التوثيق والأرشيف في بنيات الإدارة التربوية بين الواقع والمأمول PDF

:
" "
:) ( :
- -
:
-
2020-2019 :
‫التوثيق واألرشيف باإلدارة التربوية‬
‫كـلـمـة شــكــر‬
‫بسم الله الرحمن الرحيم والحمد لله رب العالمين والصالة والسالم على اشرف المرسلين‬
‫وعلى اله وصحبه اجمعين‪ .‬اما بعد‪،‬‬
‫ال يسعنا اال ان نتقدم بجزيل الشكر الى كافة االطر العاملة بالمركز الجهوي لمهن التربية‬
‫والتكوين بفاس وعلى راسهم السيد محمد حيلمة بصفته مديرا والسيد محمد الفاتحي مديرا‬
‫مساعدا بمسلك االدارة التربوية والسيد المصطفى تودي منسقا لمسلك االدارة التربوية‬
‫والسيد عبد الرحمن العلمي منسق التداريب الميدانية‪ ،‬والسادة االساتذة المكونين والسادة‬
‫الك فالء الذين اشرفوا على تكويننا خالل هذا الموسم‪ ،‬والذين لم يبخلوا علينا بتوجيهاتهم‬
‫وتقاسهم معنا خبراتهم وتجاربهم الغنية في تدبير المؤسسات التعليمية‪.‬‬
‫نتوجه ايضا بوافر االمتنان الى الدك تور المهدي لعرج الذي اطرنا واشرف على بحثنا هذا‪ ،‬وكنا‬
‫دائما نجد فيه السند والعمد الذي بفضل الله وفضله تم انجاز هذا العمل‪ ،‬كما نشكر كذلك‬
‫السيد مدير الثانوية التاهيلية موالي سليمان بفاس واالطر االدارية العاملة بها التي ساهمت‬
‫ايضا بخبرتها في الدراسة الميدانية للبحث جزاهم الله عنا كل خير‪.‬‬
‫كما نتفضل بالشكر والعرفان الى كل من ساهم من قريب او بعيد بالك ثير او القليل في هذا‬
‫المنتوج‪ ،‬وال ننس ان نرفع اسمى عبارات التقدير واالحترام الى جميع االصدقاء وافراد اسرنا‬
‫وعائالتنا‪ ،‬ونلتمس عذرا لمن اغفلنا ذكره سهوا‪ ،‬وتقبلوا منا اطيب المتمنيات وازكى التحيات‪.‬‬
‫‪2‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫ــــ ــــ ــــ‬

‫تمثل الوثائق ذاكرة األوطان‪ ،‬وكل وطن بدون وثيقة ال تاريخ له‪ ،‬لهذا بادرت األمم بجمع وحفظ‬
‫تراثها الوثائقي منذ القدم‪ .‬فقد بدأ التوثيق منذ اكتشاف الكتابة في بالد الرافدين مرورا بمصر‬
‫القديمة‪ ،‬واألرشيف اليوناني والروماني القديم‪ ،‬كما ازدهر في سياق ما عرف في التاريخ‬
‫اإلسالمي بعصر التدوين‪ ،‬حيث تم جمع وتصنيف الحديث والشعر واألخبار وغيرها‪ .‬ولوال‬
‫الوثيقة لما اطلعنا على تاريخ الحضارات الغابرة‪ ،‬وما حفظنا أحداث التاريخ‪ ،‬األمر الذي يكسب‬
‫الوثيقة قيمة كبرى في حفظ التراث وفهم الماضي لتعزيز الثقة في المستقبل‪.‬‬
‫ووعيا بالقيمة االعتبارية للوثيقة‪ ،‬أقدم المغرب على تأسيس مؤسسة عمومية تعنى‬
‫لتدبير‬ ‫بالوثائق واألرشيف‪ ،‬هي‪" :‬مؤسسة أرشيف المغرب" التي أصدرت دليال مرجعيا‬
‫األرشيف الوطني‪ ،‬وعزز هذه المؤسسة بقوانين ومراسيم تهم تنظيم التوثيق وتدبير األرشيف‬
‫في جميع المؤسسات العمومية الوطنية باعتبار الوثيقة عصب حياة اإلدارة وركيزة أساسية ال‬
‫يستقيم بدونها تدبير الشأن العمومي‪ ،‬كما أن مسالة تنظيم وحفظ وتثمين الوثيقة تعتبر إحدى‬
‫ركائز تحديث اإلدارة الوطنية‪ ،‬وحفظ الحقوق‪ ،‬وتثبيت أسس الحكامة‪ ،‬وتكريس الشفافية‬
‫والمسؤولية مع تعزيز مبدأ استمرار المرفق العام وتدعيم مسلسل بناء دولة المؤسسات من‬
‫جهة‪ ،‬وآلية من آليات حفظ الذاكرة الوطنية ودعم البحث العلمي من جهة ثانية‪.‬‬
‫وفي إطار مسلسل اإلصالحات الكبرى التي تشهدها مختلف القطاعات الحكومية الوطنية‬
‫في تحديث إداراتها‪ ،‬فإن وزارة التربية الوطنية انخرطت بدورها في هذا المسلسل منذ‬
‫االستقالل‪ ،‬إذ حاولت أن توثق مجموع األنشطة التربوية والتعليمية واإلدارية التي تجري‬
‫بالمؤسسات التعليمية‪ .‬وأصبح تصور الوزارة أكثر وضوحا ً بدءا بوثيقة الميثاق الوطني للتربية‬
‫والتكوين ثم المخطط االستعجالي‪ ،‬بعده الرؤية االستراتيجية‪ ،‬وحاليا وثيقة القانون اإلطار‪،‬‬
‫وآخر ما ورد هو مقرر لوزير التربية الوطنية تحت رقم ‪ 200-02‬بتاريخ ‪ 01‬مارس ‪0202‬‬
‫بشأن إحداث لجنة تدبير األرشيف بقطاع التربية الوطنية والذي يضم خمسة مواد تتعلق بتأليف‬
‫لجنة تدبير األرشيف ومواقيت اجتماع اللجنة وانبثاق اللجنة الفنية عنها ومهامها األساسية (‪.)1‬‬
‫(‪)1‬‬
‫مقرر وزارة التربية الوطنية تحت رقم ‪ 200-02‬بتاريخ ‪ 01‬مارس ‪.0202‬‬

‫هذا المسلسل يحمل في طياته إرادة حقيقية إلصالح المنظومة ترجمت على المستوى اإلداري‬
‫في فتح مسالك تكوين أطر اإلدارة التربوية بالمراكز الجهوية لمهن التربية والتكوين وفق‬
‫هندسة تكوينات تحتل فيه مجزوءة التوثيق واألرشفة مكانة خاصة في بناء ملمح اإلطار‬
‫اإلداري الكفء القادر على قيادة التدبير بالمؤسسات التربوية لتحقيق الجودة‪.‬‬
‫وبالنظر إلى ما تمت اإلشارة إليه حول التوثيق واألرشيف‪ ،‬سنحاول معالجة ودراسة‬
‫‪.‬‬ ‫موضوع‪" :‬‬
‫"‪ ،‬وذلك باعتماد الزيارة الميدانية‬
‫للمؤسسة وما يرتبط بذلك من إجراء مقابالت ال سيما مع مختلف األطر اإلدارية العاملة بها‪،‬‬
‫بهدف جرد الوثائق المتداولة في مكاتب بنياتها اإلدارية‪" :‬المدير‪-‬الناظر‪ -‬المقتصد‪-‬الحراسة‬
‫العامة‪-‬المشرف على األرشيف‪-‬القيم على المكتبة "‪ ،‬واالطالع على حجم إنتاجها وتسلمها‪ ،‬وكذا‬
‫آليات تدبيرها وتنظيمها‪ ،‬وحفظها أو إتالفها‪ ،‬مع تقديم قراءة موضوعية آلليات تدبير التوثيق‬
‫واألرشيف بهذه الثانوية وفق مقاربة توثيقية حديثة مستشرفين من خاللها بناء نموذج عملي‬
‫موحد في تدبير الوثائق واألرشيف بالمؤسسات التعليمية‪.‬‬
‫‪:‬‬
‫تتجلى أهمية موضوع التوثيق واألرشيف في جوانب عدة من أبرزها‪:‬‬
‫‪ ‬التوثيق واألرشيف موضوع قديم جديد في اآلن نفسه‪.‬‬

‫‪ ‬الدور األساسي للوثائق في إثبات الحقوق وتحديد الوجبات‪ ،‬فالوثيقة مرجع يحتكم إليها‬
‫عند االقتضاء‪.‬‬
‫‪ ‬نجاعة التدبير اإلداري بالمؤسسات التعليمية رهين بمدى حسن توظيف الوثائق‬
‫وتنظيمها وحفظها‪ ،‬وسهولة الرجوع إليها‪ ،‬فالتوثيق واألرشيف آليتان لتجويد األداء‬
‫اإلداري والتربوي بالمؤسسات التعليمية‪.‬‬
‫‪ ‬تحديد هوية المؤسسات وحفظ ذاكرتها باإلضافة إلى المساهمة في البحث العلمي‬
‫التربوي‪.‬‬
‫‪ ‬اعتماد اإلدارة التربوية على الوثائق في تدبيرها اليومي للمؤسسات التعليمية‪.‬‬

‫‪:‬‬
‫‪ ‬تعرف المعايير المعتمدة لضبط وتنظيم وتصنيف الوثائق اإلدارية والتربوية‬

‫بالمؤسسات التعليمية‪.‬‬
‫‪ ‬التمييز بين الوثائق اإلدارية الخاصة بكل بنية إدارية داخل المؤسسات التعليمية‪.‬‬
‫‪ ‬إدراك التكامل بين مختلف البنيات اإلدارية في إنتاج الوثائق وحفظها وفق مقاربة‬
‫نسقية تشاركية في تدبير المؤسسات التعليمية‪.‬‬
‫‪ ‬االطالع على اإلجراءات والمساطر المتبعة في تدبير األرشيف بالمؤسسات التعليمية‪.‬‬
‫‪ ‬مواكبة المستجدات في رقمنة الوثائق واألرشيف‪.‬‬
‫‪:‬‬ ‫خ‬
‫‪ -‬أ ‪ -‬دوافع شخصية تتجلى في‪:‬‬
‫‪ -‬الميول الشخصي للبحث حول هذا الموضوع باعتباره محور حياة اإلدارة بصفة عامة‬
‫واإلدارة التربوية بصفة خاصة‪.‬‬
‫‪ -‬الرغبة في إغناء البحوث في هذا الموضوع نظرا لندرتها رغم أهمية التوثيق واألرشيف‬
‫في اإلدارة التربوية‪.‬‬
‫‪ -‬ب ‪ -‬دوافع موضوعية من أهمها‪:‬‬
‫‪ -‬اكتساب الكفايات األساسية في تدبير التوثيق واألرشيف بالمؤسسات التعليمية‪.‬‬
‫‪ -‬ربط التكوين النظري بالممارسة الميدانية‪.‬‬
‫‪ -‬تدارك النقص الحاصل في آليات تدبير الوثائق في المؤسسات التعليمية بسبب ضعف‬
‫التكوين‪.‬‬
‫‪ -‬تراجع العناية بالتوثيق الورقي نتيجة التوثيق الرقمي وغزارة الوثائق‪.‬‬
‫‪ -‬تثبيت مقاربة الجودة واستراتيجية التدبير الوظيفي الحديث المتبصر لإلدارة التربوية‪،‬‬
‫السيما في سياق أنشطة المهننة والتمهنن‪.‬‬

‫‪:‬‬
‫إن مهام اإلدارة الحديثة داخل المنظومة التربوية لم تعد تنحصر في العمل الوظيفي العادي‪ ،‬بل‬
‫األمر يتطلب ترسيخ آليات مالئمة لتطوير األداء اإلداري وهياكله‪ ،‬ومن بين هذه اآلليات التوثيق‬
‫واألرشيف‪ ،‬ومن خالل بحثنا سنحاول معالجة اإلشكالية التالية‪:‬‬
‫"واقع التوثيق واألرشيف في بنيات اإلدارة التربوية للثانوية التأهيلية موالي سليمان بفاس"‬
‫وتتفرع عن هذه اإلشكالية مجموعة من التساؤالت نوجزها على النحو التالي‪:‬‬
‫‪ ‬كيف يتم تدبير الوثائق في بنيات اإلدارة التربوية بالثانوية التأهيلية؟‬

‫‪ ‬ما درجة ضبط وتنظيم التوثيق واألرشيف بالمؤسسة؟‬
‫‪ ‬ماهي الصعوبات والعراقيل التي تعترض تدبير الوثائق واألرشيف بالمؤسسة؟‬
‫‪:‬‬
‫‪ ‬تعتمد البنيات اإلدارية (المدير‪-‬الناظر‪-‬المقتصد ‪-‬الحراس العامون‪-‬القيم على المكتبة‪-‬القيم‬
‫على األرشيف) بالثانوية التأهيلية موالي سليمان بفاس على مرجعيات قانونية‪ ،‬وأسس‬
‫نظرية علمية في إنتاج وتنظيم وحفظ الوثائق‪.‬‬
‫‪ ‬تتوفر الثانوية التأهيلية على التجهيزات األساسية والشروط المالئمة والمعايير المطلوبة‬
‫في حفظ وصيانة األرشيف‪.‬‬
‫‪:‬‬ ‫خ‬
‫طبيعة البحث تتطلب منا اعتماد المنهج الوصفي االستقرائي المبني على أدوات المالحظة‬
‫والمعاينة والجرد واالستمارة‪ ،‬مع إجراء استجوابات ومقابالت مع عينة البحث‪ ،‬وهي أساسا ً‬
‫األطر اإلدارية بهذه الثانوية التأهيلية‪.‬‬

‫يتكون البحث من مقدمة وبابين وخالصة وخاتمة ومالحق وفهرس‪ ،‬فالمقدمة تتناول أهمية‬
‫موضوع البحث وأهدافه ودوافع اختياره‪ ،‬وإشكالية الموضوع‪ ،‬ثم خطة البحث‪ ،‬والمنهج‬
‫المعتمد مع ذكر بعض الصعوبات‪.‬‬
‫أما الباب األول فقد خصصناه لمقاربة الموضوع نظريا من خالل فصلين أحدهما لدراسة التوثيق‬
‫واألخر لألرشيف‪.‬‬
‫وبالنسبة للباب الثاني‪ ،‬ارتأينا من خالله مقاربة الموضوع عمليا في ميدان الدراسة من خالل‬
‫الزيارة الميدانية للثانوية التأهيلية موالي سليمان بفاس‪ ،‬الستجواب األطر اإلدارية حول عملية‬
‫التوثيق واألرشيف بالمؤسسة ومعاينة وثائق البنيات اإلدارية وجردها وملء استمارة حول‬
‫تشخيص وضع التوثيق واألرشيف بالمؤسسة‪.‬‬
‫وفي األخير صياغة النتائج في شكل خالصة حول البحث‪ ،‬والتحقق من فرضياته ثم الختم برفع‬
‫توصيات حول موضوع البحث‪.‬‬
‫‪:‬‬
‫‪ ‬ندرة مراجع ومصادر البحث في موضوع التوثيق واالرشيف‪.‬‬
‫‪ ‬تعقيد اإلجراءات اإلدارية للحصول على ترخيص من المديرية اإلقليمية بشأن الدراسة‬
‫الميدانية‪.‬‬
‫‪ ‬تعذر الزيارة الميدانية المنتظمة لميدان الدراسة بسبب الحجر الصحي‪.‬‬

‫ظ‬ ‫‪:‬‬ ‫ب‬
‫‪:‬‬
‫تعد الوثائق اإلدارية مصدرا ً من أهم مصادر المعلومات في العصر الحديث‪ .‬ذلك أنها تحتوي من‬
‫المعلومات ما ال تحتويه مصادر أخرى‪ ،‬كالكتب مثالً‪ .‬فهذه الوثائق تنتج بطريقة رسمية داخل‬
‫هيئات رسمية وفقا لقوانين وتشريعات رسمية‪ ،‬ومن هنا تتصف معلومات الوثائق بالدقة‬
‫والثقة‪ ،‬مقارنة بالمعلومات المؤلفة‪ ،‬التي غالبا ً ما تتأثر بمواقف وميول وأفكار وآراء وثقافة‬
‫مؤلفيها‪ .‬كما أن الوثائق اإلدارية تسجل الحقائق مجردة وقت حدوثها‪ ،‬ففيها نجد أحدث‬
‫المعلومات من إحصائيات وتقارير عن بعض الموضوعات التي قد تكون مثارا للبحث‪ ،‬وذلك قبل‬
‫إدراجها في مقاالت أو كتب أو حتى أطروحات أكاديمية‪ .‬ومن جهة أخرى‪ ،‬فإن جانبا من هذه‬
‫الوثائق سوف يواصل رحلته عبر الزمن باستحقاقه للبقاء كشواهد تاريخية‪ ،‬ومن ثم يصير‬
‫أرشيفا يودع بالمؤسسات األرشيفية الوطنية كأثمن وأغلى ما تملكه الدولة من مصادر تاريخها‬
‫القومي‪ ،‬وال شك أن الوثائق اإلدارية التي تحول إلى الحفظ األبدي بالمؤسسات األرشيفية سوف‬
‫تدخل تحت رعاية الدولة‪ ،‬وتخصص لها مساحات خاصة للتخزين‪ ،‬وينفق على حمايتها وإعداد‬
‫وسائل اإليجاد المناسبة لها‪ .‬ولذلك فمن الضروري التوفيق في عملية االنتقاء التي ستسفر عن‬
‫اختيار مجموعات الوثائق التي ستصبح جزءا ً من أثاث دور األرشيف بل جزء من تراث األمة‬
‫ومصادر تاريخها وحضارتها (‪. )2‬‬
‫(‪ )2‬محمد خير‪ ،‬عزة كساب‪ ،‬دراسة في إدارة االعمال حول موضوع "متطلبات نجاح نظام الوثائق االلكترونية " غزة سنة‬
‫‪0222‬ص‪ ،02‬نقال عن موقع إدارة الوثائق والمحفوظات ‪ www.mobt3ath.com‬تاريخ الزيارة ‪.0202-3-01‬‬

‫م‬ ‫‪:‬‬
‫أوال‪ :‬مفهوم الوثيقة‬
‫لغة‪ :‬كلمة وثيقة في اللغة العربية مشتقة من الفعل وثق أي ائتمن‪ ،‬ووثق األمر أي أحكمه‬
‫والوثيق أي المحكم‪ .‬ومؤنثه الوثيقة وهي ما يعتمد به‪ ،‬وجمعها وثائق (‪. )3‬‬
‫واصطالحا‪ :‬تطلق الوثيقة على "األثر المادي المدون التي تنتجه المؤسسات الرسمية أو‬
‫مصالح الدولة أو أفرادها لتسيير مرافقها وحفظ مصالحها‪ ،‬فهي وثائق مادية (ورقية) وال‬
‫مادية(رقمية) يتعين صونها والعناية بها نظرا لقيمتها الوظيفية والقانونية والتاريخية والرمزية‬
‫(ذاكرة المؤسسة) (‪. )4‬‬
‫وعرفت الوثيقة طبقا لما أقره المجلس الدولي لألرشيف بالقول‪ :‬إن الوثيقة هي أية معلومات‬
‫سجلت أو دونت على وسيط (بغض النظر عن شكله) تم إنشاؤه أو تلقته المؤسسة من خالل‬
‫ممارستها ألنشطتها وحفظته للوفاء بالتزامات قانونية أو صفقات مالية‪ .‬والوثيقة بوجه عام‪:‬‬
‫"هي مكتوب يحتوي معلومة أو معلومات بصرف النظر عن طريقة أو خصائص التسجيل أو‬
‫القيد‪ ،‬وعليه يمكن القول بأن الوثيقة هي كل ما يمكن االعتماد عليه في الوقوف على حقيقة‬
‫معينة دون اعتبار للوسيط الحامل لهذه الحقائق‪ ،‬وبالتالي فإن كل المصادر المادية من آثار‬
‫وعمارة ونقوش ومسكوكات وأدوات االستعمال اليومي وآالت الحرب واللباس هي أنماط من‬
‫الوثائق‪ ،‬وكذلك المصادر الروائية من مخطوطات وكتب وصحف ومواد سمعية وبصرية هي‬
‫أيضا وثائق" (‪. )5‬‬
‫( ‪ )3‬الفيروزابادي القاموس المحيط ‪ ،‬مادة "وثق ‪.‬نقال عن موقع ‪ www.wakfiya.com‬بتاريخ ( ‪) 0202/3/01‬‬

‫(‪ )4‬الزم المالكي كتاب علم الوثائق وتجارب في التوثيق واألرشفة الطبعة األولى دار الوراق للنشر سنة‪ 0221‬ص‪0‬‬
‫(‪ )5‬محمد خير‪ ،‬عزة كساب‪ ،‬دراسة في إدارة األعمال حول موضوع "متطلبات نجاح نظام الوثائق اإللكترونية " غزة سنة‬
‫‪0222‬ص‪02‬‬

‫ثانيا‪ :‬مفهوم التوثيق‬
‫لغة‪:‬‬
‫‪ ‬مشتق من الثقة وثق به إذا ائتمنه على الشيء والوثيق أي المحكم‪ ،‬وأخذ بالوثيقة في أمره‬
‫أي بالثقة‪ ،‬والميثاق العهد ووثقه توثيقا أحكمه والوثاق أي الحبل والصلة (‪. )6‬‬
‫‪ ‬مصدر لفعل "وثق" بتضعيف الثاء له عدة معان منها‪:‬‬
‫‪ -‬ترتيب واختصار وتدوين مادة مطبوعة كمرجع مجلة التوثيق والمعلومات‪.‬‬
‫‪ -‬فن التوثيق‪ :‬تسجيل معلومات حسب طرق علمية متفق عليها‪.‬‬
‫‪( -‬الفقه)حكم على شخص أنه ثقة فيما يروي ويحدث‪.‬‬
‫‪( -‬القانون)تحرير العقود ونحوها بالطريقة الشرعية أو القانونية كتوثيق الديون (‪. )7‬‬
‫‪ -‬ملف التوثيق‪ :‬ملف التحفيظ بالمركز الوطني للتوثيق‪.‬‬
‫‪ -‬توثيق المعلومات‪ :‬تسجيلها في بطائق‪.‬‬
‫اصطالحا‪:‬‬
‫التوثيق (‪ ،)DOCUMENTATION‬مصطلح علمي حديث دخل إلى مجال علم المكتبات‬

