Professional Documents
Culture Documents
Tài Liệu Lập Kế Hoạch Và Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả
Tài Liệu Lập Kế Hoạch Và Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả
Website: ieit.vn
• Làm việc không có kế hoạch.
• Các mục đích công việc
không rõ ràng
• Đặt quá nhiều mục tiêu
• Giám sát quá chặt chẽ công
việc
• Lo lắng thái quá
Website: ieit.vn
• Có quá nhiều công việc
giấy tờ.
• Theo chủ nghĩa hoàn hảo
• Sửa sai
• Trì hoãn công việc
• Mất thời gian chờ đợi
• Dự các cuộc họp vô bổ
• Có quá nhiều giao tiếp
xã hội
Website: ieit.vn
• Làm cái thích trước, cái không thích sau. • Phản ứng lại yêu cầu của người khác.
• Làm cái biết cách làm trước • Làm việc gấp trước việc quan trọng
• Làm cái dễ trước • Chờ đến hạn cuối cùng mới làm
• Làm cái tốn nhiều thời gian trước • Làm việc nhỏ trước khi làm việc lớn
• Làm cái mà nguồn lực sẵn có trước • Cái gì đến trước làm trước
Website: ieit.vn
Failing to Plan
is the same as
Planning to Fail
Website: ieit.vn
Phương pháp
Website: ieit.vn
Quản lý công việc
who
AI LÀM?
why
TẠI SAO LÀM?
what
LÀM GÌ?
when
LÀM KHI NÀO?
Website: ieit.vn
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Website: ieit.vn
control
ĐIỀU PHỐI
check
KIỂM TRA
Website: ieit.vn
man
NHÂN LỰC
money
TÀI CHÍNH
material
NGUYÊN LIỆU
machine
THIẾT BỊ
method
PHƯƠNG PHÁP
Website: ieit.vn
Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
Website: ieit.vn
Website: ieit.vn
Thiết lập mục tiêu
Website: ieit.vn
- Cụ thể, dễ hiểu
- Đo lường được
- Vừa sức
- Thực tế
- Có thời hạn
Website: ieit.vn
Specific - cụ thể, dễ hiểu
• Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định
hướng cho các hoạt động trong
tương lai.
• Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn
đầu thị trường trong khi đối thủ
đang chiếm 40 % thị phần.
• Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu
41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết
mình còn phải cố đạt bao nhiêu %
nữa.
Website: ieit.vn
Measurable – đo lường được
Website: ieit.vn
Achievable – vừa sức.
Website: ieit.vn
Realistics – thực tế.
• Đây là tiêu chí đo lường sự cân
bằng giữa khả năng thực hiện
so vối nguồn lực của doanh
nghiệp bạn (thời gian, nhân sự,
tiền bạc..).
• Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg
để đạt trọng lượng lý tưởng 45
kg trong vòng một tháng, như
vậy là không thực tế.
Website: ieit.vn
Timebound – có thời hạn.
Website: ieit.vn
• Mục tiêu của khối sản xuất • Mục tiêu của khối sản xuất
là giảm thiểu tối đa số sản là giảm số sản phẩm lỗi
phẩm lỗi xuống dưới 10 mỗi tuần
trong vòng 6 tháng tới
• Mục tiêu của khối dịch vụ • Mục tiêu của khối dịch vụ
khách hàng là giao hàng tới khách hàng là từ tháng
nhà khách hàng một cách 7/2016 sẽ giảm thời gian
nhanh nhất giao hàng tại nhà trung
bình từ 2 tiếng xuống 1.5
tiếng
Website: ieit.vn
- Liên kết
- Thích đáng
Website: ieit.vn
Engagement – liên kết
• Công ty phải liên kết được lợi ích của công ty và lợi
ích của các chủ thể khác.
• Khi các bộ phận, nhân viên tham gia thực hiện mục
tiêu, họ sẽ được kích thích như thế nào. Nếu công ty
không có chế độ này, việc thực hiện mục tiêu sẽ không
có hiệu quả.
Website: ieit.vn
Relevant - thích đáng
• Chỉ tiêu có hữu ích đối với một bộ phận nhưng bộ phận khác
lại thờ ơ.
• Ví dụ mức tồn kho, bộ phận bán hàng luôn muốn mức tồn
kho cao trong khi bộ phận tài chính lại muốn mức tồn kho
thấp.
