm được thị phần lớn tại thị trường Việt Nam.

1.3.1.4 Kinh tế

Với mức tăng trưởng bình quân 30% / năm, thị trường mỹ phẩm Việt Nam
ngày càng thu hút nhiều doanh nghiệp nước ngoài mở cửa hàng kinh doanh. Theo số
liệu của ngành mỹ phẩm Việt Nam, mỹ phẩm và các sản phẩm, dịch vụ làm đẹp phát
triển tốt khi có đến 60% dân số là người trẻ quan tâm đến sức khỏe và sắc đẹp. Với dự
báo thị trường mỹ phẩm Việt Nam sẽ có giá trị 2,3 tỷ USD trong năm 2019, đồng thời,
hàng năm sẽ tăngtrưởng đạt 5,4%(CAGR 2019 - 2023), đã cho thấy việc tăng trưởng
thị trường như trên, sẽ kích thích chi tiêu tăng tạo thêm nhiều cơ hội cho doanh nghiệp
thu hút khách hàng mạnh hơn. Với đà tăng trưởng như vậy, đã cho thấy nhu cầu về
làm đẹp ngày càng trở nên cần thiết, và đây sẽ là một thị trường tiềm năng, kích thích
phát triển kinh tế nước nhà.

12
 Chất lượng cuộc sống của người dân Việt Nam đang ngày càng cao hơn, họ
đang quan tâm hơn đến chất lượng cuộc sống, họ cũng sẵn sàng trả nhiều tiền hơn để
có được các sản phẩm, dịch vụ phục vụ tốt hơn.

1.3.2 Rà soát môi trường vi mô

1.3.2.1 Đối thủ cạnh tranh trong môi trường vi mô

So với giá sản phẩm của các đối thủ khác như Innisfree, Lancome, The Body
Shop, Kiehl's, Vichy thì các sản phẩm của Cocoon phù hợp với mọi tầng lớp khách
hàng. Tuy tham gia vào thị trường chưa lâu nhưng Cocoon dường như đã bỏ xa những
“ông lớn” của mình trên thị trường mỹ phẩm Việt Nam. Những gì Cocoon làm được
không chỉ là mang đến những sản phẩm chất lượng cao, thiết kế tinh tế, sử dụng tiện
lợi mà thương hiệu còn mang lại giá trị sâu sắc cho người dùng. Cocoon tạo ra một
phiên bản cải tiến của sản phẩm hiện có, cho mọi người thấy rằng sản phẩm đó tốt hơn
về tính năng hoặc rẻ hơn so với những gì mà đối thủ cạnh tranh đang cung cấp. Nhằm
tạo sự thuận tiện cho khách hàng, Cocoon còn cung cấp đa dạng các phương thức
thanh toán khác nhau: Thanh toán tiền mặt, chuyển khoản, thanh toán qua ví điện tử,
thanh toán di động.

1.3.2.2 Nhân lực

- Số lượng: tuỳ theo thời gian và cơ sở nên sẽ có số lượng khác nhau.

- Trình độ: có kiến thức và đam mê ngành hàng mỹ phẩm,có khả năng viết tốt và
kinh nghiệm làm về Content marketing 1 năm trở lên.
- Kỹ năng: trung thực, chăm chỉ, chủ động và có trách nhiệm với công việc.
- Kinh nghiệm: có kiến thức về Digital Marketing và kĩ năng quản lý dự án,làm
việc nhóm. Nhạy bén với xu hướng của người tiêu dùng trẻ.

1.3.2.3 Nhà cung cấp, đại lý, phân phối

Chiến lược marketing của Cocoon đã đưa ra nhiều rất hình thức để phân phối
các sản phẩm của mình như: mạng xã hội, cửa hàng, nhà phân phối chính thức,
Internet… Nó là yếu tố quyết định sự thành bại của Cocoon. Hiện Cocoon có 6 cửa
hàng tại Hà Nội và 6 cửa hàng tại TP. Hồ Chí Minh. Tuy nhiên, khách hàng từ các

13
tỉnh thành khác có thể dễ dàng mua các sản phẩm của Cocoon thông qua trang web
chính thức.
Ngoài ra, hầu hết các điểm phân phối sản phẩm của Cocoon cũng đều có trang
web riêng, giúp khách hàng có thể có nhiều phương thức mua hàng linh hoạt. Việc
phân bổ các chi nhánh của Cocoon giúp khách hàng mua sắm dễ dàng hơn. Điều này
tạo thiện chí cho khách hàng và cho thấy Cocoon luôn chọn những gì tốt nhất cho
khách hàng. Các cửa hàng đang phân phối chính thức sản phẩm Cocoon chính hãng,
các địa điểm này hội tụ nhiều yếu tố có lợi cho việc bán hàng như chỗ để xe phù hợp,
khu dân cư đông đúc, bố trí ngoài trời hài hòa. Các vị trí này thuận tiện cho khách
hàng qua lại và mua. Không gian cửa hàng là một trong những yếu tố khiến khách
hàng tin tưởng bạn.

1.3.2.4 Công chúng trong môi trường vi mô

Truyền thông: Cocoon đã xuất hiện trên nhiều tờ báo và tạp chí kỹ thuật số như
Elle.vn, vtv.vn, vnexpress… Hầu hết các tin tức viết về Cocoon đều đề cập đến việc
Cocoon đã thực hiện một cuộc cách mạng mỹ phẩm thuần chay và sử dụng quy trình
sản xuất thân thiện với môi trường như thế nào. Các tờ báo lớn, có độ tin cậy cao đã
khen ngợi Cocoon vì những sản phẩm thân thiện với động vật tự nhiên và thân thiện
vớimôi trường. Điều này có ý nghĩa rất lớn tới sức ảnh hưởng của thương hiệu
Cocoon đến công chúng.

COCOON đã hợp tác với nhiều chuyên gia làm đẹp nổi tiếng để không chỉ đánh
giá sản phẩm của họ mà còn đăng nội dung về sản phẩm của COCOON trên mạng xã
hội của họ. Bằng cách sử dụng các sản phẩm của COCOON, những người có ảnh
hưởng có thể giúp truyền thông điệp từ công ty đến người dùng rằng động vật vô tội,
chúng đáng được yêu thương và chăm sóc. Ví dụ như chiến dịch Cocoon x Suboi:
Love Your Nature.

