TAJUK : PENGENALAN KEPADA AKAUN BELUM BAYAR

PENERANGAN :

1.0 PENGENALAN

Aktiviti perniagaan melibatkan urus niaga penjualan dan pembelian antara dua
pihak iaitu, penjual dan pembeli. Urus niaga pula merupakan transaksi yang berlaku
antara penjual dan pembeli dalam proses perniagaan. Media perantaraannya ialah
dokumen-dokumen perniagaan.

Setiap urus niaga memerlukan dokumen perniagaan sebagai bukti bahawa

setiap urus niaga telah berlaku. Terdapat pelbagai dokumen beredar diantara penjual
dan pembeli dan setiap dokumen mempunyai fungsi yang berlainan.

1.1 KEPENTINGAN DOKUMEN PERNIAGAAN.

(i) Mengandungi maklumat tentang jual beli seperti tarikh, butiran barangan
atau perkhidmatan, kuantiti dan harga.
(ii) Menjadi bukti bahawa perniagaan itu telah dijalankan.
(iii) Mengandungi pengesahan penerimaan dan pengeluaran barangan dan
perkhidmatan.
(iv) Menjadi rujukan semasa membuat akaun perniagaan.

1.2 KEPENTINGAN MENYIMPAN DOKUMEN.

(i) Memudahkan mencari dan membuat rujukan.
(ii) Lebih terjamin keselamatan dokumen.

1.3 CARA MENYIMPAN DOKUMEN.

(i) Dokumen boleh disimpan secara manual dan elektronik.
(ii) Penyimpanan secara manual disimpan didalam fail dan buku rekod.
(iii) Penyimpanan secara elektronik disimpan dalam disket atau cakera
keras.
2.0 DEFINISI ISTILAH-ISTILAH AKAUN BELUM BAYAR

Pada amnya semua perniagaan atau organisasi akan menjalankan aktiviti

membeli. Perniagaan akan membeli barangan atau perkhidmatan bagi tujuan
diniagakan semula atau menampung operasi perniagaan. Apabila organisasi
membeli barangan atau perkhidmatan untuk diniagakan semula seperti stok atau
bahan mentah ia dikategorikan sebagai kos jualan, manakala apabila organisasi
membeli barangan atau perkhidmatan yang bukan untuk diniagakan semula ia
dikategorikan sebagai belanja.

2.1 APA ITU BELIAN

Belian adalah satu proses pemilikan/perolehan barangan/perkhidmatan

daripada sesuatu perniagaan. Bagi sesebuah perniagaan, transaksi
pembelian adalah perkata utama yang perlu dititikberatkan bagi
memastikan penghasilan produk dapat dijalankan dengan lancar pada
masa yang telah ditetapkan.

Secara amnya, perkataan Belian sering kali digunakan dalam istilah

perniagaan yang mana membawa maksud pembelian yang dilakukan
adalah pembelian bahan mentah atau bahan utama yang akan
digunakan bagi menghasilkan sesuatu produk.

Barangan yang diiktiraf sebagai Belian adalah berbeza mengikut produk

utama sesebuah perniagaan. Contohnya, Restoran KFC membuat
pembelian ayam daripada Farm Fresh Sdn Bhd bagi memastikan
bekalan stok ayam restoran sentiasa mencukupi. Maka, pembelian
tersebut akan dikategorikan sebagai belian. Manakala sekiranya
restoran membeli mesin pembakar ayam, pembelian itu dikategorikan
sebagai pembelian Aset Tetap dan sekiranya restoran membeli
perkhidmatan tenaga elektrik, pembelian itu dikategorikan sebagai
perbelanjaan.

Setiap urusniaga pembelian yang dijalankan memerlukan dokumen

sumber yang tertentu sebagai bukti bahawa setiap urusniaga telah
 berlaku. Terdapat pelbagai dokumen sumber yang akan digunakan
sebagai cara komunikasi dua hala (penjual dan pembeli) dan dokumen-
dokumen ini mempunyai fungsi yang berbeza-beza.

