A kongresszusi költségvetés és árképzési útmutatót Köves Tamás bocsátotta

rendelkezésemre az én és hallgatóim belső használatára, szerzői joga Köves Tamást

illeti, másolata, terjesztése jogot sért. A változó áfa szabályoktól eltekintve, az anyag
mindmáig mérvadó és mintaértékű a nemzetközi konferenciák és kongresszusok
tekintetében. Karsai Árpád BGE

KONGRESSZUSI KÖLTSÉGVETÉS KÉSZITÉSE

Szerző: KÖVES TAMÁS

KÖLTSÉGVETÉS
(minta )
Rendezvény neve :
Pozíciószáma :
Időpontja :
Szakmai Szervező Bizottság neve :
címe :
felelős személy neve :
telefonszáma :

Nemzetközi konferenciák és kongresszusok esetén a költségvetést abban a valutában

célszerű elkészíteni, amelyikben a részvételi díj megállapítása és kiajánlása történik.
A változó valutapiac miatt a kongresszus megrendezését befolyásolhatja, ha a
valutaárfolyam ingadozását hagyjuk hatni a saját költségvetésünkre. Ezért amennyiben
ez lehetséges és az adott kongresszus szokásai lehetővé teszik, a legstabilabb
valutában érdemes kalkulálni.
A kongresszusi költségvetés minimum 1 - 3 évvel a rendezvény előtt készül, így az
infláció és a valuták erősödése vagy gyengülése nehezen prognosztizálható.
A részvételi díj a meghirdetés után már nem változtatható a valutaváltozás indokával.

A nemzeti valuta (mi esetünkben a forint) csak a végső költségvetés elkészítésénél

használható, amikor már a változás a megkötött szerződések miatt nem olyan
nagymértékű. De ma már ennek sincs nagy jelentősége, hiszen sok esetben eleve a
szállodák a kongresszusi helyszínek is EUR-s árakat adnak meg.

A magyarországi gyakorlatban az Európai Unió valutája az EURO (EUR), és az amerikai

dollár (USD ) használatos költségvetés készítésénél. Vannak olyan szervezetek ahol
még a svájci frank (CHF) is elfogadott, de a résztvevők átváltási bonyodalmai miatt az
EURO bevezetése óta nem használjuk.
Annak is van jelentősége, hogy Világkongresszusról vagy Európai vagy helyi jelentőségű
kongresszusról van szó, hiszen az amerikaiak, japánok, és a dél – amerikai országok
nem nagyon szeretik és nem nagyon ismerik az EUR-t, így amikor nagy többségben
vannak ezek a résztvevők, akkor célszerű vagy USD –ben vagy mind a két valuta
nemben megállapítani a részvételi díjat.

Példánkban egy 3 napos 500 fős kongresszust veszünk alapul, amelyet a

Budapest Kongresszusi Központban rendeznek. 1 plenáris termet és 2 szekció termet
használnak. A program vasárnapi nyitófogadással indul. Hétfőn megnyitó plenáris, hétfő
 2

délután és kedden egész nap 3 szekció teremben vannak az ülések és szerdán délelőtt
van a záró plenáris ülés. Kedden este a Zeneakadémián egy komolyzenei gálakoncert.

(A költségvetés mintában szereplő összegek csak a szemléltetést szolgálják, nem

a mai tényleges költségeket jelezik.)
I. FIX KÖLTSÉGEK : (A részvételi díj fedezte költségek ! )
A fix költségekhez kell kerülnie minden olyan tételnek, amely teljesen független a
résztvevők számától.

