lecture 7

Payroll system
dida
Payroll Management System

‫نظام إدارة الرواتب‬

The payroll concept is not a thing of today and has been in existence
for a long time, dating back to the 14th century. It is one of those
business needs that is vital for every functioning organization. While
it may not be an exciting part of running a company, it sure is
important. Thanks to the advancement in technology and the
introduction of payroll software, today, payroll management is a lot
easier, less complicated and way more efficient than when it was
.being done manually

‫ عىل‬.‫ وهو أمر حيوي لكل منظمة عاملة‬،‫يعود مفهوم كشوف المرتبات إىل القرن الرابع عشر‬
‫ بفضل التقدم التكنولوجي وبرامج‬.‫ إال أنه أمر هام بالتأكيد‬،‫الرغم من أنه قد ال يكون مثيًرا‬
‫ أصبحت إدارتها أسهل وأكثر كفاءة اليوم‬،‫كشوف المرتبات‬

What is a Payroll System?

‫ الرواتب؟‬/‫ما هو نظام األجور‬

A payroll system is an accounting method used to process,

streamline, and manage wages paid to employees. It calculates
salaries after the deduction of taxes, benefits payments, track hours
worked, issues payments through check or direct deposit and keeps
.accurate records of all employees

‫يعد نظام الرواتب وسيلة محاسبية ُتستخدم لتنظيم وتبسيط وإدارة األجور المدفوعة‬
‫ وتتبع ساعات‬،‫ يقوم النظام بحساب الرواتب بعد خصم الضرائب وصرف المزايا‬.‫للموظفين‬
‫ كما يحتفظ بسجالت دقيقة‬،‫ وإصدار المدفوعات عبر الشيكات أو اإليداع المباشر‬،‫العمل‬
‫لجميع الموظفين‬.
Regardless of whether you own a small business or a large enterprise,
processing accurate payroll is an essential function that every organization
must perform.

‫ فإن معالجة كشوف‬،‫بغض النظر عما إذا كنت تمتلك شركة صغيرة أو مؤسسة كبيرة‬
. .‫المرتبات الدقيقة هي وظيفة أساسية يجب عىل كل مؤسسة القيام بها‬

Payroll discrepancies can cost the company not just monetarily but even in
terms of employee retainment.

‫ إن التناقضات يف كشوف المرتبات يمكن أن تكلف الشركة ليس فقط من الناحية المالية‬.
.‫ولكن حتى من حيث االحتفاظ بالموظفين‬
.Some of the common payroll related challenges businesses often face
is- compliance with tax
laws, maintenance of accurate records, data security and privacy, hiring
and retaining employees,
minimizing turnover and absenteeism.

‫ االمتثال‬:‫بعض التحديات الشائعة المتعلقة بكشوف المرتبات التي تواجهها الشركات غالًبا هي‬
‫ وتعيين الموظفين‬،‫ وأمن البيانات والخصوصية‬،‫ والحفاظ عىل سجالت دقيقة‬،‫لقوانين الضرائب‬
..‫ وتقليل معدل دوران الموظفين والتغيب عن العمل‬،‫واالحتفاظ بهم‬

Having a reliable payroll management system in place can address these

challenges
effectively as the payroll software automates all critical tasks.
It simplifies tax compliance, It simplifies tax compliance,
reduces errors, helps with timely, accurate payments and much more. This
can help organizations
boost employee morale, helping in the retainment of employees resulting in
reduced turnover.
‫إن وجود نظام موثوق إلدارة كشوف المرتبات يمكن أن يعالج هذه التحديات بفعالية حيث يقوم‬
‫ ويقلل من‬،‫ فهو يبسط االمتثال الضريبي‬.‫برنامج كشوف المرتبات بأتمتة جميع المهام الهامة‬
‫ يمكن أن‬.‫ وغير ذلك الكثير‬،‫ ويساعد يف إجراء الدفعات الدقيقة وفي الوقت المناسب‬،‫األخطاء‬
‫ مما يساعد يف االحتفاظ بالموظفين‬،‫يساعد ذلك المؤسسات عىل تعزيز معنويات الموظفين‬
.‫مما يؤدي إىل انخفاض معدل دوران الموظفين‬
 The Benefits of an Effective Payroll System
‫فوائد نظام الرواتب الفعال‬
the latest trends in technology, there has been a constant introduction of
innovative ideas in the market which is why having a robust and automated
payroll has become increasingly important in today’s time.
‫ كان هناك إدخال مستمر أللفكار المبتكرة يف السوق وهذا هو‬،‫مع أحدث االتجاهات يف التكنولوجيا‬
.‫السبب يف أن وجود كشوف رواتب قوية وآلية أصبح ذا أهمية متزايدة يف وقتنا هذا‬
A well-integrated payroll system not only helps simplify complex tax
calculations but can
also help protect data, reduce loss of confidential information, minimize
errors, and help keep
employees in touch with the payroll policies, giving them insight of the
company’s ongoing
.changes and stay updated with any changes thereon
‫ال يساعد نظام كشوف المرتبات المتكامل جيًد ا يف تبسيط حسابات الضرائب المعقدة‬
‫ بل يمكن أن يساعد أيًض ا يف حماية البيانات وتقليل فقدان المعلومات السرية‬،‫فحسب‬
‫ مما‬،‫وتقليل األخطاء والمساعدة يف إبقاء الموظفين عىل اتصال بسياسات كشوف المرتبات‬
.‫يمنحهم نظرة ثاقبة للتغييرات المستمرة للشركة والبقاء محدثة مع أي تغييرات عليها‬
Payroll offers immense benefits to businesses of all sizes. Some of
-the benefits or a payroll management system are
.
‫ بعض المزايا أو نظام إدارة الرواتب‬.‫تقدم كشوف المرتبات فوائد هائلة للشركات من جميع األحجام‬
1-Accuracy and Efficiency :‫ الدقة والكفاءة‬.1 -‫هي‬
Manual payroll process is prone to errors resulting inaccurate payments
causing legal complications. An automated payroll system reduces the
.chances of human errors in calculations, data entry, and tax deductions
‫عملية كشوف المرتبات اليدوية عرضة أللخطاء التي تؤدي إىل دفعات غير دقيقة مما يسبب‬
‫ يقلل نظام الرواتب اآللي من فرص حدوث أخطاء بشرية يف الحسابات‬.‫تعقيدات قانونية‬
.‫وإدخال البيانات والخصومات الضريبية‬
2- Saves Time ‫يوفر الوقت‬

