Заняття 12. 4 сем.

Тема лекції: Приймання документів. Реєстрація документів. Організація роботи з

вихідними та внутрішніми документами.

Література
1. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах,
органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях,
затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

План лекції
1. Приймання, попередній розгляд і розподіл документів.
2. Реєстрація документів. Вимоги до реєстрації документів.
3. Порядок оброблення і проходження вихідних та внутрішніх документів.

Зміст лекції
Приймання та первинне опрацювання вхідних документів здійснюється централізовано в
одному місці — службі діловодства. У великих установах цю роботу доручають експедиціям
або спеціальному працівникові (експедитору), у невеликих - секретареві. Централізований
порядок уможливлює правильну організацію всієї подальшої роботи з документами та
ведення їх обліку, а також застосування засобів автоматизації та механізації для
опрацювання документів. Доцільно, щоб робота експедиції розпочиналася раніше, ніж усіх
інших підрозділів установи.
Доставка документів
Доставка документів забезпечується за допомогою установ поштового зв’язку,
кур’єрської служби, засобів електричного зв’язку. Установи поштового зв’язку здійснюють
доставку письмової кореспонденції у вигляді простих і рекомендованих листів, поштових
карток, бандеролей і дрібних пакетів, а також друкованих видань. Каналами електричного
зв’язку надходять телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні
документи. Електричний зв’язок значно скорочує час на передавання інформації й підвищує
надійність доставки.
Рекомендовану, спеціальну та цінну кореспонденцію приймають під розписку в журналі
або на квитанції з відміткою про дату одержання. При надходженні кореспонденції з
позначкою «Терміново» у реєстраційних формах фіксують не лише дату, а й години та
хвилини доставки.
Документи, що надходять у позаробочий час, приймає черговий працівник.
Документи, отримані працівниками під час відряджень в інших установах чи від
відвідувачів, також мають передаватися до групи первинного опрацювання документів.
Документи, надіслані каналами електричного зв’язку, опрацьовуються так само, як і
паперові.
Текст отриманої телефонограми записується (друкується) одержувачем на спеціальному
бланку або в журналі, реєструється та оперативно передається керівникові або
співробітнику, якому її адресовано.
Вхідні телеграми приймаються під розписку зі зазначенням дати й часу приймання,
реєструються та передаються керівництву.
Вхідні факсограми проходять первинне опрацювання на загальних засадах у службі
діловодства або в інших місцях, встановлених інструкцією з діловодства установи.
Оскільки питання щодо юридичної сили факсограм чинними нормативно-правовими
актами не вирішено, то факсограма розглядається як засіб оперативного передавання
інформації, і слідом за факсогра- мою адресатам має бути направлено оригінал документа.
 Документи в електронному вигляді, отримані по телекомунікаційних каналах, мають
надходити на єдину електронну адресу установи; не рекомендується здійснювати приймання
таких документів на електронні адреси працівників установи.
Правила приймання, опрацювання і розподілу документів в електронному вигляді
визначаються в інструкції з діловодства з урахуванням функціонуючих в установі технічних
і програмних засобів.
Якщо в установі електронний документообіг не впроваджено, то електронні
повідомлення роздруковують на папері із проставлянням за- свідчувального напису:
«Отримано в електронному вигляді», а також посади, підпису, ініціалів, прізвища
працівника служби діловодства, дати. Після проведення зазначених операцій електронна
версія документа може бути знищена.
В установах із впровадженою системою електронного документообігу отримані
документи автоматично вводяться в пам’ять машини і функціонують в цій системі.
Відповідно до законодавства юридична сила документів, збережених, опрацьованих і
переданих за допомогою автоматизованих інформаційних і телекомунікаційних систем,
повинна підтверджуватись електронним підписом, що є обов’язковим реквізитом документа,
який використовується для ідентифікації автора. Використання в електронному доку-
ментообігу інших видів електронного підпису здійснюється суб’єктами документообігу на
договірних засадах. Без даного реквізиту електронні документи юридичної сили не мають. З
огляду на це паперові оригінали зазначених документів повинні надсилатися поштою.
Перевірка правильності доставки кореспонденції та її цілісності
Правильність доставки кореспонденції та цілісність упакування мають перевірятися до
розкриття конвертів (пакетів). Потім конверти розкривають, за винятком листів на адресу
громадських організацій і листів з позначкою «Особисто», а також надходження від
закордонних кореспондентів, які передаються за призначенням у запечатаному вигляді під
розпис. Якщо в конверті з поміткою, «особисто» знаходиться службовий документ, то після
прочитання адресатом він підлягає реєстрації у канцелярії. Перевіряють цілісність
вкладення (наявність усіх аркушів, додатків до основного документа).
Як відомо, супровідний лист має містити належно оформлений реквізит «Відмітка про
наявність додатків», який розміщують після тексту листа.
Наприклад:
Додатки: 1. План-графік відвантаження продукції на 3 арк. у 2 прим.
1. Довідка про виконання плану відвантаження продукції за IV квартал 2022 року
на 4 арк. в 1 прим.

Трапляється, що додатки, зазначені у супровідному листі, надіслано в неповному

складі — відсутні окремі сторінки чи навіть цілі документи. Інша поширена проблема —
помилки в оформленні надісланих документів, що унеможливлює їх виконання, —
відсутність підпису, грифа затвердження тощо. Інколи через пошкодження конверта під час
доставки надіслані документи узагалі неможливо прочитати.
Виявивши одну з окреслених проблем, надісланий документ не реєструють. Натомість
відправникові надсилають відповідний письмовий запит,
наприклад:
Повідомляємо, що 16.04.2022 до ТОВ «Конвалія» від ПАТ «Альбатрос» надійшов
конверт, після розкриття якого виявлено, що лист від 01.04.2022 № 01-23/12 не містить
особистого підпису директора ПАТ «Альбатрос». Просимо оформити лист та надіслати його
на нашу адресу.

Як правило, запит підписує керівник служби діловодства. Його можна надіслати

й електронною поштою, щоб пришвидшити повторне надсилання документів.