Secara ringkasnya, terdapat beberapa jabatan yang akan terlibat dalam

proses pembelian bahan mentah dan penetapan jabatan ini adalah
berdasarkan saiz sesebuah syarikat. Carta Alir 1 menunjukkan kitaran
pihak yang terlibat sepanjang proses pembelian bahan mentah.

Jabatan Memastikan stok bahan mentah mencukupi sepanjang proses

Pengeluaran/Operasi penghasilan produk dijalankan.
(Production Menghantar Nota Minta kepada Jabatan Pembelian (Purchasing
Department) Dept.) bagi tujuan pembelian bahan mentah.

Memproses permintaan pembelian Jabatan Pengeluaran.

Berhubung dan menghantar Pesanan Belian kepada pembekal bagi
Jabatan Pembelian membuat tempahan barang.
(Purchasing Memastikan barang sampai tepat pada masanya.
Department) Menghantar dokumen (invois) pembekal kepada Jabatan Akaun
untuk proses pembayaran.

Menyemak ketepatan dokumen yang diserahkan

Jabatan Akaun oleh Jabatan Pembelian.
(Account Mengesahkan penerimaan dokumen sumber.
Department) Membuat pembayaran kepada pembekal
mengikut syarat kredit yang telah ditetapkan.

Carta Alir 1 : Kitaran Pihak Yang Terlibat Sepanjang Proses Pembelian Bahan Mentah.
**Fungsi setiap jabatan dalam syarikat berbeza mengikut aktiviti perniagaan

Terdapat dua jenis kaedah belian setiap kali kita membeli barangan atau
perkhidmatan iaitu :

a) Belian Tunai
Belian tunai adalah aktiviti membeli sesuatu barangan atau
perkhidmatan secara tunai. Kebiasaanya belian tunai ini selalu
digunakan apabila melibatkan pembelian barangan runcit atau apa-
apa perkhidmatan dalam amaun yang kecil. Sumber dokumen belian
tunai adalah bil tunai.
 b) Belian Kredit
Belian kredit adalah aktiviti membeli barangan atau perkhidmatan
secara berhutang dimana penjual membenarkan pembeli untuk
membeli barangan atau perkhidmatan mereka terlebih dahulu dan
membayarnya di kemudian hari.

Sumber dokumen bagi belian kredit adalan invois atau invois cukai
daripada penjual dan perlu direkod mengikut nombor siri.

2.2 JENIS – JENIS BELIAN

a) Perniagaan
Belian ialah sumber utama barangan atau perkhidmatan yang kita beli
sebelum diniagakan semula.
Contoh : Belian bagi kedai roti ialah tepung, telur dan seumpamanya
sebagai bahan mentah sebelum dijadikan barang siap.

b) Bukan Perniagaan
Sementara belian selain daripada barang atau perkhidmatan yang
diniagakan semula terdiri daripada dua iaitu pembelian aset tetap dan
perbelanjaan dalam menjalankan operasi organisasi.
Contoh : Organisasi membeli mesin atau jentera bagi menghasilkan
produk dikategorikan sebagai aset tetap. Sementara membeli
perkhidmatan air dari syarikat Syabas itu dikategorikan sebagai
perbelanjaan di bawah utiliti.

2.3 JENIS-JENIS AKAUN BELUM BAYAR

Akaun Belum Bayar (ABB) atau Pemiutang adalah pihak/orang yang menjual
barang/perkhidmatan kepada pembeli secara kredit/hutang. Terdapat dua jenis
pemiutang iaitu:

a) Pemiutang Niaga (Trade Creditor)

