Đề bài: Tìm hiểu quy trình mua hàng của Vinamilk

I. Giới thiệu
Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam - Vietnam dairy products joint stock company

Vinamilk, được thành lập năm 1976, là một trong những công ty phát triển hàng đầu Việt
Nam trong lĩnh vực thực phẩm. Vinamilk đã tiên phong trong việc phát triển bền vững ngành
công nghiệp sữa, xếp hạng trong Top 5 thương hiệu sữa toàn cầu.

Lĩnh vực kinh doanh sản xuất chính của công ty là sản xuất và kinh doanh sữa hộp, sữa bột,
sữa chua, pho mai, bột dinh dưỡng, và những sản phẩm khác được làm từ sữa.

II. Xác định mục tiêu của quy trình mua hàng tại Vinamilk
1. Nguồn gốc nguyên vật liệu rõ ràng và chất lượng sản phẩm cao.
Vinamilk luôn đặt chất lượng sản phẩm sữa và sự an toàn của khách hàng lên hàng đầu nên
công ty luôn chú trọng về nguồn gốc nguyên liệu sản xuất sữa phải minh bạch, rõ ràng.

Một số nhà cung cấp nguyên liệu tiêu biểu:

- Công ty TNHH một thành viên bò sữa Việt Nam.
Hiện đang có 9 trang trại đang hoạt động, trong đó có 1 trang trại đang trong giai đoạn
hoàn thiện.

- Miraka Holdings Limited.

Từ tháng 11/2013, Vinamilk chính thức cung cấp cho người tiêu dùng Việt Nam sản
phẩm mới sữa tươi được sản xuất tại Công ty Miraka ở New Zealand.

- Công ty Cổ phần Giống Bò sữa Mộc Châu.

Năng suất bình quân của Mộc Châu toàn đàn bò đạt 23,5 lít/con/ngày, cao nhất từ
trước đến nay.

2. Tối ưu giá thành và thời gian, phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.
Các nhà cung cấp của Vinamilk đều là các công ty con hoặc các công ty liên kết trực thuộc
của công ty. Để đảm bảo lợi thế tối ưu về giá cả và thời gian mua hàng được thực hiện một
cách nhanh chóng, hiệu quả, Vinamilk đã xây dựng mối quan hệ bền chặt với tất cả các nhà
cung cấp của mình. Cụ thể, là bằng cách chi mạnh tay thu mua hoặc nắm giữ cổ phần cao
trong các công ty của các nhà cung cấp.

- Vinamilk thâu tóm Mộc Châu: Ngày 18 – 19/12/2019, Vinamilk đã nâng tỷ lệ sở hữu
lên 75%, chính thức trở thành công ty mẹ của GTNFoods. Việc này gia tăng nguồn
cung sữa trong nước từ đàn bò sữa của GTN và tận dụng quỹ đất tiềm năng để mở
rộng chăn nuôi bò sữa.
 - VNM đầu tư vào Miraka: 2013, VNM tăng vốn đầu tư vào Công ty Miraka Limited
(New Zealand) từ 121 triệu đô la New Zealand để đầu tư thêm dây chuyền sản xuất
sữa tươi tiệt trùng UHT. Hiện bà Mai Kiều Liên – Chủ tịch HĐQT VNM đồng thời
cũng là Thành viên HĐQT tại công ty Miraka.

3. Phù hợp chiến lược phát triển.

- Củng cố vị thế dẫn đầu ngành sữa Việt Nam.
Công ty đã phối hợp các nhà cung cấp mở ra hàng loạt các trang trại và dự án, như:
Trang trại Đà Lạt, Trang trại Thanh Hoá, Trang trại Quảng Ngãi,... để cung cấp sữa
chất lượng, kịp thời đáp ứng nhu cầu của người dân.

- Trở thành công ty sữa tạo ra nhiều giá trị tại Đông Nam Á
Sẵn sàng cho các hoạt động mua bán sáp nhập (M&A) và mở rộng mối quan hệ hợp
tác mạnh mẽ với các đối tác.

III. Xác định quy trình mua hàng

1. Xác định nhu cầu
- Đối với các sản phẩm đã quen thuộc: sữa ông thọ, sữa vinamilk,.. giữ nguyên công
thức và chất lượng sản phẩm.
- Đối với những sản phẩm như sữa chua, kem, nước trái cây… đặc trưng là tệp khách
hàng trẻ hơn nên nhu cầu thay đổi luôn hiện hữu.
- Người Việt hầu hết ưa chuộng sử dụng các sản phẩm sữa bột công thức nước ngoài,
ngoại nhập.

2. Tìm kiếm thị trường

- Thị trường nội địa: Thu nhập của người dân tăng lên do hoạt động sản xuất và kinh tế
được phục hồi. Thứ hai, Việt Nam có dân số trẻ tuổi với trung bình khoảng 1 triệu em
bé mỗi năm, nhu cầu sữa tăng.
- Thị trường xuất khẩu: Sản phẩm của Vinamilk đã được xuất khẩu đến hơn 50 quốc gia
trên thế giới, bao gồm khu vực Đông Nam Á, Trung Đông, Châu Phi…

3. Lựa chọn nhà cung cấp chính thức

- Lựa chọn các nhà cung cấp Việt Nam có nhiều trang trại rộng lớn, nằm vùng khí hậu
ôn đới, phù hợp chăn nuôi những giống bò được nhập khẩu từ New Zealand, Úc và
Mỹ.
- Lựa chọn các nhà cung cấp nước ngoài như: Miraka của New Zealand, Driftwood của
Mỹ để đáp ứng nhu cầu sản phẩm ngoại nhập của người Việt và mở rộng tiềm năng
xuất khẩu.

4. Chuyển giao đơn đặt hàng

5. Theo dõi thực hiện đơn đặt hàng
6. Tiếp nhận hàng hoá
7. Ghi nhận theo dõi và thanh toán các khoản phải trả
IV. Những rủi ro của quy trình mua hàng
1. Rủi ro đơn đặt hàng không được cấp quyền: bộ phận mua hàng tự ý đặt hoặc điều
chỉnh đơn hàng nhằm biển thủ hoặc thu lợi bất chính
1. Rủi ro về giá thành: doanh nghiệp lựa chọn nhầm nhà cung cấp, ko được hưởng giá
cạnh tranh nhất
2. Rủi ro nhận hàng: Hàng hóa nhận có sai sót về số lượng, chủng loại, chất lượng
3. Rủi ro ghi nhận: Các hóa đơn có thể ghi nhận nhầm, bị bỏ sót hoặc hạch toán sai

4. Rủi ro thanh toán:

+ Trả muộn: các khoản công nợ ko được quản lý chặt chẽ
+ Trả ko đủ hoặc thừa tiền: ghi nhận số tiền trên hóa đơn sai
+ Trả cho nhầm nhà cung cấp: quản lý quy trình thanh toán chưa chặt chẽ

V. Những chốt kiểm soát

- Thiết lập quy trình lựa chọn nhà cung cấp mới, liên tục cập nhật bảng giá và chính
sách của các nhà cung cấp hiện tại.
- Ủy quyền mua hàng cho một bộ phận thích hợp, phân chia trách nghiệm và quyền hạn
cho các cá nhân trong bộ phận
- Các chứng từ phù hợp phải được soạn thảo, sao lưu và xác nhận kịp thời để đi kèm
với yêu cầu mua hàng.
- Thực hiện kiểm kê, đối chiếu các tài liệu liên quan đến hàng hóa với hàng hóa thực
trong kho hoặc mới nhập.
- Các chứng từ, tài liệu phải được sao chép và luân chuyển phù hợp để đảm bảo việc
ghi nhận diễn ra chính xác
VI. Quy trình kiểm toán hoạt động mua hàng

1. Tìm hiểu về quá trình mua hàng của doanh nghiệp: đánh giá cách tổ chức bổ máy
nhân sự mua hàng và quy trình mua hàng

2. Đánh giá rủi ro các chốt kiểm soát

3. Lên kế hoạch kiểm toán

4. Thu thập bằng chứng

5. Báo cáo

VII. Xác định các chốt kiểm soát yếu kém

Với một công ty lớn và minh bạch như Vinamilk, đa phần các chốt kiểm soát có thể
được coi là hoạt động hiệu quả, với việc tồn tại một bộ phận mua hàng riêng, đi kèm với các
điều kiện nhân lực đủ để thực hiện kiểm kê hàng hóa cũng như có sự hỗ trợ của các phần
mềm máy tính cho việc ghi nhận và luân chuyển chứng từ, cũng như quy định rõ ràng cho
quy trình mua hàng, đảm bảo các chốt kiểm soát công ty làm việc hợp lý và hiệu quả.