e-Granthalaya

A Digital Agenda for Library Automation and Networking

ई-ग्रंथालय मार्गदर्शगका

चेतन टाकसाळे
इद्रीश खान

प्रथम मराठी आवत्त

ृ ी (२०१७)

मार्गदशगक : श्री. आर.के मटोररया

तांत्रिकी संचालक
राष्ट्रीय सच
ू ना केंद्र, नवी ददल्ली

संपकग :
सॉफ्टे क सोल्युशन्स अँड सर्वगसेस
प्लॉट १९८ मनीषा अपाटग मेंट यशवंत नर्र
तळे र्ाव दाभाडे, पण
ु े महाराष्ट्र- ४१०५०७
ई-मेल : chetan.taksale@outlook.com
मोबाईल- 7387932700
1
 अनुक्रमणणका
अनु.क्र र्वषय पान क्र.

1. e-Granthalaya Introduction 4

2. Library Automation 5

3. Important Tips 7

4. How to Open e-Granthalaya 3.0 8

5. Admin Module 11

6. Data Entry 21

7. Circulation 25

8. Email Integration 40

9. How to Generate Barcode Lables 45

10. Book Acquisition 48

11. Serials 65

12. Library Budget 95

13. Search 105

14. How to Make OPAC 106

2
 प्रस्तावना

ई-ग्रंथालय आज्ञावली सन २००३ मध्ये प्रर्सद्ध झाली असन

ू सदर आज्ञावलीच्या चार मख्
ु य आवत्त्ृ या
प्रर्सद्ध झाल्या आहे त यामध्ये e-G 1.0 e-G 2.0 e-G 3.0 e-G 4.0 या मख्
ु य तसेच तयांच्या वेळोवेळी
सध
ु ाररत आवत्त
ृ ी प्रर्सद्ध झाल्या आहे त यामळ
ु े दह आज्ञावली भारताच्या कानाकोपऱ्यामध्ये सामार्वष्ट्ट झाली आहे
सदर आज्ञावली पंतप्रधान कायागलापासन
ू ते प्रतयेक खेडोपाड्यातील शालेय ग्रंथालायांपयंत पोहोचलेली ददसन
ू येत
आहे .

ई-ग्रंथालय आज्ञावलीचा मुख्य उद्दे श प्रतयेक ग्रंथालय संर्णकीकृत व्हावे यासाठी सदर आज्ञावली एन.आय.सी
(भारत सरकार) यांच्या मार्गत मोर्त उपलब्ध करून दे ण्यात आली आहे तसेच आज्ञावलीचे प्रर्शक्षण भारतातील
र्वर्वध राजयांमध्ये मोठ्याप्रमाणावर पार पाडण्यात आले आहे तसेच प्रतयेक राजयामध्ये जिल्हापातळीवर राष्ट्रीय
सूचना केंद्रांचे कायागलये मदतीसाठी असल्यामुळे या आज्ञावलीने लोकांच्या मनामध्ये र्वश्वास ननमागण केला आहे .

ई-ग्रंथालय आज्ञावलीवर मी सन २०११ पासून कायगरत आहे आज्ञावलीमधील प्रतयेक मोड्यूल्सचा संपूणग बारकाईने
अभ्यास करून मी डडसेंबर २०१३ मध्ये यशदा या महाराष्ट्र शासनाच्या (राजय प्रर्शक्षण संस्थेमध्ये) प्रथम
राजयस्तरीय इ-ग्रंथालय आज्ञावलीचे प्रर्शक्षण ददले यामध्ये वेर्वेर्ळ्या राजयातील ग्रंथपाल प्रर्शक्षण घेण्यासाठी
आले होते महाराष्ट्र तसेच भारतातील अनेक राजयांमध्ये आम्ही िाऊन इ-ग्रंथालय आज्ञावलीचे मार्गदशगन तसेच
प्रर्शक्षण ददले यामध्ये भारतीय नौसेना,आयकर र्वभार्, केंद्रीय र्वद्यालय असे अनेक र्वभार्ांच्या ग्रंथालयाचे
संर्णकीकरण करण्यामध्ये आम्ही सहभार्ी झालो आहोत तसेच यशवंतराव चव्हाण महाराष्ट्र मुक्त र्वद्यापीठ,
नार्शक यांच्या ज्ञानर्ंर्ोिी तसेच KLA Research Journal या मार्सकामध्ये ई-ग्रंथालय आज्ञावलीचे महतव व
उपयुक्तता असे दोन लेख प्रर्सद्ध झाले आहे त.

महाराष्ट्रामध्ये अनेक ग्रंथालयामध्ये आम्ही ई-ग्रंथालय आज्ञावली पोहचवली असल्यामळ

ु े महाराष्ट्रातील
उपयोर्कतयांना या आज्ञावलीचा िास्तीत िास्त कसा उपयोर् होईल याउद्दे शाने मी मराठी भाषेमध्ये(स्थाननक
भाषेमध्ये) ई-ग्रंथालय आज्ञावलीच्या मार्गदर्शगकेचे भाषांतर केले आहे सदर भाषांतर केल्यामुळे िास्तीत िास्त
ग्रंथालयांपयंत दह आज्ञावली पोहोचवण्याचा आमचा उद्दे श आहे .

मार्गदर्शगका बनर्वण्यासाठी मला मोलाचे मार्गदशन श्री. आर.के मटोररया, तांत्रिकी संचालक, राष्ट्रीय सूचना केंद्र,
नवी ददल्ली यांचे लाभले तसेच माझे सहकारी इद्रीश खान व सदर मार्गदर्शगका तपासण्याचे बहुमुल्य काम डॉ.
ं े महार्वद्यालय, मेढा यांनी केले मी या सवांचा मनापासून ऋणी
सुधीर नर्रकर, ग्रंथपाल आमदार शर्शकांत र्शद
आहे .

धन्यवाद

चेतन टाकसाळे
सॉफ्टे क सोल्यश
ु न्स अँड सर्वगसेस
तळे र्ाव दाभाडे, पण
ु े महाराष्ट्र
3
 ई-ग्रंथालय आज्ञावली मार्गदर्शगका

(e-Granthalaya software Manual)

संगणकीकरण आज काळाची गरज असल्यामळ

ु े तंत्रज्ञानाने प्रत्येक क्षेत्रात
महत्वाचे स्थान प्राप्त केले आहे त्यामळ
ु े दैंनददन जीवनातील प्रत्येक घडामोडी तंत्रज्ञानावर
अवलंबन
ू आहे त (उदा. भ्रमणध्वनी, इंटरनेट, वाहने) अशी बरीच साधने आहे त ज्याच्याशशवाय
माणसांचे जीवन ववस्कळीत होऊ शकते.

ग्रंथालय व मादहतीशास्त्र शाखेत सवव स्तरावर कायवक्षमता वाढवन

ू गततमान ग्रंथालय प्रशासन
होण्याकररता राज्यातील सवव ग्रंथालयीन अधधकारी/कमवचारी वंद यांना संगणक प्रशशक्षण तसेच
ग्रंथालय आणण मादहतीशास्त्र क्षेत्रात होणाऱ्या अनेक तांत्रत्रक/आधतु नक घडामोडी यांचे वेळोवेळी
प्रशशक्षण शमळणे आवश्यक असते जेणेकरून ग्रंथपाल आजच्या धावपळीच्या यग
ु ासोबत जोडल्या
जाऊ शकेल. डडजीटल इंडडयाच्या संकल्पनेतून संपण
ू व भारत एकमेकांशी संगणकाने जोडण्याचे
काम दे शपातळीवर सरु
ु आहे . त्यामध्ये ग्रंथालयाचा तसेच ग्रंथपालाचा खुप मोठा वाटा आहे .
त्यामळ
ु े प्रत्येक ग्रंथालय हे संगणकीकत असणे आज काळाची गरज बनली आहे .

१. ग्रंथालय क्षेत्रा संबंधधत कायदे . (Library Laws)

२. संगणक प्रशशक्षण (Computer Training)
३. ग्रंथालय संगणकीकरण (Library Automation)
४. डडजीटल ग्रंथालय (Digital Library)
५. ई-गव्हनवन्स (e-Governance)
६. ई-ऑफिस (e-Office)
७. तंत्रज्ञानातील नवीन घडामोडी (New Trends in Technology)
८. सप्र
ु शासन व्यवस्थापकीय कौशल्य (Good Governance)
९. आस्थापनेववषयक कामकाज (Establishments)
१०. मादहती अधधकार (Right to Information)
११. महारष्ट्र नागरी सेवा तनयम (Maharashtra Civil Services Rules)

4
 असे अनेक ववषय आहे त जे आज संगणकाशी जोडण्यात आले आहे त ज्यांना ग्रंथलास सामोरे
जावे लागते म्हणन
ू ग्रंथपाल हा सववगण
ु संपन्न असावा त्यासाठी ग्रंथपालाने कायम संगणक
इंटरनेट तथा दै नंददन जीवनात घडणाऱ्या आधतु नक घडामोडी यांचा आभ्यास करून स्वतःला
अद्ययावत ठे वणे गरजेचे आहे ग्रंथपाल हा शाळा.महाववद्यालये, शैक्षणणक संस्था, शासकीय
कायावलये यांच्यातील महत्वाचा दव
ु ा आहे त्याच्याकडे सवव क्षेत्रातील मादहती उपलब्ध असते परं तु
आजच्या डडजीटल इंडडयाच्या संकल्पनेतन
ू ग्रंथपालाकडे सवव मादहती ई-िॉमव मध्ये असणे गरजेचे
आहे जेणेकरून ग्रंथपाल हवे तेव्हा मादहती या दठकाणाहून त्या दठकाणी ताबडतोब पोहचवू
शकतो.

ग्रंथालय संगणकीकरण :

ग्रंथालय संगणकीकरण आज काळाची गरज बनलेली आहे प्रत्येक क्षेत्रात संगणकाचा वापर
झपाट्याने वाढत आहे ग्रंथालयातील सवव प्रफिया म्हणजेच दे वघेव,ग्रंथ नोंदी, साठा पडताळणी
असे महत्वाची कामे अगोदर हस्तशलणखत स्वरुपात केली असायची परं तु आता सदर कामाची
जागा संगणकाने घेतली असल्याने ग्रंथालयाचे संगणकीकरण करणे गरजेचे बनले आहे .ग्रंथालय
संगणकीकरण म्हणजेच ग्रंथालयातील प्रफिया (दे वघेव,ग्रंथ नोंद, बारकोडडंग,) संगणकाद्वारे फकंवा
ग्रंथालय आज्ञावली द्वारे करणे होय.

ग्रंथालय संगणकीकरणासाठी सववप्रथम ग्रंथालय आज्ञावली असणे अततशय महत्वाचे आहे

आज्ञावली मध्ये तीन प्रकार आहे त १. खाजगी आज्ञावली (Commercial Software) २.
मक्
ु तद्वार आज्ञावली (Open Source Software) ३. मोित आज्ञावली (Freeware
Software) यापैकी राष्ट्रीय सच
ू ना केंद्र, भारत सरकारने ई-ग्रंथालय (e-Granthalaya)
नामांफकत मोित आज्ञावली ववकशसत केलेली आहे . सदर ई-ग्रंथालय आज्ञावली
संगणकीकरणासाठी संपण
ू व भारतातील शाळा, महाववद्यालये, शासकीय संस्था यांना मोित
उपलब्ध करून ददली आहे जेणेकरून ग्रंथालय संगणकीकरणात जागरूकता तनमावण होऊन
ग्रंथालयाचा अधधकाधधक ववकास होईल.

5
 ई-ग्रंथालय अज्ञावली मध्ये एक पररपण
ू व ग्रंथालयास उपयक्
ु त असे महत्वपण
ू व मोड्यल्
ू स NIC
ने उपलब्ध करून ददले आहे त ते खालील प्रमाणे.

१. सरळ सोपी ग्रंथांची नोंदी (Easy Book Data Entry)

२. ग्रंथ दे व घेव (Book Issue-Return)
३. सभासद नोंदी (Member Registration)
४. माशसके नोंदी (Serials)
५. बारकोडडंग (Barcoding)
६. ओळखपत्र (Identity Cards)
७. साठा पडताळणी (Stock Verification)
८. आर.एि.आय.डी (RFID)
९. वावषवक अंदाज पत्रक (Budget)
१०. ई-क्क्लवपंग (e-Clippings)
११. ओपॅक (OPAC)

6
असे महत्वाचे संपण
ू व मद्
ु दे या आज्ञावली मध्ये आपणास मोित उपलब्ध करून दे ण्यात आले
आहे त. त्यामळ
ु े प्रत्येक ग्रंथापालाने या आज्ञावलीचा उपयोग करून आपले ग्रंथालय संगणकीकरण
करावे यासाठीच ई-ग्रंथालय User Manual चे मराठीमध्ये भाषांतर करत आहे जेणेकरून
जास्तीत जास्त ग्रंथालायापयंत दह अज्ञावली पोहचावी.

महतवाच्या टीप
IMPORTANT NOTE
ई-ग्रंथालय आज्ञावलीमध्ये आपणास २४ भाषांमध्ये ग्रंथांची नोंद करता येते तयामळ
ु े सदर
आज्ञावली समिून घेण्यास अतयंत सोपी आहे .
ADD NEW : ई-ग्रंथालय आज्ञावली मध्ये कोणतीही नोंद करण्यासाठी ADD NEW या
बटनाचा वापर वेळोवेळी करावा लागतो सभासदाच्या, ग्रंथाच्या, माशसकाच्या, फकवा इतर
ग्रंथालयातील महत्वाच्या नोंदी करण्यासाठी आपल्याला ADD NEW या बटनाचा वापर करावाच
लागतो.
EDIT : हा पयावय आहे त्यावर क्क्लक केल्यावर सदर नोंदी आपण पन
ु ः दरु
ु स्त करू शकतो
ु ी झाली असल्यास फकंवा सदर नोंदी मध्ये एखादी मादहती
सदर ग्रंथ नोंदीमध्ये काही चक
भरावयाची रादहल्यास EDIT बटन प्रेस करून आपल्याला सदर नोंदी दरु
ु स्त करून UPDATE
म्हणता येते.
DELETE : ग्रंथपालाकडून काहीवेळेस काही नोंदी चक
ु ीच्या होतात अथवा काही वेळेस सदर
भरलेली मादहती आपणास DELETE करावयाची असते ती EDIT या पयावयाखालीच असते
सदर नोंदी तनवडल्यावर आपल्या समोर उजव्या हाताला DELETE असा पयावय ददसेल त्यावर
क्क्लक केल्यावर सदर नोंद DELETE होते.
SAVE: प्रत्येक नोंद घेतल्यावर ती नोंद आपल्याला SAVE करुन ठे वावे लागते त्यासाठी
प्रत्येक िॉमव वर SAVE हा पयावय ददसेल प्रत्येक नोंद झाल्यावर SAVE करावे अन्यथा आपण
भरलेली मादहती सरु क्षक्षत राहत नाही.

7
 अज्ञावली सरु
ु करणे
(HOW TO OPEN SOFTWARE)

संगणक सरु
ु केल्यावर संगणकाच्या डेस्कटॉपवर ई-ग्रंथालय आज्ञावलीचे धचन्ह असेल
त्यावर डबल क्क्लक केल्यावर ई-ग्रंथालयातील भाषा तनवडण्याचा िम येईल तेथे इंग्रजी भाषा
तनवडा.

