BÀI TẬP LỚN MÔN QTNNL

Nhóm 7

Doanh nghiệp sản xuất A có quy mô 300 người, trong đó có 10% là quản lý cấp cao và cấp
trung, 10% là nhân viên khối văn phòng và còn lại là công nhân sản xuất. Doanh nghiệp A
có kế hoạch nâng cao chất lượng đội ngũ nên tiến hành tổ chức chương trình đào tạo cho
công nhân để lựa chọn nhân sự bổ sung vào lực lượng nhân viên văn phòng và quản lý.
Anh/chị hãy giúp doanh nghiệp A dự đoán tổng chi phí để thực hiện:
1. Chọn 10% trong số lượng công nhân sản xuất để đào tạo nhân viên khối văn phòng và
quản lý ( Nêu rõ quy trình lựa chọn ).
2. Xây dựng chương trình thực hiện kế hoạch đào tạo và sắp xếp nhân sự sau đào tạo.
3. Sau 3 năm quan sát, doanh nghiệp dự định lựa chọn một người để bổ nhiệm cán bộ
quản lý. Anh/chị hãy giúp doanh nghiệp đưa ra kế hoạch đào tạo cho nhân sự này.
Câu trả lời:
1. Chọn 10% trong số lượng công nhân sản xuất để đào tạo nhân viên khối văn
phòng và quản lý ( Nêu rõ quy trình lựa chọn ).
Bước 1: Phân tích nhu cầu về nhân sự khối văn phòng và quản lý của doanh nghiệp:
Số lượng công nhân sản xuất là: 300 x 80% = 240 công nhân
Số lượng cần chọn để đào tạo trở thành nhân viên khối văn phòng và quản lý là
240 x 10% = 24 công nhân.
Xác định mục tiêu đào tạo: Nhằm cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cho bộ máy
quản lý của tổ chức, do đó công ty đã chọn ra 24 công nhân sản xuất để đào tạo trở thành
nhân viên khối văn phòng và quản lý.
Nguồn tuyển mộ: Tiến hành tuyển mộ từ nguồn nhân lực nội bộ của doanh nghiệp.
Phân tích nguồn nhân lực: Nguồn lực được chọn cho việc đào tạo hiện đang ở trình
độ công nhân. Thế nên, công ty cần đưa ra những chương trình đào tạo năng lực chuyên môn
và nâng cao các kỹ năng phần mềm, chẳng hạn: tin học văn phòng, tư duy sáng tạo, khả
năng xử lý tình huống của người quản lý,...

Bước 2: Tổ chức tuyển dụng trong nội bộ công ty:

Bởi việc tuyển dụng diễn ra trong nội bộ công ty nên công tác tuyển dụng có thể là
nhờ các quản lý bộ phận xử lý thông báo, gửi Email nội bộ,...Hoặc cũng có thể dán thông tin
tuyển dụng ở bảng thông báo.
 Nội dung thông báo tuyển dụng nội bộ sẽ bao gồm:

- Số lượng: 24 người.
- Vị trí tuyển dụng: Nhân viên văn phòng và quản lý
- Hồ sơ ứng tuyển bao gồm: Thông tin cơ bản, Công nhân ở bộ phận nào, Thâm niên
(thời gian làm việc), Trình độ học vấn, Mức độ hoàn thành công việc (trong khoảng
6 tháng gần nhất), Cam kết, Các kỹ năng (nếu có).

Lưu ý: Không cần nộp lại sơ yếu lý lịch, các loại giấy tờ trong hồ sơ phải có sự xác nhận
của Trưởng bộ phận.

Điều kiện ứng tuyển:

- Thời gian làm việc tối thiểu: 1 năm
- Trình độ học vấn: Ít nhất đã tốt nghiệp THPT, biết ngoại ngữ là một lợi thế.
- Thái độ làm việc: Được đánh giá ở mức điểm 4, theo thang điểm từ 1- 4. Biết kết
quả đánh giá dựa trên việc kết hợp các hình thức đánh giá: tự đánh giá - đánh giá
phân cấp - đánh giá ngang cấp - đánh giá toàn diện thu được từ bộ phận quản lý
sản xuất liên tục ít nhất trong 6 tháng trở về hiện tại. Có các đặc điểm cá nhân như
tích cực, trung thực, tỉ mỉ, hòa đồng với đồng nghiệp.

