Персональна та командна

продуктивність

Сергій Потапов
в ЛвБШ УКУ
Львів 14 ЛИС 2017

Achieve more
Faster
Сергій Потапов
Capacity builder – proryv.in.ua
Керівник еЗакупівель (TAPAS)
15 років управлінського досвіду
Консультант з управління
проектами ProZorro, eHealth
Підвищення продуктивності для
комерційних організацій
Викладач з управління
проектами, змінами, процесами
(LvBS, SPM UCU, KSE, EBSEE)
Achieve more
Faster
Організаційні моменти

10:00 13:20 18:00

11:30 16:00

Achieve more
Faster
Усвідомленість та компетентність

OMG !!! Я СУПЕР-

ПРОФЕСІОНАЛ!!!
УСВІДОМЛЕНІСТЬ

НЕМАЄ НІЧОГО АВТОМАТИЧНЕ

НЕМОЖЛИВОГО!!! ЗАДОВОЛЕННЯ

КОМПЕТЕНТНІСТЬ
Achieve more
Faster
Знання та Навички

МОЖУ РОБЛЮ
УВАГА

ЗНАЮ ВМІЮ

РЕЗУЛЬТАТ
Achieve more
Faster
Про що будемо говорити…
Чи можемо ми насправді керувати часом?
Як і де отримати енергію для роботи над роботою?
Фокусування на головному, як досягти та що заважає?
Автоматизація рутини – впровадження корисних звичок
Частіше говоріть «Ні!», або як захистити власні плани?
Що відбувається, коли стартуємо всю роботу якнайшвидше?
Різні типи операційних задач та їх вплив на продуктивність
Фокусування команди на швидкості виконання роботи
Achieve more
Faster
Що б ви хотіли покращити?

Achieve more
Faster
Експрес-діагностика
За звичайний робочий день: Шкала:
1. Я роблю все, що запланував! 0. Ніколи (1%)
2. Мої проектні задачі завершуються
1. Дуже рідко (15%)
швидше ніж було заплановано.
3. Необхідні мені виконавці доступні, 2. Інколи (33%)
коли вони необхідні. 3. Буває нечасто (50%)
4. Я закінчую всю роботу та вчасно йду
додому. 4. Часте явище (75%)
5. Я знаю де подивитись, яку наступну 5. Спостерігаю
пріоритетну задачу маю виконувати. постійно (95%)
Achieve more
Faster
Time management is dead!

Achieve more
Faster
Продуктивність
Продуктивність =
Ефективність + Результативність

Немає нічого більш безглуздого ніж ефективно робити те,

що взагалі не має бути зробленим.
Пітер Друкер

Achieve more
Faster
Архітектура продуктивності

1. Запасти максимум ЕНЕРГІЯ

енергії.
2. Зконцентрувати
увагу
3. Автоматизувати
ЧАС ФОКУС
рутину
4. Навчитись говорити
«НІ!»
Achieve more
Faster
Залежність від найгіршого
Закон Лібіха:
Зростання та розвиток
залежать не від
загального об’єму
ресурсів, а від
найбіднішого ресурсу
(лімітуючий фактор)

Achieve more
Faster
Запасаємо енергію

Вчіться керувати енергією, а не часом!

Енергія – здатність виконувати роботу!
Achieve more
Faster
Енергія тіла
Прокидайтесь в один і той самий час (завжди)
Не лягайте спати з головою повною думок
Користуйтесь правилами швидкого засинання:
- відмова від кофеїну після 14:00
- банани містять мелотонін (природнє снодійне)
- розробіть «ритуал» відходу до сну
- в спальні має бути холодно та темно, провітрюйте
- приберіть синє світло перед сном (мелотонін)
Не використовуйте snooze в будильнику!!!
Achieve more
Faster
Енергія тіла
Пийте воду – мозок не працює без води!
Мінімум норми води за добу =
30мл * Хкг (маси тіла)
Їжте корисну їжу
Робіть фізичні вправи
Самостійний масаж
Релаксація та медитація
Achieve more
Faster
Стан Потоку (Flow)
Ментальний стан, в
якому людина
максимально включена
в те, чим зараз
займається, що
характеризується
повною зосередженістю
та націленістю на
результат поточної
діяльності.

Achieve more
Faster
Ментальна енергія. Дві системи.
Думати фізично важко,
отже в процесі еволюції
людина виробила
«автоматичну» швидку,
але неточну систему
прийняття рішень.