У разі пошкодження конверта, упакування, що спричинює неможливість прочитання

тексту документа, відсутності вкладень складається акт у двох примірниках. Один
примірник акта направляється відправникові, другий - зберігається у службі діловодства.
 Помилково (не за адресою, не за призначенням) надіслану кореспонденцію доцільно
повернути відправникові. При виявленні відсутності додатків, зазначених у документі, або
окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що виключають можливість
його виконання (відсутність підпису, печатки, грифу затвердження), відправникові
направляється відповідний письмовий запит або про це повідомляється по телефону.
На документі, що надійшов, зверху роблять відмітку такої структури:
 дата запиту (телефонної розмови);
 назва посади та прізвище особи, якій адресовано запит;
 підпис, ініціали (ініціал імені) та прізвище особи, що здійснила запит.
Наприклад:
16.04.2022 телефоном повідомлено керівника служби діловодства ПАТ «Альбатрос»
Голуб Поліну про відсутність підпису директора ПАТ на листі.

Як правило, конверти після розкривання знищують. їх слід зберігати лише в таких

випадках:
 якщо дата на поштовому штемпелі необхідна як підтвердження дати відправлення
чи одержання документа (наприклад, документів, поданих на конкурс, арбітражних
документів, позовних заяв, судових повісток, актів, а також документів, що надійшли із
запізненням, тобто строк їх виконання вже минув);
 якщо це - звернення громадян, і лише за конвертом можна визначити адресу
відправника, його прізвище, час відправлення й одержання документа;
 при надходженні особистих документів (на конверті не було відмітки «Особисто»,
однак документ за змістом має особистий характер);
 у разі невідповідності між адресатом на конверті і адресатом, зазначеним у
документі;
 якщо на конверті присутні службові відмітки («Для службового користування»,
«Цінне», «Рекомендоване», «Терміново», а також з повідомленням про вручення тощо).
Отримані документи й додатки до них або конверти доцільно скріпити разом і в такий
спосіб опрацьовувати далі. Для скріплення скріплення використовують скріпки, степлери.
Документи з електронними носіями передаються без розкриття упакування,
опрацьовується тільки супровідний лист.
 У документах, надісланих по факсу, перевіряють загальну кількість аркушів та
відповідність їх кількості тій, що зазначена на першому аркуші, перевіряють, чи добре
читається текст. Про одержання неповного факсимільного повідомлення або погану якість
тексту інформують відправника. Якщо факс було виведено на світлочутливий папір, текст
якого швидко вицвітає, то з документів знімають ксерокопію.
Штемпелювання
Факт і час надходження документа до установи обов’язково фіксуються. На всіх вхідних
документах у правому нижньому куті першої сторінки проставляють відмітку про їх
надійдення до установи. Для цього, як правило, застосовують штамп. Для штемпелювання,
датування й нумерації документів доцільно використовувати автоматичний нумератор, що
дає змогу одночасно зазначати назву установи, дату надходження документа і його
порядковий номер. Штамп, як правило, має розміри 41,6 х 16 мм.
Порядковий номер у цьому разі слугує кількісному облікові документів, окрім того, він
може бути складовою індексу документа (інші складові додаються при реєстрації і після
виконання документа).
При проставленні відмітки про надійдення документа до установи мають враховуватися
такі моменти:
 якщо кореспонденцію не розкривають, відмітку проставляють на конвертах і
упакуваннях;
 якщо до листа додано документ(и), то доцільно дублювати відмітку на першому
аркуші кожного додатка;
 якщо документ підлягає централізованому зберіганню у службі діловодства, то на
першому аркуші документа у верхньому правому або нижньому лівому куті документа
ставиться додаткова відмітка (або штамп): «Підлягає поверненню до служби діловодства»;
 якщо на конверт нанесено написи «Терміново», «Вручити негайно» тощо,
зазначається точний час одержання документа;
 якщо документ є повторним, то в разі його одержання за інфор- маційно-пошуковою
системою встановлюється місцезнаходження раніше надісланого документа з цього питання,
і на вхідному документі робиться відповідна відмітка.
Типовою помилкою, якої припускаються під час опрацювання вхідних документів, є
лише облік тих документів, що підлягають подальшій реєстрації. Інші документи не
обліковуються, хоча на їх отримання, розкриття, ознайомлення з ними, передавання
виконавцю витрачається час. Унаслідок цього вхідний документопотік установи виявляється
заниженим. З огляду на зазначене доцільно вести реєстри всієї отриманої кореспонденції.
Опрацювання документів завершується їх сортуванням - на ті, що реєструються, і ті, що
не реєструються. В установі обов’язково має застосовуватися перелік документів, які не
підлягають реєстрації. Як правило, він є додатком до інструкції з діловодства або діє як
самостійний документ, розроблений службою діловодства та затверджений керівником
установи.
Зазвичай до переліку документів, що не підлягають реєстрації, включають:
повідомлення, запрошення, рекламні листи, прайс-листи, каталоги, вітальні листи,
повідомлення про зустрічі і переговори, друковані видання (журнали, брошури), листи з
відміткою «Особисто», програми конференцій, нарад тощо. Служба діловодства проставляє
на цих документах тільки дату надходження.
Документи, що не підлягають реєстрації, там же, на ділянці експедиційного
опрацювання, розкладають по сортувальних пристроях (шухлядах) за структурними
підрозділами, яким вони адресовані, чи сортувально-розподільних теках.
Решту документів перед реєстрацією та розподілом за підрозділами й виконавцями
обов’язково переглядають.
Попередній розгляд і розподіл документів
Попередній розгляд і розподіл документів, що надходять до установи, здійснюють
працівники служби діловодства, причому розгляд - обов’язково в день їх одержання.
Доручення органів вищого рівня, телеграми і телефонограми розглядаються негайно.
Служба діловодства попередньо розглядає лише документи, адресовані керівництву
установи, та без зазначення конкретної посадової особи або структурного підрозділу.
Документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам,
передаються за призначенням без попереднього розгляду.
Основна мета попереднього розгляду - відібрати документи, які має розглядати
керівництво. Щодо решти документів слід визначити, до якого структурного підрозділу або
кому з виконавців їх слід направити. Таким чином, документи розподіляються на кілька
груп - залежно від того, скільки заступників має керівник і хто з них уповноважений
розглядати ті чи інші документи. Подібна диспетчеризація значно скорочує строки та
інстанції проходження документів. Водночас це можливо лише за умови делегування
певних прав і повноважень заступникам керівника та керівникам структурних підрозділів.
Під час попереднього розгляду кореспонденції використовують внутрішні довідники:
примірний перелік документів, які розглядає керівник; перелік посадових осіб та їх
обов’язків; технологічні схеми послідовності експедиційного опрацювання і розподілу
різних видів документів тощо.
Ознайомлюючись зі змістом вхідних документів, працівник служби діловодства
(секретар), який виконує цю роботу, визначає, кому вони мають бути передані. При цьому
