Hành Vi Tổ Chức Và Quản Trị Sự Thay Đổi – TS.

Lưu Thị Thanh Mai

BÀI TẬP 4: 1. Phân biệt nhóm chính thức và không chính thức. Ý nghĩa ?
2. Những yếu tố ảnh hưởng đến hành vi nhóm. Ví dụ cụ thể.
BÀI LÀM:

I. PHÂN BIỆT NHÓM CHÍNH THỨC VÀ KHÔNG CHÍNH THỨC

Nhóm chính thức và nhóm không chính thức là hai kiểu nhóm phổ biến tồn tại
trong mọi tổ chức. Việc phân biệt hai loại nhóm này rất quan trọng để hiểu được
cách thức hoạt động và ảnh hưởng của chúng đến cá nhân và tổ chức.

Đặc điểm Nhóm chính thức Nhóm không chính thức

Hoàn thành mục tiêu chung Thỏa mãn nhu cầu cá nhân
Mục đích
của tổ chức hoặc nhóm

Hình thành Do tổ chức quyết định Tự nhiên hình thành

Cấu trúc Rõ ràng, có phân cấp Mơ hồ, ít phân cấp
Quy tắc Có quy định, quy chế rõ ràng Ít quy tắc, linh hoạt
Hoạt động Theo hướng dẫn của tổ chức Tự do, tự chủ

Có thể tồn tại lâu dài hoặc Tùy thuộc vào mối quan hệ và
Thời gian tồn tại
ngắn hạn mục tiêu

Ban lãnh đạo, bộ phận, phòng

Ví dụ Nhóm bạn bè, nhóm sở thích
ban

A. Nhóm chính thức:

○ Định nghĩa: Nhóm chính thức là Là nhóm được thành lập bởi tổ chức với mục
đích cụ thể và có cấu trúc rõ ràng. Nhóm chính thức được hình thành dựa trên
cơ sở phân công lao động và hệ thống chức năng trong tổ chức.
○ Tổ chức: Các nhóm chính thức được thiết kế theo cấu trúc phân cấp với một số
nhiệm vụ được chỉ định liên quan đến chức năng của chúng.
○ Mục tiêu: Nhóm chính thức thực hiện các công việc chính thức của tổ chức và
thực hiện giao tiếp chính thức thông qua các kênh được chỉ định chính thức.

Trịnh Thị Ngọc Bích - MSSV23900038 1

Hành Vi Tổ Chức Và Quản Trị Sự Thay Đổi – TS. Lưu Thị Thanh Mai

○ Ví dụ: Trong các tổ chức kinh doanh, các nhóm chính thức có thể là nhóm
nhân sự, nhóm tài chính, và nhiều nhóm khác.
Nhóm chính thức trong tổ chức đóng một vai trò quan trọng và có tác động
đáng kể. Dưới đây là một số tác động của nhóm chính thức:

1) Quyền lực chính thức:

a) Nhóm chính thức thường có quyền lực được gắn liền với vị trí chức
vụ chính thức.
b) Các thành viên trong nhóm chính thức có thể sử dụng quyền lực này
để ảnh hưởng đến quyết định và hành vi của nhau.
c) Ví dụ: Một người quản lý có quyền ra quyết định về việc phân công
công việc trong nhóm.
2) Tổ chức công việc và phân chia nhiệm vụ:
a) Nhóm chính thức thường được thiết kế với cấu trúc phân cấp và các
nhiệm vụ được chỉ định.
b) Các thành viên trong nhóm chính thức có thể chia sẻ thông tin và
điều phối nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn.
c) Ví dụ: Nhóm nhân sự có thể phân chia nhiệm vụ liên quan đến tuyển
dụng, đào tạo và quản lý nhân viên.
3) Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp:
a) Nhóm chính thức thường tuân thủ các quy tắc và quy định đã được
thiết lập.
b) Điều này giúp tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp và đảm bảo
hiệu suất làm việc cao.
c) Ví dụ: Các nhóm chính thức thường tuân thủ quy tắc về thời gian
làm việc, quy định về bảo mật thông tin và các quy định khác.

