Σύγχρονο Περιβάλλον Γραφείου

Το σύγχρονο γραφείο
Άκης Καλαμαράς
2022-2023
Έννοια - Σκοπός
Με τον όρο γραφείο υποδηλώνεται η δραστηριότητα που καλύπτει τη λειτουργική ανάγκη
της επιχείρησης για διεκπεραίωση όλου του κύκλου της γραφειακής υπηρεσίας που
αναφέρεται στη λειτουργία της.
Οι διάφορες εργασίες γραφείου αποβλέπουν, βασικά, στη μέριμνα για την οργάνωση,
παρακολούθηση και συντονισμό των εργασιών που διεξάγονται μέσα στην επιχείρηση, για να
εξασφαλιστεί η παραγωγικότητα στα υψηλότερα δυνατά επίπεδα, καθώς και για την παροχή
όλων των αναγκαίων πληροφοριών και υπηρεσιών που θεωρούνται απαραίτητες για τη
μεγιστοποίηση της αποδοτικότητας της επιχείρησης τόσο από την ποσοτική όσο και από την
ποιοτική πλευρά.
Στο γραφείο εκτελούνται σειρά από γενικές υπηρεσίες ίδιες για κάθε τομέα, όπως η
επικοινωνία, ο χειρισμός Η/Υ, η αναπαραγωγή εγγράφων, διεκπεραίωση της αλληλογραφίας,
η ταξινόμηση - ταξιθέτηση. Εκτελούνται επίσης εργασίες που αναφέρονται στη λειτουργία της
επιχείρησης, χωρίς να έχουν άμεση σχέση με την παραγωγή του προϊόντος, όπως η τήρηση
λογιστικών βιβλίων, η σύνταξη ισολογισμών, η σύνταξη της αλληλογραφίας, η μισθοδοσία και
οι διαδικασίες εκτέλεσης της παραγγελίας.

ΣΥΓΧΡΟΝΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΓΡΑΦΕΙΟΥ 13/3/2023 2

Έννοια - Σκοπός

Στη σφαίρα των καθηκόντων του γραφείου ανήκουν και όλες οι επιτελικές ενέργειες που
απαιτούνται για να λειτουργήσει η επιχείρηση ορθολογικά.

 Προγραμματίζεται λοιπόν η λειτουργία του οργανωτικού σχήματος, σχεδιάζεται το προϊόν,

αποφασίζονται ο τρόπος και τα μέσα προώθησής του, μελετάται το κόστος παραγωγής,
αποφασίζεται η επέκταση της μονάδας και χαράζονται οι βασικές και κατευθυντήριες
γραμμές της πολιτικής της επιχείρησης ή οργανισμού.

Τμήμα Διοικητικού Μεταφορών

Προσωπικού Μισθοδοσίας
Οικονομικών Υπηρεσιών Παραγωγής
Προμηθειών Μελετών και Ανάπτυξης
Δημοσίων Σχέσεων Νομικό Τμήμα
Πωλήσεων
ΣΥΓΧΡΟΝΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΓΡΑΦΕΙΟΥ 13/3/2023 3
Διοικητικές δραστηριότητες του γραφείου

Συγκέντρωση πληροφοριών: Οι πληροφορίες συγκεντρώνονται από την αλληλογραφία,

από επισκέψεις σε εκθεσιακούς χώρους, από επαφές τηλεφωνικές και προσωπικές, από
αποτελέσματα ερευνών και από έρευνες της κοινής γνώμης.
Καταγραφή πληροφοριών: Μετά τη συγκέντρωσή τους οι πληροφορίες ταξινομούνται και
καταγράφονται σε ειδικά βιβλία και έντυπα, έτσι ώστε να είναι διαθέσιμα σε πρώτη ζήτηση.
Επεξεργασία και αξιολόγηση πληροφοριών: Για να αξιοποιηθεί μία πληροφορία χρειάζεται
συσχετισμός, συνδυασμός και σύγκριση με άλλες. Προκειμένου για παράδειγμα να
προμηθευτεί μία επιχείρηση γραφική ύλη συγκεντρώνει προσφορές και αφού τις αξιολογήσει
επιλέγει την πιο συμφέρουσα και προβαίνει στην αγορά.
Παροχή πληροφοριών: Οι πληροφορίες αποτελούν σημαντικά στοιχεία για την εσωτερική
λειτουργία της επιχείρησης (στατιστικά στοιχεία, εκθέσεις, αναφορές κτλ.) αλλά και για τη
σχέση της με συνεργάτες και δημόσιες υπηρεσίες (επιστολές, προσφορές, φορολογικές
δηλώσεις).

ΣΥΓΧΡΟΝΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΓΡΑΦΕΙΟΥ 13/3/2023 4

Διοικητικές δραστηριότητες του γραφείου
Επιπλέον καθήκοντα:
• Η διεξαγωγή όλων των προπαρασκευαστικών ενεργειών που απαιτούνται για να τεθεί σε
λειτουργία η επιχείρηση.
• Η εφαρμογή όλων των σχετικών νόμων και κανονισμών που έχουν σχέση με την
επιχείρηση, με την ασφάλεια του προσωπικού κτλ.
• Η μελέτη και εφαρμογή συστημάτων παρακολούθησης των δραστηριοτήτων της
επιχείρησης.
• Η καταγραφή των συναλλαγών, ο προσδιορισμός των οικονομικών αποτελεσμάτων, η
σύνταξη στατιστικών πινάκων, καθώς και η αποτίμηση των αποθεμάτων.
• Η επεξεργασία και μελέτη των αριθμητικών δεδομένων που αναφέρονται στις συναλλαγές
ή στα περιουσιακά στοιχεία της επιχείρησης.
• Η ταξινόμηση και φύλαξη διαφόρων εγγράφων.
• Η εξασφάλιση του σωστού τρόπου επικοινωνίας των διαφόρων τμημάτων με τις άλλες
επιχειρήσεις και το κοινό, καθώς και επικοινωνίας με άλλες υπηρεσίες κτλ.

ΣΥΓΧΡΟΝΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΓΡΑΦΕΙΟΥ 13/3/2023 5

Διοικητικές δραστηριότητες του γραφείου

ΣΥΓΧΡΟΝΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΓΡΑΦΕΙΟΥ 13/3/2023 6

Προσωπικό γραφείου

Ανάλογα με το είδος των εργασιών αλλά και το μέγεθος της επιχείρησης, εξαρτάται και ο
αριθμός των προσώπων που απασχολούνται σε αυτήν.

Η ομαλή λειτουργία του γραφείου προϋποθέτει ορθό καταμερισμό των εργασιών, σαφή
καθορισμό των αρμοδιοτήτων-καθηκόντων κάθε υπαλλήλου και χρησιμοποίηση προσώπων με
ειδικές γνώσεις, ανάλογα με το είδος της εργασίας που ανατίθεται στον καθένα.

Ειδικότητες στο προσωπικό του γραφείου:

• Ιδιαίτερος Γραμματέας (private secretary)

• Υπάλληλος Υποδοχής-Τηλεφωνητής (Receptionist-telephonist)

• Υπάλληλος Γραφείου-Διοίκησης (Management Department’s Employee)

• Προσωπικό Λογιστηρίου (Accounting Staff)

• Υπάλληλος Αρχείου (Filing Clerk)

ΣΥΓΧΡΟΝΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΓΡΑΦΕΙΟΥ 13/3/2023 7

Ιδιαίτερος γραμματέας – Υπάλληλος Διοίκησης

Είναι ο προσωπικός βοηθός του προϊσταμένου του, που συνήθως είναι ο Γενικός Διευθυντής
της επιχείρησης ή κάποιος άλλος ανώτερος υπάλληλος.

Καθήκοντα:

 Ευταξία-οργάνωση χώρου εργασίας

 Υποδοχή
 Προγραμματισμός
 Σύνταξη επιστολών, κειμένων, εγγράφων
 Προετοιμασία συνεδριάσεων, τήρηση πρακτικών
 Διεκπεραίωση αλληλογραφίας
 Χειρισμός υποθέσεων ήσσονος σημασίας

ΣΥΓΧΡΟΝΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΓΡΑΦΕΙΟΥ 13/3/2023 8

Προσόντα Ιδιαίτερου γραμματέας – Υπαλλήλου Διοίκησης

• Επαγγελματικές γνώσεις – Κατάρτιση:

 Γνώση χειρισμού Η/Υ
 Πολύ καλή γνώση της ελληνικής γλώσσας (ορθογραφία, γραμματική, σύνταξη)
 Βασικές αρχές και κανόνες ταξινόμησης-αρχειοθέτησης
 Γενικές εμπορικές γνώσεις και στοιχεία λογιστικής
 Ξένες γλώσσες

