Chương

Controlling (Kiểm soát)

8

Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 1

1
 Mục tiêu của chương
1. Giải thích bản chất và tầm quan trọng của kiểm soát.
2. Mô tả ba bước trong quy trình kiểm soát.
3. Giải thích cách đo lường kết quả của tổ chức và nhân viên.
4. Mô tả các công cụ được sử dụng để đo lường kết quả hoạt
động của tổ chức.

Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 2

2
 Nội dung của chương
1. Khái niệm, vai trò và các yêu cầu của kiểm soát.
2. Qui trình kiểm soát.
3. Kiểm soát kết quả hoạt động của tổ chức
4. Công cụ kiểm soát kết qủa của tổ chức

Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 3

3
 1. Khái niệm, vai trò và các yêu
cầu của kiểm soát
Kiểm soát (controlling)
• Quá trình theo dõi (monitoring), so sánh (comparing) và
điều chỉnh (correcting) kết quả công việc (work
performance).
Mục đích của kiểm soát
• Để đảm bảo rằng các hoạt động được hoàn thành, đạt
được các mục tiêu của tổ chức.

Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 4

5
 Tại sao kiểm soát lại quan trọng
Liên kết cuối cùng trong các chức năng quản trị
⁃ Hoạch định – kiểm soát giúp cho các nhà quản trị biết liệu các mục
tiêu và các kế hoạch của họ có đạt được hay không, mục tiêu và
những hoạt động tương lai nào cần thực hiện.
⁃ Hệ thống kiểm soát – trao quyền cho nhân viên: Hệ thống kiểm
soát cung cấp thông tin và phản hồi các hoạt động của nhân viên.
⁃ Bảo vệ nơi làm việc: Kiểm soát tăng cường an ninh, bảo vệ tài sản
cty và giúp giảm thiểu sự gián đoạn các công việc tại nơi làm việc.

Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 5

6
 Sự liên kết giữa
hoạch định và kiểm soát
Hoạch định
Mục tiêu
Đối tượng
Kiểm soát Chiến lược
Tổ chức
Tiêu chuẩn Kế hoạch
Cơ cấu
Phương pháp đo lường
Quản trị nhân sự
So sánh
Lãnh đạo
Hành động
Động lực
Lãnh đạo
Giao tiếp
Hành vi nhóm và cá nhân
Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 6
7
 2. Qui trình kiểm soát

Quá trình kiểm soát:

1. Đo lường việc thực hiện công việc trong thực tế. (Measuring)
2. So sánh việc thực hiện trong thực tế so với một tiêu chuẩn
(Comparing)
3. Hành động để sửa chữa những sai lệch hoặc không đáp ứng
tiêu chuẩn đầy đủ. (Taking managerial action )

Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 9

9
 2. Qui trình kiểm soát

Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 10

10
 Phương pháp: Cách thức và đối
tượng đo lường
Bước 1: Đo lường kết quả công việc trong thực tế
(Measuring Actual Performance)
• Nguồn thông tin:
₋ Quan sát cá nhân (personal observations)
₋ Báo cáo thống kê (statistical reports)
₋ Phỏng vấn trực tiếp (oral reports)
₋ Báo cáo viết (written reports)
Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 11
11
 Phương pháp: Cách thức và đối
tượng đo lường
• Những nội dung cần đo lường:
⁃ Những điều cần được đo lường trong quá trình kiểm
soát thì quan trọng hơn cách thức đo lường.

Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 12

12
 Các nguồn thông tin phổ biến cho
việc đo lường kết quả
Tiêu chí Ưu điểm Hạn chế
Biết được khả năng thực tế Thành kiến cá nhân
Quan sát cá Thông tin không bị lọc Mất nhiều thời gian
nhân Bao quát tất cả hoạt động Gây sự khó chịu
công việc

Dễ dàng hình dung Hạn chế trong cung cấp

Báo cáo thông tin
thống kê Hiệu quả trong việc tìm ra Lờ đi một số vấn đề
các mối quan hệ
Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 13
13
 Các nguồn thông tin phổ biến cho
việc đo lường kết quả

