ТЕМА: ПОЈАМ И ПОДЕЛА ПОСЛОВНЕ И КЊИГОВОДСТВЕНЕ

ДОКУМЕНТАЦИЈЕ
 САДРЖАЈ

УВОД........................................................................................................................................................................ 2
1. КЊИГОВОДСТВЕНА ДОКУМЕНТА.................................................................................................... 3
2. ПОСЛОВНЕ КЊИГЕ..................................................................................................................................... 6
2.1. Дневник.................................................................................................................................................. 6
2.2. Главна књига....................................................................................................................................... 7
2.3. Помоћне књиге.................................................................................................................................... 9
3. ЗАКЉУЧНИ ЛИСТ.................................................................................................................................... 11
4. БИЛАНС УСПЕХА И ОСТАЛИ ФИНАНСИЈСКИ ИЗВЕШТАЈИ...............................................13
ЗАКЉУЧАК........................................................................................................................................................ 15
ЛИТЕРАТУРА.................................................................................................................................................... 16

1
 УВОД

Књиговодствени документ је писана исправа којом се доказује настанак

неке економске промене. Постојање документа је услов за књиговодствено
евидентирање економске промене. Да би документ постао основа за
евидентирање неке економске промене неопходно је да над њим буде спроведена
формална, рачунска и суштинска контрола. Књиговодствена документа настају
на месту настанка економске промене и састављају их лица која учествују у
њеном извршењу. Супротност интереса ових лица обезбеђује објективност
података која документа садрже.

Књиговодствени документ мора да садржи следеће битне елементе: место

и датум настанка промене, назив и број документа, имена лица која су
учествовала у извршењу, кратак опис промене, јединица мере и количина, износ
на који промена гласи (новчана вредност) и потписи овлашћених лица и печат
издаваоца Према месту настанка сва књиговодствена документа се могу
поделити на:

- Документа која у предузеће пристижу споља од његових

пословних партнера или државних органа.

- Сопствена документа која настају у предузећу. Ова документа могу

бити интерна и екстерна

Документација се може поделити и на: оригиналну, која настаје на месту

извршења промене и има задатак да докаже њен настанак и изведену, која
настаје у књиговодству на основу оригиналних докумената и има задатак да
олакша и убрза обухватање промена.

Путем књиговодствених докумената се остварује документациона

функција књиговодства јер се омогућава накнадна провера тачности података,
објективност и материјална исправност.

2
 1. КЊИГОВОДСТВЕНА ДОКУМЕНТА

Током пословања предузећа, догађају се бројне и различите промене на

имовини, капиталу и обавезама предузећа. Да би књиговодство могло да
обухвати сваку промену, неопходно је да располаже са писаним документом из
кога се види да ли је, и каква, промена настала. Документи који се користе за
евидентирање економских промена у предузећу називају се књиговодственим
документима. Књиговодствена документа су веома значајна и са аспекта
контроле, јер омогућавају веома ефикасну и потпуну накнадну проверу
извршених књижења у пословним књигама, односно тачности, истинитости и
материјалне исправности података унетих у пословне књиге.1

У нашем закону о рачуноводству, књиговодствени документ се дефинише

као „јавна исправа која представља писани доказ о насталој пословној промени и
другом догађају“.2 Књиговодствени документ настаје као последица економског
догађаја, а саставаља га лице које учествује у реализацији тог догађаја. Приликом
састављања књиговодственог документа, лице које га саставља мора да води
рачуна о његовој садржини, како би могао бити прихваћен као писани доказ о
економској промени. У том смислу, мора да садржи следеће битне елементе:
место и датум издавања, назив и број документа, кратак опис пословне промене
изражене у новцу или неком другом показатељу, податак на кога се односи
документ и потпис овлашћеног лица. Поред наведених, документ може имати и
друге податке (рок испоруке, услове плаћања и др.).

У пракси се користи велики број књиговодствених докумената. Сва

документа могуће је поделити према:3

 месту настанка и према

 њиховом садржају.
1
Невенка Жаркић Јоксимовић, Весна Богојевић Арсић, „Рачуноводство“, Факултет
организационих наука, Београд, 2015., стр. 67.
2
Иван Михаиловић, Драгана Ранђеловић, „Основе рачуноводства“, Висока пословна школа,
Лесковац, 2016., стр. 103.
3
Бован Миладин, „Рачуноводство“, Висока економска школа струковних студија Пећ у
Лепосавићу, Лепосавић, 2005., стр. 97.

