ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

HỒ SƠ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Sinh viên thực hiện: Lê Thị Hồng Nhung

Giảng viên hướng dẫn: TS. Nguyễn Quang Minh Nhi

Đà nẵng, tháng 5 năm 2022

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1
1. Thông tin chung
- Họ và tên sinh viên: Lê Thị Hồng Nhung

- Sinh viên lớp: 44K15.1

- Khoa: Tài chính

- Email: Nhunglth2812@gmail.com

- Số điện thoại : 0382877506

- Vị trí thực tập: Thực tập sinh kế toán vật tư

- Phòng ban: Phòng Tài chính – kế toán

Với mong muốn được tiếp cận môi trường làm việc tại các công ty, doanh nghiệp, tôi
đã đăng ký thực tập tại Công ty cổ phần xây dựng công trình 525 tại phòng Tài chính –
kế toán để có cơ hội được trải nghiệm thực tế. Tại vị trí thực tập sinh kế toán vật tư, tôi
sẽ có cơ hội được làm việc với phòng vật tư – thiết bị do đó sẽ hỗ trợ tôi rất nhiều
trong quá trình thu thập tài liệu liên quan đến báo cáo thực tập và quá trình quan sát
trực tiếp quy trình quản lý vật tư của doanh nghiệp để hoàn thành báo cáo thực tập.

 Thông tin người hướng dẫn tại đơn vị thực tập

- Họ và tên: Lê Phương Lan

- Số điện thoại: 0935989816

- Vị trí: Kế toán thuế - vật tư

Đơn vị thực tập

- Tên đơn vị thực tập: Công ty cổ phần xây dựng công trình 525

- Địa chỉ: Số 673 Trường Chinh, Phường Hòa Phát, Quận Cẩm Lệ,
TP. Đà Nẵng

- Số điện thoại: 02363.681126

- Email: ceco525dn@gmail.com

- Web: www.525.vn

2
Tiền thân của Công ty cổ phần xây dựng công trình 525 (sau đây gọi tắt là công ty cổ
phần XDCT 525) là Đội Thanh niên Xung phong 25 Anh hùng, thuộc Ban xây dựng
67, tiền thân của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 5 ngày nay, thuộc Bộ
giao thông vận tải, được thành lập ngày 22/08/1965. Từ 01/2002 đến nay, chuyển đổi
Công ty thành Công ty Cổ phần XDCT 525, thuộc tổng Công ty XDCT giao thông 5,
hoạt động trong hai lĩnh vực chính bao gồm đầu tư (kinh doanh địa ốc, thương mại...)
và xây dựng (cầu đường, bến cảng, san lấp mặt bằng, các công trình công nghiệp, dân
dụng, thủy lợi và đường điện dưới 35KV...).

Cơ cấu công ty hoạt động theo mô hình trực tuyến chức năng, cụ thể: mọi hoạt động
kinh doanh, kế hoạch xây dựng công trình của toàn công ty được chỉ đạo trực tiếp bởi
Tổng giám đốc trong khi các vấn đề khác được chỉ đạo thông qua 6 phòng ban chức
năng của công ty bao gồm: phòng Tài chính – kế toán, phòng tổ chức hành chính,
phòng kế hoạch kỹ thuật, phòng vật tư – thiết bị và các đội thi công, xây lắp.

Trong đó, tại phòng Tài chính – kế toán có 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp, 1 kế
toán tiền mặt và thanh toán kiêm thủ quỹ, 1 kế toán ngân hàng và công nợ, 1 kế toán
thuế - vật tư. Tất các các kế toán viên ở đây đều đã có hơn 10 năm kinh nghiệm và gắn
bó lâu dài với Công ty cổ phần XDCT 525. Bộ phận kế toán thực hiện các nhiệm vụ
liên quan đến tổng hợp, cung cấp số liệu kịp thời cho các cấp lãnh đạo, báo cáo tình
hình kinh doanh sau mỗi quý, năm, ngoài ra theo dõi mọi chi phí phát sinh và khắc
phục những mặt tồn đọng của nợ, chuẩn bị bảng lương thanh toán hàng tháng...

Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty:

Kế toán trưởng

Kế toán tiền mặt

Kế toán công nợ Kế toán thuế -
Kế toán tổng hợp và thanh toán +
và TGNH vật tư
thủ quỹ

2. Mô tả công việc
2.1. Nhiệm vụ thực hiện

3
Sắp xếp hóa đơn, chứng từ theo từng dự án, công trình của công ty. Nhằm hỗ trợ kế
toán vật tư dễ dàng tìm kiếm trong quá trình xử lý tài liệu đặc biệt trong thời gian
quyết toán thuế; đối với thực tập sinh có thể hiểu rõ các chứng từ, giấy tờ cần thiết
trong quá trình xuất – nhập – thu hồi vật tư thiết bị của công ty trong mỗi dự án.

Kiểm tra mail được gửi đến từ phòng vật tư, kho và ban chỉ huy công trình. Thực hiện
nhiệm vụ này giúp hiểu về việc luân chuyển giấy tờ giữa các phòng ban: phòng vật tư
thiết bị, tài chính kế toán, kho và công trình trong việc mua bán, điều động, thu hồi vật
tư thiết bị.

Hỗ trợ rà soát số liệu, thông tin các hóa đơn, chứng từ được gửi tới phòng tài chính kế
toán. Nhiệm vụ này được giao nhằm giúp thực tập sinh nắm rõ được những thông tin
kế toán thường xuyên xử lý và các giấy tờ mà phòng ban phụ trách.

Hỗ trợ các công việc văn phòng khác giúp các anh/chị tại phòng ban thực tập.

2.2. Nhiệm vụ quan sát

Để lập báo cáo kế toán vật tư cần phải trải qua nhiều quy trình làm việc mà sinh viên
chưa từng có kinh nghiệm, cơ hội làm việc thực tế, do đó sinh viên thể quan sát để học
hỏi từ kế toán vật tư để hiểu rõ hơn về các công việc phải làm.

Quan sát cách giao tiếp giữa các đồng nghiệp, phòng ban trong công ty. Nhằm hiểu
được văn hóa và môi trường làm việc, giao tiếp với các anh chị trong công ty.

Với các phần mềm kế toán KTSYS’2010 1, MISA MEIVOICE2 chỉ có nhân viên chính
thức mới được phép cấp tài khoản, tuy nhiên sinh viên có thể theo dõi quá trình mọi
người làm việc để tìm hiểu về cách sử dụng và các chức năng của phần mềm này.

3. Yêu cầu về kĩ năng và kiến thức

3.1. Yêu cầu về kiến thức

1
Là phần mềm kế toán viên sử dụng nhập số liệu, chứng từ, hóa đơn để theo dõi các nghiệp vụ phát sinh hàng
ngày
2
Là phần mềm giúp kế toán viên tổng hợp tình hình sử dụng hóa đơn, tờ kê thai thuế GTGT, và xuất khẩu dữ
liệu dễ dàng để kê khai thuế, cho phép lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý/ngày
4
công ty sẽ nhanh chóng hiểu được cách phân loại vật tư thiết bị và các chỉ số tài chính
liên quan đến tài sản, hàng tồn kho tại công ty nhằm đưa ra quyết định liên quan đến
việc mua, bán tài sản hoặc điều phối số lượng vật tư thiết bị tại kho.

3.2. Yêu cầu về kỹ năng và thái độ

Kỹ năng tin học văn phòng (đặc biệt Microsoft World và Excel). Đối với kế toán viên,
kỹ năng này rất cần thiết để phục vụ cho các công việc như soạn thảo giấy tờ, chứng
từ, tính toán, lập bảng thống kê... trong quá trình xử lý dữ liệu liên quan đến hàng hóa,
vật tư.

Kỹ năng đọc, viết tiếng anh. Ngoài các công trình trong nước, công ty còn mở rộng
thực hiện các dự án ở nước ngoài. Trong trường hợp đó, các giao dịch mua bán sẽ xuất
hóa đơn, hợp đồng mua bán được trình bày bằng tiếng anh, do đó công ty yêu cầu kế
toán phải đọc hiểu tiếng anh tốt để phục vụ cho quá trình xử lý giấy tờ, số liệu.

