101 cách viết email bằng tiếng Anh chuẩn cho mọi

tình huống

Nội dung chính

• 1. Bố cục chung khi viết email bằng tiếng Anh
• 2. Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp
• 3. Những lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh
• 4. Mẫu email bằng tiếng Anh thông dụng trong công việc
• 5. Mẫu email xin việc bằng tiếng Anh
• 6. Một số mẫu câu có thể sử dụng khi viết email bằng tiếng Anh

1. Bố cục chung khi viết email bằng tiếng Anh

Bước đầu tiên bạn cần làm để viết được một email thật chuyên
nghiệp bằng tiếp Anh chính là nắm vững bố cục. Nhìn chung, các
email trang trọng dù viết bằng ngôn ngữ nào cũng cần có ba phần
chính là mở đầu, nội dung chính kết thúc và ký tên.

Lời chào đầu thư Dear Mr/ Mrs + surname

Kính gửi Ông/Bà/Anh/Chị + Tên người nhận

Dear Sir or Madam

Kính gửi Ngài/Bà

Nội dung bắt đầu I am writing to you with regards to…

Tôi viết thư này để nói về vấn đề…

I am contacting you to inform…

Tôi liên hệ với anh/chị để thông báo về….

I am writing in connection with…

Tôi viết thư này để nói về thông tin liên quan đến…

Nội dung kết thúc I look forward to hearing from you soon
Mong sớm nhận được phản hồi từ anh/chị

For further information, please do not hesitate to contact me

Để biết thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với tôi
 I look forward to hearing from you soon
Mong sớm nhận được sự phản hồi từ anh/chị

Ký tên Best regards

Trân trọng

Yours faithfully
Trần trọng (nếu bắt đầu thư bằng Dear Sir/Madam)

Yours sincerely
Trân trọng (nếu bắt đầu thư bằng Dear Mr/Mrs/Ms + surname)

1.1. Phần mở đầu email tiếng Anh

Nội dung Email ví dụ

Lời chào Dear Ms. Wilson,

⟶ Thưa/ Gửi bà Wilson,

Lời mở đầu (không bắt buộc) I hope this email finds you well.
⟶ Tôi mong là bà vẫ khỏe./ Bà vẫn khỏe chứ?

1.2. Nội dung chính

Nội dung Email ví dụ

Mục đích viết With reference to our previous meeting, I would like to send you the quotation of our
mail fingerprint door locks.
⟶ Liên quan đến buổi họp trước của chúng ta, tôi xin gửi đến bà báo giá của các mẫu khóa cửa
điều khiển bằng vân tay của bên chúng tôi.
 Nội dung chi The prices of all models are stated in the detailed quotation attached below.
tiết ⟶ Giá của tất cả các mẫu được đề cập trong báo giá chi tiết đính kèm bên dưới.

1.3. Kết thúc thư

Nội dung Email ví dụ

Đề nghị giúp đỡ/cung cấp thêm thông tin nếu For further information, please contact me via email or at
người đọc có nhu cầu 0984 867 1xx.
⟶ Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ với tôi qua
email hoặc gọi số 0984 867 1xx.

Mong muốn nhận được phản hồi nhanh chóng I’m looking forward to hearing from you.
⟶ Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bà.

Lời cảm ơn người đọc Thanks!

⟶ Cảm ơn bà!

Ký tên Yours truly,

⟶ Trân Trọng,
(ký tên)

2. Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

2.1. Cách viết lời chào đầu thư
. Dear team, (Gửi team,)
. Dear Accounting Department, (Gửi phòng Kế toán,)
. Dear Marketing Team and HR team, (Gửi team Marketing và
team HR,)

2.2. Cách viết lời mở đầu email bằng tiếng Anh

Trước khi tìm hiểu về những mẫu câu lời mở đầu, bạn nên lưu ý rằng
việc viết lời mở đầu không bắt buộc. Sau khi viết lời chào, bạn có thể
trình bày luôn mục đích viết email.
Lời mở đầu thường được chia thành hai dạng:
• Hỏi thăm sức khỏe người nhận.
• Cảm ơn vì trước đó người nhận đã phản hồi email của bạn hoặc
chủ động email cho bạn.
Bảng tổng hợp các lời mở đầu:

Tiếng Anh Tiếng Việt

I hope this (email) finds you well. Tôi mong ông/ bà/ v.v. vẫn khỏe.

I hope you had a great week. Tôi hy vọng ông/ bà/ v.v. đã có một tuần tuyệt vời.

I hope you are all doing well. Tôi hy vọng mọi người đều khỏe.

Thank you for getting back to me. Cảm ơn vì đã phản hồi tôi.

Thank you for contacting me/ us/ ABC (tên công Cảm ơn vì đã liên hệ với tôi/ chúng tôi/ ABC.
ty).

I’m/ We’re happy to receive your email. Tôi/ Chúng tôi vui khi nhận được email của bạn/ ông/ bà/
v.v.