Bước 3: Nhận - chọn lọc hồ sơ ứng tuyển

Khi thời gian ứng tuyển kết thúc, doanh nghiệp sẽ thu thập toàn bộ hồ sơ tiến hành sàng
lọc từ trên xuống dưới dựa trên các tiêu chí sau đây:

- Kỹ năng, kinh nghiệm

- Thành tích công việc
- Trình độ học vấn
- Ý kiến từ Trưởng bộ phận và đồng nghiệp
- Các yếu tố khác liên quan

Bước 4: Phỏng vấn và lựa chọn ứng viên

Sau khi đã chọn lọc được những hồ sơ đạt được các tiêu chí do doanh nghiệp đề ra thì
sẽ tiến hành phỏng vấn ứng viên bằng một lịch hẹn phù hợp.
Trong quá trình phỏng vấn doanh nghiệp sẽ đưa ra nhiều câu hỏi để đánh giá những
năng lực hiện có cũng như những tiềm năng phát triển của ứng viên. Từ đó, công ty có thể
nắm được đặc tính cá nhân của ứng viên để xác định người phù hợp để đào tạo. Đồng thời,
công ty cũng xác định được những kỹ năng nào cần được chú trọng trong quá trình đào tạo
cho từng cá nhân cụ thể. Mục đích của việc phân tích, đánh giá chuẩn xác các ứng viên nhằm
lựa chọn ra những cá nhân thật sự thích hợp với công việc, có tiềm năng phát triển cá nhân và
hỗ trợ cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cũng tránh được việc gây lãng phí tài chính, thời gian
khi lựa chọn người không thực sự có nhu cầu đối với việc đào tạo để trở thành nhân viên khối
văn phòng và quản lý.

2. Xây dựng chương trình thực hiện kế hoạch đào tạo và sắp xếp nhân sự sau đào
tạo.
Xác định phương hướng trước khi xây dựng kế hoạch
- Đánh giá nhu cầu đào tạo :
Đào tạo ngắn hạn các kỹ năng, nghiệp vụ hành chính - văn phòng, văn thư cho đối tượng
là khoảng 24 (10% công nhân sản xuất) để phục vụ cho kế hoạch bổ sung nhân sự vào khối
văn phòng và quản lý. Mục tiêu là bồi dưỡng cho công nhân kiến thức và hướng dẫn về
phương pháp để người học nâng cao hiểu biết và tự rèn luyện thành thạo các kỹ năng cơ bản
và cần thiết như: Thu thập, xử lý tổng hợp thông tin để cung cấp cho lãnh đạo; tham mưu
đúng chức trách và hiệu quả, soạn thảo văn bản đúng với yêu cầu; quản lý tốt văn bản, hồ sơ,
tài liệu quan trọng; sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng; biết kỹ năng giao tiếp,
biết cách ứng xử với đồng nghiệp ở doanh nghiệp, biết cơ bản và nâng cao kỹ năng mềm;
biết tổ chức triển khai và thực hiện các nhiệm vụ được giao hiệu quả,...Thực hiện được các
nội dung công việc cơ bản của cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ chuyên trách.

- Lựa chọn phương pháp đào tạo :

Để đáp ứng được việc đào tạo diễn ra trong ngắn hạn và tối ưu chi phí ( không ảnh
hưởng đến năng suất và doanh thu của doanh nghiệp) thì đề xuất hình thức học trên tài
khoản hệ thống website của doanh nghiệp và sử dụng công cụ trực tuyến (Zoom/Google
Meet). Đào tạo trực tuyến thông qua nền tảng Zoom/Google Meet và tổng hợp kiến thức,
làm bài thu hoạch trên hệ thống E-learning của Doanh nghiệp.

- Thời gian chương trình đào tạo :

Diễn ra ngắn hạn trong 2 tháng vì dựa trên nội dung của chương trình đào tạo, hình thức
học online yêu cầu ứng viên nắm rõ phần lý thuyết về quy trình, các nghiệp vụ văn phòng cơ
bản. Số buổi đào tạo là 3 buổi/tuần, tổng cộng là 18 khóa học, thời gian một khóa sẽ kéo dài
từ 2 đến 3 tiếng, sắp xếp các khóa đào tạo vào buổi tối và cuối tuần để phù hợp với lịch làm
việc của công nhân sản xuất.