Luôn giữ thái độ cầu tiến, chủ động tìm hiểu và thực hiện nghiêm túc các công việc
được người hướng dẫn phân công nhằm xây dựng được ấn tượng tốt, mối quan hệ tốt
đẹp với các anh, chị nhân viên trong công ty, để có thể học hỏi và tích lũy kiến thức từ
những người đã có kinh nghiệm.

Chấp hành đầy đủ và nghiêm túc những quy định của nhà trường, của khoa về kế
hoạch thực tập và báo cáo thực tập.

5
KẾ HOẠCH THỰC TẬP

6
1. Mục tiêu thực tập
1.1. Mục tiêu về kiến thức
 Kiến thức chung về doanh nghiệp

Nắm rõ quy trình làm việc của phòng tài chính kế toán tại Công ty CP XDCT 525
nhằm hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao trong quá trình thực tập.

Nhận diện và nắm rõ các phòng ban có liên quan chặt chẽ trong quy trình quản lý vật
tư của Công ty CP XDCT 525. Mục tiêu này nhằm phục vụ cho việc quan sát thực tế,
thu thập thông tin số liệu cũng như hiểu được sự liên kết, cách hoạt động, trao đổi
luồng thông tin giữa các phòng ban.

Nắm rõ được thông tin về Công ty cổ phẩn XDCT 525 về lĩnh vực hoạt động, cơ cấu
tổ chức, chức năng của các phòng ban để hoàn thành báo cáo thực tập.

 Kiến thức chuyên ngành

Kiến thức được học ở chuyên ngành tài chính doanh nghiệp, đặt biệt là môn Tài chính
công ty để đọc hiểu các thông tin, chỉ số tài chính liên quan đến quản lý tài sản và so
sánh thực tiễn quy trình quản lý vật tư tại đơn vị thực tập với những cơ sở lý thuyết
được học ở trường, ví dụ:

 Quản trị hàng tồn kho:

+ Phân loại hàng tồn kho.

+ Lưu trữ hàng tồn kho.

1.2. Mục tiêu về kỹ năng và thái độ

 Kỹ năng cá nhân

Thành thục các kỹ năng tin học văn phòng và biết cách sử dụng các phần mềm kế
toán: KTSYS’20103, MISA MEIVOICE4. Việc sử dụng thành thạo các phần mềm tin
học văn phòng như Excel, Word sẽ giúp nâng cao khả năng xử lý dữ liệu, thông tin
bằng máy tính nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Đối với các phần mềm đặc thù trong

3
Là phần mềm kế toán viên sử dụng nhập số liệu, chứng từ, hóa đơn để theo dõi các nghiệp vụ phát sinh hàng
ngày
4
Là phần mềm giúp kế toán viên tổng hợp tình hình sử dụng hóa đơn, tờ kê thai thuế GTGT, và xuất khẩu dữ
liệu dễ dàng để kê khai thuế, cho phép lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý/ngày
7
lĩnh vực kế toán, việc nắm bắt và học hỏi trong quá trình thực tập sẽ giúp có thêm kinh
nghiệm, tạo ra lợi thế và nâng cao hiệu suất cho quá trình làm việc sau này.

Sử dụng kỹ năng đọc, viết tiếng anh hiệu quả. Việc thành thạo, sử dụng tốt tiếng anh
trong viết, đọc văn bản đặc biệt với những nội dung trong lĩnh vực kế toán nhằm xây
dựng sự tự tin và gia tăng cơ hội làm việc trong môi trường quốc tế sau khi ra trường.

 Kỹ năng liên quan tới sự tương tác bên ngoài

Thái độ tốt, chấp hành quy định tại đơn vị thực tập, khắc phục nhược điểm của bản
thân, sẵn sàng học hỏi và hoàn thành tốt công việc được giao

Kỹ năng giao tiếp. Rèn luyện kỹ năng giao tiếp với các anh chị, nhân viên ở công ty
nhằm gia tăng khả năng xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp trong môi
trường làm việc thực tế.

2. Kế hoạch thực hiện

Thời gian Mục tiêu Kế hoạch thực hiện

Tuần 1 – - Nắm được lộ trình thực tập - Gặp giáo viên hướng dẫn để
Tuần 2 của khoa yêu cầu. nghe phổ biến chung về các nội

- Nắm rõ được thông tin về lĩnh dung yêu cầu của kỳ thực tập.
vực hoạt động, cơ cấu tổ chức, - Tìm hiểu các thông tin trên
chức năng của các phòng ban website của công ty về quá trình
(Đặc biệt là phòng Tài chính – hình thành, lĩnh vực hoạt động,
kế toán). cơ cấu tổ chức...

- Hiểu được môi trường làm - Đến đơn vị thực tập làm quen,
việc thực tế tại công ty, nắm quan sát và tìm hiểu chung đơn
được các nhiệm vụ mà phòng vị thực tập và nhận vị trí thực
Tài chính – kế toán phụ trách, tập.
đặc biệt là vị trí thực tập sinh - Gặp người hướng dẫn tại đơn
kế toán vật tư. vị thực tập để tiếp nhận các
- Biết cách sử dụng các thiết bị thông tin, nhiệm vụ liên quan
trong văn phòng: máy
8
 photocopy, máy scan, máy in... đến vị trí thực tập.

- Khắc phục sự rụt rè, thiếu tự - Chủ động quan sát các anh chị
tin trước đám đông. sử dụng thiết bị và xin hỗ trợ các
việc liên quan đế các thiết bị đó.

- Bắt chuyện, trao đổi với anh

chị trong phòng để hiểu nhau
hơn và thoải mái hơn.

Tuần 3 – - Xác định đề tài báo cáo thực - Trao đổi với giáo viên hướng
Tuần 6 tập dẫn và người hướng dẫn tại đơn

- Hoàn thành hồ sơ thực tập vị thực tập để chọn đề tài phù

trong 5 tuần đầu bao gồm: Mô hợp với kiến thức chuyên ngành
tả công việc, kế hoạch thực và số liệu thực tế của công ty.
hiện và nhật ký thực tập (5 tuần - Phân chia thời gian hợp lý giữa
đầu). thực tập trên công ty và hoàn

- Có được thông tin, số liệu về thành yêu cầu của giáo viên
tình hình kinh doanh của công hướng dẫn đúng thời hạn đề ra.
ty các năm gần nhất để phục vụ - Xin anh chị báo cáo doanh
cho quá trình viết báo cáo thực nghiệp về tình hình hoạt động 2
tập. năm gần nhất để tiến hành đánh

- Biết cách sử dụng, các chức giá, phân tích phục vụ cho báo
năng của phần mềm sử dụng cáo thực tập.
trong phòng Tài chính – kế - Quan sát các anh, chị trong
toán: KTSYS’20105;MISA phòng kế toán sử dụng và chủ
MEIVOICE6. động xin hướng dẫn và thực

- Nắm được những loại vật tư , hành thực tế.

thiết bị công ty thường xuyên
5
Là phần mềm kế toán viên sử dụng nhập số liệu, chứng từ, hóa đơn để theo dõi các nghiệp vụ phát sinh hàng
ngày
6
Là phần mềm giúp kế toán viên tổng hợp tình hình sử dụng hóa đơn, tờ kê thai thuế GTGT, và xuất khẩu dữ
liệu dễ dàng để kê khai thuế, cho phép lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý/ngày

9
 mua bán, sử dụng trong mỗi - Chủ động hỏi anh chị về các
công trình. loại vật tư, thiết bị công ty
thường xuyên giao dịch, xin
danh sách vật tư của công ty ở
phòng vật tư – thiết bị.

Tuần 7 – - Nộp lại bản mô tả công việc, - Chỉnh sửa lại các bản mô tả
Tuần 11 kế hoạch thực tập, nhật ký thực công việc, kế hoạch thực tập,
tập của 8 tuần đầu tiên cho nhật ký thực tập sau khi được
GVHD và ĐVTT (trước ngày GVHD nhận xét, góp ý và nộp
20/03/2022). đúng thời hạn.

- Nắm được quy trình quản lý - Quan sát và hỏi người hướng
vật tư tại đơn vị thực tập: phân dẫn về quy trình quản lý vật tư,
loại vật tư thiết bị, quá trình xin đọc các tài liệu, giấy tờ liên
nhập, xuất, thu hồi quan tới quy trình này.