2.3. Trình bày mục đích viết thư bằng tiếng Anh
2.3.1. Khi phản hồi thư
 Tiếng Anh
I’m writing to reply to your… … : Điền (cụm)
danh từ hoặc v-ing
I’m writing with/ in regard to your… … : Điền
(cụm) danh từ hoặc v-ing
2.3.2. Khi chủ động viết thư
Tiếng Anh
With reference to… (1), I would like to… (2) … (1):
Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing … (2): Điền động từ
nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khác
I’m writing to… … : Điền động từ nguyên mẫu và sau
đó là các thành phần cần thiết khác
I’m writing with/ in regard to… … : Điền (cụm) danh
từ hoặc v-ing
Tiếng Việt
Tôi viết email này để phản hồi về… của bạn.
Ví dụ: I’m writing to reply to your concern about the
shipping delay.
⟶ Tôi viết email này để phản hồi lo lắng của bạn về vấn
đề việc giao hàng bị trì hoãn.
Tôi viết email này để phản hồi về… của bạn.
Ví dụ: I’m writing with regard to your request for a product
exchange.
⟶ Tôi viết email này để phản hồi yêu cầu đổi sản phẩm
của ông/ bà.
Tiếng Việt
Liên quan đến…, tôi muốn…
Ví dụ: With reference to our last discussion (1), I
would like to send you the list of the VIP guests (2).
⟶ Liên quan tới buổi thảo luận gần đây nhất của
chúng ta, tôi gửi tới anh/ chị/ bạn danh sách các khách
VIP.
Tôi viết email này để…
Ví dụ: I’m writing this email to request for a product
exchange.
⟶ Tôi viết email này để yêu cầu đổi sản phẩm.
Tôi viết email này để bàn về/ liên quan đến…
Ví dụ: I’m writing with regard to our upcoming event.
⟶ Tôi viết email này để bàn về sự kiện sắp tới của
chúng ta.
 I’m reaching out to… … : Điền động từ nguyên mẫu và
sau đó là các thành phần cần thiết khác
I wish to draw your attention to… … : Điền (cụm)
danh từ hoặc v-ing
2.4. Các thông tin chi tiết khi viết email bằng tiếng Anh
2.4.1. Cách viết thư đưa ra yêu cầu hoặc hỏi thông tin
Tiếng Anh
I would (highly) appreciate it if you
could… … : Điền động từ nguyên mẫu và sau
đó là các thành phần cần thiết khác
I would be grateful if you could… … : Điền
động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần
cần thiết khác
It would be great if you could… … : Điền
động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần
cần thiết khác
Tôi liên lạc để…
Ví dụ: I’m reaching out to make a complaint about
your delivery service.
⟶ Tôi liên lạc để khiếu nại về dịch vụ giao hàng của
bên bạn.
Tôi mong muốn bạn có thể quan tâm đến…
Ví dụ: I wish to draw your attention to the problem
we’re having with the photocopier we purchased from
your company last week.
⟶ Tôi mong muốn bạn có thể quan tâm đến vấn đề
mà chúng tôi đang gặp phải với máy photocopy mà
chúng tôi mua từ công ty bạn tuần trước.
Tiếng Việt
Tôi sẽ (rất) cảm kích nếu bạn có thể…
Ví dụ: I would highly appreciate it if you could send me the
list of the office supplies that your department needs before
this Friday.
⟶ Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể gửi tôi danh sách đồ
văn phòng phẩm mà phòng ban của bạn cần trước thứ Sáu
này.
Tôi sẽ cảm kích nếu bạn có thể…
Ví dụ: I would be grateful if you could inform me of the
number of attendants of our upcoming event.
⟶ Tôi sẽ cảm kích nếu bạn có thể thông báo cho tôi số lượng
người tham dự của event sắp tới của chúng ta.
Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể…
Ví dụ: It would be great if you could help us get the contact of
Ms. Wilson- the client we mentioned in our discussion this
morning.