• Như vậy, mục tiêu phải thích đáng, công bằng với tất cả các
bộ phận.
Website: ieit.vn
❖…… và cuối cùng, MỤC
TIÊU phải được ĐỒNG Ý,
PHÊ DUYỆT CỦA CẤP
QUẢN LÝ
Website: ieit.vn
Các phương pháp triển khai mục tiêu
Triển khai từ công ty → bộ phận: nhanh về mặt
thời gian, không khuyến khích các bộ phận tham
gia vào hoạch định mục tiêu công ty.
Website: ieit.vn
Phương phá p triể n khai mụ c tiêu
Website: ieit.vn
Triển khai mục tiêu
WHY
WHAT WHY
Chuyên viên
Nhân viên
Website: ieit.vn
Hoàn tất việc xây dựng
Trung tâm CSKH vào cuối tháng 09
Mục tiêu của Ban HCNS: Hoàn tất việc cung cấp đội ngũ nhân viên vào cuối
tháng 06.
Website: ieit.vn
Hoàn tất việc cung cấp đội ngũ
nhân viên vào cuối tháng 06
Mục tiêu của CV Đào tạo: Hoàn tất việc đào tạo chương trình CSKH vào cuối
tháng 05.
Website: ieit.vn
Hoàn tất việc xây dựng
Trung tâm CSKH vào cuối tháng 09
Mục tiêu của Ban Tổ chức: Hoàn tất việc cung cấp đội ngũ nhân viên vào
cuối tháng 06.
Website: ieit.vn
Hoàn tất việc cung cấp đội ngũ
nhân viên vào cuối tháng 06
Công việc Người thực hiện Thời hạn
Xây dựng bản mô tả công việc cho các vị
CV Quản lý NS Tháng 02
trí trong Trung tâm CSKH
Thực hiện việc tuyển dụng nhân viên cho
CV Tuyển dụng Tháng 03
Trung tâm CSKH
Đào tạo chương trình CSKH cho đội ngũ
CV Đào tạo Tháng 05
nhân viên của Trung tâm CSKH
…
Mục tiêu của CV Đào tạo: Hoàn tất việc đào tạo chương trình CSKH vào cuối
tháng 05.
Website: ieit.vn
Phần
Website: ieit.vn
là phương pháp phân chia công việc thành những
công việc với mức độ chi tiết và cụ thể hơn
Website: ieit.vn
Tiệc sinh nhật
Website: ieit.vn
VÍ DỤ VỀ CẤP ĐỘ CỦA WBS TRONG XÂY DỰNG
Cấp
Work Breakdown Structure (WBS)
Miêu tả cấp độ
1
Nhà kho
Toàn bộ dự án
2
Mobilization/ Cột thép và
Điều hành Tường gạch Hệ thống mái
Tiểu dự án Demobilization các liên kết
3
Chuẩn bị Nền Tường Cột thép & Hệ thống Hoàn thiện
Loại công việc mặt bằng và móng
Sàn
gạch liên kết mái bên trong
4
Đào Ván khuôn Đổ bê tông
Work Package
móng & BT móng móng
5
Lao
động
VLXD Thiết bị
Tài nguyên
Website: ieit.vn
Định hướng HOẠT ĐỘNG
Làm bất cứ cái gì có thể đến với mình
Website: ieit.vn
Cơ sở: Lập kế hoạch, ưu tiên hóa, kiểm soát
Khuynh hướng: Xác định giá trị, ưu tiên
Công cụ: Dùng công cụ lập kế hoạch, tổ chức ngày
Kết quả
• Việc ưu tiên về thời gian được thực hiện
• Lạm dụng chữ “khẩn”
• Việc quan trọng xác định bởi giá trị khẩn
Website: ieit.vn
Làm được nhiều hơn với thời gian ít hơn
Việc quan trọng chưa được dành thời gian
Website: ieit.vn
Website: ieit.vn
Khẩn cấp: Một hoạt động
cần chú ý ngay lập tức
Quan
trọng
Công việc Công việc
????? Nhóm B
Nhóm C
Không gấp
Website: ieit.vn
NHÓM A: Quan trọng và khẩn cấp
Website: ieit.vn
NHÓM B (I): Quan trọng nhưng không khẩn cấp
Website: ieit.vn
NHÓM B (II): Khẩn cấp nhưng không quan trọng
Website: ieit.vn
NHÓM C: Không khẩn cấp và không quan trọng
Website: ieit.vn
Website: ieit.vn
❖…… Việc gì cũng GẤP thì hiệu quả
THẤP. Việc gì cũng VỘI thì MẤT
CƠ HỘI……
Website: ieit.vn
▪ Hãy liệt kê 20 đầu công việc hoặc vấn đề
anh/chị cần phải giải quyết trong tháng
10/2019
▪ Cho điểm (theo thang điểm 10) cho các đầu
công việc đã liệt kê theo 02 tiêu thức: mức độ
quan trọng và mức độ khẩn cấp.