14
1.4 Phân tích SWOT

Stt Nội dung

Điểm mạnh

1 Cocoon là hãng mỹ phẩm thuần chay có tiếng từ lâu nên được rất nhiều
người biết đến và tin tưởng

2 Buổi họp báo giúp cocoon giải đáp thắc mắc, xử lý vấn đề, khẳng định sự
uy tín về thương hiệu của mình và cam kết về chất lượng an toàn tuyệt đối
giúp mọi người tin tưởng và quan tâm về cocoon hơn,tăng cường nhận thức và
sự quan tâm của công chúng

3 Thể hiện được sự uy tín ,dùng biện pháp khắc phục và cam kết về chất
lượng an toàn tuyệt đối

Điểm yếu

Là họp báo giải quyết vấn đề khủng hoảng,xử lý vấn đề về các ý kiến trái
chiều nên được nhiều người quan tâm
Buổi họp báo có thể bị hạn chế về thời gian và phạm vi. Có thể không đủ
thời gian để truyền đạt đầy đủ thông tin và trả lời tất cả các câu hỏi từ các
phóng viên
Cơ hội

Cuộc họp báo có thể giúp cocoon thể hiện sự minh bạch và sẵn sàng để
chia sẻ thông tin về tình hình,cách giải quyết với công chúng.và xây dựng
niềm tin với khách hàng
Mang lại cơ hội để tạo sự quan tâm và sự chú ý từ công chúng và các
phương tiện truyền thông.

15
 Thể hiện sự cam kết của họ đối với khách hàng và cộng đồng, và tạo lại
niềm tin sau vấn đề này
Buổi họp báo có thể tạo cơ hội kinh doanh bằng cách tăng cường nhận
thức về thương hiệu Cocoon

Thách thức

Cần phải xử lý thông tin một cách cẩn thận và nhanh chóng để không làm
tăng sự lo lắng không cần thiết và hoang mang trong dư luận

Cần phải có một chiến lược truyền thông cẩn thận để đảm bảo được cách
xử lý hiệu quả và không gây tổn hại đến hình ảnh của công ty

Có thể gây ra nhiều ý kiến trái chiều,đối mặt với sự phản ứng của khách
hàng. Phải đảm bảo được chất lượng sản phẩm sau này, không gặp phải vấn
đề như vậy xảy ra nữa

1.5 Hình thành mục tiêu cho sự kiện theo tiêu chí SMART

1.5.1 Tiêu chí

- Cụ thể ( Specific ): Cocoon muốn tổ chức buổi họp báo để giải quyết khủng
hoảng truyền thông từ vụ việc phát hiện vật thể lạ được nghi là sâu trong sản phẩm
Nước tẩy trang hoa hồng. Buổi họp báo sẽ giúp cocoon giải đáp thắc mắc, xử lý vấn
đề, khẳng định sự uy tín về thương hiệu của mình và cam kết về chất lượng an toàn
tuyệt đối giúp mọi người tin tưởng và quan tâm về cocoon hơn, tăng cường nhận thức
và sự quan tâm của công chúng. Đồng thời quan buổi họp báo Cocoon muốn lấy lại
niềm tin của người tiêu dùng bằng việc tặng 5000 nước tẩy trang miễn phí cho tất cả
mọi người.

16
 - Định lược được ( Measurable ): Sau 24 giờ, qua buổi họp báo Cocoon sẽ lấy
lại niềm tin được người tiêu dùng, khách hàng và sẽ tặng được 5000 chai nước tẩy
trang.

- Có thể đạt được với những nguồn lực sẵn có ( Achievable )

- Phù hợp ( Relevant ): Nhằm đính chính lại vụ việc, lấy lại niềm tin của người tiêu
dùng.

- Mốc thời gian cụ thể ( Time – specific ): Buổi họp báo sẽ được tổ chức vào 13h30
ngày 2/6/2023 tại khách sạn Carevelle Sài Gòn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành Phố Hồ
Chí Minh.

1.5.2 Mục đích của sự kiện

1.5.3 Mục tiêu của sự kiện

1.6 Ý tưởng chủ đạo của buổi họp báo

1.6.1 Tổng quan sự kiện ( 5W1H )

 Buổi Họp Báo Sự Việc Nước Tẩy Trang Cocoon Xuất Hiện Tạp Chất.
 Thời gian: Diễn ra lúc 13h30 ngày 26/03/2024
 Địa điểm: Caravelle SaiGon khách sạn 5 sao nằm ở số 19 Công trường Lam
Sơn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
 Người có mặt tham gia: Tổng giám đốc của Cocoon, phóng viên, cơ quan báo
chí, đơn vị hợp tác với Cocoon
 Họp báo tổ chức nhằm cung cấp thông tin xoa dịu xôn xao và căng thẳng của
công chúng cộng đồng, giữ niềm tin tưởng đối với các nhà tài trợ qua việc giải
thích nguyên nhân và đưa ra kế hoạch để giải quyết vấn đề.
 Tổ chức buổi họp báo hình thức trực tiếp để thông qua các nhà truyền thông,
nhà báo uy tín tổng giám đốc Cocoon đưa ra những dẫn chứng, trình bày

17
 nguyên nhân lí do để giải quyết vấn đề khung hoảng “Nước tẩy trang cánh
hoa hồng” có chứa “sinh vật lạ”.

1.6.2 Concept và theme

- Concept: Cánh hoa hồng thơm

- Theme: Nâu – vàng – đen
 Sân khấu buổi họp báo chữ T
 Dress code: Trắng, đen, vàng nâu
 Backdrop: hiện đại, màu nâu vàng là chủ đạo.

18
1.6.3 Agenda sự kiện

19
1.6.4 Backdrop sự kiện

1.6.5 Layout sự kiện

20
 CHƯƠNG II: THIẾT KẾ Ý TƯỞNG DÀNH CHO BUỔI
HỌP BÁO

2.1 Thông cáo báo chí

CÔNG TY TNHH MỸ PHẨM THIÊN NHIÊN COCOON

Mã số thuế: 0313300273

TP. Hồ Chí Minh, ngày 29/5/2023

THÔNG CÁO BÁO CHÍ

HỌP BÁO TRẢ LỜI VỤ VIỆC SẢN PHẨM NƯỚC TẨY TRANG COCOON
XUẤT HIỆN VẬT THỂ LẠ BÊN TRONG.