It would be a great support/ help if you
could… … : Điền động từ nguyên mẫu và sau
đó là các thành phần cần thiết khác
2.4.2. Phản hồi về yêu cầu hoặc cung cấp thông tin
Tiếng Anh
The… that you need is attached below. …
: Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing
The… that you’re seeking can be found in
the… attachment below. … : Điền (cụm)
danh từ hoặc v-ing
I’m/ We’re glad to inform you that I/ we
can… … : Điền động từ nguyên mẫu và
sau đó là các thành phần cần thiết khác
2.4.3. Cách viết thư khiếu nại bằng tiếng Anh
⟶ Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể giúp chúng tôi xin thông tin
liên lạc của bà Wilson- khách hàng mà chúng ta đã đề cập đến
trong buổi thảo luận sáng nay.
Sẽ là một sự hỗ trợ/ giúp đỡ tuyệt vời nếu bạn có thể…
Ví dụ: It would be a great help if you could send us the
minutes of our last meeting tomorrow.
⟶ Sẽ là một sự giúp đỡ tuyệt vời nếu bạn có thể gửi cho
chúng tôi biên bản của cuộc họp gần đây nhất trong ngày mai.
Tiếng Việt
… mà bạn cần được đính kèm bên dưới.
Ví dụ: The list of VIP guests that you need is attached below.
⟶ Danh sách khách VIP mà bạn cần được đính kèm bên dưới.
… mà bạn đang tìm kiếm có thể được tìm thấy trong file đính
kèm bên dưới.
Ví dụ: The detailed price information that you’re seeking can be
found in the attachment below.
⟶ Thông tin giá cả chi tiết mà bạn đang tìm kiếm có thể được tìm
thấy trong tệp đính kèm bên dưới.
Tôi/ Chúng tôi lấy làm vui khi thông báo với bạn rằng tôi/
chúng tôi có thể…
Ví dụ: I’m glad to inform you that I can absolutely get the contact
you need within today. I will forward the information to you as
soon as I get it.
⟶ Tôi lấy làm vui khi thông báo với bạn rằng tôi chắc chắn có
thể lấy thông tin liên lạc mà bạn cần trong ngày hôm nay. Tôi sẽ
chuyển tiếp thông tin đến bạn ngay khi tôi nhận được.
 Tiếng Anh
… has negatively affected… … : Điền (cụm) danh
từ hoặc v-ing
I/ We found… (1) (very/ quite)… (2) … (1): Điền
(cụm) danh từ hoặc v-ing … (2): Điền tính từ
I/ We absolutely would like to see your immediate
effort in… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing
I’m/ We are interested in how your company can
make up for… I/ we have experienced. … : Điền
(cụm) danh từ hoặc v-ing
Unless this problem is solved promptly and
thoroughly, then, unfortunately, we will have to
take further action.
2.4.4. Cách viết email xin lỗi bằng tiếng Anh
Tiếng Việt
… đã (và đang) tác động tiêu cực lên…
Ví dụ: The delay in your delivery has negatively affected
our productivity. We need the equipment for our
production.
⟶ Sự trì hoãn/ chậm trễ trong việc giao hàng của bên bạn
đã và đang tác động tiêu cực lên năng suất của chúng tôi.
Chúng tôi cần thiết bị để sản xuất.
Tôi/ Chúng tôi thấy… (rất/ khá)…
Ví dụ: We found the quality of the printer quite
disappointing.
⟶ Chúng tôi thấy chất lượng của máy in khá đáng thất
vọng.
Tôi/ Chúng tôi hoàn toàn muốn thấy sự nỗ lực tức thì
của (các) bạn trong việc…
Ví dụ: We absolutely would like to see your immediate
effort in improving the service.
⟶ Chúng tôi hoàn toàn muốn thấy sự nỗ lực tức thì của
bên bạn trong việc cải thiện dịch vụ.
Tôi/ Chúng tôi đang quan tâm về việc công ty bạn có
thể bồi thường như thế nào cho … mà chúng tôi phải
trải qua.
Ví dụ: We are interested in how your company can make
up for the inconvenience that we have experienced.
⟶ Chúng tôi quan tâm đến việc công ty của bạn có thể
bồi thường như thế nào cho sự bất tiện mà chúng tôi đã
trải qua.
Nếu vấn đề này không được giải quyết nhanh chóng và
thấu đáo, chúng tôi e rằng chúng tôi sẽ phải có biện
pháp quyết liệt hơn.
 Tiếng Anh
I/ We sincerely apologized for… … : Điền (cụm)
danh từ hoặc v-ing
Please allow me/ us to apologize for… … : Điền
(cụm) danh từ hoặc v-ing
Please accept my/ our sincere apology for… …
: Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing
Please let us know what we can do to compensate
for… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing
2.4.5. Thư thông báo hoặc thắc mắc về file đính kèm
Tiếng Anh
Kindly find the information in the attachment(s)
below.
Tiếng Việt
Tôi/ Chúng tôi chân thành xin lỗi về…
Ví dụ: We sincerely apologized for your unpleasant
experience.
⟶ Chúng tôi chân thành xin lỗi về trải nghiệm không tốt
của bạn.
Cho phép tôi/ chúng tôi được xin lỗi về…
Ví dụ: Please allow us to apologize for the delay in the
delivery of your order.
⟶ Cho phép tôi/ chúng tôi được xin lỗi về sự chậm trễ
trong việc giao đơn hàng của bạn.
Mong bạn sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi/
chúng tôi về…
Ví dụ: Please accept our sincere apology for the
inconvenience.
⟶ Mong bạn sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của
chúng tôi về sự bất tiện này.
Mong bạn cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để
bồi thường/ bù đắp cho…
Ví dụ: Please let us know what we can do to compensate
for your unpleasant experience.
⟶ Mong bạn cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì
để bù đắp cho trải nghiệm không tốt của bạn.
Tiếng Việt
Vui lòng đọc thông tin trong (những) tệp đính kèm bên
dưới.
 You can find… in the file(s) attached below. …
: Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing
Please accept my/ our sincere apology for… …
: Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing
I’m sending you … as an attachment. … : Điền
(cụm) danh từ hoặc v-ing
I’m afraid I can’t open the attachment(s). Could
you please help me check it/ them?
Could you please send… again in PDF
format? … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing
2.4.6. Đề nghị giúp đỡ hoặc cung cấp thêm thông tin – Thể hiện sự
mong chờ phản hồi
Tiếng Anh
For further information, please reach/ contact me
at… … : Điền địa chỉ email/ số điện thoại/ cả hai
Bạn có thể tìm thấy… trong (những) tệp được đính kèm
bên dưới.
Ví dụ: You can find the detailed quotation in the file
attached below.
⟶ Bạn có thể tìm thấy báo giá chi tiết trong tệp được đính
kèm bên dưới.
Mong bạn sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi/
chúng tôi về…
Ví dụ: Please accept our sincere apology for the
inconvenience.
⟶ Mong bạn sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của
chúng tôi về sự bất tiện này.
Tôi gửi cho bạn … dưới dạng tệp đính kèm.
Ví dụ: I’m sending you the contract as an attachment.
⟶ Tôi gửi cho bạn hợp đồng dưới dạng tệp đính kèm.
Tôi e là tôi không thể mở (các) tệp đính kèm. Bạn có
thể giúp tôi kiểm tra nó/ chúng được không?
Bạn có thể gửi lại … dưới dạng PDF được không?
Ví dụ: Could you please send the contract again in PDF
format?
⟶ Bạn có thể gửi lại hợp đồng dưới dạng PDF được
không?
Tiếng Việt
Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ với tôi qua…
Ví dụ: For further information, please reach me at
abc@gmail.com or the phone number: 098 *** 1088.
 ⟶ Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ với tôi qua
email abc@gmail.com hay gọi số điện thoại 098 *** 1088.