Trịnh Thị Ngọc Bích - MSSV23900038 2

Hành Vi Tổ Chức Và Quản Trị Sự Thay Đổi – TS. Lưu Thị Thanh Mai

Nhóm chính thức trong tổ chức cũng có một số hạn chế và vấn đề cần xem
xét:

1) Cứng nhắc và chậm chạp trong quyết định:

a) Các quy trình và cấu trúc của nhóm chính thức có thể làm cho việc
ra quyết định trở nên chậm chạp.
b) Điều này đặc biệt đúng khi cần phải tuân theo nhiều bước kiểm
duyệt và phê duyệt.
c) Ví dụ: Một dự án cần phải thông qua nhiều cấp quản lý để được phê
duyệt, dẫn đến việc mất thời gian.
2) Khó khăn trong thích nghi với thay đổi:
a) Các nhóm chính thức thường tuân theo các quy tắc và quy định đã
được thiết lập.
b) Điều này có thể làm cho việc thích nghi với thay đổi hoặc tình hình
mới trở nên khó khăn.
c) Ví dụ: Khi tổ chức thay đổi quy trình làm việc, các nhóm chính thức
có thể gặp khó khăn trong việc thích nghi với các thay đổi này.
3) Khả năng gây căng thẳng và xung đột:
a) Các nhóm chính thức thường có các quyền lực và trách nhiệm cụ
thể.
b) Điều này có thể dẫn đến căng thẳng và xung đột giữa các thành viên
khi họ cố gắng bảo vệ lợi ích của mình.
c) Ví dụ: Một nhóm chính thức có thể có xung đột về việc phân chia
nguồn lực hoặc quyền lực giữa các thành viên.
4) Khả năng bị cô lập:
a) Các nhóm chính thức thường làm việc trong phạm vi hẹp của nhiệm
vụ cụ thể.
b) Điều này có thể dẫn đến cảm giác cô lập và thiếu giao tiếp giữa các
nhóm.

Trịnh Thị Ngọc Bích - MSSV23900038 3

Hành Vi Tổ Chức Và Quản Trị Sự Thay Đổi – TS. Lưu Thị Thanh Mai

c) Ví dụ: Một nhóm chính thức có thể không biết được những thông tin
quan trọng từ một nhóm khác, dẫn đến thiếu hiểu biết và hợp tác.

Tóm lại, nhóm chính thức vẫn đóng một vai trò quan trọng trong tổ chức và có thể
tận dụng các lợi thế của mình để thực hiện công việc chính thức và tạo môi trường
làm việc chuyên nghiệp.

B. Nhóm không chính thức:

○ Định nghĩa: Nhóm không chính thức là nhóm được thành lập không chính thức
bởi chính các nhân viên dựa trên sở thích, sở thích cá nhân và thái độ của họ.
○ Tự phát hình thành: Các nhóm không chính thức hình thành dựa trên các mối
quan hệ cá nhân và lợi ích chung.
○ Giao tiếp: Giao tiếp trong các nhóm không chính thức cho phép các tương tác
thoải mái và bình thường hơn, không bị ràng buộc bởi các kênh và giao thức đã
được thiết lập.
○ Ví dụ: Nếu nhân viên có sự tương đồng về văn hóa, họ có thể lập nhóm để giao
tiếp với nhau hoặc nhân viên lập nhóm trong giờ giải lao để giúp đỡ nhau làm
việc, thì đó sẽ là nhóm không chính thức.

Nhóm không chính thức trong tổ chức có tác động quan trọng và đóng một
vai trò đặc biệt:

1) Quyền lực không chính thức:

a) Trong các tổ chức, quyền lực không chính thức là quyền lực mà
không được gắn liền với vị trí chức vụ chính thức. Thay vào đó, nó
phát sinh từ sự tương tác xã hội và cá nhân.
b) Các thành viên trong nhóm không chính thức có thể sử dụng quyền
lực này để ảnh hưởng đến quyết định và hành vi của nhau.
c) Ví dụ: Một nhân viên không phải là người quản lý có thể có quyền
lực không chính thức bằng cách giữ thông tin quan trọng hoặc có
Trịnh Thị Ngọc Bích - MSSV23900038 4
Hành Vi Tổ Chức Và Quản Trị Sự Thay Đổi – TS. Lưu Thị Thanh Mai

mối quan hệ tốt với những người khác trong tổ chức.

2) Tương tác nhanh chóng:
a) Các nhóm không chính thức thường có khả năng truyền đạt thông tin
nhanh chóng và hiệu quả.
b) Những tin nhắn quan trọng có thể được truyền đi qua các kênh
không chính thức, giúp cải thiện hiệu suất và tương tác giữa các
thành viên.
c) Ví dụ: Một nhóm không chính thức có thể sử dụng tin nhắn qua ứng
dụng chat để thảo luận về một vấn đề cụ thể mà không cần thông qua
quy trình chính thức.