Processing payroll manually can be time-consuming, especially for

businesses with many employees. A payroll system can automatically
calculate employee taxes and deductions and streamline the entire
process. This frees up precious time for HR (Human Resources) and
finance personnel to focus on other essential tasks.

‫ خاصة بالنسبة للشركات التي‬،‫يمكن أن تستغرق معالجة كشوف المرتبات يدوًيا وقًتا طويًال‬
‫ يمكن لنظام الرواتب حساب ضرائب الموظفين وخصوماتهم تلقائًيا‬.‫لديها العديد من الموظفين‬
)‫ وهذا يوفر وقًتا ثميًنا لموظفي الموارد البشرية (الموارد البشرية‬.‫وتبسيط العملية برمتها‬
.‫والمالية للتركيز عىل المهام األساسية األخرى‬

3-compliance and Tax Accuracy

‫االمتثال والدقة الضريبية‬

As significant advantage of an automated Payroll system is that they

can help organizations stay compliant with tax and labour regulation
laws. State laws are constantly changing, making it difficult for
businesses to keep track of them. A payroll management system
can help calculate taxes, deductions, and contributions accurately,
.reducing the risk of compliance issues and penalties

‫من المزايا المهمة لنظام كشوف المرتبات اآللي أنه يمكنه مساعدة المؤسسات عىل البقاء ممتثلة‬
‫ مما يجعل من الصعب عىل‬،‫ تتغير قوانين الوالية باستمرار‬.‫لقوانين تنظيم الضرائب والعمل‬
‫ يمكن أن يساعد نظام إدارة كشوف المرتبات يف حساب الضرائب والخصومات‬.‫الشركات تتبعها‬
.‫ مما يقلل من مخاطر مشكالت االمتثال والعقوبات‬،‫والمساهمات بدقة‬
4. Enhanced Data Security: ‫تعزيز أمن البيانات‬
Employee payroll data includes Sensitive and confidential
information such as social security numbers, bank account
information and salary details. A reliable payroll system offers data
encryption and secure storage, protecting sensitive employee
information from unauthorized access and potential data breaches.
‫تتضمن بيانات رواتب الموظفين معلومات حساسة وسرية مثل أرقام الضمان االجتماعي‬
‫ يوفر نظام كشوف المرتبات الموثوق به تشفير‬.‫ومعلومات الحساب البنكي وتفاصيل الراتب‬
‫ مما يحمي معلومات الموظف الحساسة من الوصول غير المصرح به‬،‫البيانات والتخزين اآلمن‬
.‫وانتهاكات البيانات المحتملة‬
.
5. Employee Self-Service: ‫الخدمة الذاتية للموظف‬
Many payroll systems provide employees with self-service portals where
they can view their pay stubs, tax forms, and other payroll-related
information. This empowers employees to access and manage their data
independently.
‫توفر العديد من أنظمة كشوف المرتبات للموظفين بوابات الخدمة الذاتية حيث يمكنهم عرض‬
‫ وهذا يمّكن‬.‫قسائم الرواتب ونماذج الضرائب وغيرها من المعلومات المتعلقة بكشوف المرتبات‬
.‫الموظفين من الوصول إىل بياناتهم وإدارتها بشكل مستقل‬