- Hiểu được quy trình làm việc - Xin đi xuống xưởng cùng
giữa kế toán vật tư và quản lý người hướng dẫn để có thêm cơ
kho; nhân viên phòng vật tư hội quan sát trực tiếp. Đồng thời
trong các nghiệp vụ kiểm kê, quan sát cách làm việc giữa kế
kiểm nghiệm, quản lý vật tư. toán vật tư với nhân viên phòng

- Đọc hiểu các văn bản, giấy tờ vật tư – thiết bị.

bằng tiếng anh, thông hiểu - Qua phòng vật tư thiết bị để
những từ ngữ chuyên ngành. quan sát cách làm việc trực tiếp
trong việc quản lý vật tư đồng
thời xin các giấy tờ, số liệu cho
quá trình viết báo cáo thực tập.-
Xin các anh chị đọc tài liệu, hợp
đồng... bằng tiếng anh.

Tuần 12 – - Tiếp tục thời gian thực tập và

Tuần 15 hoàn thành tốt các công việc
10
 được giao, được hướng dẫn.

- Hoàn thiện hồ sơ thực tập và

chuẩn bị bảo vệ tốt nghiệp.

3. Đánh giá

Mục tiêu Tiêu chí đánh giá Kết quả

Hiểu biết về đơn vị thực tập, vị trí Phần 1 báo cáo thực tập tốt
thực tập, nhận diện quy trình làm nghiệp
việc của phòng Tài chính – kế Xây dựng được mối quan hệ
toán. gần gũi với các anh chị trong

Thích nghi nhanh chóng với môi phòng Tài chính – kế toán và
công ty nói chung.
trường làm việc thực tế.

Nhận diện quy trình quản lý vật tư Phần 2 báo cáo thực tập tốt
của Công ty CP XDCT 525 và nghiệp
nắm rõ các phòng ban có liên
quan chặt chẽ trong quy trình này.

Nhận diện được những kiến thức

đã học được sử dụng thực tế tại
công ty.

Kỹ năng tin học văn phòng, sử
dụng các phần mềm tại phòng kế
toán.
Sử dụng thành thục kỹ năng đọc,
viết tiếng anh.
Phần 3 báo cáo thực tập tốt
nghiệp
Đánh giá của người hướng dẫn
tại đơn vị thực tập.

11
 Nghiêm túc chấp hành mọi quy Phiếu đánh giá do đơn vị thực
định của khoa và đơn vị thực tập. tập đánh giá.

Hoàn thành công việc được

giao tại đơn vị thực tập và nộp
bài báo cáo theo đúng kế hoạch
thực tập.

 Người đánh giá

- Giáo viên hướng dẫn: Tiến sĩ. Nguyễn Quang Minh Nhi

- Người hướng dẫn tại đơn vị thực tập: Lê Phương Lan

- Trưởng phòng kế toán: Nguyễn Thị Cẩm

4. Cam kết thực tập

- Cam kết tuân thủ các quy định, quy trình thực tập của nhà trường, khoa Tài chính,
giáo viên hướng dẫn và đơn vị thực tập đề ra.

- Chủ động học hỏi tiếp thu, tham gia vào quy trình làm việc thực tế trong suốt thời
gian thực tập.

12
NHẬT KÝ THỰC TẬP

13
 Thời gian thực tập từ ngày 10/1/2022 đến ngày 08/05/2022

Tự đánh giá và rút

Tuần Nội dung công việc Kết quả thực hiện
kinh nghiệm

- Đến đơn vị thực tập - Nắm được cơ cấu tổ - Bước đầu hình
và nhận vị trí thực chức của công ty và dung được cơ cấu
tập. phòng ban thực tập. nhân sự trong phòng

- Gặp mặt và giao lưu - Làm quen với các Tài chính – kế toán.
với các anh/chị trong anh/chị trong phòng - Nắm được một số
phòng Tài chính – kế Tài chính – kế toán. tài liệu liên quan tới
toán. vị trí kế toán...

- Lập mục tiêu, kế - Do thời gian tiếp

Tuần 1
hoạch hoạt động cho xúc còn ít nên cần
(Từ ngày thời gian thực tập tại chủ động quan sát
10/01/2022 công ty. và tự tin hơn trong
đến ngày giao tiếp để tương
- Đọc và nắm rõ nội
15/01/2022) tác với mọi người
quy của công ty và vị
trí thực tập. xung quanh.

- Nghe chị Lan giới

thiệu về những công
việc thực tập sinh phụ
trách.

Tuần 2 - Tìm hiểu thông tin - Nắm bắt được các - Hoàn thành mục

(Từ ngày về quá trình hình thông tin tổng quát về giới thiệu công ty

17/01/2022 thành công ty (phục quá trình hình thành, trong bản mô tả

đến ngày vụ cho nội dung của lịch sử của công ty. công việc.

14
 hồ sơ thực tập). - Biết cách sử dụng - Giúp được các anh

- Đọc tài liệu lưu các thiết bị văn chị các công việc

hành nội bộ liên quan phòng. như photocopy giấy

đến vị trí thực tập. tờ, soạn thảo văn

bản, kiểm tra giấy
- Hỗ trợ chị Lan lấy
22/1/2022) tờ.
giấy nhập kho từ
phòng vật tư.

- Học cách sử dụng

máy photocopy, scan
và fax.

Tuần 3 - Kiểm tra mail mỗi - Hoàn thành - Do chỉ được quan

(Từ ngày sáng và in hóa đơn, sát, không trực tiếp

07/02/2022 giấy tờ được gửi đến tham gia nên vẫn

đến ngày từ phòng vật tư; kho còn chưa hiểu hết

12/02/2022) hoặc ban chỉ huy được quy trình làm

công trình cho chị việc.
Lan. - Cần tập trung, cẩn
- Đến công trình Cầu thận nhưng phải xử
Đồng Nò (Hòa Xuân, lý nhanh khi được
Cẩm Lệ) gửi quà năm giao cho kiểm tra
mới cho công nhân. giấy tờ.

- Kiểm tra nội dung

về số lượng, khối
lượng hóa đơn mua
thép cho công trình
Đồng Nò 1.

- Đi xuống kho cùng

chị Lan (người hướng

15
 dẫn) tại 54 Trường
Sơn, Hòa Thọ Tây,
Cẩm Lệ.

- Đọc tài liệu lưu

hành nội bộ.

Tuần 4 - Kiểm tra mail mỗi - Hoàn thành - Còn hơi rụt rè khi

(Từ ngày sáng và in hóa đơn, gặp nhân viên bên

14/02/2022 giấy tờ được gửi đến kho. Cần phải tự tin

đến ngày từ phòng vật tư; kho và trau dồi kỹ năng

19/02/2022) hoặc ban chỉ huy giao tiếp hơn.

công trình cho chị
Lan.
- Rà soát thông tin
trong hóa đơn được
gửi đến từ Ban chỉ
huy Đồng Nò 1 để chị
Lan thanh toán.
- Quan sát chị Lan sử
dụng phần mềm kế
toán KTSYS’2010.
- Do không có cơ
hội sử dụng trực tiếp
phần mềm nên chưa
thực sự hiểu cách sử
dụng.
- Do vị trí công trình
gần với nơi tôi ở nên
đã chủ động xin đi
lấy giấy tờ vì chỉ
huy trưởng hiện

- Xuống công trình đang là F0 và đã

Đồng Nò lấy giấy đề được các anh chị

nghị mua vật tư và đồng ý.

bảng giá dự kiến (Hòa

Xuân, Hòa Quý) đồng
thời quan sát các vật
tư, thiết bị được sử
dụng tại đây.

16
 - Viết bản mô tả công
việc, kế hoạch thực
tập và nhật ký thực
tập.

Tuần 5 - Kiểm tra mail mỗi - Hoàn thành - Phòng kế toán mới

(Từ ngày sáng và in hóa đơn, đổi qua sử dụng

21/02/2022 giấy tờ được gửi đến phần mềm này,

đến ngày từ phòng vật tư; kho người hướng dẫn là

26/02/2022) hoặc ban chỉ huy chị Lan vẫn chưa

công trình cho chị nắm hết chức năng
Lan. nên khá khó khăn để

- Quan sát người tôi thành thạo trong

hướng dẫn sử dụng việc sử dụng xuất

phần mềm xuất hóa hóa đơn điện tử

đơn điện tử MISA MISA

MEINVOICE. MEINVOICE.