береться до уваги не стільки адресат, зазначений на документі (здебільшого кореспонденція
адресується керівникові установи), скільки його зміст. Під час диспетчеризації документів,
що надійшли до установи, враховуються:
 важливість змісту;
 вид документа (закон, постанова, наказ, лист, звіт тощо);
 складність порушених питань;
 місце установи-адресанта в структурі управління, роль громадської організації в житті
суспільства;
 авторство, тобто соціальний стан особи - автора документа;
 терміновість виконання документа.
Завдання працівника, який здійснює попередній розгляд, - вивільнити керівника від
зайвого потоку документів, розгляду другорядних питань.
Керівникові установи мають передаватися найважливіші за змістом документи,
насамперед: органів державної влади, органів місцевого самоврядування, вищих органів,
повторні й колективні звернення громадян, телеграми і телефонограми з екстрених питань,
що потребують невідкладного прийняття рішення на рівні керівника, а також інші
документи, що містять важливу інформацію і потребують розв’язання керівником. У
середньому документи, які безпосередньо розглядає керівник, становлять близько 20 % від
усієї документації.
Подеколи з метою інформування керівника установи складається список, у якому
зазначається, яка кореспонденція надійшла за день, за тиждень, кому її передано, що
зроблено.
Завдяки цьому керівник має можливість ознайомитися з документами, що становлять
для нього найбільший інтерес. Окрім того, свого часу з багатьма документами керівник
установи ознайомиться, підписуючи відповіді на них. При цьому він зможе оцінити,
наскільки ті чи інші працівники здатні самостійно вирішувати питання.
Заступникам керівника можуть передаватися документи, рішення за якими вони мають
право приймати. Інші документи передаються до структурних підрозділів або безпосередньо
виконавцям.
Документи мають передаватися керівництву чи безпосередньо виконавцям у день
надходження до установи. Якщо документ повинен виконуватися кількома структурними
підрозділами або особами, то з нього знімають копії або встановлюється черговість
виконання. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції. З метою забезпечення
ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи чи її власником
розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам.
У великих установах попередній розгляд документів здійснює досвідчений працівник,
який має необхідну кваліфікацію і повноваження для цього, як правило, - завідувач служби
діловодства. В невеликих установах таку роботу доручають секретарю.
 Таким чином, працівник, який попередньо розглядає документи, має доступ до всієї
кореспонденції, що надходить до установи. Керівник повинен цілком покладатися на такого
працівника, а той, у свою чергу, - суворо дотримуватися службової етики і не розголошувати
інформацію, що міститься в службових документах.
У процесі попереднього розгляду кореспонденції варто за допомогою картотеки
(автоматизованої бази даних) з’ясовувати, чи велося раніше листування з порушуваного
питання.
Якщо документ є повторним, то до нього підбирають раніше надіслані документи і, за
необхідності, всі разом передають керівникові. У випадку з’ясування, що для ухвалення
рішення можуть знадобитися додаткові матеріали (наприклад, розпорядчі документи органів
вищого рівня, на які є посилання в документі), відповідальна за розгляд кореспонденції
особа (секретар) має підібрати ці документи і надати керівникові.
При ознайомленні з призначеною для керівництва кореспонденцією доцільно виділяти в
ній основні моменти. Можна підкреслити важливу фразу, скласти коротку записку, які
характеризують сутність листування, що мало місце раніше.
Після детального ознайомлення з документами виокремлюють ті з них, зміст яких не
підтверджує необхідності їх реєстрації. Такі документи розподіляють для доставки за
призначенням.
Якщо до документа, що підлягає реєстрації, не складено заголовка, то працівник, який
здійснює попередній розгляд, підкреслює олівцем фрази, за якими можна визначити зміст
документа. Це робиться для того, щоб реєстратор міг автоматично перенести ці фрази в
реєстраційні форми, не читаючи і не аналізуючи документ. Переглядаючи документи,
працівник служби діловодства (секретар) олівцем у встановленому місці (зазвичай праворуч
на верхньому березі першого аркуша документа) проставляє умовну позначку структурного
підрозділу, до якого направляється документ, або прізвище виконавця (у діловодній практиці
ця операція називається розміткою). Умовною позначкою структурного підрозділу є його
номер за списком підрозділів установи. Наприклад, 05 - відділ кадрів, 10 - відділ постачання.
Кожну особу з керівного складу установи можна умовно позначити одним з перших десяти
чисел (01 - керівник, 02 - перший заступник, 03 - заступник керівника).
Реєстрація документів
Реєстрація документів є однією з найважливіших функцій діловодства.
Її головне призначення - надання документу юридичної сили, тобто підтвердження
факту його створення або одержання. Доки документ не зареєстрований, не має свого
номера, установа не бере на себе відповідальності за нього, оскільки не підтверджено факту
його створення або надходження. Основна мета реєстрації - облік документів, контроль за їх
виконанням і довідкова робота за документами.
Реєстрація документів - це запис облікових даних про документ за встановленою
формою, що фіксує факт його створення, відправлення або одержання шляхом зазначення на
ньому дати і реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах
необхідних відомостей про документ.
Вимоги до реєстрації документів
Під час реєстрації документів необхідно дотримуватися таких основних правил:
 реєстрації підлягають усі документи, що потребують обліку, виконання і подальшого
використання в довідкових цілях;
 документи реєструють незалежно від способу їх доставки, передавання або створення;
 документи (як вхідні, так і вихідні) реєструють в установі лише один раз (у службі
діловодства або структурних підрозділах);
 реєстрація документів здійснюється за реєстраційними документопотоками (вхідні
документи - один потік, вихідні - другий, внутрішні - третій; у кожному з
документопотоків можуть виокремлю ватися певні групи документів); для вхідних,
вихідних і внутрішніх документів створюються окремі реєстраційні форми з
наданими їм реєстраційними номерами;
  реєстрація документів здійснюється: вхідних - у день надходження, внутрішніх - у
день підписання або затвердження, вихідних - у день відправлення;
 у межах груп документів реєстрація здійснюється за назвами видів документів,
залежно від авторів та змісту.
Як правило, окремо реєструються:
 закони України, акти і кореспонденція Верховної Ради України, Президента
України, Кабінету Міністрів України;
 накази (розпорядження) з основної діяльності;
 накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань;
 накази (розпорядження) з особового складу (відповідно до їх видів та строків
зберігання);
 рішення колегіальних органів;
 акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
 бухгалтерські документи;
 заявки на матеріально-технічне постачання;
 службове листування;
 звернення громадян тощо.
Не підлягають реєстрації діловодною службою такі види документів:
1. Листи, що надійшли в копії до відома;