1.BÉRLETI DIJAK : (Terembérek )

Ebben a részben tervezzük mindazokat a költségeket, amelyek a kongresszus

lebonyolításához szükséges helyiségek bérleti díjait tartalmazzák. Abban az esetben, ha
a részvételi díjban szerepelnek más rendezvények is pl. nyitófogadás ( múzeumban)
vagy koncert,(a résztvevők tiszteletére) és ennek is van terembér vonzata, azokat is
célszerű ebbe a fejezetben tételesen rögzíteni. A könnyebb tervezhetőség érdekében az
irodákat (szervezők), a regisztrációs pult bérleti díjait is érdemes rögzíteni.
Ebbe a fejezetbe csak azok a bérleti díjak nem kerülhetnek, amelyek nem részei a
részvételi díjnak, pl. kiállítás területhasználati díja, vagy záró bankett terembérleti díja, ha
a belépőjegyet külön kell megfizetni.
Abban az esetben ha a kiállítás bevétel része benne van a költségvetés bevételi
részében akkor a bérleti díjat itt kell szerepeltetni.

a.) Budapest Kongresszusi Központ

Pátria terem 3 napra 10.000.-USD/nap 30.000.-USD

Szekciótermek Bartók terem 2 napra 2.000.-USD/nap 4.000.-USD
Lehár terem 2 napra 1.000.-USD/nap 2.000.-USD
Szervező Bizottság titkársága Mátyás terem 4 napra
400.-USD/nap 1.600.-USD
Kongresszusi iroda Corvina terem 4 napra
400.-USD/nap 1.600.-USD
Regisztráció ( Főbejárati szint ) 4 napra 500.-USD / nap 2.000.-USD

b.) Nyitófogadás helyszíne Nemzeti Galéria 10.000.-USD

c.) Zeneakadémia nagyterme ( gálakoncert) 5.000.-USD

Terembérek összesen: 56.200.-USD

2. TECHNIKAI KÖLTSÉGEK

a.) Hangosítás
Ide tartoznak azok a költségek, amelyek külön kerülnek felszámításra,
mert a terembérek nem tartalmazzák. pl. discussion berendezés, URH
mikrofonok, extra mikrofon igények, extra hanglejátszási igények pl. CD.
Ide kell kalkulálni az esetleges személyi bérjellegű kiadásokat is, amelyek a
hangosítási feladatokkal jelentkeznek.
pl. Ha a konferencia helyszíne, csak 2 teremben tud megfelelő minőségű
hangosítást biztosítani, a 3. termet mobil berendezéssel kell üzemeltetni,
 3

akkor a + 3.személy bérét és a berendezés kölcsönzési költségét itt kell

kalkulálni. 300.-USD / nap / terem 2.100.-USD

b.) Audió - vizuális berendezések

Ide tartozik a ma már egyeduralkodó kongresszusi technika a laptop
(vagy asztali számítógép) és a hozzá kapcsolt videó kivetítő (projektor),
írásvetítő, diavetítő, flip-chart, videó lejátszó, zárt láncú TV-k üzemeltetése,
Internet hálózat (telefonvonal + internet hozzáférés)

Ennél a rovatnál szintén gondolni kell a kölcsönzésekre és a működtetéshez

szükséges személyzet munkadíjára. ( Minden laptop mögé kell egy kezelő
a konferencián, ha nem az előadó kezeli.)

Lap-top kölcsönzése (power-point programmal) 50.-USD/nap /gép

2 napra 3 teremben, 1 napra 1 teremben 350.-USD

Videó kivetítő ( teljesítménytől függően 200 – 1000.-USD)

Pátria terem 2 db 6.000 ANSI lumenes projektor 1.500.-USD / nap
Szekció termek 2.500 ANSI lumenes projektor 1- 1 800.-USD /nap
Összesen : 6.100.-USD

Audió - vizuál összesen: 6.450.-USD

c.) Tolmács technika

Nem minden helyszín rendelkezik saját tolmács technikával, akkor ezt a
technikát is bérelni kell külső szolgáltatóktól. Ahol a teremben beépített
tolmács berendezés működik ott is nagyon magasak a bérleti díjak.
Ezért a költségvetés elkészítésénél egyik fontos tisztázandó pont, hogy
van-e tolmácsolás, az hány nyelvű és hány főre kell biztosítani a " füleseket
"(fejhallgatót ).
A költségek két részből állnak itt is :
fix költségek ( tolmácsberendezés bérleti díja , telepítési költségek,mobil
fülke építési díja, stb. ) és a változó költségek (a résztvevők számától
függő ) a fejhallgatók díja.