‫والمعلومات والعلوم المتعلقة بهما بعد دخول التقنية الحديثة‪ ،‬وقد اشتقت كلمة (التوثيق) من‬
‫كلمة وثيقة‪ ،‬وقد ساد استخدام هذا المصطلح حتى أصبح دارجا متداوال لدى المعنيين في كل‬
‫المجاالت المعرفية والممارسات المهنية المتنوعة‪ .‬ولهذا نجد أحيانا أوصافا تضاف إلى مصطلح‬
‫التوثيق للتخصيص وتحديد مجال عمل الموثق مثال التوثيق التربوي‪ ،‬التوثيق الفني‪ ،‬التوثيق‬
‫اإلداري التوثيق العقاري‪ ،‬وهكذا‪.‬‬
‫والتوثيق بمعناه الواسع يعني تنظيم وتحليل البيانات والحقائق والوصول بها إلى نوع معين من‬
‫المعلومات ينتظر أن تحقق للباحث وظائف ومقاصد وحقائق جديدة ومفيدة وفق قواعد مقننة‬
‫)‪ (6‬الفيروزابادي القاموس المحيط عن مادة " وثق" ج ح ط ‪0190‬‬

‫(‪ )7‬معجم المعاني على موقع ‪ www.almaany.com‬تاريخ الزيارة ‪0202-3-01‬‬

‫ومعايير محد دة‪ ،‬ويمكن الوصول بالتوثيق إلى هذا المستوى بتصميم نظم حديثة تمتاز بالدقة‬
‫والسرعة في عمليات تخزين وتحليل وبث المعلومات‪.‬‬
‫والحصيلة لكل هذا يعرف التوثيق بأنه "مجموعة وثائق تتضمن مواد مرجعية يتم تجميعها‬
‫ألغراض محددة" ويعرف من حيث هو علم وممارسة بأنه" كافة اإلجراءات الفنية‬
‫والمتخصصة التي تسهل عملية توفير وتنظيم واستخدام المعلومات بأوعيتها وأشكالها‬
‫المختلفة" من مختلف المصادر واألصول ثم اختيار المناسب منها‪ ،‬وفهرستها وتصنيفها‬
‫وتحليلها واستخالصها وعرضها وفق األسس والنظم العلمية والفنية بغرض تهيئتها لالسترجاع‬
‫عند الطلب سواء أكان هذا االسترجاع يدويا أم آليا بواسطة الحاسوب اإللكتروني (‪. )8‬‬
‫وخالصة التعريفات الدالة على مفهوم التوثيق يمكن إجمالها في‪:‬‬
‫‪ ‬فن تجميع مختلف أشكال سجالت النشاط الفكري وتصنيفها بغية االستفادة منها‪.‬‬
‫‪ ‬علم تجميع مصادر المعلومات المدونة واختزالها وتنظيمها لتحقيق أقصى فائدة منها‪.‬‬
‫‪ ‬علم تنظيم أوعية المعرفة وصيانتها والعمل على تيسير سبل االستفادة من محتوياتها‬
‫ألغراض االستشارة السريعة وذلك بالربط والمقارنة‪.‬‬
‫‪ ‬التحقيق من الوثائق ودراستها وتجميعها واالستفادة منها‪.‬‬
‫‪ ‬التوثيق عند بعض المفسرين في الميدان يركز على المعلومات المتخصصة‪ ،‬ويتجاوز‬
‫مرحلة االقتناء والتنظيم واإلعارة أو تقديم الخدمة‪.‬‬
‫‪ ‬هو علم من علوم التاريخ يتمثل دوره في حفظ األحداث والمعلومات ونقلها من الماضي‬
‫إلى الحاضر نحو المستقبل (‪. )9‬‬
‫)‪ (8‬الزم المالكي كتاب علم الوثائق وتجارب في التوثيق واالرشفة الطبعة األولى دار الوراق للنشر سنة‪ 0221‬ص‪13‬‬
‫(‪ )9‬نفس المرجع ص‪19‬‬

‫‪:‬‬
‫يعتبر التوثيق من المجاالت الحيوية التي يجب االهتمام بها‪ ،‬وتظهر أهميته في كونه يشكل‬
‫مجموعة من العمليات المترابطة والمتناسقة التي تسعى إلى توصيل المعلومات والمعرفة إلى‬
‫من يعتبر في حاجة إلى ذلك‪ ،‬والعمل على تسهيل البحث عنها‪ ،‬بل هو اتصال مباشر بعملية‬
‫الحصول على المعلومات وحفظها وتخزينها‪ .‬ويمكن إجمال أهمية التوثيق في النقط التالية‪:‬‬
‫‪ ‬هو الركيزة الحقيقية التي يعتمد عليها في البحث عن الحقيقة‪.‬‬

‫‪ ‬حلقة وصل متينة تصل حاضر األمة بماضيها‪.‬‬
‫‪ ‬شاهد حي على نضال األفراد والجماعات والمنظمات والحكومات والدول التي تعاقبت منذ‬
‫فجر التاريخ‪.‬‬
‫‪ ‬هو المستند الصحيح المحكم المؤكد يؤخذ به على وجه الدقة والصحة والواقع والحقيقة‬
‫كما كانت وكما هي‪.‬‬
‫‪ ‬يسهل تنفيذ األنشطة الشبيهة وينبه إلى أهمية األمر ويركز عليه ألنه يوفر المعلومات‬
‫المناسبة للمستفيد منه فتكون عنده سرعة اإلحاطة بالمعلومات لتقديمها بأكثر األشكال‬
‫مالءمة‪.‬‬
‫‪ ‬يحافظ على المصداقية الفكرية للعمل البحثي والباحث‪ ،‬ويساعد في تجنب االنتحال (سرقة‬
‫األفكار) أي االستيالء بشكل غير مشروع على عمل وأفكار وحجج وتحليل اآلخرين‪.‬‬
‫‪ ‬يعطي التوثيق مصداقية للعمل إما عن طريق الدعم للحجج أو باإلشارة للقراء بمساعدتهم‬
‫على تقييم صحة وقوة الحجج المقدمة‪.‬‬
‫‪ ‬التوثيق يفيد الباحثين في تحديد مصادر المعلومات التي تكون لها صلة بأنشطتهم‪،‬‬
‫وبالتالي‪ ،‬فإنه يعزز البحث في موضوع أو قضية معينة‪.‬‬
‫ه‬ ‫ذ‬ ‫ى‬ ‫‪‬‬

‫(‪. )10‬‬
‫ص ‪.‬‬ ‫العب‬ ‫خ ء‬ ‫ش‬ ‫‪‬‬
‫عبد السالم آيت سعيد مقال حول التوثيق واألرشفة نشر في جريدة "التجديد" بتاريخ ‪.0229/2/01‬‬ ‫(‪)10‬‬

‫‪.‬‬ ‫م‬ ‫ع ع‬ ‫‪‬‬

‫‪.‬‬ ‫ى‬ ‫ى‬ ‫م‬ ‫‪‬‬
‫آل ‪.‬‬ ‫ع‬ ‫ال‬ ‫ع‬ ‫‪‬‬
‫ص‬ ‫ع‬ ‫م‬ ‫‪‬‬
‫‪.‬‬
‫‪.‬‬ ‫ق خض‬ ‫م‬ ‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪.‬‬
‫ب‬ ‫ث‬ ‫ئ‬ ‫خ‬ ‫‪‬‬
‫(‪. )11‬‬
‫‪:‬‬
‫‪:‬‬ ‫‪،‬‬ ‫س‬ ‫ع‬ ‫م‬

‫خص‬ ‫خ ى‪،‬‬ ‫ظ‬ ‫م‬ ‫ش‬ ‫ش‬ ‫خص‬
‫‪.‬‬ ‫ى‬ ‫ض‬
‫‪:‬‬ ‫ب‬ ‫‪،‬‬ ‫ء‬ ‫س‬ ‫ال‬ ‫ذ ذ‬
‫ب‬ ‫‪:‬‬
‫‪:‬‬ ‫‪-‬‬
‫ّ‬ ‫زء‬ ‫ظ‬ ‫خ‬ ‫ع ه‬ ‫ؤ‬ ‫‪-‬‬
‫‪.‬‬ ‫ص‬ ‫ذه‬ ‫‪،‬‬ ‫ؤ‬ ‫ب‬
‫خص‬ ‫ظ‬ ‫م‬ ‫‪-‬‬
‫‪.‬‬
‫نفس المرجع السابق‬ ‫(‪)11‬‬

‫‪:‬‬ ‫ب‪-‬‬
‫ع‬ ‫عم‬ ‫‪،‬‬ ‫ذ‬
‫م‬ ‫غ ب‬ ‫‪،‬‬ ‫ح‬ ‫ى‬ ‫‪،‬‬ ‫ع‬ ‫ه‬
‫‪.‬‬ ‫ص‬ ‫ص‬ ‫م‬ ‫ز‬
‫‪:‬‬ ‫ش‬ ‫‪-‬‬
‫‪،‬‬ ‫ع ‪،‬‬ ‫ق‬ ‫ذ‬
‫آ‬ ‫م‬ ‫ؤ‬ ‫خص‬ ‫ء‬
‫ز‬ ‫م‬ ‫غ‬ ‫ء‬
‫(‪. )12‬‬ ‫م خ‬ ‫خ‬
‫‪:‬‬ ‫‪-‬‬
‫ع‬ ‫ص‬ ‫ال‬ ‫غ ب‬ ‫ع‬ ‫ض‬ ‫خ‬
‫ذه‬ ‫ص‬ ‫ص‬ ‫‪.‬‬ ‫ط‬
‫خ‬ ‫ذ‬ ‫ه‪،‬‬ ‫ى‬ ‫غ ء‬ ‫خ ء‬
‫ع‬ ‫ذ‬ ‫م‬ ‫ع ء‬ ‫ش ع‬ ‫ب‬
‫‪.‬‬ ‫خ‬ ‫‪.‬‬ ‫مع‬ ‫ى‬ ‫م‬ ‫خ‬
‫‪:‬‬ ‫ه‪-‬‬
‫ء‬ ‫ب‬ ‫ه‬ ‫ط م‬ ‫ع‬
‫ص‬ ‫خز ع‬ ‫ع‬ ‫ك‬ ‫ع‬
‫ذ‬ ‫ء‬ ‫‪،‬‬ ‫خز‬ ‫ط‬ ‫غ‬ ‫‪،‬‬
‫(‪. )13‬‬ ‫ع‬ ‫خ‬ ‫ه‬ ‫‪ ،‬م م‬ ‫ش‬ ‫ش‬
‫(‪ )12‬الزم المالكي كتاب علم الوثائق وتجارب في التوثيق واألرشفة الطبعة األولى دار الوراق للنشرسنة‪0221‬ص‪001‬‬
‫(‪ )13‬عبد الباسط شواو أطروحة دكتوراة في علم المكتبات والتوثيق تخصص تقنيات المعلومات في األنظمة الوثائقية قسنطينة‬
‫الجزائر‪ 0209‬الصفحات ‪.12-11-11‬التحميل عبر موقع ‪ SEARCH.SHAMAA.ORG‬بتاريخ‪.21/20/0202 :‬‬

‫ثانيا‪ :‬حسب مصادرها‬

‫أ‪-‬الوثائق العامة‪ :‬وتصنف إلى وثائق شرعية ووثائق إدارية وقضائية وسياسية‪ ،‬وهي الوثائق‬
‫الصادرة عن السلطة العامة بشكل علني كالقوانين والدساتير والمراسيم والهبات‬
‫والمعاهدات‪...‬الخ‪.‬‬
‫ب‪-‬الوثائق الخاصة‪ :‬وليس المقصود هنا األعمال الخاصة باألفراد فحسب‪ ،‬بل األعمال المماثلة‬
‫الصادرة عن جهات ومصالح خاصة كالمجالس البلدية والمؤسسات الدينية‪.‬‬
‫ع‬ ‫ب‬ ‫‪:‬‬
‫‪-1‬الوثائق اإلدارية‪:‬‬
‫وتشمل الوثائق الصادرة من الوزارات والمؤسسات الحكومية بصفة عامة ويمكن تحديد نوعين‬
‫منها‪:‬‬
‫أ‪-‬الوثائق التنظيمية‪ :‬وهي كل ما يصدر لتنظيم عمل ما أو يضع قواعد ونظما يفترض أن تكون‬
‫ذات صفة إلزامية في التنفيذ مثال‪ ،‬األوامر والمراسيم الملكية وقرارات مجلس الوزراء وغيرها‪.‬‬
‫ب‪-‬الوثائق التنفيذية‪ :‬ويقصد بها اللوائح والتعليمات والتصاميم والخطابات التي تشرح أو‬
‫توضح أسلوب تنفيذ نظام بكامله أو بندا من بنوده وتصدر من الوزارات والمؤسسات العامة‪.‬‬
‫وتصدر الوثائق اإلدارية من الجهات المختصة على شكل‪:‬‬
‫‪ -‬وثائق عامة‪ :‬تدخل ضمنها الرسالة والمذكرة وورقة اإلرسال‪.‬‬
‫‪ -‬وثائق إخبارية‪ :‬التقرير والمحضر والبالغ والبرقية‪.‬‬
‫‪ -‬وثائق خاصة بالتعليمات‪ :‬المذكرة المصلحية والمنشور‪.‬‬
‫‪ -‬وثائق اإلثبات‪ :‬المحاضر والتقارير‪.‬‬
‫‪ -‬وثائق مستعجلة‪ :‬اإلعالن والبالغ والنشرة والبرقية‪.‬‬
‫‪-‬النموذج‪ Imprimé:‬وهو عبارة عن ورقة تحتوي على معلومات ثابتة أمامها فراغات‬
‫تعبأ بمعلومات متغيرة (‪. )14‬‬
‫(‪ )14‬عبد الله أبو حمزة مدونة ملفاتي حول أنواع الوثائق اإلدارية يوم ‪0200/00/09‬على الموقع ‪www.milafaty.com‬‬
‫تاريخ الزيارة ‪0202/3/02‬‬

‫‪:‬‬ ‫‪-2‬‬
‫وتشمل كل ما يصدر من المؤسسات أو الهيئات واألحزاب والتنظيمات السياسية وما تصدره‬
‫الدول في المعاهدات واالتفاقيات وبعض محاضر االجتماعات ذات الصبغة السياسية‪.‬‬
‫‪-3‬الوثائق العسكرية‪ :‬وتضم الوثائق الخاصة بالحروب واألسلحة والخطط واالختراعات‬
‫العسكرية والوثائق المتعلقة باألمن والشؤون الداخلية للبالد‪.‬‬
‫‪-4‬الوثائق التاريخية‪ :‬أي الوثائق ذات العالقة بالتاريخ في شتى مجاالته‪.‬‬
‫‪-5‬الوثائق األدبية‪ :‬كل إنتاج له صلة بالنشاطات الثقافية من فنون وآداب وشعر وصحافة‬
‫ومسرح وموسيقى ورسم ويعنى بهذا النوع دور الثقافة والجمعيات واالتحادات األدبية والفنية‬
‫والمتاحف والمعارض (‪. )15‬‬
‫ؤ‬ ‫‪:‬‬
‫يحتل التوثيق اإلداري والتربوي بالمؤسسات التعليمية مكانة خاصة في إشعاعها وتقدمها‪ ،‬إذ به‬
‫تقاس درجة تنظيمها وضبطها لمختلف عملياتها وسرعة البحث عما قامت بترتيبه من وثائق‬
‫إدارية وتربوية‪ .‬بهذا المنظور يجب أن يشمل التوثيق مختلف الملفات والسجالت والدفاتر‬
‫والمراسالت والمطبوعات‪...‬المتوفرة بمرافق المؤسسة التعليمية بدء من مكتب رئيس‬
‫المؤسسة والمكاتب الملحقة به إلى البنيات اإلدارية األخرى (الناظر‪-‬رئيس األشغال‪-‬الحراس‬
‫العامون للداخلية والخارجية‪-‬المصالح االقتصادية‪-‬أرشيف المؤسسة‪-‬المكتبة المدرسية‪)...‬‬
‫أوال‪ :‬األطر المرجعية والقانونية للتوثيق بالمؤسسات التعليمية‬

‫‪ ‬الكتاب األبيض‪.‬‬
‫‪ ‬الميثاق الوطني للتربية والتكوين‪ :‬المواد‪151-141-121-101-101‬‬
‫‪ ‬القانون ‪11.11‬المتعلق باألرشيف‪.‬‬
‫‪ ‬المرسوم‪ 2.14.211‬المتعلق بتحديد شروط وإجراءات تدبير وفرز وإتالف األرشيف‪.‬‬
‫الزم المالكي علم الوثائق وتجارب في التوثيق واألرشفة ص ‪.001‬‬ ‫(‪)15‬‬

‫‪ ‬المرسوم ‪ 2.02.311‬بمثابة النظام األساسي للمؤسسات التعليمية‪.‬‬

‫‪ ‬دليل تدبير األرشيف الصادر من مؤسسة "أرشيف المغرب" سنة‪2011‬‬
‫‪ ‬المذكرات المتعلقة بالمكتبة المدرسية‪:‬‬
‫*المذكرة رقم‪2001 /33‬في شأن دعم المكتبات المدرسية‬
‫*المذكرة رقم ‪2011/151‬المتعلقة بالمكتبة المدرسية‬
‫*المذكرة ‪1112/131‬المتعلقة بتنظيم وتسيير المكتبات المدرسية‬
‫‪ ‬المذكرات المتعلقة بالخزانة المدرسية‬
‫*المذكرة رقم ‪1111/111‬المتعلقة بالخزانة المدرسية‬
‫*المذكرة رقم‪1112/21‬في موضوع كراء الكتب بالخزانة المدرسية‬
‫‪:‬‬ ‫ء‬ ‫‪‬‬

‫تطرق الكتاب األبيض في الصفحة ‪ 51-55‬إلى الحاجة الملحة للمجتمع المغربي إلى استخدام‬
‫مختلف الوسائـل المعاصرة لتوثيق معامالتـه اليومية في الميادين االجتماعيـة واالقتصادية‬
‫والثقافية والعلمية وتكوين أرشيفات علمية لتدبير الكم الهائل من الوثائق والمخطوطات التي‬
‫تشكل جزءا ً من الذاكرة الوطنية باستخدام تقنيات حديثة من تصنيف وترتيب وفهرسة الوثائق‪.‬‬
‫لهذا الغرض أكد الكتاب األبيض على فتح شعبة التوثيق والمكتبة في قطب التعليم األصيل‪.‬‬
‫أما الميثاق الوطني للتربية والتكوين فقد خصص بعض مواده للحديث عن تنظيم عملية مراجعة‬
‫البرامج والمناهج باالعتماد على استراتيجية عمل تشاركية تقوم اللجنة المكلفة بتجميع المنتوج‬
‫النهائي على شكل وثيقة رسمية تعرض للتصويت‪ .‬وقد تطرقت المادة ‪ 1‬إلى إعداد استعمال‬
‫الزمن باعتباره وثيقة يترتب بعد المصادقة عليها تبعات قانونية في حالة مخالفة التوقيت‪ .‬كما‬
‫أشار في المادة ‪121‬إ لى توظيف التكنولوجيات الحديثة في التوثيق وإنتاج الوثائق وحفظها‪،‬‬
‫كما نص على تسخير الموارد المادية والبشرية في النشر والتوثيق التربويين وإحداث الشبكات‬
‫المعلوماتية في عملية التوثيق واألرشفة‪.‬‬

‫بينما تناول القانون ‪ 11.11‬والمرسوم‪ 2.14.211‬والدليل المرجعي لتدبير األرشيف مختلف‬

‫اإلجراءات والتدابير العملية الالزمة في تصنيف وفرز ومعالجة وحفظ الوثائق طيلة دورة‬
‫حياتها‪.‬‬
‫وفيما يخص المذكرات المتعلقة بالمكتبة والخزانة المدرسية‪ ،‬فقد ذكرت بأهمية المكتبة‬
‫المدرسية وأهدافها التربوية والتعليمية الشيء الذي يتطلب تنظيمها وفق دليل المكتبة المدرسية‬
‫ظم ع‬ ‫مع‬ ‫م‬ ‫ث‬ ‫إ‬ ‫وتحديد آ‬
‫خ‬ ‫ذه‬ ‫ء ب خز‬ ‫ع‬
‫‪.‬‬ ‫ذه‬
‫ض ط‬ ‫ع‬ ‫ضال ع‬ ‫ش‬ ‫إ‬
‫ضال ع‬ ‫ش‬ ‫ص‬ ‫ع‬ ‫م‬ ‫‪،‬‬ ‫ذ‬
‫‪)...‬‬ ‫‪-‬‬ ‫ق‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫–‬ ‫(‬ ‫ب‬
‫مع‬ ‫إ‬ ‫)‪ ،‬م‬ ‫(‬ ‫ء‬
‫خ‬ ‫ضط‬ ‫ع‬ ‫ه‪.‬‬ ‫خ ‪،‬‬ ‫خص‬
‫خص‬ ‫ض‬ ‫ظ‬ ‫ء‬
‫ع ع‬ ‫ع‬ ‫‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫ظ‬ ‫ظم‬
‫‪،‬‬ ‫ك‬ ‫ء‬ ‫‪،‬‬
‫م‬ ‫م‬ ‫ز‬ ‫ح‬
‫م غ ‪.‬‬ ‫ؤ‬
‫ثانيا‪ :‬إجراءات تدبير الوثائق‪:‬‬
‫‪- 1‬تصنيف الوثائق‬
‫يتمثل التصنيف في ضبط طريقة تجميع الوثائق حسب أوجه التشابه بينها عبر تحديدها داخل‬
‫أقسام‪ ،‬وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيا وتدريجيا في شكل نظام تصنيف‪ .‬ويتم‬
‫تقسيم الوثائق إلى مجموعات حسب مقياس معين حتى تتحصل على مجموعة أصناف تنضوي‬