 Perniagaan yang menjual bahan mentah kepada pembeli bagi tujuan
penghasilan barang siap/separuh siap secara kredit/hutang.
 Dalam kata lain, orang yang membenarkan pembeli berhutang (semasa
mengambil barang) dengannya bagi sesuatu tempoh.
  Pemiutang niaga diberi tempoh kredit 30 hari, 60 hari atau 90 hari mengikut
prestasi perniagaannya.
 Contoh: Marvellous Bake Sdn Bhd merupakan perniagaan yang menjual
bahan-bahan membuat kek. Sweet Candy Enterprise telah membeli tepung
naik sendiri secara kredit untuk membuat kek yang ditempah oleh
pelanggannya. Oleh itu, Marvellous Bake Sdn Bhd merupakan
pemiutang niaga kepada Sweet Candy Enterprise.

b) Pemiutang Lain (Other Creditor)

 Pemiutang lain adalah perniagaan yang menawarkan sesuatu
barang/perkhidmatan secara kredit/hutang tetapi bukan bertujuan
untuk diproses atau dijual semula.
 Pembelian barang daripada pemiutang lain lebih kepada pembelian aset
(Aset tersebut digunakan untuk melancarkan aktiviti perniagaan yang lain)
seperti mesin, perabot, alatan pejabat dan lain-lain.
 Bil-bil utiliti (bagi menggerakkan aktiviti perniagaan) seperti bil air, elektrik,
telefon dan lain-lain.

2.4 Buku Utama

Buku utama/Buku Catatan pertama adalah buku yang pertama akan digunakan
dalam merekod urus niaga perniagaan berdasarkan dokumen-dokumen
sumber perniagaan. Namun, bukan semua dokumen sumber perlu direkodkan ke
dalam buku utama. Buku utama yang terlibat dalam urus niaga belian ialah:

a) Buku Belian (Purchase Book)

 Buku Belian adalah buku utama yang digunakan untuk merekod hanya
pembelian barang niaga secara kredit/hutang.
 Juga digunakan merekod item yang tertinggal semasa proses pembelian
seperti pembekal terkurang caj harga barang dalam invois yang diberi.
 Dokumen sumber yang terlibat adalah Invois dan Nota Debit.
 Format adalah bergantung pada perlaksanaan sesebuah syarikat, ia
mungkin ada sedikit perbezaan, namun masih membawa maksud yang
sama.
 Rajah 1 : Contoh Buku Belian

b) Buku Pulangan Belian (Purchase Return Book)

 Buku Pulangan Belian adalah buku yang digunakan untuk merekodkan
semua pemulangan barang niaga yang dibeli secara kredit daripada
penjual/pembekal. Kesannya, jumlah belian akan berkurang atau kata lain
jumlah hutang pembeli akan berkurang.
 Pulangan Belian ialah urus niaga pemulangan barang niaga kepada
pembekal disebabkan oleh beberapa perkara, seperti:
i) Barang yang diterima tidak memenuhi standard kualiti yang
dikehendaki oleh pembeli.
ii) Telah hampir tarikh luput dan rosak fizikal barang
iii) Jenis item yang dipesan tidak sama seperti yang dihantar oleh
pembekal.
 Sesetengah syarikat tidak menggunakan Buku Pulangan Belian, tetapi
menggabungkan urus niaga pulangan belian ini ke dalam Buku Belian
dengan menolak jumlah pulangan tersebut.
 Dokumen sumber yang terlibat adalah Nota Kredit.

2.5 Lejar Subsidiari

Lejar juga merupakan salah satu Buku Utama untuk merekod semua urus niaga
perniagaan. Urus niaga ini akan dimasukkan ke dalam akaun tertentu. Akaun
adalah satu rekod ringkas urus niaga perniagaan yang tepat dan sistematik.

LEJAR

Lejar Am Lejar Subsidiari

Lejar Lejar
Akaun Aset Akaun Hasil Akaun Ambilan
Penghutang Pemiutang

Akaun Liabiliti Akaun Belanja Akaun Modal

 Lejar terbahagi kepada dua jenis, iaitu:
a) Lejar Am – mencatat akaun bagi aset, liabiliti, belanja, hasil serta Akaun
Pemiutang bagi pembelian aset secara sewa beli seperti kenderaan.
b) Lejar Subsidiari – mencatat semua urus niaga secara kredit. Terdapat dua
jenis lejar subsidiari, iaitu Lejar Pemiutang dan Lejar Penghutang.