SELECT LIBRARY

भाषा पयावय तनवडल्यावर आपल्या समोर ग्रंथालय तनवडण्याचा पयावय येईल त्यामध्ये एकच
महाववद्यालयातील वेगवेगळ्या ववभागाच्या अनेक ग्रंथालायंचा समावेश ई-ग्रंथायामध्ये करता
येतो त्यापैकी आपले ग्रंथालय तनवडून OK म्हणावे

8
 लॉर् इन करणे:

LOGIN TO E-GRANTHALAYA

ग्रंथालय तनवडल्यानंतर लॉग इन व ई ग्रंथालय अज्ञावली चे मख्

ु य पष्ट्ठ आपल्या समोर येईल ते
आल्यावर USER CODE DROPDOWN मधन
ू SELECT केल्यावर PASSWORD टाकावे
व OK म्हणावे.

WELCOME TO E-GRANTHALAYA पासवडव टाकल्यावर आज्ञावली मध्ये प्रवेश होतो

त्यावेस आपल्याला WELCOME TO E-GRANTHALAYA असा संदेश येतो त्यावर OK
म्हणल्यावर आपण ई-ग्रंथालयातील सवव मोड्यल्
ू स मध्ये प्रवेश करू शकतो.

9
10
 ADMIN MODULE

(ई-ग्रंथालयातील प्रत्येक मोड्यल्

ू स ADD NEW बटनानेटच आज्ञावली मध्ये समाववष्ट्ट
करता येते.)

MASTER DATA

(मख्
ु य डेटा): MASTER DATA ग्रंथपालाने तयार करावयाचा असतो ई-ग्रंथालय आज्ञावली
मध्ये वेळोवेळी आपल्याला काही िॉमवची आवश्यकता लागते ते िॉमव एकदाच एकादठकाणी भरून
ठे वले असता आपल्याला वेळोवेळी त्याचा उपयोग करता येतो म्हणून MASTER DATA हे
मोड्यल
ू ई-ग्रंथालय अज्ञावली मध्ये अत्यंत महत्वाचे आहे यामध्ये

11
ADD USER : या मोड्यल
ू मध्ये ग्रंथालयातील समन्वय, ग्रंथपाल /सहाय्यक ग्रंथपाल /ग्रंथालय
शलवपक यांना ग्रंथालय आज्ञावली वापरण्यासाठी परवानगी दे ण्यात येते. यामध्ये ग्रंथालय
आज्ञावली वापर करणाऱ्यांची मादहती आपणास येथे भरता, पन
ु ः दरु
ु स्ती , अथवा हटवता येऊ
शकते. सदर मोड्यल
ू मध्ये प्रत्येक ग्रंथालय अधधकारी/कमवचारी यांना वेगळा यज
ु र नेम आणण
पासवडव दे ता येतो. प्रत्येकाला यज
ु र कोड दे ता येतो जेणे करून त्याने केलेल्या कामाची पडताळणी
आपणास त्याच्या कोड वरून करता येऊ शकते. तसेच प्रत्येक अधधकारी/कमवचारी यांना ग्रंथालय
आज्ञावलीमधील मोड्यल
ू ची कामतनहाय वाटप करता येते.

उदा. ग्रंथापालास – ADMIN,BOOK ACQUISITION ,BUDGET सहाय्यक ग्रंथपालास

CATALOUGING, CIRCULATION, SERIALS, SEARCH तसेच ग्रंथालय शलवपकास
BUDGET असे कामातनहाय सवव ग्रंथालयाचे कामांचे वाटप या अज्ञावलीद्वारे करता येते .

12
LETTER TEXT : या मोड्यल्
ू समध्ये ग्रंथालयातील होणारे पत्रव्यवहार जे कागदोपत्री होतात ते
यादठकाणी ई-िॉमव मध्ये आपणास शमळतात मास्टर डेटा मध्ये दस
ु ऱ्या िमांकावर हे मोड्यल
ु
आहे यामध्ये आपण कोणतेही मेसेज अथवा पत्र सेव करून ठे ऊ शकतो व जेव्हा गरज पडेल
त्यावेळेस िक्त पत्ता व नाव बदलन
ू आपण ज्याला हवे त्याला ते ई-मेलवर पाठवू शकतो तसेच
त्याची वप्रंटदह घेऊ शकतो.

उदा. १. ग्रंथालयात पस्

ु तकांची खरे दी करण्यासाठी प्राचायव, ववभागप्रमख
ु यांची परवानगी घ्यावी
लागते त्यासाठी APPROVAL LETTER तसेच परवानगी शमळाल्या नंतर कामाचे आदे श
पस्
ु तक वविेत्यांना द्यावी लागते त्यासाठी ORDER LETTER तसेच ग्रंथालयातील सभासदांचे
पस्
ु तक ववलंब झाल्यास त्यास REMINDER LETTER आपणास द्यावे लागते त्यासाठी या
मोड्यल्
ू सचा अत्यंत महत्वाचा उपयोग येथे होतो.

LIBRARY SECTIONS :

प्रत्येक ग्रंथालय ववभाग तनहाय वग्रीकत केलेले असते त्यामध्ये संदभव ग्रंथ ववभाग, मासीके
ववभाग, बक
ु बँक,धाशमवक ग्रंथ असे अनेक ववभागामध्ये ग्रंथांची ववभागणी केलेली असते
13
ग्रंथालयात येणाऱ्या ग्रंथांची ग्रंथालय दाखलअंक नोंदवहीमध्ये नोंदणी झाल्यावर ग्रंथाची
ववभागानस
ु ार मांडणी केली जाते ववभागानस
ु ार ग्रंथांची मांडणी केल्याचा िायदा इतकाच होतो फक
ग्रंथालयात सभासद आल्याबरोबर ग्रंथपालास त्वररत ग्रंथाचे स्थान जागेवर बसल्या बसल्या
सांगता येते.

LIBRARY COMMITTEE : प्रत्येक ग्रंथालयात ग्रंथ तनवडीसाठी तसेच ग्रंथालयातील दै नंददन

कामकाजासाठी एक ग्रंथालय सशमती गठीत केलेली असते त्या कशमटीची मादहती आपणास सदर
मोड्यल
ु मध्ये भरावी लागते. सदर सशमतीचे नाव, सभापती,सदस्य ततचा कालावधी अशी काही
महत्वाची मादहती आपणास द्यावी लागते. ती मादहती आपणास वेळोवेळी ग्रंथांची नोंद, BOOK
ACQUISION,CATALOUGING,SERIALS, या महत्वाच्या मोड्यल्
ू स मध्ये होते.

14
ADD NEW : कशमटी या मोड्यल्
ू सच्या अंतगवत गेल्यावर उजव्या हाताला ADD NEW हा
पयावय आहे त्यावर क्क्लक केल्यावर सदर खालील मादहती आपणास भरावी लागते .

COMMITTEE NAME : गठीत करण्यात येणाऱ्या सशमतीचे नाव येथे द्यावे.

CHAIRMAN : ग्रंथालयात गठीत करण्यात येणाऱ्या सशमतीच्या सभापतीचे नाव येथे द्यावे .

MEMBERS : सदर सशमतीचे इतर सभासदांचे नाव येथे द्यावीत.

START DATE/END DATE : सशमती स्थापन झाल्याची ददनांक तसेच सशमती बरखास्त
करण्याची ददनांक येथे द्यावी कोणतीही सशमती गठीत केल्यावर साधारण एक वषव असते .

DESCRIPTION : सशमती बद्दल थोडी मादहती येथे द्यावी.

15
LIBRAY DETAILS : ग्रंथालायची सववस्तर मादहती या मोड्यल्
ू स मध्ये आपणास भरता येते
LIBRARY DETAILS, MORE DETAILS, ABOUT LIBRARY असे तीन िॉमव मध्ये
ग्रंथालायाची संपण
ू व मादहती आपणास भरता येते. LIBRARY DETALS मध्ये ग्रंथालायचे नाव,
स्थळ ,शहर,संचालक,संपण
ू व पत्ता ई.मादहती भरवायची असते

MORE DETIALS : या िॉमवमध्ये ग्रंथालयाची संपकव मादहती भरली जाते त्यामध्ये

ग्रंथपालाचे नाव, िॅक्स,िोन नंबर,ग्रंथालाची वेळ,ई-मेल,वेबसाईट इ. महत्वाची मादहती असते

ABOUT LIBRARY : यामध्ये ग्रंथालयाच्या संचालक मंडळाची मादहती सववस्तर भरता येते .
तसेच ग्रंथालय व ग्रंथालायातील सेवांबद्दल यामध्ये मद्
ु दे सद
ू महती नमद
ू करता येते.

दह सवव मादहत अचक

ू भरावी कारण दह सवव मादहती ग्रंथालयांच्या OPAC वर ददसते ज्याच्या
सहाय्याने ग्रंथालय सभासद ग्रंथालाचा वापर योग्य पद्धतीने करतो.

16
VENDORS :

प्रत्येक ग्रंथालयाचे ग्रंथ परु वठादार वेगवेगळे असतात त्यांची संपण

ू व मादहती ग्रंथपालाकडे असणे
अत्यंत गरजेचे असते काहीवेळेस अत्यंत तातडीने ग्रंथ मागणी करावयाची असल्यास फकंवा
प्रत्यक्ष परु वठादाराकडे जाऊन खरे दी करावयाची झाल्यास आपल्याला त्याची संपण
ू व मादहती
असणे आवश्यक असते म्हणून ई-ग्रंथालय आज्ञावली मध्ये आपणास VENDOR चा वेगळाच
पयावय उपलब्ध करून ददलेला आहे . सदर िॉमवचा उपयोग ग्रंथांची नोंदी आज्ञावली मध्ये घेताना
BOOK ACQUISITION, CATALOUGING, SERAIAL, BUDGET या मोड्यल्
ू स मध्ये
होते.

ADMIN मोड्यल्
ू स मध्ये MASTER DATA च्या अंतगवत VENDORS
ADD NEW
VENDOR : ग्रंथ परु वठाधरकाचे/फकंवा त्याच्या दक
ु ानाचे नाव येथे द्यावे.
PLACE : ग्रंथ परु वठाधारकाच्या दक
ु ानाचे दठकाण.

ADDRESS : संपण
ू व पत्ता जेणेकरून पत्रव्यवहार केला असता त्यापयंत पत्र पोहचतील असा
संपण
ू व पत्ता येथे द्यावा.

FAX : परु वठाधारकाचा FAX िमांक असणे गरजेचे असते कारण प्रत्येक वेळेस ग्रंथपालास
पत्रव्यवहार करावयास जमेल असे नाही त्यामळ
ु े FAX िमांक असल्यास एखादे महत्वाचे पत्र
फकंवा कायावदेश त्वररत पाठववता येऊ शकतो.

PHONE : परु वठाधारकाचा िोन िमांक आपल्याला संपकावसाठी लागतोच त्यामळ

ु े दरू ध्वनी
िमांक तसेच भ्रमणध्वनी िमांक दोन्ही ग्रंथपालाकडे असणे अत्यावशक आहे .

E-MIAL : परु वठाधारकाचा EMAIL ID द्वारे त्याला काही महत्वाचे पत्र स्कॅन करून आपण
पाठवू शकतो.

WEBSITE : परु वठाधारकाची वेबसाईट आपल्याकडे असल्यास आपण त्याच्याकडे काही नवीन
ग्रंथ आले असतील फकंवा काही नवीन घडमोडो यांचा आढावा घेता येतो.
17
 DATABASE UTILITIES/DATABASE BACKUP :

ADMIN मोड्यल्
ू स मध्ये DATABASE UTILITIES मध्ये DATABASE BACKUP हा पयावय
वापरून आपण आपल्या आज्ञावली मध्ये केलेल्या कामाचा BACKUP घेता येतो. या
मोड्यल्
ू समळ
ु े एका दठकाणी होते व एक DATABASE िाईल तयार होते त्या िाईल मध्ये
आपण ई-ग्रंथालयात केलेल्या सरु वातीपासन
ू चा DATABASE या िाईल मध्ये राहतो काही वेळेस
ई-ग्रंथालय आज्ञावली काही कारणास्तव बंद होते अथवा सदर संगणक बदलतो फकंवा FORMAT
होतो. त्यावेळेस या BACKUP चा उपयोग होतो. आपल्याकडे BACKUP असेल तर आपण हा
BACKUP RESTORE करू शकतो आज्ञावली जशी आहे तशी पन
ु ः अद्ययावत करू शकतो.

18
 SELECT DRIVE :

ई-ग्रंथालय आज्ञावालीचा BACKUP घेणे अत्यंत महत्वाचा असतो आणण त्यावरून जास्त
महत्वाचे तो BACKUP SAVE कुठे करून ठे वायचा हे महत्वाचे असते म्हणूनच येथे आपणास
C/D DRIVE या दोन्ही DRIVE आपल्याला BACKUP घेण्यसाठी ददलेल्या आहे त C
DRIVE हे आपल्या संगणकाची OPERATING SYSTEM असल्यामळ
ु े त्या DRIVE वर डेटा
ठे वणे कधी कधी धोक्याचे त्यामळ
ु े D DRIVE सद्
ु धा या दठकाणी दे ण्यात आला आहे यावर
सद्
ु धा आपण आपला डेटा सरु क्षक्षत ठे ऊ शकतो तसेच अधधक सरु क्षक्षततेसाठी आपण सदर C/D
DRIVE वर सेव असलेला डेटा आपण PENDRIVE फकंवा EXTERNAL HARD DISK यांवर
घेऊन संग्रदहत करून ठे ऊ शकतो.

19
20
 डेटा एन्री करणे:

DATA ENTRY

ग्रंथालयातील सवावत महत्वाचे काम म्हणजे ग्रंथालयात उपलब्ध असलेल्या प्रत्यक्ष ग्रंथांची
नोंद आज्ञावली मध्ये करणे त्यामळ
ु े डेटा एन्रीसाठी ई-ग्रंथालय आज्ञावली मध्ये RETRO-
CONVERSION असे मोड्यल
ू उपलब्ध आहे . आपण CATALOUGING MODULE
मध्ये गेल्यावर लगेचच लाल अक्षरात RETRO-CONVERSION पयावय ददसेल त्यामध्ये
प्रथम लाल रं गामध्ये ADD NEW असा पयावय उजव्या बाजल
ू ा ददलेस ततथे क्क्लक केल्या
बरोबर संपण
ू व मादहतीचे पान ददसेल त्यामध्ये प्रथम ग्रंथाचे शीषवक TITLE असा पयावय
येईल त्यादठकाणी ग्रंथाचे शीषवक आपणास शलहावे लागते.

AUTHOR 1 AUTHOR 2 AUTHOR 3 हे लेखकांचे पयावय येतील त्यामध्ये उपलब्ध

असलेल्या लेखकांची नावे समोर ददलेल्या बाणावर क्क्लक केल्या बरोबर
ALPHABETICALLY शमळतील. जर त्यामध्ये उपलब्ध नसलेल्या लेखकाचे नाव
21
 आल्यास ततथे आपणास AUTHOR DIRECTORY असा पयावय ददसेल ततथे त्या नवीन
लेखकाचे नाव टाकून SAVE बटन प्रेस करावे म्हणजेच सदर लेखकाची नोंद आपल्या
आज्ञावली मध्ये होते नोंद केलेल्या लेखकाचे नाव आपल्याला DROPDOWN मध्ये ददसू
लागते.

EDITION: ग्रंथांच्या लेखकाची नोंद झाल्यावर लगेचच ग्रंथाची आवत्ती (EDITION) म्हणन
ू
पयावय आपणास ददसू लागतो ततथे ग्रंथांची आवत्ती फकतवी आहे ते आपणास भरावे लागते.