‫تحتها جميع الوثائق‪ .‬هذا وتجدر اإلشارة إلى أنه يجب التمييز بين مفهومين أساسيين هما‪:‬‬
‫التصنيف والترتيب (‪. )16‬‬
‫فالتصنيف هي عملية ذهنية تعنى بتجميع الموضوعات األساسية‪ ،‬وبلورتها لتمثل الوظائف‬
‫العامة لإلدارة التي تتميز بتركيبة منطقية متدرجة ومتفرعة‪ .‬وتؤدي هذه العملية إلى تصور‬
‫نظام تصنيف‪ ،‬ثم إلى وضعه حيز التنفيذ‪ .‬والتصنيف هو أيضا البحث عن التفريعة المناسبة‬
‫التي تسند إلى كل وثيقة أو ملف يخص اإلدارة المعنية بنظام التصنيف‪ .‬لكن التصنيف وحده ال‬
‫يفي بالحاجة ألنه يقتصر على وضع إطار عام تتنزل ضمنه مجموع الوثائق‪ .‬والهدف من إعداد‬
‫نظام تصنيف للوثائق هو تحديد مدى ارتباط الوثائق ببعضها وضبط مجموع العالقات العضوية‬
‫على مستوى مختلف الوظائف من جهة‪ ،‬وعلى مستوى مختلف التفريعات داخل الوظيفة‬
‫الواحدة من جهة أخرى‪.‬‬
‫أما الترتيب فهي عملية مادي ة‪ ،‬وهو الطرف الذي يربط بين نظام التصنيف‪ ،‬وتجسيده في‬
‫المستوى العملي‪ .‬فباالعتماد على رموز التصنيف المسندة إلى الوثائق بناء على نظام التصنيف‬
‫وعلى الرموز الثانوية المكملة لها‪ ،‬يتم ترفيف الوثائق بوضعها في تنظيم منطقي حسب تسلسل‬
‫هذه الرموز‪.‬‬
‫‪-2‬طرق تصنيــــف الوثائق‪:‬‬
‫توجد عدة طرق لتصنيف الوثائق‪ ،‬لكل واحدة منها جوانب إيجابية وجوانب سلبية أو حدود‪.‬‬
‫ومن أهم هذه التصنيفات نجد‪:‬‬
‫*التصنيف األلفبائي‪ :‬ويعتمد ترتيب الوثائق حسب التسلسل األلفبائي للحروف‪ .‬وينطبق هذا‬
‫النوع من التصنيف فقط على أسماء ألشخاص ماديين أو معنويين أو لمواقع جغرافية‪ ،‬وال‬
‫يمكن استعماله في حاالت أخرى‪.‬‬
‫*التصنيف الزمني ‪ :‬ويتمثل في ضبط الوثائ ًق حسب تاريخ صدورها‪ ،‬وفي الغالب ينطبق هذا‬
‫التصنيف على المراسالت و الوثائق الحسابية‪ .‬وتجدر اإلشارة إلى أنه يحتاج إلى إدماجه مع‬
‫عمليا(‪.)17‬‬ ‫نوع آخر من التصنيف ليكون‬
‫عبد المحسن آل عبد القادر سلسلة بحوث إدارية حول كيفية تصنيف الوثائق اإلدارية شبكة األلوكة سنة‪ 0221‬صفحة ‪2‬‬ ‫(‪)16‬‬
‫مؤسسة "أرشيف المغرب "الدليل المرجعي لتدبير األرشيف الصادر سنة ‪ 0201‬الصفحات ‪00-00‬‬ ‫(‪)17‬‬

‫*التصنيف العددي ‪ :‬ويتمثل في إسناد رقم إلى كل وثيقة حسب التسلسل العددي‪ ،‬فيمــــــكن‬
‫االستدالل بسهولة على الوثائق‪ .‬لكن يستوجب هذا التصنيف أداة بحث تمكن من التعرف على‬
‫الرقم المناسب للوثائق‪ .‬وعند ذلك يتيسر ضبطها فوق الرفوف‪ .‬وهذا النوع من التصنيف هو‬
‫الذي تم على أساسه إعداد "نظام التصنيف "‬
‫‪-3‬جدول تصنيف الوثائق‬
‫يعتبر إعداد جدول تصنيف الوثائق إجباريا‪ ،‬وذلك بموجب المادة‪ 8‬من المرسوم رقم‬
‫‪2.14.211‬‬
‫أ‪-‬التعريف‪ :‬جدول تصنيف الوثائق هو عبارة عن نظام تتم صياغته بناء على وظائف وأنشطة‬
‫اإلدارة‪ ،‬ويمكن من تنظيم األرشيف الجاري والوسيط بطريقة تراتبية من العام إلى الخاص‪.‬‬
‫يساهم جدول تصنيف الوثائق في نجاعة أداء اإلدارة لمهامها وأنشطتها‪ ،‬إذ يخول لها‪:‬‬
‫‪ -‬توحيد نظام وطريقة تصنيف الوثائق‪.‬‬
‫‪ -‬ترتيب الملفات حسب تسلسل منطقي‪.‬‬
‫‪ -‬تيسير الولوج إلى المعلومة‪.‬‬
‫‪ -‬ضمان استمرارية األنشطة اإلدارية في حالة حركية الموظفين والمستخدمين‪.‬‬
‫ب‪ -‬مسطرة إعداد جدول التصنيف‪ :‬يتم إعداده حسب الخطوات المبينة بعده‪،‬‬
‫‪-1‬تشخيص الوضع باستغالل‪:‬‬
‫‪ -‬نتائج تشخيص الوضع‪ ،‬ال سيما الجرد المادي‪.‬‬
‫‪ -‬النصوص التنظيمية الصادرة بتحديد وتنظيم اختصاصات اإلدارة‪.‬‬
‫‪ -‬دالئل المساطر‪.‬‬
‫‪ -‬تقارير األنشطة التي تعدها اإلدارة (‪. )18‬‬
‫‪-2‬هيكلة جدول التصنيف‪:‬‬
‫‪-‬تحديد الوظائف الكبرى التي تضطلع بها اإلدارة‪.‬‬
‫‪-‬تفريع الوظائف إلى مهام‪ ،‬والمهام إلى أنشطة‪.‬‬
‫‪-‬تصنيف الوثائق حسب األنشطة التي أنتجت في إطارها‪.‬‬
‫مؤسسة "أرشيف المغرب "الدليل المرجعي لتدبير األرشيف الصادر سنة ‪ 0201‬الصفحات ‪00-00‬‬ ‫(‪)18‬‬

‫‪-3‬ترميز جدول التصنيف‪:‬اعتماد نظام الترميز الرقمي‬

‫‪-4‬تقييم جدول التصنيف‪:‬‬
‫‪ -‬إجراء اختبار على عينة من الوثائق المنتجة أو المستلمة في إطار مزاولة نشاط ما‪.‬‬
‫‪ -‬دراسة الثغرات المحتملة بجدول التصنيف انطالقا من نتائج االختبار‪ ،‬بتعاون مع الوحدات‬
‫اإلدارية‪.‬‬
‫‪-5‬المصادقة على جدول التصنيف‪:‬‬
‫‪-‬إحالة مشروع جدول التصنيف على لجنة األرشيف قصد المصادقة‪.‬‬
‫‪ -‬المصادقة على جدول التصنيف‪.‬‬
‫وبعد هذه اإلجراءات يمكن عرض نموذج مبسط لجدول تصنيف الوثائق وفق مبدأ التدرج من‬
‫العام إلى الخاص كما هو مقترح في الدليل المرجعي لتدبير األرشيف على الشكل اآلتي (‪: )19‬‬
‫عنوان الوثيقة‬ ‫الرمز‬
‫تدبير الموارد البشرية‬ ‫‪0222‬‬
‫التوظيف والترقيات‬ ‫‪0022‬‬
‫التوظيف‬ ‫‪0042‬‬
‫الترقيات‬ ‫‪0002‬‬
‫ثالثا‪ :‬تنظيم المكتبة‬

‫‪-4‬الجرد العام للمكتبة‬
‫أ‪-‬سجل الجرد‪:‬‬
‫تسجل في سجل خاص بالجرد جميع الكتب والمؤلفات ومجموعات المؤلفات التي تقتنيها‬
‫المؤسسة أو تتلقاها من الغير وتضعها في مكتبتها‪ .‬يثبت سجل الجرد الخاص المذكور الذي‬
‫يمسكه ال قيم على المكتبة تحت مسؤوليته الشخصية‪ ،‬تسلم المؤلف ووجوده الفعلي مع البيانات‬
‫والمراجع التي تمكن من التعرف عليه ومراقبته‪.‬‬
‫ولإلشارة فإن جميع الكتب والمؤلفات تخضع للجرد مهما كان ثمن شرائها‪.‬‬
‫الدليل المرجعي لتدبير األرشيف الصفحة ‪03‬‬ ‫(‪)19‬‬

‫ب‪-‬بطاقات الجرد‪:‬‬
‫تحفظ لدى القيم على المكتبة‪ ،‬وتسجل على كل بطاقة معينة كل المعلومات الالزمة لتعريف‬
‫الكتاب‪ :‬رقم الجرد‪-‬رقم الترتيب في المكتبة ‪-‬رقم التصنيف‪-‬الرمز‪-‬العنوان‪-‬المؤلف‪-‬الناشر‪ -‬عدد‬
‫النسخ أو األجزاء‪.‬‬
‫‪-2‬ترتيب المكتبة ‪( :‬التصنيف)‬
‫أ‪-‬مفهوم الترتيب‪:‬‬
‫يقصد بالترتيب‪ ،‬تصنيف الكتب فيي مجموعيات تبعيا لفيروع المعرفية بهيدف الحصيول عليى كتياب‬
‫معين في مادة ما بسيهولة‪ ،‬وإرجاعيه إليى موضيعه عليى الرفيوف بينفس السيهولة‪ ،‬وكيذا إضيافة‬
‫عناوين جديدة في المادة أو نسخ من عناوين موجودة فيها دون اختالل التصنيف ودون الحاجية‬
‫إلى إعادته أو تغييره‪ ،‬كما يمكن التصنيف من معرفة محتوى المكتبة وتعداده حسب المواد‪.‬‬
‫ب‪-‬منهجية التصنيف‪:‬‬
‫التصنيف يؤسس الفهرسة ويسهل الجرد وإعادة الكتب والوثائق إلى مواضعها بعد اإلعارة‬
‫واالستعمال‪ .‬وقد تطورت أنظمة التصنيف منذ القرن ‪ 41‬ومن أهم هذه التصنيفات نجد (‪: )20‬‬
‫‪ ‬التصنيف العشري لديوي سنة ‪4781‬‬
‫‪ ‬التصنيف األلفبائي لمكتبة الكونغرس سنة ‪4120‬‬
‫‪ ‬التصنيف العشري العالمي سنة ‪4121‬‬
‫التصنيف المعتمد في المكتبات المدرسية التابعة لوزارة التربية الوطنية والتكوين المهني‬
‫والتعليم العالي والبحث العلمي هو التصنيف العشري‪ ،‬إذ يعتمد هذا التصنيف على مادة‬
‫(موضوع) الكتاب‪ ،‬ويختلف بساطة أو تعقيدا تبعا لحجم المكتبة وآفاق توسعها وتنوع‬
‫محتوياتها‪ ،‬وعموما فإن أي تصنيف يجب أن يمكن من‪:‬‬
‫‪ -‬توزيع الكتب في مجموعات تبعا لتقاربها في الموضوع‪.‬‬
‫‪ -‬ترقيم عناوين كل مجموعة بدءا من العدد ‪ 4‬الى آخر عنوان فيها‪.‬‬
‫‪ -‬بقاء الترقيم مفتوحا بحيث يأخذ كل عنوان جديد الرقم الموالي آلخر رقم ترتيبي‪.‬‬
‫مدونة التربية والتكوين ‪ /‬دليل المكتبة المدرسية في خدمة التعليم بالجزائر ‪0221‬الصفحة‪9- 0‬‬ ‫(‪)20‬‬

‫‪ -‬التمييز بين أرقام ال ترتيب المتكررة في مختلف المواد بإضافة رمز معين للمجموعة (رمز‬
‫المادة)‪.‬‬
‫‪ -‬يمكن أن يكون هذا الرمز رقما آخر أو حرفا منفردا أو مزدوجا‪ ،‬ولتفادي الخلط بين رقم‬
‫التصنيف ورمز المادة‪ ،‬ينصح باستعمال الترميز بالحروف الهجائية‪ .‬فإذا رمزنا لمادة‬
‫الرياضيات بالحرف "أ" ولمادة الفيزياء بالحرف "ب" فإن العنوان رقم ‪ 02‬سيكون رقم‬
‫تصنيفه كما يلي‪( :‬أ‪ )02/‬في الرياضيات و (ب‪ )02/‬في الفيزياء هناك من يعتمد على الترميز‬
‫بالحروف في التصنيف وهي طريقة ينصح ويرجح العمل بتطبيقها‪ ،‬وفيها تقسم المعارف إلى‬
‫مجموعات رئيسية‪ :‬أ‪-‬ب‪-‬ج‪-‬د‪...‬تقسم بدورها إن لزم األمر إلى فروع جزئية يرمز لها بحرف‬
‫ثان يضاف إلى رمز المجموعة بدءا من "أ" في كل مرة وذلك تبعا لحجم المكتبة‪ ،‬فمثال‪:‬‬
‫الفروع الجزئية للمجموعة "أ" يرمز لها ب‪ :‬أ أ ‪ -‬أ ب – أج ‪ -‬أد‪....‬‬
‫الفروع الجزئية للمجموعة "ب" يرمز لها ب‪(:‬ب أ) ‪( -‬ب ب) ‪( -‬ب ج ) ‪( -‬ب د) وهذه‬
‫ا لطريقة في التصنيف بسيطة وسهلة يمكن اعتمادها في المكتبات المدرسية الصغيرة كما هو‬
‫الحال في معظم المؤسسات التعليمية ببالدنا‪.‬‬
‫ج‪-‬ترقيم الكتب‬
‫يحمل كل كتاب(نسخة‪-‬جزء) رقمين‪:‬‬
‫‪ -‬رقم الجرد‪ ،‬تبعا لترتيب دخوله في المكتبة‬
‫‪-‬رقم التصنيف‪ ،‬أي ترتيب الكتاب ضمن المادة أو المجموعة التي ينتمي إليها (‪. )21‬‬
‫مثال توضيحي‪- :‬آخر رقم جرد هو ‪4024‬‬
‫‪-‬آخر رقم ترتيب في المادة (الرياضيات مثال) هو‪51‬‬
‫‪-‬تم شراء أربعة (‪ )0‬نسخ جديدة من كتاب الرياضيات‪ ،‬فإنها سترقم كما يلي‪:‬‬
‫‪-‬رقم التصنيف‪ :‬أ‪4/51‬‬ ‫‪-‬النسخة ‪ :4‬رقم الجرد‪4020‬‬
‫‪-‬رقم التصنيف‪ :‬أ‪0/51‬‬ ‫‪-‬النسخة‪ :0‬رقم الجرد‪4025‬‬
‫‪-‬النسخة‪ :5‬رقم الجرد‪- 4020‬رقم التصنيف‪ :‬أ‪5/51‬‬
‫‪-‬النسخة‪ :0‬رقم الجرد‪- 4021‬رقم التصنيف‪ :‬أ‪0/51‬‬
‫المرجع السابق نفسه (دليل المكتبة المدرسية في خدمة التعليم) الصفحات من‪1‬الى ‪ 00‬بتصرف‬ ‫(‪)21‬‬

‫د‪-‬وضع الكتب وحفظها‪:‬‬

‫‪-‬تستعمل لحفظ الكتب‪ ،‬رفوف أو خزانات خاصة وتحتل كل مادة جناحا أو خزانة أو مجموعة‬
‫رفوف تبعا لعدد الكتب المتوفرة فيها ويسجل عليها اسم المادة ورمزها‪.‬‬
‫‪-‬توضع الكتب في الرفوف تبعا لتسلسل أرقام ترتيبها في كل مادة ويستحسن وضعها عموديا‬
‫تفاديا لتشويه شكلها أو إتالفها‪.‬‬
‫‪-‬أن يكون جناح الكتب مفصوال ما أمكن عن قاعة المطالعة وعزلها عن القراء منعا لضياعها‬
‫‪-‬أن يسهر القيم على المكتبة على صيانة الكتب وحفظها وحمايتها من التلف والضياع (‪. )22‬‬
‫‪-‬توفير الشروط األمنية‪ :‬تحصين األبواب والنوافذ‪ ،‬استعمال مبيدات الحشرات‪ ،‬التهوية‪،‬‬
‫وسائل اإلطفاء‪...‬‬
‫ه‪-‬إعداد الفهارس‪:‬‬
‫يجب إعداد قوائم ترتيبية للكتب المتوفرة تمكن القارئ من معرفة محتوى المكتبة والوصول‬
‫السريع للكتاب المبحوث عنه دون حاجة إلى معاينة الرفوف‪ ،‬وفيما يلي سنعرض نموذجا‬
‫للفهرسة على الشكل التالي‪:‬‬
‫الرمز‪.......................... :‬‬ ‫المادة‪..................... :‬‬
‫مالحظات‬ ‫عدد النسخ‪ /‬األجزاء رقم التصنيف‬ ‫اسم المؤلف‬ ‫عنوان الكتاب‬
‫و‪-‬أهم الوثائق الالزم توفرها في المكتبة‪:‬‬

‫‪ -‬سجل الجرد العام ‪ -‬بطاقات الجرد ‪ -‬سجل التصنيف ‪ -‬ختم المكتبة لتسجيل الجرد والتصنيف ‪-‬‬
‫دليل اإلحصاء والتصنيف ‪ -‬دليل القراء ( الفهرس المصنف ) ‪ -‬سجل اإلعارة الخارجية ‪ -‬دفتر‬
‫المطالعة الداخلية ‪ -‬بطاقات اإلعارة (بطاقة الكتب) ‪ -‬جدول التوقيت ‪-‬الئحة النظام الداخلي ‪-‬‬
‫تقرير النشاط (‪.)23‬‬
‫نفس المرجع ص ‪03 -00‬‬ ‫(‪)22‬‬
‫نفس المرجع السابق الصفحة‪01‬‬ ‫(‪)23‬‬

‫‪-5‬المكتبة الرقمية‪:‬‬
‫عبارة عن نظام قواعد بيانات ضخمة تحتوي على مواد علمية وثقافية وغيرها تم إنشاؤها‬
‫رقميا‪ ،‬كما تحتوي على مواد صدرت في غير رقمي ثم تحويلها إلى تمثيل رقمي وذلك لالستفادة‬
‫من الوسائط المتعددة التي يتيحها الحاسب اآللي وملحقاته (‪. )24‬‬
‫أ‪-‬مزايا المكتبة اإللكترونية‬
‫‪ ‬سرعة البحث والحصول على المعلومة‪.‬‬
‫‪ ‬تمكن من المطالعة‪ ،‬االستعارة والطباعة من البعد‪.‬‬
‫‪ ‬تمكن من مطالعة النسخة الواحدة من قبل أكثر من زائر في وقت واحد‪.‬‬
‫ب‪-‬خدمات المكتبة اإللكترونية‬
‫‪ ‬الوعا ء الرئيسي للكتاب بكل أشكاله ولغاته مما يتيح الفرصة لالطالع عليه واستالمه عن‬
‫بعد وذلك باستخدام شبكة المكتبة اإللكترونية‪.‬‬
‫‪ ‬المكتبة اإللكترونية شبكة مهمة للنظام التعليمي إلمكانية تقديم برامج تعليمية مساعدة‬
‫للطلبة‪.‬‬
‫‪ ‬التواصل المباشر بين أهل االختصاص لتبادل الرأي والمشورة (المنتديات التعليمية)‪.‬‬
‫‪ ‬توفير (الدليل اإللكتروني) للكتب الموجودة بالمكتبات التقليدية ودور النشر‪.‬‬
‫‪ ‬التسويق وعرض األبحاث العلمية وكل المستجدات على نطاق عالمي وذلك من خالل الشبكة‬
‫العالمية للمعلومات (اإلنترنت)‪.‬‬
‫‪ ‬االستفادة من الوسائط المتعددة في الحاسوب للوصول إلى المعلومة المكتوبة من‬
‫الموسوعات والوثائق المسموعة أو المرئية باستخدام وسيلة واحدة في وقت واحد (‪.)25‬‬
‫المكتبة الرقمية على الموقع‪ www.oocities.org :‬تاريخ الزيارة ‪1‬مارس ‪0202‬‬ ‫(‪)24‬‬
‫نفس الموقع االلكتروني السابق‪.‬‬ ‫(‪)25‬‬

‫الفصل الثاني‪ :‬األرشيف‬

‫يقول جاك ديريدا‪:‬‬
‫"ليست مسألة األرشيف متعلقة بالماضي فحسب‪ ،‬إنها أيضا مسألة المستقبل‪ ،‬مسألة‬
‫المستقبل بالتأكيد‪ ،‬مسألة جواب ووعد وشعور بمسؤولية بناء الغد‪".‬‬
‫المبحث األول‪ :‬تحديد المفاهيم‬
‫أوال‪ :‬مفهوم األرشيف‬
‫أ‪-‬التعريف اللغوي‪:‬ربط معظـم المشتغلين بـالتوثيق كلمة المحفوظات بكلمة أرشـيف مما أدى‬
‫إلى تعـدد اآلراء والتفسيرات في معنى هذه الكلمة‪ ،‬والواقع فإن كلمة أرشيف المستعملة في‬
‫‪ Archivian‬وكلمة "أركيان‬ ‫اللغتين الفرنسـية واإلنجليزية مشـتقة مـن الكلمة الالتينية‬
‫‪ "Archeion‬اليونانية‪ ،‬غير أن كلمة "أركفيان" الالتينية تعني الورقة أو المستند‪ ،‬ثم تطور‬
‫معناها في العصورالوسطى والحديثة بحيث أصبح معناها "الوثائق الناتجة عـن أعمال‬
‫وفي المفهوم المعاصر باتت كلمة "أرشـيف" تعني السجالت‬ ‫المؤسسات الحكومية‪،‬‬
‫والمحفوظات والمستندات والمخطوطات وأماكن الحفظ‪ ،‬ودور الوثائق التاريخية وبالرغم مـن‬
‫هـذا المعنى نرى أن بعـض الدول العربية تستخدم كلمة "أرشيف" في حين أن دوال عربية‬
‫أخرى تستخدم عبارات مرادفة لألرشـيف مثـل المكتب العام (‪. )26‬‬
‫ب‪-‬التعريف االصطالحي‪:‬‬
‫‪-‬عـرف معجم أكسـفورد اإلنجليزي كلمة "أرشــيف" بكونها المكان المادي الـذي تحفــظ فيه‬
‫الوثائق والمستندات التاريخية‪ ،‬كما يمكن أن تطلق على الهيئة المكلفة بعمليات اإلشراف على‬
‫المـواد المحفوظة كذلك(‪.)27‬‬
‫نقال عن عبد الباسط شواو‪ ،‬كتاب تقنيات المعلومات في األنظمة الوثائقية الصفحة ‪10-10‬‬ ‫(‪)26‬‬
‫نقال عن نفس المرجع السابق ص ‪10‬‬ ‫(‪)27‬‬