Công ty TNHH Mỹ Phẩm Thiên Nhiên Cocoon xin trân trọng thông báo tổ chức
buổi họp báo để giải thích về thông tin “trong sản phẩm Nước tẩy trang Cocoon hoa
hồng xuất hiện một sinh vật lạ được cho là sâu” vào lúc 14:00 ngày 3/6/2023 tại
Khách sạn 5 sao Caravelle Saigon, số 19 Công Trường Lam Sơn, Phường Bến Nghé,
Quận 1, Thành Phố Hồ Chí Minh.

Về vụ việc này, phía doanh nghiệp rất đáng tiếc về sự việc không mong muốn này và
chân thành xin lỗi các quý hàng. Đó là sai lầm trong khâu kiểm duyệt sản phẩm và
trách nghiệm hoàn toàn thuộc về phía doanh nghiệp.

Về quy trình sản xuất sản phẩm, hoa hồng được canh tác theo phương pháp hữu cơ,
không phun thuốc trừ sâu , không sử dụng phân bón hoá học để đảm bảo nguồn hoa
thu được phù hợp với tiêu chí dùng để làm trà, làm nước cất, làm mỹ phẩm... Cánh
hoa được hái bằng tay khi hoa chưa nở bung, sau đó được rửa sạch, tách cánh và đưa
vào quy trình sấy lạnh khép kín nhằm đảm bảo mùi hương và màu sắc của cánh hoa
được giữ lại. Nguồn hoa sấy lạnh này tiếp tục được sàng lọc một lần nữa qua máy
sàng rung để loại bỏ cánh hoa vụn, đài hoa, cuống hoa, hoặc sâu hoa hồng nếu có.
Thành quả thu được là những cánh hoa nguyên vẹn, không nhiễm tạp chất, không bị
nhàu nát phù hợp với tiêu chí của sản phẩm.

21
Trong khi đó, nhà máy sản xuất được xây dựng theo mô hình nhà máy xanh kiểu mẫu,
sử dụng nguồn năng lượng tiết kiệm, xử lý nước thải đúng cách và áp dụng thực hành
sản xuất tốt, đáp ứng đủ điều kiện sản xuất theo cGMP của Sở Y Tế TP. Hồ Chí Minh.
Toàn bộ quy trình đều khép kín từ pha chế - chiết rót - đóng gói, áp dụng 5S và
cGMP.

Do tính chất đặc thù là sử dụng nguồn cánh hoa hồng hữu cơ tự nhiên, vì thế, từ lúc ra
mắt tới nay, sản phẩm này đã được viết một quy trình riêng để kiểm soát chất lượng
đầu ra nghiêm ngặt nhằm kiểm soát tạp chất.

Trường hợp khách hàng đã mua phải sản phẩm chứa tạp chất ( sâu hoa hồng ) hoàn
toàn là do khâu kiểm tra cuối cùng của doanh nghiệp.

Phía doanh nghiệp đã liên hệ với các đơn vị phân phối để thu gom sản phẩm trên quầy
kệ nhằm tiến hành kiểm tra, nếu có phát hiện trường hợp bất thường sẽ tiến hành thu
hồi về nhà máy, tránh đưa sản phẩm lỗi đến tay người tiêu dùng. Nếu quý khách hàng
đã mua phải sản phẩm có chứa tạp chất, Cocoon rất mong quý khách sẽ liên hệ thu
hồi, xác minh và giải quyết thoả đáng cho quý khách hàng một cách nhanh nhất.

Công ty TNHH Mỹ Phẩm Thiên Nhiên Cocoon xin được chân thành đón tiếp các cơ
quan ban ngành đoàn thể và giới truyền thông đến với buổi họp báo ngày 2/6/2023 để
cùng lắng nghe chúng tôi trình bày cũng như giải đáp thắc mắc về vấn để của công ty
trong thời gian qua.

Trân trọng.

Liên hệ

Lê Duy Anh Tuân

Giám đốc PR
Điện thoại: +84968559055
Email: tuanle@cocoonvietnam.com

22
2.2 Thiết kế phát biểu cho buổi họp báo

Đầu tiên xin gửi lời chào đến tất cả mọi người, khách hàng thân thiết, các đối tác,
doanh nghiệp, báo giới truyền thông và toàn bộ những người đồng hành cùng Cocoon
suốt quãng thời gian vừa qua.

Tôi là Lê Duy Anh Tuân – Giám đốc PR của công ty TNHH Mỹ Phẩm Thiên Nhiên
Cocoon và là người đại diện phát ngôn cho doanh nghiệp để trả lời các câu hỏi cho vụ
việc vừa qua.

Trước hết chúng tôi trân thành cảm ơn toàn bộ các đối tác và báo giới truyền
thông đã có mặt trong ngày hôm nay. Sự có mặt của quý vị chính là vinh dự đối với
chúng tôi, là động lực cũng như tiền đề để doanh nghiệp chúng tôi có thể nhìn lại, sửa
đổi cải thiện và tiếp tục phát triển.

Doanh nghiệp chúng tôi minh bạch toàn bộ thông tin và cam kết những thông tin
chúng tôi đưa ra là sự thật. Sự quan tâm của các bạn dành cho nhãn hàng, các sản
phẩm và thương hiệu là niềm vinh hạnh đối với doanh nghiệp chúng tôi.

Trong những ngày vừa qua chúng tôi đã gặp phải vụ việc đáng tiếc không mong
muốn xảy ra, đó là trách nghiệm hoàn toàn thuộc về chúng tôi. Do tính chất đặc thù
là sử dụng nguồn cánh hoa hồng hữu cơ tự nhiên, vì thế, từ lúc ra mắt tới nay, sản
phẩm này đã được viết một quy trình riêng để kiểm soát chất lượng đầu ra nghiêm
ngặt nhằm kiểm soát tạp chất. Tuy nhiên, trường hợp khách hàng đã mua phải sản
phẩm chứa tạp chất (sâu hoa hồng) hoàn toàn do sơ sót ở khâu kiểm tra cuối
cùng, dẫn đến sản phẩm lỗi đã lưu thông trên thị trường, vì thế chúng tôi sẽ rà
soát lại toàn bộ quy trình kiểm soát chất lượng nội bộ để đảm bảo chất lượng sản
phẩm đầu ra tốt hơn nữa. Chúng tôi thành thật xin lỗi quý khách hàng vì sự cố
trên. Chúng tôi hiểu rằng vấn đề này đã ảnh hưởng đến sự trải nghiệm của quý
khách hàng rất nhiều. Chúng tôi đã và đang tiến hành xác minh, thu hồi và giải
quyết.

