TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

--–&—--

BÀI THẢO LUẬN

HỌC PHẦN: HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC
ĐỀ TÀI: HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN LỰC – LIÊN HỆ THỰC TẾ
TẠI DOANH NGHIỆP MIRAE ASSET PREVOIR

Giảng viên hướng dẫn: TS. Nguyễn Thị Liên

Lớp học phần: 232_HRMG1311_02
Nhóm: 10

Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ....................................................................................................................4
I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT .....................................................................................................5
1 Khái niệm về vai trò của hệ thống thông tin nguồn nhân lực .................................5
1.1 Khái niệm hệ thống thông tin nguồn nhân lực ...................................................5
1.1.1 Hệ thống thông tin .............................................................................................5
1.1.2 Hệ thống thông tin nguồn nhân lực .................................................................5
1.2 Vai trò của hệ thống thông tin nguồn nhân lực ..................................................5
2 Chức năng của hệ thống thông tin nguồn nhân lực .................................................6
2.1 Chức năng lưu trữ thông tin ................................................................................6
2.2 Chức năng tìm kiếm thông tin ..............................................................................7
2.3 Chức năng thống kê, phân tích, tổng hợp............................................................7
2.4 Chức năng hỗ trợ ..................................................................................................7
3 Phân loại thông tin nguồn nhân lực và cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân
lực 8
3.1 Phân loại thông tin nguồn nhân lực ....................................................................8
3.1.1 Phân loại theo cấp độ thông tin ........................................................................8
3.1.2 Phân loại theo nội dung thông tin ....................................................................9
3.2 Cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực ......................................................9
3.2.1 Cấu trúc theo nguồn lực của hệ thống thông tin .............................................9
3.2.2 Cấu trúc theo nội dung hoạt động quản trị nguồn nhân lực.........................11
4 Quản lý hệ thống thông tin nguồn nhân lực ...........................................................12
4.1 Thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực ....................................................12
4.1.1 Nguyên tắc thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực ..............................12
4.1.2 Căn cứ thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực .....................................13
4.1.3 Quy trình thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực .................................13
4.2 Sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực.....................................................14
4.2.1 Đối tượng sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực ................................14
4.2.2 Nội dung sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực .................................14
4.3 Kiểm soát hệ thống thông tin nguồn nhân lực ..................................................15
4.3.1 Mục đích ...........................................................................................................15
4.3.2 Nội dung ...........................................................................................................16
II. LIÊN HỆ THỰC TIỄN TẠI DOANH NGHIỆP MIRAE ASSET PREVOIR .....17
1 Khái quát về doanh nghiệp Mirae Asset Prevoir ...................................................17
2
 1.1 Giới thiệu .............................................................................................................17
1.2 Đặc điểm nổi bật: ................................................................................................18
1.3 Bộ máy tổ chức: ...................................................................................................18
1.4 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban: ...............................................................19
1.4.1 Ban Tổng Giám đốc: ........................................................................................19
1.4.2 Phòng Kinh doanh:..........................................................................................19
1.4.3 Phòng Kỹ thuật: ...............................................................................................20
1.4.4 Phòng Tài chính - Kế toán: .............................................................................20
1.4.5 Phòng Nhân sự: ...............................................................................................21
1.4.6 Phòng Marketing: ...........................................................................................21
1.4.7 Phòng Dịch vụ khách hàng:............................................................................21
1.5 Cơ cấu nguồn nhân lực: .....................................................................................22
1.6 Kết quả sản xuất – kinh doanh:..........................................................................23
2 Phỏng vấn Mrs. Ngân - Nhân viên phòng Nhân Sự ...............................................24
2.1 Bảng hỏi phỏng vấn: ...........................................................................................24
2.2 Phân tích phỏng vấn ...........................................................................................25
2.2.1 Hệ thống/ phần mềm/ nền tảng mà doanh nghiệp sử dụng? ........................25
2.2.2 Nội dung thông tin HRIS của doanh nghiệp? ................................................25
2.2.3 Vai trò cụ thể của HRIS đối với doanh nghiệp và người lao động ...............28
2.2.4 Yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng HRIS của doanh nghiệp? ..................29
2.2.5 Cần đảm bảo những nguyên tắc nào trong việc xây dựng và thực hiện
HRIS? Doanh nghiệp làm thế nào để đảm bảo những nguyên tắc này? ................30
2.2.6 Quy trình xây dựng HRIS của doanh nghiệp.................................................30
2.2.7 Sử dụng HRIS ..................................................................................................30
2.2.8 Đánh giá HRIS ................................................................................................31
3 Đánh giá hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại doanh nghiệp............................31
KẾT LUẬN.......................................................................................................................33
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...............................................................................................34

3
 LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại ngày nay, nơi mà sự phát triển công nghệ diễn ra nhanh chóng và ảnh
hưởng đến mọi lĩnh vực xã hội, hệ thống thông tin nhân sự trở thành thành viên một yếu tố
quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Đây không chỉ là một công cụ hỗ trợ
quản lý nhân sự mà còn là cầu nối quan trọng giữa con người và công nghệ trong môi
trường kinh doanh ngày nay.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự không chỉ giúp tổ chức quản lý thông tin nhân
sự trở thành một cách hiệu quả mà còn mang lại nhiều lợi ích cho mặt chiến lược. Việc tích
hợp công nghệ vào quản lý nhân sự giúp tăng cường khả năng đưa ra quyết định dựa trên
dữ liệu, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và hoạt động linh hoạt của tổ chức. Hơn nữa, hệ
thống thông tin quản lý nhân sự còn đóng vai trò quan trọng trong công việc tối ưu hóa quá
trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, đồng thời tạo ra môi trường làm việc tích
cực và linh hoạt cho nhân viên.
Tuy nhiên, để phát triển và quản lý một hệ thống thông tin nhân sự hiệu quả, doanh
nghiệp cần phải đối mặt với nhiều công thức, từ việc tích hợp dữ liệu đến bảo mật thông
tin. Trong bối cảnh này, việc hiểu rõ về cấu hình cơ sở, tính năng và lợi ích của hệ thống
thông tin quản lý nhân sự trở nên cực kỳ quan trọng.
Bài thảo luận của nhóm 10 sẽ nói rõ về những cấu trúc, tính năng, lợi ích và những
sơ thức mà doanh nghiệp có thể phải đối mặt khi phát triển khai và sử dụng sử dụng hệ
thống thông tin quản lý nhân sự. Qua đó, họ sẽ nhận thức rõ hơn về vai trò quan trọng của
hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong công việc quản lý nhân sự và ảnh hưởng của nó
đối với hiệu suất toàn diện của tổ chức

4
 I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1 Khái niệm về vai trò của hệ thống thông tin nguồn nhân lực

1.1 Khái niệm hệ thống thông tin nguồn nhân lực

1.1.1 Hệ thống thông tin

Tập hợp các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ
và phân phối thông tin để đạt được một mục tiêu xác định của tổ chức, doanh nghiệp

1.1.2 Hệ thống thông tin nguồn nhân lực

Cấu trúc hợp nhất các cơ sở dữ liệu và dòng thông tin liên quan đến nguồn nhân lực
được xử lý, lưu trữ, cung cấp phục vụ cho hoạt động quản trị nguồn nhân lực và các hoạt
động khác của tổ chức, doanh nghiệp

1.2 Vai trò của hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực là một nguồn lực cốt lõi của tổ chức, doanh nghiệp do đó hệ thống
thông tin nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng không chỉ đối với các hoạt động quản trị
nhân lực mà còn đối với toàn hệ thống của tổ chức, doanh nghiệp
Một là, thu thập, xử lí và cung cấp thông tin cho nhà quản trị các cấp ra các quyết định
quản lý
Đối với hoạt động quản trị tổng quát: HRIS cung cấp thông tin làm cơ sở xây dựng
chiến lược, chính sách, kế hoạch hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Các thông tin từ môi
trường, từ hệ thống tác nghiệp được thống kê, phân tích, tổng hợp đặt trong mối quan hệ với
nguồn nhân lực để có được mối tương quan, giảm bớt cấp quản lý trung gian, tổ chức luồng
công việc linh hoạt, cải tiến phương thức quản lý
Đối với hoạt động tác nghiệp, HRIS cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định quản trị
nguồn nhân lực bao gồm quyết định trong hoạt động nguồn nhân lực, phân tích công việc,
tuyển dụng nhân lực, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, đánh giá nhân lực, trả công nhân
lực,... HRIS là cơ sở để các nhà quản trị ra quyết định phân bổ nguồn lực tài chính, lựa chọn
nguồn lực công nghệ
Hai là, cung cấp phương tiện để hiểu rõ lực lượng lao động
Một HRIS lưu trữ, xử lý và quản lý dữ liệu nhân viên, những thông tin này là phương
tiện để vận hành các chức năng như tuyển dụng, theo dõi ứng viên, quản lý thời gian, đánh
giá hiệu suất, quản trị thù lao,... Mặt khác HRIS là phương tiện để thực hiện chức năng tự
phục vụ của nhân viên. Ở góc độ xã hội, các thông tin thuộc HRIS có thể đóng vai trò quan
trọng trong việc cung cấp phương tiện để hiểu rõ hơn về lực lượng lao động trên thị trường
cũng như cho phép tuân thủ các quy định quốc gia về việc cung cấp thông tin
Ba là, góp phần tăng năng suất lao động

5
 HRIS góp phần tăng năng suất lao động của tổ chức, doanh nghiệp bởi vì khả năng
tham gia triển khai có hiệu quả các giao dịch nội bộ, các giao dịch trực tuyến, các dịch vụ
nguồn nhân lực chất lượng. Tùy thuộc vào loại phần mềm HRIS, phần mềm sẽ tạo ra các
báo cáo khác nhau, cung cấp khả năng báo cáo đột xuất và các phân tích về các số liệu quan
trọng, khả năng trực quan hóa cho dữ liệu nhân viên. Trên cơ sở thông tin nền tảng đó sẽ tiết
kiệm thời gian, tăng năng suất lao động cho bộ phận nhân sự và các công việc liên quan
khác
Bốn là, tăng cường sự hợp tác trong tổ chức, doanh nghiệp
Hợp tác giữa các thành viên trong bộ phận nhân lực được kích hoạt trên nền tảng của
việc tích hợp các module dữ liệu nguồn nhân lực. Bên cạnh đó, HRIS được phát triển ứng
dụng ở các bộ phận tác nghiệp khác. Việc tích hợp các hệ thống yêu cầu dữ liệu nhân viên
nhằm mục đích giải quyết các nhu cầu tương tác của các chủ thể chính trong hệ thống và tiết
kiệm thời gian rất lớn.. Ngược lại, việc nhập dữ liệu vào nhiều hệ thống khác nhau - thực tế
cho các tổ chức không có hệ thống thông tin nguồn nhân lực - có thế dẫn đến các lỗi tốn
kém hoặc giảm sự tham gia của nhân viên
Năm là, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực - HRIS là công cụ, vũ khí chiến lược của tổ chức,
doanh nghiệp. Xét một cách tổng thể, việc giảm giá thành do tăng năng suất lao động, gia
tăng liên kết, tăng doanh thu và khuyến khích hoạt động sáng tạo và đổi mới trong tổ chức,
doanh nghiệp. Hệ thống thông tin nguồn nhân lực có thể tạo ra bộ phận nhân sự chiến lược
hơn, góp phần tạo ra và gia tăng lợi thế cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp
Sáu là, bảo mật và quyền riêng tư
Vai trò xuất hiện trong bối cảnh mới - bối cảnh ứng dụng công nghệ của hệ thống
thông tin nguồn nhân lực. Hệ thống thông tin nguồn nhân lực số có ý nghĩa quan trọng trong
việc bảo mật dữ liệu nhân viên và giữ thông tin riêng tư. Trước đây, khi sử dụng biểu mẫu
giấy dưới dạng bản in hoặc bảng tính, những người có thể không có quyền truy cập thông
tin. Hiện nay, một HRIS có thể đảm bảo thông tin tốt hơn, có nghĩa là chỉ có những cá nhân
có quyền truy cập thông tin đó mới truy cập được