‫‪-‬عرفت الموسـوعة العربية لمصطلحات علوم المكتبات والمعلومات والحاسبات األرشـيف بأنه‬
‫مجموعة الوثائق المنظمة التي تتضـمن األوراق والكتـب والخـرائط والتسـجيالت السمعية‬
‫والبصرية والمواد الليزرية والمواد الوثائقيــة األخــرى التــي أنشـئت أو التـي وردت فيما‬
‫يتعلق بتطبيق القوانين أو التي تتعلق بالمعامالت التجارية أو المعامالت العامة والتي رأى‬
‫اإلبقاء عليها لقيمتها المستمرة‪ ،‬المحفوظات أو إدارة األوراق والمستندات أواألرشيف التاريخي‬
‫وغيره (‪.)28‬‬
‫‪-‬أما شارل سامران ‪ sharl samran‬الفرنسي فعـرف األرشـيف بكونه "كل الوثائق‬
‫واألوراق المكتوبة الناتجة عـن أي نشـاط جماعي كان أو فـردي ويشـترط في ذلـك ضـرورة‬
‫تنظـيم هـذه الوثائق بغـرض تسهيل عملية الوصول إليها كلما اقتضت الضرورة باإلضافة إلى‬
‫حفظها داخل منظمة واحدة"‪ ،‬والمالحظ في هذا التعريف مقارنة بالتعريفات السابقة أنه يحتوي‬
‫على عنصـر مهم جدا والمتمثل في عامل التنظيم‪ ،‬حيث في حالة فقدانه يجعل من عملية‬
‫استرجاع الوثائق أمرا مستحيال(‪.)29‬‬
‫‪-‬ومما سـبق ذكره يمكن القول بأن األرشـيف هـو مجموع الوثائق مهما كان حاملها‪ ،‬تاريخها‬
‫وشكلها واإلدارة التي أنتجتها أو استلمتها أي هيئة مادية أو معنوية عامة أو خاصة أثناء تأدية‬
‫نشاطاتها المسندة إليها والتي مرت بـدورة حياة معينة صاحبها تقيـيم الوثائق مـن أجـل تحديـد‬
‫أهميتهـا اإلدارية والعلمية في كـل مرحلة مـن مراحل حياتها‪ ،‬هـذه الوثائق المنظمة تحفـظ فـي‬
‫مكـان يحدده القـانون والـذي يحـدد كـذلك طريقـة تجميعهـا ومعالجتهـا وتبليغهـا لطالبيهـا أو‬
‫المسـتفيدين منهـا‪ ،‬كمـا أن هـذه الوثـائق تتصـف بتجميعهـا الطبيعـي وبأصالتها وشموليتها‬
‫وانفرادها ووجود روابط هيكلية فيما بينها‪.‬‬
‫ج‪-‬التعريف القانوني‪ :‬تستعمل كلمة "أرشيف" للداللة على معنيين أساسيين هما‬
‫‪ ‬الوثائق والمستندات‪:‬يراد باألرشيف في مدلول القانون رقـم‪ 11.11‬المتعلق باألرشيف‬

‫"جميع الوثائق كيفما كان تاريخها وشكلها وحاملها المادي التي ينتجها أو يتسلمها كل‬
‫نقال عن نفس المرجع السابق الصفحة ‪10‬‬ ‫(‪)28‬‬
‫نقال عن نفس المرجع السابق الصفحة ‪13‬‬ ‫(‪)29‬‬

‫شخص طبيعي أو معنوي وكل مصلحة أو هيئة عامة أو خاصة خالل مزاولة نشاطهم"‪ .‬و‬
‫يمكن لألرشيف أن يكون عبارة عن‪:‬‬
‫‪ ‬وثيقة منفردة‬
‫‪ ‬ملف‪ :‬مجموعة من الوثائق المرتبطة بقضية معينة أو مشروع‪.‬‬
‫‪ ‬رصيد من األرشيف‪ :‬جميع الوثائق التي ينتجها أو يتسلمها شخص طبيعي أو معنوي‬
‫ما خالل مزاولة مهامه‪.‬‬
‫ال تقتصر داللة كلمة أرشيف على الوثائق القديمة فقط‪ ،‬وإنما تعني جميع الوثائق (ورقية‪،‬‬
‫سمعية‪ ،‬بصرية‪ ،‬رقمية إلخ) التي ينتجها أو يتسلمها أي شخص أو هيئة في إطار ممارسة‬
‫نشاطه‪.‬‬
‫‪ ‬المصالح اإلدارية والمنشآت المخصصة لألرشيف‪:‬‬
‫يمكن استعمال كلمة أرشيف للداللة أيضا على المؤسسات أو المصالح اإلدارية التي تطلع بمهام‬
‫تدبير األرشيف‪ ،‬وكذا على الفضاءات أو المنشآت التي يحفظ فيها (‪. )30‬‬
‫ثانيا‪ :‬مفهوم األرشفة‪:‬‬
‫األرشفة كمفهوم عام هي عملية حفظ وتصنيف الوثائق (غالبا األوراق) بطريقة يسهل الرجوع‬
‫لها‪ ،‬وهي عملية ديناميكية متكاملة‪ ،‬حيث يعتمد مفهوم العمل األرشيفي في البلدان المتقدمة‬
‫على رعاية الوثائق من لحظة إنشائها في اإلدارات ومتابعة هذه الوثائق حتى يتقرر مصيرها‬
‫النهائي سواء بالحفظ الدائم أو باإلتالف وتلتزم مراكز األرشفة المتقدمة باإلشراف على الوثائق‬
‫في مراحلها الثالث (النشيطة‪ ،‬الوسيطة‪ ،‬والنهائية) (‪. )31‬‬
‫(‪ )30‬القانون ‪11.11‬المادة األولى الخاصة بتعريف االرشيف‬

‫(‪ )31‬ساروار محمد كمال رمزي كتاب أنظمة األرشفة ‪0209‬الكويت الصفحة ‪00‬نقال عن‪ www.keu92.org‬بتاريخ‬
‫‪32‬مارس‪0202‬‬

‫*األرشفة اإللكترونية ‪ :‬يطلق عليها كذلك األرشفة اآللية وهي إمكانية تصوير وحفظ وفهرسة‬
‫الوثائق وتحويل بياناتها وفي ذات الوقت توفر للمستخدم طرق كثيرة السترجاعها واالطالع‬
‫عليها وتداولها إلكترونيا ً بسهولة‪ .‬وهي عبارة عن عملية نقل وإدخال الملفات التقليدية إلى‬
‫الوسائط المختلفة للحواسيب‪ ،‬بحيث يمكن تخزينها لفترات طويلة‪ ،‬مثل الشرائط الممغنطة أو‬
‫األقراص الضوئية‪ ،‬ويمكن أن تستعمل كذلك كأداة مساندة إذا ما فقدت الملفات األصلية من‬
‫وسائط التخزين الورقية أو التقليدية (‪. )32‬‬
‫المبحث الثاني‪ :‬أنواع األرشيف‬
‫‪-1‬األرشيف العام (العمومي)‪:‬‬
‫وفقا للمادة ‪3‬من القانون رقم ‪69.99‬المتعلق باألرشيف‪ ،‬يتمثل األرشيف العام (أو العمومي)‬
‫في جميع الوثائق التي تكونها في إطار مزاولة نشاطها‪:‬‬
‫‪-‬الدولة والجماعات الترابية والمؤسسات والمقاوالت العمومية‪.‬‬
‫‪-‬الهيئات الخاصة المكلفة بإدارة مرفق من المرافق العامة فيما يتعلق باألرشيف الناتجة عن‬
‫نشاط هذا المرفق‪.‬‬
‫‪-‬األصول والفهارس التي يكونها الموثقون والعدول وسجالت الحالة المدنية وسجالت مصلحة‬
‫التسجيل‪.‬‬
‫‪-2‬األرشيف الخاص‪:‬‬
‫أما األرشيف الخاص فهو مجموع الوثائق التي تكونها األشخاص الذاتية والمعنوية الخاضعة‬
‫للقانون الخاص في إطار مزاولة مهامها‪ ،‬دون أن تكون هذه المهام ذات طبيعة عمومية (تدبير‬
‫المرفق العام)؛ وكمثال على ذلك‪ :‬أرشيف األشخاص الذاتيين‪ ،‬أرشيف المقاوالت الخاصة‪،‬‬
‫أرشيف الجمعيات والنقابات‪ ،‬أرشيف األحزاب السياسية‪ ،‬إلخ‪.‬‬
‫حقيبة االرشفة االلكترونية وتامين وحفظ الوثائق عبر الموقع‪ www.roya-tp.com:‬بتاريخ ‪0‬ابريل ‪0202‬‬ ‫(‪)32‬‬

‫وبهذا الخصوص‪ ،‬يمكن للدولة أن تتملك عن طريق الشراء أو أن تتلقى على سبيل الهبة أو‬
‫الوصية أو الوديعة القابلة لالسترجاع األرشيف الخاص الذي يعتبر ألسباب تاريخية ذا منفعة‬
‫عامة‪ .‬كما يمكنها أن تصنف هذا األرشيف في عداد األرشيف التاريخي وفق الشروط واألشكال‬
‫المنصوص عليها في القانون رقم ‪22.80‬المتعلق بالمحافظة على المباني التاريخية والمواقع‬
‫والكتابات المنقوشة والتحف الفنية والعاديات‪ ،‬كما تم تغييره وتتميمه(‪.)33‬‬
‫‪:‬‬
‫يشكل األرشيف المنظم وسيلة لضمان‪:‬‬
‫‪-‬تدبير إداري جيد‪ :‬إذ يعتبر األرشيف حجة وبرهانا‪ ،‬ويمثل ضمانة للشفافية اإلدارية‪ ،‬كما‬
‫يسمح بما يلي‪:‬‬
‫‪-‬التحقق من الوقائع وتحليلها ومقارنتها لضمان تدبير إداري ومالي ناجع‪.‬‬

‫‪-‬نقل الخبرة اإلدارية باعتبار األرشيف ضمانة الستمرار تدبير الملفات ووسيلة لمعرفة‬
‫أنشطة وإنجازات المسؤولين السابقين‪.‬‬
‫‪-‬الولوج إلى معلومات موثوقة متعلقة بمنجزات الهيئة‪ ،‬وبالقرارات المتخذة‪ ،‬وكذا بحقوق‬
‫وواجبات كل المتدخلين على جميع المستويات‪.‬‬
‫الجيدة والديمقراطية ‪:‬يلعب األرشيف دورا أساسيا في الحصول على المعلومات‬ ‫ب‪-‬‬
‫الضرورية للتعرف على القرارات الحكومية‪ ،‬وأنشطة اإلدارات‪ ،‬وعمل المحاكم‪ ،‬وذلك بجعله‬
‫رهن إشارة المواطنات والمواطنين‪.‬‬
‫التراث‪ :‬يعتبر األرشيف عنصرا مهما في تكوين هوية األمم وتراثها‪ ،‬حيث يشكل‬ ‫‪-‬‬
‫شهادة على أنشطة اإلنسان ووسيلة أساسية لدراسة الماضي‪.‬‬
‫د‪-‬حقوق اإلنسان‪ :‬يعكس األرشيف تطور حقوق اإلنسان ويشكل وسيلة فعالة للوقاية من‬
‫انتهاكها‪ .‬كما يعتبر شهادة وحجة لتالفي النسيان(‪. )34‬‬
‫القانون ‪ 11.11‬المتعلق باألرشيف المادتين ‪3‬و‪09‬‬ ‫(‪)33‬‬
‫الدليل المرجعي لتدبير األرشيف الصفحة ‪00‬‬ ‫(‪)34‬‬

‫‪:‬‬
‫تتبع األرشيفيون مراحل تطور حياة الوثائق وتوصلوا إلى أن للوثيقة األرشيفية أعمار ثالثة‪:‬‬
‫‪-1‬مرحلة األرشيف الجاري (العادي أو النشيط أوالراهني)‪:‬‬
‫تبدأ هذه المرحلة منذ إنشاء الوثيقة في الجهة اإلدارية وتكون الوثائق خاللها مستخدمة بصفة‬
‫منتظمة في أوجه النشاطات الجارية للمؤسسة التي أنتجتها وتوصف الوثائق في هذه المرحلة‬
‫بأنها وثائق جارية أو نشطة وتبلغ مدة هذا العمر خمس سنوات على وجه التقريب وفيه تبلغ‬
‫القيمة األولية للوثائق اإلدارية أقصاها في حين تبلغ قيمتها الثانوية أدناها ومن المعتاد في هذه‬
‫المرحلة أن تحفظ الوثائق في إدارتها التي تستخدمها(‪. )35‬‬
‫‪-2‬مرحلة األرشيف الوسيط (أو شبه النشيط)‪:‬‬
‫يتوقف فيها اس تخدام الوثائق بصفة منتظمة في أوجه النشاط الجارية ولكنها تحتفظ ببعض‬
‫االستخدامات اإلدارية العرضية وتوصف الوثائق في هذه المرحلة بأنها غير جارية‪ ،‬أو غير‬
‫نشطة وتعرف بالمحفوظات واألرشيف الساكن‪ .‬متوسط هذا العمر فيه اختالف قدر بين عشر‬
‫سنوات وثالثين عاما ويمكن تمديد هذا العمر إلى مائة سنة‪ ،‬تجمع المحفوظات في هذه المرحلة‬
‫بين القيمة اإلدارية الثانوية‪ ،‬والقيمة التاريخية التي تكون كامنة‪ ،‬وتتميز باستعمال أقل تكرار‬
‫للوثائق‪ ،‬وتحفظ في مستودعات معدة خصيصا لهذا الغرض‪.‬‬
‫‪-3‬مرحلة األرشيف النهائي (أوالتاريخي)‪:‬‬
‫في هذه المرحلة يودع الجزء من المحفوظات التي ثبتت تماما قيمته لألبحاث التاريخية‬
‫واالقتصادية واالجتماعية والقانون في إحدى المؤسسات األرشيفية حيث ينظم بشكل علمي‬
‫يجعله صالحا لالستخدام من قبل الباحثين ويعرف باألرشيف‪ .‬أما عن مدة استبقاء الوثائق‬
‫فليس لها متوسط وإنما هي أبدية‪ ،‬والوثائق في هذا العمر هي مسؤولية األرشيفيين في‬
‫المؤسسات األرشيفية حيث مستقرها النهائي وليس ألخصائي الوثائق اإلدارية صلة بها‪.‬‬
‫وفى هذا العمر إما أن تحفظ الوثائق‪ ،‬أو تعدم حسب أهميتها التاريخية (‪.)36‬‬
‫(‪ )35‬نفس المرجع السابق ص ‪00‬‬

‫(‪ )36‬عبد الباسط شواو تقنيات المعلومات في األنظمة الوثائقية ص ‪22-11‬‬

‫أل‬ ‫ظ‬ ‫خ س‪:‬‬
‫أوال‪ :‬اإلطار القانوني لألرشيف‬
‫يظل األرشيف منذ إنشائه إلى حين تصنيفه في مصلحة أرشيف عامة‪ ،‬أو إتالفه خاضعا‬
‫لمجموعة من المقتضيات والنصوص القانونية والتنظيمية التي يتعين على منتجي األرشيف‬
‫واألرشيفيين‪ ،‬على حد سواء‪ ،‬معرفتها‪ .‬وهذه النصوص منها ما هو عام ومنها ما هو خاص‬
‫باألرشيف‪.‬‬
‫وف ي هذا السياق‪ ،‬وجب التمييز في النصوص التشريعية والتنظيمية بين ما هو مرتبط مباشرة‬
‫بمجال األرشيف كالقانون رقم ‪ ،69.99‬والمرسوم التطبيقي الصادر بتنفيذه رقم‪،‬‬
‫‪2.14.267‬وما هو عام يتضمن آجال التقادم القانوني‪.‬‬
‫‪-4‬القانون رقم ‪ 11.11‬المتعلق باألرشيف‬

‫يعتبر القانون رقم ‪69.99‬المتعلق باألرشيف‪ ،‬الصادر بتنفيذه الظهير رقم ‪ 1.07.167‬بتاريخ‬
‫‪ 30‬نونبر‪2007‬أول قانون في تاريخ المغرب يؤطر تدبير األرشيف الجاري والوسيط‪.‬‬
‫فباإلضافة إلى مجموعة من التعاريف (األرشيف‪ ،‬األرشيف العام‪ ،‬األرشيف الجاري‪ ،‬األرشيف‬
‫الوسيط‪ ،‬األرشيف النهائي‪ ،‬األرشيف الخاص) يشتمل هذا لقانون على مجموعة من المقتضيات‬
‫نذكر منها (‪: )37‬‬
‫‪-‬األرشيف العمومي غير قابل للتقادم‪ ،‬لكونه يحتفظ بطابعه العمومي بشكل أبدي وال يمكن‬
‫إسقاط هذا الطابع عنه مهما مر عليه من الزمن‪.‬‬
‫‪ -‬األرشيف العمومي غير قابل للتفويت‪ ،‬فال يمكن التصرف فيه بالتفويت أو البيع أو غيره‪.‬‬
‫‪ -‬إلزامية رقمنة األرشيف‪ ،‬إذ يتعين على إدارات الدولة والجماعات الترابية والمقاوالت‬
‫والمؤسسات العمومية وعلى كل هيئة مكلفة بتدبير مرفق عام القيام برقمنة أرشيفها وبحفظه‬
‫تدريجيا في شكل أرشيف إلكتروني‪.‬‬
‫الدليل المرجعي لتدبير األرشيف ص ‪09-03‬‬ ‫(‪)37‬‬

‫‪-‬إتاحة االطالع على األرشيف العمومي‪ ،‬وذلك وفق الشروط واآلجال المحددة بمقتضى المواد‬
‫‪14‬و ‪15‬و ‪11‬و ‪11‬و‪ 13‬من القانون رقم ‪11.11‬‬
‫‪-‬إحداث مؤسسة أرشيف المغرب‪ ،‬وهي مؤسسة عمومية تتمتع بالشخصية المعنوية‬
‫واالستقالل المالي‪ ،‬تناط بها مهمة صيانة تراث األرشيف الوطني والقيام بتكوين أرشيف عام‬
‫وحفظه وتنظيمه وتيسير االطالع عليه ألغراض إدارية أو علمية أو اجتماعية أو ثقافية‪.‬‬
‫القسم الثاني من القانون رقم (‪:)11.11‬‬
‫‪ -‬مقتضيات زجرية‪ :‬ينص القانون ‪69.99‬على مجموعة من العقوبات تهم إتالف أو اختالس‬
‫أو سرقة أرشيف عمومي أو اإلضرار به‪ ،‬وكذا إفشاء السر المهني (المواد من ‪35‬إلى ‪.)33‬‬
‫‪-2‬المرسوم رقم ‪2.14.211‬‬
‫الصادر في ‪4‬نونبر ‪2015‬بتحديد شروط وإجراءات تدبير وفرز وإتالف األرشيف العادي‬
‫والوسيط وشروط وإجراءات تسليم األرشيف النهائي ‪.‬‬
‫يهم هذا المرسوم باألساس تطبيق مقتضيات المواد ‪5‬و ‪1‬و ‪10‬و ‪11‬و ‪40‬من القانون رقم‬
‫‪ 69.99‬المشار إليه‪ ،‬ويتضمن خمسة أبواب تقع على الشكل التالي‪:‬‬
‫‪-‬الباب األول ‪ :‬إعداد برنامج تدبير األرشيف والهياكل المكلفة بتنفيذه‬
‫يتعين على إدارات الدولة والجماعات الترابية والمؤسسات والمقاوالت العمومية والهيئات‬
‫الخاصة المكلفة بتدبير مرفق من المرافق العامة إعداد برنامج لتدبير أرشيفها العادي والوسيط‪.‬‬
‫ومن أجل تنفيذ هذا البرنامج بشكل فعال وناجع‪ ،‬ينص المرسوم على ضرورة إحداث بنية مكلفة‬
‫باألرشيف ولجنة خاصة به في إدارات الدولة‪.‬‬
‫‪-‬الباب الثاني‪ :‬تدبير األرشيف العادي واألرشيف الوسيط‪.‬‬
‫يحدد هذا الباب عمليات وأدوات تدبير األرشيف العادي والوسيط‪.‬‬
‫‪-‬الباب الثالث‪ :‬فرز وإتالف األرشيف ويشمل التعريف بالعمليتين وإجراءات القيام بهما‪.‬‬
‫المغرب(‪.)38‬‬ ‫أرشيف‬ ‫مؤسسة‬ ‫إلى‬ ‫النهائي‬ ‫األرشيف‬ ‫تسليم‬ ‫الرابع‪:‬‬ ‫‪-‬الباب‬
‫بعد استيفاء األرشيف لفائدته اإلدارية‪ ،‬وبعد إجراء عملية الفرز وحصر األرشيف الذي سيحفظ‬
‫نفس المرجع السابق ص ‪09‬‬ ‫(‪)38‬‬

‫بصفة نهائية لما يكتنزه من قيمة علمية أو إحصائية أو تراثية‪ ،‬يتم تسليمه إلى مؤسسة‬
‫أرشيف المغرب التي تسهر على حفظه نهائيا‪ .‬ويحدد هذا الباب اإلجراءات التي يتعين اتباعها‬
‫بهذا الخصوص ‪.‬‬
‫‪-‬الباب الخامس‪ :‬أحكام ختامية وانتقالية‬

