CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

1.1. KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG

1.1.1. Văn phòng là gì?

Hướng tiếp cận:

- Tiếp cận quyền lực: Văn phòng là nơi làm việc của một cấp quản lý (văn phòng
Thủ tướng, văn phòng Chính phủ)
- Tiếp cận chức năng: Văn phòng là nơi thực hiện một loại hình công việc ( văn
phòng Luật sư, Văn phòng Công chứng,...)
- Tiếp cận hoạt động: Văn phòng là trụ sở làm việc của một đơn vị (doanh
nghiệp, cơ quan,....)

Nghĩa rộng: Là bộ máy làm việc tổng hợp, trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành
của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị

Nghĩa hẹp: Là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối
nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó

Góc độ quản trị: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức, là
nơi thu thập, tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, điều
hành và bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.

1.1.2. Chức năng

Tham mưu tổng hợp: Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình
hình của cơ quan và tham mưu cho các lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý

Giúp việc điều hành:

- Xây dựng ch­ương trình, kế hoạch, lịch làm việc;
- Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch;
- Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan.
Hậu cần:
- Chức năng quản trị của văn phòng liên quan đến quản lý nguồn nhân lực, mua,
kiểm soát bảo vệ tài sản, quan hệ công chúng …
- Đảm bảo cơ sở vật chất và phư­ơng tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan.
- Văn phòng sẽ liên quan đến việc xác định các tài sản khác nhau và yêu cầu về
nguồn lực cho hoạt động kinh doanh. Chức năng cơ bản của văn phòng là mua
một tài sản thích hợp với giá hợp lý.
 - Văn phòng phát triển cơ chế có hệ thống để mua tài sản và các nguồn lực khác
cần thiết cho hoạt động kinh doanh với chi phí tối thiểu có thể.

1.1.3. Nhiệm vụ

- Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình

- Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin
- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng
- Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
- Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại
- Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng
- Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư TSDN

1. 2. Khái niệm, chức năng của qtvp

1.2.1. Khái niệm

Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa &
kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong văn phòng

Là việc hoạch định, tổ chức, điều phối và kiểm tra các hoạt động tiếp nhận, xử
lý thông tin liên quan đến hoạt động của cơ quan, tổ chức.

1.2.2. Chức năng

- Hoạch định công tác VP

- Tổ chức thực hiện công việc VP
- Lãnh đạo công tác VP
- Kiểm tra công việc VP
- Dịch vụ hành chính VP

1.3. Các hình thức tổ chức văn phòng

1.3.1. Tập trung một đầu mối

Mọi hoạt động của VP đặt dưới sự điều hành của nhà quản trị hành chính

● Ưu điểm: Dễ điều hành, kiểm tra, điều động nhân sự, phân bổ phương tiện

● Nhược điểm: Khó chuyên môn hóa

1.3.2. Tập trung theo chức năng

Văn phòng được chia ra thành nhiều phòng chức năng theo chuyên môn . Toàn
bộ hoạt động văn phòng đặt dưới sự giám sát của nhà quản trị hành chính
 ● Ưu điểm: Chuyên môn hóa công việc

● Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ một thủ trưởng.

1.4. Các phương pháp quản lý văn phòng

1.4.1. Quản lý theo cách ứng phó

Không có kế hoạch cụ thể cho công việc:

- Định đâu làm đó, phản ứng, đối phó

- Bị động trong quản lý
- Quyết định quản lý luôn thay đổi vì khi làm chưa chọn được giải pháp tối ưu
- Nhân viên dễ mất lòng tin đối với lãnh đạo.

Quản lý theo cách lập chương trình, kế hoạch

Có kế hoạch cụ thể cho công việc

- Có phương án giải quyết tình huống

- Giao quyền hạn, trách nhiệm cho nhân viên
- Nhân viên chủ động trong thực hiện công việc.
Chú ý:
- Không áp dụng thuần túy 1 phương pháp
- Cần kết hợp hai phương pháp
- Công việc phải được lập kế hoạch
- Tình huống bất ngờ ngoài dự kiến: ứng phó
- Thông qua ứng phó, nhà quản trị có thêm kinh nghiệm, sáng tạo.
- Ứng phó là tiêu chuẩn đánh giá năng lực cán bộ

1.5. Các hình thức bố trí văn phòng

1.5.1. Văn phòng không gian đóng

Văn phòng đóng (Không gian đóng): Là cách bố trí truyền thống theo kiểu tách
bạch từng phòng, bộ phận với tường xây ngăn cách có cửa ra vào có thể đóng kín,
khóa khi cần thiết.

