Zatrudnienie pracownika - obowiązki pracodawcy

związane z dokumentacją pracowniczą

Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy
określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie
wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za
wynagrodzeniem (Kodeks pracy, art.22 §1.)

Zakres dokumentacji pracowniczej

Jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych
ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.
Na dokumentację pracowniczą składają się:
- dokumentacja osobowa
- dokumentacja płacowa – dotycząca wypłaconego wynagrodzenia.

Pracodawca zakłada i prowadzi – oddzielne dla każdego pracownika – akta osobowe, które
powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane.

Dokumenty gromadzone są w formie teczki personalnej, podzielonej na cztery części:

A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, (CV, list motywacyjny,
certyfikaty, dyplomy)
B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
(uop, urlopy, PIT2, odbyte szkolenia np BHP)
C – dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy, (wypowiedzenie,
sprostowanie/uzupełnienie świadectwa pracy, badania lekarskie)
D – miejsce na przechowywanie dokumentów związanych z ponoszeniem przez
pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych
przepisach. (kary pieniężne, upomnienia, nagana)

W części A akt osobowych pracodawca zamieszcza:

- kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
- świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające
okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym,
w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania
oferowanej pracy,
- świadectwo ukończenia gimnazjum –w przypadku osoby ubiegającej się o
zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego
- orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym
stanowisku,
- inne dokumenty, jeśli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
W części B akt osobowych pracodawca przechowuje dokumenty, dotyczące nawiązania
stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in.:
- oświadczenie lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku
z nawiązaniem stosunku pracy,
- umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie
ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres
obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika
wynikające z umowy o pracę,
- dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych
warunkach lub o szczególnym charakterze,
- potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy,
przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji
objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy,
zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
- potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie
warunków zatrudnienia,
- dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie BHP,
- oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub
o braku zamiaru korzystania z uprawnień rodzicielskich określonych w przepisach
wymienionych w art. 188 kp(m.in. dwa dni opieki nad dzieckiem),
- umowa o zakazie konkurencji, jeśli została zawarta,
- dokumenty związane z ubieganiem się o urlop macierzyński, rodzicielski,
wychowawczy i korzystaniem z nich,
- dokumenty związane z łączeniem urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u
tego samego pracodawcy,
- dokumenty związane z obniżonym wymiarem czasu pracy lub indywidualnym
rozkładem czasu pracy,
- pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego,
- dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo
do rozliczenia się,
- dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
- dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
- dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

W części C akt osobowych pracodawca przechowuje dokumenty związane z ustaniem

zatrudnienia, w tym:
- oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
- wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
- dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop
wypoczynkowy, (art. 171 §3 kp)
- kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
- potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę
w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 §2 kpc),
- umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły
taką umowę,
- orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi
po rozwiązaniu stosunku pracy,
W części D akt osobowych pracodawca zamieszczać może:
- odpis zawiadomienia o ukaraniu,
- inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności
porządkowej.

Okres przechowywania dokumentacji osobowej:

pracownik zatrudniony 01.01.1999 - 01.01.2019 - przez cały okres zatrudnienia oraz przez
50 lat po zakończeniu pracy, może być 10 lat pod warunkiem przesłania do ZUS-u
odpowiedniego oświadczenia ZUS OSW oraz raportu informacyjnego ZUS RIA
pracownik zatrudniony od 2019 - 10 lat

Na dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy składają się:

1. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
2. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
3. karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z
pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
4. karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony
indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za
używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Pracodawca może prowadzić odrębnie dla każdego pracownika

- imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę
- inne świadczenia związane z pracą.

Karta umożliwia pracodawcy kontrolę realizacji uprawnień pracowniczych, a pracownikowi

sprawdzenie, czy otrzymał wszystkie należne mu świadczenia.