‫يتناول مجموعة من المقتضيات المختلفة من قبيل إلزامية إعداد محاضر تسليم الوثائق عند‬
‫انتهاء المهام‪ ،‬إعداد المخطط االستعجالي‪ ،‬إلخ‪.‬‬
‫‪ -5‬مدونة أخالقيات مهنة األرشيفي ‪:‬‬
‫باعتبار أن التشريع ال يشمل جميع جوانب مهنة األرشيفيين‪ ،‬وحيث إن هؤالء المهنيين يظلون‬
‫في اتصال دائم ومباشر بالوثائق التي قد تحمل معلومات عن الحياة الخاصة‪ ،‬والتاريخ‪،‬‬
‫والحكامة الجيدة فإنهم مدعوون إلى احترام األخالقيات التي تؤطر عملهم‪.‬‬
‫وقد تم اعتماد مدونة أخالقيات المهنة من قبل المجلس الدولي لألرشيف بمناسبة انعقاد الدورة‬
‫‪ 13‬للجمع العام في بيكين(الصين) يوم ‪ 6‬شتنبر‪. 1111‬وبموجب هذه المدونة‪ ،‬يتعين على‬
‫األرشيفي أن‪:‬‬
‫‪ -‬يعمل بموضوعية وحياد‪.‬‬
‫‪-‬يحافظ على وحدة األرشيف‪.‬‬

‫‪ -‬يحترم الترتيب األصلي للوثائق‪.‬‬
‫‪ -‬يصون أصالة الوثائق‪.‬‬
‫‪ -‬ييسر الولوج إلى األرشيف ويضمن إتاحته‪.‬‬
‫‪-‬يوازن في إطار القوانين الجاري بها العمل‪ ،‬بين الحق في المعرفة واحترام الحياة الخاصة‪.‬‬
‫‪-‬يكون في خدمة الجميع وأال يستغل بصفة غير شرعية وضعه لتحقيق امتيازات شخصية أو‬
‫امتيازات لصالح الغير (‪. )39‬‬
‫‪-‬يعمل جاهدا للوصول إلى أعلى مستوى ممكن في العطاء المهني‪ ،‬وذلك بتحيين وتجديد‬
‫معارفه بشكل منتظم ومستمر‪ ،‬والعمل على نشر نتائج تجاربه وأبحاثه‪.‬‬
‫نفس المرجع السابق ص ‪09‬‬ ‫(‪)39‬‬

‫‪-‬يعمل بتعاون مع زمالئه ومع أصحاب المهن المجاورة لضمان الحفاظ على اإلرث الوثائقي‪.‬‬
‫ثانيا‪ :‬مستعملو األرشيف‬
‫‪-‬منتجو الوثائق ‪:‬هم أول من يستعمل أرشيفهم‪ ،‬وذلك ألغراض متنوعة منها‪ :‬تدبير مشاريعهم‬
‫وقضاياهم‪ ،‬استقصاء معلومات معينة‪ ،‬إثبات الحقوق والواجبات‪ ،‬التدقيق‪ ،‬التحقق‪ ،‬حفظ ذاكرة‬
‫الهيئة‪ ،‬إلخ‪.‬‬
‫‪-‬جمهور الباحثـين‪ :‬ويتمثـل في جميع األشخاص الذيـن يستعملون األرشـيف لغـايات علمية‪،‬‬
‫كالجامعيين والطلبة‪.. .‬‬

‫‪-‬جمهور المهنيين ‪:‬وهم تلك الفئة التي تستعمل األرشيف من أجل تحضير مشاريع معينة أو‬
‫تكوين ملفات أو استقصاء معلومات هامة‪ .‬مثال‪ :‬مهندس معماري يعمل على تأهيل أو تحديث‬
‫بناية قديمة‪ ،‬محامي يشتغل على قضية تتطلب جمع معلومات‪ ،‬الخ‪.‬‬
‫‪-‬الجمهور المدرسي‪ :‬كل شخص أو مجموعة من األشخاص يتم استقبالهم من طرف مصلحة‬
‫أرشيف في إطار أنشطة تربوية (بيداغوجية‪ )،‬ويتم تعريفهم باألرشيف عن طريق المعارض‬
‫والورشات وغيرها‬
‫‪-‬العموم‪ :‬كل شخص يستعمل األرشيف لغايات أخرى غير تلك التي أتينا على ذكرها أعاله‪،‬‬
‫كإثبات الحقوق‪ ،‬المعرفة التاريخية‪ ،‬البحث في علم األنساب‪ ،‬إلخ‪.‬‬
‫ثالثا‪ :‬مبدأ احترام األرصدة‬

‫يعتبر احترام األرصدة مبدأ أساسيا في علم األرشيف المعاصر‪ ،‬ويقوم على فكرة تدبير األرشيف‬
‫كوحدة عضوية حسب مصدره (أي منتجه)‪ ،‬لذلك يتحتم على األرشيفي المحافظة على وحدة‬
‫الرصيد المستلم من شخص أو هيئة معينة دون خلطه مع األرصدة األخرى (‪. )40‬‬
‫المرجع السابق نفسه ص ‪00-00‬‬ ‫(‪)40‬‬

‫ط‬ ‫ج‬ ‫‪:‬‬
‫بمقتضى المادة ‪5‬من القانون رقم ‪69.99‬المتعلق باألرشيف‪ ،‬يراد ببرنامج تدبير األرشيف‬
‫الجاري والوسيط «الهياكل والوسائل واإلجراءات التي تمكن من تدبير الوثائق من يوم إحداثها‬
‫إلى تاريخ تصنيفها النهائي في مصلحة أرشيف عامة أو تاريخ إتالفها‪.‬‬
‫أوال‪ :‬إعداد وتنفيذ برنامج تدبير األرشيف‬
‫طبقا لمقتضيات القانون رقم ‪ 11.11‬وأحكام المرسوم رقم ‪ ،2.14.267‬يتعين على إدارات‬
‫الدولة والجماعات الترابية والمؤسسات والمقاوالت العمومية‪ ،‬والهيئات الخاصة المكلفة بإدارة‬
‫مرفق من المرافق العامة‪ ،‬إعداد وتنفيذ برامج لتدبير أرشيفها الجاري (العادي) والوسيط‪،‬‬
‫وذلك بتعاون مع مؤسسة أرشيف المغرب‪.‬‬
‫وفي هذا اإلطار‪ ،‬يتعين على هذه الهيئات عند إعداد برامجها أن تأخذ بعين االعتبار‬
‫النصوص الداخلية الخاصة بها ما لم تتعارض مع المقتضيات التشريعية والتنظيمية المتعلقة‬
‫باألرشيف (‪. )41‬‬
‫‪-4‬الهياكل‬
‫يتعين على كل إدارة عمومية‪ ،‬بمقتضى المادة األولى من المرسوم رقم ‪04404018‬المشار إليه‬
‫آنفا‪ ،‬أن تحدث لجنة لألرشيف وبنية إدارية مكلفة به‪.‬‬
‫أ‪ -‬لجنة األرشيف‪:‬‬

‫وهي هيئة تقريرية مهمتها األساسية ضمان تدبير جيد وناجع لألرشيف‪ ،‬وتتولى‪:‬‬
‫‪-‬دراسة برنامج تدبير األرشيف وتتبع تنفيذه‪.‬‬
‫‪-‬تقييم حصيلة األنشطة المنجزة في مجال تدبير األرشيف واقتراح اإلجراءات الواجب اتخاذها‬
‫لتحسين أساليب التدبير وضمان فعاليتها‪.‬‬
‫القانون ‪11.11‬المتعلق باألرشيف‬ ‫(‪)41‬‬

‫‪-‬المصادقة على تقرير أنشطة البنية اإلدارية المكلفة باألرشيف‪.‬‬

‫تمارس اللجنة مهامها وفق التوجهات الوطنية في مجال تدبير األرشيف(‪. )42‬‬
‫ب‪-‬البنية المكلفة باألرشيف‪:‬‬

‫حسب المادة ‪ 4‬من المرسوم رقم‪ 2.14.267‬تدرج البنية اإلدارية المكلفة باألرشيف ضمن‬
‫الهيكل التنظيمي لإلدارة المعنية‪ ،‬المحدث بموجب النصوص التنظيمية المتعلقة بتنظيمها‬
‫واختصاصاتها‪ .‬وتمارس مهامها تحت أعلى سلطة إدارية‪ ،‬بتعاون وتنسيق وثيق مع باقي‬
‫الوحدات اإلدارية‪ ،‬وتناط بالبنية اإلدارية المكلفة باألرشيف المهام التالية‪:‬‬
‫‪-‬إعداد المعطيات اإلدارية والتقنية الخاصة بأرشيف اإلدارة وجعلها رهن إشارة مؤسسة‬
‫أرشيف المغرب‪.‬‬
‫‪ -‬تنفيذ برنامج تدبير األرشيف المصادق عليه من قبل لجنة األرشيف من خالل‪:‬‬
‫‪-‬إعداد جدول تصنيف الوثائق وتحيينه‪.‬‬
‫‪-‬إعداد الجدول الزمني للحفظ وتحيينه‪.‬‬
‫‪-‬جمع وتدبير الوثائق اإلدارية التي أصبحت أرشيفا وسيطا‪.‬‬
‫‪-‬المعالجة المادية والفكرية لألرشيف الوسيط‪.‬‬
‫‪-‬تلفيف األرشيف وتهيئة أو إعادة تهيئة أماكن الحفظ‪.‬‬
‫‪-‬إعداد أدوات البحث (جرد‪ ،‬قاعدة بيانات‪ ،‬قوائم‪ ،‬إلخ)‪.‬‬
‫‪-‬إتاحة األرشيف وفق التشريع الجاري به العمل‪.‬‬
‫‪-‬فرز األرشيف والتحضير لعملية اإلتالف‪.‬‬
‫‪-‬تسليم األرشيف النهائي إلى مؤسسة أرشيف المغرب أو إلى المصالح المختصة المرخص لها‪.‬‬
‫‪-‬تقديم الدعم التقني الالزم للعاملين باإلدارة لضمان حسن تطبيق قواعد وإجراءات تدبير‬
‫األرشيف العادي (‪. )43‬‬
‫‪-‬إعداد حصيلة برنامج تدبير األرشيف‪ ،‬وكذا التقرير السنوي عن أنشطتها(البنية)‪.‬‬
‫(‪ )42‬المرسوم ‪0.09.011‬المتعلق بتحديد شروط وإجراءات تدبير وفرز واتالف األرشيف العادي والوسيط وإجراءات تسليم‬
‫األرشيف النهائي المادة األولى‪.‬‬
‫(‪ )43‬الدليل المرجعي لتدبير األرشيف ص ‪01-01‬‬

‫‪ -0‬الوسائل‪:‬‬
‫يتطلب تنفيذ برنامج تدبير األرشيف رصد الوسائل الضرورية لعمل البنية اإلدارية المكلفة‬
‫باألرشيف‪ ،‬وذلك حتى تتمكن من أداء المهام المنوطة بها‪ ،‬كما تنص على ذلك المادة ‪ 4‬من‬
‫المرسوم رقم ‪ :04404018‬تضع اإلدارة المعنية رهن إشارة البنية اإلدارية المذكورة الوسائل‬
‫المادية والتقنية الالزمة‪ ،‬كما تضع رهن إشارتها الموارد البشرية المؤهلة في مجال األرشيف‬
‫أوالتي تلقت تكوينا متخصصا فيه‪ ،‬قصد تمكينها من ممارسة المهام المنوطة بها (‪.)44‬‬
‫أ‪-‬الموارد البشرية ‪:‬‬
‫يتعين على اإلدارة أن تمد البنية اإلدارية المكلفة باألرشيف بموارد بشرية مؤهلة في مجال‬
‫األرشيف‪ .‬ويمكن للبنية أن تستعين عند الضرورة بمتخصصين في مجال القانون والمعلوميات‬
‫وغيرها ‪.‬‬
‫وقد أبانت الممارسات األرشيفية على أن عدد العاملين بمصالح األرشيف يختلف باختالف‬
‫وضعية تنظيم األرشيف وحجمه‪.‬‬
‫كما يجب على اإلدارة أن تعمل على توفير التكوين المستمر للعاملين بالبنية المكلفة باألرشيف‪،‬‬
‫وذلك لمواكبة مستجدات مجال األرشيف‬
‫ب‪-‬الموارد المالية‬
‫يتعين على اإلدارة أن تخصص للبنية اإلدارية المكلفة باألرشيف الموارد المالية الضرورية‬
‫لتنفيذ برنامج تدبير األرشيف‪:‬‬
‫‪-‬ميزانية االستثمار‪ :‬وعاء عقاري وبنايات وتجهيزات (رفوف‪ ،‬مكاتب‪ )...،‬إلخ‪.‬‬
‫‪ -‬ميزانية االستغالل‪ :‬التوظيف والتكوين ونفقات التسيير (إنارة‪ ،‬تهوية‪ )...،‬إلخ‪.‬‬
‫ج‪ -‬تجهيزات ومعدات الحفظ‬
‫تشمل الموارد المادية الواجب توفيرها للبنية اإلدارية المكلفة باألرشيف عموما ما يلي‪:‬‬
‫(‪)45‬‬ ‫‪ -‬معدات ِ المعالجة‪ :‬وزرات‪ ،‬كمامات‪ ،‬قفازات‪ ،‬أقمشة‪ ،‬فرشاة‪ ،‬أقالم‪ ،‬إلخ‬
‫‪ -‬معدات التلفيف‪ :‬علب‪ ،‬ملفات‪ ،‬إلخ‪.‬‬
‫‪ -‬تجهيزات التأثيث‪ :‬رفوف‪ ،‬خزانات‪ ،‬إلخ‪.‬‬
‫(‪ )44‬المرسوم التطبيقي رقم ‪0.09.011‬المنظم لشروط وإجراءات تدبير األرشيف المادة الرابعة‬
‫(‪ )45‬الدليل المرجعي لتدبير األرشيف ص‪02‬‬

‫‪ -‬معدات الحفظ‪ :‬مزيالت الرطوبة‪ ،‬طفايات الحريق‪ ،‬أجهزة الكشف عن الدخان‪ ،‬نظام اإلنذار‪...‬‬
‫‪ -‬معدات مكتبية‪ :‬حواسيب‪ ،‬طابعة‪ ،‬ماسح ضوئي‪ ،‬إلخ ‪.‬‬
‫ثانيا‪ :‬عمليات وإجراءات تدبير األرشيف‬

‫تتمثل عمليات تدبير األرشيف الجاري والوسيط في‪ :‬تشخيص الوضع وإعداد أدوات التدبير‬
‫والمعالجة وإعداد أدوات البحث والحفظ واإلتاحة والفرز واإلتالف والتحويل والتسليم‪.‬‬
‫‪-4‬أدوات تدبير األرشيف العادي والوسيط‪:‬‬

‫أ‪-‬تقييم األرشيف‪:‬‬
‫يعتبر تقييم األرشيف إحدى الحلقات األساسية للسلسلة األرشيفية‪ ،‬باعتبارها عملية فكرية تروم‬
‫تحديد القيم القانونية واإلدارية والعلمية التي تتوفر في الوثائق‪ ،‬والتي تبرر حفظها‪ ،‬حيث ال‬
‫يمكن الجزم في مدد استبقائها كأرشيف عادي أو وسيط وال في مآلها النهائي إال بعد إخضاعها‬
‫لهذه العملية‪ .‬ومن أجل تحديد قيمة األرشيف‪ ،‬يتعين على لجنة إعداد الجدول الزمني للحفظ أن‪:‬‬
‫‪ -‬تكون على دراية بسياق إنتاجه‪.‬‬

‫‪ -‬تتوفر على وصف دقيق له‪.‬‬
‫‪ -‬تحدد حيثيات استعماله‪.‬‬
‫‪ -‬تعرف وتيرة االطالع عليه‪.‬‬
‫‪ -‬تتحقق من وجود نسخ منه وتحدد فائدتها‪.‬‬
‫في إطار إجراء تقييم األرشيف‪ ،‬يتعين على اللجنة أساسا أن تأخذ بعين االعتبار ثالثة أنواع من‬
‫القيم‪ ،‬وهي‪ :‬القيمة القانونية‪ ،‬القيمة اإلدارية ثم القيمة اإلخبارية واإلشهادية للوثائق‪.‬‬
‫*القيمة القانونية‪:‬‬
‫تعتبر أرشيفا ذا قيمة قانونية‪ ،‬الوثائق التي تمكن اإلدارة من حماية حقوقها‪ ،‬واالمتثال‬
‫لمقتضيات النصوص القانونية والتنظيمية الجاري بها العمل‪ ،‬وكذا الدفاع عن مصالحها أمام‬
‫المحاكم عند االقتضاء(‪.)46‬‬
‫الدليل المرجعي لتدبير األرشيف ص‪01‬‬ ‫(‪)46‬‬

‫في حالة وجود نصوص قانونية تحدد القيمة القانونية للوثائق (التقادم القانوني أو غيره)‪،‬‬
‫يتعين على لجنة الجدول الزمني للحفظ أن تأخذ مقتضياتها بعين االعتبار وأن تجعلها في مقام‬
‫أول لتحديد قواعد الحفظ‪ .‬ولهذه الغاية‪ ،‬يعتبر حضور متخصص في القانون ضمن تركيبة‬
‫اللجنة أمرا ضروريا‪.‬‬
‫*القيمة اإلدارية ‪:‬‬
‫تعتبر أرشيفا ذا قيمة إدارية‪ ،‬الوثائق التي يتم إنتاجها وتداولها في إطار مزاولة أنشطة اإلدارة‪،‬‬
‫والتي تمكنها من أداء مهامها وممارسة اختصاصاتها وتدبير مواردها‪ ،‬وكذا تسيير شؤونها‬
‫وبلوغ أهدافها‪.‬‬
‫*القيمة اإلخبارية ‪:‬‬
‫تعتبر أرشيفا ذا قيمة إخبارية‪ ،‬الوثائق التي استنفذت أهميتها القانونية واإلدارية‪ ،‬والتي وجب‬
‫حفظها لفائدتها العلمية (اإلحصاء‪ ،‬االقتصاد‪ ،‬علم االجتماع‪ ،‬إلخ)‬
‫ب ‪ -‬فرز األرشيف الجاري‬

‫يتم فرز األرشيف العادي من طرف الوحدة اإلدارية المعنية بالوثائق‪ ،‬بتنسيق مع البنية اإلدارية‬
‫المكلفة باألرشيف‪.‬‬
‫وتهدف عملية الفرز في هذه المرحلة إلى الفصل بين الوثائق التي يتعين تحويلها إلى المرحلة‬
‫الوسيطة والوثائق التي يتعين إتالفها‪ ،‬وذلك وفق قواعد الجدول الزمني للحفظ‪.‬‬
‫ولهذا الغرض‪ ،‬يتوجب على الوحدة اإلدارية المعنية‪ ،‬تحت إشراف البنية المكلفة باألرشيف‪ ،‬ما‬
‫يلي‪:‬‬
‫‪-‬التحقق والتأكد من قواعد الحفظ الخاصة بالوثائق موضوع الفرز‪.‬‬
‫‪-‬تحديد األرشيفات الواجب تحويلها إلى مستودعات األرشيف الوسيط‪.‬‬
‫‪-‬تحديد األرشيفات الواجب إتالفها طبقا إلجراءات محددة (‪. )47‬‬
‫(‪ )47‬المرسوم التطبيقي رقم ‪0.09.011‬المنظم لشروط وإجراءات وتدبير وفرز واتالف العادي والوسيط وإجراءات تحويله إلى‬
‫األرشيف النهائي‪.‬‬

‫ج ‪ -‬تحويل األرشيف إلى مستودعات األرشيف الوسيط‪:‬‬

‫تحويل األرشيف هو عملية إدارية تنتقل بموجبها مسؤولية تدبير وحفظ األرشيف من الوحدة‬
‫اإلدارية التي شكلته إلى البنية اإلدارية المكلفة باألرشيف‪ ،‬والتي تتولى حفظه في مستودعات‬
‫األرشيف الوسيط لإلدارة‪ .‬وتتم هذه العملية استنادا إلى معطيات الجدول الزمني للحفظ‪.‬‬
‫‪ -‬إجراءات التحويل‪:‬‬
‫تتطلب كل عملية تحويل تنظيما جيدا لألرشيف من قبل الوحدة اإلدارية المحولة‪ ،‬طبقا‬
‫للتوجيهات الخاصة بمعالجة األرشيف الجاري (‪. )48‬‬
‫تتم عملية تحويل األرشيف وفق اإلجراءات التي تستند أساسا إلى بيان تحويل األرشيف الجاري‬
‫إلى مستودعات األرشيف الوسيط‪ .‬هذا البيان هو وثيقة تتضمن وصفا لمحتوى علب األرشيف‬
‫المراد تحويلها‪ ،‬ويكتسي طابع الحجية ألنه يعتبر بمثابة دليل على القيام بعملية التحويل‪،‬‬
‫وضمانة النتقال المسؤولية على األرشيفات المحولة من الوحدة اإلدارية إلى البنية اإلدارية‬
‫المكلفة باألرشيف‪.‬‬
‫يستعمل بيان ا لتحويل كقاعدة إلعداد مختلف أنواع أدوات البحث في األرشيف‪ :‬كرونولوجية‪،‬‬
‫موضوعاتية‪ ،‬هيكلية (أي حسب الوحدة اإلدارية المحولة‪ )،‬إلخ‬
‫ثالثا‪ :‬تدبير األرشيف الوسيط‬

‫يقوم تدبير األرشيف الوسيط أساسا على العمليات التالية‪ :‬الجرد والتصنيف والمعالجة وإعداد‬
‫أدوات البحث والحفظ واالستغالل والتثمين والفرز ثم التحويل إلى أرشيف المغرب أو اإلتالف‬
‫حسب الجدول الزمني للحفظ‪ .‬ويهدف تدبير األرشيف الوسيط إلى‪:‬‬
‫‪ ‬ضبطه وتسهيل الولوج إليه‪.‬‬

‫‪ ‬حفظ الوثائق بصفة مالئمة‪.‬‬
‫‪ ‬تيسير استعماله واستغالله‪.‬‬
‫‪ ‬المساهمة في حفظ التراث األرشيفي الوطني‪.‬‬
‫(‪ )48‬الدليل المرجعي لتدبير األرشيف ص ‪39-33-30‬‬