3) Hợp tác giữa nhóm chính thức và không chính thức:

a) Các nhà quản lý có thể khéo léo tận dụng lợi thế của cả các tổ chức
chính thức và không chính thức.
b) Sự hợp tác giữa các nhóm này có thể tạo ra môi trường làm việc linh
hoạt và sáng tạo hơn.
c) Ví dụ: Một nhóm chính thức có thể hợp tác với một nhóm không
chính thức để giải quyết một vấn đề phức tạp hoặc tìm kiếm giải
pháp mới.

Nhóm chính thức và nhóm không chính thức đều có ý nghĩa quan trọng trong
tổ chức:

1) Nhóm chính thức:

a) Tạo ra cấu trúc tổ chức: Nhóm chính thức được thành lập bởi ban
quản lý để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Cấu trúc của nhóm chính
thức giúp tổ chức hoạt động một cách có hệ thống và hiệu quả.
b) Thực hiện công việc chính thức: Nhóm chính thức thường thực
hiện các công việc liên quan đến chức năng chính của tổ chức. Ví

Trịnh Thị Ngọc Bích - MSSV23900038 5

Hành Vi Tổ Chức Và Quản Trị Sự Thay Đổi – TS. Lưu Thị Thanh Mai

dụ: Nhóm tài chính, nhóm sản xuất, nhóm kinh doanh.
c) Tuân thủ quy tắc và quy định: Nhóm chính thức phải tuân thủ các
quy tắc, quy định và quy trình đã được thiết lập.
2) Nhóm không chính thức:
a) Tạo ra mối quan hệ cá nhân: Nhóm không chính thức hình thành
dựa trên sự tương tác xã hội và sở thích cá nhân của các thành viên.
Điều này giúp tạo ra môi trường làm việc thoải mái và gắn kết.
b) Truyền đạt thông tin nhanh chóng: Nhóm không chính thức
thường có khả năng truyền đạt thông tin nhanh chóng qua các kênh
không chính thức.
c) Hỗ trợ tinh thần làm việc: Nhóm không chính thức có thể hỗ trợ
tinh thần làm việc, giúp các thành viên cảm thấy thoải mái và hài
lòng.

 Tóm lại, nhóm chính thức thực hiện công việc chính thức của tổ chức và tuân thủ
quy tắc, trong khi nhóm không chính thức tạo ra mối quan hệ cá nhân và hỗ trợ
tinh thần làm việc.

Hai loại nhóm này không đối lập nhau mà thường bổ sung cho nhau.

Một người có thể tham gia vào nhiều nhóm chính thức và không chính thức khác
nhau. Hiểu biết về vai trò của hai loại nhóm này có thể giúp cá nhân và tổ chức
hoạt động hiệu quả hơn.

 Ví dụ:

Một nhân viên có thể tham gia vào nhóm chính thức là bộ phận Marketing và
nhóm không chính thức là câu lạc bộ thể thao của công ty.

Nhóm chính thức giúp nhân viên hoàn thành công việc Marketing, trong khi nhóm
không chính thức giúp nhân viên thư giãn và giao lưu với đồng nghiệp.

Trịnh Thị Ngọc Bích - MSSV23900038 6

Hành Vi Tổ Chức Và Quản Trị Sự Thay Đổi – TS. Lưu Thị Thanh Mai

II. NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HÀNH VI NHÓM

Hành vi nhóm là cách thức các thành viên trong nhóm tương tác và tác động lẫn nhau,
dẫn đến kết quả chung của nhóm. Nhóm chính thức và nhóm không chính thức đều có
tác động đáng kể đến hành vi nhóm. Hành vi này có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố
khác nhau, bao gồm:

1) Đặc điểm cá nhân của thành viên:

a) Tính cách: Các thành viên có tính cách khác nhau sẽ có cách hành xử và
tương tác khác nhau trong nhóm. Ví dụ, người hướng ngoại thường cởi mở
và tham gia tích cực hơn, trong khi người hướng nội có thể dè dặt và ít chia
sẻ hơn.
b) Kỹ năng: Kỹ năng và kinh nghiệm của mỗi thành viên đóng vai trò quan
trọng trong việc họ đóng góp như thế nào cho nhóm. Ví dụ, thành viên có
kỹ năng giao tiếp tốt sẽ dễ dàng chia sẻ ý tưởng và thuyết phục người khác
hơn.
c) Giá trị và thái độ: Giá trị và thái độ của mỗi thành viên có thể ảnh hưởng
đến cách họ nhìn nhận các vấn đề và đưa ra quyết định trong nhóm. Ví dụ,
thành viên có giá trị làm việc nhóm cao có thể sẵn sàng hợp tác và hỗ trợ
nhau hơn.
2) Đặc điểm của nhóm:
a) Kích thước: Kích thước nhóm ảnh hưởng đến cách thức giao tiếp và tương
tác giữa các thành viên. Ví dụ, nhóm nhỏ thường dễ dàng thảo luận và đưa
ra quyết định hơn nhóm lớn.