2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки;
3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний;
4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки;
5. Зведення та інформація, надіслані до відома;
6. Навчальні плани, програми (копії);
7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо;
8. Прейскуранти (копії);
9. Норми витрат матеріалів;
10. Вітальні листи і запрошення:
11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені):
12. Н'аукові звіти за темами;
13. Місячні, квартальні, піврічні звіти;
14. Форми статистичної звітності.
Документи, зазначені у пунктах 4, 6, 11, 12, 13, 14, підлягають спеціальному обліку у
відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці, відділі
науково-технічної інформації).
Системи реєстрації документів
Реєстрація документів може здійснюватися централізовано і децентралізовано.
Найбільш раціональною є централізована система реєстрації документів, коли документи
реєструються в одному місці - службі діловодства.
Застосування децентралізованої системи реєстрації документів можливе в установах з
обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз’єднаними
структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи.
На практиці найбільш поширеною є змішана (комбінована) система реєстрації
документів: документи, отримані від органів вищого рівня, та документи на ім’я
керівництва, розпорядчі документи й листування за підписом керівництва реєструються в
службі діловодства, інші документи за напрямами діяльності структурних підрозділів - в цих
структурних підрозділах. Наприклад, накази з особового складу реєструють у кадровій
службі, бухгалтерську документацію - в бухгалтерії, документацію щодо навчання - у
навчальній частині; листування на адресу структурних підрозділів може реєструватись у
відповідних структурних підрозділах.
Разом з тим децентралізація також має ґрунтуватися на єдиній системі реєстраційних
індексів, єдиних правилах реєстрації, на загальнодоступних реєстраційних даних, зазвичай з
дотриманням усіх положень щодо конфіденційності інформації.
Індексація документів
 Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних цифрових (іноді літерно-
цифрових) позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і свідчать про
місце складання, час виконання та зберігання документів. Обов’язковим елементом індексу є
порядковий реєстраційний номер у межах документопотоку, що реєструється, як правило, за
рік. Відповідно до завдань пошуку порядковий номер може доповнюватись індексом за
номентклатурою справ, а також іншими класифікаційними відмітками (індексами СП,
посадових осіб, кореспондентів, питань діяльності, видів документів тощо). Складові
частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної похилою рискою,
наприклад: 356/01, 134/02/03-10.
Найчастіше до реєстраційного порядкового номера документів додається
номенклатурний індекс, оскільки основною схемою класифікації документів у діловодстві є
номенклатура справ.
Базою індексації для номенклатур справ є перелік або список структурних підрозділів із
закріпленими за ними індексами чи умовними відмітками. До індексу структурного
підрозділу додається номер справи за номенклатурою справ у межах структурного
підрозділу, наприклад: 05 -15, де 05 - індекс структурного підрозділу (зазвичай він збігається
з порядковим номером структурного підрозділу за штатним розписом), 15 - номер справи за
номенклатурою. Доцільність нумерації справ у межах одного структурного підрозділу
пояснюється тим, що в такий спосіб досягається найбільша стабільність номерів. Поява
нових справ чи зменшення кількості справ в одному структурному підрозділі, створення чи
ліквідація структурних підрозділів (а отже, і справ) не впливає на індексацію справ інших
структурних підрозділів.
Однією зі складових системи реєстрації є класифікатори, які розробляються з огляду на
потреби установи щодо пошуку документів.
У разі відсутності номенклатури справ під час присвоєння реєстраційного індексу
використовують класифікатор структурних підрозділів, за яким, як правило, встановлено
послідовність структурних підрозділів відповідно до штатного розпису. Наприклад:
служба діловодства - 01;
планово-фінансовий відділ - 02;
відділ маркетингу і реклами - 03;
відділ продажу - 04;
відділ персоналу - 05;
юридичний відділ - 06;
бухгалтерія - 07;
адміністративно-господарський відділ - 08.
Нерідко в установах розробляють цифрові класифікатори посадових осіб, як правило -
керівника і його заступників, наприклад:
генеральний директор - 01;
фінансовий директор - 02;
комерційний директор - 03;
заступник генерального директора з адміністративно-господарських питань - 04.
Завдяки такій структурі індексації за реєстраційним індексом можна визначити, хто
розглядав документ і в який структурний підрозділ його направлено на виконання.
Наприклад: 346/02/07, де 346 - порядковий номер вхідного листа, 02 - індекс фінансового
директора, 07 - індекс бухгалтерії.
Використання під час реєстрації індексів посадових осіб доцільне в разі формування
справ (передусім листування за підписом керівництва) у структурних підрозділах.
Розташування реєстраційного номера документа як складової частини його індексу
може змінюватися залежно від того, який документ реєструється - ініціативний вхідний чи
ініціативний вихідний. Реєстрація ініціативних вихідних документів відрізняється від
реєстрації ініціативних вхідних лише двома моментами: елементи реєстраційного індексу
записуються у зворотній послідовності, а індексом посадової особи є індекс особи, яка
підписала документ.
 Отже, при реєстрації ініціативного вхідного документа спочатку проставляється
реєстраційний номер за групою ініціативних вхідних документів (наприклад, 1034), потім
індекс посадової особи - автора резолюції (наприклад, 02), далі - індекс структурного
підрозділу, куди направлено документ на виконання (наприклад, 06), а після виконання
документа - друга частина індексу - індекс справи за номенклатурою (наприклад, 14).
Повний реєстраційний індекс матиме такий вигляд: 1034/02/06-14.
Під час реєстрації ініціативного вихідного документа на документі проставляється
спочатку індекс справи за номенклатурою (наприклад, 05-12), потім індекс посадової особи,
яка підписала документ (наприклад, 01), та реєстраційний номер за групою ініціативних
вихідних документів (наприклад, 960). У цьому разі повний реєстраційний індекс матиме та-
кий вигляд: 05-12/01/960.
Розпорядчі документи (постанови, рішення, накази, розпорядження), а також деякі
внутрішні документи (протоколи, акти) мають лише порядковий номер у межах року (від
січня по грудень).
Лише в навчальних закладах нумерація внутрішніх документів може вестися за
навчальним роком.
У деяких випадках можуть застосовуватися літерні індекси.
При реєстрації звернень громадян порядковий номер доповнюється першою літерою
прізвища заявника. Наприклад: Д-23, С-12.
Реєстрація документів з обмеженим доступом передбачає додавання до реєстраційного
індексу відповідної відмітки, наприклад: 235/01- 05ДСК.
З метою розрізнення груп наказів з особового складу кожному виду може
присвоюватися літерний індекс. Система індексів розробляється кадровими службами з
урахуванням специфіки реєстрації і формування наказів у даній установі. Для наказів з