‫كما أن للتدبير الجيد لألرشيف الوسيط فوائد عدة‪ ،‬نذكر منها ما يلي‪:‬‬
‫أ‪-‬فوائد اقتصادية‪ :‬تخفيض كلفة تدبير األرشيف الوسيط (التجهيزات‪ ،‬الموارد البشرية‪)....،‬‬
‫ب‪-‬فوائد إدارية‪:‬‬
‫‪-‬ضمان سرية الوثائق وتأمين الولوج إليها‪ ،‬من خالل تطبيق المعايير واإلجراءات المعمول‬
‫بها(‪.)49‬‬
‫‪ -‬نجاعة خدمات اإلتاحة‪ ،‬من خالل تيسير الوصول إلى الوثائق وتمكين طالبها منها في أقرب‬
‫اآلجال‪.‬‬
‫‪ -‬تيسير تدبير األرشيفات الجارية عن طريق تخفيض حجم األرشيف الموجود بالمكاتب‪.‬‬
‫ج‪-‬حفظ ذاكرة اإلدارة‪.‬‬
‫تعتبر البنية اإلدارية المكلفة باألرشيف مسؤولة عن تدبير األرشيف الوسيط الذي يوجد‬
‫بحوزتها وفق اإلجراءات والعمليات اآلتية‪:‬‬
‫‪-1‬معالجة األرشيف الوسيط‪:‬‬
‫ترتبط معالجة األرشيف الوسيط بالمعالجة التي تمت في المرحلة الجارية‪ ،‬حيث إن تصنيف‬
‫ووصف األرشيف في المرحلة الجارية يعتبر بمثابة أساس الستكمال معالجته في المرحلة‬
‫الوسيطة‪ ،‬فبمجرد استالم التحويل وضبطه‪ ،‬تشرع البنية اإلدارية المكلفة باألرشيف في‬
‫معالجته(‪.)50‬‬
‫*أدوات البحث في األرشيف‬

‫تعتبر أدوات البحث وسيلة لتيسير الولوج إلى األرشيف المحفوظ في مصلحة أرشيف‬
‫معينة‪ ،‬من خالل وصف محتواه بطريقة منظمة‪ ،‬مختصرة أو مفصلة حسب الحاجة‪.‬‬
‫في المرحلة الوسيطة‪ ،‬يمكن التمييز بين أدوات بحث مختلفة‪:‬‬

‫(‪ )50‬الدليل المرجعي لتدبير األرشيف ص‪31-32‬‬

‫‪-‬دليل موضوعاتي وهو دليل يحتوي على تحليل كل وحدة حسب ترتيب موضوعاتي ومنطقي‬
‫بغض النظر عن رمزها‪.‬‬
‫‪-‬دليل رقمي وهو دليل يصف محتوى كل وحدة حسب نظام يحترم الترتيب التسلسلي للرموز‪.‬‬
‫‪-‬جرد‪: inventaire‬أداة البحث األكثر دقة في وصف رصيد ما أو مجموعة ما‪ ،‬يضم تحليال‬
‫لمحتوى كل وثيقة على حدة‪.‬‬
‫‪-‬تصميم طبوغرافي لترتيب األرشيف‪ :‬رسم بياني يكشف موضع األرشيـف في المستودعات‪.‬‬
‫‪-‬بيانات التحويل‪.‬‬
‫‪-‬جذاذات الوصف المختصرة‪.‬‬
‫‪-‬قواعد المعطيات‪.‬‬
‫‪ -2‬فرز األرشيف الوسيط‪:‬‬

‫تعمل البنية اإلدارية المكلفة باألرشيف على إجراء عملية فرز األرشيف الوسيط‪ ،‬وذلك بتعاون‬
‫مع الوحدات اإلدارية المعنية‪ ،‬وبتنسيق مع أرشيف المغرب‪.‬‬
‫يهدف الفرز في هذه المرحلة إلى الفصل بين الوثائق التي يتعين تسليمها إلى مؤسسة أرشيف‬
‫المغرب والوثائق الموجهة لإلتالف‪ ،‬وذلك وفق قواعد الجدول الزمني للحفظ‪.‬‬
‫ولهذه الغاية‪ ،‬تتولى البنية اإلدارية المكلفة باألرشيف ما يلي‪:‬‬
‫‪-‬التحقق من المآل النهائي للوثائق في ضوء معطيات الجدول الزمني للحفظ‪.‬‬
‫‪-‬تحديد األرشيف الواجب تسليمه إلى مؤسسة أرشيف المغرب‪.‬‬
‫‪-‬تحديد األرشيف الواجب إتالفه وفق الكيفيات التنظيمية الجاري بها العمل (‪. )51‬‬
‫‪-5‬إتالف األرشيف الوسيط‪:‬‬

‫تتولى البنية اإلدارية المكلفة باألرشيف‪ ،‬تحت المراقبة التقنية لمؤسسة أرشيف المغرب‪ ،‬إتالف‬
‫األرشيف الوسيط الذي اتخذ قرار بذلك في شأنه‪ ،‬بناء على قواعد الجدول الزمني للحفظ الذي‬
‫نفس المرجع السابق ص‪ 90-90-92-‬بتصرف‬ ‫(‪)51‬‬

‫يحدد مصير الوثيقة بعد آجال محددة كما في النموذج التالي(‪:)52‬‬
‫الجدول الزمني للحفظ‬
‫المآل النهائي‬ ‫آجال الحفظ‬ ‫الوثيقة‬ ‫نوع‬ ‫رقم‬

‫مالحظات‬ ‫تسليم‬ ‫إتالف انتقاء‬ ‫أرشيف أرشيف‬ ‫الحامل رئيسي ثانوي‬ ‫الوثيقة‬ ‫قاعدة‬
‫وسيط‬ ‫جاري‬ ‫الحفظ‬
‫‪x‬‬ ‫خمس‬ ‫سنتان‬ ‫‪x‬‬ ‫ورقي‬ ‫ملتقيات‬ ‫‪4401‬‬
‫سنوات‬ ‫وزيارات‬
‫‪-0‬تسليم األرشيف النهائي لمؤسسة أرشيف المغرب‪:‬‬

‫تسليم األرشيف النهائي هو عملية إدارية تنتقل بموجبها مسؤولية تدبير وحفظ األرشيف من‬
‫اإلدارة المسلمة الى مؤسسة أرشيف المغرب أو إلى أية مصلحة عمومية أخرى مختصة‪ .‬وتتم‬
‫هذه العملية استنادا إلى معطيات الجدول الزمني للحفظ ويتعين على اإلدارة المعنية بتسليم‬
‫األرشيف عند شروعها في شحن األرشيف أن تراعي ما يلي‪:‬‬
‫*احترام ترتيب العلب وفق بيان التسليم‪.‬‬
‫*بدء الشحن بآخر علبة من بيان التسليم حتى يتسنى لمؤسسة أرشيف المغرب بدء التفريغ‬
‫بالعلبة األولى من البيان عند وصول األرشيف الى المكان المحدد‪.‬‬
‫‪-1‬حفظ األرشيف‪:‬‬
‫يعتبر حفظ األرشيف إحدى الوظائف األساسية المنوطة بمصلحة األرشيف‪ .‬ويمكن تعريفه على‬
‫أنه مجموع الطرق واألساليب والتقنيات التي تهدف إلى حماية وتأمين وثائق األرشيف ماديا‪.‬‬
‫‪ -‬أماكن وتجهيزات ومعدات الحفظ‪.‬‬
‫أماكن الحفظ هي الفضاءات المكونة لمبنى األرشيف ويشتمل كل مبنى لألرشيف على ما يلي‪:‬‬
‫أ‪-‬أماكن الحفظ (المستودعات)‪:‬‬

‫تشغل مساحة أماكن الحفظ ‪ 12 %‬من مجموع مساحة المبنى‪.‬‬

‫يجب أال تقل مساحة المستودع الواحد عن ‪50‬متر مربع وأال تزيد عن ‪200‬متر مربع‪.‬‬
‫ب‪-‬أماكن العمل ‪:‬المكاتب‪ ،‬قاعات الفرز والمعالجة‪ ،‬فضاء استقبال التحويالت‪ ،‬فضاء إزالة‬
‫الغبار‪.‬‬
‫ج‪-‬أماكن االطالع‪ :‬فضاء االستقبال‪ ،‬قاعة االطالع‪ ،‬وعند االقتضاء‪ ،‬قاعة للمعارض وقاعة‬
‫للمحاضرات‪ .‬وتشغل الفضاءات الموجهة للعموم ‪ 01 %‬من مجموع مساحة المبنى‪.‬‬
‫يتعين على اإلدارات‪ ،‬في إطار عملها على إعداد تصور حول تشييد بناية لحفظ األرشيف‪ ،‬أن‬
‫تأخذ بعين االعتبار التوصيات التالية‪:‬‬
‫‪-‬تجنب األماكن الخطيرة وغير الالئقة‪ :‬األراضي المهددة بانزالق التربة أو بالفيضانات أو‬
‫بالزالزل‪ ،‬جنبات البحر‪...‬‬
‫‪-‬تجنب األماكن المجاورة للخطوط العالية التوتر أو لمخازن ّ المواد المتفجرة أو القابلة لالشتعال‬
‫أو لوسط ملوث (‪. )53‬‬
‫‪-‬توجيه البناية بما يسمح بتفادي دخول الرياح المحملة بالرطوبة إلى المستودعات‪.‬‬
‫‪-‬ضمان حماية الوثائق المحفوظة بالمستودعات من أشعة الشمس المفرطة‪.‬‬
‫‪-‬اختيار أساليب البناء الكفيلة بتأمين حماية أفضل للوثائق من األمطار ومن الرطوبة‪ ،‬وكذا من‬
‫التهوية المفرطة‪.‬‬
‫‪-‬تجنب المعدات الموصلة للحرارة أو القابلة للتلف بسبب الرطوبة أو الفطريات أو الحشرات‪.‬‬
‫‪-‬اإلبقاء على مساحات فارغة قصد توسعة البناية عند االقتضاء وصوال باألرشيف إلى المكان‬
‫المحدد‪.‬‬
‫نفس المرجع السابق ص ‪99-99-93‬‬ ‫(‪)53‬‬

‫د‪-‬شروط عامة‬
‫تبنت مؤسسة أرشيف المغرب الشروط العامة التي سنها المجلس الدولي لألرشيف‪ ،‬والتي‬
‫يتعين توفرها في المستودعات‪ ،‬وهي‪:‬‬
‫‪ -‬عزل المستودعات عن بعضها البعض‪ ،‬وعن باقي الفضاءات عن طريق ممرات‪.‬‬
‫‪ -‬حماية المستودعات من األخطار الخارجية ووصلها بقاعة االطالع بممرات فاصلة وبأبواب‬
‫مضادة للنيران‪ .‬باإلضافة إلى منافذ إغاثة وإفراغ تستجيب لمعايير األمان‪.‬‬
‫‪ -‬تجهيز المستودعات بعالمات تشوير واضحة ومرئية‪.‬‬
‫‪ -‬توفير أنظمة اإلشعار بالحرائق واإلطفاء‪ ،‬وكذا مراقبة الدخول من أجل ضبط الولوج إلى‬
‫المستودعات‪.‬‬
‫‪ -‬تجهيز المستودعات بأنظمة التهوية‪ ،‬وبمكيفات الهواء‪ ،‬وبمضادات الرطوبة‪.‬‬

‫‪ -‬توفير أجهزة ضبط ظروف الحفظ (الحرارة والرطوبة النسبية واإلنارة)‪.‬‬
‫‪ -‬عزل المستودعات عن المصاعد لتفادي انتشار النيران أو المجهريات‪.‬‬
‫‪ -‬عزل أماكن العمل عن المستودعات‪.‬‬
‫أما علو المستودعات فقد تم تحديده في مترين و‪ 82‬سنتمتر‪ ،‬يتم استثمار مترين و‪02‬‬
‫سنتمتر منها لوضع الرفوف‪ ،‬ويحتفظ بنصف المتر المتبقي (‪ 12‬سنتمتر) ألنابيب الهواء‬
‫وألنظمة استشعار الحرائق ولمصادر اإلنارة الضرورية فقط (‪. )54‬‬
‫نفس المرجع ص‪91-99‬‬ ‫(‪)54‬‬

‫‪:‬‬ ‫ب‬
‫‪ :‬ص ع‬
‫أجريت هذه الدراسة بالثانوية التأهيلية "موالي سليمان" بفاس وقد شملت األطر اإلدارية فقط‬
‫كما هو مبين في الجدول التالي‪:‬‬
‫الجنس‬ ‫المهمة أو المهام اإلدارية‬ ‫رقم‬
‫المسندة‬ ‫الترتيب‬
‫ذكر‬ ‫‪1‬‬
‫مدير‬
‫أنثى‬ ‫‪2‬‬
‫الكتابة الخاصة‬
‫ذكر‬ ‫‪3‬‬
‫حارس عام للخارجية‬
‫أنثى‬ ‫‪4‬‬
‫مشرفة على األرشيف‬
‫ذكر‬ ‫‪5‬‬
‫ناظر الدروس‬
‫ذكر‬ ‫‪1‬‬
‫الحراسة العامة للخارجية‬
‫ذكر‬ ‫تسيير المصالح المالية‬ ‫‪1‬‬
‫والمادية‬
‫‪5‬ذ ‪2 /‬إ‬ ‫‪1‬‬ ‫المجموع‬
‫تم اعتماد الجرد المادي للوثائق وتوزيع االستمارة كآليتين للبحث بميدان الدراسة "الثانوية‬
‫التأهيلية موالي سليمان بفاس "‪ ،‬ولتعذر الزيارة الميدانية والتواصل المباشر مع المستجوبين‬
‫بسبب الحجر الصحي ضد وباء"‪ ،"covid-19‬اعتمدنا في هذه الدراسة على تقنيات التواصل‬
‫عن بعد‪ ،‬كالتمرير اآللي عن طريق البريد اإللكتروني ومواقع التواصل االجتماعي مع األطر‬
‫اإلدارية المشار إليها في الجدول قبله‪ ،‬بمساهمة الجنسين معا‪ ،‬إذ يشكل الذكور أكبر نسبة من‬
‫المستجوبين ب ‪ 11.4 %‬بينما نسبة اإلناث منهم ‪ ، 23.1 %‬معدل أعمار عينة الدراسة ‪53‬‬
‫سنة تسلمت جميعها مهام اإلدارة التربوية عن طريق اإلسناد‪.‬‬

‫‪:‬‬
‫‪ -0‬جرد الوثائق بمكتب المدير‪:‬‬

‫وثائق محفوظة في علب‬ ‫وثائق مصنفة في رفوف‬ ‫وثائق السبورة المرجعية‬
‫ورقية‬ ‫خزانة حديدية‬
‫‪-‬وثائق امتحانات‬ ‫‪-‬معطيات السنة الدراسية‬ ‫‪-‬الئحة الموظفين‬
‫ومباريات الموسم‪01/02‬‬ ‫لموسم ‪0201 /0201‬‬ ‫‪-‬الئحة أعضاء مجلس التدبير‬
‫‪-‬وثائق امتحانات ومباريات‬ ‫‪-‬مسير المصالح المادية‬ ‫‪-‬الئحة أعضاء المجلس التربوي‬
‫الموسم ‪02/01‬‬ ‫والمالية‬ ‫‪-‬الئحة أعضاء جمعية اآلباء‬
‫‪-‬وثائق امتحانات ومباريات‬ ‫‪-‬الحراسة العامة‬ ‫‪-‬الئحة أعضاء الجمعية الرياضية‬
‫الموسم ‪01/01‬‬ ‫‪-‬أطر هيئة التدريس‬ ‫‪-‬الئحة أعضاء جمعية دعم مدرسة‬
‫‪-‬ملف جمعية اإلباء‬ ‫النجاح‬
‫‪-‬ملف ج دعم مدرسة النجاح‬ ‫‪-‬الئحة هيئة التأطير التربوي‬
‫‪-‬ملف الجمعية الرياضية‬ ‫‪-‬إحصاء االنطالقة‬
‫‪-‬وثائق المكتبة المدرسية‬ ‫‪-‬اإلحصاء الرسمي السنوي‬
‫‪-‬مشروع المؤسسة‬ ‫‪-‬البنية التربوية‬
‫‪-‬مذكرات اكاديمية‬ ‫‪-‬توزيع األقسام على الحراس‬
‫‪-‬مذكرات إقليمية‬ ‫العامين‬
‫‪-‬امتحانات البكالوريا‬ ‫‪-‬استعمال الزمن الخاص باألطر‬
‫‪-‬التوجيه‬ ‫اإلدارية‬
‫‪-‬األنشطة التربوية‬ ‫‪-‬مصالح المديرية اإلقليمية‬
‫‪-‬التقارير اليومية‬ ‫‪-‬استثمار النتائج‬
‫‪-‬الشراكات‬ ‫‪-‬األندية التربوية‬
‫‪-‬احصائيات التالميذ‬
‫‪-‬مختلفات‬
‫(انظر الملحق‪)0‬‬

‫‪ -0‬وثائق الكتابة الخاصة‪:‬‬
‫وثائق مرتبة في رفوف خزانة‬ ‫وثائق مضمنة في مرتبات(‪)classeurs‬‬

‫‪ -‬مرتبة حسب السنوات ويضم كل رف جميع‬ ‫‪-‬الصادرات‬
‫الوثائق المتعلقة بالموظفين المزاولين‬ ‫‪-‬الواردات‬
‫والمتقاعدين والمتوفين‪ ،‬ووثائق االمتحانات‬ ‫‪-‬مذكرات داخلية‬
‫والمباريات خالل موسم دراسي واحد‬ ‫‪-‬مذكرات نيابية‬
‫‪-‬مذكرات اكاديمية‬
‫مذكرات وزارية‬
‫(انظرالملحق‪)0‬‬
‫‪ -3‬الوثائق اإلدارية والتربوية للناظر‪:‬‬
‫‪-‬اللوائح االسمية‬ ‫‪-‬االمتحانات الموحدة‬ ‫‪-‬إحصائيات‬

‫‪-‬التقارير‬ ‫‪-‬التنظيم التربوي‬ ‫‪-‬األنشطة التربوية‬
‫‪-‬المراقبة المستمرة‬ ‫‪-‬المذكرات‬ ‫‪-‬المراجع التربوية‬
‫‪-‬مواظبة األطر التربوية‬ ‫‪-‬المراسالت‬ ‫‪-‬مشاريع المؤسسة‬
‫‪-‬المداومة‬ ‫‪-‬المجالس التربوية‬ ‫‪-‬نماذج المطبوعات‬
‫‪-‬التكوين المستمر‬ ‫‪-‬التوجيه التربوي‬ ‫‪-‬جداول الحصص‬
‫‪-‬الحصاد التربوي‬ ‫‪-‬دفاتر النصوص‬ ‫‪ -‬الحراسة العامة‬
‫‪-‬منظومة مسار‬ ‫‪-‬اإلحصاء المدرسي‬ ‫‪-‬تأمين الزمن المدرسي‬
‫‪-‬برنامج ‪Genie‬‬ ‫‪-‬الجمعيات الداعمة‬ ‫‪-‬الموارد البشرية‬
‫‪-‬مختلفات‬ ‫‪-‬الدعم التربوي‬ ‫‪-‬مراجع معلوماتية‬
‫(انظر الملحق‪)3‬‬

‫‪-9‬جرد الوثائق اإلدارية للحارس العام للخارجية‪:‬‬
‫الجداول‪:‬‬
‫‪ ‬جداول حصص األساتذة‬

‫‪ ‬استعماالت الزمن الخاص باألقسام‬
‫‪ ‬التنظيم التربوي للمؤسسة‬
‫‪ ‬جدول األقسام المسندة للحارس العام‬
‫‪ ‬جدول استعمال القاعات‬
‫‪ ‬البنية التربوية‬
‫اللوائح‪:‬‬
‫‪ ‬الئحة الطاقم اإلداري والتربوي للمؤسسة‬

‫‪ ‬الئحة هيئة المراقبة التربوية (المفتشون)‬
‫‪ ‬لوائح مجالس المؤسسة (مجلس التدبير‪-‬المجلس التربوي‪-‬المجالس التعليمية‪-‬مجالس‬
‫األقسام)‬
‫‪ ‬الئحة أعضاء مكتب جمعية اإلباء‬
‫‪ ‬الئحة التالميذ المسجلين‪ /‬الوافدين‪/‬المرجعين‬
‫‪ ‬الئحة التالميذ المغادرين ‪/‬غير الملتحقين‪ /‬المنقطعين‬
‫‪ ‬الئحة التالميذ مندوبي األقسام‬
‫‪ ‬الئحة التالميذ المعفيين من التربية البدنية‬
‫‪ ‬الئحة التالميذ المسجلين(الذكور‪/‬االناث‪/‬الجدد‪/‬المكررون)‬
‫‪ ‬إحصاء حركية التالميذ‬
‫‪ ‬إحصاء التالميذ حسب السن والجنس‬
‫‪ ‬إحصاء تغيبات التالميذ اليومية والشهرية والدورية‬

‫البطائق‪:‬‬
‫‪ ‬بطاقة الغياب‬
‫‪ ‬البطاقة الشخصية للتلميذ(الخضراء)‬
‫‪ ‬البطاقة المدرسية‬
‫‪ ‬بطاقات ومطبوعات التوجيه‬
‫‪ ‬مطبوع ورقة السماح بزيارة المصالح الصحية‬
‫‪ ‬مطبوع التزام ولي أمر التلميذ في شان تغيب أو سلوك ابنه‬
‫‪ ‬مطبوع ورقة السماح بالدخول بعد تبرير غيابه أو تأخره‬

‫‪ ‬بطاقة إخبار األساتذة بعملية التشطيب أو المغادرة‬
‫السجالت‪:‬‬
‫‪ ‬سجل التتبع التربوي (يتضمن مختلف لوائح التالميذ ‪ +‬جرد الشواهد الطبية للتالميذ)‬
‫‪ ‬سجل اللقاءات مع اآلباء ومراسالتهم حول الغياب والنتائج والسلوك‪.‬‬
‫‪ ‬سجل الشواهد الطبية‪.‬‬
‫‪ ‬سجل األنشطة‪.‬‬
‫المراقبة المستمرة واالمتحانات‪:‬‬
‫‪ ‬أوراق المراقبة المستمرة وفق المذكرات الوزارية المنظمة للمراقبة المستمرة‬

‫‪ ‬مطبوع تتبع واستثمار نقط المراقبة المستمرة‬
‫‪ ‬محاضر المداوالت والنتائج‬
‫‪ ‬استثمار النتائج ‪/‬فئات المعدالت ونسبها‬
‫‪ ‬الملفات المدرسية للتالميذ المتمدرسين‬
‫‪ ‬جدولة الدعم والتقوية للتالميذ المتعثرين‬
‫المراجع والمذكرات‪:‬‬
‫‪ ‬القانون الداخلي للمؤسسة‬