Lejar Pemiutang (Creditors Ledger) terbahagi kepada 2 jenis iaitu:

 Lejar Pemiutang Niaga (Trade Creditors)
- Merekodkan semua akaun pemiutang barang niaga
 Lejar Pemiutang Lain (Other Creditors)
- Merekodkan lain-lain pemiutang selain pemiutang barang niaga.

3.0 FORMAT DAN KANDUNGAN DOKUMEN SUMBER AKAUN BELUM BAYAR

Nota Minta Surat Tanya Sebut Harga

Invois / Invois
Nota Serahan Pesanan Belian
Bercukai

Nota Debit Dokumen

Nota yang terlibat
Pemulangan sekiranya ada
Barang berlaku
pemulangan
Nota Kredit barang niaga

Carta Alir 3: Kitaran Dokumen Sumber bagi Urus Niaga Belian

3.1 Nota Minta (Purchase Requisition)
a) Dokumen dalaman sesebuah organisasi.
b) Nota Minta merupakan dokumen yang digunakan oleh Jabatan Dalaman
sesebuah organisasi kepada Jabatan Pembelian untuk memaklumkan
barangan yang perlu dipesan, kuantiti dan tempoh yang diperlukan.
c) Kelulusan daripada pihak yang bertanggungjawab diperlukan sebelum
pesanan dijalankan oleh Jabatan Pembelian.

Rajah 2: Contoh Nota Minta

3.2 Surat Tanya
a) Pembeli menghantar surat tanya kepada penjual dengan tujuan untuk
mendapat maklumat atau keterangan berkait dengan barangan yang
hendak dibelinya.
b) Maklumat yang diperlukan; harga barang, cara pembekalan, diskaun dan cara
pembayaran.
c) Surat Tanya merupakan surat rasmi yang menggunakan letter head sesebuah
organisasi.
d) Pembeli juga boleh menghantar surat tanya kepada beberapa penjual jika
tidak pasti daripada siapa dia boleh membeli sesuatu jenis barangan.

Rajah3: Contoh Surat Tanya yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual
3.3 Sebut Harga / Senarai Harga / Katalog (Quotation)
a) Satu senarai harga barang yang diminta oleh pembeli.
b) Dihantar oleh penjual kepada pembeli sebagai jawapan kepada surat tanya.
c) Pembeli membuat pengesahan penerimaan sebut harga yang dihantar oleh
penjual.
d) Maklumat yang diberi termasuk harga barang yang hendak dibeli,syarat
penghantaran dan pembayaran.
e) Terdapat tiga kategori sebut harga belian iaitu:
 Sebut Harga Biasa (Normal Quotation)
 Bayar Waktu Terima (Cash On Delivary)
 Percuma ke dalam Kapal (Free On Board)
Alamat pembekal
Alamat penjual

Rajah 4: Contoh Sebut Harga

3.4 Pesanan Belian (Purchase Order)

a) Pesanan Belian adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pembeli untuk
membuat pesanan pembelian barang.
b) Setelah Nota Minta diluluskan, pembeli akan menyediakan pesanan belian
dan dihantarkan kepada pembekal barangan tersebut.
c) Pesanan belian perlu mengandungi nama pegawai yang memesan, barangan
yang dibeli, alamat dihantar, kaedah pembayaran, nombur pesanan dll.
Untuk tujuan perekodan, pesanan belian akan mempunyai No. Rujukan yang
sama dengan nota minta.
d) Penjual membuat pengesahan penerimaan pesanan belian yang dihantar oleh
pembeli.
 e) Pembeli akan menyediakan beberapa salinan borang pesanan iaitu salinan
karbon untuk disimpan oleh pembeli; manakala salinan asal dihantar kepada
penjual.
f) Pada peringkat ini, pembeli atau penjual tidak akan merekod apa-apa catatan
dalam buku akaun.
g) Apabila pembeli menerima barangan yang dihantar oleh penjual, pembeli
akan membuat semakan melalui salinan karbon yang disimpan.