6. Provision of real time analytics:

Payroll systems often come with reporting and analytics features that
help businesses track employee time and attendance, generate reports
on labour costs and productivity, and identify trends and patterns in
payroll data. This data can be valuable for decision-making and
financial planning as well as identify areas for improvement.
:‫ توفير التحليالت يف الوقت الحقيقي‬.6
‫غالًبا ما تأتي أنظمة كشوف المرتبات مزودة بميزات إعداد التقارير والتحليالت التي تساعد‬
،‫ وإنشاء تقارير عن تكاليف العمالة واإلنتاجية‬،‫الشركات عىل تتبع وقت الموظف وحضوره‬
‫ يمكن أن تكون هذه البيانات ذات‬.‫وتحديد االتجاهات واألنماط يف بيانات كشوف المرتبات‬
.‫قيمة التخاذ القرار والتخطيط المالي وكذلك تحديد مجاالت التحسين‬
7. Integration with accounting software:
A well-integrated payroll system can seamlessly synchronize with
accounting software, making it easier to manage overall financial
records and streamline the reconciliation process.
:‫ التكامل مع البرامج المحاسبية‬.7
،‫يمكن لنظام كشوف المرتبات المتكامل بشكل جيد أن يتزامن بسالسة مع برامج المحاسبة‬
.‫مما يسهل إدارة السجالت المالية اإلجمالية وتبسيط عملية التسوية‬

What are the 4 Types of Payroll Systems?

‫ما هي األنواع األربعة ألنظمة الرواتب؟‬

Unlike in the past, today, there are various methods of payroll
processing. Unfortunately, few know of it as it is our tendency to
stick to the same old procedures that have been established in the
past.
‫ هناك اليوم طرق مختلفة لمعالجة كشوف‬،‫عىل عكس ما كان عليه الحال يف الماضي‬
‫ قليل من يعرف ذلك ألنه هو ميلنا إىل التمسك بنفس اإلجراءات‬،‫ ولسوء الحظ‬.‫المرتبات‬
.‫القديمة التي تم وضعها يف الماضي‬

. The are 4 distinct types of payroll systems based on the way they are
implemented-
. ‫ أنواع مختلفة من أنظمة الرواتب بناًء عىل طريقة تنفيذها‬4 ‫هناك‬-
-
1. In-house payroll
Like the name suggests the payroll is managed in-house, meaning
one/group of employees within the company take care of processing the
payroll. Be it staying updated with tax laws, or tax filing/withholding etc.
every part of payroll is taken care of from within. In house payroll works
best for small businesses.
Benefits of in-house payroll
 ‫‪ .1‬كشوف المرتبات الداخلية‬
‫كما يوحي االسم‪ ،‬تتم إدارة كشوف المرتبات داخلًيا‪ ،‬مما يعني أن واحًد ا‪/‬مجموعة من الموظفين داخل‬
‫الشركة يعتنيون بمعالجة كشوف المرتبات‪ .‬سواء كان ذلك البقاء عىل اطالع دائم بقوانين الضرائب‪ ،‬أو‬
‫إيداع‪/‬استقطاع الضرائب‪ ،‬وما إىل ذلك‪ .‬يتم االهتمام بكل جزء من كشوف المرتبات من الداخل‪ .‬تعمل‬
‫كشوف المرتبات الداخلية بشكل أفضل للشركات الصغيرة‪.‬‬
‫فوائد الرواتب الداخلية‬
‫‪Avoids any major discrepancies.‬‬
‫يتجنب أي تناقضات كبيرة‪.‬‬
‫‪Cost cutting‬‬
‫‪‬‬

‫‪Lower security‬‬
‫‪‬‬ ‫‪risks‬‬
‫خفض التكاليف‪،‬‬
‫‪Intuitive‬‬
‫‪ tools that make the payroll process‬‬ ‫تقليل المخاطر األمنية‪،‬‬
‫‪simpler‬‬
‫أدوات بديهية تجعل عملية كشوف المرتبات أكثر بساطة‬

‫‪2. Cloud based Payroll (Software‬‬

‫)‪managed‬‬ ‫‪ .2‬كشوف المرتبات المستندة إىل السحابة (البرامج الُمدارة)‬

‫‪An online‬‬
‫‪ portal is provided through which you can manage your‬‬
‫‪payroll utilising the automation tools. From data entry to tracking‬‬
‫‪employee‬‬‫‪‬‬
‫‪hours, everything can be managed in cloud. The tools and‬‬
‫‪features are optimised for your payroll so you can keep track of every‬‬
‫‪data about‬‬
‫‪‬‬ ‫‪your employee. Tax filing, reporting and other payroll‬‬
‫‪related services are also provided on cloud.‬‬
‫‪Benefits of cloud-based payroll:‬‬

‫يتم توفير بوابة إلكترونية يمكنك من خاللها إدارة كشوف المرتبات الخاصة بك باستخدام أدوات‬
‫األتمتة‪ .‬بدًءا من إدخال البيانات وحتى تتبع ساعات عمل الموظفين‪ ،‬يمكن إدارة كل شيء يف‬
‫السحابة‪ .‬تم تحسين األدوات والميزات لكشوف المرتبات الخاصة بك حتى تتمكن من تتبع كل‬
‫البيانات المتعلقة بموظفك‪ .‬يتم أيًض ا توفير ملفات الضرائب وإعداد التقارير وغيرها من الخدمات‬
‫المتعلقة بكشوف المرتبات عىل السحابة‪.‬‬
‫‪‬‬ ‫فوائد كشوف المرتبات السحابية‪:‬‬
No external equipment or software needs to be purchased
Automation features and excellent reporting options Integrates
easily with the accounting software giving a complete
solution
User friendly interface
Affordable and scalable solutions available

‫ال يلزم شراء أي معدات أو برامج خارجية ميزات التشغيل اآللي وخيارات إعداد‬
 ‫التقارير الممتازة تتكامل بسهولة مع برنامج المحاسبة مما يوفر حًال كامًال‬

‫واجهة سهلة االستخدام تتوفر حلول بأسعار معقولة وقابلة للتطوير‬



3. Professional managed by Bookkeepers or CPAs
‫ محترف يديره المحاسبون أو المحاسبون القانونيون‬.3

This type of payroll is outsourced to an external bookkeeper or a

certified public accountant. They are experts when it comes to
payroll management, and this is mostly suitable for growing or larger

companies. With a professionally managed payroll system, your
payrolloperations are covered without much of your intervention. It
gives you

time to focus on other critical business operations. But
keep in mind only you are still liable if tax authorities produce any
issues.



Benefits of Bookkeepers/CPA payroll:

‫يتم االستعانة بمصادر خارجية لهذا النوع من كشوف المرتبات لمحاسب خارجي أو محاسب عام‬
‫ وهذا مناسب يف الغالب للشركات‬،‫ إنهم خبراء عندما يتعلق األمر بإدارة كشوف المرتبات‬.‫معتمد‬
‫ تتم تغطية عمليات الرواتب‬،‫ مع نظام كشوف المرتبات الُمدار بشكل احترافي‬.‫النامية أو الكبيرة‬
‫ فهو يمنحك الوقت للتركيز عىل العمليات التجارية الهامة‬.‫الخاصة بك دون تدخل كبير منك‬
‫ لكن ضع يف اعتبارك أنك الوحيد الذي ال تزال مسؤوًال إذا واجهت السلطات الضريبية أي‬.‫األخرى‬

.‫مشكالت‬
:CPA ‫ كشوف المرتبات‬/ ‫فوائد المحاسبين‬
.Best for medium sized businesses .‫األفضل للشركات المتوسطة الحجم‬

Your payroll is handled by experts. A bespoke system

that can be tailored to your needs. Affordable
solutions made available.

‫ نظام مخصص يمكن تصميمه ليناسب‬.‫يتم التعامل مع الرواتب الخاصة بك من قبل الخبراء‬
.‫ تم توفير حلول بأسعار معقولة‬.‫احتياجاتك‬

4. Agency managed payroll service

You can hire an outside payroll service agency to take care of your
payroll. With a payroll agency handling your payroll all obligations
including payment of wages, deductions etc. will be completely
handled by them on your behalf. This will ensure accuracy and can
even avoid overdue payments.
Benefits of Managed payroll service:
‫ خدمة الرواتب التي تديرها الوكالة‬.4
‫ مع‬.‫يمكنك االستعانة بوكالة خارجية لخدمة كشوف المرتبات لرعاية كشوف المرتبات الخاصة بك‬
‫ سيتم التعامل مع جميع‬،‫وكالة كشوف المرتبات التي تتوىل كشوف المرتبات الخاصة بك‬
‫ سيضمن ذلك الدقة‬.‫االلتزامات بما يف ذلك دفع األجور والخصومات وما إىل ذلك بالكامل نيابة عنك‬
.‫ويمكنه حتى تجنب الدفعات المتأخرة‬
:‫فوائد خدمة الرواتب المدارة‬

Best suited for larger organizations. All the core payroll

tasks are covered. Accuracy and on-timely payments.
Maintenance of 100% compliance.

‫ الدقة والدفع يف‬.‫ يتم تغطية جميع مهام الرواتب األساسية‬.‫األنسب للمؤسسات الكبيرة‬
.٪100 ‫ صيانة االمتثال بنسبة‬.‫الوقت المناسب‬
 
Key Features to look for in a Payroll System


 ‫الميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها يف نظام الرواتب‬

Not all payroll system features are the same. Businesses often tend
to think every software does the same job and choose one solely
based on its pricing, to discover that it does not meet the demands of
their business. Bear in mind when you are choosing a payroll system
for your organization choose a software that that integrates the most
key features
 and capabilities that are crucial for your business.

‫االعتقاد بأن‬

‫ تميل الشركات يف كثير من األحيان إىل‬.‫ليست كل ميزات نظام الرواتب متشابهة‬
‫يلبي‬‫ لتكتشف أنه ال‬،‫كل برنامج يقوم بنفس الوظيفة واختيار واحد فقط بناًء عىل أسعاره‬
‫ اختر‬،‫ ضع يف اعتبارك أنه عند اختيار نظام كشوف المرتبات لمؤسستك‬.‫متطلبات أعمالهم‬
.‫برنامًجا يدمج معظم الميزات والقدرات األساسية التي تعتبر ضرورية لعملك‬
 :Some of the functions of the payroll system are
Time Tracking Integration .1
Check if it has a time-tracking module. A time tracking module can help keep track of all
employees working in your organization, whether they are working hourly or doing a general shift
etc. This feature allows them log in and log off on the portal avoiding the hassle of manual entries,
.improving efficiency and accuracy
Direct Deposit .2
Running behind the HR to resolve your salary issues happens more often than you think. With the
direct deposit feature in the payroll system software, the employee portal automatically
generates a payslip when the salary is paid to the employees. You can access your salary slips to
.get details about any cuts, tax deductions etc
Expense Management .3
Keeping track of Reimbursements like travel and lodging expenses of employees can become
quite chaotic. With a payroll processing system software, the expenses management can be
integrated making it a simpler affair. A payroll software must be able to automate your expense
reports and payment processes. This can save time and enhance the accuracy of
.reimbursements
Compensation management .4
Competitive pay is an important parameter if an organization is hoping to land the best
employees. If the payroll system has the right features and compensation management tools, it is
easier to allocate and manage a budget that aligns with the company’s goals. It allows the easy
facilitation of rewarding employees without compromising on the budget. You can get data insight
capabilities that gives you the edge to make the case for bonuses, cost of living compensation
.increases, increases based on merit etc
Employee Self-service .5
This feature poses one of the biggest advantages for not just the employees but for the HR team
as well. Employees are given access to their records and can change any personal information at
any point in time. It gives them direct access to their leave balances, w-2 forms etc. This
drastically reduces the workload of the HR giving them time to work on other essential tasks of
.the organization
Payroll reports .6
Running payroll reports is critical for every organization. The right payroll system must be able to
customize payroll reports as per the organization’s needs and generate reports to give quick, easy
insights. Payroll reports can help you create datasets for your company’s essential metrics. These
customizable reports help create tailored datasets for your company’s critical metrics. You
 ‫بعض وظائف نظام الرواتب هي‪:‬‬
‫‪ .1‬تكامل تتبع الوقت‬
‫تحقق مما إذا كان يحتوي عىل وحدة تتبع الوقت‪ .‬يمكن أن تساعد وحدة تتبع الوقت يف تتبع جميع الموظفين العاملين يف مؤسستك‪ ،‬سواء‬
‫كانوا يعملون كل ساعة أو يقومون بمناوبة عامة وما إىل ذلك‪ .‬تتيح لهم هذه الميزة تسجيل الدخول وتسجيل الخروج عىل البوابة‬
‫اإللكترونية لتجنب متاعب اإلدخاالت اليدوية وتحسين الكفاءة و دقة‪.‬‬
‫‪ .2‬اإليداع المباشر‬
‫يحدث الركض خلف قسم الموارد البشرية لحل مشكالت راتبك يف كثير من األحيان أكثر مما تعتقد‪ .‬من خالل ميزة اإليداع المباشر يف‬
‫برنامج نظام الرواتب‪ ،‬تقوم بوابة الموظف تلقائًيا بإنشاء قسيمة دفع عند دفع الراتب للموظفين‪ .‬يمكنك الوصول إىل قسائم الراتب الخاصة‬
‫بك للحصول عىل تفاصيل حول أي تخفيضات أو خصومات ضريبية وما إىل ذلك‪.‬‬
‫‪ .3‬إدارة النفقات‬
‫يمكن أن يصبح تتبع المبالغ المستردة مثل نفقات السفر واإلقامة للموظفين فوضوًيا للغاية‪ .‬باستخدام برنامج نظام معالجة كشوف‬
‫المرتبات‪ ،‬يمكن دمج إدارة النفقات مما يجعلها أمًرا أكثر بساطة‪ .‬يجب أن يكون برنامج الرواتب قادًرا عىل أتمتة تقارير النفقات وعمليات‬
‫الدفع الخاصة بك‪ .‬وهذا يمكن أن يوفر الوقت ويعزز دقة عمليات السداد‪.‬‬
‫‪ .4‬إدارة التعويضات‬
‫يعد األجر التنافسي معلمة مهمة إذا كانت المنظمة تأمل يف الحصول عىل أفضل الموظفين‪ .‬إذا كان نظام الرواتب يحتوي عىل الميزات‬
‫الصحيحة وأدوات إدارة التعويضات‪ ،‬فمن األسهل تخصيص وإدارة ميزانية تتوافق مع أهداف الشركة‪ .‬فهو يسمح بتيسير مكافأة الموظفين‬
‫بسهولة دون المساس بالميزانية‪ .‬يمكنك الحصول عىل إمكانات رؤية البيانات التي تمنحك الميزة إلثبات المكافآت‪ ،‬وزيادة تعويضات تكلفة‬
‫المعيشة‪ ،‬والزيادات عىل أساس الجدارة‪ ،‬وما إىل ذلك‪.‬‬
‫‪ .5‬الخدمة الذاتية للموظف‬
‫تمثل هذه الميزة واحدة من أكبر المزايا ليس فقط للموظفين ولكن لفريق الموارد البشرية أيًض ا‪ .‬يتم منح الموظفين حق الوصول إىل‬
‫سجالتهم ويمكنهم تغيير أي معلومات شخصية يف أي وقت‪ .‬فهو يمنحهم إمكانية الوصول المباشر إىل أرصدة إجازاتهم ونماذج ‪ w-2‬وما إىل‬
‫ذلك‪ .‬وهذا يقلل بشكل كبير من عبء العمل عىل الموارد البشرية مما يمنحهم الوقت للعمل يف المهام األساسية األخرى للمنظمة‪.‬‬
‫‪ .6‬تقارير الرواتب‬
‫يعد تشغيل تقارير الرواتب أمًرا بالغ األهمية لكل مؤسسة‪ .‬يجب أن يكون نظام كشوف المرتبات المناسب قادًرا عىل تخصيص تقارير‬
‫كشوف المرتبات وفًق ا الحتياجات المنظمة وإنشاء تقارير لتقديم رؤى سريعة وسهلة‪ .‬يمكن أن تساعدك تقارير الرواتب يف إنشاء‬
‫مجموعات بيانات للمقاييس األساسية لشركتك‪ .‬تساعد هذه التقارير القابلة للتخصيص يف إنشاء مجموعات بيانات مخصصة للمقاييس‬
‫المهمة لشركتك‪ .‬أنت‬
 need to also make sure that the software gives you complete access to all the payroll reports
.generated
Filing of tax .7
Tax law are constantly changing, and keeping up with them can become difficult. A payroll
system software automatically updates all information regarding changes in tax rates. This makes
the tax filing process easier as it eliminates your need for guesswork on deductions and
.streamlines the filing process and generates W-2s
Payroll integration .8
Payroll integration allows you to seamlessly plug into your existing programs, apps, and partners
to meet the needs of your company and employees. We have one of the best Payroll software in
India that helps automate the flow of data to and from HR and Payroll platforms with immense
ease. It helps you leverage systems without the hassle of time management or poor user
experience. Your desired one-stop shop with a single login is what we offer. Our payroll
.software helps you integrate technology into the existing platforms of your organization

Factors to Consider when Selecting a Payroll

System
Incorporation of a Payroll software can help businesses save a huge amount of time and
.resources. But you need to choose the one that suits your organizational needs
-Some of the factors to consider while choosing a payroll software are
Customer support .1
Ensure that the payroll system you choose guarantees a 24-hour support. It should have an
exemplary customer service support system that not only meets but exceeds customer
.expectations
Integration .2
The employee payroll system should be integrated well enough to be able to handle tasks like
importing and exporting information, enterprise resource planning, HR management, and
.biometric devices to record employee attendance
Cost saving .3
While you need to make sure the software has top notch computerized payroll system features, it
needs to be affordable as well. Hidden charges associated with the software can burn your
.pockets leading to unnecessary overhead costs
Convenience .4
 ‫تحتاج أيًض ا إىل التأكد من أن البرنامج يتيح لك الوصول الكامل إىل جميع تقارير الرواتب التي تم إنشاؤها‪.‬‬
‫‪ .7‬تقديم الضرائب‬
‫يتغير قانون الضرائب باستمرار‪ ،‬وقد تصبح مواكبته أمًرا صعًبا‪ .‬يقوم برنامج نظام الرواتب تلقائًيا بتحديث جميع المعلومات المتعلقة‬
‫بالتغيرات يف معدالت الضرائب‪ .‬وهذا يجعل عملية اإليداع الضريبي أسهل ألنه يلغي حاجتك إىل التخمين بشأن الخصومات ويبسط عملية‬
‫اإليداع ويولد ‪.W-2s‬‬
‫‪ .8‬تكامل كشوف المرتبات‬
‫يتيح لك تكامل كشوف المرتبات إمكانية التوصيل بسهولة ببرامجك وتطبيقاتك وشركائك الحاليين لتلبية احتياجات شركتك وموظفيك‪.‬‬
‫لدينا أحد أفضل برامج كشوف المرتبات يف الهند التي تساعد عىل أتمتة تدفق البيانات من وإىل منصات الموارد البشرية وكشوف المرتبات‬
‫بسهولة هائلة‪ .‬يساعدك عىل االستفادة من األنظمة دون متاعب إدارة الوقت أو تجربة المستخدم السيئة‪ .‬ما نقدمه هو المتجر الشامل‬
‫الذي تريده مع تسجيل دخول واحد‪ .‬يساعدك برنامج الرواتب الخاص بنا عىل دمج التكنولوجيا يف األنظمة األساسية الحالية لمؤسستك‪.‬‬

‫العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار نظام الرواتب‬

‫يمكن أن يساعد دمج برنامج كشوف المرتبات الشركات عىل توفير قدر كبير من الوقت والموارد‪ .‬لكن عليك اختيار الخيار الذي يناسب‬
‫احتياجاتك التنظيمية‪.‬‬
‫بعض العوامل التي يجب مراعاتها أثناء اختيار برنامج الرواتب هي‪-‬‬

