Professional Documents
Culture Documents
Facilitating With Ease Core Skills For Facilitators Team Leaders and Members Managers Consultants and Trainers Ingrid Bens
Facilitating With Ease Core Skills For Facilitators Team Leaders and Members Managers Consultants and Trainers Ingrid Bens
https://textbookfull.com/product/the-skilled-facilitator-a-
comprehensive-resource-for-consultants-facilitators-managers-
trainers-and-coaches-third-edition-roger-m-schwarz/
https://textbookfull.com/product/how-to-run-seminars-and-
workshops-presentation-skills-for-consultants-trainers-teachers-
and-salespeople-robert-l-jolles/
https://textbookfull.com/product/technology-coordinators-
handbook-a-guide-for-edtech-facilitators-and-leaders-4th-edition-
max-frazier-doug-hearrington/
https://textbookfull.com/product/leadership-skills-for-
maintenance-supervisors-and-managers-1st-edition-joel-d-levitt/
Lessons in Library Leadership A Primer for Library
Managers and Unit Leaders 1st Edition Halaychik
https://textbookfull.com/product/lessons-in-library-leadership-a-
primer-for-library-managers-and-unit-leaders-1st-edition-
halaychik/
https://textbookfull.com/product/the-economy-economics-for-a-
changing-world-the-core-econ-team/
https://textbookfull.com/product/intercultural-competence-in-
organizations-a-guide-for-leaders-educators-and-team-players-1st-
edition-alex-matveev-auth/
https://textbookfull.com/product/forever-skills-the-12-skills-to-
futureproof-yourself-your-team-and-your-kids-kieran-flanagan/
https://textbookfull.com/product/information-systems-for-
managers-with-cases-gabriele-piccoli/
CONTENTS
Cover
Introduction
Chapter One: Understanding Facilitation
What Is Facilitation?
Starting a Facilitation
During a Facilitation
Ending a Facilitation
Effective Note Taking
2
The Principles of Effective Questioning
Question Types
Questioning Formats
The Importance of Follow-On Questions
Asking Sensitive Questions
6. Ending a Facilitation
7. Following Up on a Facilitation
Seeking Feedback on Your Facilitation
Conducting an Assessment
Group Assessment Survey
3
Team Effectiveness Survey
Chapter Six: Creating Participation
Making Interventions
Wording an Intervention
4
The Facilitative Conflict Management Process
Interpersonal Conflict Worksheet
Visioning
Sequential Questioning
S.W.O.T.
S.O.A.R.
Facilitative Listening
Appreciative Review
Brainstorming
Written Brainstorming
Affinity Diagrams
Gap Analysis
Needs and Offers Dialogue
Force-Field Analysis
Root-Cause Analysis
Gallery Walk
Multi-Voting
Decision Grids
Exit Surveys
Survey Feedback
5
Systematic Problem Solving
Systematic Problem Solving Worksheet 1
Acknowledgments
Facilitation Certification
Bibliography
6
End User License Agreement
7
8
9
MORE PRAISE FOR FACILITATING WITH EASE!
If you're only going to buy one book on facilitation, this is the one to buy! That's what we tell the managers,
consultants, and facilitators who attend our facilitation training programs. It's a gold mine of ideas, resources,
and practical tools.
I have rarely run into a better collection of pragmatic tips, tools, and techniques. If you work with people to
accomplish something important, save yourself a lifetime of trial and error: read this book, put its message to
use, and start seeing where real collaboration can lead your organization.
Ingrid Bens's masterful book Facilitation with Ease! is a must-have for any facilitator regardless of experience.
I use it extensively to review processes, tools, and techniques before any engagement.
Facilitating With Ease! provides clear and effective guidelines for group facilitation. In China we are using this
book to help organizations develop facilitative leaders who can successfully invoke the spirit of cooperation
and team synergy.
Facilitating With Ease! helps beginners as well as experienced facilitators to find their way along different
aspects of facilitation. Easy to understand, this book provides insight into the principles of facilitation and
shows examples of practical applications for concrete situations.
Facilitating with Ease! is by far the easiest-to-use, most comprehensive, and most well-structured resource
guide I have ever seen! No wonder both new and seasoned facilitators find it invaluable. A must-have if
facilitation is a skill you need in your toolbox.
Facilitating with Ease! is the fundamental read if you want to be an effective facilitator. We refer to it all the
time and consider it a core competency for our consultants.
—Ian Madell, Managing Director, LEVEL5 Branded Business Advisors, Toronto, Canada
I have been using Ingrid's materials for many years and find her books to be far above everything else out
there. This latest revision builds on what was already great and will surely increase the effectiveness of any
practitioner.