PUBLISHER: EDITION भरल्या नंतर PUBLISHER लाल रं गामध्ये पयावय आपणास ददसतो
तीथे AUTHOR प्रमाणेच नोंद करावी लागते. PUBLISHER आपल्याला DROPDOWN मधन
ू
घेता येतो अन्यथा ADD NEW PUBLISHER असा पयावय आपणास समोर येतो त्यावर
क्क्लक केले असता PUBLISHER चे नाव, पत्ता, दठकाण शलहून SAVE बटन प्रेस करावे
लागते.

SUBJECT: ववषय टाकताना आपणास समोर ADD NEW SUBJECT असा पयावय येतो
तेथे क्क्लक केल्यावर आपल्याला CLASS NO. आणण SUBJECT HEADING असे पयावय

22
येतात तेथे मादहती भरावी लागते मग आपण EXIT बटन प्रेस केले असता DROPDOWN
मध्ये आपला ववषय समोर येतो तो आपण तनवडू शकतो.

YEAR: SUBJECT ची नोंद झाल्यावर आपल्या समोर पस्

ु तकाच्या प्रकाशनाचे वषव टाकण्याचा
पयावय येतो तेथे पस्
ु तकाचे प्रकाशन वषव आपणास टाकावे लागते.

CONFERENCE : आपल्याला पानाच्या खालच्या बाजूला CONFERENCE म्हणून पयावय

ु तकाची छापील फकंमत टाकायची असते

ददसेल त्यादठकाणी आपणास पस् (सदर िॉमव हा पयावय
म्हणूनच वापरावा)

SAVE HOLDING : CONFERENCE पयंत नोंद झाल्यावर आपल्याला आपल्या झालेल्या

नोंदी SAVE करून ठे वाव्या लागतात पानाच्या उजव्या हाताला लाल रं गामध्ये SAVE म्हणून
एक पयावय आपणास ददसतो तेथे क्क्लक केल्यावर आपणास OK म्हणन
ू एक पयावय येतो तेथे
क्क्लक केले असता आत्ता पयंतची आपली नोंद SAVE झाली असे ददसन
ू येते.

SAVE झाल्यावर खाली एक आपणास काही पयावय ददसतील त्यामध्ये प्रथम ACC NO., ACC
DATE, VOL,CLASS NO.,BOOK NO, PAGINATION, LOCATION,BINDING,
SECTION
23
वरील सवव मादहती भरल्यानंतर SAVE HOLDING असा पयावय लाल अक्षरात आपणास ददसेल
ततथे क्क्लक केल्यावर नोंद पण
ू व होईल.

ADD TITLES : काही वेळेस एकाच पस्

ु तकाच्या अनेक प्रतत ग्रंथालयात येतात त्यावेळेस
SAVE HOLDING म्हणल्यावर ACC NO. या रकान्यामध्ये सदर प्रतीचे पढ
ु ील ACC NO.
टाकून पन्
ु हा SAVE HOLDING असे म्हणावे क्जतक्या प्रतत आल्या आहे त त्यांचे ACC NO
टाकून SAVE म्हणत जावे सवव प्रतत अवघ्या ५ शमतनटामध्ये नोंदववल्या जातील.

24
 CIRCULATION

दे वघेव र्वभार्

ह्या मोड्यल
ू मध्ये ग्रंथालयातील सवव हालचाली म्हणजेच ग्रंथ दे व घेव करणे तसेच ग्रंथालयातील
सभासद नोंदणी यामध्ये त्यांचा िोटो, भ्रमणध्वनी ि., इ-मेल इ. महत्वाची मादहती जतन करून
ठे वता येते ग्रंथालयात एकूण फकती सभासद आहे त आणण त्यांना एकूण फकती ग्रंथ आपण एका
वेळेस दे ऊ शकतो तसेच सभासदाने ग्रंथालयाची वगवणी वेळेवर भरलेली आहे फकंवा नाही याची
मादहती त्वररत आपणास या आज्ञावली द्वारे त्वररत भेटू शकते. काही वेळेस सभासद ग्रंथ घेऊन
जातात परं तु त्यांना काही कारणास्तव ते वेळेवर परत करता येत नाही अश्यावेळेस ई-ग्रंथालय
आज्ञावली द्वारे सदर सभासदांना ई-मेल द्वारे पत्रव्यवहार करू शकतो. तसेच ग्रंथालय वगवणी
भरल्यावर त्यांना पावती येथे आपणास दे ता येते.

25
MEMBER CATEGORIES: प्रत्येक ग्रंथालयात सभासद असतात परं तु त्या सभासदांच्या
वेगवेगळ्या प्राकारांमध्ये ववभागणी केली असते. शालेय ग्रंथालय असेल तर ववद्याथी, शशक्षक
तसेच साववजतनक असेल तर पाहुणे सभासद, स्टाि असे प्रकारात त्याचे वगीकरण करण्यात येते

नोंद: CIRULATION मोड्यल्

ू स मध्ये MEMBER CATEGORIES या िॉमववरउजव्या हाताला
ADD NEW बटनावर प्रेस केल्यावर CATEGORIES/GROUP रकान्यामध्ये सभासदाची
योग्य ती CATEGORIES भरून खाली SAVE बटनावर प्रेस केल्यावर सदर
सभासदाचीCATEGORIES नोंदवली जाते.

EDIT/DELETE : MEMBER CATEGORIE यािॉमवमध्येGROUP NAME या टे बल मध्ये

सवव सभासदांच्या CATEGORIE असतील त्यापैकी जी CATEGORIE EDIT करावयाची
असेल ततच्यावर क्क्लक करून ततला SELECT कराव उजव्या हाताला असलेले EDIT बटन प्रेस
करात्यानंतर ती CATEGORIE आपणास खाली येतेत्यामध्ये आपल्याला जे हवे ते नावात बदल

26
करून UPDATE बटन वर प्रेस करावे. अथवा ततला DELETE करायची असेल तर EDIT
बटणाच्या खालीच DELETE बटन असते आपणास सदर मादहती DELETE करता येते.

SUB CATEGORIES: येथे ग्रंथालयातील सभासदांचे वगीकरण त्यांच्या संस्थेत असलेल्या

पदानस
ु ार करता येते. उदा . प्राचायव , कायावलयीन अधीक्षक, ग्रंथपाल, टीधचंग , नॉन टीधचंग,
ववदयाथी असेल तर तो कोणत्या वगावचा आहे FY.BCOM, SY.BCOM ,असे वगीकरण येथे
होते आणण प्रत्येक पदाला लागू होणारे ग्रंथ दे वघेव संदभावतले तनयम येथे नमद
ू केले जातात.
उदा. सदर पदावरील सभासदाला फकती ग्रंथ दे ता येतील, तसेच तो ग्रंथ फकती ददवसासाठी दे ता
येईल, ग्रंथ दे ण्यास उशीर झाल्यास भरावयाचा दं ड फकती असेल दह सवव बेशसक मादहती या िॉमव
मध्ये भरता येत.े त्यामळ
ु े ग्रंथपालाच्या दृष्ट्टीने दह मादहती अत्यंत महत्वाची असते.
27
SUB CATEGORIE या मोड्यल
ू मध्ये ADD NEW बटन प्रेस केल्यावर SUB
CATEGORIE िॉमवमध्ये सभासदाचे पद भरावे तसेच खाली ENTITLEMENT या
रकान्यामध्ये सभासदालाफकती पस्
ु तकेद्यावयाची आहे त ते नमद
ू करावे त्यापढ
ु े DUE DAYS या
रकान्यात सभासदाला सदरचे पस्
ु तक फकती ददवसांसाठी द्यावयाचे आहे ते भरावे. FINE या
रकान्यामध्ये सभासदाने ददलेल्या वेळेत पस्
ु तक ग्रंथालयात जमा न केल्यास त्याला प्रत्येक
ददवशी आकारावयाचा दं ड यथे नमद
ू करता येतो. उजव्या हाताला लाल रं गाच्या बटांवर SAVE
म्हणन
ू प्रेस केल्यावर सवव मादहतीSUB CATEGORIE या मोड्यल्
ू स मध्ये SAVE होते.

28
EDIT/DELETE :SUB CATEGORIE मोड्यल्
ू स मध्ये DESIGNATION टे बल मध्ये सवव
सभासदांच्या DESIGNATION असतात त्या पैकी क्जला EDIT कारायावयाची आहे ततला
क्क्लक करा व उजव्या हाताचे EDIT बटन प्रेस करा व आपणास जो बदल करावयाचा आहे तो
आपणास करता करा आणणUPDATE बटन प्रेस करा. UPDATE बटणाच्या खालीच DELETE
बटन आहे त्याला आपणास DELETE सद्
ु धा करता येते.

29
MEMEBER REGISTRATION : या मोड्यल
ू मध्ये सभासदांची मादह ती
भरता/पस
ु ता/अद्ययावत तसेच बारकोड,ओळखपत्र तयार करता येते . यथेआपणास ग्रंथालयातील
एकूण सभासदांची संख्या त्यांच्या नावावर असलेली पस्
ु तके इ. मादहती त्वररत शमळते.

MEMBERSHIP REGISTRATION या मोड्यल

ु मध्ये गेल्यावर उजव्या हाताला लाल रं गामध्ये
ADD NEW बटनावर क्क्लक केल्यावर खाली एक िॉमव येईल त्यािॉमव वर खालील मद्
ु दे
भरायचे आहे त.

30
ID : पदहला रकाना हा ID हा आहे हा ID सॉफ्टवेअर स्वतः तयार करतो त्या मळ
ु े त्या
रकान्यामध्ये काही भरायचे नाही

MEMBER NUMBER : येथे प्रत्येक सभासदाला ग्रंथालयात त्याचे सभासदत्व नोंदवल्यावर

एक सभासद िमांक ददला जात तोच िमांक येथे भरावा.

CATAGORIE : या रकान्यामध्ये DROP DOWN केल्यावर आपण वर CATEGOR IE

यामोड्यल्
ू स मध्ये सभासदाची CATEGORIE टाकलेली आहे ती येथे तनवडायची उदा. STAFF,
STUDENT

SUB-CATEGORIE :या रकान्यामध्ये DROPDOWN केल्यावर आपण सभासदा चे पद

भरलेले आहे त ते तनवड ल्यावर आपल्याला सभासदाची SUB-CATEGORIE समजते . उदा .
प्राचायव, प्राध्यापक, ग्रंथपाल, ववद्याथी असेल तर तो F.Y B.COM.

ADDRESS: येथे ववद्याथी फकवा स्टाि यांचा RES ADDRESS तसेच OFF ADDRESS
संदभावसाठी घेन्यात येतात.

EMAIL-PHONE : सभासदाला संपकावसाठी त्याचा ई-मेल व िोन न. येथे घेण्यात येतो.

यामध्ये सभासदाने ग्रंथ घेव केल्या नंतर त्याच्या ई-मेल अथवा िोन वर SMS येतो याने
सभासदाला पस्
ु तक दे वघेवकरण्याची ददनांक लक्षात ठे वणे सोपे होते. तसेच पस्
ु तक ववलंब
झाल्यास त्याला मेल/एस.एम.एस येतो.

GENDER : येथे DROPDOWN मध्येMALE/FEMALE असे दोन्ही प्रकार टाकले

असल्यामळ
ु े िक्त SELECT करून क्क्लक करावे.

OVERRIDE : सभासदांना SUB-CATEGORIE या मोड्यल्

ू सच्या अंतगवत पस्
ु तकां ची मयावदा
तनक्श्चत केले ली असते त्यापढ
ु े सॉफ्टवेअरद्वारे सभासदाला पस्
ु तक दे व करता येणार नाही. परं तु
OVERWRIDE या िॉमव मळ
ु े ज्या सभासदाला मयावदेपेक्षा जास्त पस्
ु तके द्यावयाची असेल
त्यावेळेस याचा उपयोग होतो . OVERWRIDE च्यापढ
ु े DROPDOWN मध्ये YES /NO
पैकीजोहवा तो पयावय तनवडता येतो. उदा. प्राचायव यांना OVERWRIDE YES करून ठे वावे.
31
ADMISSION DATE : सभासद ग्रंथालयाचे सभासदत्व जेव्हा घेतात ती ददनांक आपल्याला
येथे टाकावी लागते. उदा. ववद्याथी असेल तर कॉलेज सरु
ु झाल्याची ददनांक येथे येईल.

CLOSING DATE : सभासदाचे ग्रंथालयातील सभासदत्व ज्यावेळेस संपणार असते ती ददनांक

आपणास या दठकाणी द्यावी लागते. उदा . ववद्याथी कोलेज चे वषव संपण्याची ददनांक आपणास
द्यावी लागेल.

इ. सवव मादहती भरल्यानंतर उजव्या हाताला SAVE बटन क्क्लक करावे सभासदाचीसंपण
ू व
मादहतीभरलीजाईल.

UPLOAD PHOTO : सभासदाची संपण

ू व मादहती भरून झाल्यावर सभासदाचे नाव
MEMBERSHIP िॉमव मध्ये ददसू लागते त्यामध्ये ज्या सभासदाचा िोटो उपलोड करावयाचा
आहे त्याच्या नावावर क्क्लक करून उजव्या हाताला EDIT बटन प्रेस करावे तसेच त्याच्या खाली
BROWSE ह्या पयावयावर क्क्लक केल्यावर सभासदाचा िोटो संगनकामध्ये स्कॅन करून
ठे वलेल्या जागेवर जाऊन तो SELECT करून OPEN म्हणावे त्यानंतर UPDATE म्हणावे.

32
PRINT ID CARDS : ग्रंथालयातील प्रत्येक सभासदाला ग्रंथालयातिे ओळखपत्र दे ण्यात येते
ओळखपत्र बनववण्यासाठी अनेक प्रकारचे SOFTWARE लागतात तरी हवे तसे ओळखपत्र
बनववता येत नाही म्हणून ई-ग्रंथालय आज्ञावलीमध्ये PRINT ID CARDS हा पयावय ददलेला
आहे ज्याच्या सहय्याने आपण कमीत कमी खचावमध्ये आपल्या ग्रंथालयाचे/महाववद्यालयाचे
ओळखपत्र तयार करू शकतो. सभासदाची संपण
ू व मादहती भरून झाल्यावर उजव्या हाताला
PRINT CARDS म्हणन
ू एक पयावय आपणास ददसेल त्यावर क्क्लक केल्यावर आपल्यासमोर
सभासदाचे बारकोडसदहत ओळखपत्र तयार झालेले ददसतील. ओळखपत्र असल्याशशवाय
सभासदाला ग्रंथालयातील ग्रंथ दे वघेव करता येत नाही महणून ओळखपत्र असणे गरजेचे आहे

33
आणण सदर ओळखपत्र बनववण्यासाठी अवघे काही शमतनटांचा कालावधी लागतो त्यामळ
ु े
सभासदाचा वेळ वाचतो.

HOW TO SET PASSWORD TO USER : सभासदाला OPAC वर स्वतःची संपण

ू व
मादहती म्हणजेच त्याच्या नावावर कोणते पस्
ु तक आहे त्याची कालावधी संपत आली आहे का
फकंवा कोणते पस्
ु तक आपल्या ग्रंथालयात आहे त हे सवव OPAC वर बघण्यासाठी प्रत्येक
सभासदाला एक PASSWORD ददला जातो.

MEMBERSHIP मोड्यल्
ू समध्ये सवव सभासदांची मादहती भरलेली असते त्यामध्ये ज्या
सभासदाला PASSWORD RESET करावयाचा आहे त्याला SELECT केल्यावर EDIT या
पयावयावर क्क्लक करावे त्यांनतर खाली लाल अक्षरामध्ये RESET PASSWORD असा पयावय
ददसेल त्यावर क्क्लक केल्यावर सभासदाचे नाव ई-मेल आयडी समोर येतो तेथे PASSWORD

34
पयावय येतो आपल्याला जो PASSWORD टाकायचा आहे तो टाकावा व SAVE बटन प्रेस
करावे.

ISSSU AND RESERVE : सभासदांची नोंद केल्यानंतर सभासदाला फकती पस्

ु तके, फकती
ददवसासाठी, याची मादहती आपणास सभासदाचा सभासद नोंदणी ि. अज्ञावली मध्ये ददल्यावर
अपनासमोर येतो त्यामळ
ु े एखाद्या सभासदाला ग्रंथालयातील एखादे ग्रंथ घ्यावयाचे असेल त्याने
त्याचा सभासद िमांक अथवा ग्रंथालयातील ओळखपत्र सोबत ठे वावे लागते जेणे करून त्याचा
सभासद िमांक टाकल्यास त्याची संपण
ू व मादहती आपल्या समोर येते. CIRCULATION
मोड्यल
ु च्या अंतगवत ISSUE & RESERVE यावर क्क्लक केल्यावर लाल अक्षरात BOOK &
BOUND JOURNALS, LOOSE ISSUES, BARCODE या पैकी जे MATERIAL
35
सभासदाला हवे आहे त्यावर क्क्लक केल्यावर MEMBER NO. हा पयावय ददसेल तेथे
सभासदाचा ग्रंथालय नोंदणी िमांक टाकल्यास त्याची खालील प्रमाणे मादहती येईल.

सभासदाचा नोंदणी िमांक टाकल्यास खाली लाल रं गामध्ये ACC NO. असा पयावय येईल तेथे
जे पस्
ु तक सभासदाला हवे आहे त्याचा ACC NO. टाकल्यास उजव्या हाताला खाली ISSUE
बटन ददसेल त्यावर क्क्लक केल्यावर सदर पस्
ु तक त्या सभासदाच्या खात्यामध्ये जमा होते.

RETURN & RESERVE : ग्रंथालयातून ग्रंथ सभासदाच्या खात्यावर गेल्यावर ग्रंथालयातील

तनयमानस
ु ार ठरवन
ू ददल्याप्रमाणे प्रत्येक पस्
ु तक ठराववक ददवसांकररता सभासदाला ददले जाते

36
त्यानंतर सभासदाला ते ग्रंथ ग्रंथालयात जमा करावे लागते. CIRCULATION मोड्यल्
ू स मध्ये
RETURN & RESERVE या पयावयावर गेल्यावर आपल्याला दहरव्या रं गात तीन पयावय
ददसतील पदहला BOOK & BOUND JOURNALS, LOOSE ISSUES, BARCODE
यापैकी जे MATERIAL सभासदाला दे व केले आहे त्याला SELECT केल्यावर लाल रं गामध्ये
ACC NO. असा पयावय ददसेल त्यामध्ये सदर MATERIAL चा ACC NO. टाकल्यास सदर
पस्
ु तकांची संपण
ू व मादहती आपल्या समोर येते सदर पस्
ु तक कोणी घेतले आहे तसेच फकती
ददवसांसाठी घेतले आहे व सदर पस्
ु तक RETURN कारावयाचे आहे की RENEW
कारायावयाचे आहे त्यानस
ु ार खाली दोन्ही पैकी एका पयावयावर क्क्लक करावे. म्हणजेच ग्रंथ दे व
फकंवा ग्रंथ मद
ु त वाढ होते.

HOW TO ENABLE LOCAL LANGUAGE IN E-GRANTHALAYA SOFTWARE

ई-ग्रंथालय दह आज्ञावली संपण

ू व भारतामध्ये वापरली जाते त्यामळ
ु े आज्ञावली मध्ये २४
महत्वाच्या भाषा आपणास ददल्या आहे त त्यापैकी आपली भाषा तनवडून आपण ती
आज्ञावलीमध्ये टाकू शकतो. याने ई-ग्रंथालय आज्ञावलीमध्ये ग्रंथांची नोंदी तसेच इ-ग्रंथालय

37
सामावन
ू घेण्यास जास्तीत जास्त उपयोग होऊ शकतो. आणण जास्तीत जास्त USER
FRIENDLY म्हणन
ू आज्ञावलीचा वापर मोठ्याप्रमाणावर ग्रंथपाल याचा वापर करू शकतात.

ई- ग्रंथालय आज्ञावली भारत सरकारने मोित उपलब्ध करून ददली आहे याचे कारण प्रत्येक
ग्रंथालय हे संगणकीकत असावे यासाठी ती आज्ञावली दह स्थातनक भाषेमध्ये उपलब्ध केली आहे
जेणेकरून प्रत्येक भाषेतील ग्रंथांची नोंदी या आज्ञावली मध्ये करता येऊ शकते .

आज्ञावलीच्या MANUAL या िोल्डर मध्ये गेल्यावर GOGLE INPUT TOOLS SETUP.

अशी एक SETUP FILE आपल्याला ददसेल त्यावर DOUBLE CLICK केल्यावर
INSTALLING असे पयावय येईल हे मोड्यल
ू INSTALL करण्यासाठी एकवेळेस िक्त इंटरनेटची
गरज आपल्याला भासते त्यानंतर काम करताना आपल्याला इंटरनेटची आवश्यकता भासत नाही.

38
39
INSTALLATION झाल्यानंतर संगणकाच्या उजव्या हाताला EN असा पयावय टास्कबार वर
ददसेल त्यावर क्क्लक केल्यावर EN आणण MAR फकंवा जी भाषा आपण INSTALL केली आहे
ती त्यादठकाणी ददसेल.

E-MAIL INEGRATION :

ई-ग्रंथालय आज्ञावलीद्वारे सभासदांना ई-मेलची सवु वधा दे ण्यात आली आहे त्यामध्ये सभासदाने
ग्रंथालयात सभासदत्व घेतल्या नंतर त्याला सभासद नोंदणी िमांक तसेच तत्सम मादहती दह
त्याच्या ई-मेल वर जाते पावती स्वरूपात जाते. सभासदाला ग्रंथालयातील एखादे ग्रंथ हवे असेल
तर ते ISSUE केल्यावर तसेच ग्रंथालयात ग्रंथ परत आल्यावर सभासदाला ग्रंथालायातून मेल
जातो. तसेच ग्रंथ खरे दी करताना, माशसके खरे दी करताना तसेच सभासदाच्या नावावरील पस्
ु तक
जास्त ददवस त्याच्या नावर OVERDUE झाल्यास सभासदाला ई-मेल करता येतो व दह सवु वधा
तनशल्
ु क असल्यामळ
ु े ग्रंथपालास सभासदांना दह सवु वधा तनशल्
ु क दे ता येते. MICROSOFT
OFFICE OUTLOOK मेल मध्ये ग्रंथालयाचा मेल CONFIGURE केल्या नंतर ग्रंथालयातिे
सभासदांना प्रत्येक ग्रंथ दे व घेवीनंतर ग्रंथालयातिे मेल जातो. त्यामळ
ु े ग्रंथालयाचे कामकाज सोपे
होते.
40
 HOW TO CONFIGURE OUTLOOK MAIL

START,PROGRAMME, MICROSOFT OFFICE OOTLOOK

MICROSOFT OUTLOOK/ TOOLS/ACCOUNT SETTING

41
CHOOSE e-MAIL SERVICE/ MICROSOFT EXCHANGE,POP.IMAP, HTTP

AUTO ACCOUNT SETUP :

Your Name : ज्या नावने ई-मेल करावयाचा आहे त्याचे नाव येथे द्यावे.

E-Mail : जो ई-मेल आयडी नोंदवायचा आहे तो येथे द्यावा.

Password : आपल्या ई-मेल चा जो password आहे तोच येथे द्यावा.

त्यानंतर खाली एक चेक बॉक्स असेल त्यावर क्क्लक करून outook manually configure
करा

manually configure server settings or additional server type च्या समोर एक

चेकबॉक्स आहे त्यावर क्क्लक करावे व NEXT म्हणावे.

42
43
44
HOW TO GENERATE BARCODE LABLES : ग्रंथालय संगणकीकरणासाठी सवावत
महत्वाचे तंत्रज्ञान म्हणजे बारकोड तंत्रज्ञान होय बारकोड तंत्रज्ञानाचा उपयोग करणे म्हणजे
प्रत्येक ग्रंथाची आज्ञावली द्वारे नोंदी करून प्रत्येक ग्रंथाचा बारकोड तयार करणे आणण तो
बारकोड म्हणजेच ग्रंथाची मादहती होय (उदा. आपण मॉल मध्ये एखादी वस्तू खरे दी करण्यसाठी
गेलो असता आपल्याला खरे दी करताना वविेता एका बारकोडवर मशीनने क्क्लक करून वस्तूची
फकंमत आपल्याला सांगतो व आपल्याला ती वस्तू मॉलच्या बाहे र घेऊन जाण्यास परवानगी दे तो
याचप्रमाणे ग्रंथपालसद्
ु धा ग्रंथालयातील ग्रंथ बारकोड रीडरने रीड करूनच ग्रंथालया बाहे र घेऊन
जाण्यास परवानगी दे तो आणण दह प्रफिया करण्यासाठी अवघे 1 शमनटचा कालावधी लागतो
यामळ
ु े सभासद आणण ग्रंथपाल यांच्यातील संबंध सध
ु ारून ग्रंथालयाचे कामकाज सरु ळीत
चालण्यास मदत होते व डॉ. एस.आर रं गनाथान यांच्या चौथ्या तनयमानस
ु ार वाचकाचा वेळ
वाचवणे तसेच ग्रंथपालाचा वेळ वाचवणे या तनयमाचे पालन होते. CATALOUGING
MODULE च्या अंतगवत गेल्यावर आपल्याला GENERATE BARCODE LABLES असा
पयावय ददसेल त्यावर क्क्लक केल्यावर आपल्याला ग्रंथाबाबतची मादहती भरल्यावर प्रत्येक ग्रंथाचे
बारकोड तयार करता येतात.हे बारकोड प्रत्येक ग्रंथाच्या मागे लावल्यास संगणकीकरण होते.

45
GENERATE BARCODE LABLES : मध्ये गेल्यावर आपल्याला बारकोड कशाचे काढायचे
आहे त ते दहरव्या रं गामध्ये ददसेल * BOOKS AND BOUND JOURNALS * LOOSE
ISSUES *NUMBERS तयाच्या अर्ोदर चेकबॉक्स ददलेला आहे तयावर जक्लक करावा

ORDER BY : यादठकाणी ग्रंथांचे अनक्र

ु मे कसे आले पादहिे यासाठी यामध्ये पयागय ददले आहे
शक्यतो ACC NO. हा पयागय ननवडावा.

ACC. NO: प्रतयेक ग्रंथाला दाखल अंक क्रमांक ददलेलाच असत तयामळ
ु े आपल्याला जया जया
ग्रंथांचे बारकोड तयार करावयाचे आहे त तयाचे ACC NO. येथे द्यावे.

SELECT BARCODE PRINTER: िर ग्रंथालयात बारकोड र्प्रंटर असेलतर आपण बारकोड

र्प्रंटर DROPDOWN मध्ये ददलेल्या एका र्प्रंटर पैकी ननवडून PRINT LABLE ON
BARCODE PRINTER या पयागय्यावर जक्लक करावे.

SELECT LASER PRINTER: िर ग्रंथालयात बारकडे र्प्रंटर उपलब्ध नसेल तर आपण

बारकोड LASER PRINTER वरसद्
ु धा दे ऊ शकतो तयासाठी येथे पयागय ददलेला आहे
SELECT LASER PRINTER वर DROPDOWN केल्यावर येथे LABLES SIZE ददलेली
आहे तयापैकी आपल्याला जया SIZE वर र्प्रंट घ्यावयाची आहे ती SELECT KARUN र्प्रंट
म्हणावे.

PRINT THIS LIBRARY CODE: र्प्रंटर ननवडल्यावर बारकोड लेबल्सवर आपल्या

ग्रंथालयाचे नाव हवे असल्यास लाल रं र्ामध्ये PRINT THIS LIBRARY CODE या
पयागयामध्ये आपल्या ग्रंथालायचे नाव आपण दे ऊ शकतो िे बारकडे वर येते .

SEARCH: ACC NO. ग्रंथ ननवडल्यावर उिव्या हाताला SEARCH म्हणन पयागय ददसेल
तयावर जक्लक केल्यावर सदर ननवडलेले ग्रंथ आपल्यासमोर येतील.

PRINT LABLES ON LASER PRINTER: ग्रंथ समोर आल्यावर जया र्प्रंटर वर र्प्रंट
द्यावयाची आहे त ते समोर ददसतील तयापैकी PRINT LABLE ON BARCODE

46
PRINTER, PRINT LABLES ON LASER PRINTER या डोही पयागयांपक
ै ी एकावर
जक्लक केल्यावर आपल्यासमोर बारकोड तयार झालेले ददसतील.

BARCODE FONT : आपल्या संगणकामध्ये शक्यतो बारकोड FONT नसतात म्हणूनच ई-

ग्रंथालय आज्ञावली च्या SETUP CD मध्ये MANUAL या िोल्डर च्या अंतगवत बारकोड
FONT आहे त ते ततथन
ू कॉपी करून संगणकाच्या C DRIVE मध्ये WINOWS या िोल्डर
मध्ये FONT म्हणून िोल्डर ददसेल त्यामध्ये सदर FONT पेस्ट करावे.

47
 BOOK ACQUISITION :
हे मोड्यल
ु ग्रंथालयातील ग्रंथांचे सोपस्कार करण्यासाठी अत्यंत उपयोगाचे आहे यामध्ये ग्रंथांचे
ग्रंथालयात येण्याअगोदर पासन
ू ची प्रफिया ते ग्रंथालयात ग्रंथाचे स्थान तनक्श्चत होई पयंतची
प्रत्येक नोंद संगणकामध्ये म्हणजेच ई-ग्रंथालय अज्ञावली मध्ये नोंदववता येते ग्रंथालय ग्रंथांची
यादी तसेच ग्रंथ वविेत्यांना दे ण्यात आलेल कायावदेश त्यांची आलेले त्रबले त्यांना दे ण्यात आलेले
चेक यांची सवव नोंद या मोड्यल्
ू स मध्ये असते म्हणून हे मोड्यल
ु ग्रंथालयात येणाऱ्या कशमटी
साठी अधधक उपयोगी ठरते.

टीप : या मोड्यल्
ू स मध्ये नोंद करताना CAT िमांक लक्षात ठे ऊन नोंद केल्यास नोंद लवकर
होण्यास मदत होते. ADD NEW TITLE या ठीकांनी एकदा ग्रंथ ADD केल्यावर जो CAT
िमांक येईल तोच शेवट पयंत वापरावयाचा.

BOOK ACQUISITION :
48
शक्यतो या मोड्यल्
ू स मध्ये जी मादहती लाल रं गामध्ये ददलेली आहे तेवढीच जरी भरली तरी
चालते परं तु जेवढी लाल रं गामध्ये आहे तेवढी महत्वाची असते जर सदर मादहती न भरता
आपण पढ
ु े जात रादहलो तर ई-ग्रंथालय अज्ञावली नोंद होत नाही.