‫‪ ‬مقرر وزير التربية الوطنية‬

‫‪ ‬دليل الحياة المدرسية‬
‫‪ ‬مذكرات المراقبة المستمرة‬
‫‪ ‬مذكرة اجراء االختبارات الموحدة‬
‫‪- 9‬وثائق القيم على األرشيف‪( :‬انظر الملحق ‪)9‬‬
‫‪ ‬سجل األرشيف يضم فهرسة االرشيف‬
‫‪ ‬السجالت العامة للتالميذ تحدد تاريخ مغادرة المؤسسة مع ذكر األسباب‬
‫‪ ‬سجل الشواهد المدرسية‬
‫‪ ‬دفتر تسلم الشواهد المدرسية‬
‫‪ ‬ملفات التالميذ المنقطعين والمفصولين والحاصلين على البكالوريا‬
‫‪-1‬وثائق المشرف على المكتبة والخزانة المدرسية‪:‬‬
‫تعذر جردها بسبب عدم توفر المؤسسة على مورد بشري يتولى تدبير هذه البنية اإلدارية‪.‬‬
‫‪- 1‬الوثائق اإلدارية والمالية لرئيس المصالح المادية والمالية‪:‬‬

‫‪ ‬سجل كتب ومؤلفات الخزانة‪.‬‬
‫‪ ‬سجل جرد الممتلكات غير العقارية (التجهيزات والمعدات)‪.‬‬
‫‪ ‬سجل المواد المتبرع بها‪.‬‬
‫‪ ‬سجل االيصاالت العام‪.‬‬
‫‪ ‬سجل المداخيل والنفقات‪.‬‬
‫‪ ‬سجل مراقبة الخزين‪.‬‬
‫‪ ‬سجالت خاصة بتفويض االعتمادات‪.‬‬
‫‪ ‬دفتر الخازن‪.‬‬
‫‪ ‬النتائج المالية الدورية والسنوية‪.‬‬
‫‪ ‬نماذج محاضر االخبار عن ضياع أو تآكل أو فساد بعض المواد أو التجهيزات التي توجد‬
‫تحت مسؤوليته‪.‬‬

‫‪:‬‬
‫‪ ‬معظيييييم الوثيييييائق عليييييى شيييييكل‪ :‬سيييييجالت‪-‬دفييييياتر‪-‬ملفيييييات‪-‬جيييييداول‪-‬ليييييوائح‪-‬بطاقيييييات‪-‬‬

‫كتب ومراجع‪.‬‬
‫‪ ‬كييييييل المكاتييييييب تتييييييوفر علييييييى سييييييبورة مرجعييييييية للوثييييييائق التييييييي تسييييييتعمل بصييييييفة‬
‫متكيييييييررة‪ ،‬وخزانيييييييات لحفيييييييظ الوثيييييييائق وهيييييييي مرتبييييييية ترتيبيييييييا موضيييييييوعاتيا أو‬
‫زمنيا‪.‬‬
‫‪ ‬نسيييييييبة مهمييييييية مييييييين الوثيييييييائق تتواجيييييييد بصيييييييفة متكيييييييررة فيييييييي أغليييييييب البنييييييييات‬
‫اإلدارية بالمؤسسة‪.‬‬
‫‪ ‬جميع الوثائق الرسمية تحمل طابع المؤسسة وإمضاء المدير‪.‬‬
‫‪ ‬أغليييييب الوثيييييائق المنتجييييية ييييييتم إنتاجهيييييا بكيفيييييية تشييييياركية بيييييين بنيتيييييين إداريتيييييين‬
‫أو أكثر‪.‬‬
‫‪ ‬يتم إنتاج وحفظ الوثائق ورقيا وإلكترونيا‪.‬‬
‫‪ ‬يشيييييييكل مجميييييييوع الوثيييييييائق المتداولييييييية فيييييييي المكاتيييييييب اإلداريييييييية نسيييييييقا متكيييييييامال‬
‫لتدبير المؤسسة إداريا وتربويا وماديا وماليا‪.‬‬

‫ج‬ ‫‪:‬‬
‫ترتيب الوثائق‪:‬‬ ‫‪.I‬‬
‫‪ -1‬ماهو حجم األرشيف الذي تنتجونه ‪ /‬تستلمونه؟‬
‫الوثائق‬
‫الوثائق الورقية‬ ‫الخرائط‬ ‫التصاميم‬ ‫الصور‬ ‫اإللكترونية الوثائق السمعية‪-‬‬
‫بالمتر الخطي‬ ‫بالوحدة‬ ‫بالوحدة‬ ‫بالوحدة‬ ‫‪ Gigaoctet‬البصرية بالوحدة‬ ‫أخرى‬
‫‪0٫5‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪3‬‬ ‫ال شيء‬
‫متر واحد‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬
‫‪ 3‬متر خطي‬
‫‪6‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪00‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬ ‫‪0‬‬
‫سؤال غير‬
‫دقيق وغير‬
‫واضح‬
‫‪3‬متر خطي‬
‫‪ 3,1‬متر خطي‬
‫‪6‬‬
‫أ غلب األرشيف المنتج أو المستلم وثائق ورقية بحجم ‪ 11,1‬مترا طوليا وكل متر طولي يعادل‬
‫‪ 10‬علب سمك كل واحدة ‪10cm‬أي ‪ 111‬علبة ثم حجم الوثائق االلكترونية ‪3Go‬بينما عدد‬
‫الخرائط لم يتجاوز‪ 1‬وحدات‪ .‬ولإلشارة أحد المستجوبين لم يحدد حجم األرشيف لكون السؤال‬
‫غير واضح بالنسبة له‪.‬‬

‫‪-2‬هل تتوفرون على نظام تصنيف الوثائق؟‬
‫جميع األطر اإلدارية بالمؤسسة تتوفر على نظام تصنيف الوثائق‪.‬‬

‫‪-3‬إذا كان الجواب ب نعم‪ ،‬المرجو تحديد نوعه؟‬
‫‪42.9%‬‬ ‫‪90.1%‬‬
‫‪14.3%‬‬
‫تستعمل األطر اإلدارية بالمؤسسة نظامين مختلفين لتصنيف الوثائق‪:‬‬
‫أ‪ -‬تصنيف كرونولوجي (زمني)‬

‫ب‪ -‬تصنيف موضوعاتي‬
‫أغلب المستجوبين يعتمدون نظام التصنيف الكرونولوجي بنسبة‪% 42,1‬ونفس النسبة تزاوج‬
‫بين التصنيف الزمني والموضوعاتي‪ ،‬بينما تعتمد فئة قليلة بنسبة ‪ %14,3‬على التصنيف‬
‫الموضوعاتي فقط‪.‬‬

‫‪-4‬هل تتوفرون على نظام ترميز؟‬
‫أغلب المستجوبين بنسبة‪ %9170‬يتوفرون على نظام ترميز للوثائق (ترميز باألرقام ‪-‬ترميز‬
‫باأللوان) حسب تعبيرهم‪ ،‬وفي المقابل نسبة مهمة أيضا (‪ )%9071‬من اإلداريين ال يتوفرون‬
‫على نظام الترميز‪.‬‬

‫شروط الحفظ‪:‬‬ ‫‪.II‬‬
‫‪- 1‬أين تحفظون وثائقكم؟‬
‫أغلب األطر اإلدارية بنسبة‪ % 9071‬تحفظ أرشيفها في مكاتبها مقابل نسبة ضعيفة‬
‫(‪)%0973‬تحفظ أرشيفها في قاعة خاصة باألرشيف ونفس النسبة األخيرة من اإلداريين‬
‫يحتفظون به في مكاتبهم وأرشيف الكتابة‪ .‬وهناك نسبة مهمة (‪ )%0271‬عبرت عن احتفاظها‬
‫باألرشيف في مكان آخر غير محدد ألسباب غير مصرح بها‪.‬‬

‫‪ -2‬ماهي معدات التلفيف التي تستعملونها لحفظ وثائقكم؟‬
‫‪71, 4 %‬‬
‫‪14.3%‬‬ ‫‪14, 3 %‬‬
‫خمسة أطر إدارية تمثل نسبة ‪ %1079‬تستعمل علب األرشيف لحفظ وثائقها‪ ،‬وإطار إداري واحد‬
‫بنسبة ‪ %0973‬يستعمل ملفات معلقة‪ ،‬وإطار آخر أيضا بنفس النسبة األخيرة يستعمل علبا‬
‫أرشيفية وملفات ذات أحزمة لحفظ وثائقه‪.‬‬

‫‪ -3‬ماهي حالة المعدات والتجهيزات التي تستعملونها لحفظ وثائقكم؟‬
‫عبر أغلب المستجوبين بنسبة ‪ %9170‬عن جودة المعدات والتجهيزات المستعملة في حفظ‬
‫الوثائق‪ ،‬بينما صرحت نسبة مهمة (‪ )%9071‬منهم أيضا بتواضع حالة هذه المعدات‬
‫والتجهيزات‪.‬‬

‫‪ - 4‬ما هي أدوات البحث التي تستعملونها للبحث عن وثائقكم أو عن المعلومات التي تحتويها؟‬
‫تستعمل األطر اإلدارية المستجوبة ثالثة أدوات للبحث عن وثائقها‪:‬‬
‫‪ -‬سجالت ‪ -‬لوائح الوثائق ‪ -‬برامج معلوماتية‬
‫هناك من يستعمل أداة واحدة للبحث وهناك من يستعمل أداتين وفئة تستعمل األدوات الثالث‬
‫بنسب متفاوتة على الشكل التالي‪:‬‬
‫‪ %9071‬تستعمل السجالت فقط كأداة للبحث عن الوثائق‪.‬‬

‫‪ %0271‬تستعمل السجالت ولوائح الوثائق كأداتين للبحث‪.‬‬
‫‪ %0271‬تستمل ثالثة أدوات للبحث‪ ،‬السجالت ولوائح الوثائق والبرامج المعلوماتية‪.‬‬

‫‪ -5‬هل سبق وأن استحال عليكم العثور على وثيقة من وثائقكم؟‬
‫جميع المستجوبين لم يسبق لهم أن تعذر عليهم العثور على وثيقة معينة أثناء البحث عنها‪،‬‬
‫الشيء يعكس نجاعة أدوات البحث التي يستعملونها‪.‬‬

‫إتاحة الوثائق‪:‬‬ ‫‪.III‬‬
‫‪-1‬هل تتوفرون على إجراءات داخلية متعلقة بإتاحة الوثائق؟‬
‫نسبة كبيرة من األطر اإلدارية تقدر ب (‪ )%2971‬تتوفر على إجراءات داخلية متعلقة بإتاحة‬
‫الوثائق‪ ،‬مقابل نسبة ضعيفة (‪)%0973‬ال تتوفر على إجراءات متعلقة بإتاحة الوثائق‪.‬‬

‫‪-2‬هل تتم إتاحة الوثائق؟ ل‪:‬‬
‫جميع المستجوبين يوافقون على إتاحة الوثائق لموظفي الوحدة اإلدارية إال أن نسبة ‪%14,3‬‬
‫منهم ترى أنه يمكن إتاحة الوثائق لألغيار الذين ال ينتمون إلى اإلدارة أيضا‪.‬‬

‫‪-3‬هل تقومون بتدبير ملفات سرية؟‬
‫كل المستجوبين يقرون بعدم تدبير ملفات سرية وهذا أمر طبيعي باعتبار أرشيف المؤسسة‬
‫مصنف ضمن األرشيف العمومي وبالتالي يمكن االطالع عليه من قبل العموم ووفق إجراءات‬
‫محددة‪ .‬إال أن هذه النتيجة تتعارض مع سابقتها التي عبرت فيها نسبة ‪ %2971‬بإتاحة الوثائق‬
‫لموظفي اإلدارة فقط‪.‬‬

‫‪-4‬هل يتم االطالع على الوثائق؟‬
‫جميع الردود أكدت على أن االطالع على الوثائق يتم في عين المكان الذي تحفظ فيه الوثائق‪.‬‬

‫‪-5‬هل يتم ضبط حركة الملفات داخل وحدتكم اإلدارية؟‬
‫صرح جميع المستجوبين بضبط حركة الملفات داخل المؤسسة وهذا أمر طبيعي لضبط المهام‬
‫والمسؤوليات في حالة التقصير في أداء الواجب أو ضياع الوثائق بإتالفها أو سرقتها‪.‬‬

‫‪ -1‬إذا كان الجواب ب نعم‪ ،‬فما هي وسائل الضبط؟‬
‫‪2971 %‬‬
‫‪09.3%‬‬
‫من خالل المبيان‪ ،‬نالحظ استعمال وسيلتين لضبط حركة الوثائق‪ :‬السجالت ومطبوعات اإلعارة‪.‬‬
‫‪ %2971‬يستعملون السجالت فقط‪ ،‬و‪ %0973‬يستعملون السجالت ومطبوعات اإلعارة‪.‬‬

‫‪ -1‬هل تعتبر وسائل إتاحة الوثائق بالنسبة إليكم؟‬
‫أغلب الردود بنسبة ‪ ،%2971‬تعتبر وسائل إتاحة الوثائق مناسبة‪ ،‬بينما تحفظت نسبة ‪%0973‬‬
‫على نجاعة هذه الوسائل واعتبرتها مناسبة إلى حد ما‪.‬‬

‫اقتراحات‪:‬‬ ‫‪.IV‬‬
‫‪ -‬ماهي حاجياتكم وانتظاراتكم فيما يتعلق بتدبير وتنظيم األرشيف؟‬
‫اقتراحات المستجوبين‬
‫‪-1‬توفير الفضاء المناسب لحفظ األرشيف‬
‫‪ -‬توفير التجهيزات وعلب األرشيف‬
‫‪ -‬توفير الموظفين وتمكينهم من التكوين في مجال األرشيف‬
‫‪ -‬رقمنة األرشيف وتوفير التجهيزات المعلوماتية لذلك‬
‫‪ -2‬توفير الفضاء وعلب األرشيف‬
‫‪ -3‬أرشفة إلكترونية مع المراجعة والتدقيق وتحويل المستندات والوثائق إلى صيغ رقمية يتم‬
‫حفظها بأمان من أخطار الحوادث والسرقة‬
‫‪ -4‬توفير فضاء مجهز لحفظ األرشيف‬
‫‪-‬رقمنة األرشيف‬
‫‪ -5‬توفير أنظمة معلوماتية متطورة‬
‫‪ -‬توفير الموارد البشرية وتأهيلها‬
‫‪ -‬توفير التجهيزات الالزمة‬
‫‪ -‬تنظيم دورات تكوينية‬
‫‪-1‬رقمنه األرشيف باستعمال نظام معلوماتي موحد وطنيا‬
‫‪ -‬توفير المورد البشري المؤهل‬
‫‪ -1‬التدبير المعلوماتي‬
‫‪ ‬نسبة‪ %2971‬من المستجوبين أكدوا على ضرورة رقمنة األرشيف‪.‬‬

‫‪ ‬نسبة ‪%1079‬أكدوا على توفير التجهيزات والموارد المادية والبشرية‪.‬‬
‫‪ ‬نسبة‪ %9072‬من المستجوبين أكدوا على تأهيل الموارد البشرية وتكوينها‪.‬‬

‫)‬ ‫(خالص‬ ‫ج‬ ‫‪ :‬ط‬
‫‪:‬‬
‫‪ ‬الفرضية األولى‪" :‬تعتمد البنيات اإلدارية بالثانوية التأهيلية موالي سليمان بفاس على‬
‫مرجعيات قانونية وأسس نظرية علمية في إنتاج وتنظيم وحفظ الوثائق"‬
‫ا نطالقا من المحور األول لالستمارة" ترتيب الوثائق" يتبين أن حجم الوثائق الورقية كبير جدا‬
‫(‪11,1‬مترا طوليا)‪ ،‬األمر الذي يستوجب ترتيب هذه الوثائق وفق نظام تصنيف دقيق‪ ،‬حيث‬
‫عبر جميع المستجوبين بتوفرهم على هذا النظام وهو إما كرونولوجيا أو موضوعاتيا أوهما‬
‫معا‪ ،‬وهذا األخير هو المعتمد من أغلب األطر اإلدارية بنسبة ‪ ،%35,1‬أما نسبة المتوفرين‬
‫على نظام الترميز فهي ‪ %51,1‬بينما ‪ %42,1‬منهم ال يتوفر على نظام ترميز وهو نظام‬
‫ضروري في ربح الوقت أثناء استرجاع الوثائق عند الحاجة‪.‬‬
‫بالنسبة للمحور الثاني المتعلق ب "شروط الحفظ" فإن ‪ %42,1‬من األطر اإلدارية تحفظ‬
‫وثائقها في مكاتبها وأرشيف الكتابة وهذا أمر طبيعي‪ ،‬وفي المقابل نجد نسبة ‪ %23,1‬تحفظ‬
‫وثائقها في أماكن خاصة لم تحددها وهذا أمر غير نظامي‪ .‬وفيما يخص األدوات المعتمدة لدى‬
‫المستجوبين في البحث عن الوثائق‪ ،‬فقد كشفت الدراسة عن نجاعتها بسبب عدم استحالة‬
‫العثور على أية وثيقة مبحوث عنها ضمن الوثائق المحفوظة‪.‬‬
‫أما المحور المتعلق ب "إتاحة الوثائق" فإن نسبة ‪ %35,1‬تتوفر على إجراءات داخلية إلتاحة‬
‫الوثائق لموظفي الوحدة اإلدارية فقط‪ ،‬رغم أن جميع المستجوبين أكدوا أنهم ال يدبرون ملفات‬
‫سرية مما يجعل إمكانية اإلتاحة للعموم واردة باعتبار أرشيف المؤسسة أرشيفا عموميا‪ .‬أما‬
‫حركة الملفات داخل المؤسسة فجميع األطر اإلدارية حريصة على ضبط حركتها باعتماد وسائل‬
‫للضبط (سجالت ومطبوعات اإلعارة)‪ ،‬يري أغلب المستجوبين بنسبة ‪% 35,1‬أنها مناسبة‬
‫لضبط حركية الوثائق يمكن اعتمادها في حالة التقصير في المهام أو تحديد المسؤوليات في‬
‫حالة ضياعها أو إتالفها‪.‬‬
‫وفيما يخص محور "حاجيات وانتظارات المستجوبين" فإن نسبة‪ %42,3‬منهم عبرت عن‬
‫حاجتها إلى تكوين وتأهيل الموارد البشرية لتدبير الوثائق واألرشيف‪.‬‬

‫من خالل نتائج االستمارة والجرد المادي للوثائق‪ ،‬تبين أن نسبة مهمة من األطر اإلدارية ال‬
‫تستحضر كل التدابير واإلجراءات المعتمدة في تنظيم الوثائق (نظام الترميز مثال)‪ ،‬وحفظها (في‬
‫أماكن معدة لهذا الغرض وليس في أماكن أخرى)‪ ،‬وإتاحتها للعموم وفق إجراءات قانونية (من‬
‫أ جل البحث مثال)‪ .‬باإلضافة إلى بعض األعراف اإلدارية القديمة كتصنيف بعض الوثائق في‬
‫رفوف خاصة تحت عنوان مختلفات‪.‬‬
‫‪ ‬وبالتالي فإن نسبة صحة الفرضية األولى ضعيفة‪.‬‬

‫‪ ‬الفرضية الثانية‪" :‬تتوفر الثانوية التأهيلية موالي سليمان بفاس على التجهيزات‬
‫األساسية والشروط المالئمة والمعايير المطلوبة في حفظ وصيانة األرشيف"‬
‫انطالقا من المحور المتعلق بترتيب الوثائق نالحظ أن حجم األرشيف اإللكتروني ضعيف وغير‬
‫منتج لدى نسبة ‪ %35,1‬من المستجوبين والقانون ‪ 11.11‬ينص في المادة الثامنة على‬
‫إلزامية رقمنة األرشيف في جميع المؤسسات العمومية‪.‬‬
‫أما المحور المتعلق بشروط الحفظ فقد تبين أن جميع المستجوبين يستعملون علبا لألرشيف‬
‫وملفات ذات أحزمة وملفات معلقة لحفظ أرشيفها إما في مكاتبها أو في قاعة خاصة باألرشيف‬
‫أو هما معا‪ ،‬إال أنه لوحظ اختالف بين المستجوبين في الحكم على حالة المعدات والتجهيزات‬
‫المستعملة للحفظ‪ ،‬اعتبرتها نسبة ‪ %51,1‬منهم أنها في حالة جيدة بينما ‪ %42,1‬منهم‬
‫اعتبرتها متوسطة الجودة‪.‬‬
‫وبالنسبة لمحور إتاحة الوثائق فقد اتضح أن جميع األطر اإلدارية تستعمل وسائل مناسبة لضبط‬
‫الوثائق وإتاحة األرشيف‪ ،‬إال أن نسبة‪ %14,3‬تحفظت على نجاعة هذه الوسائل وتواضعها‪.‬‬
‫وفيما يخص المحور المتعلق باالقتراحات والتعبير عن الحاجيات واإلنتظارات‪ ،‬فإن ‪%35,1‬‬
‫من اإلداريين اقترحت رقمنة األرشيف‪ ،‬و‪ %11,4‬تطالب بتوفير التجهيزات والموارد المادية‬
‫والبشرية المؤهلة‪ ،‬و‪ %42,3‬عبرت عن حاجتها إلى التكوين في مجال تدبير األرشيف‪.‬‬
‫وانطالقا من المعاينة المباشرة فإن المؤسسة تتوفر على قاعة أرشيف مجهزة بدعائم حديدية‬
‫على شكل رفوف رتبت عليها علب أرشيفية مفهرسة بجذاذات واصفة لمحتوياتها‪ ،‬إال أنه رغم‬

