Projekt

Organizacja pielgrzymki na
Jasną Górę

Zarządzanie Projektami - PBL

Wykonali :

Rok akademicki 2023/2024

 Spis treści
1. CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU........................................................................................................2
2. CELE PROJEKTU.......................................................................................................................................3
3. STRUKTURA PODZIAŁU PRACY...........................................................................................................4
4. UTWORZENIE, STRUKTURA I MOTYWOWANIE ZESPOŁU PROJEKTOWEGO......................6
5. HARMONOGRAM PROJEKTU................................................................................................................7
6. ŚCIEŻKA KRYTYCZNA.............................................................................................................................8
7. ZASOBY W PROJEKCIE..........................................................................................................................11
8. PRZEGLĄD KOSZTÓW ZADAŃ............................................................................................................11
9. ZARZĄDZANIE RYZYKIEM..................................................................................................................12
10. PODSUMOWANIE................................................................................................................................14
11. BIBLIOGRAFIA....................................................................................................................................14

1
 1. Charakterystyka projektu

Projekt pielgrzymki na Jasną Górę jest inicjatywą mającą na celu zorganizowanie

duchowej podróży dla uczestników do sanktuarium Matki Bożej Częstochowskiej na Jasnej
Górze. Jest to miejsce przyciągające wielu pielgrzymów z różnych zakątków świata,
pragnących doświadczyć bliskości Boga oraz wzmacniać swoją wiarę poprzez modlitwę i
refleksję. W celu odpowiedniego zaprojektowania pielgrzymki zdefiniowano następujące
założenia tj.: zorganizowanie transportu dla uczestników
z różnych lokalizacji do Jasnej Góry i z powrotem, zapewnienie wyżywienia dla pielgrzymów
przez czas trwania pielgrzymki, organizacja programu duchowego, w tym modlitw oraz
zapewnienie opieki medycznej i bezpieczeństwa uczestników co jest kluczowym aspektem i
stanowi również nadrzędne wymaganie. Należy również skupić szczególną uwagę na
zapewnieniu przepływu informacji między różnymi grupami pielgrzymów i organizatorami.
Nieodłącznym elementem jest również ustalenie procedur ewakuacyjnych i działania
w przypadku nagłych sytuacji. Projekt jest realizowany, w celu osiągnięcia spodziewanego
efektu, jakim jest zaspokojenie potrzeb duchowych uczestników poprzez pielgrzymkę do
istotnego miejsca kultu religijnego oraz integracja społeczności religijnej poprzez wspólne
modlitwy i doświadczenia. Realizacja projektu przyczyni się do wzrostu świadomości i
oddania religijnego uczestników. Do realizacji projektu poszukiwani byli sponsorzy tacy jak
kościoły, fundacje religijne, przedsiębiorstwa charytatywne lub lokalne firmy. Ostatecznie
sponsorem pielgrzymki została Bazylika św. Floriana w Krakowie, ponieważ zależy im na
umożliwieniu wiernym udziału w pielgrzymce do Jasnej Góry. Dodatkowe wsparcie
finansowe oraz logistyczne zapewnia Fundacja SZLAKI PAPIESKIE. Dodatkowo zwrócono
się do przedsiębiorstw działających w okolicy trasy pielgrzymki w celu otrzymania
awaryjnego wsparcia w postaci środków transportu czy dostaw żywności. Odbiorcami
projektu będą uczestnicy pielgrzymki, w tym osoby wierzące z różnych grup wiekowych i
środowisk. W projekcie wzięto pod uwagę możliwe zagrożenia oraz zdefiniowano takie
czynniki ryzyka jak:

1. Warunki pogodowe, które mogą utrudnić podróż oraz zwiększyć ryzyko wypadków.
2. Problemy zdrowotne, które mogą wystąpić nagle i wymagać szybkiej interwencji
medycznej.
2
 3. Transport, a więc zagrożenie opóźnienia lub awarie transportu, które mogą wpłynąć na
harmonogram pielgrzymki.
4. Bezpieczeństwo, co wiąże się z możliwością kradzieży lub napaści w trakcie podróży
lub pobytu na Jasnej Górze.
5. Błędy w organizacji, takie jak brak koordynacji między grupami, które mogą
prowadzić do zamieszania i dezorientacji.
6. Nieprzewidziane zmiany w planie, na przykład odwołanie mszy lub zmiana trasy
pielgrzymki, mogą wprowadzić zamieszanie wśród uczestników.