ADD NEW TITLE : या िॉमव मध्ये उजव्या हाताला ADD NEW पयावय तनवडा
त्यानंतर खाली िॉमव आपल्या समोर येईल त्यामध्ये

TITLE : यामध्ये पस्

ु तकाचे नाव टाकायचे जे पस्
ु तक आपल्याला ग्रंथालयात घ्यावयाचे
आहे . येथे अनेक पस्
ु तकांची नोंद एका वेळेस करून घेता येतात.

AUTHOR : या रकान्यात ग्रंथाचे लेखकाची मादहती भरावयाची असते . जर पस्

ु तकाचे
लेखक अगोदरच अज्ञावली मध्ये भरलेली असतील तर िक्त DROPDWON मधन
ू
लेखकाचे नाव SELECT करता येते अथवा खाली उजव्या हाताला AUTHORS या िॉमव
मध्ये ADD AUTHOR म्हणावे

EDITION : या िॉमव मध्ये पस्

ु तकाची कोणती आवत्ती घ्यावयाची आहे ती नोंदववली
जाते.

URL : प्रत्येक माशसकेचे संकेतस्थळ असते त्या संकेत स्थळाचा पत्ता म्हणजेच
WEBSITE येथे संपकावसाठी टाकावी.

PUBLISHER/PLACE: येथे माशसकाच्या प्रकाशकाचे नाव तसेच माशसकाच्या

प्रकाशकाचे शहर येथे नोंववता येते. प्रकाशकाचे नाव अगोदरच ई-ग्रंथालय अज्ञावली मध्ये
टाकलेले असतील तर DROPDOWN मधन
ू घ्यावे नाहीतर उजव्या हाताला NEW
PUBLISHER या िॉमव मध्ये ADD NEW म्हणावे.

हे सगळी नोंद झाल्यावर उजव्या हाताला SAVE म्हणून बटन आहे ते प्रेस केल्यावर
दस
ु ऱ्या पानावर जावे.

49
ADD ACQUISITION RECORD : ACQUISTION INFORMATION या िॉमव
मध्ये गेल्यावर आपल्याला लाल रं गामध्ये SEARCH असे बटन ददसेल त्या आधी एक
बॉक्स असेल त्यामध्ये क्क्लक केल्यावर आपल्याला ACC NO., TITLE,AUTHOR,
ISBN असे पयावय असतील त्यामध्ये TITLE पयावय तनवडून त्यामढ
ु े जे ग्रंथ नोंदववली
आहे त्याचे नाव टाकल्यावर खाली ADD NEW या पयावयावर क्क्लक केल्यावर

APP NO. या मध्ये आपल्या ग्रंथालयातन

ू ग्रंथ खरे दीसाठी एक प्रस्ताव जात असतो त्या
प्रस्तावाचा िमांक येथे भरावा.

CURRENCY : या िॉमव मध्ये ग्रंथ वविेत्याला कोणत्या स्वरुपात पैसे दे णार आहे त
त्याबद्दल मादहती द्यावी लागते आपण भारतात राहतो याचा अथव आपलं INDIAN
CURRRENCY हा पयावय तनवडावा.

50
COPY PROPOSE : येथे आपल्याला ग्रंथाच्या एकूण फकती प्रतत घ्यावयाच्या आहे त
त्या द्याव्या लागतात.

ITEM PRICE/SET PRICE : ु तकाची फकंमत तसेच त्याच्या एकूण

येथे एका पस्
घेण्यात आलेल्या प्रतींची एकूण फकंमत फकंमत येथे दे ण्यात येते.

VENDOR : ADMIN मोड्यल

ु च्या अंतगवत MASTER DATA मध्ये एकदाच ग्रंथ
वविेते भरलेले असतात त्यामळ
ु े येथे DROPDOWN केल्यावर सवव ग्रंथवविेत्यांची यादी
येते त्यातन
ू आपल्याला ज्या वविेत्याकडून ग्रंथ मागवायचे आहे तो SELECT करावा.

SAVE : हे सवव नोंदी झाल्यावर उजव्या हाताला SAVE म्हणावे व पढ

ु च्या नोंददकडे
जावे.

51
GENERATE APPROVAL : आपण ग्रंथालयात हस्तशलणखत एखादे पस्
ु तक मागणीसाठी
दटपण्णी टाकतो आणण त्याची मंजरु ी आपण आपल्या वररष्ट्ठ अधधकारी यांच्याकडून घेतो
तसेच या अज्ञावली मध्येपण आपल्याला वरील सवव प्रफिया कराव्या लागतात.

APP NO : यामध्ये दटपण्णीचा जावक िमांक टाकावयाचा असतो.

LETTER TEXT : ADMIN मोड्यल

ु च्या अंतगवत MASTER DATA मध्ये आपण
LETTER तयार करून ठे वलेले असतात यापैकी APPROVAL FORM तनवडावा.

APPROVAL DATE : ज्याददवशी ग्रंथाला मंजुरी शमळालेली आहे त्या ददवशीची ददनांक
येथे द्यावी.

COMMITTEE : कोणत्याही ग्रंथालयात ग्रंथ खरे दी दह ग्रंथालय सशमती तिेच होत

असल्यामळ
ु े ती कशमटी तनवडावी.

PROCESS : वरील सवव मादहती भरल्यावर PROCESS मध्यभागी एक बटन ददलेले

आहे त्यावर क्क्लक केल्यावर दह प्रफिया समाप्त होऊन पढ
ु च्या प्रिीये साठी जाते.

52
UPDATE APPROVAL : या िॉमव मध्ये िक्त APPROVAL NO. टाकून आपली
मादहती तपासता येते म्हणजेच जे ग्रंथ आपण APPROVAL साठी पाठववले आहे ते
APPROVED फकंवा REJECT झाले आहे याची मादहती समजते

APPROVAL NO: येथे DROPDOWN मध्ये क्क्लक केल्यावर ज्या APPROVAL

NO. चा प्रस्ताव आपण पाठवला आहे त्याचा िमांक येतो त्याला SELECT करावा.

PLEASE TICK THE CHECK BOX BELOW UNDER SELECT IF TITLE IS

APPROVED.

53
 या लाल रं गाच्या नोटीस खालीच आपण APPROVAL साठी पाठवलेल्या ग्रंथाची यादी
येते त्यामध्ये जे APPROVED झाले आहे त त्याच्या डाव्या हाताला एक खाली बॉक्स
आहे त्यावर TICK केल्यावर त्याच्या पढ
ु े COPY APPROVAD या प्रयायामध्ये जेवढ्या
COPY घेण्यासाठी मंजुरी शमळाली आहे त्याचा आकडा टाकावा.

UPDATE : दह सवव मादहती भरल्यावर मध्यभागी UPDATE या बटणावर क्क्लक

केल्यावर वरील सवव मादहती SAVE होते.

ADD ORDER DETAILS : ग्रंथ खरे दीसाठी मंजरु ी शमळाल्यावर ग्रंथपालास ग्रंथांचे
कायावदेश काढावे लागतात व ते ग्रंथ वविेत्यास पाठवावे लागतात.

ADD ORDER DETAILS मध्ये गेल्यावर या िॉमव मध्ये गेल्यावर आपल्याला लाल
रं गामध्ये SEARCH असे बटन ददसेल त्या आधी एक बॉक्स असेल त्यामध्ये क्क्लक
केल्यावर आपल्याला ACC NO., TITLE,AUTHOR, ISBN असे पयावय असतील
त्यामध्ये TITLE पयावय तनवडून त्यामढ
ु े जे ग्रंथ नोंदववली आहे त्याचे नाव टाकल्यावर
SEARCH करावे व लगेचच काह्ली ADD/EDIT ORDER INFO या पयावयावर क्क्लक

54
केल्यावर कायावदेशाचा िमांक येथे टाकावा लागतो व त्यापढ
ु े COPIES म्हणजेच त्या
ग्रंथाच्या फकती प्रतत आपणास हव्या आहे त याचा कायावदेश ग्रंथपालास द्यावा लागतो.

ORDERING INFORMATION च्या अंतगवत SEARCH मध्ये जे ग्रंथ घ्य्व्याचे आहे

त्याचे नाव टाकून SEARCH केल्यावर उजव्या हाताला ADD/EDIT ORDER INFO हा
पयावय असेल त्यावर क्क्लक केल्यावर ORDER NO. हा पयावय ददसेल त्यामध्ये आपण
बनवलेल्या कायावदेशाचा जावक िमांक टाकावा व त्याच पढ
ु े COPIES म्हणजेच एकूण
फकती प्रतत ORDER करावयाच्य आहे त याची मादहती ततथे ददल्यावर SAVE बटन प्रेस
करावे.

GENERATE ORDER : या पयावयावर गेल्यावर आपल्याला जो कायावदेश बनववलेला

आहे त्याकायावदेशाबद्दल आपल्याला सदर समोरच्या ग्रंथ वविेत्याला कळववता येते

55
म्हणजेच UPDATE करता येते व त्याची वप्रंट अथवा त्याची प्रत ग्रंथ वविेत्याला
EMAIL करता येते

GENERATE ORDER :

ORDER NO: येथे DROPDOWN केल्या वर आपण ददलेल्या कायावदेशाचा िमांक

येतो.

ORDER NO: कायावदेश ज्या ददवशीचा काढलेला आहे ती ददनांक या दठकाणी द्यावी
लागते.

LETTE TEXT: येथे ADMIN मोड्यल

ु च्या अंतगवत MASTER DATA मध्ये आपण
ORDER FORM/LETTER तयार करून ठे वलेले असते त्यापैकी िक्त आपल्याला जो
हवा तो िॉमव तनवडावा.

VENDOR : ADMIN मोड्यल

ु मध्ये MASTER DATA मध्ये ग्रंथ वविेत्यांची यादी
आपण तयार करून ठे वलेली असते त्यापैकी ज्या ग्रंथ वविेत्याच्या नावाने आपण
कायावदेश काढलेला आहे त्याचे नाव DROPDOWN मधन
ू SELECT करावे.

PLEASE TICK THE CHECK BOX BELOW UNDER SELECT IF TITLE IS

APPROVED.

या लाल रं गाच्या नोटीस खालीच आपण कायावदेश बनववलेल्या ग्रंथांची यादी येते त्यापैकी
आपल्याला ORDER करावयाच्या आहे त त्याच्या डाव्या हाताला एक खाली बॉक्स आहे
त्यावर TICK केल्यावर वर UPDATE या पयाववावर क्क्लक करावे.

EMAIL ORDER : कायावदेश UPDATE झाल्यावर त्याची आपणास वप्रंट अथवा त्याची
एक प्रत आपल्याला ग्रंथवविेत्याला सद्
ु धा पाठववता येते.

56
RECEIVED DOCUMENTS:

ग्रंथवविेत्याला कायावदेश शमळाल्यानंतर ८ कायावलयीन ददवसांमध्ये ग्रंथवविेता ग्रंथ परु वठा

करतात व सदर ग्रंथ मागववलेल्या प्रमाणेच आलेले आहे त फकंवा नाही फकंवा ग्रंथ त्याच
फकमतीचे आहे त अथवा ददलेली सवलत योग्य आहे फकंवा नाही ह्याची पडताळणी करून
सदर मादहती आपल्याला भरावी लागते.

RECEIVED DOCUMENTS :

ORDER NO : DROPDOWN मधन

ू आपला कायावदेश िमांक तनवडावा

SELECT : जे जे ग्रंथ आलेले आहे त त्यांना SELECT करावे.

COPY RECEIVED: एकूण फकती प्रतत आल्यात तया अद्ययावत कराव्यात

UPDATE: हे सवव झाल्यावर UPDATE बटन प्रेस केल्यावर वारील्सावव मादहत SAVE
होते.

PRINT ORDER DETAILS: या पयावयावर क्क्लक केल्यावर एकूण फकती ग्रंथ

ग्रंथालयात दाखल झालीत त्याची संपण
ू व मादहती चा अहवाल येथे सदर करता येतो.
ज्याचा उपयोग ग्रंथालय तनरीक्षण कशमटी, NAAC कशमटी सारख्या कशमटी समोर लगेच
आपण अहवाल सदर करू शकतो.

57
ACCESSIONING : ग्रंथालयात दाखल झालेले ग्रंथांची नोंद ग्रंथालय दाखल अंक नोंद
वहीमध्ये करावी लागते त्याशशवाय ग्रंथाचे स्थान ग्रंथालयात प्राप्त होत नाही.त्यामळ
ु े
प्रत्येक ग्रंथाची संपण
ू व मादहती आपल्याला नोंदवायला लागते.

SELECT ORDER : जो कायावदेश आपण ददलेला आहे तो SELECT केल्यावर

कोणत्या ग्रंथ वविेत्याला ददलेली आहे ते समोर येते व कोणते ग्रंथ घेतले आहे याची यादी
खाली येते त्या यादी मधील ज्या ग्रंथाची नोंद करावयाची आहे त्यावर क्क्लक केल्यावर ते

ग्रंथ SELECT होते.

58
ADD NEW : वरील पैकी एका ग्रंथाला SELECT केल्यावर खरे दी केलेल्या ग्रंथांची
संपण
ू व मादहती येथे भरावी लागते त्यामध्ये खालील मादहती भरणे आवश्यक असते.

ACC. NO. ग्रंथालयात येणाऱ्या प्रत्येक पस्

ु तकाला एक UNIQUE िमांक दे ण्यात येतो
तो आपल्याला आधी द्यावा लागतो.

CLASS NO. ग्रंथालयात येणाऱ्या प्रत्येक पस्

ु तकाला हसा ACC NO. दे तात तसेच
त्याचे ग्रंथालयात आल्यावर त्याचे स्थान तनक्श्चत करावे लागते म्हणजेच त्याचे वगीकरण
करावे लागते तोच वगीकरण िमांक येथे द्यावा लाहतो.

PAGINATION : त्या ग्रंथाची पाने फकती आहे त ती येथे द्यावी लागते.

BINDING : यादठकाणी DROPDOWN मध्ये ग्रंथाची BINDING चा प्रकार येथे आहे त

त्यापैकी ज्या प्रकारात आपले ग्रंथ BINDING केलेले आहे त तो पयावय तनवडावा.

LOCATION : या पयावयामध्ये ग्रंथ कोठे ठे वणार आहे त्याचे स्थान म्हणजेच कपाट
िमांक तसेच कप्पा कोठे ठे वले आहे ते येथे ददले जाते याने सभासदाला ग्रंथ शोधण्यास
सहाय्यता होते.

COLLECTION : येथे ग्रंथायातील ग्रंथ ग्रंथालायातच संदभव ग्रंथ म्हणून वापरणार आहे त
का फकंवा ग्रंथ दे वघेव साठी तसेच BOOK BANK म्हणजे ग्रंथ ववद्याथ्यांना वषवभरासाठी

59
 वापरावयास ददले जातात त्यापैकी आपले सदर नोंदववले ग्रंथ कोणत्या प्रकारात येते तो
प्रकार येथे तनवडावा.

SECTION : सदर ग्रंथ ग्रंथालयात कोणत्या SECTION मध्ये जाईल याची नोंद येथे
होते.