2 Chức năng của hệ thống thông tin nguồn nhân lực

2.1 Chức năng lưu trữ thông tin

Chức năng lưu trữ là chức năng nền tảng của hệ thống thông tin nguồn nhân lực và là
cơ sở cho việc thực hiện các chức năng khác. Thực hiện chức năng lưu trữ có nghĩa là thông
tin nguồn nhân lực được sắp xếp, hệ thống hóa, cất giữ để phục vụ cho việc khai thác đúng
mục đích.
Có hai hình thức lưu trữ phổ biến là lưu trữ bằng giấy tờ (bản cứng) và lưu trữ trên
máy tính (bản mềm) bằng việc lưu vào ổ cứng hoặc trên phần mềm quản trị nguồn nhân lực
hoặc trên mạng internet (email, website cung cấp dịch vụ lưu trữ thông tin: google drive,
4share, mediafire, …). Hiện nay, các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng kết hợp hai hình
6
thức lưu trữ. Việc lưu trữ thông tin trên nền tảng hệ thống chạy bởi một nền quản trị cơ sở
dữ liệu đảm bảo tính hiện đại, dữ liệu phải được thiết kế và cấu hình liên kết chặt chẽ với
nhau thể hiện đúng với mối quan hệ giữa chúng ở bên ngoài. Hệ cơ sở dữ liệu của hệ thống
thông tin nguồn nhân lực phải đảm bảo tính đa chiều, tình lịch sử, tính hiện tại (thông tin kịp
thời)

2.2 Chức năng tìm kiếm thông tin

Chức năng tìm kiếm thông tin là chức năng cơ bản của hệ thống thông tin nguồn nhân
lực trên nền tảng lưu trữ. Nhu cầu tìm kiếm trong công tác quản trị nguồn nhân lực rất đa
dạng, bao gồm: tìm kiếm thông tin hiện tại, tìm kiếm thông tin quá khứ, tìm kiếm thông tin
đơn giản, tìm kiếm thông tin phức hợp, … Dựa trên kết quả của chức năng lưu trữ, thì HRIS
cho phép cán bộ nhân sự và các đối tượng liên quan thực hiện tìm kiếm dữ liệu một cách
nhanh chóng với các yêu cầu tìm kiếm từ đơn giản tới phức tạp. Việc thực hiện tìm kiếm -
trả kết quả là một trong những công tác biến dữ liệu thành thông tin phục vụ cho các hoạt
động quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức, doanh nghiệp.
Các loại thông tin tìm kiếm ở HRIS thường bao gồm: Tìm kiếm thông tin các bộ phận, phòng
ban; Tìm kiếm thông tin cá nhân; Tìm kiếm các biểu mẫu; Tìm kiếm các thông tin với mục
đích sử dụng riêng biệt (không mang tính phổ biến, …)

2.3 Chức năng thống kê, phân tích, tổng hợp

Thống kê, phân tích, tổng hợp là một chức năng tất yếu của hệ thống thông tin nguồn
nhân lực. Việc lưu trữ dữ liệu đầy đủ trên nền tảng thiết kế liên kết với nhau sẽ cho phép hệ
thống thực hiện các thống kê có mức độ phức tạp khác nhau theo tập các tiêu chí khác nhau
phục vụ ra quyết định.
Có thể kể đến một số dạng thống kê, phân tích, tổng hợp như:
- Số lượng nguồn nhân lực với cơ cấu nguồn nhân lực theo bằng cấp, trình độ; theo
thâm niên; theo giới tính; theo tính chất công việc; theo loại hợp đồng lao động …
- Số lượng và cơ cấu nguồn nhân lực theo ngạch bậc lương, theo diễn biến lương
- Số lượng và cơ cấu nguồn nhân lực theo tình trạng việc làm như: sắp nghỉ hưu, tỉ lệ
nghỉ việc, tỉ lệ thay đổi công việc, hết thời hạn hợp đồng lao động, …
- Số lượng và cơ cấu nguồn nhân lực được khen thưởng, vi phạm kỷ luật, có sáng kiến
đổi mới, hoàn thành sớm tiến độ …
- Số lượng và cơ cấu nguồn nhân lực theo chức danh, vị trí việc làm …

2.4 Chức năng hỗ trợ

Hệ thống thông tin nguồn nhân lực còn thực hiện chức năng của một người hỗ trợ như
trợ lý, giúp việc của cán bộ nhân sự.
HRIS có thể thực hiện được các công việc hỗ trợ như:

7
 - Tạo các báo cáo kết nối các dữ liệu đơn lẻ của cá nhân, bộ phận, từng đơn vị thời gian
chi tiết (giờ, ngày, tuần …) thành báo cáo tổng hợp của nhóm, tổ chức hay doanh
nghiệp, đơn vị thời gian khái quát (tháng, quý, năm, …)
- Trích xuất, kết xuất hợp đồng lao động theo thông tin nhân sự và biểu mẫu lưu trong
hệ thống
- Trích xuất, kết xuất: Kết quả đánh giá, phân loại nguồn nhân lực; Các quyết định
khen thưởng, kỷ luật; Các quyết định nâng lương, nghỉ hưu, sa thải; Kế hoạch tuyển
dụng nguồn nhân lực, kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực, kế hoạch trả công lao động,
…

3 Phân loại thông tin nguồn nhân lực và cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực

3.1 Phân loại thông tin nguồn nhân lực

3.1.1 Phân loại theo cấp độ thông tin

Thông tin chiến lược là thông tin sử dụng cho những chiến lược và chính sách dài
hạn của tổ chức, doanh nghiệp, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cấp cao khi dự đoán
tương lai. Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao. Dữ liệu để xử lý ra loại
thông tin này thường là từ phân tích môi trường quản trị nguồn nhân lực của tổ chức, doanh
nghiệp. Hệ thống thông tin này chủ yếu là hệ thống thông tin hoạch định chiến lược của tổ
chức, doanh nghiệp và chiến lược nguồn nhân lực. Ví dụ: thông tin về hệ thống pháp luật
lao động và sự thay đổi của pháp luật lao động trong hiện tại và tương lai; thông tin về cung,
cầu, hệ thống trung gian hỗ trợ của thị trường lao động; thông tin về hệ thống giáo dục đào
tạo xu thế thay đổi hệ thống trong việc cung ứng nguồn nhân lực...

Thông tin chiến thuật là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ
cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức, doanh nghiệp. Loại thông tin nguồn nhân lực
này một mặt cần mang tính tổng hợp, song mặt khác vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất
định dạng thống kê. Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ để làm cơ sở ban hành
các quyết định mang tính chiến thuật (chính sách nhân sự, quy chế hay quy định liên quan
đến nguồn nhân lực...). Hệ thống thông tin này bao gồm: Hệ thống thông tin phân tích và
thiết kế công việc; Hệ thống thông tin tuyển dụng nguồn nhân lực; Hệ thống thông tin đào
tạo và phát triển nguồn nhân lực; Hệ thống thông tin đánh giá nguồn nhân lực; Hệ thống
thông tin lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp, phụ cấp;...

Thông tin điều hành (thông tin tác nghiệp) là thông tin sử dụng cho công tác điều
hành quản trị nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho
người giám sát hoạt động tác nghiệp. Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình
xử lý các dữ liệu trong doanh nghiệp. Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên.
Hệ thống thông tin điều hành trong tổ chức, doanh nghiệp bao gồm các hệ thống con chủ

8
yếu như: hệ thống thông tin quản lý lương; hệ thống thông tin vị trí việc làm; hệ thống thông
tin quản lý thông tin cá nhân; hệ thống thông tin quản lý tuyển dụng; hệ thống thông tin quản
lý đào tạo; hệ thống thông tin quản lý đánh giá thực hiện công việc...

3.1.2 Phân loại theo nội dung thông tin

Hệ thống thông tin về các tác nghiệp quản trị nguồn nhân lực

- Hệ thống thông tin quản lý lương

- Hệ thống thông tin vị trí việc làm
- Hệ thống thông tin quản lý thông tin cá nhân
- Hệ thống thông tin tuyển dụng nguồn nhân lực
- Hệ thống thông tin bố trí nhân lực
- Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
- Hệ thống thông tin về các nội dung khác

Hệ thống thông tin về các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị nguồn nhân lực

- Thông tin thị trường lao động và dự báo các chỉ số thị trường
- Thông tin về pháp luật lao động và xu hướng sửa đổi, bổ sung
- Thông tin về mức lương trên thị trường, mức lương ngành và dự báo xu hướng biến
động
- Thông tin về hệ thống giáo dục và đào tạo
- Thông tin về cung ứng dịch vụ nhân sự

3.2 Cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực

3.2.1 Cấu trúc theo nguồn lực của hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin nguồn nhân lực cũng như các hệ thống thông tin khác là một tập
hợp bao gồm 5 nguồn lực hay 5 thành phần đó là: nguồn lực phần cứng (thiết bị tin học: máy
tính, thiết bị ngoại vi,...), nguồn lực phần mềm (chương trình nguồn nhân lực), nguồn lực
dữ liệu (dữ liệu, cơ sở kiến thức về nguồn nhân lực), nguồn lực mạng (phương thức truyền
thông, đường truyền) và nguồn lực con người (người sử dụng, chuyên gia công nghệ thông
tin). Nói cách khác hệ thống thông tin nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp là một hệ
thống tích hợp "người - máy" tạo ra thông tin giúp con người trong triển khai hoạt động và
ra quyết định quản trị nguồn nhân lực.

9
a. Nguồn lực phần cứng

Nguồn lực phần cứng của HRIS bao gồm các thiết bị vật lí, các thiết bị hữu hình được
sử dụng trong quá trình xử lý thông tin. Nguồn lực phần cứng được chia làm hai nhóm:

- Nhóm 1 là các thiết bị phần cứng máy tính (như thiết bị vào/ ra, thiết bị xử lí, thiết bị
lưu trữ……);
- Nhóm 2 là các thiết bị viễn thông (như thiết bị truyền tín hiệu, thiết bị khuếch đại tín
hiệu, thiết bị nhận và giải mã tín hiệu, các thiết bị ngoại vi...).

b. Nguồn lực phần mềm

Nguồn lực phần mềm là các chương trình nguồn nhân lực được cài đặt trong hệ thống
để quản lý hoặc xử lý thông tin. Phần mềm kiểm soát và điều phối phần cứng, thực hiện xử
lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu của người sử dụng. Nguồn lực phần mềm có ba loại
cơ bản đó là:

- Phần mềm hệ thống là các chương trình giúp người sử dụng quản lí, điều hành hoạt
động của các thiết bị phần cứng;
- Phần mềm chuyên dụng là các chương trình người sử dụng xử lí thông tin một cách
tự động;
- Phần mềm bảo mật là các chương trình giúp người sử dụng đảm bảo an toàn cho dữ
liệu trong hệ thống như phần mềm: sao lưu dự phòng, bảo mật mạng, diệt virus,...

10
c. Nguồn lực dữ liệu

Nguồn lực dữ liệu là cơ sở dữ liệu được tập hợp một cách hệ thống, có tổ chức và
được lưu trữ trên các thiết bị thứ cấp để phục vụ yêu cầu khai thác thông tin. Các thiết bị lưu
trữ thứ cấp như băng từ, đĩa từ...

d. Nguồn lực mạng

Nguồn lực mạng là tập hợp máy tính, các thiết bị vật lí được kết nối với nhau nhờ
đường truyền vật lí theo một cấu trúc nhất định dựa trên các giao thức nhằm chia sẻ các tài
nguyên trong mạng. Trong tổ chức, doanh nghiệp mạng phổ biến được sử dụng là mạng
LAN, Intranet/Extranet, Internet

e. Nguồn lực con người

Nguồn lực con người là tất cả các đối tượng tham gia quản lí, xây dựng, sử dụng,
nâng cấp và bảo trì hệ thống HIRS. Các đối tượng bao gồm: người sử dụng, chuyên gia công
nghệ thông tin,... Nguồn lực con người là nguồn lực cốt lõi, quyết định tính chủ động trong
việc tích hợp các nguồn lực trong hệ thống đạt hiệu quả cao nhất.

3.2.2 Cấu trúc theo nội dung hoạt động quản trị nguồn nhân lực

- Nhóm hoạt động mang tính quản lý bao gồm các hoạt động quản trị nguồn nhân lực có
tính chất quản lý chung, tạo khung khổ và nền tảng cho các hoạt động quản trị nguồn
nhân lực cụ thể, các hoạt động này có tầm bao quát, dẫn dắt các hoạt động khác như:
hoạch định nguồn nhân lực; thiết kế tổ chức, thiết kế công việc; quản lý thực hiện công
việc...
- Nhóm hoạt động mang tính phát triển tập trung vào các hoạt động quản trị nhằm cải
thiện kỹ năng, năng lực, nghề nghiệp của nhân lực trong tổ chức, doanh nghiệp. Đây
11
 chính là các hoạt động phát triển con người là động lực cho phát triển tổ chức và cá
nhân.
- Nhóm hoạt động mang tính hỗ trợ với hạt nhân là các hoạt động đảm bảo rằng các chế
độ chính sách và các biện pháp giúp đỡ người lao động trong tổ chức, doanh nghiệp
được đầy đủ. Những hoạt động này đảm bảo tái sản xuất sức lao động, duy trì hoạt
động của nguồn nhân lực trong tổ chức, doanh nghiệp.

Tổ chức hệ thống thông tin nguồn nhân lực theo cách tiếp cận nội dung hoạt động
cho phép hình thành cơ cấu HRIS với ba nhóm hoạt động nêu trên, trong đó mỗi hệ thống
thông tin con theo nhóm hoạt động lại được cấu trúc bởi: (i) Thông tin luồng công việc
(workflow); (ii) Dữ liệu/Thông tin đầu vào (input); (iii) Thông tin đầu ra (output).

4 Quản lý hệ thống thông tin nguồn nhân lực

4.1 Thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực

Thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực là quá trình tìm kiếm, thu thập dữ liệu thô,
xử lí dữ liệu và lưu trữ thông tin nguồn nhân lực.

4.1.1 Nguyên tắc thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực - HRIS của tổ chức, doanh nghiệp được thiết lập
phải đảm bảo các nguyên tắc:

Rõ ràng

Nhu cầu ra quyết định và loại thông tin làm cơ sở ra quyết định phải rõ ràng. Sự rõ
ràng được minh chứng bằng sự phân định và khác biệt giữa thông tin về luồng công việc
liên quan tới luồng thông tin bao gồm đầu vào để qua quá trình xử lý với nguyên tắc đảm
bảo tạo đầu ra phục vụ cho mục đích quản lý nào phải được xác định cụ thể. Mà thông tin
đầu ra có giá trị gia tăng cao hơn thông tin đầu vào.

Thống nhất

Nguyên tắc này có nghĩa là phương tiện lưu giữ, chuyển tải thông tin; trách nhiệm
quản lý quá trình thiết lập hệ thống thông tin; quyền truy cập hệ thống thông tin và mục tiêu
sử dụng hệ thống thông tin phải được thống nhất trong toàn hệ thống tổ chức, doanh nghiệp
và giữa các bên liên quan.

Tương đồng

Tương đồng của chuẩn để kết nối có nghĩa là trong hệ thống thông tin nguồn nhân
lực cần bảo đảm đầu ra của một hợp phần phải là đầu vào cho hợp phần khác. Ví dụ: thông

12
tin đầu ra của hợp phần đánh giá thành tích nhân viên là thông tin đầu vào của hợp phần đãi
ngộ và phúc lợi, cũng là thông tin đầu vào của hợp phần đào tạo... Đồng thời trong tổ chức,
doanh nghiệp cần có sự đồng bộ hóa dữ liệu để các thành phần thuộc hệ thống thông tin
quản lý có thể sử dụng, liên hệ với nhau và liên hệ với hệ thống thông tin nguồn nhân lực.

Duy nhất

Tính duy nhất của dữ liệu được hiểu là mọi dữ liệu chỉ được phép đưa vào một lần
bởi một đầu mối có trách nhiệm bảo đảm tính chính xác.

Liên kết và thừa kế

Dữ liệu HRIS phải liên kết với dữ liệu từ các chức năng hoạt động chính của doanh
nghiệp (ví dụ: dữ liệu hoạt động, sản xuất, kinh doanh; dữ liệu tài chính v.v.); đến lượt nó
một số dữ liệu chính từ hoạt động, sản xuất và kinh doanh (như ngày công, sản lượng bán
hàng...) thường được thừa kế tại hệ thống thông tin nguồn nhân lực (như dữ liệu chấm công,
dữ liệu doanh số hay sản lượng hay kết quả thực hiện công việc của mỗi nhân lực theo thời
gian). Nguyên tắc này tạo ra tính khoa học cho hệ thống.

4.1.2 Căn cứ thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực

Hệ thống thông tin nguồn nhân lực được thiết lập như thế nào? Với cấu trúc, mức độ
phức tạp, công nghệ ra sao? cần dựa vào một số căn cứ chủ yếu sau:

- Chiến lược phát triển của tổ chức, doanh nghiệp

- Mức độ nhất quản của hệ thống quản trị tổ chức, doanh nghiệp
- Năng lực nhà quản trị của tổ chức, doanh nghiệp
- Năng lực thực hiện của đội ngũ quản trị nguồn nhân lực
- Quy mô vận hành của tổ chức, doanh nghiệp
- Năng lực tài chính của tổ chức, doanh nghiệp

4.1.3 Quy trình thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Thiết lập HRIS chính là quy trình tìm kiếm, thu thập dữ liệu thô, xử lí dữ liệu và lưu
trữ thông tin nguồn nhân lực.
Thu thập thông tin nguồn nhân lực
Thu thập dữ liệu và thông tin hữu dụng từ nguồn bên trong và nguồn bên ngoài tổ
chức, doanh nghiệp. Thu thập thông tin cần đảm bảo tính trung thực, chính xác, kịp thời.
Thu thập thông tin cần được triển khai một cách hệ thống và tương thích với quy trình, thủ
tục của tổ chức, doanh nghiệp. Công tác này có thể được thực hiện bằng các phương pháp
khác nhau.

13
Phân loại, lọc nhiễu và tập hợp thông tin
Theo cấu trúc phù hợp với mục đích sử dụng của tổ chức, doanh nghiệp thông tin được
phân loại, sàng lọc và tập hợp. Dữ liệu, thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau,
dưới nhiều hình thức khác nhau, tuy nhiên thường phân nhóm thành hai tập hợp chủ yếu là
thông tin không có câu trúc và thông tin có câu trúc. Thông tin không có câu trúc hay còn
gọi là thông tin tự nhiên/ thông tin gốc, chưa qua xử lí và chưa phân loại như: tiếng nói, công
văn, hình ảnh, video... Thông tin có cấu trúc là những thông tin đã được định dạng theo
khuôn hình nhất định như: hóa đơn, hợp đồng, bảng biểu, báo cáo...

4.2 Sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực

4.2.1 Đối tượng sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực

- Nhà quản trị cấp cao, là chủ thể sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực để có
được những thông tin hữu dụng bao gồm các thông tin quá khứ, dự báo tương lai,
phân tích xu hướng nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp và trong ngành, các
khuyến nghị chính sách quản trị và phát triển nhân lực, các chương trình cải thiện hệ
thống quản lý hoặc kỹ năng quản lý và văn hóa tổ chức, doanh nghiệp nhằm tạo ra
hiệu suất hoạt động tốt hơn.
- Nhà quản trị cấp trung, là chủ thể sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực để tạo
ra thông tin đóng vai trò phục vụ việc quản lý trực tiếp nguồn nhân lực; ra quyết định
trong thu hút, phát triển và giữ chân nhân viên dưới quyền.
- Bộ phận nhân sự, là chủ thế sử dụng HRIS để chuẩn hóa các quy định, quy trình và
hướng dẫn nhất quán cho các cán bộ quản lý cấp trung, đồng thời tư vấn cho họ trong
ra quyết định đối với tình huống cụ thể.
- Nhân viên, là chủ thể sử dụng CRM để tìm hiểu những thông tin phục vụ cho việc
trao đổi hai chiều với nhà quản lý và đồng nghiệp. Họ kỳ vọng được đưa và nhận
thông tin, giải thích các chính sách, truyền thông về hiện trạng và tương lai của bản
thân cũng như của tổ chức, doanh nghiệp.