If you have any questions, please let me know. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy cho tôi biết. Tôi luôn
I’m always eager to answer. sẵn sàng trả lời.

If you need any help or support, please don’t Nếu bạn cần bất kỳ sự giúp đỡ hay hỗ trợ gì, hãy đừng
hesitate to contact me. ngần ngại mà liên lạc với tôi nhé

I/ We look forward to hearing from you. Tôi/ Chúng tôi mong nhận được phản hồi từ bạn.

2.5. Lời kết trước khi ký tên

• Appreciatively
• Best regards,
• Respectfully,
• Sincerely,
• Thanks again,
• Warm regards,
• Yours sincerely,
• Yours truly,
Lưu ý: Khi ký tên, bạn hãy ghi đầy đủ họ tên nhé. Để tăng sự chuyên
nghiệp, bạn nên tìm hiểu về cách tạo chữ ký trong email.

3. Những lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh

Trước khi bắt tay vào viết email bằng tiếng Anh, bạn nên lưu ý những
điều sau:

3.1. Xác định đối tượng nhận mail và độ trang trọng tương ứng
Chắc hẳn, không ít bạn đọc cũng biết khi viết email công việc, dù là
bằng tiếng Anh hay tiếng Việt, ta cũng cần chú trọng đến độ trang
trọng. Đặc biệt là khi đối tượng nhận email là cấp trên, khách hàng
hay đối tác, sự trang trọng và lịch sự càng được đề cao. Sự trang
trọng này được thể hiện qua một bố cục đầy đủ và chỉnh chu cùng từ
ngữ và văn phong phù hợp với dạng văn viết trang trọng.
Tuy nhiên, không phải đối với người nhận nào chúng ta cũng cần phải
viết email thật trang trọng. Trong trường hợp người nhận là một đồng
nghiệp thân thiết và ta không cần phải “CC” hay “BCC” cho lãnh đạo
hay các đồng nghiệp khác, ta có thể viết email một cách gần gũi và
thân thiện hơn. Điều này sẽ giúp chúng ta có phần “dễ thở” hơn và
tiết kiệm được thêm thời gian khi làm việc.

3.2. Trang trọng nhưng không khó hiểu

Nhiều người vẫn hay lầm tưởng rằng muốn viết email cho thật trang
trọng thì phải dùng từ vựng thật khó, “sang chảnh”, “từ vựng IELTS”,
v.v. Trên thực tế, đúng là có những từ hay mẫu câu chúng ta nên
dùng để mang đến sự trang trọng cho email ta đang viết.
Tuy nhiên, chúng không phải những từ khó như nhiều người vẫn
nghĩ. Việc cố sử dụng những từ “cao siêu” chưa chắc đã đem lại sự
trang trọng cho email mà còn gây khó khăn cho cả người viết lẫn
người đọc. Chính vì vậy bạn chỉ cần quan tâm đến những mẫu câu
thường được khuyên dùng cho email công việc mà TalkFirst sẽ liệt kê
ở mục 3 của bài viết này thôi bạn nhé.

4. Mẫu email bằng tiếng Anh thông dụng trong công

việc
4.1. Cách viết email yêu cầu bằng tiếng Anh

• Tiếng Anh:
Dear Ms. Thảo Trang,
I’m writing to request for the minutes of our meeting on Tuesday,
September 7th, 2021
Our new project has just kicked off, and we all find the information
mentioned in the meeting very helpful for our project. We ourselves
did jot down the important points that day. However, we all agree that
it’s better to take a look at the complete minutes taken by you- the
minutes taker of that meeting.
We would highly appreciate it if you could send us the minutes before
this Friday.
We look forward to hearing from you. Thank you!
Sincerely,
Doan Anh Tuan
• Tiếng Việt:
Gửi chị Thảo Trang,
Tôi viết email này để nhờ chị gửi cho chúng tôi biên bản của cuộc họp
vào ngày thứ Ba, ngày 7 tháng 9, năm 2021.
Dự án mới của chúng tôi vừa bắt đầu và chúng tôi đều thấy các thông
tin được đề cập trong buổi họp rất hữu ích cho dự án của chúng tôi.
Hôm đó, bản thân chúng tôi cũng có ghi chép lại những điểm quan
trọng. Tuy nhiên, chúng tôi đều đồng ý là sẽ tốt hơn nếu xem biên bản
hoàn chỉnh được viết bởi chị- người viết biên bản của buổi họp đó.
Chúng tôi rất cảm kích nếu chị có thể gửi biên bản cho chúng tôi
trước thứ Sáu này.
Chúng tôi mong sớm nhận được phản hồi từ chị. Cảm ơn chị!
Trân trọng,
Đoàn Anh Tuấn