Dokumentację osobową stanowią akta osobowe pracownika oraz inne dokumenty, takie jak:
- ewidencje,
- kartoteki,
- rejestry,
- wykazy gromadzone przez pracodawcę w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.

W zakresie ewidencji pracodawca obowiązany jest prowadzić:

- kartę ewidencji czasu pracy,
- ewidencję pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o
szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek
na Fundusz Emerytur Pomostowych,
- kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony
indywidualnej oraz wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia
roboczego oraz ich pranie i konserwację.

Pracodawca prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy, która
powinna obejmować pracę:
- w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta,
- w porze nocnej,
- w godzinach nadliczbowych
 - w dni wolne od pracy, wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie
pięciodniowym tygodniu pracy
- podczas dyżurów, urlopów, zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych i
nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

W zakresie rejestrów pracodawca obowiązany jest prowadzić:

- rejestr wypadków przy pracy,
- rejestr przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby,
- rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy.

Pracodawca obowiązany jest do prowadzenia rejestru prac wykonywanych:

- w kontakcie z substancjami chemicznymi, ich mieszaninami, czynnikami lub
procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym,
- w warunkach narażenia na działanie szkodliwych czynników biologicznych

Przekazanie pracownikowi informacji o dokumentacji

pracowniczej w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia
stosunku pracy.
W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze
świadectwem pracy wydaje pracownikowi w
postaci papierowej lub elektronicznej informację o:
1. okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
2. możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca
kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji
pracowniczej,
3. zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie
wskazanym pkt 2.

Przykład 1
Pracownik zatrudniony 1 lutego 2019 r., którego stosunek pracy ustał w dniu 31 marca 2022
r. –okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat, licząc od końca roku
kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, czyli do 31 grudnia 2032 r.
Pracownik ma możliwość odbioru dokumentacji w okresie 1 miesiąca kalendarzowego po tej
dacie tj. do 31 stycznia 2033 r.

Akta przechowywane w wersji papierowej, elektronicznej czy też mieszanej powinny mieć
zapewnione warunki zabezpieczające dokumentację przed:
- zniszczeniem,
- uszkodzeniem,
- utratą,
- dostępem osób nieupoważnionych.
Wykład II
Rodzaje umów o pracę

Umowa o pracę może mieć charakter:

- Umowy terminowej (na okres próbny, czas określony)
- Umowy bezterminowej (na czas nieokreślony)
Umowa na okres próbny ma na celu sprawdzenie przydatności pracownika do wykonywania
pracy na określonym stanowisku, jego kwalifikacji i stosunku do pełnionych obowiązków .
Nie może przekroczyć okresu 3 miesięcy , nie może być 2 umów na ten okres 3
miesięcy .np( jedna na miesiąc a kolejna na 2 )
Ponowne zawarcie umowy o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem jest
możliwe :
1) Jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy
2) Po upływie co najmniej 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy
o pracę , jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania tego samego
rodzaju pracy ; w tym przypadku dopuszczalne jest jednokrotne ponowne zawarcie
umowy na okres próbny (art .25.S3.Kp)
Umowa na czas określony zakłada istnienie więzi prawnej między stronami tylko przez ściśle
określony czas, wyznaczony wola samych stron( pracownika i pracodawcy )
Okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny czas
zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi
samymi stronami stosunku pracy , nie może przekroczyć 33 miesięcy , a łączna liczba tych
umów nie może przekroczyć trzech .
$4 Przepisu $ 1 nie stosuje się do umowę o pracę zawartych na czas określony :
1) W celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w
pracy
2) W celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym
3) W celu wykonania pracy przez okres kadencji
4) W przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie
Umowa o pracę na czas nieokreślony - jest umowa bezterminową , zawierana bez
oznaczenia końcowego terminu trwania stosunku pracy
Umowa o pracę określa strony umowy , rodzaj umowy , datę jej zawarcia oraz warunki
pracy , w szczególności:
1) Rodzaj pracy
2) Miejsce wykonywania pracy
3) Wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy
4) Wymiar czasu pracy
5) Termin rozpoczęcia pracy
Umowę o pracę zawiera się na piśmie . Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z
zachowaniem formy pisemnej , pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy
potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy , rodzaju umowy oraz jej
warunków.
Pracodawca informuje pracownika na piśmie , nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia
umowy o pracę , o :
1) Obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy
2) Częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę
3) Wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego
4) Obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę
 5) Układzie zbiorowym pracy , którym pracownik jest objęty
Obowiązki pracodawcy związane z zatrudnieniem pracownika :
● Badania lekarskie
● Szkolenie z zakresu BHP
● Poinformowanie o warunkach zatrudnienia
● Zaznajomienie pracownika z zakresem obowiązków
● Zaznajomienie pracownika z treścią regulaminu pracy
● Obowiązki informacyjne dotyczące organizacji czasu pracy
● Informowanie o ryzyku zawodowym ( już w tym momencie miałam dość 😿)
Z chwilą zawarcia umowy o pracę pracownik podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń
społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Zgłoszenia dokonuje płatnik składek
( pracodawca ) w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia .

Przedmiotem umowy zlecenia jest zasadniczo dokonanie przez przyjmującego zlecenie

( zleceniobiorcę ) określonej czynności prawnej (wywołującej skutek prawny )na rzecz
dającego zlecenie .
Przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego
dzieła , a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia .
Umowa zlecenie może być
- Terminową
- Bezterminowa
Umowa o dzieło ma charakter jednorazowy
Koszty uzyskania przychodu przy umowach cywilnoprawnych:
W przypadku umowy zlecenia , jak i umowy o dzIeło istnieje możliwość obniżenia podstawy
opodatkowania o zryczałtowane kosztu uzyskania przychodów
Stawka podstawowa wynosi 20%, a podwyższona 50% , jeżeli umowa zakłada korzystanie z
praw autorskich
W roku podatkowym łączne koszty uzyskania przychodów , dotyczące wykorzystania praw
autorskich nie mogą przekraczać kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału
skali podatkowej ( kwota 120 000 zł )
Jeżeli kwota , na którą zawarta została umowa zlecenie lub o dzieło nie przekracza 200 zł
nalicza się podatek dochodowy zryczałtowany w wysokości 12%
Fota 1 (Wykład 2 slajd 30 i 31)

Przykład 1
Pan Marek ma umowę zlecenie na kwotę 200 zł za roznoszenie ulotek. Pracuje na
¾ etatu w innej firmie i osiąga tam wynagrodzenie niższe od minimalnego, przez
co zlecenie musi zostać oskładkowane. Jaka będzie wysokość jego wynagrodzenia
netto?

200zl ×13,71%= 27,42zl <- gdyby otrzymywał większe wynagrodzenie w innej pracy to by go
to nie obowiązywało
Składka zdrowotna: (200-27,92)×9%=15,53zl
Podatek: 200zl ×12% = 24zl
200 - 27,42 - 15,53 - 24= 133,05

Przykład 2
Pan Marek ma umowę zlecenie na kwotę 200 zł za roznoszenie ulotek. Pracuje na
¾ etatu w innej firmie i osiąga tam wynagrodzenie wyższe od minimalnego,
przez co zlecenie nie musi zostać oskładkowane. Jaka będzie wysokość jego
wynagrodzenia netto?
Składka zdrowotna: 200zl×9%=18zl
Podatek: 200×12%=24zl
200 zl - 18-24 = 158zl

Przykład 3:
Pan Maciej jest studentem II roku (nie ukończył jeszcze 26 roku życia) i podpisał
umowę zlecenia na kwotę 2000 zł. W jakiej wysokości otrzyma wynagrodzenie?
2000