‫هذه المبادرة التي يجب التنويه بها‪ ،‬فإن المكان المخصص لألرشيف ال يستجيب لجميع شروط‬
‫الصيانة ومعايير األمن والسالمة لحفظ األرشيف (مساحة البناية‪-‬الموقع‪-‬التهوية الكافية ‪-‬العزل‬
‫الحراري‪-‬أجهزة استشعار الحرائق واإلطفاء‪ )...‬كما هو منصوص عليه في الدليل المرجعي‬
‫لتدبير األرشيف‪.‬‬
‫‪ ‬بناء على ما سبق استخالصه من نتائج الدراسة‪ ،‬فإن الفرضية الثانية غير صحيحة‪.‬‬
‫خامسا‪ :‬التوصيات‬
‫لمعالجة المعيقات التي تم تشخيصها على مستوى تدبير التوثيق واألرشيف بالمؤسسات‬
‫التعليمية‪ ،‬وبهدف االرتقاء بأداء األطر اإلدارة التربوية وإقصاء مختلف األسباب الذاتية‬
‫والموضوعية المؤثرة سلبا على مردوديتها‪ ،‬نقترح ما يلي‪:‬‬
‫‪ ‬ترسيخ الوعي بأهمية التوثيق واألرشيف في التدبير الجيد لإلدارة التربوية‪.‬‬

‫‪ ‬توفير الموارد المادية والتجهيزات المناسبة لحفظ وصيانة األرشيف‪.‬‬
‫‪ ‬توفير العتاد المعلوماتي المتطور والموارد البشرية المؤهلة لرقمنة األرشيف‪.‬‬
‫‪ ‬تنظيم دورات تكوينية لفائدة األطر اإلدارية العاملة بالمؤسسات التعليمية في مجال‬
‫التوثيق واالرشيف‪.‬‬
‫‪ ‬إصدار دليل مرجعي (ورقي‪/‬رقمي) العتماده نموذجا في توحيد تدبير األرشيف‬
‫بالمؤسسات التعليمية‪.‬‬
‫‪ ‬تشجيع ودعم البحث والدراسة حول آليتي التوثيق واألرشيف اإلداري والتربوي على‬
‫صعيد المراكز الجهوية لمهن التربية والتكوين‪.‬‬
‫‪ ‬إعادة االعتبار لمهنة األرشيفي وإسناد هذه المهمة على مبدأ الكفاءة واالستحقاق ال‬
‫على أساس التأديب أو االحتراق المهني أو ألسباب صحية للموظف‪.‬‬
‫‪ ‬إحياء اليوم الوطني واليوم العالمي لألرشيف وتقاسم التجارب الناجحة في التوثيق‬
‫واألرشفة وطنيا ودوليا‪.‬‬
‫‪ ‬خلق أرشيف جهوي لحفظ وصيانة األرشيف النهائي للمؤسسات العمومية داخل الجهة‪.‬‬

‫خــــــاتــــــمـــــة‬
‫أصبح الوعي بأهمية الوثائق وتدبيرها وحفظها وصيانتها قناعة وطنية من أجل تجويد الخدمات‬
‫العمومية وترسيخ آليات الحكامة الجيدة‪ .‬ولهذه الغاية تم إصدار مجموعة مهمة من القوانين‬
‫والنصوص التشريعية حول التوثيق واألرشيف العمومي‪ ،‬وقد نبه رئيس الحكومة في منشور‬
‫أصدره إلى جميع القطاعات الحكومية يحثها على إيالئها العناية الالزمة ألرشيفاتها وتدبيرها‬
‫وفق مقاربة توثيقية حديثة‪ ،‬بإحداث الهياكل وتوفير الوسائل المادية والمالية والتجهيزات‬
‫الضرورية لتدبير األرشيف العمومي وفق نموذج موحد في جميع القطاعات والمؤسسات‬
‫العمومية‪ .‬وفي هذا السياق بادرت وزارة التربية الوطنية والتكوين المهني والتعليم العالي‬
‫والبحث العلمي إلى تشكيل لجنة لألرشيف وتشجيع البحث العلمي في هذا المجال‪ ،‬فأضحى‬
‫األرشيف ضمن أولويات صناع القرار ببالدنا‪ ،‬إال أنه على المستوى العملي الزال تدبير الوثائق‬
‫واألرشيف يعاني مجموعة من الصعوبات البنيوية والهيكلية‪ ،‬آن األوان لتجاوزها عبر تحمل‬
‫المسؤوليات وتعبئة جهود جميع المتدخلين في المنظومة التربوية كل حسب موقعه في إطار‬
‫مقاربة نسقية ناجعة لتدبير الرصيد الوثائقي المرجعي والتاريخي وحفظه‪ ،‬تأسيسا لمبدأ‬
‫الحكامة والشفافية في اتخاذ القرار‪ ،‬وإسهاما في بناء الذاكرة الوطنية‪.‬‬

‫ـــال ــــ‬
‫الملحق ‪ :0‬وثائق المدير‬

‫تتمة الملحق ‪0‬‬

‫الملحق ‪ :0‬وثائق الكتابة الخاصة‬

‫الملحق ‪ :3‬وثائق الناظر‬

‫الملحق ‪ :9‬وثائق المشرف على األرشيف‬

‫تتمة الملحق ‪:9‬‬

‫شخ ص‬
‫تندرج هذه االستمارة في إطار دراسة وضع وثائق األرشيف باإلدارة التربوية وتشخيصه‪ ،‬من خالل تسليط‬
‫الضوء على عدد من الجوانب التي تهم تدبيره وتنظيمه (الممارسات‪ ،‬اإلجراءات‪ ،‬الوسائل‪ ،‬الحجم‪ ،‬إلخ)‪،‬‬
‫وكذا تحديد الصعوبات التي تعترض الموظفين والمستخدمين في تعاملهم مع هاته الوثائق‪ ،‬في أفق إعداد‬
‫برنامج تدبير األرشيف العادي والوسيط باإلدارة‪ .‬وفي هذا السياق‪ ،‬نرجو منكم المشاركة في إغناء هذا‬
‫البحث وذلك باإلجابة على جميع األسئلة من فضلكم ونشكركم جزيل الشكر على تعاونكم‪.‬‬
‫‪-4‬التعريف‬
‫اسم الوحدة اإلدارية (المؤسسة التعليمية) ‪....................................................‬‬
‫المهمة أو المهام اإلدارية المسندة‪........................................................... :‬‬
‫استمارة معبأة من طرف ‪:‬‬
‫‪................................................................................................................‬‬
‫استمارة معبأة بتاريخ‪................................./..................../........................‬‬
‫‪- 2‬ترتيب الملفات‬

‫‪ 4-0‬ما هو حجم األرشيف الذي تنتجونه ‪ /‬تستلمونه؟‬
‫‪ -‬الوثائق الورقية (بالمتر الخطي‪......................................................... ).‬‬
‫‪ -‬الخرائط (بالوحدة) ‪..............................................................................‬‬
‫‪ -‬التصاميم (بالوحدة) ‪.............................................................................‬‬
‫‪ -‬الصور (بالوحدة) ‪...............................................................................‬‬
‫‪ -‬الوثائق السمعية‪-‬البصرية (بالوحدة‪............................................... ):‬‬
‫‪ -‬الوثائق على الحامل المغناطيسي (بالوحدة‪.................................... ):‬‬
‫‪ -‬الوثائق اإللكترونية بالجيغا أوكت ‪............................ : Gigaoctet‬‬
‫أخرى‪.............................................................................................:‬‬
‫‪.2.2‬هل تتوفرون على نظام تصنيف الوثائق؟‬
‫ال —‬ ‫نعم —‬
‫إذا كان الجواب ب نعم‪ ،‬المرجو تحديد نوعه‪:‬‬
‫أبجدي —‬ ‫كرونولوجي (زمني) —‬
‫رقمي —‬ ‫—‬ ‫موضوعاتي‬
‫أخرى‪....................................................................................................................‬‬
‫مالحظة‪ :‬المتر الخطي‪ :‬وحدة قياس األرشيف‪ ،‬وتساوي عدد وحدات األرشيف الموضوعة بشكل عمودي على لوحة طولها متر واحد‪.‬‬
‫‪ 4‬متر مكعب يساوي تقريبا ‪12‬متر خطية‬

‫‪ 540‬هل تتوفرون على نظام ترميز؟‬

‫ال —‬ ‫نعم —‬
‫إذا كان الجواب ب نعم‪ ،‬المرجو تحديد نوعه ‪:‬‬
‫‪.................................................................................................................................‬‬
‫‪-5‬شروط الحفظ‬
‫‪ 4-5‬أين تحفظون وثائقكم؟‬
‫—‬ ‫في مكاتبكم‬
‫في مكان آخر —‬
‫المرجو التحديد ‪:‬‬
‫‪.....................................................................................................................................................................................‬‬
‫‪ 3.2‬ماهي معدات التلفيف التي تستعملونها لحفظ وثائقكم؟‬
‫—‬ ‫ملفات معلقة‬ ‫—‬ ‫علب األرشيف‬
‫—‬ ‫ملفات ذات أحزمة‬
‫أخرى ‪:‬‬
‫‪....................................................................................................................................................................................‬‬
‫‪ 3.3‬ماهي حالة المعدات والتجهيزات التي تستعملونها لحفظ وثائقكم؟‬

‫رديئة —‬ ‫—‬ ‫جيدة‬
‫—‬ ‫متوسطة‬
‫‪.....................................................................................................................................................................................‬‬
‫‪-0‬أدوات البحث‬
‫‪ 4.1‬ما هي أدوات البحث التي تستعملونها للبحث عن وثائقكم أو عن المعلومات التي تحتويها؟‬
‫—‬ ‫فهارس‬ ‫—‬ ‫سجالت‬
‫—‬ ‫برامج معلوماتية‬ ‫—‬ ‫لوائح الوثائق‬
‫‪....................................................................................................................................................................................‬‬
‫‪ 4.2‬هل سبق وأن استحال عليكم العثور على وثيقة من وثائقكم؟‬

‫ال —‬ ‫نعم —‬
‫إذا كان الجواب ب نعم‪ ،‬فما هو السبب ‪:‬‬
‫‪................................................................................................................................‬‬
‫‪-5‬‬
‫‪ 5.1‬هل تتوفرون على إجراءات داخلية متعلقة بإتاحة الوثائق؟‬
‫—‬ ‫ال‬ ‫نعم —‬

‫‪ 5.2‬هل تتم إتاحة الوثائق؟ ل‪:‬‬

‫—‬ ‫جميع موظفي اإلدارة‬ ‫—‬ ‫موظفي الوحدة اإلدارية فقط‬
‫—‬ ‫لألغيار (الذين ال ينتمون إلى اإلدارة)‬
‫‪ 5.3‬هل تقومون بتدبير ملفات سرية؟‬
‫ال —‬ ‫نعم —‬
‫‪ 5.4‬هل يتم االطالع على الوثائق؟‬
‫—‬ ‫عن طريق اإلعارة‬ ‫في عين المكان —‬
‫أخرى‪............................................................................................................ :‬‬
‫‪ 5.5‬هل يتم ضبط حركة الملفات داخل وحدتكم اإلدارية؟‬

‫ال —‬ ‫—‬ ‫نعم‬
‫إذا كان الجواب ب نعم‪ ،‬فما هي وسائل الضبط‪:‬‬
‫مطبوعات اإلعارة —‬ ‫سجالت —‬
‫أخرى‪............................................................................................................:‬‬
‫‪ 5.6‬هل تعتبر وسائل إتاحة الوثائق بالنسبة إليكم؟‬
‫—‬ ‫غير مناسبة‬ ‫—‬ ‫إلى حد ما مناسبة‬ ‫—‬ ‫مناسبة‬
‫أخرى‪............................................................................................................ :‬‬
‫‪-1‬اقتراحات‬
‫ما هي حاجياتكم وانتظاراتكم فيما يتعلق بتدبير وتنظيم األرشيف؟‬

‫‪........................................................................................................................................................... ...............................‬‬
‫‪...........................................................................................................................................................................................‬‬
‫‪...........................................................................................................................................................................................‬‬
‫تحية تقدير واحترام للجميع‪.‬‬

‫)‬ ‫غ‬ ‫ــــ (‬ ‫ـــ‬ ‫ـــ ــــ ـــ‬

‫‪ ‬أطروحة دكتوراة في علم المكتبات والتوثيق تخصص تقنيات المعلومات في األنظمة الوثائقية للباحث‬
‫عبد الباسط شواو‬
‫‪ ‬أنظمة األرشفة لساروار محمد كمال رمزي ‪2015‬‬
‫‪ ‬حقيبة األرشفة االلكترونية وتأمين وحفظ الوثائق‬
‫دراسة في إدارة االعمال حول موضوع "متطلبات نجاح نظام الوثائق اإللكترونية "سنة ‪2003‬‬ ‫‪‬‬
‫للباحثين محمد خير‪/‬عزة كساب‬
‫الدليل المرجعي لتدبير األرشيف الصادر عن مؤسسة أرشيف المغرب سنة ‪2011‬‬ ‫‪‬‬
‫دليل المكتبة المدرسية في خدمة التعليم‬ ‫‪‬‬
‫دليل تدبير األرشيف الصادر من مؤسسة "أرشيف المغرب" الصادر سنة‪2011‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ ‬سلسلة بحوث إدارية الصادرة سنة ‪ 2001‬لعبد المحسن آل عبد القادر حول كيفية تصنيف الوثائق‬
‫اإلدارية‪.‬‬
‫‪ ‬الظهير ‪1.14.111‬بتنفيذ القانون ‪11.11‬‬
‫‪ ‬القاموس المحيط للفيروز ابادي ج ح ط‪1152‬‬
‫‪ ‬القانون ‪11.11‬المتعلق باألرشيف‪.‬‬
‫الكتاب األبيض لوزارة التربية الوطنية ‪2002‬‬ ‫‪‬‬
‫كتاب علم الوثائق وتجارب في التوثيق واالرشفة د الزم المالكي‬ ‫‪‬‬
‫مدونة ملفاتي حول أنواع الوثائق اإلدارية بقلم عبد الله أبو حمزة‬ ‫‪‬‬
‫المذكرة ‪1112/131‬المتعلقة بتنظيم وتسيير المكتبات المدرسية‬ ‫‪‬‬
‫‪ ‬المذكرة رقم ‪2011/151‬المتعلقة بالمكتبة المدرسية‬
‫‪ ‬المذكرة رقم ‪1111/111‬المتعلقة بالخزانة المدرسية‬
‫‪ ‬المذكرة رقم‪1112/21‬في موضوع كراء الكتب بالخزانة المدرسية‬
‫‪ ‬المذكرة رقم‪2001 /33‬في شأن دعم المكتبات المدرسية‬
‫‪ ‬المرسوم ‪2.02.311‬المتعلق بتحديد مهام أطر اإلدارة التربوية‬
‫‪ ‬المرسوم‪ 2.14.211‬المتعلق بتحديد شروط وإجراءات تدبير وفرز وإتالف األرشيف‪.‬‬
‫‪ ‬مقال حول التوثيق واألرشفة في جريدة "التجديد" بتاريخ ‪ 2005/3/21‬لكاتبه عبد السالم ايت‬
‫سعيد‪.‬‬
‫‪ ‬مقرر لوزير التربية الوطنية رقم‪ 021-20‬بتاريخ ‪ 11‬مارس ‪.2020‬‬
‫‪ ‬الميثاق الوطني للتربية والتكوين‬

 www.mobt3ath.com
 www.almaany.com
 SEARCH.SHAMAA.ORG
 www.milafaty.com
 www.alukah.net
 www.oocities.org
 www.keu92.org
 www.roya-tp.com
85 0202 ‫ فوج‬/ ‫مسلك اإلدارة التربوية‬

‫ــــ ــــ ــــ ‪3 .......................................................................................... :‬‬

‫‪9 .....................................................................................:‬‬
‫‪9 .................................................................................... :‬‬
‫‪9 ............................................................................ :‬‬ ‫خ‬
‫‪1 ........................................................................................ :‬‬
‫‪1 ...................................................................................... :‬‬
‫‪1 .......................................................................................... :‬‬ ‫خ‬
‫‪1 ............................................................................................ :‬‬
‫‪2 .............................................................................‬‬ ‫ظ‬ ‫‪:‬‬ ‫ب‬
‫‪2 .................................................................................‬‬ ‫‪:‬‬
‫م ‪1 .....................................................................‬‬ ‫‪:‬‬
‫‪00....................................................................‬‬ ‫‪:‬‬
‫‪03....................................................................‬‬ ‫‪:‬‬
‫‪01.................................................‬‬ ‫ؤ‬ ‫‪:‬‬
‫‪01.............................................................................‬‬ ‫‪:‬‬
‫م ‪01....................................................................‬‬ ‫‪:‬‬
‫‪01..................................................................‬‬ ‫‪:‬‬
‫‪32..................................................................‬‬ ‫‪:‬‬
‫‪30...........................................................‬‬ ‫‪:‬‬
‫‪30.........................................‬‬ ‫أل‬ ‫ظ‬ ‫خ س‪:‬‬
‫ط ‪31..................................‬‬ ‫ج‬ ‫‪:‬‬
‫‪91........................................................................‬‬ ‫‪:‬‬ ‫ب‬
‫‪91......................................................................... :‬‬ ‫ع‬ ‫‪ :‬ص‬
‫‪92.......................... :‬‬ ‫‪:‬‬

‫‪93......................................................................................... :‬‬
‫‪99.............................................................................. :‬‬ ‫ج‬ ‫‪:‬‬
‫) ‪10................................‬‬ ‫(خالص‬ ‫ج‬ ‫‪ :‬ط‬
‫‪10........................................................................... :‬‬
‫‪13....................................................................................‬‬ ‫ص‬ ‫‪:‬‬ ‫خ‬
‫خـــــــ ــــــــ ـــــــ ‪19.................................................................................. :‬‬
‫‪19..................................................................................................‬‬ ‫ال‬
‫‪20..............................................................................‬‬ ‫شخ ص‬
‫ــــ ( ــ ــ ــ ــ غــ ــ ) ‪29...................................................‬‬ ‫ـــ‬ ‫ـــ ــــ ـــ‬
‫‪29...................................................................................‬‬
‫‪21..................................................................................................‬‬

التوثيق والأرشيف في بنيات الإدارة التربوية بين الواقع والمأمول PDF

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

التوثيق والأرشيف في بنيات الإدارة التربوية بين الواقع والمأمول PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

:

‫‪2‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫ــــ ــــ ــــ‬

‫‪3‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫‪ ‬التوثيق واألرشيف موضوع قديم جديد في اآلن نفسه‪.‬‬

‫‪4‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫‪ ‬تعرف المعايير المعتمدة لضبط وتنظيم وتصنيف الوثائق اإلدارية والتربوية‬

‫‪5‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫وتتفرع عن هذه اإلشكالية مجموعة من التساؤالت نوجزها على النحو التالي‪:‬‬

‫‪ ‬كيف يتم تدبير الوثائق في بنيات اإلدارة التربوية بالثانوية التأهيلية؟‬

‫‪6‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫‪7‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫ظ‬ ‫‪:‬‬ ‫ب‬

‫‪8‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫أوال‪ :‬مفهوم الوثيقة‬

‫( ‪ )3‬الفيروزابادي القاموس المحيط ‪ ،‬مادة "وثق ‪.‬نقال عن موقع ‪ www.wakfiya.com‬بتاريخ ( ‪) 0202/3/01‬‬

‫‪9‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫ثانيا‪ :‬مفهوم التوثيق‬

‫‪ -‬ترتيب واختصار وتدوين مادة مطبوعة كمرجع مجلة التوثيق والمعلومات‪.‬‬

‫‪ -‬فن التوثيق‪ :‬تسجيل معلومات حسب طرق علمية متفق عليها‪.‬‬

‫‪( -‬الفقه)حكم على شخص أنه ثقة فيما يروي ويحدث‪.‬‬

‫‪ -‬ملف التوثيق‪ :‬ملف التحفيظ بالمركز الوطني للتوثيق‪.‬‬

‫‪ -‬توثيق المعلومات‪ :‬تسجيلها في بطائق‪.‬‬

‫التوثيق (‪ ،)DOCUMENTATION‬مصطلح علمي حديث دخل إلى مجال علم المكتبات‬

‫)‪ (6‬الفيروزابادي القاموس المحيط عن مادة " وثق" ج ح ط ‪0190‬‬

‫‪10‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫وخالصة التعريفات الدالة على مفهوم التوثيق يمكن إجمالها في‪:‬‬

‫‪11‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫‪ ‬هو الركيزة الحقيقية التي يعتمد عليها في البحث عن الحقيقة‪.‬‬

‫ه‬ ‫ذ‬ ‫ى‬ ‫‪‬‬

‫‪12‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫‪.‬‬ ‫م‬ ‫ع ع‬ ‫‪‬‬

‫‪:‬‬ ‫‪،‬‬ ‫س‬ ‫ع‬ ‫م‬

‫نفس المرجع السابق‬ ‫(‪)11‬‬

‫‪13‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫‪14‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫ثانيا‪ :‬حسب مصادرها‬

‫‪15‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫أوال‪ :‬األطر المرجعية والقانونية للتوثيق بالمؤسسات التعليمية‬

‫الزم المالكي علم الوثائق وتجارب في التوثيق واألرشفة ص ‪.001‬‬ ‫(‪)15‬‬

‫‪16‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫‪ ‬المرسوم ‪ 2.02.311‬بمثابة النظام األساسي للمؤسسات التعليمية‪.‬‬

‫‪:‬‬ ‫ء‬ ‫‪‬‬

‫‪17‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫بينما تناول القانون ‪ 11.11‬والمرسوم‪ 2.14.211‬والدليل المرجعي لتدبير األرشيف مختلف‬

‫‪18‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫‪19‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫‪20‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫‪-3‬ترميز جدول التصنيف‪:‬اعتماد نظام الترميز الرقمي‬

‫ثالثا‪ :‬تنظيم المكتبة‬

‫الدليل المرجعي لتدبير األرشيف الصفحة ‪03‬‬ ‫(‪)19‬‬

‫‪21‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫‪22‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫‪23‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫د‪-‬وضع الكتب وحفظها‪:‬‬

‫و‪-‬أهم الوثائق الالزم توفرها في المكتبة‪:‬‬

‫نفس المرجع ص ‪03 -00‬‬ ‫(‪)22‬‬

‫نفس المرجع السابق الصفحة‪01‬‬ ‫(‪)23‬‬

‫‪24‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫نفس الموقع االلكتروني السابق‪.‬‬ ‫(‪)25‬‬

‫‪25‬‬ ‫مسلك اإلدارة التربوية ‪ /‬فوج ‪0202‬‬

‫الفصل الثاني‪ :‬األرشيف‬

‫المبحث األول‪ :‬تحديد المفاهيم‬