TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA LỊCH SỬ - NGÀNH QUỐC TẾ HỌC

ĐỀ CƯƠNG THUYẾT TRÌNH

HỌC PHẦN: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG VÀ VĂN BẢN NGOẠI GIAO

Đề tài:
PHẦN 1 - SO SÁNH VÀ XÁC ĐỊNH SỰ KHÁC BIỆT GIỮA CHỮ KÝ
BẢN SAO VĂN BẢN (HÀNH CHÍNH) VỀ: (1) HÌNH THỨC; (2) ĐẶC TRƯNG; (3) GIÁ TRỊ PHÁP LÝ
PHẦN 2 - XÁC ĐỊNH THỂ THỨC, CẤU TRÚC, NỘI DUNG CHÍNH CỦA CÔNG HÀM SỐ 151/BNG-LT NGÀY
18 THÁNG 3 NĂM 2020 CỦA BỘ NGOẠI GIAO NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VÀ NHỮNG
LƯU Ý KHI BAN HÀNH VĂN BẢN NÀY TRONG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC ĐIỆN TỬ

Nhóm sinh viên thực hiện (Nhóm 01 - Ca 2 - Sáng thứ 2):

Thành viên Mã số sinh viên Phân công nhiệm vụ
- Phần Nghiệp vụ thư ký văn phòng: 2.1.1; 2.1.3; 2.1.4
Võ Lập Phúc MSSV: 46.01.608.065
- Phần Văn bản ngoại giao: 2.2.3; 2.2.4
- Phần Nghiệp vụ thư ký văn phòng: 2.1.3
Nguyễn Thanh Trúc MSSV: 46.01.608.099
- Phần Văn bản ngoại giao: 2.2.1; 2.2.2
- Mục đích; Mục tiêu
Nguyễn Tâm Bình MSSV: 46.01.608.007 - Phần Nghiệp vụ thư ký văn phòng: 2.1.1; 2.1.4
- Phần Văn bản ngoại giao: 2.2.3

Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Văn Kết

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 5 năm 2023

 NỘI DUNG
1.Mục đích: So sánh, xác định đặc trưng và công dụng của chữ ký trên bản sao văn bản giấy và văn bản điện tử. Từ đó, xác
định giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành của văn bản ngoại giao, cụ thể là công hàm ngoại giao, trong môi trường làm việc điện Commented [1]: cụ thể hóa về hình thức, cấu trúc và
tử. nội dung chính của công hàm
Commented [2R1]: Tâm Bình
2. Mục tiêu:
MỤC TIÊU PHẦN 1:
- Tổng quan về bản sao văn bản giấy và bản sao văn bản điện tử Commented [3]: từ việc phân tích tổng quan ta có thể
- Khái niệm của “chữ ký” so sánh giá trị pháp lý của bản sao văn bản giấy và bản
sao văn bản điện tử
- Phân biệt chữ ký trên bản sao văn bản giấy và văn bản điện tử
Commented [4R3]: Tâm Bình
- Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản giấy và bản sao văn bản điện tử theo quy định tại Nghị định 30
MỤC TIÊU PHẦN 2:
- Khái niệm của “công hàm”
- Cơ sở xác định “công hàm” là văn bản ngoại giao.
- Phân tích cấu trúc và nội dung của CÔNG HÀM SỐ 151/BNG-LT NGÀY 18 THÁNG 3 NĂM 2020 CỦA BỘ NGOẠI GIAO
NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM. Từ đó, so sánh với quy định của Nhà nước về việc xây dựng và ban
hành công hàm. Commented [5]: đối chiếu với quy định của Cục lễ tân
- Một số lưu ý về việc sử dụng công hàm trong môi trường làm việc điện tử. Ngoại giao
Commented [6R5]: Tâm Bình
2.1. Phần nghiệp vụ thư ký văn phòng: So sánh và xác định sự khác biệt giữa chữ ký bản sao văn bản (hành chính) về:
(1) Hình thức; (2) Đặc trưng; (3) Giá trị pháp lý

2.1.1. Tổng quan về bản sao văn bản giấy và bản sao văn bản điện tử
(*) Đối với bản sao văn bản giấy, bản sao văn bản giấy có những hình thức sao như sau:

Cơ sở pháp lý Hình thức sao Nội dung được quy định

Điểm 10, Điều 3, Chương 1 của Nghị định số Sao y “Bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốcCommented [7]: Lập Phúc: Làm rõ được nội dung của
30/2020/NĐ-CP hoặc bản chính văn bản, được tạo ra từ bản có chữ ký trực tiếpsao y, sao lục và trích sao. Đảm bảo đưa vào cơ sở
pháp lý tương ứng.
của người có thẩm quyền”.