PESANAN BELIAN

ANA STATIONERY(864736-T) PS1001

Nama & Alamat NO.3, JLN. NUSANTARA 14,
Pembeli TMN. NUSANTARA,
81550 GELANG PATAH, JOHOR. Nombor
TEL: 07-3456789 FAX: 07-4567899 Dokumen
Kepada:
PEMBEKAL KIANG SDN. BHD.
NO.45, JLN. BANDAR BARU UDA,
Nama & Alamat
TMN. BANDAR BARU UDA,
Pembekal 83000 JOHOR BAHRU, JOHOR. Tarikh: 26 Jun 2015

Tuan,
Pertanyaan Mengenai Bekalan Alat Tulis

Kami memerlukan bekalan alat tulis seperti berikut:

No. Perkara Kuantiti Harga Jumlah

Rujukan Seunit (RM) (RM)
FM234 Fail Pengurusan 100 1.50 150.00
Keterangan barang PM135 Pen Merah 200 1.30 260.00
yang hendak dibeli PH136 Pen Hitam 200 1.30 260.00
Jumlah 670.00

(Ringgit Malaysia: Enam ratus tujuh puluh sahaja)

Sebut harga: 888/02
Serahan:
Angkutan dibayar
Syarat:
Diskaun niaga: 20%
Diskaun tunai: 10% 5 hari
Syarat Serahan 5% 10 hari
dan Pembayaran Disediakan oleh,
martha
Kerani Belian,
ANA STATIONERY

Rajah 5: Contoh Pesanan Belian

3.5 Nota Serahan (Delivery Order)
a) Nota Serahan ialah dokumen perniagaan yang dikirim oleh penjual
kepada pembeli bersama-sama dengan barangan yang dipesan.
b) Tujuan nota serahan dikirim adalah untuk membolehkan pembeli
menyemak barang-barang yang dihantar serta sebagai perakuan
penerimaan barang.
c) Nota serahan hanya merupakan makluman serahan sahaja. Oleh itu, butiran
dalam nota serahan hanya merujuk kepada jenis barang dan kuantiti,
manakala harga tidak semestinya dinyatakan. Setelah pembeli
mengesahkan barangan tepat dengan kualiti, jenama, mutu dan kuantiti, nota
serahan ini perlu ditandatangani dan dikembalikan kepada penjual.
d) Maklumat dalam nota serahan tidak perlu direkodkan dalam mana-mana
buku perakaunan kerana dokumen ini hanya untuk tujuan penyemakan dan
perakuan penerimaan barang sehaja.

ACER KOMPUTER SDN BHD

Alamat pembekal 76-G Wisma Hong Leon,
81300 Skudai, Johor Bahru,
Tel 07-2227661 Fax : 02- 223 9661

DELIVERY ORDER

No : 45345
Pengurus Tarikh : 8 Feb 2015
Alamat pembekal Zara Zya Collection No P.O : 1200015
Lot 6, Jln. Serimas 5, Syarat : COD
81300 Skudai, Bayaran
Johor Bahru Kod Jualan :

BIL BUTIRAN KUANTITI

1. Set Komputer PC 2
Compaq
- Keyboard
- LCD 15 in

............................................... ..................................................
Cop & Tandatangan Pelanggan Tandatangan Pengurus

Rajah 6 : Contoh Nota Serahan

 3.6 Invois / Invois Bercukai (Invoice / Tax Invoice)
a) Invois digunakan apabila penjual membenarkan pembeli membeli barang
secara kredit yang mana bayarannya akan dijelaskan pada suatu masa
depan.
b) Invois merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh penjual untuk
memaklumkan tentang jumlah hutang yang perlu dibayar oleh pembeli.
c) Invois disediakan oleh penjual berdasarkan nota serahan yang telah disahkan
oleh pembeli.
d) Setelah mendapat invois, perhatikan butiran barang yang dijual sama ada
barang niaga atau bukan barang niaga (aset bukan semasa / pembelian lain
secara kredit) untuk menentukan sama ada Pemiutang Niaga atau Pemiutang
Lain.
e) Lazimnya invois disediakan sekurang-kurangnya dalam 2 salinan iaitu:
 Salinan asal dihantar kepada pembeli dan disimpan oleh pembeli untuk
direkod dalam Buku Belian dan simpan dalam Fail Pemiutang.
 Salinan kedua disimpan oleh pembekal/penjual sebagai rujukan.

No. Invois
ASAL NO: 7709
Pembekal Jamilah
Alamat Pembekal No 507, Jalan Taming Sari Nota:
76050 Melaka 1. Diskaun Niaga – Diskaun yang
2 Feb 2015 diberi oleh penjual kepada
INVOIS pelanggannya untuk menggalakkan
Kepada, pembelian yang pukal. Lebih banyak
Perniagaan Tiptop kuantiti dibeli, lebih tinggi diskaun
No 77,Jalan Sulaiman Alamat Pembeli
niaga. Ia akan mengurangkan nilai
75400 Melaka.
jumlah dalam invois.
Kuantiti Butir Harga Jumlah 2. Syarat – Diskaun tunai. Ia bertujuan
Seunit (RM) menggalakkan pelanggan memba-
(RM) yar dengan lebih cepat. Contoh: 5%
300 Baldi 5.001 500.00 7 hari, 2% 30 hari bermaksud jika
300 Berus 0.50 150.00 pelanggan dibayar dalam 7 hari
400 Penyangkut Baju 1.00 400.00 boleh mendapat diskaun tunai 5%
200 Besen 15.003 000.00 lagi, dalam 30 hari dapat 2%
5 050.00 diskaun, jika dibayar selepas 30 hari
Tolak : Diskaun Niaga 20% 1 010.00 akan membayar nilai penuh
Jumlah 4 040.00 (RM4040).
(Ringgit : Empat Ribu Empat Puluh sahaja)
3. K & K di K – Kesilapan dan
Syarat : 5% 7 hari, 2% 30 hari
ketinggalan dikecualikan.
Serahan :Angkutan dibayar
K & K di K

…………………… ……………………..
Penerima Pengurus

Rajah 7: Contoh Invois

Terdapat tiga jenis dokumen yang sering digunakan untuk direkodkan ke dalam
Buku Belian, iaitu :

a) Invois Pembelian Barang niaga

- Butiran barang yang dibeli akan diproses semula bagi menghasilkan barang
akhir untuk dijual kepada pelanggan.
- Invois belian juga dapat dikenalpasti daripada jumlah kuantiti barang yang
dibeli.
- Contoh : Syarikat Nur Al-Dunnia membeli lampu daripada LipLap Lighting untuk
dijual semula kepada pelanggannya.

Rajah 1: Contoh Invois Pembelian Barang Niaga

b) Invois Pembelian Bukan Barang Niaga (Harta Modal/Aset Bukan semasa)
- Butiran barang yang dibeli merupakan aset/peralatan yang digunakan bagi
melancarkan proses/perjalanan aktiviti perniagaan bagi menghasilkan produk
seperti mesin, perabot pejabat dan lain-lain.
- Contoh – Nur Al-Dunnia membeli perabot untuk kegunaan pejabat.

Rajah 2: Contoh Invois Pembelian Aset Bukan Semasa

c) Bil Bayaran Utiliti
- Bil bagi perbelanjaan perniagaan yang lain seperti bayaran terhadap
penggunaan air, elektrik, Astro, internet dan telefon dan lain-lain.
3.7 Nota Pemulangan Barangan (Goods Return Note)
a) GRN dikeluarkan oleh penjaga stor pembeli (warehouse keeper/penerima
barang) sekiranya berlaku pemulangan barang kepada pembekal dan perlu
dinyatakan sebab barang dipulangkan, kuantiti dan no. rujukan invois.
b) Nota kredit akan dikeluarkan oleh pembekal kepada pembeli berdasarkan
Nota Pemulangan Barangan tadi.
c) GRN dijadikan dokumen sokongan bagi Nota Kredit.