Щоб думати потрібно

мати певний рівень
«мислепалива»
Achieve more
Faster
На що ми витрачаємо «мислепаливо»?
1. Я креативна особистість з великою кількістю ідей
2. Я «натренував» пам’ять, то ж все можу запам’ятати:
Ефект «дирявого стеку» в однині, в компанії
3. Нелінійна залежність між складністю та тривалістю (60 сек)
4. Багато незавершених задач (яку взяти? Пріоритети???)
5. Закон Паркінсона, або «вирівнювання сроків»
6. Зжимання/Розжимання сроків виконання задач
7. Втрачений день (дві зустрічі в 11:30 та 15:00)
8. Вдома про роботу, на роботі про дім…
Achieve more
Faster
Як зберігати «мислепаливо»?
1. Відновлюйтесь
2. Розвантажте пам’ять
3. Вичищайте «інбокси»
4. Правильно формулюйте
задачі
5. Делегування/контроль
6. Зовнішнє зберігання:
задачі, проекти, зустрічі,
інформація
7. Працюйте з системою
регулярно!
Achieve more
Faster
Робота з інформацією (GTD D. Allen)

Achieve more
Faster
Концентруємо увагу

В «робочому режимі» в офісі вас

відоволікають в середньому 1 раз за 3 хв
Achieve more
Faster
Вимикаємо «відволікатори»
1. Вимкніть ВСІ нотіфікатори та ввімкніть лише ті, без яких
може статись щось погане.
2. Переводьте телефони в «беззвучний» режим. Постійно!
3. «Шумова гігієна» на робочому місці
4. «Діагональний» тиждень для зустрічей
5. Агрегація «відволікаторів» у виділений тайм-слот
6. Прибираємо «пєчєнькі» зі столу: порядок та контроль
7. Працюємо «помідорами»
8. Не читаємо новини!
Achieve more
Faster
Найбільш продуктивні години…

Achieve more
Faster
Прокрастинація. Що воно таке?

Achieve more
Faster
Achieve more
Faster
Achieve more
Faster
Achieve more
Faster
Achieve more
Faster
Achieve more
Faster
Achieve more
Faster
Achieve more
Faster
Achieve more
Faster
Боротьба з прокрастинацією
1. Забезпечте «нейтральне» ставлення
2. Чітке бачення кінцевого результату
3. Простий перший крок
4. «Я всього тільки…»
5. MVP – Minimum Viable Product = Прототип

Achieve more
Faster
Автоматизація

Achieve more
Faster
Звички
1. Складіть перелік хороших звичок, які б
ви хотіли запровадити
2. Зрозумійте винагороду, контекст та
тріггер, який запустить таку звичку
3. Правило «21 день» майже працює
4. Запроваджуйте 1 нову звичку за раз
5. Ритуали = послідовність звичок

6. Які б погані звички хотіли б прибрати?

7. Зробіть перелік «заміщень»
Achieve more
Faster
Робота з задачами

Спробуйте метод 1-3-5. В один день ми робимо:

Одну велику задачу
Три середні
П’ять рутинних операцій
Achieve more
Faster
Захищайте час для ВАШИХ цілей

Achieve more
Faster
Персональна продуктивність

Achieve more
Faster
Вчимось казати «НІ» ввічливо
Уважно Підтвердіть,
Скажіть, що
Повідомте Скажіть «НІ» вислухайте що ви
це велика
свою ввічливо та аргументи почули, та
честь для
ситуацію впевнено іншої твердо
вас
сторони скажіть «НІ»

Зробіть паузу та уважно вислухайте

Проявіть участь та емпатію Чи немає
Не кажіть «вибачте» та не принижуйтесь маніпуляції?

Будьте індивідуальні
Слідкуйте за своїми жестами та тоном
Не відчувайте провину
Achieve more
Faster
Персональна ефективність

Знання недостатньо, ми повинні

застосовувати його.
Волі недостатньо, ми повинні робити.
Брюс Лі.

Achieve more
Faster
Багато проектів одночасно

Додавання в систему нових проектів

без врахування ресурсних обмежень
негативно впливає на ВСІ проекти в
системі

Achieve more
Faster
Стартувати роботи ≠ Завершити роботи

Ресурси доступні 60*8*5 = 2400 хвилин в тиждень

Ж Ч

Попит (одиниць в тиждень) 120 120

Ціна продажу 105 100
Вартість матеріалів 45 50
Час на РОЗКРИЙ (хвилин на одиницю) 2 10
Час на ШИТТЯ (хвилин на одиницю) 15 10
Чому запускаємо багато роботи?

