第⼗课：邮件邀请

同传Barry All-in-one职场写作课
 关于邮件会邀
会邀为⼀种常⻅的邮件形式，需包含以下信息：

A greeting (Hey Team, Hello Everyone, Dear All,)（称呼）

Who is presenting what（主讲⼈，主讲内容）

Any pre-reading materials（会前阅读材料）

Confirm if the time slot works for everyone（确认时间段）

[Optional] Date, time and duration（如果会邀连接到⼯作⽇历软件，⽆需

重复此信息；如果是单纯的邮件，建议把会议信息都附上。）

会议通常分为：regular meeting（例会）& ad hoc meeting（临时会议）

 例会（结构）
例会的邀请通常很直接，语⽓不必过于客⽓，可以参考以下结构：

1. 称呼（Hi Team即可）

2. 说明会议时间、内容以及关键议题

3. 说明其他需要准备的
 例会（Sample）
Hey Team,

For next Monday's biweekly sync (10-11am), we will be going over key project
updates from all the teams. In particular, we will discuss the bad case that
happened with our client last week and possible courses of action to
remedy（补救、修正）the situation (Cc: customer service and PR teams).

Please remember to fill out the meeting doc before 12 noon, Friday, so we all
have time to read the material in advance.

Let me know if you have any questions.

Barry
 例会（Sample-中⽂）
⼤家好，

下周⼀的双周同步会（上午10-11点），我们会过⼀下各团队的重要项⽬进展。
其中，我们会主要讨论上周跟客户发⽣的bad case（不理想的情况），以及可能
的补救措施（Cc：客户和公关团队）。

别忘记于本周五中午12点前填写好会议⽂档，我们好有时间提前阅读。

若有问题请联系我。

Barry
 临时会议（结构）
由于临时会议可能会涉及跨部⻔同事，建议语⾔更加客⽓、严谨：

1. 称呼（最保险的是Hi Team，正式⼀点可以说Dear All）

2. 说明邀请的会议以及⼤概介绍

3. 说明拟定时间，请⼤家确认是否可参加

4. 补充会议细节：是否有需要提前阅读的材料，会议链接等。
 临时会议（Sample）
Dear All,

The Finance team is inviting you to the 2023 Budget Review meeting next week. We will be
going through our 2022 P&L and focusing on some key areas of expenditure and savings
which will impact our business growth in 2023.

As shown in the invite, the meeting is tentatively scheduled for/pencilled in for（暂定

为）5-6pm next Thursday, Dec 27th. Please confirm your availability.

The meeting doc titled "2023 Budget" is attached in this email. It would be appreciated if
you could all read through it in advance for a more productive session.

For any questions, don't hesitate to reach out to me.

Best,

Barry
 临时会议（Sample-中⽂）
⼤家好，

财务部诚邀你下周⼀起过下2023年的预算。我们会回顾2022年的损益表，并关注⼀些会
影响我们2023年业务的重⼤开销与缩减。

如会邀展示，会议暂定为12⽉27⽇，下周⼆下午5到6点。可参加的同事请确认。

标题为“2023年度预算”的会议⽂档，已附在邮件⾥。⾟苦⼤家提前阅读，便于会上更充
分地讨论。

若有问题请随时联系我。

祝好，

Barry
 活动邀请（结构）
由于活动通常⽐会议隆重，所以语⾔正式、清晰的同时，也要确保信息量充分：

1. 称呼（Dear All⽐较保险，如果是对外部客户，最好叫对⽅名字）

2. ⾃报家⻔

3. 说明邀请的活动以及⼤概介绍，并表示感谢/祝福

4. 说明活动时间地点

5. 其他信息：dress code（穿着要求）以及dietary information（饮⻝信息）

Dress code分类：casual（休闲）, smart casual（半正式休闲）, business casual（上午休闲）,

semi-formal（半正式）, formal（正式）

6. 明确答复⽇期（RSVP date）

7. 期待与⼤家相聚
 活动邀请（Sample）
Dear All,
This is Barry from the Client Services team.

Our team cordially invites you to（友好诚邀您）our Christmas party. This is an occasion to（借此）thank
you all for being such a great team and partner to us this year, and for contributing to the success of our
company.
The event will take place at the B1 Conference Hall in our main office on Thursday, 22nd December at 3:00
PM.
The dress code will be business casual. The event will offer drinks and refreshments, and you are also
welcome to BYO (bring your own) food.

Please RSVP by COB (close of business) Tuesday, 20th December to confirm your attendance.
For any dietary requirements or allergies, please don't hesitate to contact me.
We look forward to seeing you there!
Barry
 活动邀请（Sample-中⽂）
⼤家好，

我是客户服务部的Barry。

我们团队诚邀您参加我们的圣诞派对，希望借此机会感谢⼤家作为⼀个很棒的团队以及我们的合作伙
伴，为公司的成功做出贡献。

活动地点在我们主⼯区的B1层会议室，时间为周四（12⽉22⽇）下午3点。

穿着要求为商务休闲。活动会提供饮品和零⻝，你也可以⾃带⻝物。

请于周⼆（12⽉20⽇）下班前答复确认出席。

若有任何饮⻝要求或者过敏⻛险，请随时联系我。

期待与⼤家相聚！

Barry
谢谢观看！