Điểm 11, Điều 3, Chương 1 của Nghị định số Sao lục “Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản saoCommented [8]: Lập Phúc: Làm rõ được nội dung của
30/2020/NĐ-CP y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định”. sao y, sao lục và trích sao. Đảm bảo đưa vào cơ sở
pháp lý tương ứng.
Điểm 12, Điều 3, Chương 1 của Nghị định số Trích sao “Bản trích sao là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc
30/2020/NĐ-CP hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được
trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định”.

(*) Đối với bản sao văn bản điện tử, điểm 7, Điều 3, Chương 1 của Nghị định số 45/2020/NĐ-CP quy định:
“Bản sao điện tử là bản chụp dưới dạng điện tử từ bản chính dạng văn bản giấy hoặc tập tin có nội dung đầy đủ, chính xác như
nội dung ghi trong sổ gốc, bản chính dạng văn bản giấy”.
Với khái niệm được quy định tại Nghị định 30, có thể phân tích 02 trường hợp như sau:
+ Bản sao điện tử là bản chụp dưới dạng điện tử từ bản chính văn bản giấy, đảm bảo có chứng thực của cơ
quan, cá nhân có thẩm quyền. Lúc này, bản sao này là “bản sao được số hóa từ văn bản giấy”.
+ Bản sao điện tử là tập tin có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc, bản chính dạng Commented [9]: Trừ trường hợp pháp luật có quy định
văn bản giấy, đảm bảo có chữ ký số của cơ quan, cá nhân có thẩm quyền. khác theo quy định tại Điều 10 Nghị định số
45/2020/NĐ-CP. Việc cấp bản sao điện tử từ sổ gốc
Bên cạnh nội dung của Nghị định số 30, Nghị định số 45 cũng đã quy định về hiệu lực của 02 loại hình bản sao văn được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc
bản điện tử: sau thời điểm cấp bản chính khi cá nhân, tổ chức có
yêu cầu.
+ “Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính”
Commented [10R9]: Tâm Bình
 + “Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy có giá trị sử dụng thay cho bản chính
đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch”
(*) So sánh giá trị pháp lý của bản sao văn bản giấy và bản sao văn bản điện tử:
Từ việc phân tích tổng quan một số nội dung có liên quan về bản sao văn bản giấy và văn bản điện tử, ta có thể so sánh
giá trị pháp lý của chúng như sau:

Bản sao văn bản giấy Bản sao văn bản điện tử

Các bản sao y, sao lục, trích sao của văn bản giấy được thực
hiện đúng theo quy định tại Nghị định 30 thì có giá trị pháp
lý như bản chính văn bản giấy.
- Khi thực hiện số hóa văn bản giấy, thì bản sao y văn bản
giấy được số hóa có giá trị pháp lý như bản chính văn bản Commented [11]: Điều 26 Nghị định 30/2020/NĐ-CP
giấy.
- Đối với tập tin được sao chép từ văn bản điện tử, thì giá trị Commented [12R11]: Tâm Bình
pháp lý của tập tin này y như bản gốc.