4.2. Mẫu thư phản hồi bằng tiếng Anh về tài liệu
• Tiếng Anh:
Dear Mr. Parker,
With reference to your request in our last meeting, I would like to send
you the quotation of our printers.
The prices and other information about all models can be found in the
PDF file below. I hope this can help you choose the printers that are to
your liking.
For further information and support, please contact me
at ngo***lam@gmail.com or the phone number: 098 *** 108.
Hope to hear from you soon. Thank you so much!
Yours truly,
Ngo Thach Lam
• Tiếng Việt:
Thưa ông Parker,
Liên quan đến yêu cầu của ông trong buổi họp gần nhất của chung ta,
tôi gửi ông báo giá máy in của chúng tôi.
Giá cả và các thông tin khác về tất cả các mẫu có thể được tìm thấy
trong file PDF bên dưới. Tôi mong rằng nó có thể giúp ông chọn
những chiếc máy in vừa ý.
Để biết thêm thông tin và được hỗ trợ thêm, vui lòng liên lạc với tôi tại
địa chỉ mail: ngo***lam@gmail.com hoặc số điện thoại: 098 *** 108.
Mong sớm nhận được phản hồi từ ông. Cảm ơn ông!
Trân trọng,
Ngô Thạch Lam

4.3. Mẫu thư mời họp bằng tiếng Anh

• Tiếng Anh:
Dear Sales Department and Marketing Department,
I hope you are all doing well.
I’m writing to inform you of our meeting on Wednesday, September
29th, 2021.
The purpose of this meeting is to discuss and draw up the plan for our
year-end sales event.
Here is the detailed information about the meeting:
• Date: Wednesday, September 29th, 2021
• Time: 2:30pm
• Location: Meeting room 2
Considering its importance, Ms. Smith would like to see you all at the
meeting. Please confirm your attendance by replying to this email.
Thank you so much for your time!
Best regards,
Nguyen Kim Tuyen
• Tiếng Việt:
Gửi phòng Kinh doanh và phòng Tiếp thị,
Các bạn vẫn khỏe chứ?
Tôi viết email này để thông báo với các bạn về buổi họp của chúng ta
vào thứ Tư, ngày 29 tháng 09, năm 2021.
Mục đích của buổi họp này là thảo luận và lên kế hoạch cho sự kiện
sale cuối năm của chúng ta.
Thông tin chi tiết về buổi họp như sau:
• Ngày: Thứ Tư, ngày 29 tháng 09, năm 2021
• Giờ: 2 giờ 30 chiều
• Địa điểm: Phòng họp số 2
Vì tầm quan trọng của buổi họp, bà Smith mong muốn tất cả các bạn
đều có mặt. Vui lòng xác nhận tham dự bằng cách phản hồi email
này.
Cảm ơn các bạn!
Trân trọng,
Nguyễn Kim Tuyền
Xem thêm: Mẫu câu giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh khi
phỏng vấn
4.4. Mẫu email khiếu nại bằng tiếng Anh
• Tiếng Anh:
Dear Sir/ Madam,
I wish to draw your attention to a problem we have with an order from
you (Code:SON83103). The printer we ordered was supposed to be
delivered to us 5 days ago. However, until now, we haven’t received it.
We have tried to reach your customer service department several
times, but the line has always been busy.
The delay in the delivery has negatively affected our working process
since we need the printer for our paperwork.
We are very disappointed at your service. We expect an email from
you by 4pm tomorrow at the latest, to inform me of how you are going
to solve this problem.
Unless this problem is solved promptly and thoroughly, then,
unfortunately, we will have to take further action.
Yours truly,
Ho Nhat Mai
• Tiếng Việt:
Chào ông/ bà,
Tôi viết email này mong muốn ông/ bà chú ý đến một vấn đề mà
chúng tôi gặp phải với một đơn hàng mà chúng tôi đã đặt bên ông/ bà
(Mã đơn hàng: SON83103). Máy in mà chúng tôi đặt lẽ ra phải được
giao tới cho chúng tôi vào 5 ngày trước. Tuy nhiên, tới nay, chúng tôi
vẫn chưa nhận được nó. Chúng tôi đã cố gắng liên lạc với phòng
chăm sóc khách hàng của bên ông/ bà nhiều lần nhưng đường dây
luôn bận.
Sự chậm trễ trong việc giao hàng đã và đang ảnh hưởng tiêu cực lên
quá trình làm việc của chúng tôi vì chúng tôi cần máy in cho các công
việc giấy tờ của chúng tôi.
Chúng tôi rất thất vọng về dịch vụ của bên ông/ bà. Chúng tôi sẽ chờ
đến trễ nhất là 4 giờ chiều mai để nhận email của bên ông/ bà về việc
bên ông/ bà sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào.
Nếu vấn đề này không được giải quyết nhanh chóng và thấu đáo,
chúng tôi sẽ buộc phải có biện pháp quyết liệt hơn.
Trân trọng,
Hồ Nhật Mai