▪ Vẽ ma trận quản lý thời gian và đặt các công
việc cần thực hiện vào 4 nhóm công việc theo
mức độ quan trọng và khẩn cấp
Website: ieit.vn
Gấp 10
(khẩn cấp)
9
7
Quan
6
0 1 2 3 4 trọng
5
Không 6 7 8 9 10
quan trọng 4
3
1
Không gấp
Website: ieit.vn 0
Nguyên tắc 10/90
Website: ieit.vn
Phần
Website: ieit.vn
Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:
• Công việc đó thực hiện tại đâu?
• Giao hàng tại địa điểm nào?
• Kiểm tra tại bộ phận nào?
• Testing những công đoạn nào?
Website: ieit.vn
When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
• Để xác định được thời hạn phải làm công việc, cần xác định được mức độ khẩn
cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
• Thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.
Website: ieit.vn
Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:
• Ai làm việc đó
• Ai kiểm tra
• Ai hổ trợ.
• Ai chịu trách nhiệm…
Website: ieit.vn
Xây dựng lịch kế hoạch công việc
Các phương pháp xây dựng lịch kế hoạch làm việc bao
gồm Gantt charts, PERT analysis…..
Website: ieit.vn
• Dựa trên kinh nghiệm
chủ quan, cảm tính
• Nhanh và dễ dàng
• Kết quả thiếu tin cậy
• Chỉ nên dùng khi có
đội ngũ chuyên môn Ước lượng phi
rất có kinh nghiệm Khoa học
hoặc công việc đã có
những qui định bắt
buộc về thời gian phải Kỹ thuật
theo ước lượng
thời gian
Website: ieit.vn
Thời gian lạc Thời gian thông Thời gian bi
+ 4 x +
quan thường quan
Thời gian
=
thực hiện 6
Website: ieit.vn
• Là công cụ lập lịch làm việc của dự án rất trực quan
• Thể hiện các thông tin về WBS bằng hình ảnh trực quan
• Thể hiện mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, nhân sự và các phân bổ
các nguồn lực khác nhau
• Theo dõi được tiến độ hoàn thành công việc
Website: ieit.vn
Jun 2006 Jul 2006 Aug 2006
ID Nhiệm vụ Bắt đầu Kết thúc Thời gian
6/4 6/11 6/18 6/25 7/2 7/9 7/16 7/23 7/30 8/6 8/13 8/20 8/27
Website: ieit.vn
Tiến độ ngang – Gantt Chart
Ưu điểm:
• Dễ xây dựng và làm cho người đọc dễ nhận biết
công việc và thời gian thực hiện của các công tác
• Thấy rõ tổng thời gian thực hiện các công việc
Nhược điểm:
• Không thể hiện được mối quan hệ phức tạp giữa các
công tác, không ghi rõ quy trình công nghệ.
• Trong dự án có nhiều công tác thì điều này thể hiện
rất rõ nét.
• Chỉ áp dụng cho những dự án có quy mô nhỏ, không
phức tạp.
Website: ieit.vn
Tiến độ ngang – Gantt Chart
• Liệt kê tất cả các nhiệm vụ và các mốc quan
trọng từ WBS theo chiều dọc của trục công
việc
• Liệt kê các mốc thời gian theo trục ngang
thời gian
Activity 1
Activity 2
Milestone
Website: ieit.vn
Tiến độ ngang – Gantt Chart
• Các công việc: Tạo ra các thanh ngang có độ dài tương ứng với thời
gian thực hiện của mỗi công việc
– V.d., công việc 1 được thực hiện từ ngày 1 đến ngày 3
• Milestones (Mốc quan trọng): là các cột mốc quan trọng cần đạt
được của dự án hoặc là các giai đoạn của dự án. Tạo hình quả trám
vào ngày mà mốc quan trọng dự kiến hoàn thành
Activity 1
Activity 2
Milestone
Website: ieit.vn
esponsible – Người thực hiện
Website: ieit.vn
• Mỗi đầu việc chỉ nên có
một chữ R
• Nếu đầu việc không có
chữ R➔không có người
thực hiện (bổ sung ngay).