- Qua phòng vật tư

thiết bị gặp anh An
(trưởng phòng) để hỏi
thăm về các loại vật
tư chính công ty sử
dụng và bảng phân
loại vật tư thiết bị của
công ty.

- Hoàn thành bản mô

tả công việc, kế hoạch
thực tập và nhật ký
thực tập cho 5 tuần
đầu tiên.

17
 Tuần 6 - Không lên công ty

(Từ ngày vì việc vì có 3/5 nhân

28/02/2022 viên trong phòng kế

đến ngày toán là F0.

05/03/2022)

Tuần 7 - Kiểm tra mail mỗi Hoàn thành - Kế toán công nợ

(Từ ngày sáng và in hóa đơn, hiện là F0 nên việc

07/03/2022 giấy tờ được gửi đến tính bảng lương do

đến ngày từ phòng vật tư; kho chị Lan (người

12/03/2022) hoặc ban chỉ huy hướng dẫn) đang

công trình cho chị phải kiêm khá nhiều
Lan. việc nên rất bận để

- Nhập số liệu tính vừa làm vừa hướng

bảng lương tháng 2 dẫn. Nên hiện tại tôi

giúp chị Lan. chỉ quan sát để hình

dung được các công
- Xuống công trình
việc này.
Đồng Nò để quan sát
và hỏi thăm ban chỉ
huy về nhu cầu mua
vật tư, điều động thiết
bị.

- Viết lại hồ sơ thực

tập sau khi được giáo
viên hướng dẫn nhận
xét.

- Quan sát chị Lan

dùng phần mềm

18
 KTSYS’2010 và
MISA MEINVOICE.

- Xem chị Lan ghi

chép, hạch toán số
liệu vật tư tháng 2.

Tuần 8 Tiếp xúc trực tiếp với

(Từ ngày chỉ huy trưởng ở công

14/03/2022 trình là F0 nên ở nhà

đến ngày theo dõi

19/03/2022)

Tuần 9 - Kiểm tra mail mỗi Hoàn thành Do trong quá trình

(Từ ngày sáng và in hóa đơn, xây dựng, trùng tu

21/03/2022 giấy tờ được gửi đến lại công ty. Các văn

đến ngày từ phòng vật tư; kho bản nội bộ về quy

26/03/2022) hoặc ban chỉ huy trình quản lý vật tư

công trình cho chị của công ty bị thất
Lan. lạc, nên tôi đã hỏi và

- Qua phòng vật tư lắng nghe anh An

thiết bị nhờ anh An trình bày trực tiếp về

hướng dẫn và kiểm quy trình để thu thập

tra về cách trình bày thông tin viết báo

quy trình quản lý vật cáo.

tư thiết bị của công ty.

- Hỗ trợ chị Lan chỉnh

sửa hình thức báo cáo
nhập – xuất vật tư
trên word.

19
 - Không lên công ty
vì là F0.

Tuần 10 - Không lên công ty

(Từ ngày vì là F0.

28/03/2022
đến ngày
02/04/2022)

Tuần 11 - Kiểm tra mail mỗi Hoàn thành Vì đã quen với các

(Từ ngày sáng và in hóa đơn, anh chị trong công

04/04/2022 giấy tờ được gửi đến ty nên việc trao đổi

đến ngày từ phòng vật tư; kho thông tin, nhờ anh

09/04/2022) hoặc ban chỉ huy chị giúp đỡ về số

công trình cho chị liệu cũng dễ dàng và
Lan. thuận tiện hơn.

- Trao đổi với chị Lan

về chủ đề báo cáo
thực tập và tiến hành
viết bản thảo báo cáo
thực tập

- Qua phòng vật tư

gặp chị Minh xin giấy
tờ về quy trình quản
lý vật tư để nắm được
thủ tục thực tế: Giấy
đề nghị cấp/xuất vật
tư; hợp đồng kinh tế;
biên bản kiểm
nghiệm....

20
 Tuần 12 - Kiểm tra mail mỗi Hoàn thành

(Từ ngày sáng và in hóa đơn,

11/04/2022 giấy tờ được gửi đến

đến ngày từ phòng vật tư; kho

16/04/2022) hoặc ban chỉ huy

công trình cho chị
Lan.

- Giúp chị Lan dán

phong thư giấy xác
nhận tạm ứng chuyển
tới ban chỉ huy công
trường tại Đồng Nai
và gửi cho nhân viên
chuyển phát nhanh.

Tuần 13 - Kiểm tra mail mỗi Hoàn thành Với từng bước trong

(Từ ngày sáng và in hóa đơn, quy trình mỗi phòng

18/04/2022 giấy tờ được gửi đến sẽ có các nhiệm vụ

đến ngày từ phòng vật tư; kho khác nhau, để hiểu

23/04/2022) hoặc ban chỉ huy được dòng chảy

công trình cho chị thông tin này tốn
Lan. nhiều thời gian vì

- Chủ động hỏi chị phải đến từng phòng

Lan về việc luân ban có liên quan để

chuyển giấy tờ từ các hiểu rõ các vấn đề:

phòng khác tới phòng Vì sao có các loại

kế toán. giấy tờ này? Ai là

người phụ trách?
- Xuống kho tại 54
Phải bao gồm các
Trường Sơn quan sát
21
 quá trình nhập máy loại giấy tờ nào
theo dõi số lượng
VTTB của thủ kho và
xin trích dẫn số liệu
cho báo cáo thực tập
đồng thời tìm hiểu về
cách quản lý vật tư
thiết bị tại kho.

Tuần 14 - Kiểm tra mail mỗi Hoàn thành

(Từ ngày sáng và in hóa đơn,

25/04/2022 giấy tờ được gửi đến

đến ngày từ phòng vật tư; kho

30/04/2022) hoặc ban chỉ huy

công trình cho chị
Lan.

- Tiếp tục sửa BCTT

theo hướng dẫn của
GVHD

- Nhờ chị Lan (phòng

kế toán), anh An
(Phòng vật tư) đóng
góp ý kiến về những
nội dung, thông tin
trình bày trong báo
cáo thực tập.

- Nhập số liệu về
lượng vật tư xuất đi
công trình vào tháng
3 vào máy tính giúp

22
 chị Lan.

Tuần 15 - Kiểm tra mail mỗi

(Từ ngày sáng và in hóa đơn,

03/05/2022 giấy tờ được gửi đến

đến ngày từ phòng vật tư; kho

07/05/2022) hoặc ban chỉ huy

công trình cho chị
Lan.

- Hỗ trợ chị Lan các

công việc văn phòng:
photo giấy tờ, đưa
sang phòng hành
chính; tổ chức đóng
dấu, rà soát giá tiền,
số lượng trong hóa
đơn....

- Tiếp tục sửa BCTT

theo hướng dẫn của
GVHD

23
 BÁO CÁO THỰC TẬP
ĐỀ TÀI:
TÌNH HÌNH QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 525

24
 MỤC LỤC
DANH MỤC HÌNH VẼ.................................................................................................iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU...........................................................................................iv

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT.......................................................................................v

PHẦN 1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 525 21

1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty CP XDCT 525...............................21

1.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận..................................22

1.2.1. Cơ cấu tổ chức.............................................................................................22

1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận......................................................22

1.3. Lĩnh vực hoạt động chính...................................................................................24

1.3.1. Xây dựng cầu đường, cảng, hạ tầng............................................................24

1.3.2. Các hoạt động khác.....................................................................................24

1.4. Phòng ban thực tập và vị trí thực tập..................................................................24

1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong các năm 2020 và 2021..........25

PHẦN 2 TÌNH HÌNH QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG
CÔNG TRÌNH 525.......................................................................................................27

2.1. Tình hình quản lý vật tư tại Công ty CP XDCT 525..........................................27

2.2. Quy trình quản lý vật tư của Công ty CP XDCT 525........................................28

2.3. Hoạt động quản lý VTTB thực tế tại Công ty CPXDCT 525............................33

2.4. Đánh giá chung về tình hình quản lý VTTB tại Công ty CP XDCT 525...........38