4.5. Mẫu thư xin lỗi bằng tiếng Anh (Formal email of apology)

• Tiếng Anh:
Dear Mr. Wilson,
First of all, please allow us to apologize for the delayed delivery.
Due to the pandemic, the shipping procedure has been complicated.
This must have resulted in your order taking longer to arrive.
However, we should have made you aware of the delay at the time.
Once again, let us apologize for our negligence. We have already
taken all necessary measures to ensure that this will not happen again
in the future.
As I have been informed, the product you ordered left our warehouse
5 hours after the order was confirmed. It is currently in a transit
warehouse that is 5 kilometers away from your company. We are
doing everything we can to make sure that the product will reach you
within tomorrow.
Besides, we are offering you a 30% discount for your next purchase
as a compensation for your unpleasant experience.
Once again, please accept our sincere apology.
For further information and support, please contact me via email or at
the phone number: 098 *** 328.
Yours truly,
Mai Nhat Cuong
• Tiếng Việt:
Thưa ông Wilson,
Trước hết, cho phép chúng tôi xin lỗi về sự chậm trễ trong việc giao
hàng.
Do đại dịch, thủ tục giao hàng đã bị phức tạp hóa. Điều này ắt hẳn đã
khiến cho đơn hàng của ông được vận chuyển lâu hơn.
Tuy nhiên, chúng tôi nên báo với ông về sự chậm trễ ngay thời điểm
đó. Một lần nữa, cho phép chúng tôi xin lỗi về sự sơ suất này. Chúng
tôi đã thực hiện tất cả những biện pháp cần thiết để đảm bảo điều này
sẽ không tái diễn trong tương lai.
Theo như tôi được biết, sản phẩm ông đặt đã rời kho của chúng tôi 5
tiếng sau khi đơn hàng được xác nhận. Nó hiện đang ở một nhà kho
trung chuyển cách công ty của ông 5 cây số. Chúng tôi đang làm tất
cả những gì có thể để đảm bảo sản phẩm sẽ được giao đến nơi vào
ngày mai.
Bên cạnh đó, chúng tôi đề nghị giảm giá 30% cho lần mua hàng tiếp
theo của ông như một cách để bồi thường cho trải nghiệm không tốt
của ông.
Một lần nữa, mong ông sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng
tôi.
Để biết thêm thông tin hoặc được hỗ trợ thêm, vui lòng liên lạc với tôi
qua email hoặc số điện thoại: 098 *** 328.
Trân trọng,
Mai Nhật Cường

5. Mẫu email xin việc bằng tiếng Anh

• Tiếng Anh:
Dear Ms. Brown,
I was keenly interested after reading your job posting for the position
of Content Writer. I believe my experience is a strong match for this
position and I’m pleased to submit my application.
My most recent content writer position was at Make My Day Pizza
where I was in charge of writing advertising content. I also took part in
the script writing process of some of the company’s television
commercials.
I have attached my resume down below. Through it, I hope you will
get to know more about my educational background, work experience,
skills and achievements.
Please let me know If I can provide any further information. I look
forward to hearing from you.
Thank you so much for your consideration.
Yours sincerely,
Tran Thuy Anh
• Tiếng Việt:
Thưa bà Brown,
Tôi thấy rất hứng thú sau khi đọc thông báo tuyển dụng cho vị trí
Content Writer của công ty bà. Tôi tin rằng kinh nghiệm của tôi rất phù
hợp cho vị trí này và tôi xin gửi thư ứng tuyển.
Ví trị content writer gần đây nhất mà tôi đảm nhiệm là tại Pizza Make
My Day. Tại đây, tôi chịu trách nhiệm viết nội dung quảng cáo cho
công ty. Tôi cũng tham gia vào quá trình viết kịch bản của một số clip
quảng cáo của công ty.
Tôi đã đính kèm lý lịch nghề nghiệp của mình bên dưới. Thông qua
nó, tôi hy vọng rằng bà có thể biết thêm về học vấn, kinh nghiệm làm
việc, kỹ năng và những gì tôi đã đạt được.
Vui lòng cho tôi biết nếu tôi cần cung cấp thêm thông tin gì. Mong
sớm nhận được phản hồi từ bà.
Cảm ơn bà!
Trân trọng,
Trần Thụy Anh

6. Một số mẫu câu có thể sử dụng khi viết email bằng

tiếng Anh
6.1. Cách viết email liên lạc lại với khách hàng cũ
• So happy we reconnected after this time.
⟶ Rất vui vì lần này chúng ta lại gặp nhau.
• So glad that we’re in touch again.
⟶ Thật vui vì chúng ta đã liên lạc trở lại.
• Can’t believe it’s been [period of time] since we last spoke!
Feels like yesterday.
⟶ Không thể tin rằng [khoảng thời gian] kể từ lần cuối chúng ta
nói chuyện! Cảm giác như ngày hôm qua.
• Glad you’re back in our life!
⟶ Rất vui vì bạn đã quay trở lại cuộc sống của chúng tôi!
• Glad to see our old friends again!
⟶ Rất vui khi được gặp lại những người bạn cũ!
• It’s always nice to get in touch with old friends!
⟶ Thật tuyệt khi được liên lạc với những người bạn cũ!
• Long time no see! Glad to hear from you again.
⟶ Lâu rồi không gặp! Rất vui khi được nghe tin từ bạn.

6.2. Cách viết email nói về cuộc họp

• Let’s discuss this at the meeting if you don’t mind.
⟶ Hãy thảo luận vấn đề này tại cuộc họp, nếu bạn không phiền.
• At our last meeting, we talked about [topic].
⟶ Trong cuộc họp lần trước, chúng tôi đã nói về [chủ đề cuộc
họp].
• At the meeting, we agreed to [do something].
⟶ Tại cuộc họp, chúng tôi đã đồng ý [làm điều gì đó].
• We’d like to have a meeting about [topic] on Thursday.
⟶ Chúng tôi muốn mở một cuộc họp về [chủ đề] vào thứ năm.
 • Let’s have a meeting sometime this week.
⟶ Chúng ta có một cuộc họp vào tuần này.
• How about talking this over at a meeting?
⟶ Làm thế nào để nói chuyện này trong cuộc họp?
• Why don’t we talk this over at a meeting?
⟶ Tại sao chúng ta không nói chuyện này trong cuộc họp?
• I’d be glad to tell you more about this at the meeting today.
⟶ Tôi rất vui khi được nói với bạn nhiều hơn về vấn đề này tại
cuộc họp hôm nay.
• This issue came up at the meeting we had on Friday.
⟶ Vấn đề này đã được đưa ra trong cuộc họp ngày thứ sáu.
• Let’s have a meeting to discuss this issue.
⟶ Chúng ta hãy họp để bàn về vấn đề này.