Phía công ty cũng đã liên hệ với các đơn vị phân phối để thu gom sản phẩm trên
quầy kệ nhằm tiến hành kiểm tra, nếu có phát hiện thêm trường hợp bất thường sẽ thu
hồi về nhà máy. Trong trường hợp quý khách mua phải sản phẩm có chứa tạp chất,

23
Cocoon rất mong quý khách sẽ liên hệ cho chúng tôi để thu hồi, xác minh và giải
quyết thoải đáng cho quý khách một cách nhanh nhất.

Xin trân trọng cảm ơn !!!

2.3 Thiết kế bộ câu hỏi phỏng vấn

2.3.1 Câu hỏi khó nhằn

- Phóng viên: Phía doanh nghiệp hãy nói rõ về quy trình sản xuất sản phẩm nước tẩy
trang hoa hồng để khách hàng / người tiêu dùng hiểu rõ hơn về sản phẩm và không bị
hoang mang ?

- Trả lời: Quy trình sản xuất sản phẩm nước tẩy trang hoa hồng phiên bản có cánh
hoa: Về sản phẩm nước tẩy trang hoa hồng có tạp chất, chúng tôi xin phép trình bày
ngắn gọn về quy trình sản xuất sản phẩm như sau: Đầu tiên là phối trộn dung dịch, lưu
bán thành phẩm chờ ổn định, rồi thêm cánh hoa hồng vào từng chai, chiết rót dung
dịch vào chai để 7 ngày cánh hoa nở bung. Khi cánh hoa nở bung, chúng tôi sẽ soi
dưới đèn chuyên dụng để kiểm tra và loại bỏ những tạp chất bao gồm đài hoa, cuống
hoa và cả sâu hoa hồng nếu có. Loại bỏ tạp chất xong, sản phẩm sẽ chuyển tự động
dán nhãn và in số lot, hướng dẫn sử dụng rồi đóng thùng, chuyển sang lưu kho. Trong
trường hợp sản phẩm không đạt yêu cầu thì sẽ bị loại.

2.3.2 Câu hỏi Bẫy

- Phóng viên: Tại sao trong sản phẩm của Cocoon lại có tạp chất vậy ?
- Trả lời: Trường hợp khách hàng đã mua phải sản phẩm chứa tạp chất (sâu hoa hồng)
hoàn toàn do sơ sót ở khâu kiểm tra cuối cùng, dẫn đến sản phẩm lỗi đã lưu thông trên
thị trường, vì thế chúng tôi sẽ rà soát lại toàn bộ quy trình kiểm soát chất lượng nội bộ
để đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra theo tiêu chuẩn. Chúng tôi thành thật xin lỗi
quý khách hàng vì sự cố trên. Chúng tôi hiểu rằng vấn đề này đã ảnh hưởng đến sự
trải nghiệm của quý khách hàng rất nhiều. Chúng tôi đã và đang tiến hành xác minh,

24
thu hồi và giải quyết, vì sự hài lòng của quý khách hàng là ưu tiên hàng đầu của chúng
tôi.

- Phóng Viên: Nếu trong tương lai sản phẩm của Cocoon vẫn xuất hiện các tạp chất
( sâu bọ, ruồi muỗi ) thì phía doanh nghiệp sẽ xử lý như thế nào ?
- Trả lời: Đó là một điều doanh nghiệp hoàn toàn không mong muốn vì nó ảnh hưởng
đến thương hiệu và trải nghiệm của người tiêu dùng. Cocoon hứa sẽ kiểm định các tạp
chất thật kỹ các tạp chất trong những lần sản xuất tiếp theo và không để xảy ra hiện
tượng không mong muốn này thêm lần nào nữa.
- Phóng viên: Cocoon có nghĩ rằng đây là một vụ cạnh tranh không lành mạnh đến từ
bên thứ ba.
- Trả lời: Dù có thế đi nữa thì doanh nghiệp vẫn sẽ kiểm định sản phẩm thật kỹ trước
khi tung ra thị trường từ nay về sau.

2.3.3 Câu hỏi lặp lại

- Quy trình kiểm định của hãng thật sự có an toàn cho người tiêu dùng hay không ?
*Thêm:
- Cocoon sẽ có những biện pháp như thế nào để lấy lại niềm tin từ những người
đã mua sản phẩm có chứa tạp chất trước đó ?

2.3.4 Câu hỏi bán cái

- Phóng viên: Có nhiều bình luận trên các trang mạng xã hội cho rằng sản phẩm
của Cocoon không chỉ có tạp chất mà còn sai mẫu mã, có hàng fake, hàng kém chất
lượng, Coocon hãy lý giải cho những trường hợp này

- Trả lời: Các sản phẩm của Cocoon phần lớn đều đã được kiểm duyệt kỹ càng trước
khi đưa đến tay người tiêu dùng. Việc sản phẩm có tạp chất chỉ là thiểu số. Cocoon
mong các quý khách sẽ kiểm tra thật kỹ nơi bán ra sản phẩm rằng đó có phải là một
nhà phân phối uy tín không. Nếu đúng là như vậy Cocoon rất đáng tiếc và mong quý
khách gửi sản phẩm để được đổi trả.

25
 2.3.5 Câu hỏi 5W1H

- Phóng viên: Thứ sinh vật bên trong sản phẩm nước tẩy trang của bạn là gì ?
- Trả lời: Cocoon đã đem sản phẩm đó về nghiên cứu, phân tích cho rằng đó là một
tạp chất không mong muốn xảy ra trong quá trình kiểm định sản phẩm.

2.3.6 Câu hỏi Yes / No

- Phóng viên: Liệu khách hàng có được đổi trả và bồi thường bởi những sản phẩm bị lỗi
không ?

- Trả lời: Chắc chắn có, chúng tôi chắc chắn sẽ giúp khách hàng xử lý mọi vấn đề
và khúc mắc một cách nhanh chóng nhất có thể và sẽ không để sai lầm đấy lặp lại nữa.