This book is just excellent! The comprehensive set of practical tools is for everyone engaged in improving how
10
groups work. Helps you to just do it!
11
Facilitating with Ease!
Ingrid Bens
4TH Edition
12
Cover image: © poba/iStockphoto
Cover design: Wiley
No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical,
photocopying, recording, scanning, or otherwise, except as permitted under Section 107 or 108 of the 1976 United States Copyright Act,
without either the prior written permission of the Publisher, or authorization through payment of the appropriate per-copy fee to the Copyright
Clearance Center, 222 Rosewood Drive, Danvers, MA 01923, (978) 750-8400, fax (978) 646-8600, or on the web at www.copyright.com.
Requests to the Publisher for permission should be addressed to the Permissions Department, John Wiley & Sons, Inc., 111 River Street,
Hoboken, NJ 07030, (201) 748-6011, fax (201) 748-6008, or online at www.wiley.com/go/permissions.
Limit of Liability/Disclaimer of Warranty: While the publisher and author have used their best efforts in preparing this book, they make no
representations or warranties with respect to the accuracy or completeness of the contents of this book and specifically disclaim any implied
warranties of merchantability or fitness for a particular purpose. No warranty may be created or extended by sales representatives or written sales
materials. The advice and strategies contained herein may not be suitable for your situation. You should consult with a professional where
appropriate. Neither the publisher nor the author shall be liable for damages arising herefrom.
For general information about our other products and services, please contact our Customer Care Department within the United States at (800)
762-2974, outside the United States at (317) 572-3993 or fax (317) 572-4002.
Wiley publishes in a variety of print and electronic formats and by print-on-demand. Some material included with standard print versions of
this book may not be included in e-books or in print-on-demand. If this book refers to media such as a CD or DVD that is not included in the
version you purchased, you may download this material at http://booksupport.wiley.com. For more information about Wiley products, visit
www.wiley.com.
Description: 4th edition. | Hoboken, New Jersey : John Wiley & Sons, Inc., [2018] | Includes bibliographical references and index. |
Identifiers: LCCN 2017029436 (print) | LCCN 2017040993 (ebook) | ISBN 9781119434283 (pdf) | ISBN 9781119434276 (epub) | ISBN
9781119434252 (pbk) : alk. paper)
Classification: LCC HD66 (ebook) | LCC HD66 .B445 2018 (print) | DDC 658.4/56—dc23
13
INTRODUCTION
It's impossible to be part of an organization today and not attend meetings. Staff meetings, project meetings,
task-force meetings, planning and coordinating meetings . . . the list is endless. The worst thing about many
of these meetings is that they're poorly run and waste valuable time.
Today, there's a growing recognition that effective meetings happen when proper attention is paid to the
process elements and when proceedings are skillfully facilitated.
For a long time, facilitation has been a rather vague and poorly understood practice, mastered only by human-
resource types. This is beginning to change. We're now spending so much time in meetings and being asked
to achieve so many important goals in teams that there's a growing need for skilled facilitation throughout our
organizations and our communities.
Instead of being relegated to HR, facilitation is fast becoming a core competency for anyone who leads a
team, manages a project, heads up a committee, or manages a department. All of these people need to be able
to create and manage effective group dynamics that foster true collaboration.
Facilitation is also a central skill for today's managers, who are riding wave after wave of change. New
demands are being placed on them. At the same time, the old command and control model of supervision,
which worked for decades, is no longer as effective.
To get the most from people today, leaders have to know how to create buy-in, generate participation, and
empower people.
To keep pace, today's leaders need to be coaches, mentors, and teachers. At the core of each of these new roles
is the skill of facilitation.
14
The Goal of This Book
This practical workbook has been created to make core facilitation tools and techniques readily available to the
growing number of people who want to improve their process skills. It represents materials and ideas that have
been collected, tested, and refined over decades of active facilitation in all types of settings. This fourth edition
retains the core tools and instruments that made the first three editions so popular. In addition, new materials
have been added to every chapter.
As in the previous three editions, Facilitating with Ease! remains a practical workbook. While it builds on the
theories of organization development pioneers such as Chris Argyris, Donald Schön, and Edgar Schein, this
resource doesn't aim to be theoretical. Instead, its focus is on providing the reader with the most commonly
used process tools in a simple and accessible format. This is not so much a book to be read, as one to be used!
With its focus on asking instead of telling, listening, and building consensus, facilitation is the essential
skill for anyone working collaboratively with others.
15
The Audience
This workbook contains valuable information for anyone facilitating group interactions. This is a huge
constituency, which includes:
project managers
community developers
Since facilitation was designed as a role for neutral outsiders, the strategies and techniques in this book are
described from the perspective of the external facilitator. Since more and more facilitation is being done by
those who have a stake in the outcome of discussions, the third edition includes strategies that help leaders
and group members manage the challenges of staying neutral.
16
Differentiating Between Process and Content
The two words you'll hear over and over again in facilitation are process and content. These are the two
dimensions of any interaction between people.
The content of any meeting is what is being discussed: the task at hand, the subjects being dealt with, and the
problems being solved. The content is expressed in the agenda and the words that are spoken. Because it's the
verbal portion of the meeting, the content is obvious and typically consumes the attention of the members.
Process deals with how things are being discussed: the methods, procedures, format, and tools used. The process
also includes the style of the interaction, the group dynamics, and the climate that's established. Because the
process is silent, it's harder to pinpoint. It's the aspect of most meetings that's largely unseen and often
ignored, while people are focused on the content.
When the person leading the meeting offers an opinion with the intent of influencing the outcome of
discussions, he or she is acting as the “content leader.” When a facilitator offers tools and focuses on managing
member interaction, he or she is acting as the “process leader.”
CONTENT PROCESS
What How
It is important to note that, while facilitators are totally unassertive about the content under discussion, they
are very assertive in the way they manage the process elements. This assertiveness is needed to deal with
conflict, make interventions, and help the group when it gets stuck.
At first glance, facilitation may seem like a rather vague set of “warm and fuzzy,” people-oriented stuff. But as
you'll learn, it's actually a highly structured and assertive set of practices with a rich set of tools and techniques.
Once you understand these techniques and learn how to apply them, you'll immediately see substantial
improvement in the overall performance of any group.
28
Facilitation Tools
As a facilitator you'll have an extensive set of tools at your disposal. These tools fall into two categories: the
core practices and the process tools.
The core practices, which are rooted in the manner, style, and behavior of the facilitator, include:
staying neutral
listening actively
asking questions
paraphrasing continuously
summarizing discussions
recording ideas
synthesizing ideas
keeping on track
testing assumptions
The process tools, which are structured activities that provide a clear sequence of steps, include:
visioning
force-field analysis
brainstorming
priority setting
surveys
root-cause analysis
gap analysis
decision grids
Understanding each of these tools and how to use them is a vital part of any facilitator's job.
29
Another random document with
no related content on Scribd:
kuulumaton seikka: tultuaan Moskovasta hän oli jo ensimmäisenä
päivänä kokonaan ja peruuttamattomasti antautunut sen hehkuvan
ja järjettömän intohimon valtaan, jota hän tunsi Katerina Ivanovnaa
kohtaan. Tässä ei ole syytä ryhtyä kertomaan tuosta Ivan
Fjodorovitšin uudesta intohimosta, joka sitten löi leimansa koko
hänen elämäänsä: tämä kaikki voisi olla pääjuonena aivan toisessa
kertomuksessa, toisessa romaanissa, josta en tiedä, ryhdynkö
koskaan sitä kirjoittamaan. Mutta en voi nyt tässä kuitenkaan olla
mainitsematta sitä, että kun Ivan Fjodorovitš mennessään, kuten
olen jo kertonut, yöllä Aljošan kanssa pois Katerina Ivanovnan luota
sanoi Aljošalle: »Minä en välitä hänestä», — niin hän sillä hetkellä
valehteli hirveästi: hän rakasti mielettömästi Katerina Ivanovnaa,
vaikka totta oli sekin, että hän joinakin hetkinä vihasi tätä siinä
määrin, että olisi voinut vaikka tappaa hänet. Tässä yhtyi monta
syytä: aivan järkytettynä Mitjaa kohdanneesta asiasta Katerina
Ivanovna lyöttäytyi hänen luokseen palanneeseen Ivan Fjodorovitšiin
kuin jonkinlaiseen pelastajaansa. Hänen tunteitaan oli loukattu,
häntä oli halvennettu. Mutta nyt ilmestyi taas mies, joka oli ennenkin
häntä niin paljon rakastanut, — oi, hän tiesi sen varsin hyvin, — ja
jonka älyä ja sydäntä hän aina oli pitänyt niin suuressa arvossa.
Mutta ankara tyttö ei antautunut kokonaan uhriksi, huolimatta
häneen rakastuneen Ivanin toiveitten koko karamazovilaisesta
hillittömyydestä ja kaikesta Ivanin hurmautumisesta häneen.
Samaan aikaan tyttöä kuitenkin yhtä mittaa kiusasi katumus siitä,
ettei hän ollut uskollinen Mitjalle, ja ankaran riidan hetkinä Ivanin
kanssa (ja näitä hetkiä oli monta) hän suoraan lausui tämän julki
Ivanille. Tätä juuri Ivan olikin Aljošan kanssa puhuessaan nimittänyt
»valheeksi valheen päällä». Siinä tietysti todella olikin paljon
valhetta, ja tämä kaikkein enimmän suututti Ivan Fjodorovitšia…
mutta kaikesta tästä myöhemmin. Sanalla sanoen, hän oli joksikin
aikaa miltei unohtanut Smerdjakovin. Ja kuitenkin kahden viikon
kuluttua hänen ensimmäisestä käynnistään tämän luona alkoivat
häntä taas kiusata samat omituiset ajatukset kuin ennenkin. Riittää,
kun sanomme, että hän alkoi myötäänsä kysellä itseltään: miksi hän
silloin, ollessaan viimeistä yötä Fjodor Pavlovitšin talossa ennen
lähtöään, oli hiipinyt hiljaa kuin varas portaille ja kuunnellut, mitä isä
alhaalla tekee? Miksi hän muisteli tätä inhoten, miksi hänen
mielensä seuraavana aamuna matkalla yhtäkkiä oli tullut niin
surulliseksi ja miksi hän Moskovaan tultaessa oli sanonut itselleen:
»Minä olen roisto!» Ja nyt hän kerran tuli ajatelleeksi, että kaikkien
näitten kiusallisten ajatusten tähden hän kenties on valmis
unohtamaan Katerina Ivanovnankin, niin voimakkaasti ne yhtäkkiä
taas saivat hänet valtaansa! Juuri kun hän tätä ajatteli, hän kohtasi
Aljošan kadulla. Hän pysähdytti heti hänet ja kysyi häneltä yhtäkkiä:
7.
— Sinä ajattelit siis silloin, lurjus, että minä yksissä tuumin Dmitrin
kanssa tahdoin tappaa isän?
— Hyvä on, — lausui hän viimein, — sinä näet, että minä en ole
hypännyt paikaltani, en ole pieksänyt sinua, en tappanut sinua. Jatka
puhettasi: sinun käsityksesi mukaan minä siis ennakolta määräsin
veli Dmitrin tekemään sen, toivoin hänestä apua?
Orja ja vihamies
D. Karamazov.»
Kun Ivan oli lukenut »asiakirjan», niin hän tuli täysin vakuutetuksi.
Murhaaja oli siis hänen veljensä eikä Smerdjakov. Ei Smerdjakov,
siis ei myöskään hän, Ivan. Tämä kirje sai yhtäkkiä hänen silmissään
matemaattisen todistuksen merkityksen. Hänellä ei voi enää olla
mitään epäilyksiä, etteikö Mitja olisi syyllinen. Semmoista epäluuloa,
että Mitja oli voinut murhata yhdessä Smerdjakovin kanssa, ei
koskaan ollut Ivanin mielessä ollut eikä se sopinut yhteen
tosiseikkain kanssa. Ivan oli täydellisesti rauhoittunut. Seuraavana
aamuna hän tunsi vain halveksimista muistellessaan Smerdjakovia
ja tämän ivallisia puheita. Muutaman päivän kuluttua hän ihan
ihmetteli, kuinka oli voinut niin syvästi loukkaantua tämän
epäluuloista. Hän päätti halveksia Smerdjakovia ja unohtaa hänet.
Näin meni kuukausi. Smerdjakovista hän ei enää kysynyt
keneltäkään mitään, mutta kuuli pari kertaa sivumennen tämän
olleen hyvin sairaana ja päästään sekaisin. »Hän kuolee hulluna»,
sanoi hänestä kerran nuori lääkäri Varvinski, ja tämä jäi Ivanille
mieleen. Tämän kuukauden viimeisellä viikolla Ivan itse alkoi tuntea
olevansa hyvin huonovointinen. Lääkärin kanssa, jonka Katerina
Ivanovna oli Moskovasta tilannut ja joka oli saapunut juuri vähän
ennen kuin tuomio julistettiin, hän oli jo käynyt neuvottelemassa. Ja
juuri tähän aikaan hänen suhteensa Katerina Ivanovnaan kärjistyivät
äärimmilleen. He olivat ikäänkuin kaksi toisiinsa rakastunutta
vihamiestä. Katerina Ivanovnan hetkelliset, mutta voimakkaat
kiintymyksen puuskat Mitjaan saivat Ivanin aivan raivostumaan.