‫‪ .1‬دعم العمالء‬
‫تأكد من أن نظام الرواتب الذي تختاره يضمن الدعم عىل مدار ‪ 24‬ساعة‪ .‬يجب أن يكون لديه نظام دعم خدمة عمالء مثالي ال يلبي توقعات‬
‫العمالء فحسب‪ ،‬بل يتجاوزها‪.‬‬
‫‪ .2‬التكامل‬
‫يجب أن يكون نظام كشوف مرتبات الموظفين متكامًال بشكل جيد بما يكفي ليكون قادًرا عىل التعامل مع مهام مثل استيراد وتصدير‬
‫المعلومات‪ ،‬وتخطيط موارد المؤسسة‪ ،‬وإدارة الموارد البشرية‪ ،‬وأجهزة القياسات الحيوية لتسجيل حضور الموظفين‪.‬‬
‫‪ .3‬توفير التكاليف‬
‫بينما تحتاج إىل التأكد من أن البرنامج يحتوي عىل ميزات نظام كشوف المرتبات المحوسب من الدرجة األوىل‪ ،‬إال أنه يجب أن يكون يف‬
‫المتناول أيًض ا‪ .‬يمكن أن تؤدي الرسوم المخفية المرتبطة بالبرنامج إىل حرق جيوبك مما يؤدي إىل تكاليف عامة غير ضرورية‪.‬‬
‫‪ .4‬الراحة‬
An automated payroll software can help you save precious time and resources as wages are paid
.on time ensuring the smooth running of the organization
Web based application .5

Make sure that the software is web based or cloud based, as it allows better collaboration
.between the management and staff resulting in better efficiency
User-friendly .6
The software should be easy to use and understand for both the employers and employees. The
.features need to be easily accessible from handheld devices
Free trial .7

You deserve a free trial of the software to decide if it meets the company’s needs and
.expectations. Find a provider who gives a free trial run of the payroll system software

Conclusion
A reliable payroll management system is either a product of third-party payroll processing
services provided by or the perfect payroll management software that aligns with the
organization’s needs perfectly. Many times, companies choose to have an employee payroll
.system in-house route and hire people capable of managing it on their own
Regardless of the method you opt for, there are four main functions of any payroll management
– system

 Calculation of employees’ salaries

 Deduction of taxes from the wages
 Complying with state and federal laws and regulations
 Providing detailed statements to employees about the wages
disbursed
At every stage of the payment process– you need to take the necessary steps to provide your
employees with the right information. And provide authorities with proof of documentation
.showing 100 % compliance
A well-defined, payroll management system can benefit your organization in many aspects, such
as scalability, better compliance, accurate calculations of salaries, prompt disbursements and
.reduced errors

If you are a company looking to hire a reputable, reliable third-party payroll services provider
that can manage your payroll then contact us today. Alp has been in the payroll industry for a
long time and has an undisputed record of helping various clients and addressing their payroll
 ‫يمكن أن يساعدك برنامج كشوف المرتبات اآللي عىل توفير الوقت الثمين والموارد حيث يتم دفع األجور يف الوقت المحدد مما يضمن‬
‫حسن سير المؤسسة‪.‬‬
‫‪ .5‬تطبيق عىل شبكة اإلنترنت‬

‫تأكد من أن البرنامج يعتمد عىل الويب أو السحابة‪ ،‬ألنه يسمح بتعاون أفضل بين اإلدارة والموظفين مما يؤدي إىل كفاءة أفضل‪.‬‬
‫‪ .6‬سهل االستخدام‬
‫يجب أن يكون البرنامج سهل االستخدام والفهم لكل من أصحاب العمل والموظفين‪ .‬يجب أن يكون الوصول إىل الميزات سهًال من‬
‫األجهزة المحمولة‪.‬‬
‫‪ .7‬تجربة مجانية‬

‫أنت تستحق تجربة مجانية للبرنامج لتقرر ما إذا كان يلبي احتياجات الشركة وتوقعاتها‪ .‬ابحث عن موفر يقدم تجربة مجانية‬
‫لبرنامج نظام كشوف المرتبات‪.‬‬

‫خاتمة‬
‫إن نظام إدارة كشوف المرتبات الموثوق به هو إما منتج لخدمات معالجة كشوف المرتبات التابعة لجهات خارجية مقدمة من برنامج إدارة‬
‫كشوف المرتبات المثالي الذي يتوافق مع احتياجات المنظمة بشكل مثالي‪ .‬يف كثير من األحيان‪ ،‬تختار الشركات أن يكون لديها نظام‬
‫كشوف مرتبات الموظفين داخل الشركة وتوظف أشخاًص ا قادرين عىل إدارتها بأنفسهم‪.‬‬
‫بغض النظر عن الطريقة التي تختارها‪ ،‬هناك أربع وظائف رئيسية ألي نظام إلدارة الرواتب –‬

‫‪‬‬ ‫حساب رواتب الموظفين خصم الضرائب من األجور االلتزام بالقوانين واللوائح الحكومية واالتحادية تقديم‬
‫‪‬‬ ‫بيانات تفصيلية للموظفين حول األجور المصروفة‬
‫‪‬‬