b) Cấu trúc: Cấu trúc nhóm đề cập đến cách thức tổ chức nhóm và phân chia
vai trò cho các thành viên. Ví dụ, nhóm tập trung có một người lãnh đạo rõ
ràng, trong khi nhóm phi tập trung có thể không có cấu trúc phân cấp rõ
ràng.

c) Mức độ gắn kết: Mức độ gắn kết của nhóm đề cập đến mức độ gắn bó và

Trịnh Thị Ngọc Bích - MSSV23900038 7

Hành Vi Tổ Chức Và Quản Trị Sự Thay Đổi – TS. Lưu Thị Thanh Mai

tin tưởng lẫn nhau giữa các thành viên. Nhóm có mức độ gắn kết cao
thường có tinh thần đồng đội và hợp tác tốt hơn.
3) Môi trường xung quanh:
a) Văn hóa tổ chức: Văn hóa tổ chức đề cập đến các giá trị, niềm tin và chuẩn
mực chung của tổ chức. Văn hóa tổ chức có thể ảnh hưởng đến cách thức
các nhóm hoạt động và tương tác với nhau.

b) Yêu cầu công việc: Các yêu cầu công việc đặt ra cho nhóm có thể ảnh
hưởng đến cách thức nhóm tổ chức và hoạt động. Ví dụ, nhóm cần hoàn
thành nhiệm vụ trong thời gian ngắn có thể cần phải phân công công việc
rõ ràng và làm việc hiệu quả hơn.

c) Nguồn lực: Nguồn lực sẵn có cho nhóm, chẳng hạn như thời gian, tiền bạc
và thiết bị, có thể ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành nhiệm vụ của nhóm.
Ví dụ cụ thể:
Nhóm dự án: Một nhóm dự án gồm 5 thành viên có nhiệm vụ phát triển một
sản phẩm mới. Nhóm này có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố sau:
Đặc điểm cá nhân: Một thành viên có thể là người hướng ngoại và cởi mở,
trong khi thành viên khác có thể hướng nội và dè dặt. Điều này có thể ảnh hưởng đến
cách thức họ tương tác và chia sẻ ý tưởng trong nhóm.
Đặc điểm nhóm: Nhóm có thể có cấu trúc tập trung với một người lãnh đạo rõ
ràng, hoặc có thể là nhóm phi tập trung với cấu trúc phân cấp ít rõ ràng hơn. Cấu trúc
nhóm có thể ảnh hưởng đến cách thức nhóm đưa ra quyết định và phân công công việc.
Môi trường xung quanh: Nhóm có thể làm việc trong một tổ chức có văn hóa
đề cao sự sáng tạo và hợp tác. Văn hóa tổ chức này có thể khuyến khích nhóm thử
nghiệm ý tưởng mới và làm việc hiệu quả với nhau.

Trịnh Thị Ngọc Bích - MSSV23900038 8

Hành Vi Tổ Chức Và Quản Trị Sự Thay Đổi – TS. Lưu Thị Thanh Mai

III. KẾT LUẬN:

Hiểu được các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi nhóm có thể giúp các nhà quản lý
và thành viên nhóm cải thiện hiệu quả hoạt động nhóm. Ví dụ, nhà quản lý có thể tạo
điều kiện cho sự đa dạng trong nhóm, khuyến khích giao tiếp cởi mở và xây dựng văn
hóa nhóm tích cực. Nhóm chính thức thực hiện công việc chính thức của tổ chức và
tuân thủ quy tắc, trong khi nhóm không chính thức tạo ra mối quan hệ cá nhân và hỗ
trợ tinh thần làm việc. Cả hai loại nhóm đều đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì
hoạt động của tổ chức. Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hành vi nhóm, các yếu tố này
cùng nhau tạo nên môi trường và tác động đến hành vi của nhóm. Hiểu rõ về những
yếu tố này giúp bạn tương tác hiệu quả trong các tình huống xã hội và đưa ra quyết
định thông minh.

Trịnh Thị Ngọc Bích - MSSV23900038 9