2.4.1. Về ưu điểm..................................................................................................38

2.4.2. Về mặt hạn chế............................................................................................39

PHẦN 3 TỔNG KẾT BÀI HỌC THỰC TẾ.................................................................40

3.1. Tự tổng kết, đánh giá hoàn thành mục tiêu........................................................40

3.2. Vai trò của đợt thực tập đối với nghề nghiệp tương lai của sinh viên................41
i
TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................................43

ii
 DANH MỤC HÌNH VẼ
Hình 1.1 Logo Công ty cổ phần xây dựng công trình 525............................................21

Hình 1.2 Công ty cổ phần xây dựng công trình 525.....................................................21

Hình 1.3 Công ty cổ phần xây dựng công trình 525.....................................................22

Hình 1.4 Một số công trình tiêu biểu............................................................................24

Hình 2.1. Quy trình mua VTTB....................................................................................29

Hình 2.2. Quy trình quản lý VTTB tại kho...................................................................30

Hình 2.3. Quy trình thu hồi VTTB................................................................................32

Hình 2.4. Phiếu đề nghị cấp VTTB...............................................................................33

Hình 2.5. Đơn đặt hàng và hóa đơn GTGT...................................................................34

Hình 2.6. Biên bản giao nhận hàng hóa (nhập kho)......................................................34

Hình 2.7. Phiếu nhập kho và hóa đơn GTGT................................................................35

Hình 2.8. Phiếu đề nghị cấp VTTB...............................................................................35

Hình 2.9. Biên bản bàn giao VTTB (xuất kho).............................................................36

Hình 2.10. Phiếu xuất kho.............................................................................................36

Hình 2.11. Trích dữ liệu được nhập trên máy...............................................................37

Hình 2.12. Lệnh thu hồi/điều động VTTB....................................................................37

Hình 2.13. Biên bản bàn giao VTTB (thu hồi)..............................................................38

iii
 DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1. Nhiệm vụ từng phòng ban/bộ phận trong công ty........................................23

Bảng 1.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty CP XDCT 525 giai đoạn 2020-
2021...............................................................................................................................25

Bảng 2.1. Danh mục vật tư, thiết bị, nguyên vật liệu của công ty................................28

iv
 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

TỪ VIẾT TẮT GIẢI THÍCH

CP XDCT 525 Cổ phần xây dựng công trình 525

GTVT Giao thông vận tải

TP Thành phố

GTGT Giá trị gia tăng

VTTB Vật tư thiết bị

BCH Ban chỉ huy

KHKT Kế hoạch kỹ thuật

v
 PHẦN 1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG
CÔNG TRÌNH 525
1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty CP XDCT 525

Hình 1.1 Logo Công ty cổ phần xây dựng công trình 525

Tên đầy đủ: Công ty cổ phần xây dựng công trình 525

Tên tiếng anh: Civil Engineering Construction Joint – Stock Company No.525

Tên viết tắt: CIENCO 525

Địa chỉ: 673 Trường Chinh, Phường Hòa Phát, Quận Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng

Hình 1.2 Công ty cổ phần xây dựng công trình 525

Công ty CP XDCT 525 tiền thân là Đội Thanh niên Xung phong 25 Anh hùng, thuộc
Ban xây dựng 67 (Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 5 ngày nay), thuộc Bộ
giao thông vận tải, được thành lập ngày 22/08/1965. Trong đó, quá trình phát triển và
thay đổi tên gọi của công ty có thể chia ra các giai đoạn lớn như sau:

+ Giai đoạn 1965 – 1975: Đội thanh niên xung phong 25 thuộc Ban xây dựng 67 (Bộ
GTVT).
21
+ Giai đoạn 1975 – 1985: Xí nghiệp Đường 25 thuộc xí nghiệp Liên hiệp công trình III
(Bộ GTVT). Đến năm 1977 trở thành Xí nghiệp cầu 25, thuộc Liên hiệp các xí nghiệp
xây dựng công trình khu vực 5.

+ Giai đoạn 1985 – 1995: Công ty công trình giao thông 525 – thuộc công ty xây dựng
công trình giao thông 5.

+ Giai đoạn 2002 đến nay : Công ty chuyển đổi mô hình sang Công ty cổ phần với tên
gọi Công ty cổ phần xây dựng công trình 525. Đáng chú ý, trong năm 2021, Công ty
trở thành công ty con của Công ty cổ phần Chương Dương sau khi hoàn tất giao dịch
bán cổ phần tương đương với 71,08% vốn điều lệ.

1.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận

1.2.1. Cơ cấu tổ chức

Tổng giám đốc

Phó giám đốc

Phòng tổ chức Phòng tài chính Phòng kế hoạch Phòng vật tư

hành chính kế toán kỹ thuật thiết bị

Đội thi công cơ Các ban chỉ huy Các đội xây
giới công trường lắp trực thuộc

Hình 1.3 Công ty cổ phần xây dựng công trình 525

1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

Bộ phận/phòng
Nhiệm vụ
ban

Tổng giám đốc Chỉ đạo trực tiếp mọi hoạt động kinh doanh, lập kế hoạch xây
22
 dựng của công ty đồng thời làm việc với các đối tác kinh doanh.

Phó giám đốc Hỗ trợ tổng giám đốc trong công tác đấu thầu công trình, mở
rộng quan hệ với các đối tác, theo dõi đôn đốc công tác giám sát
công trình.

Phòng tổ chức Lưu trữ , bảo mật các công văn, văn bản nội bộ của công ty, chịu
hành chính trách nhiệm về trang thiết bị văn phòng của công ty; quản lý hồ
sơ cán bộ, công nhân lao động của công ty và các văn bản về
chính sách với người lao động, nhân sự.

Phòng tài chính Quản lý tất cả chứng từ, sổ sách kế toán của công ty. Làm việc,
kế toán trao đổi thông tin, số liệu với các phòng ban, cá nhân có liên quan
từ nội bộ đến các đối tác của công ty theo quy định.

Phòng kế hoạch Phụ trách thiết kế bản vẽ công trình, đóng góp để nâng cao hiệu
kỹ thuật quả hoạt động kỹ thuật. Chịu trách nhiệm về công tác quản lý
chất lượng công trình.

Phòng vật tư Phụ trách quản lý trong tất cả các khâu trong quy trình quản lý
thiết bị vật tư thiết bị: thu mua, sửa chữa, nhập xuất thiết bị vật tư cho
mỗi công trình.

Các đội thi công Có nhiệm vụ thi công, đảm bảo hoàn thành và bàn giao công
cơ giới, xây trình hoàn thiện đúng thời hạn, đồng thời hoàn toàn chịu trách
dựng, ban chỉ nhiệm cho mỗi chất lượng công trình phụ trách. Lưu trữ toàn bộ
huy giấy tờ, hóa đơn để phục vụ cho công tác thanh toán sau khi hoàn
thiện.

Bảng 1.1. Nhiệm vụ từng phòng ban/bộ phận trong công ty

23
1.3. Lĩnh vực hoạt động chính

1.3.1. Xây dựng cầu đường, cảng, hạ tầng.

Gần 60 năm phát triển, Công ty CP XDCT 525 đã và đang khẳng định vị thế của mình
trong lĩnh vực xây dựng bao gồm: cầu, đường, sân bay, bến cảng, san lấp mặt bằng,
công trình công nghiệp, dân dụng, thuỷ lợi và đường điện dưới 35KV. Trong đó hoạt
động chính của công ty là xây dựng cầu đường với các công trình trải dài khắp đất
nước cũng như nhiều dự án ở nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào, tiêu biểu như:
Cầu sông Cái – vượt thượng nguồn sông Hàn – TP. Đà Nẵng; cầu Bến Thủy II nối 2
tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnh; cầu Tuyên Sơn – TP Đà Nẵng; cầu Kiệu – TP. Hồ Chí
Minh; xây dựng 7 cầu trên quốc lộ 6A – tỉnh Houaphan – Lào và trên dưới 1000 công
trình khác...