3 teremben 3 nyelven 500 db készülékkel 2 napra

Berendezés bérleti díja : 700.-USD / nap / terem 4.200.-USD
Vevőkészülék bérleti díja : 3.-USD/ db/nap 4.500.-USD
Tolmácstechnika összesen : 8.700.-USD

d.) Telefon, fénymásolás egyéb technikai igények

( ide tartoznak a Kongresszusi iroda és a Szervező Bizottság
megfelelő működéséhez szükséges eszközök költségei.
Pl: telefax, fénymásoló gépek, telefonok , URH adó-vevők a
kommunikáció segítésére (mobil telefonok) , szövegszerkesztő
komputerek, Internet hozzáférés, WIFI, stb. )
Néhány ár : telefax kölcsönzése : 100.-USD/ nap
 4

számítógép + nyomtató : 400.-USD / nap

Közepes teljesítményű fénymásoló: 350.-USD/ nap
összesen : 3.600.-USD

Technikai költségek összesen: 20.850.-USD

3. Tolmácsok

A nyelvek meghatározásával a tolmácsok száma is eldől.

Szinkrontolmácsolás esetén 1 nyelvhez minimálisan 2 tolmács szükséges, akik
meghatározott idő szerint váltják egymást. Nehéz és hosszú nemzetközi kongresszus,
vagy politikai eseménynél előfordul az úgynevezett " trojka " ami 1 nyelvre 3 tolmácsot
alkalmaz. (Az ENSZ és az Európai Unió is ezt alkalmazza)
Fontos meghatározni a "vivőnyelvet" amelyet közösként használnak a tolmácsok.
Magyarországi rendezvény esetén, amennyiben a magyar szervezőknek kell a
tolmácsokat biztosítani, célszerű magyar " vivőnyelvet" használni. Amennyiben külföldiek
biztosítják a tolmácsokat (pl. Bécsből ENSZ tolmácsok jönnek), akkor a költségvetésben
szerepelni kell a szállás költségeknek is.

Szinkron tolmácsok tiszteletdíja: 500-USD / nap / fő

Jelenlegi példánkban 3 nyelven történő tolmácsolás szerepel

pl. angol-német - magyar ( így a vivőnyelv a magyar ).
A szükséges tolmácsok száma : 4 fő / terem
1 teremben 4 fő 3 napra összesen : 12 fő 6.000.-USD
2 teremben 8 fő 2 napra összesen : 16 fő 8.000.-USD
összesen : 14.000.-USD

Ha kísérő rendezvények vannak ( nyitófogadás, záró bankett, stb. akkor oda is

szükséges tolmácsolás. Ott a technikai problémák miatt konszekutív (kísérő)
tolmácsolást alkalmazunk.
Ennek a költsége alacsonyabb, mint szinkron tolmácsolásé. 350.-USD / alkalom
Amennyiben a kongresszus hivatalos nyelve is több nyelvű pl. angol - német, akkor a
szervezés is több nyelven történik.Ebben az esetben kalkulálni kell fordítási költségekkel
is, mivel a hivatalos anyagoknak ( értesítők, programfüzetek ) mindkét nyelven kell
elkészülniük.
Fordítási díjak összesen : 2.000.-USD

4. Dekoráció

a.) - A kongresszus helyszínén elhelyezett köszöntő, vagy az elnevezését

hordozó tábla.
- Termeken belüli táblák vagy lógók.
- Információs és irányító táblák ( szekció termek jelzése, büfé,
WC, információ, üzenetek, stb.)
- Zászlók
- Asztali névtáblák ( előadók nevei vagy a megnyitón a protokoll )
- Virág díszítések
- Egyéb speciális igények
Dekoráció összesen : 2.500.-USD
 5

5. Nyomdai munkák

Ebbe a fejezetbe kerülnek a kongresszus előkészítésével és lebonyolításával

kapcsolatos nyomdai anyagok. A költségvetés elkészítésénél fontos tisztázni a
paramétereket, milyen minőségi követelmények vannak (pl. papír minőség, színes vagy
fekete-fehér), milyen példányszám igény merül fel és milyen formátumban készülnek az
anyagok és milyen terjedelműek. A fenti adatokat rögzíteni kell a költségvetésben, ha
esetleg később változtatásra van szükség, akkor kitűnjön, hogy a költségvetés mivel
tervezett.