Tiêu chí Ưu điểm Hạn chế

Nhanh chóng lấy được Thông tin bị lọc
Phỏng vấn trực thông tin
tiếp Các phản hồi bằng lời Thông tin không được
hoặc cử chỉ báo cáo bằng văn bản.
Toàn diện Cần thời gian chuẩn bị
thông tin
Báo cáo
Dễ dàng sắp đặt và khôi
phục

Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 14

14
Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 15
 Phiếu kiểm tra
Giai đoạn kiểm tra: thành phẩm
Lô sản phẩm: 01
Số lượng sản phẩm kiểm tra: 100
Người kiểm tra:
Ngày kiểm tra:
Stt Loại khiếm khuyết Kết quả KT Cộng

1 Vào cổ ///// ///// //// 14

2 Vào vai ///// 5
3 Lên lai /// 3
4 Làm khuy // 2
5 Làm túi / 1
6 Cắt /// 3
Cộng 28

Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 16

15
 Phương pháp: Cách thức và đối
tượng đo lường
Bước 2: So sánh kết quả thực tế và tiêu chuẩn (Comparing Actual
Performance Against the Standard)
Xác định mức độ sai lệch (range of variation) giữa việc thực hiện trong
thực tế và tiêu chuẩn:
• Khoảng sai lệch được chấp nhận (dung sai) xác định bằng cách:
⁃ Vùng sai lệch chấp nhận so với tiêu chuẩn (dự báo hoặc ngân
sách).
⁃ Độ sai lệch (lớn hay nhỏ) và xu hướng vận động (tăng hay
giảm) so với tiêu chuẩn .
Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 17
16
 Phương pháp: Cách thức và đối tượng
đo lường
Bước 2: So sánh kết quả và tiêu chuẩn Comparing Actual Performance
Against the Standard
Xác định vùng sai lệch chấp nhận

Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 18

17
 Doanh thu tháng 7, nhà phân phối phía Đông

Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 19

18
 Phương pháp: Cách thức và đối
tượng đo lường
Bước 3: Hành động quản trị (Taking Managerial Action)
Các mức độ hành động
ü Không làm gì cả (do nothing) : Chỉ khi độ lệch được đánh giá là
không đáng kể.
ü Khắc phục:
Khắc phục ngay lập tức (Immediate corrective action) có hành động
ngay lập tức, sửa sai các vấn đề cùng một lúc để có được kết quả trở lại
đúng.
Hành động khắc phục cơ bản (Basic corrective action): Đó là hành
động khắc phục mà nhà quản trị nhìn vào hiệu suất lệch như thế nào và
tại sao, sau đó tiến hành sửa lại nguồn gốc của sai lệch

Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 20

19
 Phương pháp: Cách thức và đối
tượng đo lường
Bước 3: Hành động quản trị (Taking Managerial Action)
Hành động:
ü Sửa đổi tiêu chuẩn: xem xét liệu tiêu chuẩn có thực tế, công
bằng và có thể đạt được không.
⁃ Duy trì giá trị của các tiêu chuẩn.
⁃ Thiết lập lại mục tiêu phù hợp, nếu mục tiêu ban đầu quá
cao hoặc quá thấp.
• Nhà quản lý phải hết sức thận trọng khi hạ mức tiêu chuẩn
xuống.

Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 21

20
 Managerial Decisions in Controlling

Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 22

21
 3. Kiểm soát kết quả hoạt động của tổ chức

Performance:
• Kết quả cuối cùng của một hoạt động.
Organizational Performance:
• Kết quả tích lũy của tất cả các hoạt động của tổ chức hay
có thể.
⁃ Xây dựng chiến lược, quy trình làm việc, và công việc.
⁃ Sự hợp tác giữa các nhân viên.

Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 23

22
 Đo lường kết quả (performance)
của tổ chức
• Năng suất (productivity): tổng giá trị hàng hóa hay dịch
vụ sản xuất được trên khối lượng đầu vào.
• Hiệu quả của tổ chức (Organizational Effectiveness):
mức độ phù hợp của các mục tiêu của tổ chức và
mức độ đáp ứng các mục tiêu đó.
• Xếp hạng ngành và công ty (Industry and
company rankings):

Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 24

23
 Các xếp hạng công ty và ngành
công nghiệp phổ biến

Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 25

25
 4. Công cụ kiểm soát kết quả của tổ chức
Kiểm soát trước (Feedforward control): Một kiểm soát được
thực hiện trước khi công việc được thực hiện.
Nhằm ngăn ngừa các vấn đề dự kiến trước khi xuất hiện vấn
đề thực tế.

Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 26

27
 4. Công cụ kiểm soát kết quả của tổ chức
Kiểm soát đồng thời (Concurrent control): Hành động
kiểm soát diễn ra trong khi các hoạt động được được tiến hành.
Quản lý bằng cách di chuyển xung quanh (Management
by walking around): một thuật ngữ được dùng để mô tả khi
một nhà quản lý đi vào nơi làm việc của nhân viên tương tác
trực tiếp với nhân viên .

Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 27

28
 4. Công cụ kiểm soát kết quả của tổ chức
Kiểm soát sau khi thực hiện (Feedback control): Hành động
kiểm soát diễn ra sau khi một hoạt động công được thực hiện.
⁃ Hành động khắc phục là sau khi vấn đề đã xảy ra.
• Ưu điểm của kiểm soát sau:
⁃ Cung cấp cho nhà quản lý thông tin về hiệu quả của
những nỗ lực lập kế hoạch của họ.
⁃ Nâng cao động lực lao động bằng cách cung cấp cho
họ thông tin là họ đang làm tốt như thế nào.

Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 28

29
 Các loại kiểm soát

Đầu vào Quá trình Đầu ra

• Kiểm soát • Kiểm soát

• Kiểm soát đồng thời: sau: khắc
trước: phòng khắc phụ phụ vấn đề
ngừa vấn đề. vấn đề khi sau khi xảy
xảy ra. ra.

Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 29

31
 Financial Control
• Kiểm soát truyền thống: • Tiêu chuẩn định lượng
– Phân tích tỷ lệ • Độ lệch
• Thanh khoản • Các biện pháp khác
• Đòn bẩy – Giá trị kinh tế gia tăng
• Hoạt động (EVA)

• Khả năng sinh lời – Giá trị thị trường gia tăng
(MVA)
– Phân tích ngân sách

Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 30

32
 Các tỷ số tài chính phổ biến
Nhóm Tỷ số Công thức Ý nghĩa
Thanh khoản Thanh toán Tài sản/nợ phải trả Tổ chức có khả
hiện hành năng đáp ứng các
nghĩa vụ nợ ngắn
hạn không.
Thanh toán Tài sản lưu động trừ hang tồn kho/ Khả năng thanh
nhanh Nợ phải trả khoản chính xác
hơn nếu hàng tồn
kho bán chậm hoặc
khó bán
Đòn bẩy Hệ số nợ Tổng nợ/ Tổng tài sản Tỷ số càng cao thì
đòn bẩy càng cao
Khả năng trả Lợi nhuận trước thuế và lãi vay/ Đo lường lợi nhuận
lãi Tổng lãi suất của tổ chức có khả
năng trả lãi hay
không.
Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 31
33
 Các tỷ số tài chính phổ biến
Nhóm Tỷ số Công thức Ý nghĩa
Hoạt động Vòng quay Doanh số/ Hàng tồn kho Tỷ số càng cao hoạt
hàng tồn kho động quản trị hàng
tồn kho càng hiệu
quả.
Doanh thu Doanh số/ Tổng tài sản Một đồng tài sản có
trên tổng tài thể mang lại bao
sản nhiêu doanh thu.

Sinh lợi Lợi nhuân Lợi nhuận sau thuế/ Doanh thu Một đồng doanh
biên trên thu có thể mang lại
doanh thu bao nhiêu lợi nhuận
sau thuế.
Lợi nhuận Lợi nhuận sau thuế/ Tài sản Đo lường hiệu quả
trên tài sản sinh lời của tài sản.

Aug-2020 Chương 8 - Kiểm soát 32

34