Rajah 8: Contoh Nota Pemulangan Barang

3.8 Nota Debit (Debit Note)
a) Nota yang diterima oleh pembeli (dikeluarkan oleh penjual kepada pelanggan)
untuk memberitahu akaun pelanggan telah didebitkan / bertambah hutang.
b) Nota debit juga berfungsi sebagai invois tambahan untuk pembetulan invois
yang sebelumnya bagi:
 ketinggalan catatan seperti kos pengangkutan, kos bungkusan dalam
invois.
 nilai dalam invois terkurang catat contohnya dalam invois sepatutnya rm10
tetapi dicatat rm9
 faedah dikenakan disebabkan pembeli lewat membayar
 pembeli tidak memulangkan barangan yang terlebih hantar yang disedari
oleh penjual
c) Maklumat penting yang dicatatkan dalam nota debit ialah nama syarikat
pembekal, tarikh, nombor Nota Debit, nama pembeli, kuantiti dan butiran
barangniaga yang ditambah nilai atau kos tambahan lain yang terlupa
dinyatakan dalam invois.
d) Nota Debit disediakan dalam dua salinan. Nota Debit asal dihantar kepada
pembeli manakala salinan kedua nota debit pula disimpan oleh penjual.
e) Nota debit asal menjadi sumber rujukan untuk Buku Belian bagi pembeli.

2018

Rajah 9: Contoh Nota Debit

3.9 Nota Kredit (Credit Note)
a) Nota yang dikeluarkan oleh pembekal kepada pelanggan untuk
memberitahu akaun pelanggan telah dikreditkan / berkurang hutang.
b) Nota kredit digunakan apabila:
 pulangan barang niaga akibat salah jenama / tidak berkualiti ikut
spesifikasi yang diminta atau rosak.
 pulangan bekas/ tin dan seumpamanya kepada penjual contohnya
pulangkan kotak kosong, bekas letak telur, tin biskut.
 pembeli telah dikenakan bayaran lebih disebabkan kesilapan penjual
 kuantiti barang yang dihantar kepada pembeli kurang dari yang dipesan
 pembeli diberi diskaun /elaun /komisen daripada belian tersebut
 pulangan barang yang tidak dipesan tetapi telah dicaj dalam invois
c) Pembeli akan menggunakan nota kredit ini sebagai dokumen sumber Buku
Pulangan Belian atau pulangan keluar.
d) Nota kredit mengandungi maklumat penting seperti : nama syarikat
pembekal, tarikh, nombor nota kredit, nama pembeli, kuantiti dan butiran
barangniaga yang dipulangkan, harga seunit dan jumlah nilai barangniaga
yang dipulangkan.
e) Nota Kredit disediakan dalam dua salinan, iaitu nota kredit asal yang
dihantar kepada pembeli dan nota kredit salinan yang disimpan oleh penjual.
f) Nota kredit biasanya dicetak dalam warna merah untuk membezakannya
daripada invois.

7 April 2018

Rajah 10: Contoh Nota Kredit

4.0 Aliran Dokumen Belian

a) Urus niaga perniagaan merupakan transaksi yang berlaku antara penjual dengan
pembeli dalam proses perniagaan yang memberi kesan kepada kewangan sesuatu
perniagaan.
b) Urus niaga perniagaan terbahagi kepada dua iaitu:
 Urus niaga secara tunai.
 Urus niaga secara kredit.

SURAT TANYA
P P
SURAT JAWAPAN
E +
E
KATALOG
M N
B PESANAN BELIAN
J
E BIL TUNAI U
L TUNAI / CEK A
I L
RESIT

Carta Alir 4: Aliran Dokumen Perniagaan dalam Urus Niaga Tunai.