Przykład 4
Pan Maciej jest studentem II roku (nie ukończył jeszcze 26 roku życia) i podpisał
umowę zlecenia na kwotę 180 zł. W jakiej wysokości otrzyma wynagrodzenie?
Podatek: 180zl×12%= 21,60zl≈ 22 zł
180 zl - 22zl = 158zl

Przykład 5
Spółka z o.o. zatrudnia pracownika, który z tego tytułu uzyskuje wynagrodzenie
za pracę na poziomie minimalnego (3010 zł). Osoba ta od 1 lipca do 31
października 2022 r. zawarła umowę zlecenia z firmą A, za wynagrodzeniem
miesięcznym 3.000 zł. W jakiej wysokości będzie zaliczka na podatek dochodowy
i wynagrodzenie netto?
3000
Ubezpieczenie zdrowotne: 3000×9% = 270zl
Podatek: 3000×20%=600 => KUP
Podstawa do opodatkowania: 3000-600=2400
2400×12%=288=> zaliczka na podatek
Wynagrodzenie netto: 3000-270-288=2442

Przykład 6
Przedsiębiorca zatrudnił na podstawie umowy o dzieło osobę niebędącą
pracownikiem jego firmy. Wynagrodzenie z tytułu umowy ustalono w wysokości
1800 zł. Osoba ta ma prawo do wykorzystania podwyższonych kosztów uzyskania
przychodu w związku z wykonywaną umową. Jak będzie wyglądało wyliczenie
podatku dochodowego w tym przypadku?
1800×50%=900
1800-900=900 zl podstawa do opodatkowania
900×12%=108zl podatek
1800-108=1692

Ronice pomiedzy umowa o pracę , umowa zlecenie i o dzieło

Cecha Umowa o pracę Umowa zlecenie Umowa o dzieło

Strony umowy Pracodawca i Zleceniobiorca i Zamawiający i

 pracownik Zleceniodawca przyjmujący
zamówienie

Rodzaj stosunku Między stronami Powstaje stosunek Powstaje stosunek

prawnego łączącego powstaje stosunek cywilnoprawny cywilnoprawny
strony pracy

Podporządkowanie Pracownik jest Zleceniodawca i Zamawiający i

dobrowolnie zleceniobiorca są przyjmujący
podporządkowany równorzędnymi zamówienie są
pracodawcy podmiotami. równorzędnymi
Zleceniobiorca podmiotami.
powinien kierować Przyjmujący
się zamówienie ma
wskazówkami daleko posuniętą
zleceniodawcy co do swobodę.
sposobu Zamawiający może
wykonywanych jednak kontrolować
czynności. sposób
wykonywania
dzieła

Obowiązek Pracownik musi Zleceniobiorca Przyjmujący

osobistego świadczyć pracę i powinien osobiście zamówienie może ,
świadczenia wykonywać wykonywać prace . lecz nie musi
polecenia Może on jednak w osobiście
pracodawcy okres wykonywać dzieła .
Jeżeli powierzy
wykonanie dzieła
innej osobie , to
osobiście odpowiada
za jego wykonanie

Charakter umowy Umowa o pracę jest Umowa zlecenie jest Umowa o dzieło jest
umową starannego Umowa starannego Umowa rezultatu .
działania działania na i Chodzi w niej o
wykonanie
indywidualnie
oznaczonego dzieła

Forma umowy Umowa o pracę Umowa zlecenie Umowa zlecenie

powinna być zawarta powinna być zawarta może być zawarta w
w formie pisemnej w formie pisemnej ; formie pisemnej ;
ustnej lub w sposób ustnej lub w sposób
darowizny darowizny

Odpłatność Umowa o pracę jest Gwarancja Umowa o dzieło jest

odpłatna . Pracownik minimalnej stawki odpłatna
nie może zrzec się godzinowej . Może
prawa do być odpłatna lub
wynagrodzenia nieodplatna

Klasyfikacja Wynagrodzenie Wynagrodzenie Wynagrodzenie

wypłaconego osobowe bezosobowe bezosobowe
wynagrodzenia dla
celów
sprawozdawczych