Achieve more
Faster
Чому запускаємо багато роботи?
Раніше почнемо – раніше закінчим.
Звідки у вас так впевненість, та чи можете ви довести це
статистикою?
Нові можливості – нові гроші.
Як тільки ми розуміємо, що потрібно робити, в ту саму секунду
ми повинні розпочати роботу. ASAP! Time is Money!!!
Ми платимо зарплату за роботу!
Ресурсі мають бути зайняті. Я не буду платити, коли людина
нічого не робить. Нехай працює над новим проектом!
Achieve more
Faster
Закон Літтла
𝑁 = λT

Де знаходиться ваша
організація?

Achieve more
Faster
До чого призводить перевантаження?
Багатозадачність.
Для демонстрації прогресу по кожному окремому проекту,
на ресурс назначається більше однієї задачі (з різних
проектів) одночасно.
Складність керування.
Фрагментація зусиль та непередбачуваність.
Немає відповіді на питання «Коли буде готовий результат?»

Achieve more
Faster
Що відбувається насправді

Achieve more
Faster
 Багатозадачність
A A B B B C C

A A B B B C C

A A B B B C C

W1 W2 W3 W4 W5 W6 W7 W8 W9 W 10 W 11 W 12 W 13 W 14 W 15 W 16 W 17

A B C 8 тижнів

A B C
6 тижнів

A B C
4 тижні

Додатковий проект A B C

Achieve more
Faster
 100% зайнятість
A A B B B C C

A A B B B C C

A A B B B C C

A
B
C

A B C

A B C

A B C

A B C

A A A A
B
C C C C

Achieve more
Faster
Результати перевантаження
Перевантаження Конфлікти пріоритетів
Ранній ресурсів
старт
проекта Багатозадачність Неефективне використання
ресурсів

Постійні наради з перегляду термінів:

Постійні зміни, боротьба за ресурси, зриви дедлайнів

Неефективне робоче Фрустрація персоналу

середовище

Висока ротація персоналу, відсутність ініціативності,

безвідповідальність…
Achieve more
Faster
Як визначати пріоритети?

Проект 1 Y днів 25 днів 25 днів

Зміст задач однаковий.

Виконати їх може лише один фахівець.
Задачу з якого проекту йому виконувати?

Проект 2 Х днів 15 днів 25 днів 25 днів 25 днів

Achieve more
Faster
Замість ASAP, проекти
готуються заздалегідь
та вистроюються в
конвеєр, на якому
очікують своєї черги
запуску в залежності
від доступності
критичного ресурсу.

ВЧАСНО:
Рано - перевантаження
Піздно – низька ефективність

Achieve more
Faster
Achieve more
Faster
Не всі робочі задачі - проекти

Achieve more
Faster
«Пожежі» вмикають багатозадачність

Achieve more
Faster
Історія про «Блакитне світло»

Achieve more
Faster
Коли закінчиться наш проект?

Achieve more
Faster
Джерела невизначеності в проектах
Дедлайн Дата
задачі проекта

Трудовитрати Залежність між Залежність між

задачі задачами задачами

Вхідна
інформація

Необхідні
ресурси

Achieve more
Faster
 Cynefin
Не знаємо те, що ніхто не знає Не знаємо те, що знають інші

Складно Ускладнено
Complex Complicated
стохастичні впорядковані

Хаотично Очевидно
Chaotic Obvious

Не знаємо те, що не пізнається Знаємо те, що вже знали

Achieve more
Faster
Історичний сенс дедлайнів
Кожна задача має закінчитись ЧІТКО у визначений
заздалегідь час
Проект буде виконаний вчасно, коли ВСІ задачі
закінчяться вчасно

Achieve more
Faster
Діаграми Гантта

Achieve more
Faster
Плани завжди змінюються
Ми не вміємо передбачати майбутнє
Найменші зміни вимагають перепланувати залишок проекту
Виникають нові ресурсні перетини, необхідність нової
синхронізації ресурсів
Зміни в одному проекті через ресурсні календарі впливають
на всі проекти
Обіцяні терміни проектів стають нереальними

Не допускати змін!!!
Achieve more
Faster
Каскадування затримок по дедлайнах
Якщо задача виконана раніше, то наступний ресурс ще не
готовий взяти її в роботу (немає вигоди від швидкості!)
Але затримка обов’язково вплине на загальний дедлайн
проекту (є накопичення негативного впливу)

Achieve more
Faster
Як це працює?