Ograniczenia projektu pielgrzymki na Jasną Górę obejmują aspekty finansowe. Budżet do

przeznaczenia na jednego uczestnika to około 250 zł, a jego wykorzystanie musi być
odpowiednio zaplanowane. Kolejnym ograniczeniem może być maksymalna liczba
uczestników wynosząca 60 osób. Nie mniej istotne są istniejące ograniczenia zdrowotne
uczestników, takie jak choroby przewlekłe czy niepełnosprawności, które mogą wpływać na
możliwość udziału w pielgrzymce. Istniejące regulacje kościelne, wymogi administracyjne
lub inne ograniczenia organizacyjne mogą również wpływać na sposób realizacji projektu.
Datę pielgrzymki ustalono na 7 lipca 2024 roku.

2. Cele projektu

Głównym celem projektu pielgrzymki na Jasną Górę jest zapewnienie uczestnikom

możliwości duchowego wzrostu poprzez pielgrzymkę do ważnego miejsca kultu religijnego.
Dodatkowo zostały zdefiniowane również takie cele cząstkowe jak:

1. Stworzenie planu bezpieczeństwa obejmującego transport, opiekę medyczną oraz

procedury awaryjne.
2. Zarezerwowanie odpowiednich środków transportu dla uczestników, zapewnienie
logistyki podróży do Jasnej Góry i z powrotem.
3. Zapewnienie wyżywienia dla uczestników pielgrzymki.
4. Opracowanie harmonogramu wydarzeń duchowych, takich jak msze lub modlitwy.
5. Zapewnienie sprawnej komunikacji między uczestnikami, liderami grup oraz
organizatorami pielgrzymki, aby zapewnić płynny przebieg wydarzeń.
6. Zachęcanie wiernych do udziału w pielgrzymce poprzez skuteczną promocję
wydarzenia oraz zapewnienie informacji o zapisach i warunkach uczestnictwa.

3
 7. Śledzenie postępu realizacji projektu, identyfikacja ewentualnych problemów
i wprowadzenie korekt w celu zapewnienia sukcesu pielgrzymki.

Poprzez osiągnięcie tych celów cząstkowych, projekt pielgrzymki na Jasną Górę będzie
mógł zrealizować swój główny cel, czyli umożliwić uczestnikom doświadczenie duchowej
rekolekcji i spotkania z Bogiem w tym świętym miejscu.

3. Struktura podziału pracy

Zaproponowana struktura podziału pracy uwzględnia fazy i zadania niezbędne do

realizacji pielgrzymki na Jasną Górę. Zadania zostały podzielone na główne kategorie i dalsze
elementy składowe, aby zapewnić kompleksowy plan działania.

1. Planowanie
1.1. Organizacja ogólna
1.1.1. Określenie daty pielgrzymki
1.1.2. Określenie maksymalnej liczby uczestników
1.1.3. Opracowanie harmonogramu wydarzeń
1.1.4. Określenie wykonawców i osób odpowiedzialnych za dane wydarzenia
1.2. Budżetowanie i pozyskanie funduszy
1.2.1. Szacowanie kosztów wyżywienia
1.2.2. Szacowanie kosztów transportu
1.2.3. Określenie jednostkowego kosztu uczestnictwa
1.2.4. Poszukiwanie sponsorów i partnerów
1.3. Planowanie logistyki
1.3.1. Wybór trasy pielgrzymki
1.3.2. Rezerwacja środków transportu
1.3.3. Przygotowanie planu awaryjnego w przypadku zmiany trasy lub nagłych
sytuacji atmosferycznych
1.4. Promocja pielgrzymki
1.4.1. Opracowanie i udostępnienie materiałów promocyjnych
1.4.2. Organizacja spotkań informacyjnych dla potencjalnych uczestników
1.5. Rekrutacja uczestników
1.5.1. Przygotowanie dokumentów rejestracyjnych