Hình 1.4 Một số công trình tiêu biểu

1.3.2. Các hoạt động khác

Bên cạnh đó, công ty đang đẩy mạnh hoạt động và các hoạt động khác nhau có liên
quan tới xây dựng nhằm gia tăng doanh thu, bao gồm:

- Kinh doanh bất động sản, đầu tư xây dựng các công trình cơ sở hạ tầng trong khu
công nghiệp, trong khu dân cư, đô thị; mua bán nhà và dịch vụ chuyển quyền sử dụng
đất.

- Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật: tư vấn thiết kế; giám sát công trình xây dựng.

- Phá dỡ công trình.

- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ.

24
1.4. Phòng ban thực tập và vị trí thực tập

Tại phòng Tài chính kế toán có 5 nhân viên bao gồm 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng
hợp, 1 kế toán tiền mặt và thanh toán kiêm thủ quỹ, 1 kế toán ngân hàng và công nợ, 1
kế toán thuế - vật tư. Trong đó, tôi thực tập tại ví trí kế toán vật tư dưới sự hướng dẫn
của chị Lê Phương Lan, chị Lan hiện đang là kế toán thuế - vật tư tại công ty và đã có
hơn 10 năm kinh nghiệm làm việc. Tại đây, tôi sẽ hỗ trợ chị Lan một số công việc liên
quan đến vị trí kế toán vật tư như theo dõi phiếu xuất, nhập kho; sắp xếp hóa đơn,
chứng từ; và các công việc văn phòng khác khi được yêu cầu. Đối với công ty CP
XDCT 525, quy trình quản lý vật tư yêu cầu sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban:
phòng vật tư thiết bị; kho và phòng tài chính kế toán, chính vì vậy tôi sẽ có cơ hội
được quan sát quá trình làm việc giữa các phòng ban này cũng như thu thập thêm tài
liệu về quy trình quản lý VTTB tại phòng vật tư thiết bị và kho bao gồm: cách phân
loại VTTB; quá trình luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban; các giấy tờ, biên bản
cần thiết trong mỗi quá trình xuất – nhập - thu hồi VTTB.

1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong các năm 2020 và 2021

ĐVT: triệu đồng

Chỉ tiêu 2020 2021 2021 so với 2020

Doanh thu thuần 236.170 79.157 (66,483)%

Chi phí 20.132 9.824 (51,20)%

Lợi nhuận trước thuế 3.884 10.714 175,850%

Lợi nhuận sau thuế 3.094 9.179 196,670%

Bảng 1.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty CP XDCT 525 giai đoạn 2020-2021

Năm 2021 doanh thu chỉ ghi nhận hơn 79 tỷ đồng từ xây lắp trong khi con số này của
năm 2020 lên tới hơn 236 tỷ đồng. Một trong những lý do chính đó chính là sự bùng
phát dịch Covid-19, ngành xây dựng nói chung và công ty CP XDCT 525 nói riêng
cũng chịu một số tác động khá nghiêm trọng khi nhiều dự án phải dừng thi công trong
một thời gian dài theo lịch giãn cách xã hội của Chính phủ, gây ảnh hưởng đến tiến độ

25
xây dựng dẫn tới thời gian hoàn thành và thu hồi vốn kéo dài hơn dự kiến. Ngoài ra, số
lượng hợp đồng xây dựng công trình được ký kết tương đối thấp trong năm 2021 cũng
là một trong những nguyên nhân chính. Các chi phí liên quan như chi phí thiết bị, vật
tư; xây dựng; quản lý doanh nghiệp cũng giảm dần theo quy mô và số lượng dự án so
với năm 2020. Mặt khác, trong nỗ lực phục hồi và gia tăng lợi nhuận, công ty đã thực
hiện một số chính sách như giảm chi phí lưu kho; thanh lý tài sản kết khấu hao, kết
quả kinh doanh của công ty CP XDCT 525 năm 2021 khả quan hơn với lợi nhuận sau
thuế ghi nhận hơn 9 tỷ đồng, tăng 196,670% so với cùng kỳ năm 2020.

26
 PHẦN 2 TÌNH HÌNH QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 525
2.1. Tình hình quản lý vật tư tại Công ty CP XDCT 525

Tại Công ty CP XDCT 525, với đặc thù của lĩnh vực xây dựng, VTTB chiếm một tỷ
trọng lớn và là một trong những điều kiện thiết yếu để hoàn thành các công trình, dự
án. Do phạm vi hoạt động rộng lớn cả trong lẫn ngoài nước, VTTB của công ty di
chuyển với các công trình thi công khắp mọi nơi nên việc quản lý, sử dụng, bảo quản
cũng trở nên phức tạp và khó khăn. Công ty hiện đang sở hữu một danh mục VTTB đa
dạng về khối lượng, công dụng, tính năng lý hóa riêng để đáp ứng cung cấp kịp thời
cho các dự án đang thi công. VTTB của công ty được chia theo công dụng tương ứng
với quá trình xây dựng, cụ thể:

 Vật tư thi công: Bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu nằm tại công trình và
được sử dụng trực tiếp trong quá trình cấu thành sản phẩm xây dựng như: sắt,
đá, cát, xi măng, thép...
 Vật tư phụ trợ thi công: Là các loại thiết bị hỗ trợ cho quá trình thi công và
được thu hồi về kho sau khi hoàn thiện công trình như: máy đào, máy cẩu, máy
bơm; xe lao dầm; búa rung; ván khuôn dầm...

Với mỗi công trình được thực hiện, phòng kế hoạch kỹ thuật tiến hành dự toán và ước
lược dựa trên bản vẽ kỹ thuật để xác định số lượng VTTB cung cấp cho các đội thi
công. Tương ứng với từng giai đoạn của công trình, việc nhập – xuất VTTB dựa vào
phiếu đề nghị của BCH công trình. Đối với vật tư thi công sẽ được sử dụng hoàn toàn
tại công trình tạo thành sản phẩm xây dựng hoàn chỉnh, trong khi đó vật tư phụ trợ thi
công sẽ được thu hồi nhập kho tại trụ sở Đà Nẵng đảm bảo tiếp tục sử dụng cho các
công trình tiếp theo.

Cụ thể, danh mục một số mã VTTB của công ty sử dụng trong các công trình:

Mã VTTB Tên vật tư Đơn vị

D16 Thép D6 Cuộn

27
 VKHUON5 Thép 50 ván khuôn Kg
0

XIMA Xi măng Tấn

THEP6 Thép tấm 6 ly Kg

I300 Thép I300 Kg

CVTHEP Cọc ván thép Kg

DIEZEL Dầu diezel lít

... ...

Bảng 2.3. Danh mục vật tư, thiết bị, nguyên vật liệu của công ty

2.2. Quy trình quản lý vật tư của Công ty CP XDCT 525

Quy trình quản lý vật tư thiết bị gồm có 3 giai đoạn chính:

Giai đoạn 1: Quy trình mua VTTB

Giai đoạn 2: Quy trình quản lý VTTB tại kho

Giai đoạn 3: Quy trình thu hồi VTTB về kho

Cụ thể

Giai đoạn 1: Quy trình mua VTTB

28
 BCH công Phòng KHKT Phòng VTTB Phòng kế Tổng giám
trình toán đốc

Đề nghị Kiểm tra

nhu cầu Ký duyệt Xét duyệt
mua đề nghị
VTTB đề nghị
Xét duyệt
đề nghị Chấp nhận
Tìm nhà
cung cấp
Thanh
toán/tạm
Đặt hàng ứng
Mua bằng
tạm ứng
Hóa đơn mua hàng

Hình 2.5. Quy trình mua VTTB

Bước 1: Tương ứng với từng công trình và mục đích sử dụng, ban chỉ huy công trình
viết “Giấy đề nghị cấp vật tư” gửi lên phòng KHKT. Trường hợp mua với số lượng
lớn, giá trị cao, thời gian giao dịch gắn liền với thời gian thi công phải có bảng báo giá
đi kèm của nhà cung cấp.

Bước 2: Phòng KHKT sau khi tiếp nhận sẽ tiến hành xem xét dựa trên tiến độ thi công
và mức dự toán của công trình dựa trên bản vẽ kỹ thuật để xét duyệt cấp vật tư cho đội
thi công. Sau đó chuyển lên phòng VTTB ký xác nhận trước khi trình lên cho tổng
giám đốc phê duyệt.