- Đánh giá chất lượng sau đào tạo :

Triển khai đánh giá chất lượng của đào tạo trên hệ thống online, sau mỗi buổi đào tạo sẽ
có hình thức kiểm tra hiệu quả học tập của công nhân tương ứng với nội dung đã được đào
tạo trong buổi, kết quả được ghi nhận trên hệ thống và sẽ thực hiện trong thời gian nhất định.
 Đánh giá cuối cùng của khóa học dựa trên số liệu hệ thống ghi nhận ứng viên hoàn thành
nội dung và kiểm tra bao gồm thời lượng làm bài và điểm số. Đánh giá và ghi nhận đánh giá
của ứng viên giúp cho việc cải thiện nội dung đào tạo.

- Nhân sự phụ trách giảng dạy:

Với từng nội dung trong chương trình đào tạo sẽ được phân chia cho 3 đối tượng
nhân sự phụ trách giảng dạy, cụ thể như sau:

- Chi phí:
 Lưu ý: Chi phí tổ chức đào tạo và sát hạch đến từ khoản thu trước của các nhân viên
tham gia khóa đào tạo. Doanh nghiệp thực hiện cam kết nếu nhân viên vượt qua kì thi sát
hạch và đảm bảo hiệu quả công việc trong 3 tháng đầu thì hoàn trả toàn bộ khoản thu trước
khóa. Ngược lại, cá nhân không vượt qua kì thi sát hạch hoặc không đáp ứng hiệu quả công
việc sẽ không được hoàn trả khoản thu trước khóa đào tạo.
17.900.000
Khoản thu trước khóa = + 1.000.000 ≈ 1.750.000 (đồng/người)
24

Các đề xuất cải tiến đối với quy trình đào tạo:
- Xác định nhu cầu đào tạo:
Thực hiện cuộc điều tra nhu cầu đào tạo bằng cách tương tác với các bộ phận và nhân
viên để xác định một cách cụ thể những nhu cầu của họ. Sau đó, cập nhật kế hoạch đào
tạo dựa trên thông tin này.

- Đa dạng hóa nội dung đào tạo:

Tăng cường đa dạng hóa nội dung đào tạo bằng cách bổ sung các khóa học khác nhau
để đáp ứng nhu cầu đa dạng của nhân viên. Ví dụ, chúng ta có thể thêm các khóa học về
kỹ năng giao tiếp, quản lý stress và sử dụng công nghệ mới.

- Đánh giá hiệu quả:

Thực hiện theo dõi việc áp dụng kiến thức từ khóa học vào công việc thực tế và thu
thập phản hồi từ nhân viên để đánh giá hiệu quả của kế hoạch đào tạo. Chúng ta có thể sử
dụng các phương pháp đánh giá hiệu quả như bài kiểm tra, phỏng vấn hoặc đánh giá sau
khóa học để xác định mức độ thành công của quy trình đào tạo. Sau đó, dựa trên kết quả
đạt được, có thể điều chỉnh kế hoạch đào tạo để cải thiện hiệu suất.
 - Nội dung đào tạo:
Đảm bảo rằng nội dung đào tạo đáp ứng các mục tiêu và nhu cầu của nhân viên. Hãy
cập nhật nội dung đào tạo khi có các thay đổi trong ngành nghề hoặc công việc. Đánh giá
liệu các khóa học về kỹ năng quản lý dự án, viết email, quản lý thời gian, thuyết trình và
làm việc nhóm có đáp ứng được nhu cầu trong công ty hay không.

- Đổi mới hình thức đào tạo:

Theo kịp những cải tiến trong công nghệ đào tạo và sử dụng các công nghệ tiên tiến
như hệ thống học trực tuyến là rất tốt nhưng chưa thực sự tối ưu. Nên kết hợp đào tạo
trực tuyến và trực tiếp để quy trình đào tạo diễn ra một cách tốt nhất.

- Liên tục cải tiến:

Thực hiện đánh giá định kỳ và liên tục cải tiến quy trình đào tạo. Lắng nghe phản hồi
từ nhân viên và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo rằng quy trình đào tạo đáp
ứng đầy đủ nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp. Đồng thời, theo dõi sự phát triển
trong lĩnh vực công nghệ và ngành nghề để đảm bảo rằng quy trình đào tạo luôn được
cập nhật và tuân thủ với những thay đổi mới nhất.