4
 1.5.2. Zapisy osób chętnych w uczestnictwie w pielgrzymce
1.5.3. Przygotowanie potwierdzonej listy uczestników
1.6. Wyżywienie
1.6.1. Zakup artykułów spożywczych
1.6.2. Przygotowanie suchego prowiantu
1.6.3. Organizacja wyżywienia (obiad)
1.7. Program duchowy
1.7.1. Opracowanie harmonogramu mszy i modlitw
1.7.2. Przygotowanie materiałów duchowych (np. broszury, modlitewniki)
1.8. Zapewnienie opieki medycznej i bezpieczeństwa
1.8.1. Zatrudnienie personelu medycznego
1.8.2. Opracowanie planu działania w przypadku nagłych sytuacji

2. Realizacja i monitorowanie
2.1. Zarządzanie działaniami przed wyjazdem
2.1.1. Spotkanie uczestników i koordynatorów w wyznaczonym miejscu
2.2. Zarządzanie działaniami w trakcie trwania pielgrzymki i podczas
transportu
2.2.1. Jazda na Jasną Górę
2.2.2. Modlitwy/wspólne śpiewanie w autokarze
2.2.3. Monitorowanie stanu zdrowia i samopoczucia uczestników
2.2.4. Dbanie o stan żywieniowy uczestników
2.2.5. Reagowanie w czasie rzeczywistym na zmiany w harmonogramie
2.2.6. Rozwiązywanie bieżących problemów logistycznych, takich jak zmiany
tras podróży czy nagłe potrzeby uczestników
2.2.7. Zapewnienie przestrzegania ustalonego harmonogramu wydarzeń
duchowych
2.3. Zarządzanie działaniami w Częstochowie
2.3.1. Zwiedzanie Jasnej Góry z przewodnikiem
2.3.2. Udział we wspólnym obiedzie
2.3.3. Uczestnictwo w Mszy Świętej
2.3.4. Powrót do Krakowa

5
 3. Ocena końcowa projektu
3.1. Rozliczenie finansowe
3.1.1. Przegląd i analiza kosztów
3.1.2. Przygotowanie raportu finansowego
3.1.3. Archiwizacja dokumentów finansowych
3.2. Ocena satysfakcji uczestników
3.2.1. Przeprowadzenie ankiety oceniającej jakość pielgrzymki
3.2.2. Analiza opinii i sugestii uczestników
3.3. Raport końcowy
3.3.1. Przygotowanie raportu z analizą realizacji celów projektu
3.3.2. Opracowanie dokumentacji doświadczeń i wniosków

Powyższe zadania są niezbędne do skutecznej realizacji projektu pielgrzymki na Jasną

Górę. Każde z tych zadań ma swoje znaczenie i musi być wykonane z należytą starannością,
aby zapewnić sukces całego przedsięwzięcia.

4. Utworzenie, struktura i motywowanie zespołu projektowego

Projekt pielgrzymki na Jasną Górę ma na celu zorganizowanie duchowej podróży dla

uczestników do sanktuarium Matki Bożej Częstochowskiej. W skład zespołu projektowego
będą wchodzić:
 Organizator
 Księgowość (osoby pracujące w dziale księgowości)
 Pomocnicy logistyczni
 Pomocnicy marketingowi
 Biuro obsługi uczestników (osoby pracujące w biurze obsługi uczestników)
 Duszpasterstwo (osoby duchowne)
 Personel medyczny
 Kierowca
 Koordynatorzy (osoby koordynujące przebieg pielgrzymki)
Rekrutacja członków zespołu będzie opierać się na ich zaangażowaniu w cel
pielgrzymki oraz ich umiejętnościach niezbędnych do skutecznej organizacji wydarzenia.
6
 Liderem zespołu będzie osoba która posiada odpowiednie kompetencję oraz posiada
doświadczenie w prowadzeniu grupy lub prowadzeniu podobnych wydarzeń , będzie ona
odpowiedzialna za organizację działań i nadzorowanie postępów projektu (organizator).
Członkowie zespołu będą motywowani poprzez jasno określone cele projektu oraz
znaczenie duchowe pielgrzymki na Jasną Górę. Regularne spotkania zespołu będą służyć
omawianiu postępów, identyfikowaniu problemów i generowaniu nowych pomysłów. Dostęp
do wsparcia szkoleniowego i zasobów edukacyjnych pomoże w rozwoju osobistym i
zawodowym członków zespołu.
Dzięki dobrze zorganizowanemu zespołowi projektowemu pielgrzymka na Jasną Górę
będzie mogła zostać przeprowadzona sprawnie i bezpiecznie, spełniając oczekiwania
uczestników i osiągając zamierzone cele duchowe.