6.3. Cách viết email cảm ơn bằng tiếng Anh

• Thank you for your consideration.
⟶ Cảm ơn bạn đã quan tâm.
• I appreciate that you [did something]
⟶ Tôi đánh giá cao việc bạn [đã làm điều gì đó]
Ví dụ: I appreciate that you took the time to give me these
details.
⟶ Tôi đánh giá cao việc bạn đã dành thời gian để cung cấp cho
tôi những thông tin chi tiết này.
• Thank you for taking the time to [do something]
⟶ Cảm ơn bạn đã dành thời gian để [làm điều gì đó]
Ví dụ: Thanks for taking the time to give us your feedback.
⟶ Cảm ơn bạn vì đã dành thời gian để cung cấp phản hồi cho
chúng tôi.
• Thank you for [Verb-ing/noun]
⟶ Cảm ơn bạn vì đã [Động từ V-ing/ Danh từ]
Ví dụ: Thank you for writing to us.
⟶ Cảm ơn bạn đã viết thư cho chúng tôi.
• Thanks a lot for everything.
⟶ Cảm ơn vì tất cả.
• Thank you for your time.
⟶ Cảm ơn bạn đã dành thời gian.
6.4. Cách viết email thông báo tin tốt
• We are pleased to announce that…
⟶ Chúng tôi rất vui khi thông báo với bạn rằng…
• We have some good news for you. [News].
⟶ Chúng tôi có một số tin tốt cho bạn. [Tin tức].
• It is my pleasure to let you know that [news].
⟶ Tôi rất hân hạnh khi được cho bạn biết [tin tức] đó.
• I’m glad to tell you that…
⟶ Tôi rất vui khi được nói với bạn điều này…
• I just wanted to let you know that…
⟶ Tôi chỉ muốn cho bạn biết điều này…
• You will be pleased to learn that…
⟶ Bạn sẽ rất vui khi biết được điều này…

6.5. Cách viết email cung cấp những tin tức xấu
• We regret to inform you that …
⟶ Chúng tôi rất tiếc phải thông báo cho bạn rằng …
• I regret to inform you that due to a mistake in our database,
…
⟶ Tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng do lỗi trong cơ sở dữ
liệu của chúng tôi, …
• Unfortunately, we cannot/we are unable to …
⟶ Rất tiếc, chúng tôi không thể/chúng tôi không thể …
• After careful consideration, we have decided (not) to …
⟶ Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định
(không)…
• Despite my best efforts, it has proved to be impossible to…
⟶ Dù tôi đã cố gắng hết sức, nhưng không thể nào…
• I’m afraid I’ve got some bad news for you.
⟶ Tôi e rằng tôi có một số tin xấu cho bạn.
• I’m afraid it would not be possible to …
⟶ Tôi e rằng sẽ không thể …
• Unfortunately, I have to tell you that…
⟶ Thật không may, tôi phải nói với bạn rằng …
 • I’m afraid that we can’t [do something].
⟶ Tôi sợ rằng chúng ta không thể [làm gì đó].
• That’s not really possible.
⟶ Điều đó thực sự không thể.

6.6. Cách viết email nói về những kì nghỉ và ngày lễ

• I’m planning a vacation in June. Would that be all right with
you?
⟶ Tôi đang lên kế hoạch cho một kỳ nghỉ vào tháng Sáu. Điều
đó có ổn với bạn không?
• We have a national holiday in our country on [Date].
Therefore, our office will not be working on that date.
⟶ Chúng tôi có một ngày lễ quốc gia ở đất nước của chúng tôi
vào [Ngày]. Vì vậy, văn phòng của chúng tôi sẽ không làm việc
vào ngày đó.
• I’m currently on vacation. If you have questions about
[topic], please write to [Name] at [email address].
⟶ Tôi hiện đang trong kì nghỉ. Nếu bạn có thắc mắc về [chủ đề],
vui lòng viết thư đến [Tên] tại [địa chỉ email].
• Our company is celebrating [holiday] from [start date] until
[finish date]. (e.g. Our company is celebrating Christmas
and New Year from December 30 until January 4.)
⟶ Công ty chúng tôi đang tổ chức [kỳ nghỉ] từ [ngày bắt đầu]
cho đến [ngày kết thúc].
Ví dụ: Our company is celebrating Christmas and New Year from
December 30 until January 4.
⟶ Công ty chúng tôi tổ chức lễ Giáng sinh và Năm mới từ ngày
30 tháng 12 cho đến ngày 4 tháng 1.

