II.

Cơ bản về Kanban

A. Lịch sử và nguồn gốc

Vào cuối thập niên 40s của thế kỷ trước, tập đoàn Toyota đã và đang trong giai đoạn
khủng hoảng do vấp phải sự cạnh tranh rất lớn tới từ những tập đoàn trong và ngoài
nước. Để giải quyết cơn khủng hoảng đó, kỹ sư Taiichi Ohno đã đề xuất một phương án
hướng tới cải tiến và tối ưu hệ thống sản xuất của tập đoàn. Phương pháp này ban đầu
có tên là Just-in-time, được sử dụng với mục tiêu bắt kịp tiến độ sản xuất theo nhu cầu
của khách hàng, dựa trên việc xác định sự thiếu hụt nguyên liệu trong quy trình.

Đội ngũ đã sử dụng các tấm thẻ Kanban nhiều màu sắc để ghi lại thông tin, và cho
chúng lần lượt di chuyển qua các trạm công việc trong dây chuyền sản xuất: một tấm
thẻ này có thể là phiếu đặt hàng khi ở trạm công việc, rồi khi đi tới trạm kế tiếp lại trở
thành phiếu vận chuyển.

Khi thực hiện điều này, Toyota đã tuân thủ theo các nguyên tắc sau:

 Chi tiết luôn được truyền từ công đoạn trước đến công đoạn sau
 Khi không nhận được thẻ Kanban thì không bắt đầu sản xuất
 Mỗi thùng hàng trong dây chuyền cần chứa một thẻ Kanban ghi rõ: chi tiết sản
phẩm, nơi sản xuất, nơi chuyển đến, số lượng
 Mỗi thùng, mỗi khay hàng cần chứa đúng số lượng chỉ định, không thừa thiếu
 Không được giao những chi tiết hay phế phẩm cho công đoạn sau
 Khoảng thời gian giữa các lần giao và số lượng Kanban cần được giảm thiểu

Kết quả, các tấm thẻ Kanban quả thực đã giúp đội ngũ kiểm soát chặt chẽ được từng
công đoạn trong dây chuyền sản xuất. Điều quan trọng là tất cả chúng đều thể hiện
được sự liên kết với luồng công việc trước đó và mang theo đầy đủ thông tin.

Sau này, chính kỹ sư Taiichi Ohno và tập đoàn Toyota đã nhận ra, nguyên lý Kanban
không bị giới hạn ở lĩnh vực sản xuất, mà hoàn toàn có thể áp dụng với bất kỳ một quy
trình hoặc tổ chức nào khác. Đó chính là tiền thân của phương pháp quản lý Kanban
hiện nay.

B. Nguyên lý và triết lý của Kanban

Nguyên tắc cốt lõi của Kanban

Kanban bao gồm 6 nguyên tắc cốt lõi:

1. Trực quan hóa quy trình làm việc:

Sử dụng bảng Kanban để hiển thị luồng công việc một cách trực quan.

Bảng Kanban thường bao gồm các cột thể hiện các giai đoạn khác nhau của quy trình
làm việc, và các thẻ đại diện cho các nhiệm vụ.

2. Hạn chế công việc đang thực hiện (WIP):

Đặt giới hạn số lượng nhiệm vụ được phép thực hiện đồng thời tại mỗi giai đoạn của
quy trình làm việc.

Điều này giúp giảm thiểu lãng phí do tắc nghẽn và quá tải công việc.

3. Quản lý luồng công việc:

Theo dõi và điều chỉnh luồng công việc để đảm bảo rằng các nhiệm vụ di chuyển qua
hệ thống một cách suôn sẻ.

Xác định và loại bỏ các điểm nghẽn trong quy trình làm việc.

4. Đưa ra các chính sách quy trình rõ ràng:

Xác định các quy tắc và quy trình rõ ràng cho việc di chuyển các nhiệm vụ qua bảng
Kanban.

Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán và minh bạch trong quy trình làm việc.