особового складу (про прийняття, переведення, звільнення, сумісництво працівників
установи, про матеріальну допомогу, про заохочення працівників), до номера, як правило,
додається літера «К» (кадри) або «ОС» (особовий склад), наприклад: № 145-К, № 68-ОС.
Якщо накази про заохочення ведуться окремо, то додається літера «З» (заохочення),
наприклад: № 47-3. Накази про надання відпусток можуть мати такий літерний індекс: № 83-
Від., накази про відрядження - № 54-В, накази про стягнення - № 5-С.
На документах, авторами яких є кілька установ, індекси авторів проставляються через
похилу риску в порядку зазначення авторів (зліва направо). Наприклад, реєстраційний
індекс спільного наказу трьох установ буде таким: 356/501/231.
Реєстраційні форми
В установах застосовуються три форми реєстрації документів - журнальна, карткова й
автоматизована, за допомогою комп’ютера.
Журнальна форма реєстрації
Таку форму реєстрації рекомендується застосовувати лише в невеликих установах, з
документообігом 500-600 документів на рік.
Цим установам, як правило, притаманна одна організаційна дистанція виконання, тобто
документ після розгляду керівником потрапляє до безпосереднього виконавця, справи
формуються централізовано. Для таких установ журнал може забезпечити всі три завдання
реєстрації: облік, контроль, пошук документів.
У журналах реєстрації має бути передбачено графи, що містять основну інформацію про
документ .
Журнальна форма реєстрації доцільна також у тих випадках, коли облік документів
відіграє першорядну роль. Ідеться про облік документів, реєстраційний індекс яких
складається тільки з порядкового номера, наприклад, при видачі документів про освіту,
трудових книжок, перепусток тощо.
У всіх інших випадках журнальна форма реєстрації є застарілою, оскільки утруднює
ведення контролю за виконанням документів і довідкову роботу по них. Журнальна форма
реєстрації має суттєвий недолік - у журналі не можна систематизувати записи. При
використанні цієї реєстраційної форми доводиться заводити окремі журнали для реєстрації
вхідних, вихідних та розпорядчих документів, а також вести записи вручну.
 При журнальній формі документи багатоступінчастого виконання реєструються
кількаразово (у службі діловодства, у приймальні керівника, приймальнях заступників, групі
з контролю, структурних підрозділах).
Якщо в установі застосовується журнальна форма реєстрації, то журнал рекомендується
складати з окремих аркушів-бланків, що дозволить заповнювати їх за допомогою будь-яких
засобів запису та поступово формувати сам журнал, у т. ч. з одночасним уведенням
інформації в машинну пам’ять та її роздрукуванням.
Карткова форма реєстрації документів
В установах з документообігом понад 600 документів на рік передбачено ведення
карткової форми реєстрації документів із застосуванням реєстраційно-моніторингових
карток (РМК). Така картка заповнюється машинописним або рукописним способом, на
сьогодні, як правило, - за допомогою персональних комп’ютерів. Карткова система
реєстрації документів більш зручна, її переваги порівняно з журнальною безперечні.
Із РМК формуються довідкові та контрольні картотеки. Кількість примірників карток
визначається установою і залежить від централізації організації діловодства, кількості
виконавців документа та довідкових картотек тощо. Зазвичай роздруковують три
примірники карток: два розміщують в довідковій й контрольній картотеках, один передають
виконавцю разом з документом. Якщо виконавців більше і довідкові картотеки формуються
не лише за місцем реєстрації, то кількість карток збільшується.
Картки можна групувати за будь-яким принципом: за авторами, кореспондентами,
темою порушених питань, видами документів, реєстраційними номерами, датами,
строками виконання, виконавцями. У журналі ж запис ведеться виключно у хронологічній
послідовності, в порядку надходження документів.
При картковій формі реєстрації може бути створено таку кількість карток, яка
забезпечить усі картотеки і звільнить від реєстрації ті структурні підрозділи, куди
документ надходить на розгляд, виконання, для контролю. Карткова форма реєстрації дає
можливість створити якісно новий апарат з контролю за строками виконання документів.
За такої форми реєстрації можливе застосування засобів механізації та автоматизації. За-
стосування карток для реєстрації помітно підвищує оперативність пошуку документа й
одночасно скорочує трудомісткість процесу реєстрації в порівнянні з журнальною
формою.
Бланки реєстраційної картки можуть виготовлятися друкарським способом або за
допомогою засобів оперативної поліграфії. У разі заповнення карток на комп’ютері їх
можна роздрукувати на принтері. Картки виготовляються на щільному папері формату А5
(148 х 210 мм) або А6 (105 х 148 мм). Реєстраційна картка - єдина для вхідних, вихідних і
внутрішніх документів - складається за встановленою формою (див. додаток 48).
Основним принципом реєстрації документів при картковій системі є принцип
одноразовості, тобто кожен документ реєструється в установі лише один раз.
Виключається повторна реєстрація з метою створення облікового, контрольного,
довідкового апарату до документів. Усі ці завдання мають вирішуватись одночасно.
Порядок заповнення реєстраційної картки
Календарна шкала реєстраційної картки використовується для контролю за строками
виконання документа. У ній зазначається дата, до якої документ має бути виконано.
У графі «Автор документа або кореспондент» записують назву установи, з якої
надійшов документ, чи, якщо документ вихідний, установи, до якої його надсилають. При
реєстрації звернень громадян у цій графі зазначають також прізвище, ім’я, по батькові,
домашню адресу заявника.
Графа «Назва виду документа» заповнюється відповідно до назви реєстрованого
документа (постанова, наказ, акт, доповідна записка тощо). При реєстрації листів цю
графу не заповнюють.
У графі «Строк виконання» проставляють дату, до якої має бути виконано документ.
При реєстрації ініціативного документа, який надсилають до інших установ, записують дату
очікуваної відповіді. Строк виконання проставляють так: число, місяць, рік (арабськими
цифрами), наприклад: 14.02.2022.
 Графу «Дата та індекс надходження» заповнюють тільки для вхідних документів. У цій
графі проставляють дату надходження документа та індекс, наданий установою-
одержувачем. Відомості переносяться з реєстраційного штампа, а після виконання
документа їх доповнюють номером справи за номенклатурою або іншим індексом.
У графі «Дата та індекс документа» при реєстрації вхідного документа проставляють
дату документа та індекс, наданий йому установою- автором. При реєстрації вихідного або
внутрішнього документа у цій графі зазначають дату відправлення (підписання) та індекс
документа.
До графи «Заголовок документа або короткий зміст» переноситься заголовок,
сформульований у документі. У разі відсутності заголовка його слід сформулювати
відповідно до чинних правил. Якщо заголовок недостатньо повно відбиває зміст документа,
то до цієї графи додатково вносять відомості з тексту.
До графи «Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець» переноситься з
документа повний зміст резолюції (доручення), із зазначенням прізвища їх автора і дати. З
резолюції переносять також прізвище, ініціали відповідального виконавця, зазначають