6.7. Viết email yêu cầu làm rõ một vấn đề nào đó

• I didn’t/don’t fully understand [something]. Could you
please explain that again?
⟶ Tôi không hoàn toàn hiểu [điều gì đó]. Bạn có thể vui lòng
giải thích điều đó một lần nữa không?
 • I didn’t quite get your point about [something]. Could you be
more specific?
⟶ Tôi không hiểu ý bạn về [điều gì đó]. Bạn có thể cụ thể hơn
được không?
• If you could please shed some light on this topic, I would
really appreciate it.
⟶ Nếu bạn có thể làm sáng tỏ về chủ đề này, tôi thực sự sẽ
đánh giá cao nó.
• Could you please clarify [something]?
⟶ Bạn có thể vui lòng làm rõ [điều gì đó] được không?
• Could you please clarify when you would like us to finish
this?
⟶ Bạn có thể vui lòng làm rõ khi nào bạn muốn chúng tôi hoàn
thành việc này không?
• When exactly are you expecting to have this feature?
⟶ Chính xác thì bạn mong đợi có tính năng này vào lúc nào?
• Could you please clarify what you would like us to do
about…?
⟶ Bạn có thể vui lòng làm rõ những gì bạn muốn chúng tôi làm
về …?

6.8. Cách viết email nói về những vấn đề và hướng giải quyết
• There seems to be a problem with the new feature.
⟶ Có vẻ như có vấn đề với tính năng mới.
• Which option would you like us to work on?
⟶ Bạn muốn chúng tôi làm việc dựa trên phương án nào?
• The first solution will take about 3 days, and the second one
can take up to 10 days.
⟶ Giải pháp đầu tiên sẽ mất khoảng 3 ngày và giải pháp thứ hai
có thể mất đến 10 ngày.
• If we implement the first solution, we can have [possible
problems] in the future.
⟶ Nếu chúng tôi thực hiện giải pháp đầu tiên, chúng tôi có thể
gặp [các vấn đề có thể xảy ra] trong tương lai.
• However, the second solution will take much longer, and we
cannot give even a rough estimate at the moment.
 ⟶ Tuy nhiên, giải pháp thứ hai sẽ mất nhiều thời gian hơn và
chúng tôi không thể đưa ra ước tính sơ bộ vào lúc này.
• We’d like to research this problem a bit more in order to
give you a more detailed list of options.
⟶ Chúng tôi muốn nghiên cứu vấn đề này thêm một chút để
cung cấp cho bạn danh sách các lựa chọn chi tiết hơn.
• We’ve found a bug in [where].
⟶ Chúng tôi đã tìm thấy một lỗi [ở đâu].
• Here’s how we would like to take care of this issue.
⟶ Đây là cách chúng tôi muốn giải quyết vấn đề này.

6.9. Cách viết email nói về những đơn hàng bằng tiếng Anh
• I’d like to cancel the order I placed on [Date].
⟶ Tôi muốn hủy đơn hàng mà tôi đã đặt vào [Ngày].
• I’d like to place an order for [product].
⟶ Tôi muốn đặt hàng cho [sản phẩm].
• Please confirm that you’ve received our order.
⟶ Vui lòng xác nhận rằng bạn đã nhận được đơn đặt hàng của
chúng tôi.
• Your order will be processed as quickly as possible.
⟶ Đơn hàng của bạn sẽ được xử lý nhanh nhất có thể.
• We’ve received your order #…
⟶ Chúng tôi đã nhận được đơn đặt hàng của bạn # …
• Please confirm your order.
⟶ Vui lòng xác nhận đơn đặt hàng của bạn.
• We’re processing your order and we’ll get back to you as
soon as we can.
⟶ Chúng tôi đang xử lý đơn đặt hàng của bạn và sẽ liên hệ lại
với bạn ngay khi có thể.
• Thank you for your order.
⟶ Cảm ơn bạn đã đặt hàng.
• Your order shouldn’t take more than 2 days to arrive.
⟶ Đơn đặt hàng của bạn sẽ không mất quá 2 ngày để đến nơi.
• We’re glad that you chose us to help you with this!
⟶ Chúng tôi rất vui vì bạn đã chọn chúng tôi để giúp bạn việc
này!
6.10. Cách viết email kết thư
• If we can be of any further assistance, please let us know.
⟶ Nếu chúng tôi có thể giúp gì thêm, vui lòng cho chúng tôi
biết.
• Thank you for taking this into consideration.
⟶ Cảm ơn bạn đã xem xét vấn đề này.
• We hope you are happy with this arrangement.
⟶ Chúng tôi hy vọng bạn hài lòng với sự sắp xếp này.
• Thank you once more for your help in this matter.
⟶ Cảm ơn bạn một lần nữa vì sự giúp đỡ của bạn trong vấn đề
này.
• If you require any further information, please let me know.
⟶ Nếu bạn cần thêm bất kỳ thông tin nào, vui lòng cho tôi biết.
• Looking forward to hearing from you,
⟶ Mong nhận được phản hồi từ bạn,
• Let me know if you need any help.
⟶ Hãy cho tôi biết nếu bạn cần bất kỳ sự giúp đỡ nào.
• If I can help in any way, please do not hesitate to contact
me.
⟶ Nếu tôi có thể giúp gì được cho bạn, xin đừng ngại liên lạc
với tôi.
• If there’s anything I can do to help you, just drop me a line.
⟶ Nếu tôi có thể làm gì để giúp bạn, chỉ cần gửi cho tôi một
dòng.
• Please let me know what you think.
⟶ Xin vui lòng cho tôi biết những gì bạn nghĩ.
• Thank you for taking your time.
⟶ Cảm ơn bạn vì đã dành thời gian.