Omituista oli, että ihan viimeiseen kohtaukseen saakka, jonka
kuvasimme tapahtuneen Katerina Ivanovnan luona, kun sinne
saapui Mitjan luota Aljoša, ei hän, Ivan, ollut koko kuukauden aikana
kertaakaan kuullut Katerina Ivanovnan epäilevän Mitjan syyllisyyttä
huolimatta kaikista tämän »palaamisista» takaisin Mitjan ystäväksi,
joita Ivan niin suuresti vihasi. Merkillistä on sekin, että hän tuntien
vihaavansa Mitjaa päivä päivältä yhä enemmän samalla ymmärsi,
ettei hän vihannut häntä Katjan »palaamisten» takia, vaan
nimenomaan siksi, että hän oli tappanut isän! Hän tunsi ja tiesi
tämän itse täydelleen. Siitä huolimatta hän kymmenkunta päivää
ennen tuomion lankeamista kävi Mitjan luona ja esitti tälle
pakosuunnitelman, — suunnitelman, jonka hän ilmeisesti oli jo kauan
sitten miettinyt. Paitsi tärkeintä syytä, joka oli saanut hänet astumaan
tämmöisen askelen, vaikutti siihen myös eräs Smerdjakovin pikku
sana, joka oli raapaissut hänen sydämeensä parantumattoman
haavan, nimittäin se, että hänelle, Ivanille, muka oli edullista, että
hänen veljeään syytettiin, sillä silloin isältä peritty rahasumma
kohoaa hänen ja Aljošan osalta neljästäkymmenestätuhannesta
kuuteenkymmeneentuhanteen. Hän päätti omasta puolestaan uhrata
kolmekymmentätuhatta järjestääkseen Mitjan paon. Palatessaan
silloin tämän luota hän oli hirveän surullisella ja ahdistuneella
mielellä: hänestä oli äkkiä alkanut tuntua, ettei hän tahdo pakoa
ainoastaan sen vuoksi, että saisi uhrata kolmekymmentätuhatta ja
parantaa sydämeensä raapaistun haavan, vaan jostakin muustakin
syystä. »Senköhän vuoksi, että sydämessäni minäkin olen
samanlainen murhaaja?» kysyi hän itseltään. Jokin kaukainen, mutta
polttava tuska kirveli hänen sieluaan. Tärkeintä oli, että koko tämän
kuukauden aikana hänen ylpeytensä oli kärsinyt, mutta tästä
edempänä… Tarttuessaan asuntonsa ovikellon ripaan sen jälkeen
kuin oli keskustellut Aljošan kanssa ja päättäessään yhtäkkiä mennä
Smerdjakovin luo Ivan Fjodorovitš toimi erään erikoisen, yhtäkkiä
hänen rinnassaan kiehahtaneen pahastumisen vallassa. Hän oli
äkkiä muistanut, miten Katerina Ivanovna äsken juuri oli huudahtanut
hänelle Aljošan läsnäollessa: »vain sinä, yksistään sinä olet saanut
minut uskomaan, että hän (t.s. Mitja) on murhaaja!» Muistettuaan
tämän Ivan ihan jähmettyi: ei koskaan elämässä hän ollut koettanut
saada Katerina Ivanovnaa vakuutetuksi, että murhaaja on Mitja,
päinvastoin hän oli vielä epäillyt itseään hänen edessään silloin kun
oli palannut Smerdjakovin luota. Päinvastoin hän, Katerina Ivanovna,
oli pannut silloin hänen eteensä »asiakirjan» ja näyttänyt toteen
veljen syyllisyyden. Ja nyt juuri hän yhtäkkiä huudahtaa: »Minä olen
itse ollut Smerdjakovin luona!» Milloin hän on ollut? Ivan ei tietänyt
mitään tästä. Katerina Ivanovna ei siis ole niinkään vakuutettu Mitjan
syyllisyydestä! Ja mitä on Smerdjakov saattanut hänelle sanoa?
Mitä, mitä hän on hänelle sanonut? Kauhea viha syttyi Ivanin
sydämeen. Hän ei käsittänyt, miten hän oli voinut puoli tuntia
aikaisemmin antaa noitten Katerina Ivanovnan sanojen livahtaa
ohitseen rupeamatta silloin heti huutamaan. Hän jätti ovikellon
sikseen ja lähti rientämään Smerdjakovin luo. »Minä tapan hänet
kenties tällä kertaa», ajatteli hän matkalla.
8.
— En mitään.
— Mitenkä et mitään?