номер його телефону. Ця графа заповнюється після попереднього розгляду документа. Якщо
на документі резолюція відсутня, то в цій графі секретар зазначає прізвище, ініціали, якщо
потрібно, - посаду (структурний підрозділ) виконавця, якому направлено документ, і дату.
У графі «Розписка в одержанні документа» виконавець розписується про одержання
документа і проставляє дату.
У графі «Відмітка про виконання» стисло записують, як вирішено питання по суті або
зазначають дату та індекс документа-відповіді. У випадках, коли письмова відповідь на
зареєстрований документ не потрібна, у цій графі занотовують, коли, ким і як вирішено
питання, порушене в ініціативному вхідному документі. Такий запис засвідчується підписом
виконавця документа із зазначенням його посади, ініціалів і прізвища. У цій же графі
зазначають індекс справи за номенклатурою, до якої документ буде підшито для подальшого
зберігання.
У картці, складеній на ініціативний вихідний документ, у графі, де йдеться про строк
виконання, зазначають дату одержання відповіді, дату, індекс і короткий зміст листа-
відповіді, а в деяких випадках - посаду і прізвище особи, яка підписала лист-відповідь. Якщо
письмової відповіді не складали, записують, коли і яке рішення прийнято по суті
розглянутого питання. Цей запис засвідчується підписом безпосереднього виконавця
документа із зазначенням його посади, ініціалів, прізвища.
У картці, складеній на внутрішній документ, у даній графі зазначають конкретні дії
щодо виконання документа. Якщо у процесі виконання складався новий документ,
зазначають його дату й індекс, посаду і прізвище особи, яка підписала документ.
Безпосередній виконавець засвідчує цей запис підписом із зазначенням посади, ініціалів,
прізвища.
На зворотному боці картки в графі «Контрольні відмітки» фіксують дані про контроль за
строками виконання, що мають містити дату перевірки і конкретні причини затримки
виконання документа. Нерідко ця графа використовується і для записів, що стосуються руху
документа, для внесення додаткової інформації з питання, що міститься в ініціативному
документі. Графи «Фонд №», «Опис №», «Справа №» заповнюються в архіві, куди
реєстраційні картки передаються разом з документами.
Від того, наскільки кваліфіковано й докладно будуть заповнені графи реєстраційної
картки, залежатиме надалі швидкість пошуку документа як у поточній роботі з
документами, так і в архіві установи.
Автоматизована форма реєстрації
Ручна традиційна карткова система реєстрації нині замінюється реєстрацією документів
на персональних комп’ютерах з використанням готових автоматизованих інформаційних
систем, що забезпечують реєстрацію, контроль і пошук документів (ринок програмних
продуктів пропонує такі системи).
Реєстрація документів на комп’ютері дає можливість:
 одночасно реєструвати документи на кількох робочих місцях;
  організувати децентралізовану реєстрацію документів у структурних підрозділах з
об’єднанням відомостей про всі документи (вхідні і внутрішні) в одній базі даних;
 на основі комп’ютерної бази даних організувати інформаційно- довідкову роботу;
 забезпечувати автоматизований контроль за виконанням документів.
У системах автоматизації діловодства та електронного документообігу застосовується
також електронна реєстраційна картка, яка має всі реквізити традиційної РМК.
Установлюється такий склад реквізитів реєстрації:
 назва установи (автор чи кореспондент);
 назва виду документа;
 дата і реєстраційний номер документа;
 дата й індекс надходження;
 заголовок до тексту (короткий зміст документа);
 резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);
 строк виконання документа;
 відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
Склад основних реквізитів електронної картки залежно від характеру документа і
завдань використання інформації може доповнюватись іншими реквізитами:
 гриф (відмітка) про обмеження доступу до документа;
 внутрішнє переадресування документів за виконавцями;
 код за тематичним класифікатором;
 ключові слова;
 кількість аркушів документа;
 наявність додатків;
 посадова особа, яка поставила документ на контроль;
 проміжні строки виконання;
 перенесення строків виконання;
 строк зберігання документа;
 статус документа (проект, версія);
 вид передавання документа (поштою, телекомунікаційними каналами тощо).
Порядок розміщення реквізитів в електронній реєстраційній картці (у вигляді таблиці
чи анкети) визначається самою установою.
При застосуванні автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а
за наявності єдиної телекомунікаційної мережі - центральний банк даних. Реєстраційна
картка зареєстрованого документа передається до структурного підрозділу. Секретарі
підрозділів додають до реєстраційних карток інформацію, що відбиває перебіг виконання
документа. Електронна база даних замінює журнали реєстрації та реєстраційні картотеки
традиційного типу.
Якщо придбання готової автоматизованої інформаційної системи, що забезпечує
реєстрацію, контроль і пошук документів, неможливе або недоцільне через невеликий
обсяг документообігу, то, як найпростіший варіант автоматизованої реєстрації, може
використовуватися таблиця, виконана в програмі Excel. У цьому разі традиційні паперові
журнали або картотеку не створюють.
Особливості реєстрації факсограм та електронних повідомлень
Вхідні факсограми (паперові копії електронних повідомлень) реєструються і
передаються на розгляд керівництву або безпосереднім адресатам під розписку в день їх
приймання, термінові - негайно.
Факсограми (паперові копії електронних повідомлень), що надходять до установи,
рекомендується централізовано обліковувати в окремому журналі (див. додаток 49) без
проставлення реєстраційного штампа. На факсограмі (паперовій копії електронного
повідомлення) в правому нижньому куті можна зазначити дату одержання та порядковий
номер за окремим журналом реєстрації. Якщо факсограма (електронне повідомлення)
присвячена важливим питанням і підлягає розгляду керівництвом, то керівник має накласти
резолюцію на окремому аркуші або спеціальному бланку для резолюцій (фішці,), що
додається до цих документів. Оригінал документа після надходження в установу реєструють
у відповідних реєстраційних формах. На оригіналі документа поряд із реєстраційним
штампом бажано зазначити дату одержання факсограми (електронного повідомлення).
Наприклад:
Факсограму отримано 12.01.2022.
Секретар підпис Яна ВОЛОШКО
16.01.2022
або
Отримано в електронному вигляді 14.02.2022.
Діловод підпис Олена ПАНОВА
18.02.2022
Оригінал документа, який надійшов слідом за факсограмою (електронним
повідомленням), направляється у відповідний підрозділ. При цьому фішку з резолюцією, що
була прикріплена до факсограми (паперової копії електронного повідомлення), додають до
оригіналу документа. До справи вміщують оригінал документа та копію відповіді на нього.
Після цього факсограму (паперову копію електронного повідомлення) можна знищити.
Вихідні факсограми також реєструються окремо в службі діловодства або іншому
структурному підрозділі. Облік вихідних електронних повідомлень дозволяють здійснювати
відповідні програмні засоби, що реалізують їх створення та відправлення. Однак за необхід-
ності, у разі централізованого розсилання електронних повідомлень, їх також можна
реєструвати в окремому журналі, як і вихідні факсограми.