‫‪‬‬

‫يف كل مرحلة من مراحل عملية الدفع – يتعين عليك اتخاذ الخطوات االلزمة لتزويد موظفيك بالمعلومات الصحيحة‪ .‬وتزويد السلطات‬
‫بدليل عىل الوثائق التي تبين االمتثال بنسبة ‪.%100‬‬
‫يمكن لنظام إدارة كشوف المرتبات المحدد جيًد ا أن يفيد مؤسستك يف العديد من الجوانب‪ ،‬مثل قابلية التوسع واالمتثال األفضل‬

‫والحسابات الدقيقة للرواتب والصرف الفوري وتقليل األخطاء‪.‬‬

‫إذا كنت شركة تتطلع إىل توظيف مزود خدمات كشوف مرتبات خارجي موثوق وذو سمعة طيبة يمكنه إدارة كشوف المرتبات الخاصة بك‪،‬‬

‫فاتصل بنا اليوم‪ .‬تعمل شركة ‪ Alp‬يف مجال كشوف المرتبات منذ فترة طويلة ولديها سجل ال جدال فيه يف مساعدة العمالء المختلفين‬

‫ومعالجة كشوف المرتبات الخاصة بهم‬

.challenges effectively

FAQ- Frequently Asked Questions

?What is payroll management system .1

A payroll management system is the process where employers pay salaries to their employees. It
is a demonstration of a company’s commitment to their employees. Additionally, payroll also
involves the abiding of regulations posed by government agencies while keeping financial
.records in order
?How does a payroll system work .2

A payroll system or a payroll software necessarily integrates with the organizations systems to
ensure that employees receive accurate, on-time salaries through direct deposit, check, or card.
Employees are given access to the software to change their personal information, and other
.details as and when they deem necessary

‫ﻣﺎ ﻫﻮ ﻧﻈﺎم اﻟﺮواﺗﺐ؟‬

‫ﻧﻈﺎم ﻛﺸﻮف اﻟﻤﺮﺗﺒﺎت ﻫﻮ ﻃﺮﻳﻘﺔ ﻣﺤﺎﺳﺒﻴﺔ ﺗﺴﺘﺨﺪم ﻟﻤﻌﺎﻟﺠﺔ‬
‫ ﻳﻘﻮم ﺑﺤﺴﺎب‬.‫وﺗﺒﺴﻴﻂ وإدارة اﻟﺄﺟﻮر اﻟﻤﺪﻓﻮﻋﺔ ﻟﻠﻤﻮﻇﻔﻴﻦ‬
‫اﻟﺮواﺗﺐ ﺑﻌﺪ ﺧﺼﻢ اﻟﻀﺮاﺋﺐ ودﻓﻊ اﻟﻤﺰاﻳﺎ وﺗﺘﺒﻊ ﺳﺎﻋﺎت اﻟﻌﻤﻞ‬
 ‫التحديات بفعالية‪.‬‬

‫األسئلة الشائعة‪ -‬األسئلة المتداولة‬

‫‪ .1‬ما هو نظام إدارة الرواتب؟‬

‫نظام إدارة الرواتب هو العملية التي يقوم فيها أصحاب العمل بدفع الرواتب لموظفيهم‪ .‬إنه دليل عىل التزام الشركة تجاه موظفيها‪ .‬باإلضافة‬
‫إىل ذلك‪ ،‬تتضمن كشوف المرتبات أيًض ا االلتزام باللوائح التي تفرضها الوكاالت الحكومية مع االحتفاظ بالسجالت المالية بشكل منظم‪.‬‬
‫‪ .2‬كيف يعمل نظام الرواتب؟‬

‫يتكامل نظام كشوف المرتبات أو برنامج كشوف المرتبات بالضرورة مع أنظمة المؤسسات لضمان حصول الموظفين عىل رواتب دقيقة‬
‫وفي الوقت المحدد من خالل اإليداع المباشر أو الشيكات أو البطاقة‪ .‬يتم منح الموظفين إمكانية الوصول إىل البرنامج لتغيير معلوماتهم‬
‫الشخصية والتفاصيل األخرى عندما يرون ذلك ضرورًيا‪.‬‬

‫ﻣﺎ ﻫﻮ ﻧﻈﺎم اﻟﺮواﺗﺐ؟‬

‫ﻧﻈﺎم ﻛﺸﻮف اﻟﻤﺮﺗﺒﺎت ﻫﻮ ﻃﺮﻳﻘﺔ ﻣﺤﺎﺳﺒﻴﺔ ﺗﺴﺘﺨﺪم ﻟﻤﻌﺎﻟﺠﺔ‬
‫وﺗﺒﺴﻴﻂ وإدارة اﺄﻟﺟﻮر اﻟﻤﺪﻓﻮﻋﺔ ﻠﻟﻤﻮﻇﻔﻴﻦ‪ .‬ﻳﻘﻮم ﺑﺤﺴﺎب‬
‫اﻟﺮواﺗﺐ ﺑﻌﺪ ﺧﺼﻢ اﻟﻀﺮاﺋﺐ ودﻓﻊ اﻟﻤﺰاﻳﺎ وﺗﺘﺒﻊ ﺳﺎﻋﺎت اﻟﻌﻤﻞ‬