2.3.7 Câu hỏi ngây thơ

- Phóng viên: Doanh nghiệp nghĩ rằng việc tặng miễn phí 5000 sản phẩm cho tất cả mọi
người có thể giải quyết được vấn đề khủng hoảng của doanh nghiệp không ?

- Trả lời: Tôi tin rằng việc tặng miễn phí 5000 sản phẩm cho tất cả mọi người sẽ đóng
góp một phần nhỏ trong việc giải quyết sai lầm của doanh nghiệp. Hy vọng mọi người sẽ có
trải nghiệm tuyệt vời bởi chương trình này của Cocoon.

2.3.8 Câu hỏi quy mô mức độ

- Phóng viên: Việc sản phẩm bị lỗi và xuất hiện tạp chất liệu có phải một vấn đề nghiêm
trọng của doanh nghiệp ?

- Trả lời: Đó là một tai nạn không mong muốn và là một bài học quý giá của Cocoon về
việc kiểm định kỹ sản phẩm. Việc kiểm soát chất lượng hoàn toàn được xử lý theo nhà máy
xanh kiểu mẫu, sử dụng nguồn năng lượng tiết kiệm, xử lý nước thải tốt đáp ứng điều kiện
sản xuất theo cGMP của sở y tế TP.HCM.

26
 2.3.9 Câu hỏi đào sâu

- Phóng viên: Vậy công ty có giúp khách hàng xử lý ra sao?

- Trả lời: Hiện tại, sản phẩm nước tẩy trang hoa hồng có cánh hoa chỉ còn lưu
thông tại các đơn vị phân phối. Chúng tôi đã liên hệ các đơn vị phân phối để thu gom
sản phẩm trên quầy kệ nhằm tiến hành kiểm tra, nếu có phát hiện trường hợp bất
thường sẽ tiến hành thu hồi về nhà máy, tránh đưa sản phẩm lỗi đến tay người tiêu
dùng.

- Phóng viên: Làm thế nào doanh nghiệp đảm bảo được chất lượng sản phẩm và
dịch vụ,tạo ra sự hài lòng từ phía khách hàng?

- Trả lời: Chúng tôi thực hiện quy trình kiểm soát về chất lượng đáp ứng đủ tiêu
chuẩn chất lượng, thu thập ý kiến và phản hồi từ khách hàng để hiểu rõ hơn và cải
thiện sản phẩm,áp dụng công nghệ và quy trình tự động hóa để giảm sai sót và tăng
khả năng lặp lại,tuân thủ các tiêu chuẩn ngành cụ thể,thực hiện đánh giá định kỳ để
đánh giá chất lượng và đảm bảo quy trình sản xuất và cung ứng đang hoạt động hiệu
quả,chính sách đổi trả để tăng niềm tin cho khách hàng,hợp tác với nhà cung cấp đáng
tin cậy để đảm bảo nguyên liệu và dịch vụ chất lượng cao,nghiên cứu và phát triển
liên tục để vượt qua được kỳ vọng của khách hàng.

2.3.10 Câu hỏi cho biết cảm giác

- Phóng viên: Doanh nghiệp cảm thấy thế nào khi gặp phải sự cố này ?

- Trả lời: Tôi thật sự rất xin lỗi vì đã để khách hàng có trải nghiệm không đáng có
này,chúng tôi mong rằng không bao giờ đem lại cho khách hàng trải nghiệm tồi
tệ,không đáng có như vậy nữa mà sẽ mang đến cho khách hàng những trải nghiệm
mới mẻ và tuyệt vời hơn

- Phóng viên: Sau vấn đề này doanh nghiệp cảm thấy niềm tin của khách hàng đối
với doanh nghiệp ra sao?

27
 - Trả lời: Chúng tôi rất vui và trân trọng, biết ơn vì những khách hàng vẫn luôn
yêu quý và tin tưởng sử dụng sản phẩm bên Cocoon, với tinh thần cầu tiến không
ngừng học hỏi,cocoon luôn lắng nghe ý kiến đóng góp từ phía khách hàng, chúng tôi
sẵn sàng hỗ trợ bất cứ khi nào khách hàng cần.

CHƯƠNG III: TRIỂN KHAI MỘT BUỔI PHỎNG VẤN

TRONG PR

3.1 LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ VỚI CÁC NỘI DUNG XUNG QUANH CHỦ
ĐỀ VÀ Ý TƯỞNG CHỦ ĐẠO CỦA HỌP BÁO XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG

- Xác định các yếu tố xoay quanh cuộc họp báo:

+ Địa điểm tổ chức của buổi họp báo: Khách sạn Caravelle Sai Gon, phường Bến
Nghé, Quận 1, Thành Phố Hồ Chí Minh.

- Các trang thiết bị hỗ trợ buổi họp báo:

 Các thiết bị âm thanh như loa, micro hiện đại

 Các thiết bị chiếu sáng , thiết bị AV, Đèn chiếu sáng không gian hội nghị,
 Màn hình Led 4K và Ultra HD
 Camera, Gimbal chống rung, Boom Mic thu âm, Thanh trượt slider –
dolly,…
 Các thiết bị khác chuyên dụng như Bộ đàm, máy in, máy phát điện, Máy
tính,…

- Trang trí địa điểm tổ chức

 Vì địa điểm trong phòng có nền, thảm và trần màu nâu vàng do đó các ấn
phẩm truyền thông như Back-drop, Standee sẽ có màu nền màu đen cùng
với màu nâu vàng và trắng. Hình ảnh xuất hiện trên ấn phẩm truyền thông
sẽ là cánh hoa hồng cùng sản phẩm nước tẩy trang hoa hồng.
 Lay-out của sự kiện sẽ được sắp xếp theo hình chữ T. Sắp xếp bàn ghế sẽ
có khoảng cách phù hợp với khách mời, phóng viên, báo chí.