2.1.2. Khái niệm của “chữ ký”

Về mặt ngữ nghĩa: Chữ ký là “những nét chữ viết nhanh do mỗi người tự tạo ra để làm ký hiệu riêng cho tên của mình
dưới một dạng đặc biệt và không đổi, mỗi người tự viết lấy để xác nhận tính chính xác của một văn bản hoặc để nhận trách
nhiệm của mình về một văn bản” (Nguyễn Văn Kết). Commented [13]: Có thể hiểu chữ ký là dấu hiệu nhận
Về mặt cơ sở pháp lý: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Thông tư số 01/2022/TT-BNV quy định về “chữ ký” với 02 biết riêng biệt của mỗi cá nhân trên văn bản
loại như sau: Commented [14R13]: Thanh Trúc
+ Chữ ký trên văn bản với tư cách cá nhân, nhân danh mình ký và chịu trách nhiệm cá nhân.
+ Chữ ký trên văn bản của một cá nhân với một chức vụ, quyền hạn cụ thể, được quy định trong các văn bản dùng
để bổ nhiệm, phân công, phân cấp quản lý, … là dấu hiệu thi hành văn bản (Chữ ký này được gọi là chữ ký của người có thẩm
quyền và thực hiện theo Điều 10, nghị định 110/2004/NĐ-CP và Điều 12, thông tư 01/2011/TT-BNV) Commented [15]: Lập Phúc: Khái quát là: Chữ ký với tư
Với sự xuất hiện của văn bản điện tử, “chữ ký điện tử” cũng ra đời. Vì vậy, cần phân biệt cách hiểu giữa “chữ ký trên cách cá nhân; Chữ ký với tư cách đại diện cho tập thể/tổ chức
văn bản giấy” (chữ ký truyền thống) với “chữ ký trên văn bản điện tử” (chữ ký phi truyền thống):
+ Chữ ký trên văn bản giấy: là chữ ký viết tay, đây là một mô tả bằng hình vẽ về tên của một người trên một tài liệu
nhằm thể hiện bằng chứng về nguồn gốc hay ý định cá nhân trên tài liệu đó. Chữ ký trên văn bản giấy cần đảm bảo tính xác
thực, tính toàn vẹn tính chống chối bỏ.
+ Chữ ký trên văn bản điện tử: là dữ liệu điện tử (âm thanh, ký hiệu…) gắn kèm hoặc kết hợp pháp lý với một thông
điệp dữ liệu nhằm xác định người tạo ra thông điệp dữ liệu hoặc người đồng ý với nội dung của thông điệp dữ liệu. Chữ ký
trên văn bản điện tử cũng cần đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn tính chống chối bỏ.

2.1.3. Phân biệt chữ ký trên bản sao văn bản giấy và văn bản điện tử
Chữ ký trên bản sao văn bản giấy và văn bản điện tử có thể được phân biệt dựa vào một số điểm như sau: Commented [16]: Lập Phúc: Xử lý phần "Chữ ký trên
bản sao văn bản điện tử"
Chữ ký trên bản sao văn bản giấy Chữ ký trên bản sao văn bản điện tử
Thanh Trúc: Xử lý phần "Chữ ký trên bản sao văn bản
giấy"
Là những nét vẽ nhanh, được thực hiện thủ công bằng tay, dùng bút mực Là dữ liệu điện tử xác thực giá trị của bản sao, cung cấp được thông
xanh, không dùng các loại mực dễ phai (quy định tại Điểm 6, Điều 13, tin về chủ thể thực hiện sao, thời gian sao, hình thức sao. Font chữ
Nghị định số 30 của Chính phủ). được trình bày là font Times New Roman, cỡ chữ 10, màu đen, vị trí
đặt tại ô số 14 (quy định tại Mục IV, Phụ lục I của Nghị định số
30 của Chính phủ).

Vị trí được đặt tại ô số 5C trong phần cuối cùng của văn bản được sao, Vị trí đặt tại ô số 14 (quy định tại Mục IV, Phụ lục I của Nghị định
con dấu của cơ quan đặt tại ô số 6 (quy định tại Mục II, Phụ lục II của số 30 của
Nghị định số 30 của Chính phủ). Chính phủ).
Lưu ý: Trong trường hợp bản sao văn bản do Văn phòng Chính phủ
thực hiện, thì chữ ký điện tử đặt ở góc trên, lệch về bên trái của trang
đầu văn bản.

Có 02 chữ ký được thực hiện. Có 01 chữ ký được thực hiện

Có con dấu ướt của cơ quan đóng lên chữ ký của người có thẩm quyền Có sử dụng sử dụng thiết bị lưu khóa bảo mật theo quy định để đảm
lệch về 1/3-1/4 bên trái của chữ ký tay. bảo tính bảo mật và giá trị pháp lý của chữ ký điện tử.

Không cần thông qua phần mềm chuyên dụng. Cần thiết phải có sử dụng phần mềm chuyên dụng
2.1.4. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản giấy và bản sao văn bản điện tử theo quy định tại Nghị định 30
Bên dưới đây là mẫu trình bày thể thức của bản sao văn bản giấy và bảo sao văn bản điện tử được quy định tại Nghị
định số 30: Commented [17]: Lập Phúc: Cần ghi rõ nội dung quy
định của Nghị định 30 đối với trường hợp văn bản giấy,
văn bản điện từ như thế nào
Hình ảnh bên cạnh là mẫu bản sao văn bản giấy. Khu vực được
khoanh vùng bằng nét gạch đứt là vùng thực hiện thủ tục sao với
những yêu cầu cụ thể được chú thích rõ ở phần « Ghi chú ».

Như có thể thấy, trong mẫu này, Nghị định 30 yêu cầu phải đảm
bảo chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của cơ quan, tổ chức
thực hiện sao văn bản. Đây là yêu cầu bắt buộc và hết sức cơ bản
để bảo đảm giá trị pháp lý của bản sao văn bản giấy.
Hình ảnh bên cạnh là mẫu bản sao văn bản điện tử. Khu vực được
khoanh vùng bằng nét gạch đứt là vùng bố trí chữ ký điện tử trên
bản sao văn bản điện tử.

Phụ lục phần II, Nghị định số 30 quy định việc thực hiện số hóa
văn bản giấy:
- Định dạng .pdf, phiên bản 1.4 trở lên.
- Ảnh màu.
- Độ phân giải của bản sao là tối thiếu 200dpi
- Tỷ lệ số hóa 100%.
- Khi thực hiện « chữ ký số » cần đảm bảo:
+ Vị trí: như mẫu trình bày ở hình bên.
+ Kỹ thuật trình bày chữ ký số : Font Times New Roman,
chữ in thường, chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
(*) Khảo sát trường hợp bản sao của Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện
tử được ban hành vào ngày 08 tháng 4 năm 2020

Quét mã QR Code để tải Nghị định số 45

Hình 01

Hình 02
 Trong trường hợp của Nghị định số 45, đây là văn bản điện tử được số hóa từ văn bản giấy. Quá trình khảo sát cho thấy Commented [18]: Đây là một trường hợp cho việc thực
một số nội dung như sau: hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử theo
Thứ nhất, chữ ký điện tử của Văn phòng chính phủ được đặt ở góc trên lệch về bên trái của trang đầu văn bản như Nghị định số 45. Các thủ tục hành chính phải được đảm
bảo thực hiện theo một cách nghiêm túc, đầy đủ để bảo
hình 01.
đảm giá trị pháp lý của văn bản trên môi trường điện tử.
Commented [19R18]: Thanh Trúc

Chữ ký điện tử này được ký vào lúc 16:53:38 (múi giờ GMT+7), ngày 09 tháng 4 năm 2020 bởi “Cổng Thông tin điện tử Chính
phủ”.
Thứ hai, có thể thấy, kỹ thuật trình bày của chữ ký số trong trường hợp này là phù hợp với quy định tại Nghị định số
30. Cụ thể, bản sao được số hóa trên định dạng PDF phiên bản 1.4, font chữ trình bày là font Times New Roman, chữ đứng,
cỡ chữ 10, màu đen, thể hiện rõ được chủ thể thực hiện ký chữ ký điện tử, thời gian ký và cơ quan thực hiện.
Thứ ba, chữ ký của cá nhân có thẩm quyền và con dấu của cơ quan ban hành văn bản được số hóa màu đen như hình
02. Trong trường hợp này, cá nhân ký ban hành là Thủ tưởng Nguyễn Xuân Phúc, con dấu của cơ quan ban hành là Chính phủ
nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.

2.2. Phần văn bản ngoại giao: Xác định thể thức, cấu trúc, nội dung chính của CÔNG HÀM SỐ 151/BNG-LT
NGÀY 18 THÁNG 3 NĂM 2020 CỦA BỘ NGOẠI GIAO NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM và
những lưu ý khi ban hành văn bản này trong môi trường làm việc điện tử

2.2.1. Khái niệm của “công hàm”

Có nhiều góc độ tiếp cận và phân tích về khái niệm của “công hàm”. Có thể nêu ra một số khái niệm cơ bản như dưới
đây:
Nội dung phân tích từ giáo trình của ThS. Nguyễn Văn Kết lý luận rằng: Công hàm (tiếng Anh: Diplomatic note, từ
gốc Hán: “công” là việc công, “hàm” là cái hộp đựng thư) là văn kiện ngoại giao chính thức của nhà nước hoặc chính phủ này
gửi cho một nhà nước hay chính phủ khác để giải quyết công việc có liên quan đến hai nước. Commented [20]: Có thể hiểu công hàm ở đây nghĩa
Từ điển Merriam-Webster định nghĩa: “Note-diplomatique is a formal diplomatic communication signed and not là văn bản dùng để giải quyết công việc giữa hai nước
merely initialed and understood to speak for and under the direction of the government presenting it” (Tạm dịch: Công hàm Commented [21R20]: Thanh Trúc
ngoại giao là phương thức giao tiếp chính thức trong ngoại giao, được ký kết và được hiểu là có vai trò phát ngôn dưới sự
định hướng của chính phủ mà nó đại diện). Commented [22]: Khái quát là một cách thức trao đổi
Như vậy, khái niệm của “công hàm” có thể được khái quát là một văn kiện ngoại giao được sử dụng một cách chính thức thông tin chính thức trong ngoại giao, hơn thế nữa dưới
sự định hướng của chính phủ nơi nó đại diện, nó sẽ
giữa các nhà nước, chính phủ nhằm truyền đạt lập trường, quan điểm và giải quyết các công việc có liên quan. Công hàm thuộc biểu lộ điều mà nơi đó hướng đến
loại văn bản ngoại giao.
Commented [23R22]: Thanh Trúc

2.2.2. Cơ sở xác định “công hàm” là văn bản ngoại giao

Để lý giải vì sao “công hàm” là văn bản ngoại giao thì trước hết cần nắm rõ về khái niệm và yêu cầu riêng biệt đối
với thể loại “văn bản ngoại giao”.
Theo giáo trình của ThS. Nguyễn Văn Kết phân tích: Văn bản ngoại giao được hiểu theo cả nghĩa rộng và nghĩa hẹp.
+ Nghĩa hẹp là “là một loại văn bản hành chính, được sử dụng làm công cụ giao tiếp, trao đổi thông tin, ghi nhận thỏa
thuận, v.v giữa hai hay nhiều quốc gia để biết hoặc để cam kết thực hiện”.
+ Nghĩa rộng “là tất cả các loại văn bản hành chính, được sử dụng làm công cụ giao tiếp, trao đổi thông tin, ghi nhận
thỏa thuận, v.v giữa các bên trong hay ngoài nước để biết hoặc để cam kết thực hiện”. Trong phạm vi môn học này, khái niệm
“văn bản ngoại giao” được hiểu theo nghĩa rộng.
Đặc điểm quan trọng của văn bản ngoại giao đó là thể loại văn bản này cần đảm bảo được đánh dấu số hiệu văn bản
theo quy định của từng quốc gia cụ thể. Khác với đa số các thể loại văn bản thông thường, văn bản ngoại giao là phương tiện
giao tiếp giữa các quốc gia và giao tiếp ở cấp Nhà nước, do vậy, có những quy định chặt chẽ dựa theo luật pháp cũng như thông
lệ quốc tế về ngoại giao.
 Trong trường hợp của “công hàm”, văn bản này được xem là “văn bản ngoại giao” vì nó được đánh dấu số hiệu văn
bản theo quy định của pháp luật. Tại Việt Nam, công hàm thường được do Bộ Ngoại giao đánh dấu số hiệu và ban hành. “Công Commented [24]: Sau khi đã hiểu định nghĩa của công
hàm” cũng là phương tiện liên lạc, giao tiếp, trao đổi quan điểm giữa các quốc gia cũng như giao tiếp ở cấp Nhà nước. hàm, thấy được cơ sở xác định công hàm là văn bản
ngoại giao vì văn bản ngoại giao cần đảm bảo được
đánh dấu số hiệu văn bản theo quy định từng quốc gia.
2.2.3. Phân tích cấu trúc và nội dung của CÔNG HÀM SỐ 151/BNG-LT NGÀY 18 THÁNG 3 NĂM 2020 CỦA BỘ NGOẠI
Trong khi đó, công hàm được đánh dấu số hiệu văn
GIAO NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM. Từ đó, so sánh với quy định của Nhà nước về việc xây dựng bản theo quy định của pháp luật. Cả hai đều được sử
dụng như phương tiện giao tiếp giữa các quốc gia cũng
và ban hành công hàm.
như cấp Nhà nước
Theo quy định chính thức của Cục Lễ tân Ngoại giao, công hàm được trình bày theo mẫu như sau:
Commented [25R24]: Thanh Trúc
Nhằm phân tích rõ ràng việc xây dựng công hàm và so sánh giữa thực tiễn triển khai với quy định của pháp luật, dưới đây là
nội dung so sánh giữa Công hàm số 151 và quy định theo mẫu như trên. Commented [26]: Lập Phúc: Đưa hình ảnh trực quan
để so sánh một cách cụ thể giữa quy định pháp luật và
trường hợp của Công hàm số 151