3
 Према месту настанка, књиговодствена документа се деле на две групе, и
то на:4

 сопствена и

 спољна документа.

Сопствена су она документа која се сачињавају у предузећу и која могу

бити намењена или унутрашњим потребама (интерна, она која остају унутар
предузећа као што су, на пример, разна требовања, радни налози и др.), или
корисницима ван предузећа (екстерна, она која су намењена лицима ван
предузећа, као што су, на пример, фактуре намењене купцима, менице и др.).

Према садржају, књиговодствена документа деле се на:5

 оригинална или изворна и

 изведена.

Књиговодствени документ, као основа за књижење у књиговодству,

подлеже сталној провери како би се обезбедила формална и материјална
уредност књиговодства. Наиме, пре него што се књиговодствени документ преда
на књижење, обавља се контрола формалне исправности документа (да ли
документ садржи све битне елементе који га чине књиговодственим
документом), контрола рачунске исправности (да ли су сви обрачуни урађени
тачно) и контрола суштинске исправности (да ли је економска промена на коју се
односи документ стварно настала).

Због важности коју има, књиговодствена документација се чува у складу са

роковима који су за поједина документа утврђени законским прописима. Наш
Закон о рачуноводству обавезује правна лица и предузетнике да уредно чувају
рачуноводствене исправе и пословне књиге и да за то задуже одређена лица.
Такође, утврђени су рокови чувања за поједине врсте докумената:

4
Невенка Жаркић Јоксимовић, Весна Богојевић Арсић, „Рачуноводство“, Факултет
организационих наука, Београд, 2015., стр. 68.
5
Иван Михаиловић, Драгана Ранђеловић, „Основе рачуноводства“, Висока пословна школа,
Лесковац, 2016., стр. 104.

4
- две године чувају се продајни и контролни блокови, помоћни
обрасци и слична документација,

- пет година чувају се исправе које се односе на платни промет,

исправе на основу којих се уносе подаци у пословне књиге,

- дневници и главне књиге чувају се десет година,

- финансијски извештаји чувају се педесет година,

- трајно се чувају исплатне листе или аналитичке евиденције

ако осигуравају битне податке о запосленима.

5
 2. ПОСЛОВНЕ КЊИГЕ

Свеобухватна евиденција о променама на средствима и изворима

средстава предузећа води се у пословним њигама. У пословним књигама налазе
се сви подаци о стању и кретању имовине, капитала, обавеза, расхода и прихода.
На основу података из пословнох књига утврђује се и пословни резултат
предузећа.6

Зависно од начина организовања књиговодства и степена аутоматизације

обраде података, пословне књиге могу се водити у облику повезаних и
неповезаних књига (у виду слободних листића - картица) или бити пренесене на
неко од средстава за аутоматску или механографску обраду података.Као
пословне књиге, у Закону о рачуноводству наводе се дневник, главна књига и
помоћне књиге, којима се даје карактер јавних исправа.

2.1. Дневник

По свом садржају, дневник је једна од основних књига у предузећу. Дневник

је инструмент књиговодства који служи за хронолошку евиденцију насталих
економских промена. Отварање дневника се врши на основу биланса, а потом се на
основу дневника врши отварање рачуна главне књиге. У дневнику се књиже све
пословне промене хронолошким редом којим су по времену и настале. Свака
пословна промена књижи се прво у дневнику а затим се сва књижења из
дневника преносе на рачуне главне књиге.

Дневник садржи шест колона. У прву колону уноси се редни број

економске промене а у другу датум настанка економске промене. Колона описа
предвиђена је за уношења назива рачуна који дугује, назива рачуна који
потражује (мало удесно у односу на рачун који дугује, ради боље прегледности
књижења у дневнику) и кратак опис пословне промене која је предмет књижења.

6
Иван Михаиловић, Драгана Ранђеловић, „Основе рачуноводства“, Висока пословна школа,
Лесковац, 2016., стр. 104.

6
Кратак опис најчешће садржи назив и број документа на основу кога је промена
прокњижена. Уколико се у књиговодственом ставу јавља само један рачун који
дугује и један рачун који потражује, ради се о простом књиговодственом ставу.
Сложен књиговодствени став подразумева два или више рачуна који дугују и(ли)
два или више рачуна који потражују. После сваког књиговодственог става, у
колони за опис подвлачи се црта (раставна црта) која одваја књиговодствене
ставове у колони за опис.

Колона Позив предвиђена је за повезивање дневника и главне књиге.

Приликом отварања књиговодствених рачуна, сваком рачуну додељује се број
оним редом како се исти уноси у дневник, и којим се обележава и када се поново
појави у дневнику приликом књижења каснијих пословних промена.