28
 Trên các bàn sẽ có lọ hoa hồng với mùi thơm thoang thoảng dễ chịu.

29
3.2 LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ NGƯỜI THAM DỰ HỌP BÁO

3.2.1 Danh sách những người tham dự buổi họp báo

- Số lượng khách mời tham dự: 70 người

- Các đầu báo sẽ tham gia: VNExpress, Báo tuổi trẻ, Kenh14, báo thanh niên, Báo Sài Gòn Giải phóng, Báo phụ nữ,...

a, Danh sách đơn vị truyền thông

STT Đơn vị truyền thông Số lượng Vai trò / thể loại

1 VNEXPRESS 01 Phóng viên báo điện tử
2 Báo Tuổi trẻ 04 Phóng viên báo điện tử
3 Phóng viên báo giấy
4 Biên tập viên/MC Truyền hình
5 Quay phim + Ghi hình Truyền hình
6 Báo thanh niên 02 Phóng viên báo điện tử
7 Phóng viên báo giấy
8 Kenh14 02 MC/ báo điện tử
9 Quay phim
10 S-Channel 02 MC / Phóng viên Tiktok
11 Quay phim
12 CafeBiz 01 Phóng viên báo điện tử
13 Báo Phụ nữ 01 Phóng viên báo điện tử
14 Tạp chí L’Offical 01 Phóng viên trang tin tức điện tử
15 Thế Anh 28 01 Phóng viên trang tin tức điện tử
b, Danh sách khách mời

30
 STT Họ và tên / Đại diện Số lượng Vai trò
1 Nghệ sĩ Suboi 01 Đại sứ thương hiệu Cocoon
2 Tổ chức động vật Châu Á AAF 02 Đơn vị hợp tác
3 Ban truyền thông của trường ĐH Sư Phạm TPHCM 02 Đơn vị hợp tác
4 Khoa Da Liễu - Thẩm Mỹ Da, Bệnh Viện Đại học Y 03 Đơn vị hợp tác
Dược Tp.HCM
5 Cửa hàng chăm sóc sức khỏe và làm đẹp 03 Đơn vị hợp tác
GUARDIAN
6 Các Đại lý phân phối của Cocoon tại cơ sở Hà Nội 05 Đơn vị hợp tác

3.2.3 Quy trình đón khách tại buổi họp báo

- Bước 1: Đảm bảo mọi chuẩn bị cần thiết đã được hoàn thành trước khi khách đến
- Bước 2: Kiểm tra danh sách khách mời
- Bước 3: Đón tiếp khách
 "Khách tham dự" biểu thị khu vực nơi mọi người vào từ cổng chính hoặc lối vào chính của sự kiện.
 "Thảm đỏ" biểu thị không gian trải thảm đỏ, nơi mọi người đi qua để vào trong sự kiện. Thảm đỏ có thể kéo dài từ lối vào
chính đến lối vào VIP.
 "Lối vào VIP" biểu thị lối đi riêng dành cho khách VIP. Điều này có thể là một lối đi song song hoặc rẽ ra từ lối vào chính,
được đặt riêng để đảm bảo sự riêng tư và ưu tiên của khách VIP.

31
 - Bước 4: Đăng ký và kiểm tra danh sách
- Bước 5: Hướng dẫn và cung cấp thông tin
- Bước 6: Giới thiệu và triển khai chương trình
- Bước 7: Tạo điều kiện thuận lợi cho các phóng viên
- Bước 8: Theo dõi thời gian và quản lý buổi họp báo
- Bước 9: Kết thúc và tiếp xúc sau buổi họp báo

3.2.4 Quà tặng dành cho người tham dự

Việc tặng quà dành cho những người tham dự buổi họp báo cũng là một cách để xoa dịu dư luận và lấy lại niềm tin của người tiêu
dùng.
- Quà tặng dành cho các đơn vị hợp tác:
+ Combo nước tẩy trang, cân bằng, kiểm soát dầu mụn trị giá 550.000 đồng
+ Vật phẩm thương hiệu như Thú nhồi bông, áo thun, balo có in hình logo của Cocoon
- Quà tặng dành cho khách tham gia:
+ 01 sản phẩm nước tẩy trang làm từ hoa hồng trị giá 200.000 đồng
+ Vật phẩm thương hiệu: Tặng các đồ như Voi bông, Túi, ô, áo mưa, balo có in logo của Cocoon
+ Voucher hoặc phiếu quà tặng

32
3.3 Bảng theo dõi tiến độ công việc trong buổi họp báo

3.3.1 bảng theo dõi tiến trình sự kiện

STT Tiến độ công việc Thời gian

1 Xác định: mục tiêu tổ chức họp báo để xử lí khủng hoảng “vụ nước tẩy trang 29/5/2023

Cocoon có sâu bên trong”

2 Lập kế hoạch họp báo với bên truyền thông phóng viên, lên nội dung danh sách . 29/5/2023

3 Lên danh sách báo chí, khách mời các nhà hợp tác đầu tư và gửi thư mời 30/5/2023

4 Chuẩn bị chọn địa điểm họp báo và set up địa điểm 1/6/2023

5 Tổ chức buổi họp báo 2/6/2023

6 Dọn dẹp địa điểm sau khi kết thúc 2/6/2023

7 Thu thập thông tin ý kiến và đánh giá của phóng viên, báo chí, khách mời. 3/6/2023

8 Xử lí thông tin thu thập sau họp báo, soạn bài đăng trên các phương tiện truyền 3-4/6/2023

thông.

9 Đánh giá kết quả và theo dõi,.. 5/6/2023…

33
 3.3.2 Bảng Checklist phân công công việc cho đội ngũ tổ chức và các bên liên quan

Danh sách nhân sự và trách nhiệm của Ban tổ chức buổi họp báo
Vị trí Số lượng Nhiệm vụ

- Tiếp đón khách mời, các đơn vị báo chí

PG, PB 3
- Tặng hoa, tặng quà dành cho các đơn vị đồng hành cuối chương trình

Check-in 2 - Check in cho khách mời, các đơn vị báo chí, đơn vị đồng hành ở đầu sự kiện

- 02 Điều phối viên sẽ ở bên ngoài hướng dẫn các khách mời vị trí cất xe và di chuyển đến
vị trí của buổi họp báo, hướng dẫn khi ra về.
Điều phối viên 4
- 02 Điều phối viên sẽ ở bên trong hướng dẫn sếp hàng,điều phối chỗ ngồi dành cho khách
và vị trí tác nghiệp của các đơn vị báo chí
Kỹ Thuật 2 - Phụ trách về kỹ thuật, âm thanh, điều chỉnh màn hình Led trong lúc diễn ra sự kiện
MC 1 - Điều phối theo kịch bản chương trình
Trợ lý MC 1 - Hỗ trợ MC trong các trường hợp ngoài ý muốn
- Chuẩn bị quà tặng cho khách mời
Hậu cần 3 - Set-up bàn ghế theo Lay-out