a.) "Call for paper " vagy First announcement

A/4 méretű leporelló formátum, 1 színnyomású 10.000 db.
2.000.-USD

b.) Előzetes programfüzet vagy " Second announcement "

A/5 méretű 16 oldalas színes borítóval, 1 színnyomású
belső oldalakkal, 5.000. db. 5.000.-USD

c.) Registration form ( jelentkezési lap )

A/4 1 oldalas lap 1 színnyomású 5.000. db. 500.-USD

d.) Program füzet

A/5 méretű 32 oldalas színes borítóval , 1 színnyomású
belső oldalakkal 600.db. 500.-USD

e.) Abstract kötet

A/4 méretű 100 oldalas 1 színnyomású 600.db.
1.000.-USD
f.) Proceedings kötet
A/5 méretű könyv formátumú 500 oldalas,
1 színnyomású , 600. db. ( 5.000.-USD)

vagy CD-ROM készítése 600db 4.000.-USD

g.) Boríték 10.000.db Francia méretű

5.000.db. A/5-ös méretű 2.200.-USD

h.) Meghívók (megnyitóra, koncertre)

2 x 600.db. francia méretű 2 oldalas 800.-USD

i.) Egyéb nyomtatványok ( pl. kávéjegy , ebédjegy, stb.)

500.-USD
j.) Lógó tervezése ( Grafikus által létrehozott arculatterv,
levélpapír és a nyomtatványok terve,
 6

a kongresszus emblémája. ) 1.000.-USD

Nyomda összesen : 17. 500.-USD

6. Posta költség

A postaköltség megtervezésénél segítségünkre van, ha már megterveztük a kiadványok

számát, tudjuk, hogy milyen címlista áll majd rendelkezésünkre az első értesítő
kiküldésekor.

Így a példánkban 10.000 db. Call for paper és 5.000 db Előzetes program füzet
kiküldése adott.

Nagy változást hozott ebbe a kérdésben is az Internet megjelenése. Ma már minden

kongresszus elkészíti a saját web. lapját és a levelezése is az e-maileken bonyolódik
javarészt. ez viszont nem helyettesítheti az első értesítő postai úton történő kiküldését.
Ennek oka, hogy az maileknél spam-ként jelenik meg a csoportos levél amíg még nincs
benne a cím a számítógépben.

A postai díjszabás általában évente változik. Január 1-vel mindig kiad egy postai
díjszabást a Magyar Posta. A 2013-as fontosabb árak a következőek:
100 g-ig Európai országba 600 .-HUF azaz 3.-USD
100 g-ig Egyéb külföld 700.-HUF azaz 3.5.-USD
500 g-ig Európai országba 1700 .-HUF azaz 8.5.-USD
500 g-ig Egyéb külföld 2100.-HUF azaz 10.5.-USD

E szerint :
a.) 10.000. db külföldi levél kiküldése (100gr levél 3.-USD) 30.000.-USD
b.) 5.000. db II. értesítő kiküldése ( 500 gr levél 8.5.-USD) 42.500.-USD
c.) Internet használata, Web oldal készítése üzemeltetése 1.500.-USD

Posta költség összesen : 74.000.-USD

7. Egyéb kongresszusi kiadások

a.) Előkészítő Bizottság és a Szervező Bizottság utaztatása.

A kongresszus előkészítése során mindig felmerülő költség, hogy a Nemzetközi
Titkárság nem abban az országban működik ahol a kongresszust rendezik.
Így elkerülhetetlen néhány egyeztetés akár a helyszínen, akár a megelőző szakmai
rendezvényeken.
A Szakmai Bizottság ( Program Bizottság ) tagjai között is rendszerint néhány
ország reprezentánsa is megtalálható, így amikor a kongresszus végső programja
készül bizottsági üléseket kell szervezni. Ezek a költségek a közlekedési
költségekből, szállás költségekből és a vendéglátó költségekből állnak össze.