• Nếu đầu việc có nhiều
hơn một chữ R ➔ cha
chung không ai khóc
(phân chia công việc nhỏ
hơn để tách trách nhiệm
cá nhân)
Website: ieit.vn
Kế hoạch hành động chính là
yếu tố quan trọng trong tiến trình thực hiện công việc
Website: ieit.vn
Tính không chắc chắn là sự
thiếu thông tin, kiến thức,…
hay sự hiểu biết về kết quả
của một hành động, quyết
định hay sự kiện.
Rủi ro thực tế là số đo mức
độ không chắc chắn tồn tại
so với kết quả mong muốn.
Rủi ro không thể dự đoán Rủi ro có thể dự đoán Rủi ro có thể xác định
Website: ieit.vn
1. Nhận biết rủi ro 4. Dự kiến hậu quả
2. Phân tích rủi ro 5. Giải pháp dự kiến
3. Ước tính khả năng xảy ra rủi ro 6. Tài liệu xử lý tình huống
QUY Xác định Phân tích Lượng hóa Giải pháp Tài liệu
TRÌNH
Lĩnh vực (1)
Rủi ro (2)
Xác suất (3)
Hậu quả (4) (5) (6)
Website: ieit.vn
Xác suất: 1 – Thấp 2 – Trung bình 3 – Cao
Hậu quả: 1 – Thấp 2 – Trung bình 3 – Cao
Quy mô … 2 1 2
Thời gian … 2 2 4
Chi phí … 3 3 9
Nhân sự … 3 2 6
… … … …
2 2 4 6
Thấp (1,2,3)
Website: ieit.vn
Né tránh rủi ro
Hạn chế rủi ro
Website: ieit.vn
Phần
Website: ieit.vn
anagement
bjective
Website: ieit.vn
anagement
rocess
Website: ieit.vn
Đầu vào Quá trình Đầu ra
Website: ieit.vn
Tài liệu doanh nghiệp và hệ thống pháp luật
Sổ
Hiện pháp/luật tay
Website: ieit.vn
Phần
Website: ieit.vn
• Những ai sẽ thực hiện công việc,
họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ
năng, phẩm chất, tính cách phù
hợp?
• Ai hỗ trợ?
• Ai kiểm tra?
• Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có
đủ nguồn lực con người để hỗ trợ
không?
Website: ieit.vn
• Xem xét về nhu cầu vốn.
• Soát xét lại định hướng
của việc phân bổ nguồn
vốn.
• Phân tích cơ cấu tài
chính của DN.
• Lựa chọn nguồn vốn
thích hợp.
• Hoạt động trên ngân
sách được duyệt.
Website: ieit.vn
• Xác định tiêu
chuẩn NVL.
• Tiêu chuẩn nhà
cung ứng.
• Xác định
phương pháp
giao hàng
• Thời hạn giao
hàng.
Website: ieit.vn
• Máy móc có tốt không, có
được bảo dưỡng thường
xuyên không.
• Máy có được kiểm tra, hiệu
chỉnh định kỳ không.
• Thông số máy có phù hợp
không
Website: ieit.vn
• Có tiêu chuẩn làm việc
không.
• Tiêu chuẩn công việc hay
hướng dẫn công việc có phê
duyệt chưa.
• Có làm theo phương pháp
hay tiêu chuẩn công việc
không
Website: ieit.vn
Phần
Website: ieit.vn
Phân công nhiệm vụ
Nhân viên Nhân viên Nhân viên và Quản lý làm, Quản lý
Nội dung công việc phải làm làm, quản lý quản lý đều nhân viên hỗ phải làm
hỗ trợ làm được trợ
Website: ieit.vn
Thiết lập
tiêu chuẩn
Công cụ
kiểm soát
giám sát
Website: ieit.vn
Quiet & Accept
Website: ieit.vn