Truyền thông 1 - Quay bằng điện thoại và đăng tải lên Facebook những diễn biến của buổi họp báo

Media 4 - Chụp ảnh sự kiện và phát trực tiếp trên fanpage của doanh nghiệp

34
3.4 Lập kế hoạch quản trị khủng hoảng cho buổi họp báo
3.4.1 Xây dựng nội dung quản trị khủng hoảng
STT Các trường hợp có thể xảy ra
1 Sự cố kỹ thuật mất: kết nối mạng, hệ thống
âm thanh hoặc hình ảnh gặp vấn đề
2 Sai lệch thông tin hoặc không chính xác: do
người phóng viên với tình hình đang khủng
hoảng có thể đăng tải chỉnh sửa nội dung
buổi phỏng vấn và không đăng đúng thông
tin sự thật.
3 Các câu hỏi khó khăn nhạy cảm hoặc căng
thẳng từ phóng viên
Mức độ phân Phương pháp giải quyết
cấp
-Trước buổi họp chuẩn bị cẩn thận sẵn một phòng kế hoạch,
Nghiêm trọng bao gồm các kỹ thuật hỗ trợ và các thiết bị dự phòng.
- Trước sự kiện tìm hiểu liên hệ với phóng viên uy tín thân
gần đã từng hợp tác nhiều trước đó, trước khi làm việc lên
bản hợp đồng đảm bảo.
-Người đại diện “ có tư duy kinh nghiệm trình độ hiểu biết ”
trả lời khôn khéo cẩn trọng từng câu chữ, tránh lỡ lời sẽ đưa
khủng khoảng đi xa hơn.
-Người trả lời đại diện có sự chuẩn bị về thiết bị ghi âm riêng,
để bảo vệ bản thân và doanh nghiệp cũng như là một bằng
chứng nếu có sảy ra sự sai lệch.
-Trước buổi họp báo lên trước danh sách câu hỏi và chuẩn bị
trước câu trả lời họp lí nhất thảo luận với phóng viên.
-Người đại diện phát ngôn chuẩn bị kỹ càng, nắm vững thông
35

4 Người đại diện mất ổn định, căng thẳng, đi
sai lệch chủ đề, liên miên.
tin khủng hoảng và các vấn đề có thể được đề cập.
-Người đại diện phát ngôn nên trả lời câu hỏi của phóng viên
một cách chính xác và rõ ràng, tránh sử dụng từ ngữ hoặc trả
lời mờ nhạt. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và truyền đạt thông
tin một cách dễ hiểu
-Trong trường hợp câu hỏi trở nên căng thẳng hoặc không
thích hợp, người đại diện phát ngôn cần kiểm tra tình huống
bằng cách giữ chuyên nghiệp và tôn trọng. Có thể yêu cầu
giải pháp thích hợp hơn hoặc xin trả lời vào buổi phỏng vấn
sau.
-MC có thể cố gắng đưa người đại diện về chủ đề chính hoặc
đưa ra câu hỏi để họ có thể tự điều chỉnh.
-Nhắn nhủ phóng viên xem lại các nội dung, phần mà người
đại diện phát ngôn khi đi sai nội dung hay bị luống cuống
ngập ngừng gây nghi vấn hơn cho công chúng.
36
 CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ MỘT BUỔI PHỎNG VẤN TRONG
PR

4.1 Lập báo cáo đánh giá sau buổi họp báo

4.1.1 Thu thập và phân tích phản hồi từ khách hàng của bạn và những đối tượng
có liên quan.

Thu thập phản hồi:

- Gửi email để hỏi ý kiến của họ trong cuộc họp báo kèm theo nội dung, đặt một
số câu hỏi như bạn có hài lòng về cuộc họp báo này không,bạn cảm thấy như
thế nào về cuộc họp báo này,bạn chưa hài lòng gì về cuộc họp báo này,bạn có
muốn góp ý gì về cuộc họp báo này không?

- Sử dụng các công cụ khảo sát trực tuyến để tạo các bảng câu hỏi hoặc phiếu
khảo sát trực tuyến để khách hàng và đối tượng có liên quan có thể thu thập ý
kiến, phản hồi của họ
- Doanh nghiệp có thể tham gia vào các cuộc thảo luận trong các hội nhóm cộng
đồng trực tuyến để tương tác, chia sẻ thông tin về sản phẩm và lắng nghe ý
kiến,bình luận và đánh giá của khách hàng
- Liên hệ trực tiếp để hỏi ý kiến,nhận xét và đánh giá về buổi họp báo
Phân tích phản hồi:
- Phân tích những điểm mạnh và điểm yếu dựa trên phản hồi từ khách hàng và
đối tác
- Đo lường và phân tích mức độ hài lòng,sau đó phân tích nguyên nhân và xu
hướng chung trong phản hồi
- Đề xuất các biện pháp cải tiến để nâng cao chất lượng và dịch vụ sản phẩm
- Ghi nhận và phản hồi một cách nhanh chóng,thể hiện sự quan tâm,tôn trọng và
tiếp nhận sự góp ý của họ
- tích cực tương tác để cải thiện mối quan hệ và xây dựng lòng tin

37
 4.1.2.Dò hỏi ý kiến của khách hàng/cấp trên/nhà tài trợ về mức độ hài lòng của họ
sau họp báo

Khách hàng:

- Tạo một cuộc khảo sát hoặc gửi email yêu cầu phản hồi từ khách hàng sau họp
báo. Trong cuộc khảo sát, hãy đặt câu hỏi về mức độ hài lòng của khách hàng
với nội dung, thông tin và cách trình bày của họp báo
- Theo dõi phản hồi từ các bài viết, bình luận và thảo luận trên mạng xã hội và
diễn đàn liên quan , hoặc theo dõi các trang web chuyên về đánh giá công ty
giúp bạn đánh giá tổng quan về ý kiến người tham dự
Cấp trên:
- Sắp xếp cuộc họp riêng với cấp trên ngay sau họp báo để thu thập ý kiến và
phản hồi từ họ. Đặc biệt, hỏi về mức độ hài lòng của họ với nội dung, hiệu quả
và tương tác trong họp báo
- Gửi một bức email hoặc tạo một phiếu khảo sát ngắn gọn để yêu cầu cấp trên
chia sẻ ý kiến và đánh giá của họ về họp báo. Hãy đảm bảo câu hỏi liên quan
đến mức độ hài lòng và những điểm mạnh/cần cải thiện của họp báo
Nhà tài trợ:
- Tạo biểu mẫu trực tuyến hoặc gửi phiếu khảo sát qua email để họ chia sẻ ý
kiến và đánh giá về sự tổ chức, giải thích và truyền thông trong họp báo
- Liên hệ trực tiếp với nhà tài trợ để bàn luận và thu thập ý kiến của họ một
cách chi tiết hơn và ghi chú lại những điểm chính
Họp “nóng” sau họp báo
- Họp thành viên trong BTC: Các thành viên họp với nhau ngay sau khi cuộc
họp báo kết thúc, để báo cáo tình hình và cùng nhau đánh giá và xem xét
buổi họp báo
- Đánh giá: Mức độ thành công của họp báo và xác định điểm cần cải thiện
- Thảo luận về điểm mạnh,điểm yếu: Điểm qua những điều đã hoạt động tốt
và những điều cần cải thiện
- Thu thập phản hồi: Lắng nghe phản hồi từ khách tham dự và nhân viên tổ
chức sự

38
 kiện. Cân nhắc các ý kiến, ý kiến đánh giá và góp ý để hiểu quan điểm
của họ

- Cải thiện quy trình: Lên kế hoạch hành động cụ thể để cải thiện cho sự kiện
tiếp theo
- Truyền thông: Đánh giá hiệu suất truyền thông và triển khai các công việc
tiếp theo về truyền thông

4.1.3 Bảng tổng kết đánh giá họp báo với những tiêu chí cần thiết

ST Mục tiêu Tiêu chí Đánh giá

T
1 Sự chuẩn bị và tổ  Đúng tiến độ Tỉ lệ thành công
chức  Đầy đủ trang thiết bị 95%

 Hoàn thành tốt chỉ tiêu đưa

ra
 Đảm bảo được thời gian
2 Số lượng người  Khách mời tham gia khá 90% khách mời
tham dự đầy đủ tham gia
 Số lượng nhà báo đều có
mặt đầy đủ
3 Nội dung trao đổi Nội dung trao đổi đều 90% mọi người
diễn ra trong buổi được chia sẻ rõ ràng và đáp đều nhận được câu
họp báo ứng được hầu hết khán giả trả lời,câu hỏi của
Tương tác với khách mời mình đưa ra
tham gia nhiệt tình và vui vẻ
4 Hiệu quả của Mức độ tương tác trên Truyền thông
truyền thông mạng xã hội tốt tích cực và ổn định

39

5 Mức độ hài lòng
của khán giả
Giới truyền thông đưa tin
tích cực
Đảm bảo được nội dung,
số lượng bài báo
Các nhà báo cũng lên bài Trên 85% khán
khen ngợi,tích cực về sự kiện giả hài lòng và hứng
này thú với buổi họp báo
Hầu hết mọi người đều có
những bình luận lời khen tích
cực

4.2 Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả buổi họp báo

- Chuẩn bị cho buổi họp báo để đảm bảo rằng họp báo đã được chuẩn bị kỹ càng
và lập kế hoạch cụ thể về từng hạng mục công việc và mọi thông tin cần thiết
để có thể trình bày một cách rõ ràng, hấp dẫn và đảm bảo cho buổi họp báo
được diễn ra một cách hoàn hảo nhất
- Thời gian địa điểm phải phù hợp, đúng giờ và đảm bảo được sự thuận tiện hiệu
quả cho khách mời,không gian phải đủ để chứa tất cả người tham dự
- Chuẩn bị tư liệu họp báo: Để nhà báo,phóng viên,khách mời theo dõi được nội
dung cuộc họp, tra cứu được các thông tin đến chủ đề họp báo giúp hiểu rõ hơn
về vấn đề mà buổi họp đang bàn luận

- Kiểm tra kỹ thuật âm thanh,ánh sáng và các thiết bị ghi hình trước sự kiện để
đảm bảo rằng không có sự cố kỹ thuật trong quá trình diễn ra họp báo.
- Chuẩn bị các phương án dự phòng khi gặp các vấn đề ngoài mong muốn. Từ
nội
dung câu hỏi, câu trả lời đến các vấn đề phát sinh ở ngoài
- Tiếp báo chí và đón khách : Đội ngũ tiếp tân và hỗ trợ chuyên nghiệp để chào
đón và đáp ứng mọi yêu cầu của khách mời và phóng viên

40
- Tạo không gian chuyên nghiệp: Chọn một địa điểm phù hợp và thoải mái để tổ
chức buổi họp báo. Đảm bảo hỗ trợ kỹ thuật tốt, âm thanh rõ ràng và ánh sáng
đủ sáng để mọi người có thể theo dõi và tham gia vào buổi họp một cách thuận
lợi.
- Sử dụng công nghệ truyền thông: Sử dụng mạng xã hội và các phương tiện
truyền thông để quảng bá sự kiện. Cung cấp livestream hoặc ghi âm buổi họp
để cho phép người không có mặt cũng có thể theo dõi tăng tính tương tác trong
buổi họp báo

- Đảm bảo được lượng thời gian, sự kiện diễn ra đúng giờ và tuân thủ kế hoạch
- Ghi lại buổi họp báo: Cần ghi lại buổi họp báo để có thể lưu trữ,truy cập lại
thông tin buổi họp báo đó giúp nắm bắt và xử lý thông tin thuận tiện hơn như
kiểm tra lại các câu hỏi và câu trả lời của người phát ngôn sau khi buổi họp kết
thúc. Nếu có sai sót hoặc thông tin còn thiếu sót, có thể sửa chữa kịp thời trước
khi công bố lên các kênh thông tin khác.
- Theo dõi và đánh giá: Thu thập phản hồi từ các bên tham gia,báo chí nhà tài trợ
và các bên liên quan,theo dõi và đánh giá kết quả của buổi họp qua bài
báo,phản hồi từ cộng đồng truyền thông

41