4.2.2 Nội dung sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực

Sử dụng để ra quyết định quản trị nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp

Hệ thống thông tin nguồn nhân lực trước hết được sử dụng trong hoạch định, tổ chức,
triển khai và kiểm soát quản trị nguồn nhân lực.

Cụ thể:

- Sử dụng trong việc tập hợp hồ sơ nhân lực; hệ thống chức danh công việc; bản mô tả
công việc và tiêu chuẩn công việc cho từng chức danh..., thông tin cơ cầu nguồn nhân

14
 lực (cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các bộ phận thuộc cấu trúc...);
- Hoạch định chiến lược, chính sách, kế hoạch tác nghiệp nguồn nhân lực của tổ chức,
doanh nghiệp;
- Các báo cáo quản trị nguồn nhân lực: tuyển dụng nguồn nhân lực, đào tạo và phát
triển nguồn nhân lực, đánh giá năng lực, đánh giá thực hiện công việc, đãi ngộ nguồn
nhân lực (báo cáo nhân sự lương, thưởng, phúc lợi, năng lực đội ngũ, khen thưởng,
kỷ luật,...)
- Kiểm soát quản trị nguồn nhân lực thông qua các chỉ tiêu quản lí hiệu quả công việc;
chỉ số KPI cá nhân/bộ phận; Cổng thông tin phản hồi...

Sử dụng trong việc hoạch định nguồn lực của tổ chức, doanh nghiệp (Enterprise
Resource Planning - ERP).

Bức tranh tống thế về các hoạt động, các hệ thống thông tin cần quản lý của tổ chức,
doanh nghiệp trong mô hình chuỗi giá trị của M.Porter (1980) đã chia hoạt động của tổ chức,
doanh nghiệp ra làm hai loại: (i) Các hoạt động chính bao gồm: Vận chuyển đầu vào
(Inbound logistics); Chế tạo (Operations); Vận chuyển đầu ra (Outbound logistics); Tiếp thị
bán hàng (Marketing and Sales); Dịch vụ (Service); (ii) Các hoạt động hỗ trợ bao gồm: Mua
hàng (Procurement); Phát triển công nghệ (Technology development); Quản trị nguồn nhân
lực (Human resource management); Cơ sở hạ tầng tổ chức, doanh nghiệp (Firm
infrastructure). Từ mô hình này cho thấy mối liên hệ giữa các hoạt động và thông tin của
các hoạt động, theo đó cho phép xác lập khả năng kết nối và các ứng dụng của HRIS với các
thông tin khác trong hệ thống.

Sử dụng trong hệ thống thông tin quản trị tri thức (Knowledge Management Systems)

Hệ thống thông tin quản trị tri thức là một chuỗi các hoạt động nhằm sáng tạo, cung
cấp, tổng hợp, chuyển hóa, phổ biến và ứng dụng tri thức trong tổ chức, doanh nghiệp. Quản
trị tri thức là nhu cầu tự thân của tổ chức, doanh nghiệp để thích ứng với những đòi hỏi của
nền kinh tế tri thức (gắn với gia tăng nhu cầu trao đổi thông tin, chia sẻ thông tin; nhu cầu
của tri thức đổi mới, sáng tạo của nguồn nhân lực), của sự phát triển công nghệ thông tin
(gắn với đòi hỏi về kỹ năng, năng lực công tác của nguồn nhân lực ngày càng cao, ngày càng
nhạy bén, linh hoạt). Quản trị tri thức chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố "cứng" là hạ tầng công
nghệ và các yếu tố "mềm" như cơ cẩu tổ chức, doanh nghiệp; văn hóa tổ chức và đặc biệt là
hệ thống quản trị nguồn nhân lực.

4.3 Kiểm soát hệ thống thông tin nguồn nhân lực

4.3.1 Mục đích

Kiểm soát hệ thống thông tin nguồn nhân lực là việc kiểm tra, đánh giá sự phù hợp
giữa kết quả đạt được và mục tiêu hệ thống thông tin nguồn nhân lực đã đề ra. Đây cũng là
15
quá trình xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát gắn liền với hiệu quả hệ thống thông tin nguồn
nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp, cũng như thực hiện các biện pháp điều chỉnh kịp thời
những dầu hiệu sai sót nhằm đảm bảo kết quả đáp ứng được mục tiêu đã đề ra.

4.3.2 Nội dung

Tiêu chuẩn kiểm soát hệ thống thông tin nguồn nhân lực

Một HRIS thường được đánh giá là có chất lượng nêu nó góp phần nâng cao chất
lượng hoạt động quản trị nguồn nhân lực và hoạt động quản trị tổ chức. Một số tiêu chuẩn
được sử dụng để đánh giá hiệu quả của hệ thống thông tin nguồn nhân lực biểu hiện trên các
khía cạnh sau:

- Chất lượng của hệ thống thông tin: Đạt được mục tiêu thiết kế để ra có nghĩa là đạt
được các tiêu chí và thực hiện đầy đủ các chức năng được định dạng ban đầu;
- Chất lượng thông tin của hệ thống: Đáp ứng được chuẩn mực của hệ thống thông tin
hiện hành đó là đảm bảo đủ tin cậy, tiện lợi, kịp thời, tối ưu, tốc độ, khả năng lưu
trữ...
- Việc sử dụng thông tin: Dễ sử dụng thể hiện ở việc những đối tượng liên quan dễ học,
dễ đọc, dễ nhớ, dễ vận hành..
- Mức độ thỏa mãn của người sử dụng thông tin: Tạo ra thông tin đầu ra có giá trị gia
tăng, hữu dụng cho việc ra các quyết định và thực thi các hoạt động trong tổ chức,
doanh nghiệp;
- Tác động của hệ thống thông tin đến cá nhân và tổ chức: Chi phí vận hành phù hợp
với điều kiện của tổ chức, doanh nghiệp; Mềm dèo, linh hoạt để có thể dễ dàng điều
chỉnh, bảo trì định kỳ và khi điều kiện thay đổi, nâng cấp... mà vẫn đảm bảo chuẩn
mực.

Điều chỉnh hệ thống thông tin nguồn nhân lực

- Cập nhật dữ liệu nguồn nhân lực thường xuyên và định kỳ (dữ liệu về cá nhân, về kết
quả, hiệu suất công việc...);
- Rà soát, điều chỉnh và nâng cấp hệ thống thông tin nguồn nhân lực để luôn đảm bảo
tính chính xác, khách quan, kịp thời;

16
 II. LIÊN HỆ THỰC TIỄN TẠI DOANH NGHIỆP MIRAE ASSET
PREVOIR

1 Khái quát về doanh nghiệp Mirae Asset Prevoir

1.1 Giới thiệu

Là thành viên của Công ty bảo hiểm nhân thọ Mirae Asset (Hàn Quốc) và Tập đoàn Prévoir
(Pháp), Mirae Asset Prévoir là công ty bảo hiểm nhân thọ hàng đầu được thành lập năm
1988, chuyên cung cấp tập hợp các giải pháp tài chính toàn diện và bền vững cho khách
hàng và đối tác.

Dựa trên kinh nghiệm quản lý tài sản của Tập đoàn Tài chính Mirae Asset, Công ty bảo
hiểm nhân thọ Mirae Asset được đánh giá cao về năng lực cạnh tranh trong thị trường bảo
hiểm nhiều biến động, nơi đang thu hút sự chú ý với những công cụ tài chính mới nhất hiện
nay. Bảo hiểm nhân thọ Mirae Asset cũng được đánh giá là một công ty tài chính chủ động
cung cấp các giải pháp tài chính toàn diện cho khách hàng.

Mirae Asset Prévoir tập trung nâng cao sự hiểu biết sâu sắc về nhu cầu của khách hàng,
xây dựng nền tảng vững mạnh về tài chính và tăng cường xây dựng các kênh phân phối đa
dạng giúp khách hàng đưa ra quyết định dễ dàng hơn và sống tốt hơn với phương châm
“Cho ngày mai tốt hơn, từ hôm nay".

Công ty TNHH Bảo hiểm Nhân thọ Mirae Asset Prévoir được thành lập và hoạt động theo
Giấy phép thành lập và hoạt động số 31GP/KDBH ngày 17/03/2005 do Bộ Tài Chính cấp
17
và Giấy phép sửa đổi bổ sung Số 31/GPĐC10 /KDBH do Bộ Tài chính cấp ngày
08/05/2018 do Ko Young Wan – Chủ tịch kiêm Tổng Giám đốc làm người đại diện theo
pháp luật.

Tên tiếng Anh: Mirae Asset Prévoir Life Insurance Company Limited.

Lĩnh vực kinh doanh: Bảo hiểm nhân thọ

Các nghiệp vụ được phép tiến hành kinh doanh: Bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm sức khỏe,
tái bảo hiểm, đầu tư vốn nhàn rỗi, các hoạt động khác theo quy định của pháp luật.

1.2 Đặc điểm nổi bật:

• Vốn điều lệ: 2.158 tỷ VND (hai ngàn một trăm năm mươi tám tỷ đồng).
• 15 Năm hoạt động tại Việt Nam
• Biên khả năng thanh toán: 2.000%
• Phục vụ hơn 200.000 khách hàng.
• Kinh doanh có lãi liên tục trong 4 năm(*) 2016-2019.
• Được vinh danh là “Đối tác bảo hiểm nhân thọ tốt nhất” tại Việt Nam năm 2023 tại
giải thưởng International Finance
(*) Theo Báo cáo tài chính Mirae Asset Prévoir 2016-2019

1.3 Bộ máy tổ chức:

Hội đồng quản trị:

Họ và tên Chức vụ Ngày bổ nhiệm/ miễn nhiệm

Ông Ko Young Wan Chủ tịch Bố nhiệm ngày 06 tháng 02 năm 2020

Bà Patricia Lacoste Thành viên Bổ nhiệm ngày 11 tháng 05 năm 2018

Ông Khamsaya Soukhavong Thành viên Bổ nhiệm ngày 11 tháng 05 năm 2018
Ông Byun Jae Sang Thành viên Bố nhiêm ngày 29 tháng 05 năm 2019

Ông Seol Kyung Suk Thành viên Bổ nhiệm ngày 11 tháng 05 năm 2018

Ông Alferieff Ballhausen Thành viên

Miguel Angel
Bố nhiệm ngày 20 tháng 11 năm 2020
Thành viên
Ông Kim Jae Sik Bổ nhiệm ngày 15 tháng 02 năm 2022

Ban Giám Đốc:

18
 Họ và tên Chức vụ Ngày bổ nhiệm

Ông Ko Young Wan Tổng Giám đốc Bố nhiệm ngày 14 tháng 05 năm 2021

Bà Trương Thị Diệu Thanh Giám đốc Bổ nhiệm ngày 01 tháng 06 năm 2018
Nghiệp vụ

Ông Bùi Ngọc Long Giám đốc các Bổ nhiệm ngày 26 tháng 03 năm 2018
kênh phân phối

Bà Võ Phạm Tú Cẩm Giám đốc Nhân Bổ nhiệm ngày 01 tháng 01 năm 2019
sự và
Hành chính
ÔngKhamsaya Giám đốc Tài Bố nhiệm ngày 14 tháng 05 năm 2021
Soukhavong chính

Chuyên gia tính Bổ nhiệm ngày 12 tháng 05 năm 2022

Ông Nguyễn Quang Huy phí được chỉ
định

1.4 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban:

1.4.1 Ban Tổng Giám đốc:

Ban Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm xác định tầm nhìn, sứ mệnh, và chiến lược phát triển
dài hạn và ngắn hạn của công ty. Họ lập kế hoạch kinh doanh, tài chính và đầu tư, quyết
định vấn đề quan trọng liên quan đến hoạt động kinh doanh, đầu tư, tài chính, nhân sự và
quản lý, điều hành, kiểm tra hoạt động của các phòng ban chức năng. Ngoài ra, đại diện
công ty trong các mối quan hệ với bên ngoài như cơ quan nhà nước, đối tác, ngân hàng.

Ban giám đốc sẽ thực hiện một số nhiệm vụ quan trọng, bao gồm:
• Ra quyết định về mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
• Kiểm tra, giám sát và quản lý hoạt động của ban quản lý cấp dưới.
• Giám sát việc tuân thủ các quy tắc nội bộ và quy định của pháp luật.
• Dẫn dắt các phòng ban thực hiện kế hoạch theo đúng mục tiêu đề ra.

1.4.2 Phòng Kinh doanh:

Phòng kinh doanh là bộ phận thuộc khối Front Office, đóng vai trò tạo ra doanh số bán
hàng và lợi nhuận trực tiếp cho doanh nghiệp. Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm phát
triển thị trường, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tư vấn và giới thiệu sản phẩm bảo hiểm
phù hợp, ký kết hợp đồng, quản lý hợp đồng, chăm sóc khách hàng và thu thập thông tin
thị trường, phản hồi của khách hàng để cải thiện sản phẩm và dịch vụ.
Công việc cụ thể của phòng kinh doanh bao gồm:
19
 • Tiếp cận khách hàng thông qua nhiều kênh khác nhau như: điện thoại, email, mạng
xã hội, gặp gỡ trực tiếp,…
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
• Cung cấp thông tin, tư vấn cho khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh
nghiệp cung cấp.
• Thu thập và quản lý thông tin về khách hàng.
• Đề xuất chiến lược phát triển thị trường, mở rộng tệp khách hàng.
• Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng.
• Tổng kết, báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng/quý/năm lên các cấp quản lý, lãnh
đạo.
• Theo dõi, giám sát hiệu quả hoạt động của đội ngũ nhân viên kinh doanh.
• Đề xuất các kế hoạch đào tạo, phát triển năng lực cho đội ngũ.
Phòng kinh doanh được xem là “mũi tiên phong”, đóng góp trực tiếp vào sự phát triển và
thành công của công ty trên thị trường.

1.4.3 Phòng Kỹ thuật:

Phòng Kỹ thuật đảm nhận các nhiệm vụ đánh giá rủi ro, thẩm định hồ sơ đề nghị bảo hiểm,
giám định tổn thất, xác định nguyên nhân, mức độ tổn thất và thanh toán bồi thường, cũng
như tham gia xây dựng các sản phẩm bảo hiểm mới đảm bảo tính an toàn và phù hợp với
thị trường.
Các công việc của phòng kỹ thuật bao gồm:

• Nghiên cứu, xây dựng phương án thi công, phương án kỹ thuật cho các dự án kỹ
thuật cho doanh nghiệp
• Lập và thẩm định các hồ sơ thiết kế kỹ thuật
• Quản lý, giám sát kỹ thuật các dự án máy móc, thiết bị mới
• Thiết lập định mức kỹ thuật và đảm bảo các vấn đề kỹ thuật của hệ thống máy móc,
thiết bị
• Phối hợp cùng với các phòng ban khác để hoàn thiện kế hoạch, phương án xây dựng
hệ thống kỹ thuật
• Theo dõi, kiểm tra và giám sát quá trình thực hiện dự án, đảm bảo vấn đề kỹ thuật,
tiến độ, thiết bị,… trong dự án

1.4.4 Phòng Tài chính - Kế toán:

Phòng Tài chính - Kế toán quản lý tài chính, kế toán của công ty, bao gồm quản lý ngân
sách, theo dõi thu chi, quản lý dòng tiền, thanh toán chi phí, bồi thường bảo hiểm, hạch
toán doanh thu, lợi nhuận và báo cáo tình hình tài chính của công ty. Tài chính – kế toán
là phòng ban có trách nhiệm quản lý và thực hiện các công việc liên quan đến hạch toán kế
toán và quản lý nguồn vốn hiệu quả. Từ đó đảm bảo các hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp đạt được hiệu quả tốt nhất.

Công việc chính là phòng tài chính – kế toán đảm nhận có thể bao gồm:
• Tổ chức và điều hành bộ máy kế toán theo đúng quy định của nhà nước.
20
 • Quản lý và giám sát các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, bao gồm: lập kế
hoạch tài chính, quản lý nguồn vốn và tài sản, quản lý các khoản nợ vay và cho
vay,…
• Thực hiện việc kê khai, quyết toán thuế, nộp thuế và các khoản phải nộp khác theo
quy định của nhà nước.
• Báo cáo, giải trình các số liệu về tài chính – kế toán lên cấp trên hoặc cơ quan có
thẩm quyền khi được yêu cầu.
• Dự báo tài chính giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định liên quan đến đầu tư, mở
rộng hoạt động kinh doanh.
• Thường xuyên cập nhật các luật thuế, chính sách thuế hoặc quy định mới để đảm
bảo hoạt động theo đúng quy định pháp luật.

1.4.5 Phòng Nhân sự:

Phòng Nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên, quản lý quan
hệ lao động, trả lương, thưởng và các chế độ phúc lợi, đánh giá hiệu quả công việc, và xây
dựng văn hóa doanh nghiệp.

Chức năng chính của phòng ban này bao gồm:

• Tìm kiếm, tuyển dụng nhân sự chất lượng cao cho doanh nghiệp.
• Quản lý đào tạo và phát triển năng lực của đội ngũ nhân viên.
• Quản lý lương thưởng và phúc lợi, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ luật pháp về lao
động.
• Quản lý mối quan hệ giữa đội ngũ nhân viên và doanh nghiệp.
• Theo dõi biến động nhân sự và lập kế hoạch tuyển dụng cho doanh nghiệp.

1.4.6 Phòng Marketing:

Phòng Marketing thực hiện các công việc quảng bá thương hiệu, sản phẩm bảo hiểm thông
qua các kênh truyền thông, tổ chức hoạt động xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường,
xây dựng chiến lược marketing và đo lường hiệu quả hoạt động marketing.

Dưới đây là những nhiệm vụ và chức năng chính mà phòng Marketing đảm nhận:
• Xây dựng hình ảnh và phát triển thương hiệu cho doanh nghiệp.
• Nghiên cứu và phân tích thị trường, xác định phân khúc khách hàng mục tiêu.
• Xác định mục tiêu chiến lược, xây dựng kế hoạch và cách thức thực thi cụ thể.
• Quảng bá sản phẩm, dịch vụ đến nhóm khách hàng mục tiêu.
• Thiết lập và duy trì mối quan hệ với giới truyền thông, báo chí, KOL.
• Quản lý, đào tạo đội ngũ nhân viên Marketing.

1.4.7 Phòng Dịch vụ khách hàng:

Ngoài các phòng ban trên, bộ phận chăm sóc khách hàng cũng được tương tác và làm việc
trực tiếp với khách hàng. Phòng Dịch vụ khách hàng giải đáp thắc mắc, khiếu nại của khách

21
hàng, cung cấp dịch vụ sau bán hàng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng với sản phẩm
và dịch vụ của công ty.

Các chức năng chính của phòng ban này bao gồm:
• Tiếp nhận mọi phản hồi, khiếu nại của khách hàng liên quan đến sản phẩm/dịch vụ.
• Đưa ra giải pháp phù hợp để xử lý vấn đề cho khách hàng.
• Tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng trước, trong và sau khi sử dụng sản
phẩm/dịch vụ.
• Đóng vai trò là “cầu nối” giữa khách hàng và các bộ phận khác liên quan.
• Giới thiệu đến khách hàng các chương trình giảm giá, khuyến mãi.
• Duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng, thường xuyên thăm hỏi, tặng quà tri
ân nhân các dịp đặc biệt.

1.5 Cơ cấu nguồn nhân lực:

1.5.a. Biểu đồ cơ cấu nguồn nhân lực theo phòng ban tại Mirae Asset Prevoir
(Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2022)

22
 1.5.b. Biểu đồ cơ cấu nguồn nhân lực theo giới tính tại Mirae Asset Prevoir
(Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2022)

1.6 Kết quả sản xuất – kinh doanh:

*Bảng Kết quả kinh doanh Bảo hiểm Mirae Asset Prévoir giai đoạn 2018 - 6T/2023 (tỷ đồng)

Vào tháng 9/2021, Mirae Asset Prévoir và Ngân hàng TMCP Việt Á (VietABank) hợp tác
độc quyền phân phối sản phẩm bảo hiểm nhân thọ. Theo đó, Mirae Asset Prévoir sẽ cung
cấp các sản phẩm bảo hiểm nhân thọ đến với khách hàng của VietABank thông qua 97
điểm giao dịch bao gồm chi nhánh và các phòng giao dịch của VietABank tại Việt Nam.
Báo cáo tài chính Mirae Asset Prévoir cho thấy, kể từ khi liên kết hoạt động Bancassurance
với VietABank, kết quả kinh doanh của Mirae Asset Prévoir có nhiều chuyển biến tích cực.
Theo đó, kết thúc năm 2021, doanh thu thuần hoạt động kinh doanh bảo hiểm của Mirae
Asset Prévoir đạt 495 tỷ đồng, tăng 6% so với năm 2020.

23
Bước sang năm 2022, Mirae Asset Prévoir đưa về 666 tỷ đồng doanh thu, tăng 35% so với
năm 2021. Đồng thời, doanh nghiệp báo lãi sau thuế hơn 84 tỷ đồng, cao gấp 4,6 lần so với
năm trước đó.

Kết thúc 6 tháng đầu năm 2023, Mirae Asset Prévoir ghi nhận 319 tỷ đồng doanh thu, giảm
nhẹ so với cùng kỳ năm ngoái, thế nhưng nhờ tổng chi phí hoạt động kinh doanh bảo hiểm
giảm mạnh, giúp công ty bảo hiểm này lãi ròng 149 tỷ đồng, tăng mạnh so với số lãi xấp
xỉ 16 tỷ đồng thu được trong 6 tháng đầu năm 2022.

*Bảng: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước của Bảo hiểm Mirae Asset Prévoir giai
đoạn năm 2018 - 6T/2023

Tại ngày 30/6/2023, tổng tài sản Mirae Asset Prévoir đạt 3.723 tỷ đồng, tăng thêm 59 tỷ
đồng sau 6 tháng. Trong đó, công ty đang dùng 2.951 tỷ đồng cho các hoạt động đầu tư tài
chính. Có thể kể đến như Mirae Asset Prévoir đang có 1.198 tỷ đồng tiền gửi có kỳ hạn tại
các tổ chức tín dụng (từ 3 tháng đến dưới 1 năm); 195 tỷ đồng tiền gửi có kỳ hạn tại các tổ
chức tín dụng (dưới 1 tháng); 380 tỷ đồng tiền gửi trên 1 năm; 805 tỷ đồng trái phiếu doanh
nghiệp; 276 tỷ đồng trái phiếu Chính phủ.

2 Phỏng vấn Mrs. Ngân - Nhân viên phòng Nhân Sự

2.1 Bảng hỏi phỏng vấn:

STT Câu hỏi

1 Hệ thống/ phần mềm/ nền tảng mà doanh nghiệp sử dụng?

2 Nội dung thông tin & quy trình sử dụng HRIS của doanh nghiệp?

3 Vai trò cụ thể của HRIS đối với doanh nghiệp và người lao động
- Ảnnh hưởng đến việc ra quyết định của các nhà quản trị như thế nào?
- Mang lại lợi ích, thuận tiện như thế nào cho doanh nghiệp và người lao động?

24
 4 Yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng HRIS của doanh nghiệp?

5 Cần đảm bảo những nguyên tắc nào trong việc xây dựng và thực hiện HRIS? Doanh
nghiệp làm thế nào để đảm bảo những nguyên tắc này?

6 Quy trình xây dựng HRIS của doanh nghiệp

- Ai là người phụ trách việc xây dựng HRIS của doanh nghiệp?
- Doanh nghiệp thu thập thông tin, cập nhật thông tin mới & loại bỏ thông tin hết giá trị
như thế nào? Tần suất ra sao?

7 Sử dụng HRIS
- Ai là người sử dụng?
- Quyền sử dụng đối với các cấp khác nhau như thế nào? (quản lý cấp cao/ bộ phận nhân
sự/ nhân viên bình thường)
- Nhân viên tại công ty được đào tạo như thế nào để sử dụng hiệu quả HRIS?

8 Đánh giá HRIS

- Ai phụ trách theo dõi, kiểm soát và đánh giá HRIS?
- Cá nhân anh/ chị đánh giá về HRIS của doanh nghiệp: khó khăn & lợi ích khi sử dụng?

2.2 Phân tích phỏng vấn

2.2.1 Hệ thống/ phần mềm/ nền tảng mà doanh nghiệp sử dụng?

Công ty bảo hiểm nhân thọ Mirae Asset Prevoir sử dụng website HR Portal. Đây là
website thuộc nội bộ của doanh nghiệp và luôn được đảm bảo sự bảo mật về các thông tin
của nhân sự trong doanh nghiệp.
Trong một doanh nghiệp, tổ chức, nhu cầu trao đổi và lưu trữ những thông tin, dữ
liệu liên quan đến công việc, tổ chức là tất yếu. Nhưng các dữ liệu này lại đang được lưu
trữ ở nhiều dạng, trên nhiều nền tảng khác nhau một cách rời rạc, không thống nhất dẫn
đến khó khăn trong công tác tập hợp, tìm kiếm mà thông tin lại còn không được bảo mật
do phải lưu trữ ở 1 bên thứ 3. Do đó, HR Portal giúp mọi thông tin có thể được tập hợp,
lưu trữ trên cùng một nền tảng duy nhất, cho phép truy xuất, tập hợp nhanh chóng với độ
an toàn, bảo mật cao đã trở thành nhu cầu thiết yếu trong mỗi doanh nghiệp. HR Portal có
thể hiểu là một hệ thống trực tuyến được thiết kế để quản lý các thông tin và quy trình liên
quan đến các vấn đề về nhân sự, tiền lương cho phép các doanh nghiệp đang tăng trưởng
quy mô nhân sự có thể tự động hóa việc nghỉ phép, tính lương, đánh giá nhân sự giúp giảm
tải công việc cho bộ phận nhân sự.

2.2.2 Nội dung thông tin HRIS của doanh nghiệp?

* Nội dung thông tin được đưa ra trong hệ thống:

25
 Khi truy cập website nhân viên và nhà quản lý có thể cập nhật được các thông tin
liên quan đến hồ sơ cá nhân của nhân viên, danh sách nhân sự công ty, thông tin về ngày
công, bảng lương, tăng ca – nghỉ phép, đi công tác và đánh giá nhân viên:
a, Hồ sơ nhân viên
Hồ sơ nhân viên trên HR Portal sẽ bao gồm nhân thân của mỗi nhân viên ví dụ như
họ tên ngày tháng năm sinh, quê quán. Mỗi một hồ sơ sơ yếu lý lịch nhân viên đều phải có
ngày nhân viên enjoy vào công ty, mã code nhân viên, mã số thuế, bộ phận, chức danh, nơi
làm việc, các cấp quản lý, thông tin liên hệ, thông tin liên hệ của chồng hoặc vợ hoặc con
cái khi mà họ có những sự kiện khẩn cấp cần phải thông tin.
b, Danh sách nhân sự
Danh sách nhân sự trên website HR Portal của công ty Bảo hiểm Mirae Asset
Prevoir có thể bao gồm các thông tin như: Thông tin cơ bản (họ tên, chức vụ, bộ phận,
email, số điện thoại, hình ảnh), thông tin liên quan đến công việc, thông tin liên quan
khác,...
Bên cạnh đó, trong danh sách nhân sự thì nhân sự được chia ra theo chi nhánh phòng
ban và cơ cấu tổ chức theo từng level. Ví dụ như CEO thì thường bao gồm phó tổng giám
đốc, tổng giám đốc, về office thì có các bộ phận chia nhỏ ra như accounting, phòng quản
lý rủi ro, phòng quản lý hợp đồng phát hành hợp đồng, bộ phận claim chuyên giải quyết
quyền lợi bảo hiểm, bộ phận chăm sóc khách hàng...Danh sách nhân sự sẽ bao gồm những
thông tin về họ tên, chức danh, thông tin liên hệ. Các thông tin này sẽ được cập nhật lên hệ
thống mỗi khi có sự thay đổi về mặt nhân sự.

Ví dụ thông tin về vai trò, nhiệm vụ của các nhà quản trị tại Mirae Asset Prevoir
được hiển thị trên hệ thống:
STT HỌ TÊN CHỨC VAI TRÒ, NHIỆM VỤ
DANH

1 Ko Young Wan Chủ tịch Điều hành mọi hoạt động kinh doanh theo
kiêm Tổng đúng sứ mệnh và tầm nhìn chiến lược Hội
Giám đốc đồng Quản trị vạch ra cho Công ty

2 Trương Thị Diệu Giám đốc - Thiết kế, xây dựng, quản lý quy trình
Thanh Nghiệp vụ & nghiệp vụ bảo hiểm nhằm hỗ trợ phù hợp và
Giám đốc hiệu quả cho các kênh phân phối ngày càng
Chi nhánh Hà đa dạng tại Mirae Asset Prevoir
Nội - Trực tiếp thực hiện công việc đối ngoại với
Bộ trực thuộc trong các vấn đề hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp

3 Khamsaya Giám đốc Tài Điều hành các hoạt động tài chính phù hợp
Soukhavong chính với tầm nhìn sứ mệnh do Ban Quản trị đề ra

4 Võ Phạm Tú Cẩm Giám đốc Quản lý toàn bộ chiến lược hoạt động nhân
Nhân sự & sự nhằm hỗ trợ các phòng ban đạt được các
Hành chính

26
 mục tiêu của Mirae Asset Prevoir thông qua
nguồn tài nguyên quý giá nhất - Người tài

5 Nguyễn Quang Chuyên gia - Phân tích rủi ro, xác định và đánh giá các
Huy Định phí rủi ro
- Định giá sản phẩm, tính toán mức phí bảo
hiểm phù hợp
- Quản lý dự phòng, tính toán mức dự phòng
- Báo cáo và tư vấn
- Tham gia xây dựng chiến lược kinh doanh

c, Thông tin về ngày công, tăng ca nghỉ phép và đi công tác

Tại website HR Portal thì thông tin về ngày công tăng ca, nghỉ phép, đi công tác
nằm trong bảng công tổng hợp và sẽ có ngày công chuẩn và số ngày công thực tế, chi tiết
giờ vào làm, giờ ra về, thống kê số ngày tăng ca số ngày nghỉ phép. Ví dụ như muốn tăng
ca thì nhân viên cần đăng ký trực tiếp số ngày tăng ca, số ngày nghỉ phép. Thông tin về
ngày nghỉ sẽ được thống kê rất là chi tiết bao gồm thời gian nghỉ và người duyệt nghỉ. Về
đi công tác thì trên hệ thống sẽ có đầy đủ lịch trình về ngày đi, ngày về, phương tiện đi lại
và các biên lai giấy tờ trong chuyến đi. Và tất cả nhân viên sau khi đi công tác về cần cập
nhật đầy đủ những thông tin về chi phí di chuyển, di phí phát sinh,...
Những thông tin trên hệ thống sẽ giúp quản lý có thể theo dõi số ngày công của từng
nhân viên, kiểm tra số ngày nghỉ phép còn lại của từng nhân viên, phê duyệt hoặc từ chối
đơn xin nghỉ phép của nhân viên và lập báo cáo về số ngày công, ngày nghỉ phép của toàn
công ty. Ngoài ra, cũng là những thông tin hữu ích giúp nhân viên có thể xem số ngày công
của bản thân, xem số ngày nghỉ phép còn lại của bản thân, đăng ký xin nghỉ phép trực tuyến
và xem lịch sử nghỉ phép của bản thân.
Hệ thống thông tin về ngày công, ngày nghỉ phép, đi công tác là một công cụ hữu
ích giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả và tăng cường sự hài lòng của nhân viên.
d, Thông tin về bảng lương
Doanh nghiệp thường chốt công vào ngày 22 và chuyển lương vào ngày 25 hàng
tháng. Vào đầu ngày 25, HR sẽ gửi email thông báo cho từng cá nhân, đồng thời cập nhật
thông tin lên hệ thống về: lương cơ bản, phụ cấp, ngày công chuẩn và công thực tế, thu
nhập chịu thuế (nếu có), các khoản bổ sung và chốt lại là số tiền thực lĩnh trong tháng của
nhân viên. Nhờ có hệ thống thông tin về bảng lương, thời gian trả lương và số lương thực
tế nhân viên nhận được mà họ có thể tự kiểm tra phiếu lương, xem chi tiết các loại phí
BXH, thuế thu nhập ngoài ra nhân viên còn có thể tự kiểm tra ngày công để đưa ra những
phản hồi nếu cần thiết.
e, Thông tin về hệ thống, cách thức đánh giá nhân viên
Dữ liệu được thu thập và lưu trữ trên hệ thống bao gồm thông tin hồ sơ nhân sự,
hợp đồng, chính sách lương bổng – phúc lợi, cơ chế khen thưởng – kỷ luật, quá trình công
tác,…Những dữ liệu này sẽ được tổng hợp, phân tích và theo dõi thường xuyên để làm cơ