SURAT TANYA

SURAT JAWAPAN
+
P (SEBUT HARGA+ KATALOG) P
E PESANAN BELIAN E
M NOTA SERAHAN
+
N
B INVOIS J
E NOTA DEBIT / NOTA KREDIT
U
L A
I CEK L
RESIT

Carta Alir 5: Aliran dokumen perniagaan dalam urus niaga secara kredit
5.0 PROSEDUR MENERIMA DOKUMEN SUMBER AKAUN BELUM BAYAR

5.1 Menerima dokumen sumber pembelian

Pihak pembeli akan menerima beberapa dokumen sepanjang proses pembelian
dijalankan iaitu:
a) Nota Serahan – bagi membuat pengesahan dan penyemakan barang
semasa penerimaan
b) Invois – dokumen sokongan bagi membuat pembayaran kepada pembekal.
Perlu disertakan dengan Nota Serahan.
c) Nota Debit – Diterima oleh pembeli sekiranya invois terkurang caj oleh
pembekal. Perlu disertakan dengan salinan invois yang hendak ditambahkan
jumlah hutangnya.
d) Nota Kredit – diterima oleh pembeli apabila pembekal ingin mengurangkan
jumlah hutang. Perlu disertakan dengan salinan invois yang hendak
dikurangkan jumlah hutangnya.

5.2 Memeriksa kesempurnaan dokumen sumber pembelian

a) Pihak/jabatan yang bertanggungjawab, perlu memastikan dokumen yang
diterima diperiksa kandungannya agar tiada percanggahan.
b) Penjaga Stor
- memastikan Nota Serahan mengandungi senarai barang yang dihantar
hari tersebut sahaja.
- Sekiranya perlu, buka Nota Pemulangan Barang bagi barang yang tidak
menepati Pesanan Belian.
c) Jabatan Pembelian
- Memastikan invois yang diterima sama/tidak bercanggah dengan
Pesanan Belian yang telah dikeluarkan.
d) Jabatan Perakaunan
- Memastikan format invois lengkap yang digunakan oleh pihak pembekal.

5.3 Mengakui penerimaan dokumen sumber pembelian

Setiap dokumen yang diterima oleh pembeli daripada pembekal, perlu disahkan
seperti:
a) Nota Serahan – penjaga stor atau mana-mana pihak yang menerima barang
b) Invois – pembeli atau mana-mana pihak yang menerima invois daripada
pembekal.
 5.4 Memaklumkan kepada jabatan berkaitan mengenai dokumen yang tidak
lengkap / tidak betul.
a) Dokumen yang tidak lengkap perlu diserahkan semula kepada pihak
pembekal.
b) Pihak pembeli perlu menyatakan perkara yang tidak lengkap kepada
pembekal. Jika kedua-dua pihak bersetuju, dokumen sokongan akan
menyusul.
c) Contoh invois tidak lengkap barang yang dicaj, pihak pembeli perlu
menyatakan barang apa yang tertinggal dan pihak pembekal perlu menghantar
dokumen sokongan (Nota Debit / Nota Kredit) bagi urus niaga ketinggalan
tersebut.

6.0 INDIVIDU YANG BERTANGGUNGJAWAB UNTUK MENDAPATKAN DOKUMEN

BELIAN DAN PENGESAHAN.

INDIVIDU TANGGUNGJAWAB
Pegawai yang bertanggungjawab menguruskan
Kerani Belian aktiviti belian seperti mendapatkan dokumen
belian.
Pegawai yang bertanggungjawab dalam
membuat pengesahan sesuatu proses
Pengurus Belian
pembelian sesebuah perniagaan atau
organisasi

RUJUKAN :

Zan’ Asri bin Tasir, Sharini binti Haji Ramli dan Salina binti Kassim (2010). Prinsip
Perakaunan Tingkatan 4 dan Tingkatan 5. Petaling Jaya: Sasbadi Sdn. Bhd.

Amali Simulasi Perakaunan Untuk Peniaga Milikan Tunggal, Kuala Lumpur: Xelfact Sdn.
Bhd.

Ngu Jack Woo, General Guide GST Accounting, Certified Commercial & Industrial
Accountant. Sibu, Sarawak