CHƯƠNG 7:

Assignment 4

1. Doanh nghiệp cần lưu trữ và duy trì tập tin nhà cung cấp được chấp nhận vì các lý do sau:

- Đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy: Lưu trữ và duy trì tập tin nhà cung cấp giúp doanh nghiệp xác định
và kiểm tra thông tin về nhà cung cấp, bao gồm các thông tin về địa chỉ, thông tin liên lạc, chứng chỉ hoặc
giấy tờ chứng nhận, điều khoản hợp đồng và các thông tin khác. Điều này đảm bảo tính chính xác và đáng tin
cậy trong việc làm kinh doanh với nhà cung cấp.

- Quản lý quan hệ với nhà cung cấp: Lưu trữ tập tin nhà cung cấp giúp doanh nghiệp theo dõi quan hệ với nhà
cung cấp theo thời gian. Các thông tin về hợp đồng, lịch sử giao dịch, điều khoản thanh toán và các thông tin
khác có thể được sử dụng để tăng cường quan hệ và đàm phán với nhà cung cấp.

- Đáp ứng yêu cầu pháp lý và kiểm toán: Lưu trữ và duy trì tập tin nhà cung cấp là quan trọng trong việc tuân
thủ các quy định pháp lý và yêu cầu kiểm toán. Các tài liệu như hợp đồng, chứng từ thanh toán, chứng chỉ
chất lượng và các tài liệu liên quan có thể được yêu cầu trong quá trình kiểm toán hoặc trong trường hợp
pháp lý.

2. Trong trường hợp đơn đặt hàng mua đã được gửi đến nhà cung cấp, và sau đó chuyển đến bộ phận kho
vận để chuẩn bị nhận hàng, nhập kho hàng mua. Theo bạn, đơn đặt hàng mua được gửi đến bộ phận kho
vận có cần điều chỉnh hay loại bỏ, thêm mới thông tin gì so với đơn đặt hàng mua khi gửi đến nhà cung
cấp không? Tại sao?

Trong trường hợp đơn đặt hàng mua đã được gửi đến nhà cung cấp và sau đó chuyển đến bộ phận kho vận,
thông tin trong đơn đặt hàng mua thường không cần điều chỉnh hoặc loại bỏ. Tuy nhiên, có một số thông tin
có thể cần được thêm mới hoặc cập nhật trong quá trình này, như sau:

- Thời gian nhận hàng: Bộ phận kho vận cần cập nhật thông tin về thời gian dự kiến để nhận hàng từ nhà cung
cấp. Giúp trong việc lập kế hoạch và sắp xếp để tiếp nhận hàng mua. Thời gian nhận hàng có thể khác so với thời
gian trong đơn đặt hàng ban đầu do các yếu tố vận chuyển và xử lý.

- Thông tin vận chuyển: Nếu có bất kỳ điều chỉnh hoặc thay đổi nào trong quá trình vận chuyển hàng từ nhà cung
cấp đến kho vận, thông tin vận chuyển mới cần được cập nhật. Điều này bao gồm số lượng thùng, thông tin vận
chuyển, số lượng và trọng lượng hàng hóa, và bất kỳ thông tin nào liên quan đến phương tiện vận chuyển.

- Điều kiện và kiểm tra hàng hóa: Bộ phận kho vận cần kiểm tra hàng hóa nhận được từ nhà cung cấp để đảm bảo
chất lượng và đầy đủ. Nếu phát hiện bất kỳ vấn đề nào, như hàng hóa bị hỏng, thiếu sót hoặc không đúng quy
cách, thông tin về sự cố này cần được ghi lại và báo cáo cho bộ phận liên quan.

Tất cả các thay đổi hoặc cập nhật thông tin trên đều nhằm đảm bảo quản lý chính xác và hiệu quả quá trình nhập
kho hàng mua, đồng thời giúp theo dõi và xử lý các vấn đề liên quan đến hàng hóa.

窗体底端