SAVE :

ADD BILL INFORMATION : च्या अंतगवत SEARCH मध्ये जे ग्रंथ घ्यावयाचे आहे त्याचे
नाव टाकून SEARCH केल्यावर खाली ADD/EDIT BILL INFO असा पयावय ददलेस त्यावर
क्क्लक केल्यावर

60
INVOICE NO. ग्रंथ वविेत्याकडून आलेल्या दे यकाचा िमांक (INVOICE BILL NO.) येथे
द्यावयाचा असतो.

INVOICE DATE: INVOICE BILL ज्या ददवशीचे आहे त्या ददवशीची ददनांक येथे
भरावयाची.

RUPEES : ते ग्रंथ फकती रुपयाचे आहे फकंवा दे यकावर असलेली रक्कम येथे नोंदवायची
असते.

SAVE

61
ADD PAYMENT DETAILS : ADD PAYMJENT DETAILS : च्या अंतगवत SEARCH
मध्ये जे ग्रंथ घ्यावयाचे आहे त्याचे नाव टाकून SEARCH केल्यावर खाली ADD/EDIT
PAYMENT INFO असा पयावय ददलेस त्यावर क्क्लक केल्यावर

CHEQUE NO : ग्रंथ वविेत्याच्या नावाने जो धनादे श काढलेला आहे त्याचा िमांक येथे
द्यावा.

CHEQUE DATE: धनादे शची ददनांक

SAVE : वरील सवव मादहती SAVE करावी.

62
PRINT : वरील सवव भरलेली मादहतीचा अहवाल आपणास सदर करावा लागतो त्यासाठी
SAVE पयावयानंतर PRINT या पयावयावर क्क्लक केल्यावर आपणासमोर सदरील ग्रंथाचा संपण
ू व
अहवाल सदर होईल तो आपल्याला आपल्या नक्स्तला सद्
ु ध जोडता येतो.

63
64
 ननयतकार्लके

SERIALS :

ग्रंथालयात माशसके तसेच तनयतकाशलके SUBSCRIBE केलेले असतात त्यामळ

ु े त्यांची
नोंद ग्रंथालय आज्ञावली मध्ये घेणे आवश्यक असते . ग्रंथालयात आलेले प्रत्येक माशसक हे
दे वघेव साठी उपलब्ध असते तसेच काही माशसके संदभव म्हणून पण ठे वण्यात येतात
म्हणून प्रत्येक माशसकाची आवश्यकतेनस
ु ार नोंदी घेण्यात येतात . शक्यतो या मोड्यल्
ू स
मध्ये जी मादहती लाल रं गामध्ये ददलेली आहे तेवढीच जरी भरली तरी चालते परं तु जेवढी
लाल रं गामध्ये आहे तेवढी महत्वाची असते जर सदर मादहती न भरता आपण पढ
ु े जात
रादहलो तर ई-ग्रंथालय अज्ञावली नोंद होत नाही

65
ADD NEW TITLE : या िॉमव मध्ये उजव्या हाताला ADD NEW पयावय तनवडा
त्यानंतर खाली िॉमव आपल्या समोर येईल त्यामध्ये

TITLE : यामध्ये जे माशसक आपल्याला सरु

ु करावायचे आहे त्याचे नाव येथे नोंदवावे

EDITOR : शक्यतो माशसकाला/तनयतकालीकेला लेखक नसतो त्याला संपादक असतात

त्यामळ
ु े येथे आपल्याला EDITOR असा पयावय ददसेल तेथे संपादकाचे नाव टाकावे.

PUBLISHER/PLACE: येथे पस्

ु तकाचे प्रकाशकाचे नाव तसेच पस्
ु तकाच्या प्रकाशकाचे
शहर येथे नोंववता येते. लेखका प्रमाणेच येथे प्रकाशकाचे नाव अगोदरच ई-ग्रंथालय
अज्ञावली मध्ये टाकलेले असतील तर DROPDOWN मधन
ू घ्यावे नाहीतर उजव्या
हाताला NEW PUBLISHER या िॉमव मध्ये ADD NEW म्हणावे.

SUBJECT : वरील माशसक कोणत्या ववषयांतगवत येथे तो ववषय आपणास येथे टाकता
येतो ववषय अगोदर ADMIN मोड्यल्
ू स अंतगवत नोंद्ववलेला असेल तर िक्त
DROPDOWN करून ववषय तनवडता येतो अन्यथा SUBJECT म्हणून लाल रं गामध्ये
पयावय आहे त्यामध्ये आपणास ववषय नोंदववता येतो.

KEYWORDS : या पयावयामध्ये साकेतांक म्हणजेच माशसके OPAC मध्ये

शोधण्यासाठी त्या माशसकाचा एखादा महत्वाचा शब्द येथे द्यावा जेणे करून ते माशसक
लगेचच आपल्या समोर येईल.

COUNTRY : येथे माशसक कोणत्या दे शाचे आहे याची नोंद होणे महत्वाचे आहे खाली
सवव दे शांची नाव आपल्या अज्ञावली मध्ये आहे त त्यापैकी माशसक ज्या दे शाचे आहे त्या
दे शाचे नाव तनवडावे.

हे सगळी नोंद झाल्यावर उजव्या हाताला SAVE म्हणून बटन आहे ते प्रेस केल्यावर
आपल्याला एक CAT िमांक शमळे ल तो नोंद पण
ू व होई पयंत आपल्या लक्षात असणे
गरजेचे आहे .

66
SERAIL START DETAILS: या िॉमव मध्ये गेल्यावर आपल्याला पदहला पयावय CAT
NO. असा ददसेल त्यामध्ये गेल्यावर आपल्याला मागची नोंद SAVE करताना जो CAT
NO. शमळाला आहे तो येथे भरल्यास TITLE या रकान्याच्या शेवटला एक
DROPDOWN आहे त्यावर क्क्लक केल्यावर आपण नोंदववलेले माशसक आपल्या समोर
येईल.

तयाच्याच खाली आपल्याला एक NOTE : म्हणून ददसेल

DETAILS OF SERIAL PUBLICATION WHEN IT WAS START

या पयागयाच्या पढ
ु े ADD NEW म्हणावे

67
ADD NEW म्हणल्यावर खाली पयावय आपल्या समोर येतील त्यामधील सवव मादहती
भरणे महत्वाचे आहे .

CODEN : यामध्ये माशसकाचा एक संकेतांक िमांक आपल्याला द्यावयाचा असतो जेणे

करून माशसके SEARCH करण्यासाठी अधधक सोईस्कर होईल

START VOLUME : माशसक ज्यावेळेस आपण ग्रंथालयात सरु

ु करणार आहोत
त्यापासन
ू चा माशसकाचा VOLUME िमांक येथे द्यावा

START ISSUE : प्रत्येक माशसकाला ISSUE NO. असतो तो येथे द्यावा.

START MONTH : माशसक कोणत्या मदहन्या मध्ये सरु

ु करणार आहे त तो मदहना येथे
नोंदववला जातो.

START YEAR : माशसक कोणत्या वषावसाठी सरु

ु करावयाचे आहे ते वषव येथे द्यावे.

68
 START FREQUENCY : माशसके येण्याचा कालवधी येथे नोंदववले जातो कारण
प्रत्येक माशसकाचा/तनयतकालीकेचा प्रकाशन कालावधी वेगवेगळा आसतो काही माशसके
साप्तादहक, माशसक,त्रैमाशसक,सामाही असे असतात त्यामळ
ु े आपण जे माशसक सरु
ु
करतोय ते कोणत्या कालावधीत येणारे हे नोंदवावे लागते.

FULL TEXT: माशसके आपल्याकडे पण

ू व येणार आहे त की िक्त त्याचे काही ISSUES
येणार आहे त ते Y/N म्हणून नोंदववता येते.

SAVE : वरील सवव मादहती भरल्यावर मादहती जतन करावी.

SUBSCRIPTION START DETAILS : माशसक SEARCH केल्यावर

ADD NEW

69
JOURNAL SUBSCRITPTION START INFORMATION: असा पयावय आहे त्यामध्ये जी
मादहती आहे ती भरावी दह मादहती एकदाच द्यावी लागते दह सवव मादहती माशसकाच्या आतल्या
पानावर असते ती बघन
ू येथे भरावी.

START VOLUME : माशसक ज्यावेळेस आपण ग्रंथालयात सरु

ु करणार आहोत त्यापासन
ू चा
माशसकाचा VOLUME िमांक येथे द्यावा.

START ISSUE: प्रत्येक माशसकाला ISSUE NO. असतो तो येथे द्यावा.

START MONTH : सदर माशसक कोणत्या मदहन्यापासन

ू सरु
ु करणार आहे तो मदहना येथे
नमद
ू करावा

START YEAR : माशसक सरु

ु करण्याचे वषव

CLOSING VOLUME : माशसकाचा कालावधी समाप्त होताना त्याचा असणारा VOLUME

NO. येथे द्यावा.

CLOSONG ISSUE : माशसकाचा कालावधी संपताना त्याचा शेवटचा अंक िमांक येथे द्यावा.

CLOSING MONTH : कोणत्या मदहन्यामध्ये माशसकाची वगवणी संपणार आह तो मदहना येथे

द्यावा.

CLOSING YEAR : कोणत्या वषावमध्ये सदर माशसकाची वगवणी संपणार आहे ते वषव येथे
द्यावे.

FULL TEXT SUBSCRIPTION : Y/N : माशसके आपल्याकडे पण

ू व येणार आहे त की िक्त
त्याचे काही ISSUES येणार आहे त ते Y/N म्हणून नोंदववता येते.

SUBSCRIBED : Y/N सदर माशसकाची वगवणी भरली आहे फकंवा नाही हे येथे नमद
ू करता
येते.

SAVE : वरील सवव मादहती भरल्यावर मादहती जतन करावी.

70
ADD ACQUISITON RECORD :

SEARCH :

ADD NEW :

APP NO : येथे आपण जसे BOOK ACQUISTION मध्ये नोंदी केलेल्या आहे त त्याच
प्रमाणे येथे सद्
ु धा आपणास करावयाच्य आहे त माशसके खरे दी करण्यासाठी जी मंजुरी घेण्यात
आलेली आहे त्या मंजुरीचा जावक िमांक येथे द्यावा.

VENDOR : यामध्ये ज्या माशसक वविेत्या कडून अथवा माशसकाचा प्रकाशकाकडून माशसकाची
वगवणी भरावयाची आहे त्याचे नाव आपल्याला येथे नोंदववता येते. VENDOR या पयावयासमोर
DROPDOWN बटन प्रेस केल्यावर सवव वविेत्यांची यादी मधन
ू आपल्याला ज्याला माशसकाचे
आदे श द्यावयाचे आहे त तो तनवडावा.
71
SUBS YEAR: येथे माशसक कोणत्या वषावसाठी सरु
ु करावयाचे आहे त्याची नोंद येथे होते या
रकान्यात िक्त वषव टाकावे.

COPY PROPOSED : सदर माशसकाच्या फकती प्रतत ग्रंथालयात सरु

ु करावयाच्या आहे त
त्याचा एकूण आकडा येथे द्यावा.

SUBSCRIPTION RATE / SET PRICE : ु केलेले माशसकाच्या एका अंकाची फकंमत

सरु
तसेच एकूण वष्ट्यावच्या कालावधी मध्ये येणारे माशसके यांची संच फकंमत येथे नोंदववता येते.

RECOMMENDED BY / DATE : ग्रंथालयात कोणतेही ग्रंथ अथवा माशसके घेण्या अगोदर

ग्रंथालय सामोती तसेच सभासदांचा मागणीनस
ु ार ग्रंथ/माशसकांची खरे दी करण्यात येते त्यामळ
ु े
येथे ज्याने हे माशसक सच
ु ववले आहे त्याचे नाव व ददनांक आपणास संदभावसाठी उपयक्
ु त ठरते.

SAVE :

72
GENERATE APPROVAL : सदर माशसकाची मादहती भरून ती APPROVAL साठी
पाठवण्यात येते त्यासाठी खाली ददलेली मादहती योग्य भरावी आणण SENT FOR
APPROVAL या पयावयावर क्क्लक करावे सदर माशसक मंजुरीसाठी फकंवा पढ
ु च्या प्रिीयेसाठी
जाते.

APPROVAL NO/DATE : GENERATE APPROVAL मध्ये DROPDOWN वर क्क्लक

केल्यावर सदर APP NO येतो तो तनवडावा व समोर ददनांक टाकवी.

LETTER TEXT : APPROVAL िॉमव तनवडावा.

COMMITTEE : ज्या सशमतीला पाठवायचे आहे ती सशमती तनवडावी.

SEND FOR APPROVAL : समोरच्या चौकोनी बॉक्स वर फकक केल्यावर सदर माशसक
APPROVAL साठी पढ
ु े जाते.

73
UPDATE APPROVAL : सदर माशसकाला APPROVAL आल्यानंतर लेखाववभागाला सदर
APPROVAL बद्दल कळवावे लागते

74
ADD ORDER DETAILS : माशसके खरे दीसाठी मंजुरी शमळाल्यावर ग्रंथपालास
माशसकाचे कायावदेश काढावे लागतात व ते माशसके परु वठाधारकास पाठवावे लागतात.

ADD ORDER DETAILS या िॉमव मध्ये गेल्यावर आपल्याला लाल रं गामध्ये

SEARCH असे बटन ददसेल त्या आधी एक बॉक्स असेल त्यामध्ये क्क्लक केल्यावर
आपल्याला ACC NO., TITLE,AUTHOR, ISBN असे पयावय असतील त्यामध्ये
TITLE पयावय तनवडून त्यामढ
ु े जे माशसके नोंदववली आहे त्याचे नाव टाकल्यावर
SEARCH करावे व लगेचच खाली ADD/EDIT ORDER INFO या पयावयावर क्क्लक
केल्यावर कायावदेशाचा िमांक येथे टाकावा लागतो व त्यापढ
ु े COPIES म्हणजेच त्या
माशसकाच्या फकती प्रतत आपणास हव्या आहे त याचा कायावदेश ग्रंथपालास द्यावा लागतो.

75
GENERATE ORDER :

76
SUBSCRIPTION MAINTENANCE :

ADD NEW

FREQUENCIES : या मोड्यल्
ू स मध्ये ग्रंथालयात येणारे प्रत्येक माशसकाची नोंद त्याच्या
येण्याच्या वारं वारते नस
ु ार क्कारण्यात येतेह प्रत्येक माशसकाची वारं वारता येथे मयावददत केलेले
असतात कोणत्या माशसकाची वारं वारता कधी आहे हे येथे DROPDOWN मध्ये तनक्श्चत
करण्यात आलेले आहे त त्यापैकी आपल्या माशसकाची वारं वारता तनवडून घ्यावी.

SUBSCRIPTION START DATE : माशसकाची वगवणी भरल्यानंतर माशसक ग्रंथालयात सरु

ु
होण्याची ददनांक येथे भरण्यात येते.

SUBSCIPTION END DATE : माशसकाची वगवणी भरल्याची ददनांक येथे भरण्यात येते .

ISSUE/YEAR : माशसके कोणत्या वषावसाठी सरु

ु करण्यात अलीली आहे ते वषव येथे भरावे.

FIRST ISSUE DATE : ग्रंथालयात पदहले वगवणी भरल्यावर माशसकाचे जे पदहले अंक येते
त्याची ददनांक येतेह दे तात.

ISSUE CONTINUE : Y/N

77
COPY : एकूण फकती प्रती घ्यावयाच्या आहे त त्याची संख्या.

SAVE:

SCHEDULE MAINTENANCE : ग्रंथालयात येणारे प्रत्येक माशसकाचे वारं वारता ठरलेली

असते त्यामळ
ु े त्याचे तनयोजन ग्रंथपालास करावे लागते प्रत्येक माशसकाची मादहती अद्ययावत
येथे करावी लागते.