A költségeket az előre felmérhető létszám ismeretében becsüljük.

pl: 3 fő repülőjegye Európából 1.000.-USD
7 fő szállásköltsége 4 csillagos szállodában 2 éjszakára
 7

7 fő vendéglátási költségek. 3.500.-USD

összesen : 4.500.-USD

b.) Vendégek a kongresszuson ( előadók , meghívottak )

A Kongresszusi Szervező iroda és a Szervező Bizottság közötti megállapodás egyik
legnehezebb pontja. Komoly költségeket jelent és előre nehezen tervezhető, mégis
megállapodásra kell jutni a keretszámok tekintetében. Ez az a létszám, amelyik nem
fizet részvételi díjat , de minden költsége jelentkezik a kongresszus költségei között,
mert részt vesz minden rendezvényen és ingyen kap minden szolgáltatást.

- Vendégek szállásra : 7 fő 4 csillagos 1 ágyas elhelyezésben, 4 éjszakára

3.400.-USD
- Vendégek részvételi díjra : 20 fő - ebéd költsége, kávészünet, bankett,
nyitófogadás stb. Ide a változó költségeknél kialakított összeg kerül.
A mi példánkban ez az összeg : 151.-USD / fő azaz 1.000.-USD
összesen : 4.400.-USD

c.) Szervező Bizottság költségei

A 2- 3 éves előkészítés során nagyon sok olyan ülést rendezvényt kell tartani,
amelynek költségei vannak. pl. Nemzeti Szervező Bizottság ülései ( terembér, üdítő,
kávé stb.) vagy sajtótájékoztató a kongresszust megelőzően majd az esetlegesen az
eredményeket ismertető.
A kongresszus alatti meghívások, protokolláris kötelezettségek, ebédek, fogadások.
Jutalmazási keret ( A kongresszus előkészítésekor és lebonyolításakor nagyon sok
segítő társadalmi munkában végzi a munkát. A kongresszus befejezésekor,
értékelésekor fontos , hogy a köszönetet ajándék vagy pénzjutalom formájában is
adjunk. összesen: 5.000.-USD

d.) Műsorköltségek
A megnyitót emlékezetessé lehet tenni valamilyen művészeti előadás rendezésével
pl. kamarazenekar vagy folklór műsor
A részvételi díjban szereplő külön esti művészeti program költségét is itt kell tervezni.
De itt tervezzük a nyitófogadás vagy záró-bankett zenekarát vagy műsorát abban
az esetben, ha a részvételi díj tartalmazza.
összesen: 6.000.-USD

A fentiek alapján az egyéb költségek összesen: 19.900.-USD

8. Kongresszusi Iroda működési költségei

Az itt megállapított összeg nem részletezett költségekből tevődik össze.

Általában a költségvetésben csak az ide tartozó feladatok felsorolása kerül, és
összegként vagy a résztvevők számának megfelelő „fejpénze" vagy pedig egy
átalány, amely a költségeket és a kongresszusi iroda hasznát tartalmazza.
Tételes elszámolás ebben a fejezetben nem megvalósítható, mert iszonyatos
mennyiségű adminisztrációt igényelne.
Ezért most csak azokat a tevékenységeket soroljuk fel amely ide tartozó.
 8

Költségként pedig fejpénzt 50.-USD / főt tervezzünk.