27
sở cho việc ra quyết định và đề xuất các chiến lược quan trọng liên quan đến nguồn nhân
lực. Bảo hiểm Mirae Asset Prevoir rất thông minh khi đưa ra những giải pháp nhân sự vô
cùng hữu hiệu. Ở công ty, 1 năm chia làm 2 kỳ đánh giá để đánh giá nhân sự đó là: 6 tháng
đầu năm và cả năm. Thông thường đầu năm, mỗi bộ phận sẽ đặt ra KPI cho từng cá nhân.
Qua các kỳ đánh giá, mỗi nhân viên phải tự đánh giá bản thân đã hoàn thành được bao
nhiêu % so với KPI đặt ra từ đầu năm. Sau đó, sẽ được các cấp quản lý review, đánh giá
và đưa ra quyết định dựa trên các tiêu chí hoàn thành KPI của từng cá nhân đó. Bản đánh
giá nhân viên cuối cùng sẽ được nhân viên và cấp quản lý (người trực tiếp đánh giá) ký xác
nhận và nộp lại cho HR. Sau đó, HR sẽ cập nhật lên hệ thống.

2.2.3 Vai trò cụ thể của HRIS đối với doanh nghiệp và người lao động
* Đối với doanh nghiệp:
- Phản ánh chính xác tiềm lực con người của tổ chức: HRIS cung cấp các dữ kiện về
tình hình biến động nhân sự, chất lượng lao động, tiềm năng phát triển để từ đó ban
lãnh đạo có căn cứ để điều chỉnh mục tiêu, định hướng hoạt động phù hợp với cơ
cấu nhân sự theo từng thời kỳ, giai đoạn và bộ phận khác nhau.
- Căn cứ cho các chiến lược phát triển nhân sự: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự
là một mắt xích quan trọng trong hệ thống quản lý doanh bởi nó cung cấp dữ liệu
cho quá trình ra quyết định và đề xuất các chiến lược phát triển nguồn lực hiệu quả.
Thông qua việc theo dõi và phân tích các dữ liệu về nhân sự, nhà quản trị có thể đưa
ra các quyết định quan trọng liên quan đến cơ cấu đội ngũ nhân sự như cắt giảm,
tuyển mới hoặc giữa nguyên số lượng. Ngoài ra, HRIS là cơ sở để ban lãnh đạo xây
dựng các chiến lược phát triển đội ngũ nhân viên như đào tạo, bồi dưỡng,… cũng
như định hướng các mục tiêu và kế hoạch hoạt động phù hợp với tiềm lực con người
của tổ chức.
- Ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định của nhà quản trị: Dựa trên dữ liệu của hệ
thống thông tin, các nhà quản lý bộ phận HR sẽ có thể đưa ra quyết định về số lượng
nhân viên cần tuyển thêm hoặc cần đào thải, về bố trí nhân lực làm việc ở vị trí – bộ
phận nào cho thích hợp,…
* Đối với nhân viên:
- Hệ thống thông tin nhân sự còn đóng vai trò là cầu nối giữa ban lãnh đạo và toàn
thể nhân viên, thông qua việc cho phép truyền tải và tiếp nhận thông tin 2 chiều giữa
cấp quản lý và nhân sự. Nhà quản lý có thể tiếp nhận toàn bộ các ý kiến đóng góp,
khiếu nại của nhân sự nhằm nâng cao chất lượng quản lý, đồng thời phía nhân viên
cũng có thể chủ động theo dõi dữ liệu thông tin của chính mình trên hệ thống như
hồ sơ nhân sự, bảng công, phiếu lương,…Nhờ đó, quy trình quản trị nguồn nhân lực
luôn được đảm bảo minh bạch, rõ ràng và có sự tương tác liền mạch, 2 chiều giữa
mọi cấp độ. Đây chính là nền móng vững chắc để xây dựng nên một tổ chức vững
mạnh, gắn kết.
- Thuận tiện cho việc tra cứu khi nhân viên hay bất kì cán bộ quản lý nào cần

28
 - Đơn giản hóa các biểu mẫu trong công việc
- Hệ thống đảm bảo thông tin của mỗi cá nhân được cập nhật và lưu trữ khá chính
xác, đầy đủ. Trước đây khi công ty chưa sử dụng phần mềm này, nếu muốn xin nghỉ
phép thì phải làm bằng bản cứng và đi xin hết level này đến level khác để kí và phê
duyệt. Sau đó scan hoặc photo gửi vào TP. HCM để bộ phận HR tiếp nhận thông
tin. Nhưng khi sử dụng hệ thống quản lý này thì người lao động và các cán bộ quản
lý chỉ cần thao tác trên máy tính và nhấn nút gửi là xong .
- Tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí. Đồng thời, thông tin cũng đến nhanh
hơn với cả 2 phía là cả người lao động và người sử dụng lao động

2.2.4 Yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng HRIS của doanh nghiệp?
- Bắt kịp với sự phát triển công nghệ thông tin: Công nghệ thông tin phát triển nhanh
chóng đã xuất hiện nhiều phần mềm HRIS hiện đại với nhiều tính năng tiên tiến. Do
đó, doanh nghiệp cần cập nhật xu hướng công nghệ và chọn phần mềm HRIS phù
hợp, đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ có thể tăng
hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí, nâng cao sự hài lòng của nhân viên. Yếu tố lớn
nhất là phải bắt kịp với sự phát triển công nghệ thông tin mà đặc biệt là đối với
những doanh nghiệp có 100% có vốn nước ngoài thì sẽ phải thay đổi cách tiếp cận
công nghệ thông tin thì mới kịp xu hướng của thời đại và nhu cầu người lao động
và người sử dụng lao động
- Nhu cầu của doanh nghiệp cũng như NLĐ: Mỗi một ngành nghề sẽ có những đặc
thù khác nhau, do đó doanh nghiệp và người lao động sẽ có những mong muốn khác
nhau. Điều này sẽ ảnh hưởng đến việc hoạch định các thông tin cần dự trữ và thu
thập đồng thời ảnh hưởng tới phương pháp quản lý và hệ thống thông tin cần.
- Quy mô phát triển của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có quy mô, cơ cấu nhân lực
càng lớn thì mức độ phức tạp trong quản lý thông tin càng lớn. Do đó có thể gây
khó khăn trong việc xây dựng hệ thống thông tin HRIS và khó khăn trong quá trình
kiểm soát, bảo mật thông tin của người lao động trong doanh nghiệp
- Ngân sách của doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp sẽ có những chiến lược đầu tư khác
nhau để quản lý và thực hiện biện pháp nhân sự khác nhau. Do đó, ngân sách sẽ ảnh
hưởng đến quá trình ra quyết định và hạch toán trong doanh nghiệp
- Chiến lược phát triển: Mục tiêu, tầm nhìn của doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến lựa
chọn phần mềm HRIS. Ví dụ đối với doanh nghiệp tập trung phát triển nhân tài cần
hệ thống quản lý năng lực, đào tạo hiệu quả.
- Nguồn nhân lực:
• Khả năng sử dụng công nghệ của nhân viên: Ảnh hưởng đến việc triển khai và sử
dụng HRIS.
• Cần đào tạo nhân viên: Sử dụng hệ thống hiệu quả, khai thác tối đa tính năng.
• Sự sẵn sàng thay đổi: Chấp nhận và sử dụng hệ thống mới.

29
2.2.5 Cần đảm bảo những nguyên tắc nào trong việc xây dựng và thực hiện HRIS?
Doanh nghiệp làm thế nào để đảm bảo những nguyên tắc này?
Nguyên tắc để xây dựng một hệ thống thông tin thì thông tin cần phải rõ ràng, thực tế và
xây dựng một cách có khoa học. Có sự sắp xếp logic các thông tin để người xem khi truy
cập dễ dàng theo dõi. Do đó các thông tin sẽ được phân ra thành từng mục cụ thể, chi tiết
để dễ dàng quản lý và tiếp cận thông tin khi cần.

2.2.6 Quy trình xây dựng HRIS của doanh nghiệp

- Nguồn gốc của hệ thống: Doanh nghiệp mua phần mềm website từ người ngoài đó
là Ấn Độ. Và để phù hợp với môi trường lao động tại Việt Nam thì bộ phận HR và
IT cần setup lại để phù hợp với mô hình quản lý của Doanh nghiệp và văn hóa doanh
nghiệp
- Quy trình cập nhật thông tin của nhân viên: Mỗi một nhân viên khi gia nhập công
ty đều phải có sơ yếu lý lịch, HR trong doanh nghiệp sẽ có nhiệm vụ là căn cứ vào
những hồ sơ này để cập nhật lên hệ thống. Khi nhân viên có sự thay đổi về thông
tin (ví dụ cập nhật về bằng cấp, chứng chỉ, tình trạng hôn nhân, CCCD,...) thì nhân
viên phải có trách nhiệm báo lại với HR để cập nhật lên hệ thống. Điều này đảm
bảo hệ thống hoạt động logic, rõ ràng và các nhà quản lý dễ dàng quản lý các thông
tin của nhân viên.
- Tần suất hoạt động của hệ thống: Khi có sự thay đổi mới sẽ cập nhật, tức là liên tục
cập nhật thông tin mới khi có sự thay đổi hoặc có nhân viên mới

2.2.7 Sử dụng HRIS

Hệ thống HRIS được sử dụng và phổ biến công khai trong công ty do đó tất cả người
lao động đều có quyền sử dụng. Khi đó nhân viên có quyền truy cập để xem các thông tin
như phúc lợi, thang bảng lương hàng tháng.
Tất cả người lao động trong công ty đều được sử dụng hệ thống này và quyền sử
dụng thì tùy theo từng Level cấp bậc. Chẳng hạn như level càng cao thì hệ thống sẽ cung
cấp cho càng nhiều quyền sử dụng hơn, ví dụ như với những bạn nhân viên thông thường
thì chỉ vào làm request. Với các cấp quản lý thì họ sẽ có chức năng phê duyệt còn nhân
viên chỉ có quyền cập nhật thay đổi và thông báo với các cấp.
Để đem lại hiệu quả cao khi sử dụng hệ thống HRIS này thì trước khi đưa vào sử
dụng hệ thống này với nhân viên và đặc biệt với nhân viên mới thì công ty sẽ có những
chương trình đào tạo hội nhập và training cho toàn bộ nhân viên cách sử dụng hệ thống sao
cho đúng và hiệu quả. Việc training sẽ được xây dựng và thực hiện trực tiếp bởi bộ phận
HR của công ty. Và mỗi nhân viên đều được công ty cấp 1 mã code và password riêng để
truy cập. Mã code là cố định còn password có thể thay đổi tùy vào nhân viên được cấp tài
khoản.