Рубрика Износ има две колоне: колону Дугује и колону Потражује. С

обзиром да се свака пословна промена у двојном књиговодству књижи
двостарано, једном на страни дугује а други пут на страни потражује, у оквиру
сваког књиговодственог става мора да постоји равнотежа дуговне и потражне
стране.

Са увођењем компјутерске обраде података, дневник губи на значају који

је имао раније. Међутим, још увек, у неким предузећима дневник служи као
основа за књижење пословних промена у главној књизи а значајна је и његова
контролна функција у смислу провере прокњижених ставова на рачунима главне
књиге.

2.2. Главна књига

Главна књига је једна од две основне пословне књиге у рачуноводству.

Главна књига представља скуп рачуна на којима се систематски евидентирају
пословне промене у једном предузећу. Некада је главна књига била у форми
увезане књиге (отуда и назив "главна књига") а сада су то картице - слободни
листићи, који чине картотеку рачуна главне књиге. У главној књизи воде се само
основни или синтетички рачуни.

7
 Књижење на рачунима главне књиге врши се упоредо са књижењем у
дневнику, односно сваки књиговодствени став прокњижен у дневнику преноси
се на одговарајуће рачуне у главној књизи. Уколико се примењује преносна
метода, књиговодствени став се прво књижи у дневнику а затим се преноси на
рачуне главне књиге, и то тако што се књижења на дуговној страни дневника
преносе на дуговну страну рачуна главне књиге а књижења на потражној стрни
дневника на потражну страну рачуна главне књиге. Копирна метода подразумева
истовремено - синхронизовано књижење пословних промена, и кроз дневник и
на рачунима главне књиге. У условима примене рачунара у књиговодству,
дневник добија мање важну улогу а главна књига постаје најважнија пословна
књига у књиговодству.7

Међутим, у вођењу књига још увек се користе и преносна и копирна

метода, што значи да не треба занемаривати функцију дневника, нарочито када
се примењује преносна метода. Грешке које се могу појавити приликом
преношења књижења са дневника на рачуне главне књиге испољавају се у
неслагању промета дневника и промета главне књиге. Да би се на време откриле
евентуалне грешке при књижењу, у предзећима се током године више ггута
саставља пробни биланс у који се уноси промет на свим рачунима остварен у
периоду за који се врши провера извршених књижења.

Пробни биланс има шест колона у које се уноси редни број, назив рачуна,
бруто биланс - дугује, бруто биланс - потражује, салдо биланс - дугује и салдо
биланс - потражује. Збир промета у потколонама бруто биланса (дугује и
потражује) мора бити исти и једнак збиру промета у колонама дугује и потражује
у дневнику. Збир салда у потколонама дугује и потражује у салдо билансу такође
мора бити изједначен.

Форма рачуна главне књиге, у условима примене ручне (преносне) и

копирне методе књижења, идентична је са формом дневника. Међутим, у
примеру који следи, због практичних разлога, рачуни су дати у форми слова Т.

2.3. Помоћне књиге

7
Бован Миладин, „Рачуноводство“, Висока економска школа струковних студија Пећ у
Лепосавићу, Лепосавић, 2005., стр. 99.

8
 Главна књига, као што је напред речено, састоји се од основних или
синтетичких рачуна (конта) који пружају глобалне податке о средствима,
изворима средстава, расходима и приходима. Предузеће, према потреби, може
изршити рашчлањење неког синтетичког рачуна са циљем детаљнијег
обухватања евиденција које се воде на том рачуну. То рашчлањено праћење
делова неке целине - имовине, обавеза, капитала, расхода, прихода у конкретном
предузећу, може се књиговодствено организовати помоћу: 8

- аналитичких евиденција и

- других (углавном повезаних) помоћних књига.

(а) Аналитичке евиденције, као помоћне књиге, подразумевају

рашчлањену евиденцију синтетичког рачуна на више помоћних рачуна.
Издвајањем из главне књиге појединачних рачуна који се односе на садржину
одређеног синтетичког рачуна, формира се помоћна књига у оквиру које се преко
појединих рачуна води евиденција о саставним деловима синтетичког рачуна.
При томе, синтетички рачун и даље остаје у главној књизи. Пошто су рачуни
помоћне књиге саставни делови синтетичког рачуна, збир промета и салда
појединачних рачуна, који припадају једном синтетичком рачуну, морају бити
идентични са прометом и салдом истог синтетичког рачуна. Предузећа нису
обавезна да отварају помоћне књиге. Отварају их тек уколико се процени да су из
неких разлога потребне. А то су, углавном, проблеми прегледности рачуна главне
књиге, потреба за потпунијом евиденцијом неких делова имовине, облика
обавезе, расхода или прихода, проблеми поделе рада, ажурности и др.