План 20 днів 20 днів 20 днів 20 днів 20 днів

!!!
Факт 15 6 10 30 14

5 14 10 -10

Achieve more
Faster
Чи потрібні дедлайни?
Задача займає стільки часу,
скільки необхідно для її
вирішення.
Наступна задача
починається одразу після
завершення попередньої.

Естафета проектних задач!

Achieve more
Faster
Як це працює?

План 20 днів 20 днів 20 днів 20 днів 20 днів

!!!
Факт 15 6 10 30 14

Achieve more
Faster
Яка точність планування можлива?
Як ми підвищуємо точність планування?
Коли ми абсолютно впевнені в сроках?
Чи можемо ми все передбачити?

Як ми себе поводимо?
Achieve more
Faster
Чому ми сперечаємося?
Яка розбіжність в оцінках буває?
Хто затверджує «планову» тривалість задачі?
«Агресивний оптиміст» або «Запасливий песиміст»?

Але задача не залежить від оцінки!!!

Achieve more
Faster
Швидкість чи точність?
Точно визначає Закладає запас на
сроки непередбачуване

Хороший
робітник

Працює
Не закладає запас
швидко

Achieve more
Faster
Скільки часу потрібно на задачу?

Tmin Tavg Tsur час

Achieve more
Faster
Чому закладаємо запас?
Мене будуть відволікати на задачі з інших проектів
Мені не вистачить чогось важливого та необхідного
Завжди стається щось непередбачуване
Менеджер буде «зрізати» мої оцінки
Важливо все перевірити та переконатись
Результат не приймуть та я буду його переробляти

Мене оцінюють по точності попадання в дедлайн!

Achieve more
Faster
Запас в організаційній ієрархії
Реальний час на
завершення задачі Буфер

час

розробник Тім-лід менеджер

Achieve more
Faster
Чи закінчуються ваші задачі раніше?
Робота займає весь відведений на неї час! (Закон Паркінсона)

Задача Паркінсон
Потенційно Запланований час
можливий час завершення задачі
завершення задачі (дедлайн)

Чи вас хвалять, коли ви закінчуєте роботу швидше?

Achieve more
Faster
Задача в проекті
Політики,
процедури,
Умови
стандарти
старту

Об’єкт ДІЯ Результат

Інфо Чек-
лист

Навички Інструменти

Achieve more
Faster
% виконання
Демонструє наш поточний стан відносно початкового плану
Демонструє ступінь зусиль, які були витрачені

Задача виконана на 64%

1. Робітник викладає паркан з цегли. Пройшло 3 дні.

2. Програміст вже 7-ий день з 10 запланованих розробляє
новий функціонал для нового модуля ПЗ.
Achieve more
Faster
Як ми вимірюємо виконання задачі?

25% 45% 60% 75% 84%

Коли я отримаю Результат?

Скільки тобі залишилось? Як тобі допомогти???

3 дні 3 дні 3 дні 3 дні 3 дні

Achieve more
Faster
Повна комплектація
Як часто вам не вистачає чогось важливого при виконанні
відповідальної задачі? Скільки втрачаєте часу? (%)
Перелік потрібних важливих речей достатньо стабільний та
мало змінюється для типових проектів. Складіть його!
Збирайте максимум того, що потрібно ДО старту проекту!
Збирайте все, що потрібно ДО старту задачі!!!
Якщо від вас вимагають «терміново розпочати», розпочніть
з повної комплектації артефактів у відповідальності Клієнта.
Achieve more
Faster
Збільшуйте capacity
Інше…
Відновлюване
Перероблення
Відкриті проблеми Мерфі
Відновлювані
Координація втрати

Багатозадачність
Вхідна інформація
Невідновлювані
Мерфі
втрати Збільшена
ефективність

Поточна ефективність

Теперішня Майбутня

Achieve more
Faster
Персональна та командна
продуктивність
«Намагання переконатися, що
ваші ресурси не простоюють, -
найбільший генератор втрат!»
Еліяху Голдратт
Sergiy Potapov
s.potapov.gm@gmail.com
@potapovsergiy
@potapovsergiy
@spotapov

Achieve more
Faster