- Khuyến khích:
Khuyến khích liên hệ với các chuyên gia đào tạo và thảo luận để thúc đẩy việc phát
triển phương pháp và chiến lược để xây dựng một quy trình đào tạo hiệu quả và đáp ứng
nhu cầu cụ thể của công ty.

Sắp xếp nhân sự sau đào tạo:

Đối với thành công của một công ty, nhân sự đóng một vai trò rất lớn. Để làm việc một
cách hiệu quả thì việc sắp xếp nhân sự sau đào tạo vào các phòng ban một cách hợp lý tùy
thuộc vào năng lực của từng nhân viên là điều thiết yếu của các phòng ban.

Sau quá trình đào tạo, công ty sẽ tổ chức một buổi kiểm tra kiến thức cũng như khả
năng của nhân viên trong việc thực hiện một nhiệm vụ, công việc thực tế trong môi trường
làm việc thực tế. Vị trí cần phân bổ: nhân viên văn phòng và quản lý. Không tuyển nhân sự
vào các cấp quản lý cao vì các nhân sự này xuất phát từ vị trí nhân viên sản xuất, nên khi chỉ
trải qua 1 khoá đào tạo thì họ sẽ không có đủ kỹ năng kiến thức và kinh nghiệm cần có của
một nhà quản lý cấp cao, mà họ cần phải trải qua nhiều khoá đào tạo nữa.

Sau khi cho nhân viên làm bài kiểm tra sẽ tiến hành tuyển dụng những nhân sự có năng
lực phù hợp với tiêu chí của từng phòng ban: Trường hợp chỉ có một vài người pass thì sẽ sắp
xếp các nhân sự đó có năng lực phù hợp với tiêu chí của các phòng ban còn thiếu nhân sự.
Ví dụ:
 Hành chính: Thu thập, xử lý tổng hợp thông tin, soạn thảo văn bản đúng với yêu cầu,
quản lý tốt văn bản, hồ sơ, tài liệu quan trọng; sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng,
biết kỹ năng giao tiếp, biết cách ứng xử với đồng nghiệp ở doanh nghiệp, biết cơ bản và nâng
cao kỹ năng mềm; biết tổ chức triển khai và thực hiện các nhiệm vụ được giao hiệu quả,..

3. Trường hợp nếu sau bài kiểm tra, lượng nhân viên không đạt yêu cầu, công ty sẽ
thu hồi 100% tiền học phí bằng việc trừ vào lương hoặc trợ cấp thôi việc. Đó
cũng chính là động lực để nhân viên cố gắng và nghiêm túc hơn trong quá trình
học tập và sát hạch nhằm đảm bảo chất lượng đầu ra. Sau 3 năm quan sát,
doanh nghiệp dự định lựa chọn một người để bổ nhiệm cán bộ quản lý. Anh/chị
hãy giúp doanh nghiệp đưa ra kế hoạch đào tạo cho nhân sự này.
Bước 1: Xác định nhu cầu của công ty dành cho quản lý là gì?
Để có một người quản lý tốt, phù hợp với công ty và để công ty có thể đưa ra kế hoạch
đào tạo tốt nhất thì cần phải xác định được nhu cầu của công ty cũng như mục tiêu đào tạo là
gì?
Xác định các kỹ năng cần được đào tạo của nhân sự: Nâng cao trình độ chuyên môn,
những kỹ năng và nghiệp vụ cần thiết, bồi dưỡng kiến thức cho nhân viên, cụ thể như:

- Kỹ năng giao tiếp và cách giao tiếp hiệu quả:

Huấn luyện để đạt đến sự thành thạo trong giao tiếp trong bối cảnh văn phòng và tương
tác hiệu quả với đồng nghiệp cũng như cấp dưới.

- Lãnh đạo và quản lý nhóm:

Huấn luyện để phát triển kỹ năng lãnh đạo, quản lý, và phân công nhiệm vụ cho đội
nhóm.

- Kỹ năng quản lý thời gian:

Huấn luyện nhằm nâng cao khả năng quản lý thời gian, ưu tiên công việc, và đảm bảo
đáp ứng đúng hạn.