● Ưu điểm:
- Không gian làm việc yên tĩnh, độc lập
- Tính bảo mật của thông tin cao.
● Nhược điểm:
- Hạn chế sự trao đổi thông tin, giao tiếp giữa mọi người.
- Tốn diện tích, chi phí đầu tư
 - Khó quản lý

1.5.2. Văn phòng không gian mở

Văn phòng mở (Không gian mở): Là một khoảng không gian rộng lớn được ngăn
thành từng ô, từng khoang bằng các vật liệu, dụng cụ thích hợp

● Ưu điểm:
- Tận dụng được tối đa diện tích
- Tính cơ động cao, dễ bố trí lại văn phòng
- Giảm thời gian di chuyển giữa các bộ phận.
- Tăng cường giao tiếp giữa các nhân viên
● Nhược điểm:
- Gây ồn ào, khó tập trung cho công việc
- Bảo đảm bí mật thông tin kém

1.6. Các hình thức hoạt động của văn phòng

1.6.1. Văn phòng truyền thống

Tất cả hoạt động thực tế của văn phòng đều diễn ra tại trụ sở, nơi làm việc nhất
định.

● Ưu điểm:

- Có diện tích trụ sở nhất định để lắp đặt các trang thiết bị VP.

- Có nơi để bố trí chỗ ngồi làm việc cho nhân viên.

- Thuận tiện trong việc quản lý nhân viên.

- Thuận tiện cho công việc giao tiếp, tổ chức hội họp.

● Nhược điểm: Chi phí cao do phải xây dựng hoặc thuê trụ sở văn phòng.

1.6.2. Văn phòng ảo

Hoạt động thực tế của văn phòng không diễn ra tại trụ sở văn phòng

● Ưu điểm: Chi phí thấp, giá thuê văn phòng ảo tùy thuộc vào vị trí, diện tích,
thời gian sử dụng văn phòng ảo.
● Nhược điểm:
 - Không có diện tích trụ sở để lắp đặt các trang thiết bị văn phòng.

- Không có nơi để bố trí chỗ ngồi làm việc cho nhân viên.

- Nhân viên VP không có điều kiện để trực tiếp trao đổi công việc với nhau.

- Nhà quản trị hành chính gặp khó khăn trong việc quản lý nhân viên.

- Khó tạo được sự tin cậy cho đối tác do tính ảo (không thật) của trụ sở làm
việc. Không thuận tiện cho công việc giao tiếp như tiếp khách, tổ chức họp
nhân viên vì phải đặt chỗ trước và thời gian phụ thuộc vào doanh nghiệp cho
thuê VP ảo.

1.6.3. Văn phòng xanh

Văn phòng xanh là nơi làm việc được bao phủ một phần hay hoàn toàn bởi thực
vật. Thiết kế theo không gian mở sẽ được tận dụng tối đa công dụng của cây xanh, hoa
lá cỏ và đó cũng là những nhân vật chính trong nội thất của phòng làm việc.

Bản chất của văn phòng xanh vẫn là văn phòng truyền thống nhưng có thêm
yếu tố “xanh” vào trong văn phòng.

● Ưu điểm:
- Tạo không gian làm việc thân thiện, trong lành
- Cải thiện và nâng cao sức khỏe cho nhân viên
- Tăng năng suất và hiệu quả trong công việc
- Hạn chế các tình trạng căng thẳng, mệt mỏi, stress,…
- Hỗ trợ tiết kiệm tài nguyên và năng lượng
- Giúp doanh nghiệp có được thiện cảm từ công ty đối tác
- Nâng cao ý thức và trách nhiệm của mọi người đối với môi trường sống
● Nhược điểm:
- Chi phí ban đầu bỏ ra cao hơn các mô hình văn phòng khác;
- Tốn nhiều không gian và thời gian thiết kế;
- Chi phí duy trì và thời gian chăm sóc cây cối.

1.6.4. Văn phòng điện tử

Văn phòng điện tử là phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ cho như
cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, quản lý văn bản đến, văn bản đi
của cơ quan, tổ chức.

● Ưu điểm:
- Quản lý tập trung
- Tiết kiệm thời gian
- Nâng cao hiệu suất nguồn lực
- Kho lưu trữ dữ liệu thông minh
- Tìm và lấy tài liệu dễ dàng hơn
● Nhược điểm:
- Tâm lý ngại thay đổi
- Chi phí đầu tư lớn
- Bảo mật