- A kongresszusi résztvevőkkel kapcsolatos ügyintézés
( telefon, fax , levelezés, boríték címzés, borítékolás, postázás )
- A résztvevők komputeres nyilvántartása, visszaigazolása
- Papír költségek ( komputer papír, etikettek, írógép papír, )

- Munkaerő biztosítása ( kongresszus szervezők, regisztrátorok,

kasszások, hostessek, biztonsági emberek munkabérei )
- Rezsi költségek: Irodabérleti díjak, géphasználati költségek
(írógépek, számológépek, faxok, kompjuterek, fénymásolók )
- Szállítás, rakodás , tárolás
- Szállodai ügyintézés
- Idegenforgalmi program szervezés és ügyintézés
- Pénzügyek lebonyolítása ( számlázás, csekk érkeztetés,
átutalások intézése, banki levelezés, visszautalások )
- Pénzügyek kompjuteres nyilvántartása ( bankköltség )
- Fénymásolások

Kongresszusi Iroda összes költsége :

500 x 50.-USD 25.000.-USD

9. Szakmai iroda müködési költségei

Világkongresszus esetén a kongresszust megelőző 1 - 2 évben általában szükséges,

hogy a szakmai résznél is főállású munkatárs segítse az előkészületeket. A szakmai
levelezéshez komoly telefon, fax , posta- költség járul, és helyiség igény is felmerülhet.
Ezeket a költségeket egy összegben szokás meghatározni. Kisebb kongresszus ,
konferencia esetén is vannak ezek a költségek, de azt a kongresszusi iroda költségei
között tervezik. A példánkhoz amely 500 fős kongresszus, nem szükséges Szakmai
Iroda.

II. VÁLTOZÓ KÖLTSÉGEK

Ide tartoznak azok a költségek, amelyek a résztvevői létszámtól függőek.

A végleges költségvetésben csak a tényleges résztvevői létszámmal kell számolni és az
ahhoz tartozó költséggel, mivel a tételek megrendelése, vagy a megrendelés pontosítása
csak néhány héttel vagy nappal a kongresszus előtt történik.
Az előzetes költségvetés készítésénél célszerű egy főre vetíteni a költségeket majd a
tervezett létszámmal beszorozni.
Az egy főre eső költség megállapítása a meghívott vendégek miatt is fontos, mert azok
költségeit a fix költségekhez be kell írni.

10. Vendéglátás

a.) Nyitófogadás ( Welcome reception )

Csak a vendéglátó költségeket kell tervezni / főre, mert a többi költséget már
terveztük a fix költségeknél.
Hideg - meleg svédasztalos állófogadás, bor, sör, üdítő, kávé itallal.
Költsége: 40.-USD / fő 500 fő részvétele esetén: 20.000.-USD
 9

b.) Kávészünet
A pontos program ismeretében derül ki, hogy mennyire van szükség. A gyakorlat
szerint egész napos ülések esetén délelőtt és délután 1 - 1 kávészünetet tartanak.
Mi példánkban 3 napig napi 2 kávészünet van 500 főre.
Kávé vagy tea és üdítőital 3.-USD / fő 6 alkalommal 18.-USD

c.) Ebéd
Általában nagy világkongresszusokon nincs közös ebéd, amely a részvételi
díjban benne van, de kisebb 300 - 500 fős konferenciákon előfordul.
Gyakorta szponzor adja az ebédet a résztvevőknek .
A részvételi díjat nagyon megemeli ez a költség ezért sem célszerű.
Ha van költsége : napi 25.-USD / fő
500 fő esetén 3 napra : 37.500.-USD

d.) Záró bankett

Erre is kétféle gyakorlat alakult ki.

1.) Benne van a részvételi díjban, akkor minden költségét a költségvetésben

tervezni kell vagy

2.) Külön fakultatív programként szerepel és minden résztvevő a jelentkezési

lapon feltünteti, hogy részt kíván-e venni a programon. Külön ára van és azt
befizeti a részvételi díjjal együtt vagy a regisztrációnál. Ebben az esetben a
költségeit és a bevételeit külön kell kezelni a kongresszus költségeitől.