Bước 3: Sau khi được thông qua, nhân viên phòng VTTB sẽ tìm kiếm nhà cung cấp
phù hợp dựa trên các tiêu chí: chi phí, chất lượng...và tiến hành mua vật tư theo giấy
đề nghị. Trường hợp mua hàng số lượng lớn, giá trị cao, giao dịch thường xuyên gắn
với thời gian thi công thì phải có hợp đồng kinh tế với bên cung cấp. Hóa đơn sau đó
chuyển về phòng kế toán cho quá trình theo dõi thanh toán.

Ngoài ra trong nhiều trường hợp đặc biệt, các đội thi công cần vật tư trong thời gian
ngắn, để có nguồn vật tư kịp thời và không làm gián đoạn thi công, ban chỉ huy được
phép tự mua bằng tạm ứng và về thanh toán với công ty bằng hóa đơn mua hàng.

Giai đoạn 2: Quy trình quản lý VTTB tại kho

29
 Thủ kho Phòng VTTB Phòng kế toán BCH công trường
Ký biên bản Lập phiếu
giao nhận nhập kho
VTTB

Cập nhật số Nhập số liệu

Hóa đơn GTGT vào máy
lượng VTTB
Phiếu nhập kho

Xét duyệt đề Đề nghị xuất

nghị VTTB

Xuất kho Lập phiếu

VTTB xuất kho

Biên bản bàn giao Nhận VTTB

Phiếu xuất kho

Hình 2.6. Quy trình quản lý VTTB tại kho

 Nhập kho VTTB

Bước 1: Sau khi hoàn tất giao dịch mua bán với nhà cung cấp, VTTB được chuyển về
kho của công ty, thủ kho của công ty sẽ kiểm tra số lượng, chất lượng, giá cả dựa trên
hóa đơn và tiến hành ký xác nhận vào biên bản giao nhận sau khi hoàn tất, sau đó
chuyển gửi các giấy tờ này lên phòng VTTB.

Bước 2: Nhân viên tại phòng VTTB sau khi tiếp nhận sẽ thực hiện đối chiếu với các
số liệu trong giấy đề nghị cấp vật tư và lập phiếu nhập kho có chữ ký của nhân viên
quản lý cung cấp vật tư và tổng giám đốc đồng thời chuyển đến thủ kho cho quá trình
nhập liệu.

Bước 3: Thủ kho sau khi cập nhật số lượng VTTB dựa trên phiếu nhập kho sẽ chuyển
hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho tới phòng tài chính kế toán, tại đây, kế toán vật tư
sẽ phụ trách nhập số liệu vào phần mềm kế toán của công để theo dõi quá trình thanh
toán.

30
  Xuất kho VTTB

Bước 1: Dựa trên giấy đề nghị xuất vật tư từ ban chỉ huy các công trình, phòng vật tư
phụ trách viết phiếu xuất kho có đầy đủ thông tin về số lượng, chủng loại sau đó trình
lên Tổng giám đốc phê duyệt.

Bước 2: Sau khi được thông qua, thủ kho tiếp nhận phiếu xuất, lập biên bản bàn giao
và tiến hành xuất vật tư, người nhận vật tư phải ký tên xác nhận, kiểm tra số lượng vật
tư đã ký nhận. Đồng thời thủ kho sẽ phải cập nhật số lượng VTTB trên máy tính.

Bước 4: Phiếu xuất kho sẽ được chuyển lên phòng tài chính kế toán để tiến hành nhập
số liệu vào máy.

 Quản lý VTTB tại kho

Bước 1: Phân loại VTTB

Tại kho công ty, mỗi loại VTTB sẽ được thủ kho phân loại theo danh mục công ty đã
xây dựng tương ứng với từng nhóm: vật tư chính thi công và vật tư phụ trợ thi công.
Trong đó:

 Vật tư thi công: Bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu nằm tại công trình và
được sử dụng trực tiếp trong quá trình cấu thành sản phẩm xây dựng như: sắt,
đá, cát, xi măng, thép...
 Vật tư phụ trợ thi công: Là các loại thiết bị hỗ trợ cho quá trình thi công và
được thu hồi về kho sau khi hoàn thiện công trình như: máy đào, máy cẩu, máy
bơm; xe lao dầm; búa rung; ván khuôn dầm...

Đối với công tác hạch toán, kế toán vật tư sử dụng tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật
liệu” để theo dõi và quản lý tất cả các loại VTTB của công ty.

Bước 2: Cập nhật tình hình VTTB

Sau mỗi hoạt động xuất, nhập VTTB, thủ kho sẽ cập nhật số lượng mới của mỗi loại
VTTB tương ứng vào thẻ kho, tính số tồn kho của từng loại đồng thời đối chiếu số liệu
trong thẻ kho với số tồn kho thực tế. Toàn bộ chứng từ nhập xuất sẽ được chuyển về
phòng kế toán cho quá trình nhập liệu, phần mềm kế toán sẽ xử lý số liệu và kết xuất
vào bảng liên quan. Cuối kỳ, kế toán vật tư xuất bảng tổng hợp nhập – xuất - tồn
31
VTTB và có trách nhiệm kiểm tra số lượng vật tư tồn kho thực tế khớp với số liệu trên
sổ sách.

Đối với phòng VTTB sẽ lập bảng theo dõi hoạt động xuất, nhập vật tư của từng công
trình để theo dõi và đảm bảo tránh thất thoát VTTB dựa trên mức dự toán của phòng
KHKT.

Tuy nhiên, với trường hợp các dự án thi công ở các tỉnh, thành phố khác địa bàn TP.
Đà Nẵng, ban chỉ huy công trình sẽ phải thuê kho bãi tại những nơi công trình thi công
và trực tiếp chịu trách nhiệm trong công tác quản lý, trông coi vật tư, bố trí nhân viên
thủ kho để ghi chép thẻ kho. Quy trình lập phiếu nhập, xuất kho cũng được thực hiện
giống như tại kho của công ty, việc ghi chép hoạt động xuất, nhập vật tư sẽ được cập
nhật hàng tuần và gửi lên phòng vật tư, phòng tài chính kế toán để theo dõi và ghi chép
song song.

Giai đoạn 3: Quy trình thu hồi VTTB về kho

BCH công trường Phòng VTTB Thủ kho Phòng kế toán

Hoàn thành Lệnh thu hồi

công trình VTTB

Lập biên bản Nhập số

Vận chuyển
bàn giao liệu vào
VTTB về kho
VTTB máy

Cập nhật số
lượng VTTB
Hình 2.7. Quy trình thu hồi VTTB

Quá trình thu hồi VTTB chỉ xảy ra đối với nhóm vật tư phụ trợ thi công và được thực
hiện sau khi ban chỉ huy các đội thi công hoàn thành công trình, bàn giao sản phẩm
xây dựng hoàn chỉnh và tiến hành nghiệm thu, quyết toán.

32
Bước 1: Sau khi hoàn tất thủ tục nghiệm thu, phòng VTTB phát lệnh thu hồi VTTB về
kho. Lệnh điều động, thu hồi bắt đầu có tác dụng khi có đầy đủ dấu mộc và chữ ký xác
nhận của tổng giám đốc.

Bước 2: VTTB sau khi được vận chuyển về kho, thủ kho và BCH công trình sẽ đồng
thời kiểm tra và thống nhất về chất lượng còn lại của VTTB, sau đó thủ kho sẽ lập biên
bản bàn giao có đầy đủ chữ ký xác thực của 2 bên. Sau khi nhập kho, thủ kho và kế
toán vật tư tiến hành cập nhật số liệu VTTB vào máy song song với nhau.

2.3. Hoạt động quản lý VTTB thực tế tại Công ty CPXDCT 525.

Giai đoạn 1: Quy trình mua VTTB

Bước 1: BCH công trường trình phiếu đề nghị mua VTTB lên phòng KHKT
Bước 2: Phiếu đề nghị được xét duyệt khi có đầy đủ chữ ký của người đề nghị; phòng
KHKT; phòng VTTB và tổng giám đốc.

Hình 2.8. Phiếu đề nghị cấp VTTB

Bước 3: Phòng VTTB tìm nhà cung cấp và tiến hành đặt hàng, phòng kế toán thanh
toán dựa trên hóa đơn GTGT.