Аналитичке евиденције уводе се и због потребе да се располаже и

количинским (натуралним) подацима о неким имовинским предметима (стање и
промене количине материјала, готових производа, робе и др.), с обзиром да се
преко синтетичких рачуна могу обезбедити само вредносни подаци. Поред
количинских, могуће је преко помоћних књига обезбедити и неке друге податке
од интереса за предузеће (на пример, када се ради о основним средствима, то су

8
Иван Михаиловић, Драгана Ранђеловић, „Основе рачуноводства“, Висока пословна школа,
Лесковац, 2016., стр. 106.

9
подаци о добављачима од којих је основно средство купљено, о капацитету,
условима експлоатације, обављеним ремонтима, одржавању и сл.).

(б) Друге помоћне књиге отварају се, углавном, са задатком да пруже

допунске информације које није могуће добити вођењем основних (синтетичких)
рачуна и аналитичке евиденције. У друге помоћне књиге спадају књига благајне,
књига основних средстава (инвентара), књига улазних фактура, књига излазних
фактура, књига деоничара (акционара) и др.

10
 3. ЗАКЉУЧНИ ЛИСТ

Закључни лист се саставља након спроведених предзакључних књижења.

Предзакључним књижењима сматрају се књижења која се спроводе пре израде
биланса и формалног закључка књига, са циљем да се књиговодствено стање
(стање на рачунима) усклади са стварним стањем утврђеним инвентарисањем.

Закључни лист садржи колоне за Редни број, Назив рачуна, Бруто биланс
(са потколонама за дугује и потражује), Салдо биланс (са потколонама дугује и
потражује), Биланс стања (са потколонама за активу и пасиву) и Биланас успеха
(са потколонама за расходе и приходе). У односу на пробни биланс, закључни
лист има још и биланс стања и биланс успеха, што значи да је закључни лист у
суштини проширени пробни биланс. Према томе, све оно што је речено о пробном
билансу, у погледу његове улоге у провери формалне исправности
књиговодствене евиденције, важи и за закључни лист.9

У закључни лист се уносе сви рачуни главне књиге са подацима о њиховом

промету. Подаци о промету за сваки рачун појединачно уносе се у Бруто биланс, у
колону дугује и у колону потражује, а разлика између дуговне и потражне стране
на сваком рачуну уноси се у Салдо биланс. Збир колоне дугује и колоне потражује
у Бруто билансу мора да буде исти и да буде идентичан збиру колона дугује и
потражује у дневнику. Збир колоне дугује и збир колоне потражује у Салдо
билансу такође мора да се сложе. Уколико се појаве неслагања у било ком делу,
неопходно је извршити проверу рачунске тачности збирова а уколико се не
открије грешка у сабирању треба проверити да ли су сва књижења из дневника
(верно) пренета у главну књигу.

У Биланс стања уносе се салда свих активних и пасивних рачуна (рачуна

активе и рачуна пасиве) и то у потколону актива уносе се салда из дуговне
колоне Салдо биланса а у потколони пасива салда из потражне колоне Салдо

9
Борис Тушек, Весна Вашичек, Катарина Жагер, Лајош Жагер, „Основе рачуноводства“, Пословна
школа, Београд, 2007., стр. 137.

11
биланса. Збир колоне актива и збир колоне пасива у Билансу стања, по правилу,
се не слажу.

На крају пословне године, врши се формалан закључак књига. У поступку

закључивања рачуна главне књиге, утврђује се разлика дуговне и потражне
стране сваког рачуна појединачно, разлике (салда) уносе се на мању страну
рачуна како би се изједначио промет једне и друге стране рачуна а затим се
подвлачи промет са две паралелне линије. Салда са рачуна стања преносе се на
одговарајућу страну Рачуна изравнања а салда са рачуна успеха на одоговарајућу
страну Рачуна добитка или губитка.