5. Triển khai các vòng lặp phản hồi:

Thu thập phản hồi thường xuyên về quy trình làm việc và thực hiện các điều chỉnh cần
thiết.

Sử dụng các vòng lặp phản hồi để cải tiến liên tục quy trình Kanban.
6. Cải thiện hợp tác:

Khuyến khích sự hợp tác và giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm.

Tạo ra một môi trường làm việc nơi mọi người có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và hỗ
trợ lẫn nhau.

Triết lý của Kanban

Kanban dựa trên triết lý tập trung vào việc cải tiến liên tục và thích ứng với thay đổi.
Phương pháp này khuyến khích các nhóm nhìn nhận quy trình làm việc của họ một
cách khách quan và thực hiện những thay đổi nhỏ nhưng hiệu quả để cải thiện hiệu
quả.

Kanban cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của sự tôn trọng đối với mọi người. Phương
pháp này khuyến khích các nhóm trao quyền cho nhân viên để họ có thể đưa ra quyết
định và giải quyết vấn đề một cách độc lập.

C. Sự khác biệt giữa Kanban và Scrum

Scrum Kanban
Lịch sử Phát triển phần mềm Sản xuất tinh gọn
nguồn gốc
Nguyên lý Liên tục cải tiến thông qua triển khai Sử dụng hình ảnh để trực quan
vận hành và đánh giá kết quả các vòng lặp phát hóa luồng công việc và các
triển (Sprint) nhiệm vụ (bảng, cột và thẻ)
Nguyên – Minh bạch (Transparency) – Effective (Hiệu quả)
tắc cốt lõi – Adaptation (Thích ứng) – Efficient (Hiệu suất)
– Inspection (Kiểm tra) – Predictable (Có thể dự đoán)
Luồng Có thời lượng cố định, có giai đoạn Là một dòng chảy liên tục
công việc chạy nước rút
Các bước – Xây dựng và quản lý Product Backlog – Phác thảo quy trình làm việc
triển khai – Lập kế hoạch Sprint trên bảng Kanban
– Thực hiện Sprint – Thiết lập WIP Limit cho từng
– Họp hằng ngày cột
– Sơ kết Sprint – Tạo thẻ Kanban
– Họp cải tiến Sprint – Bắt đầu làm việc
– Cải tiến hệ thống Kanban
Cấu trúc Đội nhóm hoàn chỉnh với 3 vai trò cụ Không phân chia vai trò cụ thể,
đội nhóm thể: Product Owner, Scrum Master, có thể áp dụng cho mọi cấu
Scrum Development Team trúc đội nhóm
Chỉ số đo Tốc độ hoàn thành Thời gian chu kỳ
lường hiệu Khối lượng công việc Tổng thời gian từ khi yêu cầu
suất Sự hài lòng của đội nhóm đến khi hoàn thành
Hiệu quả của luồng quy trình

PHỤ LỤC HÌNH ẢNH

 Bảng hiệu Kanban truyền thống: Hình ảnh này mô tả một cửa hàng Nhật Bản với
bảng hiệu Kanban treo phía trước. Bảng hiệu này có thể được xem như một ví
dụ ban đầu về cách Kanban được sử dụng để thu hút sự chú ý và truyền đạt
thông tin.

 Hệ thống Kanban trong nhà máy Toyota: Hình ảnh này cho thấy cách hệ thống
Kanban được sử dụng trong nhà máy Toyota để quản lý luồng công việc và hàng
 tồn kho. Các thẻ Kanban được gắn vào các thùng chứa vật liệu để báo hiệu khi
nào cần thêm vật liệu.

 Taiichi Ohno áp dụng Kanban tại Toyota để quản lý sản xuất:

 Kanban được lan rộng ra các ngành công nghiệp khác ở Nhật Bản:
 Kanban được giới thiệu ra phương Tây bởi David J. Anderson:
 Kanban được ứng dụng trong phát triển phần mềm và quản lý dự án:
 Kanban trở nên phổ biến hơn và được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau:

 Sự khác biệt giữa Kanban và Scrum: