NỘI DUNG ÔN TẬP HỌC PHẦN TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ

VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ
Những vấn đề chung về lập hồ sơ
1. Phân tích khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ. Cho ví dụ minh họa
Khái niệm hồ sơ: Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu về một vấn đề, một sự việc, một đối
tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân
Khái niệm lập hồ sơ: Lập hồ sơ là việc sắp xếp các văn bản, tài liệu được hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và
phương pháp nhất định
2. Phân tích nhận định: Lập hồ tốt nâng cao chất lượng và hiệu suất công việc của cán bộ,
công chức, viên chức.
+ Tra tìm nhanh chóng, đầy đủ
+ Nghiên cứu vấn đề có hệ thống, trọn vẹn;
+ Đề xuất ý kiến giải quyết công việc có căn cứ xác đáng, tiết kiệm thời gian
+ Tạo cho cán bộ, viên chức, công chức có nếp làm việc nghiêm túc, khoa học
+ Cán bô, công chức, viên chức có thái độ trân trọng với văn bản hình thành trong hoạt động của
cơ quan.
3. Phân tích nhận định: Lập hồ sơ tốt giúp cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý văn bản, tài
liệu chặt chẽ, tránh mất mát, thất lạc.
+ Nắm chắc thành phần, nội dung, khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị
+ Xác định được hồ sơ, tài liệu quan trọng, có giá trị
+ Phát hiện văn bản phân tán, thất lạc
+ Giữ gìn được bí mật của cơ quan, tổ chức
+ Có biện pháp quản lý phù hợp
4. Phân tích nhận định: Lập hồ sơ tốt tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ
+ Lập hồ sơ thuộc trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức những người trực tiếp giải
quyết công việc: nắm được nội dung, mối liên hệ giữa các văn bản hình thành trong quá trình
giải quyết công việc-> Hồ sơ lập ra sẽ đầy đủ, hợp lý, phản ánh sự hình thành khách quan của
văn bản.
 + Khi văn bản đã được phân loại theo vấn đề, sự việc và xác định giá trị: Văn thư đơn vị,
văn thư cơ quan sẽ lựa chọn được văn bản có giá trị nộp vào lưu trữ cơ quan -> lưu trữ cơ quan
sẽ thuận lợi trong công tác tổ chức khoa học tài liệu và thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn
khác.
+ Nếu văn bản không được được phân loại theo vấn đề, sự việc và xác định giá trị: lưu
trữ cơ quan sẽ phải lựa chọ, sắp xếp, lập hồ sơ sau đó mới tiến hành tổ chức khoa học tài liệu->
Tốn thời gian, công sức, tiền của, hồ sơ lập ra có thể không đầy đủ, hợp lý, không phản ánh sự
hình thành khách quan của văn bản.
5. Phân tích yêu cầu: “Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết”.
+ Mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ là cơ sở pháp lý cho hoạt động của cơ quan, đơn
vị
+ Văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị sẽ phản ánh hoạt động của cơ
quan trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể
+ Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị gồm nhiều loại: loại
do cơ quan, đơn vị sản sinh ra, loại do cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp gửi đến.
Mục đích mỗi loại cũng khác nhau: loại để thi hành, giải quyết; có loại để chỉ đạo, hướng dẫn; có
loại để báo cáo hoặc để biết, để tham khảo. Vì vậy, cần phải lựa chọn những loại tài liệu phản
ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác
trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau.
Những loại không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, loại gửi đến để biết thì
không cần lập hồ sơ. Như vậy, hồ sơ mới phát huy được tác dụng, tránh trùng thừa.
+ Cá nhân phải lập hồ sơ về công việc mình giải quyết để minh chứng cho hoạt động của bản
thân.
6. Phân tích yêu cầu “Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị
pháp lý”.
Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một vấn đề, một sự việc, một con
người cụ thể. Khi đã thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một trình tự nhất định, bảo đảm
mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh quá trình phát sinh, phát
triển và kết thúc một vấn đề, một sự việc hoặc một con người.Phân tích yêu cầu “Văn bản, tài
liệu trong mỗi hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến
của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc”.
Danh mục hồ sơ
1. Phân tích khái niệm và tác dụng của Danh mục hồ sơ. Cho ví dụ minh họa.
Khái niệm danh mục hồ sơ: DMHS là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến lập trong năm
của cơ quan tổ chức
Tác dụng DMHS:
- quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ
- giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai
đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học
- là căn cứ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân, góp phân nâng cao ý thưc và
trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ
sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- là căn cứ lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng
2. Trình bày trách nhiệm của lưu trữ cơ quan đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cơ quan.
Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
* Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân và lập Biên bản giao nhận
hồ sơ, tài liệu. Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo
cáo người có thẩm quyền giải quyết.
- Hoàn chỉnh hồ sơ và lập Mục lục hồ sơ:
+ Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa các thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần),
đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc
và biên mục văn bản trong hồ sơ.
+ Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng.
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá.
* Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu
trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
3. Trình bày các cách lập Danh mục hồ sơ trong cơ quan, tổ chức.
- Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến
đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc
Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành.
- Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ
của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa
(nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người
đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành.
4. Kể tên các bước lập Danh mục hồ sơ. Hướng dẫn cách ghi các thông tin trong mẫu Danh
mục hồ sơ. Cho ví dụ minh họa.
B1: Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ
B2: Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và người lập
B3: Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
B4: Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ
Mẫu Danh mục hồ sơ
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CHỦ QUẢN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

DANH MỤC HỒ SƠ
Năm ...
(Kèm theo Quyết định số…ngày…tháng…năm…của…)

Số và ký Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ Thời hạn Người lập hồ sơ Ghi chú

hiệu HS bảo quản
(1) (2) (3) (4) (5)
I.TÊN ĐỀ MỤC LƠN
1. Tên đề mục nhỏ
- Tiêu đề hồ sơ
Bản danh mục hồ sơ này có . . . . hồ sơ, bao gồm:
- . . . . . . hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
- . . . . . . . hồ sở bảo quản có thời hạn.
CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)

5. Trình bày căn cứ xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ. Hướng dẫn cách đánh số, ký
hiệu các đề mục và hồ sơ trong bản Danh mục hồ sơ. Cho ví dụ minh họa.
Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và Bảng
thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức (nếu có).
Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ
- Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã.
- Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập.
- Số hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01; ký hiệu của hồ sơ
bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục
lớn. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng
cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ.
6. Trình bày nội dung quản lý và sử dụng Danh mục hồ sơ trong cơ quan, tổ chức.
- Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm.
- Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân liên quan để thực
hiện lập hồ sơ theo Danh mục. Trong quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực
tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân
nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình
để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.
- Việc xây dựng danh mục hồ sơ cần làm dần từng bước, sau mỗi năm cần rút kinh nghiệm để
danh mục hồ sơ ngày càng hoàn chỉnh hơn, sát với thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập
hồ sơ trong cơ quan, đơn vị.
Hồ sơ công việc
1. Trình bày khái niệm, đặc điểm của hồ sơ công việc. Cho ví dụ minh họa.
Hồ sơ công việc: là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề một sự việc, hoặc
có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả... hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc
chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị.
Đặc điểm của hồ sơ công việc:
+ Là tập tài liệu có liên quan đến một vấn đề, một sự việc
+ Hoặc là tập tài liệu có một hoặc một số đặc điểm chung: cùng tên loại, tác giả, thời gian
+ Tài liệu trong hồ sơ phản ánh quá trình giải quyết công việc
+ Là bản gốc, bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính
+ Phải được xác định giá trị và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan
2. Trình bày khái niệm và cách mở hồ sơ công việc. Hướng dẫn ghi các thông tin vào bìa hồ
sơ hồ sơ theo quy định hiện hành. Cho ví dụ minh họa.

3. Trình bày nội dung thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ công việc. Tại sao cần
thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của
các đại biểu tại hội nghị, hội thảo…?
4. Trình bày nội dung kết thúc và căn cứ phân chia đơn vị bảo quản của hồ sơ công việc.
Cho ví dụ minh họa.
5. Trình bày cách sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ công việc. Nêu căn cứ lựa chọn cách
sắp xếp phù hợp.Cho ví dụ minh họa cho mỗi cách sắp xếp.
6 Trình bày khái niệm và nội dung biên mục bên trong hồ sơ. Nêu cách đánh số tờ với tài
liệu phim, ảnh có trong hồ sơ
7. Trình bày mục đích, yêu cầu và phương pháp viết tiêu đề hồ sơ. Bằng ví dụ minh họa,
nêu một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu.
Hồ sơ nguyên tắc
1. Trình bày khái niệm, đặc điểm của hồ sơ nguyên tắc. Cho ví dụ minh họa.
2. Trình bày nội dung mở và thu thập văn bản vào hồ sơ nguyên tắc. Nêu những hồ sơ
nguyên tắc mà văn thư cơ quan, đơn vị cần phải lập.
3.Hướng dẫn cách sắp xếp và biên mục hồ sơ nguyên tắc. Cho ví dụ minh họa.
4. So sánh hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc.
Hồ sơ nhân sự
1. Trình bày khái niệm, đặc điểm của hồ sơ nhân sự. Cho ví dụ minh họa.

2. Phân tích khái niệm và tác dụng của hồ sơ nhân sự.

3. Phân tích thành phần tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức.
4. Phân tích thành phần tài liệu trong hồ sơ học sinh, sinh viên.
5. Phân tích thành phần tài liệu trong hồ sơ đảng viên.
6. Trình bày phương pháp mở và thu thập, bổ sung văn bản, tài liệu vào hồ sơ nhân sự.
7. Trình bày cách sắp xếp hồ sơ nhân sự

Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

1. Trình bày thành phần, thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2. Trình bày thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Hướng dẫn cách ghi biên
bản giao nộp hồ sơ, tài liệu cho một đơn vị cụ thể.
3. Trình bày khái niệm, cấu tạo và cách ghi mục lục hồ sơ. Cho ví dụ minh họa
4. Trình bày khái niệm, cấu tạo và cách ghi mục lục hồ sơ. Cho ví dụ minh họa
5. Trình bày trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đối với việc lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
6. Trình bày trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) đối với việc
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
7. Trình bày trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) đối với việc
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
8. Trình bày trách nhiệm của công chức,viên chức trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
9. Trình bày trách nhiệm của văn thư đơn vị đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cơ quan.
10. Trình bày trách nhiệm của văn thư cơ quan đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cơ quan.
11. Trình bày trách nhiệm của lưu trữ cơ quan đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cơ quan.