SUB YEAR :माशसक सरु

ु केल्याचे वषव टाकून SEARCH बटन प्रेस करावे.

TITLE : या पयावयामध्ये जेव्धीमाशसके नोंदववली आहे त्यांची यादी असते त्यापैकी ज्याचे
MAINTENANCE आपल्याला करावयाचे आहे ते तनवडावे.

78
GENERATE SHEDULE : या रकान्यावर क्क्लक केल्यावर त्यामाशसकाची वारं वारता
तनक्श्चत केलेली असेल तर ती आपणास खाली दाखावो अन्यथा NO SCHEDULE FOR
THIS TITLE असे दाखवतो आणण खाली ADD पयावय कायावक्न्वत होतो तेथे सवव मादहती
भरावी.

ADD : येथे काह्ली ददलेल्या पयावयां समोर त्याचीक्म्हती आपणास अद्ययावत करून SAVE
म्हणावे लागते.

VOLUME : माशसकाचे खंड फकतवा चालू आहे .

ISSUE NO: माशसकाचे कोणते अंक आहे .

PART NO: माशसक भागांमध्ये येत असेल तार तो कोणता भाग आहे .

ISSUE DATE : अंकाची प्रकाशन ददनांक

DUE DATE : ग्रंथालयात येणाच्या प्रततक्षा ददनांक.

REMARKS : या रकान्यामध्ये आपल्याला माशसकाबद्द्ल काही अभ्प्राय असेल फकंव सच

ू ना
त्या येथे भराव्यात.

SAVE :

79
80
RECEIVED LOOSE ISSUES: SUB YEAR :माशसक सरु
ु केल्याचे वषव टाकून SEARCH
बटन प्रेस करावे.

TITLE : या पयावयामध्ये जेव्धीमाशसके नोंदववली आहे त्यांची यादी असते त्यापैकी ज्याचे
MAINTENANCE आपल्याला करावयाचे आहे ते तनवडावे.

वरील माशसक तनवडल्यावर माशसकाची आत्ता पयंतची मादहती समोर येते व या पढ

ु ील येणाऱ्या
माशसकांना ग्रंथालयात येथन
ू च स्वीकारण्यात येते.

RECEIVED : डाव्या हाताला खाली RECEIVED असा पयावय आहे यादठकाणी ज्या माशसक
आपणास ग्रंथालयात स्वीकारावयाचे आहे ते येथे RECEIVED म्हणावे आणण उजव्या हाताला
त्या माशसकाची मागच्या अंकाची मादहती अपना समोर येते ती ददलेल्या प्रयायानस
ु ार भरावी.

VOLUME : आलेला माशसकाचा खंड फकतवा आहे .

ISSUE NO: आलेल्या माशसकाचा अंक फकतवा आहे .

81
PART NO: कोणता भाग चालू आहे .

SUPPL : ग्रंथालायात परु वठा झालेला आहे की नाणी Y/N मध्ये तनवडावे.

ISSUE DATE : माशसकाची प्रकाशन ददनांक

DUE DATE : ग्रंथालयात दाखल होण्याची ददनांक

RECEIVED DATE : ग्रंथालयात दाखल झाल्याची ददनांक

COPY : एकूण फकती प्रत प्राप्त झाल्यात

REMARK : माशसकाबद्दल काही महत्वाच्या सच

ू ना

UPDATE : सवव मादहती भरल्यावर UPDATE म्हणल्यावर माशसकाची अद्ययावत मादहती

ग्रंथालयात राहते जेणे करून सभासदांना आपण अधधक अधधक चागली सवु वधा उपलब्ध करून
दे ऊ शकतो.

ITEM ID : UPDATE या पयावयावर क्क्लक केल्यावर आपल्याला ITEM ID िमांक भेटेल

जसा प्रत्येक ग्रंथालयाती ग्रंथांना ACC NO. असतो तसाच माशसकांना सद्
ु धा एक UNIQUE
NO. असतो त्याद्वारे ग्रंथालयातील माशसकाचे दे वाण घेवाण होते तासेच माशसकांना बारकोडडंग
केले जाते त्यामळ
ु े या ITEM ID चा उपयोग वेळो वेळी ग्रंथपालास होतो.

82
83
84
ADD BILL INFORMATION : च्या अंतगवत SEARCH मध्ये जे ग्रंथ घ्यावयाचे आहे त्याचे
नाव टाकून SEARCH केल्यावर खाली ADD/EDIT BILL INFO असा पयावय ददलेस त्यावर
क्क्लक केल्यावर तनळ्या रं गामध्ये जी मादहती ददसेल ती भरावी लागते

CURRENCY : चलन कोणत्या दे शाचे आहे ते येथे तनवडावे (INDIAN RUPEES)

ITEM PRICE : एका माशसकाची फकंमत फकती आहे .

SET PRICE : एकूण १२ मदहन्यासाठी येणाऱ्या संचाची फकंमत येथे द्यावी लागते.

INVOICE NO. ग्रंथ माशसके परु वठाधारका कडून आलेल्या दे यकाचा िमांक (INVOICE BILL
NO.) येथे द्यावयाचा असतो.

INVOICE DATE: INVOICE BILL ज्या ददवशीचे आहे त्या ददवशीची ददनांक येथे
भरावयाची.

RUPEES : ते ग्रंथ फकती रुपयाचे आहे व दे यकावर असलेली रक्कम येथे नोंदवायची असते .

SAVE :

85
ADD PAYMENT DETAILS : ADD PAYMJENT DETAILS : च्या अंतगवत SEARCH
मध्ये जे ग्रंथ घ्यावयाचे आहे त्याचे नाव टाकून SEARCH केल्यावर खाली ADD/EDIT
PAYMENT INFO असा पयावय ददलेस त्यावर क्क्लक केल्यावर

CHEQUE NO : ग्रंथ वविेत्याच्या नावाने जो धनादे श काढलेला आहे त्याचा िमांक येथे
द्यावा.

CHEQUE DATE: धनादे शची ददनांक

SAVE : वरील सवव मादहती SAVE करावी.

PRINT : वरील सवव भरलेली मादहतीचा अहवाल आपणास सदर करावा लागतो त्यासाठी
SAVE पयावयानंतर PRINT या पयावयावर क्क्लक केल्यावर आपणासमोर सदरील ग्रंथाचा संपण
ू व
अहवाल सदर होईल तो आपल्याला आपल्या नक्स्तला सद्
ु ध जोडता येतो.

86
ADD BOUND VOLUMES OF JOURNALS : प्रत्येक ग्रंथालयात बरे चसे माशसके
येत असतात त्यापैकी ववषयानस
ु ार अथवा काही महत्वाचे माशसके/तनयातकाशलके
87
ग्रंथालयात येतात त्यांचा संदभव हा भववष्ट्यात कधीना कधी तरी लागत असतो त्यासाठी
प्रत्येक वषी ग्रंथालयात माशसकाचे संच तयार करून ठे वले जातात येणे करून सभासदांना
ग्रंथालयातील कोणत्याही माशसकाची मादहती कोत्याही वषी अथवा कधीही लागली तरी
ग्रंथपालाकडे ती उपलब्ध असू शकते त्यामळ
ु े BOUND VOLUME करून ठे वणे अत्यंत
गरजेचे असते.

ADD BOUND VOLUMES OF JOURNALS : च्या अंतगवत SEARCH मध्ये जे

ग्रंथ घ्यावयाचे आहे त्याचे नाव टाकून SEARCH केल्यावर

ADD NEW :

ACC NO: प्रत्येक BOUND VOLUME ला दाखल अंक िमांक द्यावा लागतो .

CLASS NO : ग्रंथालय शास्त्रामध्ये प्रत्येक ववषयाला dewey Desimal

Classification या वगीकरणाच्या आधारे वगीकरण करून ववषयानस
ु ार ग्रंथांची ववभागणी
करून ठे वावी लागतो.

PAGINATION : एकूण फकती पानाचा BOUND VOLUME आहे .

PERIOD : सदर माशसके कोणत्या मदहन्या पासन

ू कोणत्या मदहन्यापयंतची आहे त याचा
कालावधी येथे नोंदवावा.

LOCATION : ग्रंथालयात कोणत्या दठकाणी अथवा कोणत्या कपाटामध्ये सदरील

BOUND VOLUME ठे वले आहे त

BINDINGS: सदर BOUND VOLUME ला बांधणी कशी केली आहे त्याचा प्रकार येथे
नोंदवावा. HARD BOUND, PAPERBACK ETC.

SECTION : सदर BOUND VOLUME कोणत्या ववभागामध्ये ठे वण्यात आलेला आहे

त्याची मादहती येथे द्यावी.

YEAR : सदर BOUND VOLUME कोणत्या सालचा आहे .

88
 COLLECTION : सदर BOUND VOLUME वाचकांना वाचण्यासाठी घरी द्यावयाचा
आहे फकंवा संदभव म्हणन
ू िक्त ग्रंथालयात वाचण्यासाठीच ठे वायचा आहे याची मादहती
येथे नोंदवावी

SAVE :

MICRO DOCUMENTS : या मोड्यल्

ू स मध्ये ग्रंथालयात उपलब्ध असलेले माशसके,
वतवमानपत्रे अथवा तनयतकाशलके यांची कात्रणे येथे नोंद्ववली अथवा ई-िॉमव स्वरुपात येथे
साठवन
ू ठे वली जातात.

ADD EDIT/MICRO DOCUMENTS: या िॉमव मध्ये गेल्यावर आपणास SEARCH

पयावय ददसेल यावर क्क्लक केल्यावर आपल्या आज्ञावली मध्ये जेवढे माशसके नोंदववलेले आहे त
त्यांची यादी अपना समोर येथे त्यापैकी सदरील कात्रणे कोणत्या माशसकाची आहे त त्या
माशसकावर क्क्लक करावे.

89
ADD NEW: सदर माशसकावर क्क्लक केल्यावर ADD NEW पयावय आपणास लाल रं गामध्ये
ददसेल त्यावर क्क्लक केल्यावर उजव्या हाताला

UPLOAD FILE असा पयावय ददसेल या पयाववर क्क्लक केल्यावर आपल्या COMPUTER वर
साठवन
ू ठे वलेल्या PDF,JPEG स्वरूपातील िाईल आपणास ददसू लागतील त्यापैकी जी िाईल
सदर माशसकाची असेल ततला SELECT करावे आणण OPEN म्हणावे सदर िाईल UPLOAD
झाल्यावर माशसकाची मादहती आपणास द्यावी लागते.

VOLUME : आलेला माशसकाचा खंड फकतवा आहे .

ISSUE: आलेल्या माशसकाचा अंक फकतवा आहे .

PERIOD : माशसकाचा/तनयतकालीकेचा कालावधी कोणता आहे .

90
YEAR: माशसक/तनयतकाशलके कोणत्या वषावसाठी SUBSCRIBE केले आहे .

TITLE : माशसकाचे शीषवक काय आहे .

PAGINATION : सदर माशसकाची पाने फकती आहे .

SUBJECT : माशसक/तनयतकाशलके कोणत्या ववषयांवर आधाररत आहे .

KEYWORDS : माशसक ग्रंथालयात लवकरात लवकर सापडावे म्हणून KEYWORD द्यावे.

URL : माशसकाचे संकेतस्थळ येथे द्यावे.

SAVE

91
92
SEARCH MICRO DOCUMENTS : या िॉमव मध्ये आपण CLIPINGS ई-िॉमव मध्ये
UPLOAD करून ठे वलेल्या आहे त त्या शोधण्यासाठी येथे पयावय आहे त.

सदर CLIPPING सभासदाला PRINT,DOWNLOAD करता येतात तसेच त्याला OPAC

मािवत त्याच्या घरामध्ये सद्
ु धा ह्या ARTICLES वाचता येऊ शकतात.

SEARCH MICRO DOCUMENTS मध्ये गेल्यावर FIND ARTICLES या पयावयावर

क्क्लक केल्यावर सदर उपलब्ध असलेले ARTICLE आपल्या समोर येतात त्यापैकी जे
ARTICLE आपल्याला बघावयाचे आहे त्यवर क्क्लक करावे.

ARTICLE वर क्क्लक केल्यावर आपल्याला उजव्या हाताला VIEW FILE असा पयावय ददसेल
त्यावर क्क्लक केल्यावर सदर ई-क्क्लवपंग आपल्या समोर येईल.

93
94
 NEWSPAPER CLIPPING MANAGER :

हे मोड्यल्
ू स सद्
ु धा सदरील ददलेल्या पद्धतीनस
ु ारच आपल्याला भरावयाचे अगोदर
SERIAL या पयावय अंतगवत वतवमानपत्राची संपण
ू व मादहती भरून घ्यावी संपण
ू व प्रफिया
झाल्यावर NEWSPAPER CLIPPING MANAGER मध्ये जसे आपण ARTICLE
नोंदववले तसेच ई-क्क्लवपंग संगणकामध्ये UPLOAD कराव्यात.

LIBRARY BUDGET

ग्रंथालय अंदािपिक

प्रत्येक ग्रंथालयास एक वावषवक अनद

ु ान तनक्श्चत करून दे ण्यात आलेले असते साववजतनक
ग्रंथालय असो फकंवा शासकीय तसेच महाववद्यालयीन प्रत्येक ग्रंथालयात
ग्रंथ,माशसके,वतवमानपत्रे,स्टे शनरी,संगणक असे अनेक दै नंददन कायावलयीन कामकाजासाठी
लागणाऱ्या वस्तू ग्रंथालयासाठी खरे दी कराव्या लागतात त्यामळ
ु े ग्रंथालयास एक तनक्श्चत
रक्कम ददलेली असते त्याचा साठाबंद फकंवा त्याचा दहशेब ग्रंथपालास अथवा ग्रंथालय
शलवपकास ठे वावा लागतो कारण ग्रंथालयाचे सद्
ु धा AUDIT करावयाचे असते त्यासाठी
ग्रंथपालासा प्रत्येक वस्तच
ू ा अथवा खरे दी केल्येल्या सवव ग्रंथ, माशसके, वतवमानपत्रे यांची
खरे दी प्रफिया कायावलयीन प्रफियेनस
ु ार करावी लागते आणण त्याची दे यके,धनादे श यांची
संपण
ू व मादहती अद्ययावत ठे वावी लागते त्यामळ
ु े सदर BUDGET मोड्यल
ु ग्रंथपालास
अत्यंत लाभदायक असते. तसेच ग्रंथालायात परीक्षण सशमती येत असतात उदा. NAAC
अश्या परीक्षण सशमती आल्यावर आपणास ग्रंथालयासंदभावत अनेक अह्वाल सदर फकंवा
तयार करावे लागतात जेणेकरून परीक्षण सशमतीने अहवाल मागववण्याच्या अगोदर आपला
अहवाल तयार असणे गरजेचे असते अश्या वेळेस BUDGET हे मोड्यल
ू अत्यंत
उपयोगास येते.

95
 LIBRARY BUDGET

ADD NEW : नवीन BUDGET नोंदववण्यासाठी ADD NEW असे म्हणा.

BUDGET HEAD : येथे ग्रंथालयासाठी जे वावषवक अंदाजपत्रक येणार आहे ते अंदाज

पत्रक कोणत्या कारणासाठी येणार आहे त्याचे HEAD येथे नोंदववतात.