Quét mã QR Code để tải Công hàm số 151

Hình bên là nội dung so sánh, đối chiếu giữa quy định
của Cục Lễ tân Ngoại giao về soạn thảo công hàm
(bên trái) và Công hàm số 151 (bên phải).

Các khung màu khác nhau cho thấy nội dung tương ứng
giữa quy định và trường hợp của Công hàm 151.

Khu vực màu đỏ: Biểu thị quốc huy và tiêu đề cơ quan,
cụ thể là quốc huy nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa
Việt Nam và cơ quan là Bộ Ngoại giao.

Khu vực màu xanh biển đậm: Công thức lịch thiệp.
Ngôn ngữ trọng thị, ngắn gọn, trực tiếp.

Khu vực màu xanh biển nhạt: Nội dung cụ thể, trong
trường hợp Công hàm số 151 là nội dung liên quan đến
việc ban hành Hướng dẫn nhằm tăng cường các biện
pháp ngăn chặn, phòng chống lây lan dịch bệnh.

Khu vực màu xanh lá: Công thức lịch thiệp.

Gửi thông điệp tích cực, thiện chí.

Khu vực màu hồng: Đối tượng nhận, trong trường hợp
Công hàm số 151 thì đó là các cơ quan đại diện Ngoại
giao, Lãnh sự và đại diện Tổ chức quốc tế.

Khu vực màu vàng: Địa danh, thời gian ban hành và
con dấu của cơ quan.
2.2.4. Một số lưu ý về việc sử dụng công hàm trong môi trường làm việc điện tử. Commented [27]: Lập Phúc: Chỉnh sửa, bổ sung theo
nội dung thầy điều chỉnh trong lần thuyết trình lần thứ I
lúc 9g37p ngày 19 tháng 4

1 Cần lưu ý xác định rõ công hàm được ban hành là văn bản điện tử hay văn bản điện tử được
số hóa
Việc này giúp công tác khảo sát văn bản được thực hiện có hiệu quả.
Đồng thời, ứng dụng đúng cơ sở pháp lý để phân tích và tiếp cận phù hợp.

2 Khi ban hành công hàm, cần đảm bảo các điều kiện về quản lý văn bản đi được quy định tại
Mục 1, Chương III, Nghị định số 30
Chương III của Nghị định 30 quy định về công tác quản lý văn bản. Theo đó, Mục I của Chương này có những nội dung quy định về
quy trình ban hành, xử lý khi ban hành văn bản.
Với tính chất là văn bản ngoại giao, có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động của Nhà nước, việc ban hành công hàm trong môi trường
điện tử cẩn đảm bảo thực hiện đúng theo các quy định này.

3 Công hàm khi được ban hành cần quản lý một cách thống nhất tại "Trục liên thông văn bản quốc
gia" trước khi đăng tải các các nền tảng khác
Có nhiều hình thức, nền tảng để ban hành văn bản trong môi trường điện tử. Tuy nhiên, đối với công hàm, đây là văn bản ngoại giao do
cơ quan Nhà nước trực tiếp quản lý, vì vậy, nó cần được quản lý thống nhất trên "Trục liên thông văn bản quốc gia".
Việc ban hành văn bản trên nền tảng này có ý nghĩa quan trọng, bởi đây là hệ thống chính thức do Nhà nước điều hành và quản lý,
giúp bảo mật thông tin tối đa, bảo đảm được tính xác thực, tính toàn vẹn, và tính chống chối bỏ.