30
2.2.8 Đánh giá HRIS
Người có nhiệm vụ phụ trách đánh giá là: Trưởng phòng HR
* Lợi ích:
- Tiết kiệm chi phí:
• Giảm thiểu sai sót trong quản lý nhân sự: Tiết kiệm chi phí do sửa lỗi, xử lý sai
sót.
• Tăng hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực: Tiết kiệm chi phí tuyển dụng, đào tạo.
• Tối ưu hóa quy trình quản lý: Tiết kiệm chi phí vận hành.
- Tính bảo mật cao: Theo thời gian, dữ liệu trong bảng tính sẽ trở nên phức tạp, lỗi
thời và nguy cơ lỗ hổng bảo mật dữ liệu là rất cao. Vì vậy một nền tảng quản lý
thông tin nhân sự như HRIS sẽ giúp lưu trữ dữ liệu và hồ sơ một cách đơn giản,
thông minh hơn. Vừa dễ dàng truy cập khi cần thiết vừa có tính bảo mật cao.
* Khó khăn:
Đối với request nghỉ phép, hệ thống không cho phép backdate mà chỉ giải quyết các
request cho kỳ tương lai. Ví dụ nếu người lao động muốn xin nghỉ phép vào ngày hiện tại
là ngày T nhưng nếu sang ngày T+1 mới gửi request thì hệ thống sẽ chặn (lúc này người
lao động cần làm requests bản cứng). Đây là một trong những điểm yếu rất lớn của doanh
nghiệp khi mà trụ sở chính và các chi nhánh có khoảng cách địa lý.

3 Đánh giá hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại doanh nghiệp
Ưu điểm:
- Thứ nhất, hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại Mirae Asset Prevoir đảm bảo thông
tin của mỗi cá nhân được tập hợp, cập nhật và lưu trữ một cách chính xác và đầy đủ.
Hệ thống sử dụng các giải pháp lưu trữ đám mây giúp theo dõi và đánh giá hiệu quả
công việc của nhân viên một cách dễ dàng; bên cạnh đó việc cập nhật và chính xác
về nhân viên, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định sáng suốt trong điều chỉnh lực
lượng nhân sự cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
- Thứ hai, hệ thống tự động hóa các quy trình thủ công, giúp giảm bớt gánh nặng công
việc cho bộ phận nhân sự và người lao động. Việc tự động hoá quy trình, thông tin,
các bảng biểu, biểu mẫu sẽ giúp nhân viên thuận tiện tra cứu khi cần. Từ đó việc thao
thác trong quá trình vận hành và sử dụng phần mềm được thực hiện một cách dễ dàng
hơn, tiết kiệm chi phí, hỗ trợ nhân viên trong việc thực hiện các thủ tục quan trọng
hoặc khẩn cấp như nghỉ ốm, nghỉ đột xuất…
- Thứ ba, dưới thời đại số hiện nay, việc công nghệ hoá phần mềm sẽ giúp Mirae Asset
Prevoir loại bỏ việc sử dụng giấy tờ, tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ. Doanh nghiệp
không cần phải lưu trữ tài liệu giấy trong kho hoặc tủ hồ sơ; giúp tiết kiệm chi phí
mua mực in, giấy, máy in, và các vật dụng liên quan. Thêm nữa thay vì sử dụng giấy
tờ truyền thống, doanh nghiệp có thể lưu trữ và quản lý tất cả tài liệu dưới dạng kỹ
thuật số. Việc này giúp làm tăng hiệu quả tìm kiếm và truy cập thông tin nhanh chóng

31
 và dễ dàng. Đồng thời viêc chia sẻ thông tin với các phòng ban và nhân viên khác
cũng được diễn ra thuận tiện hơn.
- Thứ tư, tính bảo mật của hệ thống thông tin nguồn lực tại Mirae Asset Prevoir khá
cao. Dữ liệu của doanh nghiệp được bảo vệ bởi các biện pháp bảo mật tiên tiến giúp
làm giảm nguy cơ mất mát, thất lạc hoặc hư hỏng tài liệu. Cùng với đó, việc sử dụng
các thành quả của khoa học công nghệ cũng là 1 bước đệm quan trọng để doanh
nghiệp thích ứng với xu hướng phát triển của công nghệ và tăng khả năng cạnh tranh
trong thị trường cùng ngành.

Nhược điểm:
- Thứ nhất, hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại Mirae Asset Prevoir vẫn còn khá hạn
chế trong việc xử lý các yêu cầu đột xuất của nhân viên. Cụ thể, hệ thống chưa cập
nhật được các yêu cầu nghỉ phép, nghỉ đột xuất của người lao động trong ngày. Nếu
người lao động muốn xin nghỉ thì phải nộp bản mềm của đơn xin nghỉ việc vào ngày
hôm trước lên hệ thống để được xác nhận và hạn chế ảnh hưởng đến việc tính lương
cuối tháng. Nhưng nếu họ xin nghỉ phép vào ngày nghỉ hiện tại, ví dụ: Người lao
động làm ca sáng nhưng chiều lại có việc đột xuất và xin nghỉ thì hệ thống sẽ không
chấp nhận yêu cầu này của nhân viên. Lúc này nhân viên sẽ phải làm bản cứng để xin
nghỉ và đi xin dấu của các phòng ban liên quan rồi nộp về bộ phận Head Office của
công ty.
- Thứ hai, hệ thống thông tin nguồn nhân lực thuộc môi trường mạng toàn cầu, cho
phép truy cập từ nhiều máy khác nhau, nên rất có thể có nguy cơ bị tấn công, dẫn đến
rò rỉ thông tin cá nhân của nhân viên, những thông tin này có thể bị đánh cắp, dẫn
đến nguy cơ bị lừa đảo, giả mạo hoặc sử dụng cho mục đích xấu. Điều này cũng khiến
cho doanh nghiệp phải chi trả chi phí để khắc phục sự cố, bảo mật hệ thống và bồi
thường cho nhân viên nếu xảy ra rò rỉ thông tin.
- Thứ ba, hệ thống nguồn nhân lực là một tập hợp các phần mềm và phần cứng phức
tạp, có thể gặp lỗi do nhiều nguyên nhân khác nhau như lỗi kỹ thuật, lỗi trong quá
trình thiết kế, phát triển hoặc cập nhật phần mềm; lỗi do hư hỏng phần cứng hoặc lỗi
do môi trường hoạt động không phù hợp dẫn đến gián đoạn hoạt động, hoạt động
không ổn định, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của doanh nghiệp.

32
 KẾT LUẬN
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HRIS) đóng vai trò quan trọng và không thể
phủ nhận việc xác định công việc và tối ưu hóa quản lý nguồn nhân lực trong môi trường
kinh doanh ngày nay. Qua hành động phát triển từ các cơ sở hệ thống đến sự hiện đại hóa
thông tin qua công nghệ web và hợp lý trí tuệ nhân tạo, HRIS đã không ngừng chứng minh
sức mạnh của mình trong công việc cung cấp giải pháp hiệu quả cho những vấn đề đó thức
quản lý nhân ngày càng đa dạng và phức tạp.
Một trong những đóng góp lớn nhất của HRIS là khả năng tối ưu hóa các quy trình
nhân sự, từ tuyển dụng đến quản lý hiệu suất và đào tạo, tất cả đều được thực hiện một
cách linh hoạt và hiệu quả. Các doanh nghiệp ngày nay không chú ý đến việc giảm thời
gian và chi phí mà còn đặt ra những yêu cầu cao về tính minh bạch, đánh giá hiệu suất, và
linh hoạt trong quản lý nhân sự, và HRIS là công công cụ giúp họ đáp ứng những yêu cầu
này.
Đối diện với các công thức như bảo mật dữ liệu, tích hợp với các hệ thống khác và
đảm bảo bổ sung quy định, HRIS không chỉ ngày càng cải thiện các biện pháp an ninh mà
còn giúp doanh nghiệp thích nghi với môi trường pháp lý thay đổi nhanh chóng. Nó không
chỉ là một công cụ mà là một đối tác chiến lược trong việc xây dựng và phát triển nguồn
nhân lực.
Tuy nhiên, không phải mọi thứ đều hoàn hảo. Nhược điểm như chi phí phát triển và
duy trì, khả năng hợp lý chế độ và các phương pháp quản lý thay đổi tổ chức vẫn là những
công thức đối mặt với HRIS. Điều này đặt ra yêu cầu về đầu tư cẩn thận, đào tạo nhân sự
một cách hiệu quả và quản lý thông tin nhân sự một cách trách nhiệm.
HRIS không chỉ là một công cụ quản lý nhân sự mà còn là cơ hội để tận dụng sức
mạnh của nguồn nhân lực. Bằng cách tích hợp HRIS vào các doanh nghiệp và tổ chức, họ
không chỉ tối ưu hóa nguồn nhân lực mà còn tạo cơ hội cho sự phát triển kinh tế và chuyển
đổi số.
HRIS không chỉ là một công nghệ mà là một đối tác chiến lược đạt năng lực, mang
lại những cơ hội và lợi ích lớn trong công việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực. Tính
linh hoạt, minh bạch và khả năng tương tác của HRIS sẽ tiếp tục định hình cách doanh
nghiệp quản lý.

33
 TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Mirae Asset Prévoir. (2021). Giới thiệu Thành viên thành lập. https://www.map-
life.com.vn/shareholder
2. Vietnam Report. (2024). CÔNG TY TNHH BẢO HIỂM NHÂN THỌ MIRAE
ASSET PRÉVOIR. https://www.vnr500.com.vn/Thong-tin-doanh-nghiep/CONG-
TY-TNHH-BAO-HIEM-NHAN-THO-MIRAE-ASSET-PREVOIR-Chart--2101-
2022.html
3. Mirae Asset Prévoir. (2021). Về Mirae Asset Prévoir. https://www.map-
life.com.vn/about
4. PGS.TS. Nguyễn Thị Minh Nhàn, TS. Nguyễn Thị Liên. (2020). Trường đại học
Thương Mại. Giáo trình hoạch định nguồn nhân lực

34