• Επιπλέον προσόντα:
 Προσωπικότητα - Πρωτοβουλία
 Επιμέλεια - Τάξη - Ακρίβεια
 Ευγένεια
 Συνεργασία
 Εχεμύθεια
 Σοβαρότητα-Υπευθυνότητα

ΣΥΓΧΡΟΝΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΓΡΑΦΕΙΟΥ 13/3/2023 9

Οργάνωση επισκέψεων

• Επιλογή μεταφορικού μέσου

• Σε περίπτωση οδήγησης έλεγχος της άδειας οδήγησης και των διεθνών κανονισμών

• Διαμονή

• Έκδοση συναλλάγματος

• Ζητήματα υγείας

• Κατάρτιση προγράμματος επίσκεψης

• Διαμόρφωση φακέλου με όλο το απαραίτητο υλικό της επίσκεψης

• Πιθανή προμήθεια αναμνηστικών δώρων

ΣΥΓΧΡΟΝΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΓΡΑΦΕΙΟΥ 13/3/2023 10

Οργάνωση επαγγελματικών συναντήσεων

 Έγκαιρη ειδοποίηση

 Προετοιμασία αίθουσας συνεδριάσεων

 Προετοιμασία και έλεγχος υλικοτεχνικών υποδομών

 Υλικό σημειώσεων

 Υποδοχή – Εξυπηρέτηση

 Τήρηση πρακτικών

ΣΥΓΧΡΟΝΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΓΡΑΦΕΙΟΥ 13/3/2023 11

Οργάνωση συναντήσεων

Ένα από τα βασικά καθήκοντα του υπαλλήλου διοίκησης είναι και η οργάνωση των
συναντήσεων (ραντεβού) του προϊσταμένου του. Από τις επιχειρήσεις-οργανισμούς περνούν
καθημερινά πολλοί επισκέπτες και ο προϊστάμενος είναι αδύνατο να τους δεχτεί όλους.
Αποτελεί λοιπόν καθήκον του υπαλλήλου διοίκησης η υποδοχή των επισκεπτών. Οφείλει να
τους “φιλτράρει” για να διαγνώσει ποιος είναι ωφέλιμος για την επιχείρηση, ποιος είναι
δυσάρεστος για τον προϊστάμενο και πώς θα τον αποφύγει με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Οι
επισκέπτες των επιχειρήσεων και οργανισμών διακρίνονται, συνήθως, σε τρεις κατηγορίες:

• Επισκέπτες χωρίς ραντεβού

• Επισκέπτες με ραντεβού
• Επισκέπτες στους οποίους ακυρώθηκε το ραντεβού

ΣΥΓΧΡΟΝΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΓΡΑΦΕΙΟΥ 13/3/2023 12

Οργάνωση εκδηλώσεων

Ενέργειες πριν από την εκδήλωση

 Καταγραφή όλων των πληροφοριών που σχετίζονται με την οργάνωση της εκδήλωσης.

 Κατάρτιση αναλυτικού προγράμματος της εκδήλωσης.

 Κατάρτιση ημερήσιας διάταξης.

 Κατάρτιση προϋπολογισμού.

 Εξασφάλιση χώρου. Η αίθουσα που θα πραγματοποιηθεί η εκδήλωση πρέπει να διαθέτει το

απαραίτητο μέγεθος, επαρκή αριθμό καθισμάτων με σωστή διάταξη, τον κατάλληλο
εξοπλισμό.

 Πρόσκληση συμμετεχόντων.

 Κρατήσεις δωματίων, εισιτηρίων.

ΣΥΓΧΡΟΝΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΓΡΑΦΕΙΟΥ 13/3/2023 13

Οργάνωση εκδηλώσεων

 Δημοσιότητα-προβολή της εκδήλωσης. Σύνταξη και αποστολή Δελτίων Τύπου στον ελληνικό
και ξένο τύπο (εφημερίδες, περιοδικά).

 Επιμέλεια-εκτύπωση των απαραίτητων για την εκδήλωση μέσων όπως:

 Κατάρτιση προγράμματος για την εκδήλωση

 Κατάλογος συμμετεχόντων
 Κατάρτιση προγράμματος για τους συνοδούς των συμμετεχόντων
 Εκτύπωση εισηγήσεων
 Δημιουργία λογότυπου
 Εκτύπωση της απαραίτητης γραφικής ύλης (μπλοκ, χαρτιού ντοσιέ ή τσάντας με το
λογότυπο της εκδήλωσης).
 Εκτύπωση καρτών διαπιστεύσεων
 Προμήθεια αναμνηστικών δώρων.

ΣΥΓΧΡΟΝΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΓΡΑΦΕΙΟΥ 13/3/2023 14

Οργάνωση εκδηλώσεων

Ενέργειες κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης

 Συντονιστής, που είναι υπεύθυνος για το συντονισμό των παρακάτω επιμέρους ομάδων

 Γραμματεία εκδήλωσης. Μεριμνά για:

 Τη γραμματειακή κάλυψη των αναγκών της εκδήλωσης
 Τις διαπιστεύσεις και τις καταχωρήσεις (Registration)
 Τη διάθεση του υλικού της εκδήλωσης στους συμμετέχοντες
 Τη μαγνητοφώνηση και απομαγνητοφώνηση των πρακτικών.

 Γραφείο Τύπου-Δημοσίων Σχέσεων:

 Παροχή της αναγκαίας πληροφόρησης
 Εξυπηρέτηση των εκπροσώπων των μέσων μαζικής ενημέρωσης
 Συνεχή επικοινωνιακή υποστήριξη
 Δημοσιοποίηση των εργασιών και συμπερασμάτων της εκδήλωσης
 Δελτία Τύπου – Φωτορεπορτάζ – Συνέντευξη Τύπου

ΣΥΓΧΡΟΝΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΓΡΑΦΕΙΟΥ 13/3/2023 15

Οργάνωση εκδηλώσεων

 Γραφείο τεχνικής υποστήριξης:

 Εξασφαλίζει τις αναγκαίες τεχνολογικές υποδομές τηλεφωνικές γραμμές για την
εξυπηρέτηση των συμμετεχόντων
 Τοποθέτηση οπτικοακουστικών μέσων
 Κατασκευή πινακίδων ομιλητών

 Γραφείο μεταφορών:
 Συντονίζει και επιμελείται τις μετακινήσεις από και προς το χώρο της εκδήλωσης

 Γραφείο ασφαλείας (Security):

 Ελέγχει και περιφρουρεί τους χώρους για την ασφάλεια των συμμετεχόντων

 Κινητή Ιατρική Μονάδα:

 Έχει ως αποστολή την παροχή ιατροφαρμακευτικής περίθαλψης σε όσους την χρειαστούν

ΣΥΓΧΡΟΝΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΓΡΑΦΕΙΟΥ 13/3/2023 16

Οργάνωση εκδηλώσεων

Ενέργειες μετά την εκδήλωση

 Κατάρτιση απολογισμού και εξόφληση προμηθευτών

 Αποστολή ευχαριστήριων επιστολών σε χορηγούς, φορείς και επίσημους προσκεκλημένους

που βοήθησαν ή τίμησαν την εκδήλωση με την παρουσία τους

 Κατάρτιση λίστας με τα πρόσωπα που πήραν μέρος στην εκδήλωση

 Απομαγνητοφώνηση ομιλιών, έκδοση και αποστολή πρακτικών σε όλους όσοι συμμετείχαν

 Αποστολή Δελτίου Τύπου (συμπεράσματα των εργασιών-τελικό ανακοινωθέν)

 Καταγραφή και αρχειοθέτηση όλων των στοιχείων και δειγμάτων (έντυπα, πρακτικά κτλ.)

 Αρχειοθέτηση αποκομμάτων εφημερίδων που έχουν δημοσιεύματα σχετικά με την

εκδήλωση.

ΣΥΓΧΡΟΝΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΓΡΑΦΕΙΟΥ 13/3/2023 17

Μηχανοργάνωση

Είναι η οργάνωση των διαφόρων λειτουργιών-διαδικασιών της επιχείρησης με βάση τις

δυνατότητες τις οποίες προσφέρει κάθε φορά η διαθέσιμη τεχνολογία. Η μηχανοργάνωση
είναι αναγκαία και χρήσιμη όταν με τη χρήση της επιτυγχάνεται:

 Αύξηση της ταχύτητας της εκτελούμενης εργασίας

 Καταβολή λιγότερης προσπάθειας

 Μεγαλύτερη ακρίβεια

 Επίτευξη οικονομίας

 Καλύτερος έλεγχος διοίκησης

 Καλύτερη πληροφόρηση της διοίκησης.

ΣΥΓΧΡΟΝΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΓΡΑΦΕΙΟΥ 13/3/2023 18

 Ευχαριστώ πολύ για την προσοχή σας!

ΣΥΓΧΡΟΝΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΓΡΑΦΕΙΟΥ 13/3/2023 19