12
 4. БИЛАНС УСПЕХА И ОСТАЛИ ФИНАНСИЈСКИ ИЗВЕШТАЈИ

Биланс успеха представља преглед прихода и расхода остварених у току

обрачунског периода. За разлику од биланса стања, који је усмерен на
приказивање имовине и утврђивање имовинске ситуације и финансијског
положаја предузећа, функција рачуна успеха је утврђивање оствареног резултата
(успеха) приказивањем развоја прихода и расхода у обрачунском периоду. 10

У погледу форме, биланс успеха може бити приказан у облику двостраног

рачуна (конта) или у облику једног рачуна односно у штафелној форми (у форми
листе). У првом случају, на левој страни су приказани трошкови (расходи) по
врстама, на десној страни приходи по облицима а салдо се уписује на мању
страну, односно ако је добитак (када су приходи већи од расхода) на леву страну а
ако је губитак (када су мањи приходи од расхода) на десну страну. У другом
случају, приходи и расходи се приказују једни испод других.

Постоје две методе за израду биланса успеха, односно за израчунавање

финансијског резултата, и то метода укупних трошкова и метода трошкова
продатих учинака.

По методи укупних трошкова, до резултата се долази упоређивањем

укупних трошкова обрачунског периода са оствареним приходима у истом
периоду, коригованим за промену вредности залиха робе односно готових
производа и недовршене производње.

Метода трошкова продатих учинака полази од трошкова (расхода)

продатих, а не укупно произведених, производа у једном обрачунском периоду. У
складу с тим, периодични резултат се утврђује стављањем у однос прихода од
продаје према износу расхода садржаних у продатим производима, односно
продатој роби или извршеним услугама.

Борис Тушек, Весна Вашичек, Катарина Жагер, Лајош Жагер, „Основе рачуноводства“, Пословна
10

школа, Београд, 2007., стр. 141.

13
 Извештај о новчаним токовима обухвата само приливе и одливе
готовине и готовинских еквивалената, што значи да су из овог биланса
искључене све трансакције које се директно не односе на уплате и исплате у
готову. Тако, на пример, ако су нека средства купљена или продата а да при томе
нису плаћена или није извршена наплата, токови по основу таквих транскација
не сматрају се новчаним већ неновчаним токовима. Новчаним токовима се не
сматрају ни ревалоризације као ни разни отписи (и друге трансакције и промене)
који за непосредну последицу нису имали приливе и одливе готовине. Преноси
између појединих рачуна готовине, такође, се не сматрају новчаним токовима.

Извештај о променама на капиталу садржи информације о смањењу и

повећању капитала у току пословне године и о пословним променама које су
узроковале промену обима капитала. Припрема се, пре свега, са циљем
задовољења информационих потреба власника капитала.

Напомене уз финансијске извештаје садрже допунске информације

којих нема у билансу стања и у билансу успеха. Те информације, углавном, садрже
обавештења о коришћеним методама процењивања у обрчунском периоду са
објашњењима одступања од раније коришћних метода (уколико је било
одступања), анализу ефеката промене начина процењивања на финансијски
резултат и (или) на финансијску структуру предузећа, о улагањима предузећа и о
уговореним пословима, о структури запослених, о регионалном и другом пореклу
пословних прихода и друге разне информације којих нема у билансу стања и у
рачуну успеха.

14
 ЗАКЉУЧАК

Документи који се користе за евидентирање економских промена у

предузећу називају се књиговодственим документима. Књиговодствена
документа су веома значајна и са аспекта контроле, јер омогућавају веома
ефикасну и потпуну накнадну проверу извршених књижења у пословним
књигама, односно тачности, истинитости и материјалне исправности података
унетих у пословне књиге.

Да би документ постао основа за евидентирање неке економске промене

неопходно је да над њим буде спроведена формална, рачунска и суштинска
контрола.

У пракси се користи велики број књиговодствених докумената. Сва

документа могуће је поделити према месту настанка и према њиховом садржају.
Према месту настанка, књиговодствена документа се деле на две групе, и то на
сопствена и спољна документа. Према садржају, књиговодствена документа деле
се на оригинална или изворна и изведена.

Због важности коју има, књиговодствена документација се чува у складу са

роковима који су за поједина документа утврђени законским прописима.

15
 ЛИТЕРАТУРА

1. Бован Миладин, „Рачуноводство“, Висока економска школа струковних

студија Пећ у Лепосавићу, Лепосавић, 2005.

2. Невенка Жаркић Јоксимовић, Весна Богојевић Арсић, „Рачуноводство“,

Факултет организационих наука, Београд, 2015.

3. Иван Михаиловић, Драгана Ранђеловић, „Основе рачуноводства“, Висока

пословна школа, Лесковац, 2016.

4. Борис Тушек, Весна Вашичек, Катарина Жагер, Лајош Жагер, „Основе

рачуноводства“, Пословна школа, Београд, 2007.

16