PERIOD : सदर अंदाजपत्रक कोणत्या कायवकाळासाठी आला आहे तो सदर कालावधी

येथे नोंदवावा.

AMOUNT: एकूण फकती रक्कम जमा झालेली आहे त्याचा एकूण आकडा.

SAVE :

96
INVOICE DETAILS : या िॉमवमध्ये ग्रंथालयात येणाऱ्या सवव ग्रंथांचे त्रबशलंग करता येते
म्हणजेच ग्रंथ खरे दी प्रफिया झाल्यावर त्रबलाची सवव मादहती या दठकाणी भारता येते यामध्ये
त्रबल कोणत्या ग्रंथ ववकेत्याकडून आले आहे फकती रुपयाचे आहे त्यावर काही सवलत आहे का
अशी बरीचशी मादहती आपण संचय करून ठे ऊ शकतो.

BUDGET YEAR : सदर बजेट कोणत्या वषावसाठी तनयोक्जत केले आहे ते वषव येथे टाकावे .

BUDGET HEAD : बजेट कोणत्या कामासाठी आले आहे त्याकामासाठी एक वेगळे शीषवक
बनवन
ू त्याअंतगवत सदर बजेटची रक्कम नोंदवावी लागते.

SUPPLY BILL : ग्रंथालयातील ग्रंथांसाठी दे यक दे ण्यात आली आहे त का नाही.

INVOICE NO/DATE : दे याकांचे िमांक तसेच दे यकाची ददनांक येथे दे ण्यात येते .

AMOUNT: सदर दे यक फकती फकंमतीचे आहे ती फकंमत येथे भरावी.

CURRENCY: सदर ग्रंथ खरे दी भारतात झालेली असल्याने INDIAN RUPEE हा पयावय
वापरावा.

DISCOUNT : ग्रंथ खरे दी करताना प्रत्येक ग्रंथ वविेता ग्रंथालयांना त्यांच्या तनयमाप्रमाणे
प्रत्येक ग्रंथावर सवलत दे तात.

VENDOR : ग्रंथ परु वठाधरकाचे नाव येथे DROPDOWN मधन

ू तनवडावे.

PAYMENT REQUEST NO/DATE : या िॉमव मध्ये ग्रंथ खरे दीनंतर सदर दे यकाची
अदायगी करावयाची असते म्हणजेच PAYMENT करावयाचा असतो. त्यामळ
ु े सदर दे यकाच्या
फकंमतीवरून PAYMENT REQUEST NO. कायावलयीन लेखापाल दे तो तो येथे भरावा तो
ज्याददवशी हा िमांक दे ईल त्याददवशीची ददनांक येथे द्यावी लागेल

SAVE : उजव्या हाताला लाल रं गामध्ये SAVE म्हणून पयावय असेल त्यावर क्क्लक करा

97
ATTACH TITLES : SAVE झाल्यावर खाली लाल रं गामध्ये ATTACH TITLES असा एक
पयावय असेल त्यावर क्क्लक केल्यावर ज्या ग्रंथाची प्रफिया चालू आहे त्यांची यादी येथे येते
त्यापैकी ज्या ज्या ग्रंथांचे PAYMENT REQUEST करावयाचे आहे त्यावर करावे.

PROCESS : त्यानंतर PROCESS बटणावर क्क्लक केल्यावर सदर ग्रंथांचे दे यक

अदायगीसाठी पढ
ु े पाठववण्यात आले आहे असे ग्रंथपाल गहीत धरू शकतो,

98
99
GENERATE PAYMENT REQUEST : या िॉमव मध्ये सदर दे यकाची अदायगी कोणत्या
ग्रंथपरु वठा धारकाला करावयाची आहे ती नमद
ू करून त्याच्या नावाने दे यक सदर करण्यात येते.

PAYMENT REQUEST NO: येथे ज्या दे यकाची अदायगी करावयाची आहे त्या दे यकाचा
प्रफिया िमांक म्हणजेच PAYMENT REQUEST NO. येथे द्यावा

LETTER TEXT: यादठकाणी दे यकाच्या दे यकाची मादहती असलेला तसेच दे काची फकंमत फकंवा
ग्रंठ्पालाकडून लेखाववभागाला सदर दे यक दे ण्याबाबतचे पत्र सोबत जोडून द्यावे लागते.

POST : सदर केलेली प्रफिया पढ

ु े पाठववण्यासाठी POST हा पयावय वापरावा.

UPDATE PAYMENT REQUEST : लेखा ववभागाकडून दे यकाची अदायगी झाल्यावर

आलेल्या चेक/रोख याबद्दल लेखा ववभागास पन
ु ः मादहती UPDATE करावी लागते.

PAYMENT REQUEST NO : दे यकाचा PAYEMT REQUEST NO येथे भरावा

CHEQUE NO/DATE : दे यकासाठी आलेल्या चेकचा िमांक व त्याची ददनांक येथे द्यावी.

100
AMOUNT : आलेल्या चेकची रक्कम येथे नोंदवावी

UPDATE : UPDATE बटन प्रेस केल्यावर वरील सवव मादहती लेखा ववभागाकडे जाते .

CHEQUE DELIVERY FORM : चेक ग्रंथालयात आल्यानंतर तो ग्रंथ वविेत्याला दे ण्यासाठी

येथे CHEQUE DELIVERY FORM बनवतात तो ग्रंथ वविेत्याला चेक सोबत दे ण्यसाठी
उपयक्
ु त राहतो.

PAYMENT REQUEST NO : येथे ज्या दे यकाची अदायगीचा चेक तयार केला आहे त्याचा
िमांक द्यावा.

VENDOR : ज्या ग्रंथवविेत्याला चेक द्यावयाचा आहे त्याचे नाव DROPDOWN

मधन
ू घ्यावे.

LETTER TEXT : जो CHEK DELIVERY FORM आपण बनववलेला आहे तो येथे सोबत
जोडावा.
101
GENERATE REPORT : सवव मादहती भरून झाल्यावर GENERATE REPORT म्हणावे
यामध्ये सवव मादहती येते.

102
 BUDGET ANALYSIS :

येथे बजेट सवव भरून झाल्यावर त्याचे परीक्षण करावे लागते करून त्याचे ररपोटव तयार करावे
लागतात त्यासाठी BUDGET ANALYSIS हे मोड्यल
ु उपयोगी पडते.

YEAR : ज्या वषावचे ANALYSIS करावयाचे आहे ते वषव येथे भरावे.

SELECT HEAD : ज्या बजेटसाठी पैसे आले आहे त त्या बजेटच्या अंतगवत सदर नोंदी
झालेल्या आहे त त्या HEAD वर क्क्लक करावे.

BUDGET SUMMERY:

अंदाजपत्रकातील सवव मादहती आपणास ददसू लागते म्हणजेच एकूण फकती रक्कम ग्रंथालयास
मंजूर झाली आहे यापैकी फकती रक्कम ग्रंथ खरे दीसाठी खचव करण्यात आलेली आहे तसेच आता
एकूण फकती रक्कम ग्रंथालयाकडे उपलब्ध आहे याचा अहवाल आपल्यासमोर येतो.

103
PRINT BILL REGISTER:

104
 SEARCH

प्रत्येक ग्रंथालयात सभासद हे OPAC चा वापर करतीलच असे नाही त्यामळ

ु े ग्रंथपालास
ू द्यावे लागतात फकंवा ग्रंथालय आज्ञावालीमध्ये ग्रंथांची,
आज्ञावली मध्ये स्वतः ग्रंथ शोधन
माशसकांची नोंदी झालेल्या आपणास बघता याव्यात त्यामळ
ु े हे SEARCH पयावय आहे .

BASIC SEARCH : यामध्ये शक्यतो KEYWORD नस

ु ार ग्रंथ SEARCH होतात BASIC
SEARCH या पयावयामध्ये गेल्यावर KEYWORD या पयावयमध्ये जे ग्रंथ शोधावयाचे आहे
त्याचे शीषवक फकंवा त्याच्या शीषवकातील एखादे वाक्य येथे टाकल्यावर समोर SEARCH म्हणन
ू
लाल रं गामध्ये पयावय आहे त्यावर क्क्लक केल्यावर खाली आपल्याला सदर वाक्यातील ग्रंथांची
यादी येथे येते त्यावर क्क्लक केल्यावर सादर ग्रंथाची क्स्थती आपल्याला समजते म्हणजेच सदर
ग्रंथ ग्रंथालयात उपलब्ध आहे फकंवा नाही फकंवा हे ग्रंथ सभासदाला दे य केलेले आहे .

105
PRINT HOLDINGS : सदर ग्रंथांची क्स्थती समजल्या नंतर खाली अनेक लाल रं गामध्ये
पयावय ददसतील त्यापैकी PRINT HOLDINGS या पयावयावर क्क्लक केल्यावर खालील प्रमाणे
अहवाल सदर होते.

HOW TO MAKE OPAC :

OPAC : ONLINE PUBLIC ACCESS CATALOUGE ग्रंथालयात पव

ू ीच्या काळामध्ये ग्रंथ
शोधण्यासाठी प्रत्येक पस्
ु तकाची ताशलका ALPHABETICALLY लावीन ठे वलेली असायची ज्या
लेखकाचे ग्रंथ असेल त्या लेखकाच्या रकान्यामध्ये गेल्यावर आपल्याला सदर ग्रंथ भेटत असे

106
परं तु आपल्याला प्रत्येक ग्रंथची ताशलका (CATALOUGE CARD) बनवावी लागायची व ती
सभासदांना शोधन
ू त्यानस
ु ार ग्रंथ ग्रंथालयातन
ू शोधन
ू काढावे लागत असायचे.

संगणकीकरणाच्या काळामध्ये दह संकल्पना जरा बदलली आहे तालीकीकारण आता संगणकाच्या

वापरामळ
ु े अत्यंत सोपे झालेले आहे ग्रंथालयात येणारे प्रत्येक ग्रंथ अगोदर ग्रंथालय
आज्ञावलीमध्ये नोंददले जातात आणण अज्ञावली मध्ये ONLINE PUBLIC ACCESS
CATALOUGE (OPAC) म्हणून एक पयावय ददलेले आहे ज्यामळ
ु े आपण तालीकीकरण सहज
करू शकतो आणण यामध्ये अनेक प्रकारामध्ये ग्रंथ शोधू शकतो,

जसे की लेखाकानस
ु ार, शीषवकानस
ु ार,वगीकरणानस
ु ार,वषावनस
ु ार, असे अनेक पयावय येमध्ये आहे त
ज्याने ग्रंथाचे तनक्श्चत स्थान ग्रंथालयात कोठे आहे हे सद्
ु धा अवघ्या शमतनटामध्ये आपणास
सापडते. त्यामल
ु े OPAC हे खूप महत्वाचे असते साहस OPAC ग्रंथालयात प्रवेश करतानाचा
सरु वातीला संगणकावर ठे वले असते जेणे करून सभासदाने अगोदर ग्रंथ शोधन
ू त्याला जे हवे ते
ग्रंथा ग्रंथापालास घेण्यासाठी आणून दे ता येईल यामळ
ु े डॉ. एस.आर रं गनाथन यांचा तनयम ४
वाचकाचा तसेच ग्रंथपालाचा वेळ वाचवा या तनयमानस
ु ार ग्रंथालयात सभासद आणण ग्रंथपाल
यांच्यामध्ये एकोपा तनमावण होण्यास मदत होते.

1. ई-ग्रंथालय अज्ञावलीची CD मध्ये OPAC नावाचे एक FOLDER आहे फकवा ई-

ग्रंथालय अज्ञावलीच्या WEBSITE http://egranthalaya.nic.in/ eG3OPAC.zip वर
गेल्यावर आपल्याला सदर OPAC ची िाईल भेटेल ती DOWNLOAD करून ततला
आपल्या संगणकाच्या C: कोलन वर PASTE करावी.

107
 2. त्यानंतर संगणकावरील START बटनवर प्रेस केल्यावर उजव्या पट्टीवर CONTROL
PANEL असा पयावय ददसेल त्यावर क्क्लक करा.

3. CONTROL PANEL मध्ये आपल्यावर PROGRAMME & FEATURES या पयावयायावर

क्क्लक करा.

108
4. PROGRAMME & FEATURE पयावयावर गेल्यावर डाव्या हाताला TURN WINDOWS
FEATURE ON OR OFF हा पयावय तनवडा.

4. TURN WINDOWS ON OR OFF मध्ये INTERNET INFORMATION

SERVICE असा पयावय ददसेल त्याला एक CHECK BOX असेल त्यावर क्क्लक
करून तो पाराय तनवडा.

109
5. INTERNET INFORMATON SERVICES नंतर WORLD WIDE WEB
SERVICES ह्या पयावयावर क्क्लक करा.

6. WORLD WIDE WEB SERVICES च्या अंतगवत APPLICATION

DEVELOPMENT FEATURES या पयागयावर जक्लक केल्यावर आपल्याला NET
EXTENSIBILITY, ASP, ASP.NET, CGI, ISAPI EXT ENSIONS, ISAPI,
FILTERS, SERVER-SIDE INCLUDES असे पयागय येतील तयापैकी CGI हा
पयागय सोडून सवांसमोर जक्लक करावे आणण OK म्हणावे

110
OK म्हणाल्यावर खाली प्रमाणे WINDOW येईल.

7. आता पन्
ु हा CONTROL PANEL असा पयावय तनवडा त्यामध्ये ADMINISTRATIVE
TOOLS मध्ये INTERNET INFORMATION SERVICES (IIS) MANAGER वर
क्क्लक करावे.

111
8. INTERNET INFORMATION SERVICES (IIS) MANAGER वर क्क्लक केल्यावर
डाव्या हाताला आपल्या संगणकाचे नाव ददसते.

9. संगणकावर क्क्लक केल्यावर APPLICATION POOLS, SITES, DEFAULT WEB

SITE यापयावयावर क्क्लक करावे.

112
10. DEFAULT WEB SITE वर उजव्या हाताचे क्क्लक केल्यावर ADD
APPLICATION या पयावयावर क्क्लक करा.

11. DEFAULT WEB SITE वर क्क्लक केल्यावर आपल्या समोर एक बॉक्स येईल
त्यामध्ये ALIAS या रकान्यामध्ये OPAC शलहावे आणण त्यासमोर APPLICATION
POOL या पयावयामध्ये DROPDOWN केल्यावर CLSSIC .NET APP POOL हा
पयावय तनवडावा.

113
 12. CLASSIC .NET APP POOL हा पयावय तनवडल्यावर खाली PHYSICAL PATH
यावर क्क्लक केल्यावर आपल्या संगणकामध्ये OPAC नावाचे िोल्डर जेथे ठे वले आहे ते
तनवडून त्यावर क्क्लक करावे आणण OK म्हणावे.

13. आता संगणकाच्या INTERNET BROWSER INTERNET EXPLORER, MOZILA

FIREFOX, GOOGLE CROME यापैकी एका BROWSER मध्ये जाऊन
LOCALHIST/OPAC फकंवा संगणकाचे नाव SOFTECHPC/OPAC फकंवा संगणकाचा IP
ADDRESS टाकून 192.168.1.2/OPAC असे SERACH करावे तुमच्या समोर ई-
ग्रंथालयाचे OPAC असेल त्यामध्ये आपल्या ग्रंथालयाचे नाव तनवडून SUBMIT बटन प्रेस
करावे.

114
OPAC च्या पेजवर आल्यावर आपल्या ग्रंथालायचे तनवड करावे आणण SUBMIT बटन प्रेस
करावे.

115