33
 Hình 2.9. Đơn đặt hàng và hóa đơn GTGT

Giai đoạn 2: Quy trình quản lý VTTB tại kho

 Nhập kho VTTB
Bước 1: Thủ kho nhận VTTB từ nhà cung cấp và ký vào biên bản giao nhận.

Hình 2.10. Biên bản giao nhận hàng hóa (nhập kho)

Bước 2: Phòng VTTB lập phiếu nhập kho chuyển tới kho cho quá trình ghi chép vào
thẻ kho
34
Bước 3: Phòng kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm máy tính dựa trên hóa đơn
GTGT và phiếu nhập kho

Hình 2.11. Phiếu nhập kho và hóa đơn GTGT

 Xuất VTTB
Bước 1: Phòng VTTB tiếp nhận giấy đề nghị cấp vật tư của BCH công trường và lập
phiếu xuất kho

Hình 2.12. Phiếu đề nghị cấp VTTB

Bước 2: Thủ kho xuất vật tư và lập biên bản bàn giao có đầy đủ chữ ký của thủ kho và
người nhận vật tư (BCH công trình)

35
 Hình 2.13. Biên bản bàn giao VTTB (xuất kho)

Bước 3: Phòng kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy dựa trên phiếu xuất kho

Hình 2.14. Phiếu xuất kho

 Quản lý VTTB tại kho

Bước 1: Phân loại VTTB theo 2 nhóm: Vật tư chính thi công và vật tư phụ trợ thi
công.

36
 Bước 2: Số lượng VTTB được cập nhật liên tục tương ứng với từng công trình.
Thủ kho và phòng vật tư phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra và nhập dữ liệu vào
máy để đảm tránh thất thoát VTTB.

Hình 2.15. Trích dữ liệu được nhập trên máy

Giai đoạn 3: Quy trình thu hồi VTTB

Bước 1:Phòng VTTB phát lệnh thu hồi/điều động VTTB về kho tại Đà Nẵng có chữ ký
của Tổng giám đốc hoặc phó giám đốc công ty.

Hình 2.16. Lệnh thu hồi/điều động VTTB

Bước 2: Thủ kho tiến hành lập biên bản bàn giao sau khi tiến hành kiểm tra chất
lượng còn lại của VTTB và có chữ ký xác nhận của BCH công trình và thủ kho.
37
 Hình 2.17. Biên bản bàn giao VTTB (thu hồi)

2.4. Đánh giá chung về tình hình quản lý VTTB tại Công ty CP XDCT 525

2.4.1. Về ưu điểm

Vật tư, thiết bị chỉ được mua khi có phát sinh nhu cầu và được tổng giám đốc thông
qua dựa trên mức dự toán của mỗi công trình được phòng kế hoạch giao khoán.
Nguyên tắc quản lý này đảm bảo được việc sử dụng vật tư đúng mục đích, tránh gian
lận, thất thoát vật tư.

Phòng vật tư thiết bị hoạt động độc lập chịu trách nhiệm cung cấp vật tư kịp thời,
không vượt hạn mức cho phép đồng thời theo dõi sát sao số lượng, giá trị vật tư trong
suốt quá trình xuất, nhập, tồn tương ứng với mỗi dự án và báo cáo trực tiếp với tổng
giám đốc. Với cơ cấu hoạt động phòng ban như vậy đảm bảo sự hiệu quả trong công
tác quản lý vật tư.

Công ty cho phép ban chỉ huy các đội thi công được phép tạm ứng mua vật tư trong
các trường hợp thời gian gấp rút nhưng phải nằm trong hạng mục vật tư đã được quy

38
định. Điều này đảm bảo được cung cấp vật tư kịp thời, không làm gián đoạn thời gian
thi công.

Việc theo dõi, ghi chép độc lập giữa phòng vật tư thiết bị và phòng tài chính kế toán
giúp cho việc quản lý, ghi chép vật tư tốt hơn, có thể đối chiếu và chỉnh sửa sai sót kịp
thời dựa trên hệ thống chứng từ, hóa đơn đầy đủ, chặt hẽ của công ty.

2.4.2. Về mặt hạn chế

Với đặc điểm của ngành xây dựng cầu đường, các công trình trải dài khắp mọi nơi
cách xa trụ sở tại TP. Đà Nẵng tạo ra những khó khăn nhất định trong quản lý vật tư
cũng như việc ra quyết định, luân chuyển chứng từ, hồ sơ.

Việc mua vật tư, vật liệu khi có nhu cầu giúp công ty giảm được chi phí lưu kho nhưng
tạo ra một số bất lợi cho công ty khi thị trường biến động mạnh về giá hoặc cạn cung
một số sản phẩm.

39
 PHẦN 3 TỔNG KẾT BÀI HỌC THỰC TẾ
3.1. Tự tổng kết, đánh giá hoàn thành mục tiêu

Mục tiêu Mức độ hoàn thành Tài liệu minh chứng

Mục tiêu về kiến thức

Hiểu biết về đơn vị thực Hoàn thành như kỳ vọng Phần 1 báo cáo thực tập
tập, vị trí thực tập, nhận tốt nghiệp
diện quy trình làm việc
của phòng Tài chính - kế
toán vật tư.

Nhận diện quy trình quản Hoàn thành như kỳ vọng Phần 2 báo cáo thực tập
lý vật tư của Công ty CP tốt nghiệp
XDCT 525 và nắm rõ các
phòng ban có liên quan
chặt chẽ trong quy trình
này.

Nhận diện được những

kiến thức đã học được sử
dụng thực tế tại công ty.

Mục tiêu về kỹ năng, thái độ

Sử dụng thành thạo các Hoàn thành dưới kỳ Đánh giá của người hướng
phần mềm tin học văn vọng dẫn tại đơn vị thực tập:
phòng cũng như tìm hiểu Về các phần mềm được sử Chị Lê Phương Lan
phần mềm chuyên dụng dụng tại phòng tài chính
đang được sử dụng tại kế toán, thực tập sinh
phòng Tài chính - kế toán không được phép sử dụng

nên gặp khó khăn trong

40
 việc hiểu rõ cách vận hành
cũng như mục đích, ý
nghĩa của từng phần mềm
như KTSYS’2010; MISA
MEINVOICE.

Thành thạo, sử dụng tốt Hoàn thành như kỳ vọng Đánh giá của người hướng
tiếng anh trong viết, đọc dẫn tại đơn vị thực tập:
văn bản đặc biệt với Chị Lê Phương Lan
những nội dung trong lĩnh
vực kế toán.

Thái độ tốt, chấp hành quy Hoàn thành như kỳ vọng Phiếu đánh giá do đơn vị
định tại đơn vị thực tập, thực tập đánh giá
khắc phục nhược điểm của
bản thân, sẵn sàng học hỏi
và hoàn thành tốt công
việc được giao

3.2. Vai trò của đợt thực tập đối với nghề nghiệp tương lai của sinh viên

Trong suốt quá trình thực tập tại công ty đặc biệt tại phòng tài chính kế toán đã giúp
tôi có cái nhìn rõ hơn và gần gũi hơn với môi trường làm việc thực tế, đồng thời hiểu
được quy trình làm việc giữa các phòng ban nội bộ trong công ty. Việc trở thành thực
tập sinh kế toán vật tư tại công ty CP XDCT 525 cũng là một tiền đề giúp tôi từng
bước xây dựng định hướng và mục tiêu rõ ràng cho nghề nghiệp tương lai của mình.

Có cơ hội được làm việc tại Công ty CP XDCT 525 giúp tôi nhận ra được những
nhược điểm về giao tiếp, xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp, sẵn sàng bước ra khỏi
vùng an toàn của mình có thể trở nên tự tin để phát triển bản thân đặc biệt trong thị
trường lao đồng đầy khắc nghiệt như hiện nay.
41
42
 TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Các giấy tờ liên quan sử dụng thực tế trong quy trình quản lý vật tư thiết bị của
Công ty CP XDCT 525.
2. Công văn lưu hành nội về quy trình quản lý vật tư thiết bị tại Công ty CP
XDCT 525.
3. Website chính thức của Công ty CP XDCT 525: www.525.vn

43