Вихідні документи, у тому числі виготовлені за допомогою друкарських засобів,

обробляються й надсилаються в день їх одержання до виконавців, але не пізніше наступного
дня, поштовим, кур’єрським чи електричним зв’язком.
Не допускається надсилання або передавання документів без їх реєстрації. У
реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідного документа, дата
реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа й номер справи, в якій буде зберігатися
його копія.
Документи, що надсилаються установою, сортуються, упаковуються, оформлюються як
поштове відправлення і здаються у відділення зв’язку.
 Службові документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату,
вкладаються в один конверт або іншу упаковку, що відповідає технічним вимогам
збереження носіїв інформації. На конверті в такому разі проставляються реєстраційні
номери всіх документів, які знаходяться в ньому. Службові документи можуть надсилатися
разом із супровідним листом. Копія супровідного листа обов’язково підшивається до справи
на загальних умовах.
Обробка і відправлення документів здійснюється централізовано співробітниками
служби діловодства або кур’єрською службою відповідно до поштових правил.
Засобами електричного зв’язку здійснюється передавання інформації у вигляді телеграм,
телетайпограм, факсограм, телефонограм, електронних повідомлень.
Окремі види документів, інформація яких передається каналами електричного зв’язку,
може потребувати надсилання паперового оригіналу адресату. Перелік та порядок
надсилання таких документів визначаються інструкцією з діловодства установи з
урахуванням функціонуючих технічних і програмних засобів.
Вихідні телеграми приймаються працівниками служб діловодства завізовані, підписані,
датовані і зареєстровані з відміткою про категорію та вид поштового відправлення.
Відправлення телеграм здійснюється згідно з Поштовими правилами.
Передавання телефонограм проводиться усно каналами телефонного зв’язку і
записується (друкується) одержувачем.
Про передавання-приймання телеграми роблять відповідний запис у журналі реєстрації
телефонограм, а бланк з текстом телефонограми підкладають до відповідної справи за
номенклатурою.
Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію й призначені для тривалого
користування, то їх слід скопіювати, оскільки для факсів, як правило, використовують папір
дуже тонкий і нетривкий (якщо для апарата застосовують звичайний друкарський папір, то
копіювати не обов’язково).
Електронні повідомлення (ЕП) використовують як для пересилання повідомлень
користувачами комп’ютерів всередині однієї організації, так і для передавання повідомлень
іншим організаціям, що мають відповідні апаратні та програмні засоби.
Електронне повідомлення надає абонентам (службовим особам, підрозділам організації,
іншим абонентам системи ЕП) можливість обмінюватися між собою інформацією через
електронні поштові скриньки і дошки оголошень. Кожному абоненту ЕП надається
індивідуальна «поштова скринька» на одному із серверів ЕП з наданням унікального
ідентифікатора — адреси електронної пошти. Обмін електронними повідомленнями
здійснюється через систему серверів EIL.
Порядок оброблення і проходження внутрішніх документів
Розглянуті керівництвом документи повертаються в службу діловодства, де в
реєстраційно-контрольну картку (далі — РКК) вноситься зміст резолюції, а документ
передається на виконання.
Проходження внутрішніх документів на етапах підготовки і оформлення повинне
відповідати проходженню вихідних документів, а на етапі виконання - вхідних документів.
Документи, розглянуті керівництвом підприємства, повертають до служби діловодства
або особі, відповідальній за діловодство (якщо служби діловодства у структурі підприємства
не передбачено), яка вносить зміст резолюції в реєстраційні форми і передає документи на
виконання безпосереднім виконавцям.
Документи, які мають виконувати кілька структурних підрозділів, передають
виконавцям по черзі або одночасно в копіях. При цьому оригінал передають відповідальному
виконавцю, зазначеному в резолюції першим.
Документи передають виконавцям із відповідною відміткою в реєстраційній формі, в
якій має міститися інформація про місцезнаходження оригіналу документа та всіх його
копій.
Зауважимо, що передавати під розписку доцільно лише:
 документи, що підлягають контролю;
 документи, пов’язані з грошовою звітністю, конфліктними ситу:
  аціями, персональною відповідальністю;
 документи обмеженого доступу (що містять державну або комерційну таємницю).
Про передавання документа з одного структурного підрозділу до іншого обов’язково
інформують особу, відповідальну за діловодство на підприємстві, яка зареєструвала цей
документ. Документи, що перебувають на контролі, передають до інших структурних
підрозділів або іншим виконавцям тільки з дозволу служби контролю (за наявності такої
служби) або з дозволу особи, відповідальної за діловодство на підприємстві, якщо саме на
цю особу покладено функцію контролю за виконанням документів. Передавання службових
документів у межах одного структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну
за діловодство саме в цьому структурному підрозділі.
На великих підприємствах із територіально роз’єднаними структурними підрозділами