11. Egyéb kongresszusi költségek

a.) Névkitűző ( badge )

A kongresszusok biztonságának elengedhetetlen feltétele a névkitűző. Különböző
minőségű és árú van a forgalomban.
Lehet papír, műanyag maratással, fényképes polaroid stb. A költsége is nagyon
változó a legolcsóbb kb. 1.-USD a legdrágább 8 - 10 .-USD /fő.
Példánkban műanyag badge-t tervezünk névmaratással 3.-USD/db /fő
összesen: 1.500.-USD

b.) Kongresszusi táska, toll vagy mappa

Igénytől függően nagyon sok verzió elképzelhető.
Ez az amelyet nagy kongresszus esetében a legkönnyebb szponzortól
megkapni. 10.-USD / db /fő összesen: 5.000.-USD

c.) Transzferek ( shuttle - service )

Ide számoljuk el a szállodák és a kongresszusi helyszín közötti buszjárat
költségeit, amelyek általában reggel és este szállítják a résztvevőket. Amennyiben
a kísérő részvételi díjban vagy a részvételi díjban benne van városnézés vagy
kirándulás, akkor a busz költségét itt kalkuláljuk. Itt kell szerepelnie a
kísérőprogramokra, nyitófogadás, záró- bankett közlekedési költségeinek.
A kiszámításnál a busz költségét shuttle-nál 30 fővel fakultatív kirándulásnál
20 fővel osztjuk el.
 10

Jelenleg egy Mercedes busz 49 fős költsége 4 órára: 210.-USD ami 5.-USD/fő
A mi példánkban shuttle a szállodák között nincs.

Példánkban az 1 főre eső változó költség: 151.-USD

RÉSZVÉTELI DIJ KISZÁMITÁSA :

Példánk szerint :
Fix költség összesen :
1.) Bérleti díjak 56.200.-USD
2.) Technikai költségek 20.850.-USD
3.) Tolmácsok 16.000.-USD
4.) Dekoráció 2.500.-USD
5.) Nyomdai munkák 17.500.-USD
6.) Posta költségek 74.000.-USD
7.) Egyéb kongresszusi kiadások 19.900.-USD
8.) Kongresszusi Iroda 25.000.-USD
Fix költségek összesen : 231.950.-USD

500 fő esetén az 1 főre jutó fix költség : 464.-USD

A részvételi díj megállapításánál fontos szempont, hogy a részvételi díjból befolyó

bevétel fedezze egy bizonyos létszám esetén a kiadásokat.
Jó tervezésnél nem szabad csak fixen meglévő szponzorpénzekkel számolni, mert
később a rossz részvételi díj megállapítása nem korrigálható.
Tehát a példánkban lévő költségeket a maximális résztvevőre vagyis 500 főre számoljuk
akkor 500 teljes részvételi díjat fizető esetén lesz 0 szaldós a kongresszus. Így célszerű
a közös költségeket ( ha elbírja a részvételi díj, az előző kongresszusok tapasztalata
alapján ) a várható létszám kb. 70 %- val vagyis 350 fővel osztani.

Tehát :
Fix költség 231.950.-USD osztva 350 fizető résztvevővel az 662.-USD + a
változó költség 151.-USD összesen : 813.-USD

Mivel ez a részvételi díj várhatóan nagyon magas lenne így ekkor kell számolni a
szponzor pénzeket és a kiállításból befolyható nyereséget.
A biztosan felhasználható összeget a kiadásokból kell levonni és akkor újra számolni a
részvételi díjat.
Tehát :
Fix költség 231.950.-USD ebből levonjuk az 50.000.-USD szponzor támogatást
és a kiállításból tervezett 30.000.-USD nyereséget és a maradványt 151.950.-USD
osztva 350 fizető résztvevővel az 435.-USD + a változó költség 151.-USD
az összesen : 586.-USD

A részvételi díj megállapításánál nem szabad elfelejteni az Áfa kérdését sem.

Ugyanis a teljes részvételi díj 27 %-os áfát tartalmaz amelyet a PCO befizet a
költségvetésnek. A PCO amennyiben Rendezvényszervező cégként működik, akkor
visszaigényli a szolgáltatók által számolt áfát.
 11

Ezért a gyakorlatban mindig nettó (áfa mentes) költségeket kalkulálunk a kiadásoknál és

a kijött részvételi díjra rászámoljuk a 27 % áfát
Azaz : 586.-USD + 27 % áfa ( 159.-USD) = 745.-USD

Így a javasolt határidő előtti részvételi díj: 690.-USD

határidő utáni részvételi díj: 810.-USD
2013. február 15.