- Kỹ năng quản lý dự án:

Đào tạo nhằm hỗ trợ việc hiểu rõ quy trình quản lý dự án, lập kế hoạch, theo dõi tiến
độ và đạt được kết quả.

- Kỹ năng quyết định và giải quyết vấn đề:

Đào tạo cho nhân viên có khả năng đưa ra quyết định thông minh dựa trên thông tin có
sẵn và có khả năng giải quyết hiệu quả những thách thức và vấn đề phức tạp.
 Nhu cầu được đào tạo của nhân viên: Để tạo ra kế hoạch đào tạo hiệu quả nhất, quan
trọng là xác định thứ tự ưu tiên bằng cách nghiên cứu nhu cầu và mong muốn cá nhân của
nhân sự. Đồng thời, việc kết hợp thông tin này với khả năng tài chính và chiến lược phát triển
của doanh nghiệp sẽ giúp đưa ra các phương pháp đào tạo phù hợp và mang lại kết quả cao
nhất.
Bước 2: Lập kế hoạch đào tạo:
1. Đào tạo ở trung tâm
- Thời gian đào tạo: 12 buổi
- Lịch học:18h-21h Thứ Ba, Thứ Năm
- Phí tham dự: 8.000.000 do công ty chi trả.
- Địa điểm: TP.Hồ Chí Minh
- Nội dung chương trình:

Tham khảo:
Khóa học Quản lý cấp trung - Đào tạo năng lực quản trị / PACE. (n.d.). Học Viện Quản Lý
PACE https://www.pace.edu.vn/chuong-trinh/mmm-nang-luc-quan-tri-cho-quan-ly-cap-
trung

2. Đào tạo tại công ty

- Thời gian đào tạo: 3 tháng
 - Lịch học: Thứ 2, thứ 6
- Chi phí chung : 8.500.000
- Nội dung:

Bước 3: Thực hiện kế hoạch:

Bước này được thực hiện bởi nhân viên được đào tạo. Trong suốt quá trình đào tạo,
người chịu trách nhiệm đào tạo nhân sự có nhiệm vụ hỗ trợ, theo dõi quá trình học tập và liên
tục cập nhật tài liệu đào tạo để đảm bảo rằng chúng phản ánh đầy đủ bước tiến của thời đại.
Việc triển khai kế hoạch đào tạo như sau:
- Sắp xếp và chuẩn bị các yếu tố quan trọng cho buổi đào tạo, đảm bảo có sự hiện diện
của giảng viên, học viên, phòng học, thiết bị, tài liệu, và các nguồn lực khác cần thiết.
- Đưa lịch và thông báo cho nhân viên: Đưa ra thời gian, địa điểm và các yêu cầu liên
quan đến chương trình đào tạo, sau đó thông báo cho nhân viên để họ có thể chuẩn bị
và tham gia đúng theo kế hoạch.
- Giám sát tiến độ và chất lượng của chương trình đào tạo: Thực hiện việc theo dõi để
đảm bảo rằng chương trình đào tạo được triển khai theo kế hoạch và đáp ứng đúng mục
tiêu đào tạo đã đề ra. Điều này bao gồm việc thu thập ý kiến phản hồi từ nhân viên,
theo dõi quá trình học tập và đánh giá kết quả đạt được.
Bước 4: Đánh giá và cải tiến
 Sau khi nhân viên hoàn thành khóa huấn luyện, công ty cần phải đánh giá lại kết quả
sau khi được đào tạo của nhân viên và công ty có thể cải tiến hơn về kế hoạch đào tạo nếu
thấy vẫn chưa hài lòng hay chưa đủ mục tiêu mà ban đầu công ty đề ra.
Áp dụng công cụ và phương pháp đánh giá để đo lường năng lực của nhân viên trước,
trong và sau quá trình đào tạo; đánh giá hiệu quả và kết quả của chương trình đào tạo thông
qua các phương tiện như bài kiểm tra, phỏng vấn, bảng đánh giá hiệu suất, cuộc thảo luận và
phản hồi từ nhân viên.
Khen thưởng nếu nhân viên có thành tích tốt trong khóa đào tạo.
Vậy tổng chi phí công ty phải bỏ ra để đào tạo 1 nhân sự lên quản lý trong thời gian
ngắn ( ở đây là 3 tháng) bao gồm hình thức học tập tại trung tâm và đào tạo tại công ty
là 16.500.000