5. Harmonogram projektu

7
 Zdjęcie 1 Wydruk z harmonogramu projektu

6. Ścieżka krytyczna

Czas
Czynności
Czynność Opis czynności trwania
poprzedzające
[dni]
A Start projektu - 0
B Określenie maksymalnej liczby uczestników A 1
C Określenie daty pielgrzymki A 2
D Opracowanie harmonogramu wydarzeń C,B 1,5
E Określenie wykonawców i osób odpowiedzialnych za dane wydarzenia D 3
F Szacowanie kosztów wyżywienia E 1
G Szacowanie kosztów transportu E 2
H Określenie jednostkowego kosztu uczestnictwa E 1
I Poszukiwanie sponsorów i partnerów F,G,H 3
J Wybór trasy pielgrzymki I 1
K Rezerwacja środków transportu J 2
Przygotowanie planu awaryjnego w przypadku zmiany trasy lub
L J 1
nagłych sytuacji atmosferycznych
M Opracowanie i udostępnienie materiałów promocyjnych K,L 1
N Organizacja spotkań informacyjnych dla potencjalnych uczestników M 7
O Przygotowanie dokumentów rejestracyjnych N 1
P Zapisy osób chętnych w uczestnictwie w pielgrzymce O 21
Q Przygotowanie potwierdzonej listy uczestników P 2
R Zakup artykułów spożywczych Q 1
S Przygotowanie suchego prowiantu R 2
T Opóźnienie organizacji wyżywienia (obiad) S 2
U Organizacja wyżywienia (obiad) Q 3
V Opracowanie harmonogramu mszy i modlitw Q 2
W Przygotowanie materiałów duchowych (np. broszury, modlitewniki) Q 1
X Zatrudnienie personelu medycznego V,W 2
Y Opracowanie planu działania w przypadku nagłych sytuacji X 2
Z Planowanie zakończone T,U,Y 0
AA Opóźnienie do momentu rozpoczęcia pielgrzymki Z 0,5
AB Spotkanie uczestników i koordynatorów w wyznaczonym miejscu AA 0,12
AC Jazda na Jasną Górę AB 0,25
AD Modlitwy/wspólne śpiewanie w autokarze AB 0,25
AE Monitorowanie stanu zdrowia i samopoczucia uczestników AB 1,13
AF Opóźnienie czynności dbania o stan żywieniowy uczestników AB 0,094
AG Dbanie o stan żywieniowy uczestników AF 0,031
AH Reagowanie w czasie rzeczywistym na zmiany w harmonogramie AB 0,88
Rozwiązywanie bieżących problemów logistycznych, takich jak zmiany
AI AB 1,13
tras podróży czy nagłe potrzeby uczestników

8
 Zapewnienie przestrzegania ustalonego harmonogramu wydarzeń
AJ AB 0,25
duchownych
AK Zwiedzanie Jasnej Góry z przewodnikiem AC,AD,AG,AJ 0,25
AL Udział we wspólnym obiedzie AK 0,13
AM Uczestnictwo w Mszy Świętej AL 0,25
AN Powrót do Krakowa AH,AM 0,25
AO Realizacja zakończona AE,AI,AN 0
AP Opóźnienie czynności przeglądu i analizy kosztów AO 0,38
AQ Przegląd i analiza kosztów AP 2
AR Przygotowanie raportu finansowego AQ 2,5
AS Archiwizacja dokumentów finansowych AP 0,5
AT Przeprowadzenie ankiety oceniającej jakość pielgrzymki AS 1
AU Analiza opinii i sugestii uczestników AR,AT 1
AV Przygotowanie raportu z analizą realizacji celów projektu AU 3
AW Opracowanie dokumentacji doświadczeń i wniosków AV 1
AX Zakończenie projektu AW 0
Tabela 1 Tabela opisująca zadania w metodzie CPM