організовують доставку документів кур’єрським зв’язком. До речі, така практика обміну
службовою документацією між центральним офісом і філіями й відділеннями дуже
поширена в банківських установах.
У разі функціонування на підприємстві системи електронного документообігу
виконавцям зазвичай пересилається реєстраційно-моніторингова картка документа з
прикріпленим файлом, в якому міститься так званий електронний образ самого документа,
що створюється під час попереднього опрацювання вхідного документа шляхом його
сканування. При цьому відповідальному виконавцеві за необхідності може передаватися й
паперовий оригінал документа. Застосування такої технології дає можливість зменшити
кількість паперових копій документів, прискорити їх рух на підприємстві та скоротити
трудомісткість опрацювання, а також підвищити оперативність та ефективність виконання
посадових обов’язків особи, відповідальної за діловодство на підприємстві.
Внутрішнє приймання-передавання документів здійснюється службою діловодства за
внутрішнім реєстром з обов’язковою фіксацією факту приймання-передавання документа чи
пакета документів. Реєстри формуються в окрему справу і зберігаються у канцелярії чи
іншому структурному підрозділі, що відповідає за організацію документообігу.
Документи, рішення з яких виконуються декількома структурними підрозділами,
передаються почергово або, з метою оптимізації виконання, одночасно в копіях. Оригінал
передається відповідальному виконавцеві, названому в резолюції першим.
Необхідність розмноження документів і кількість копій визначаються особою, що
організовує виконання.
При необхідності невідкладного рішення стосовно документа, що надійшов,
допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом
організації.
Проекти розпорядчих документів після підготовки й узгодження із зацікавленими
підрозділами і посадовцями передаються до юридичної служби для перевірки відповідності
змісту документів чинному законодавству, а потім до служби діловодства, яка здійснює
контроль за правильністю оформлення.
Оформлені документи передаються на підпис керівництву відповідно до права підпису
документів і розподілу обов’язків.
Копії підписаних керівниками розпорядчих документів в обов’язковому порядку
надсилаються до структурних підрозділів, відповідальних за питання, що порушуються в
документі.
Передання документів між структурними підрозділами здійснюється через секретарів
структурних підрозділів або осіб, відповідальних за діловодство. Документи передаються з
відповідною відміткою в РКК за реєстром.
Робота виконавців із документами
Керівники структурних підрозділів забезпечують оперативний розгляд документів,
доведення їх до виконавців у день надходження, контроль за якісним виконанням
документів по суті питання.
Розглядаючи документи, керівник підрозділу виокремлює ті, що потребують
термінового виконання.
Термінові документи передаються негайно.
 У разі потреби розмноження документа або з огляду на інші фактори, що спричиняють
неможливість негайного передання виконавцю службового документа, передається
реєстраційна картка або використовується інша форма його інформування.
Виконання документа передбачає: збір і обробку необхідної інформації, підготовку
проекту документа, його оформлення, узгодження, подання на підписання (ствердження)
керівництвом установи або керівниками структурних підрозділів, підготовку до надсилання
адресату.
Виконавець визначає необхідну кількість примірників документа, передає документ на
тиражування. На документ, що має бути спрямований більше ніж чотирьом адресатам,
виконавець готує список надсилань.
Для оперативного вирішення питань без складання додаткових документів виконавець
може вносити відмітки на документі: дату надходження (якщо час між надходженням
документа і його доставкою виконавцю не збігається), дату проміжного виконання (запит
відомостей, телефонні переговори і т. д.), дату і результати остаточного виконання.
За наявності відповідального виконавця всі інші виконавці зобов’язані своєчасно і якісно
провести аналіз інформації і подати відповідальному виконавцю у визначені ним строки
необхідні матеріали (проекти документів, довідки, відомості і т. д.).
Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту і
достовірність інформації, використаної при підготовці документа.

Контрольні питання
1. За умови запровадження якої організаційної форми діловодства всі документи без винятку
мають реєструватися в службі діловодства?
2. Чи дозволяється на одному підприємстві вести різні форми реєстрації документів?
3. Яка з реєстраційних форм дає можливість забезпечувати всіх працівників підприємства
безпосередньо на їх робочих місцях інформацією про всі зареєстровані на підприємстві
документи?
4. Від чого залежить місце розташування реєстраційного індексу на службовому документі?
5. Який з елементів реєстраційного індексу є обов'язковим для будь-якого службового
документа, що підлягає реєстрації?
6. Визначення понять «реєстрація документів», «індексація документів».
7. Укажіть на принципи і форми реєстрації службових документів.
8. Яким чином ведеться облік кількості документів в установі. Вкажіть на категорію
підприємств залежно від обсягу документообігу.
9. У чому полягає мета і сутність реєстрації документів?
10. У якій послідовності виконуються операції з вихідними документами?