Legenda
Główna droga ścieżki krytycznej

Alternatywne możliwe ścieżki

krytyczne

Rysunek 1 Legenda do metody CPM

9
 Rysunek 2 Ścieżka krytyczna (metoda CPM)

10
 7. Zasoby w projekcie

Zdjęcie 2 Widok arkusza zasobów

8. Przegląd kosztów zadań

11
 Zdjęcie 3 Widok kosztów zadań

9. Zarządzanie ryzykiem

KARTA POMIARU RYZYKA

PRAWDOPODO-
ZAGROŻENIA

PLAN STEROWANIA
– SZACUNEK

– SZACUNEK

RYZYKO PO
– ODCZYT Z
BIEŃSTWO

REDUKCJI
RYZYKO
ŹRÓDŁO

TABLICY
SKUTEK

PRZYCZYNY RYZYKIEM
ZAGROŻENIA – OPIS – OPIS SPOSOBU
REDUKCJI RYZYKA

12
 Monitorowanie
Czynniki naturalne

prognozy pogody
Warunki pogodowe Ś Ś IA regularnie przed M
planowanym terminem
pielgrzymki
Zapewnienie dostępu do
odpowiedniego
wyposażenia
Uczestnicy

Problemy zdrowotne Ś D IA medycznego, szkolenie M

personelu pielgrzymki w
udzielaniu pierwszej
pomocy
Wybór sprawdzonych
przewoźników i
Czynniki losowe

Zagrożenie opóźnienia, pojazdów z dobrą

D Ś IA M
awarie transportu reputacją oraz regularna
kontrola ich stanu
technicznego
Edukacja uczestników
społeczne
Czynniki

Możliwość kradzieży lub na temat bezpieczeństwa

Ś M M M
napaści osobistego i środków
ostrożności
Regularna komunikacja
między wszystkimi
Organizatorzy

zaangażowanymi
Błędy w organizacji D Ś IA M
stronami w celu
zapewnienia spójności
działań i koordynacji

13
 Utrzymywanie
regularnego kontaktu z
Władze kościelne

lokalnymi władzami
Nieprzewidziane zmiany w
D M IA kościelnymi i innymi M
planie
instytucjami w celu
uzyskania aktualnych
informacji
Tabela 2 Karta pomiary ryzyka

10.Podsumowanie

Pielgrzymka na Jasną Górę to kompleksowe przedsięwzięcie mające zapewnić

uczestnikom możliwość wzrostu i rozwoju duchowego. W projekcie zdefiniowano cel główny
i cele szczegółowe oraz najważniejsze czynniki ryzyka. Struktura podziału pracy została
utworzona, a na jej podstawie stworzono harmonogram projektu oraz wyznaczono ścieżkę
krytyczną. Zdefiniowano najważniejsze przyczyny zagrożeń oraz zaproponowano sposoby
redukcji ryzyka aby zmniejszyć zagrożenie do minimum. Całkowity koszt przedsięwzięcia
wyniósł 37921,00 zł , po całym wydarzeniu zebrano opinie uczestników które pomogą lub
wskażą kierunek oraz usprawniona organizowanie kolejnych takich wydarzeń .

11.Bibliografia

https://pl.wikipedia.org/wiki/Piesze_pielgrzymki_na_Jasną_Górę
https://www.portalwloclawek.pl/artykul/9472,ruszyly-zapisy-na-piesza-pielgrzymke-na-jasna-
gore-koszt-170-zl-lub
https://pielgrzymka-podlaska.pl/zapisy-koszty-pielgrzymki
file:///C:/Users/Kacper%20Bot/Downloads/planowanie_sieciowe_-_metoda_cpm.pdf
https://repozytorium.uwb.edu.pl/jspui/bitstream/11320/2997/1/14_Grzes.pdf
https://mfiles.pl/pl/index.php/Zarządzanie_ryzykiem
https://www.youtube.com/watch?v=KD3GWB2y_Pg

Spis Tabel
Tabela 1 Tabela opisująca zadania w metodzie CPM............................................................9
Tabela 2 Karta pomiary ryzyka...........................................................................................14

14
Spis rysunków
Rysunek 1 Legenda do metody CPM....................................................................................9
Rysunek 2 Ścieżka krytyczna (metoda CPM)......................................................................10

Spis Zdjęć
Zdjęcie 1 Wydruk z harmonogramu projektu.......................................................................8
Zdjęcie 2 Widok arkusza zasobów......................................................................................11
Zdjęcie 3 Widok kosztów zadań.........................................................................................12

15