myPortfolio

SETIAUSAHA BAHAGIAN
BHG PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

BAHAGIAN : BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN JOHOR

ALAMAT : ARAS 2
BANGUNAN DATO’ JAAFAR MUHAMMAD
79000 KOTA ISKANDAR
ISKANDAR PUTERI

NO TELEFON : 07-2666505

NO FAKS : 07-2909010

LAMAN SESAWANG : http://bpsm.johor.gov.my

-0-
MAKLUMAT PEGAWAI
Nama : [ NAMA ]

Gelaran Jawatan : [ GELARAN JAWATAN ]

Gred Hakiki Jawatan : [ GRED JAWATAN ]

Tarikh Penempatan : 1 JULAI 2018

DILULUSKAN OLEH
Nama : [ NAMA ]
Gelaran Jawatan : TIMBALAN SUK (PENGURUSAN)
Gred Jawatan : UTAMA C
Tarikh :

-1-
JADUAL PENGEMASKINIAN

TANDATANGAN
BIL. TARIKH TAJUK
PENYELIA

1. 15/11/2018 Pewujudan baru myPortfolio

2. 21/10/2020 Kemaskini myPortfolio

Kajian semula dan kemaskini

3. 28/11/2020
Deskripsi Tugas

Catatan : Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji

semula dan dikemaskini apabila berlaku sebarang perubahan.

-2-
KANDUNGAN
PERKARA MUKA SURAT
1. Carta Organisasi 4
2. Carta Fungsi 7
3. Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 8
4. Deskripsi Tugas 9 - 11
5. Proses Kerja (i), Carta Alir (ii) & Senarai Semak (iii)
Aktiviti 1(a) - Mempengerusikan Mesyuarat Pengurusan Jabatan 12
Aktiviti 1(b) - Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Aset Kerajaan (JKPAK) 15
Aktiviti 1(c) - Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan
18
Dan Akaun (JKPA)
Aktiviti 1(d) - Memperakukan permohonan belanjawan (Bajet) tahunan jabatan 21
Aktiviti 1(e) - Mempertimbang dan meluluskan perolehan terus jabatan 24
Aktiviti 1(f) - Mempertimbang dan meluluskan permohonan semua jenis cuti
27
kakitangan BPSM
Aktiviti 2(a) - Mempengerusikan Mesyuarat Pembangunan Sumber Manusia
30
Kumpulan Pelaksana Pejabat SUK.
Aktiviti 2(b) - Merancang penempatan pelantikan Penjawat Awam Johor 33
Aktiviti 2(c) - Memperakukan pelaksanaan kenaikan pangkat penjawat awam
36
Johor
Aktiviti 2(d) - Merancang dan melaksanakan arahan perintah bertukar penjawat
41
awam Johor.
Aktiviti 2(e) - Memperakukan pelaksanaan tindakan tatatertib penjawat awam
44
Johor
Aktiviti 2(f) - Mempertimbang dan memperakukan pelbagai cuti penjawat awam
50
Johor.
Aktiviti 2(g) - Memperakukan permohonan persaraan pilihan sendiri. 53
Aktiviti 2(h) - Meluluskan kelayakan Gantian Cuti Rehat (GCR) 56
Aktiviti 3(a) - Mempengerusi mesyuarat kajian perjawatan bersama jabatan
59
terlibat.
Aktiviti 3(b) - Memperakukan kajian pengukuhan perjawatan. 62
Aktiviti 3(c) - Mempertimbangkan dan meluluskan kebenaran urusan pengisian
65
perjawatan kontrak
Aktiviti 3(d) - Merancang pelaksanaan Sistem Maklumat Pengurusan Sumber
68
Manusia (HRMIS).
Aktiviti 4(a) - Merancang takwim tahunan kursus dan latihan. 71
Aktiviti 4(b) - Mengkaji dan meluluskan modul latihan. 74
Aktiviti 4(c) - Memperakukan Jadual Peperiksaan Subjek Jabatan 77
Aktiviti 4(d) - Mempertimbang dan meluluskan permohonan biasiswa untuk tujuan
80
sambung belajar.
Aktiviti 5(a) - Mempertimbangkan dan meluluskan perancangan program
83
kaunseling.
Aktiviti 5(b) - Memperakukan pelaksanaan Dasar Pemisah (Exit Policy) 86
Aktiviti 5(c) - Memantau pelaksanaan kaunseling kepada pejawat awam. 91
6. Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa 94
7. Senarai Borang 95
8. Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 96

-3-
1. CARTA ORGANISASI
1.1. Jabatan/Agensi

SETIAUSAHA
KERAJAAN JOHOR

TIMBALAN SUK TIMBALAN SUK

(PEMBANGUNAN) (PENGURUSAN)

PERANCANG EKONOMI PEJABAT MENTERI

NEGERI BESAR

PENGURUSAN SUMBER
KERAJAAN TEMPATAN MANUSIA

PEJABAT JURUTULIS
PERUMAHAN NEGERI

SAINS TEKNOLOGI
DAN ICT KHIDMAT PENGURUSAN

BADAN KAWAL SELIA AIR JABATAN LANDSKAP

(BAKAJ) NEGERI

MAJLIS SUKAN NEGERI

TIMBALAN SUK TIMBALAN SUK

(PEMANTAUAN) (SUKMA)

PEMANTAUAN

KORPORAT & KUALITI

INTEGRITI

PERBADANAN
AUDIT DALAM SETIAUSAHA NEGERI
(SSI)

-4-
1. CARTA ORGANISASI
1.2. Bahagian

SETIAUSAHA KERAJAAN
JOHOR

TIMBALAN SUK
(PENGURUSAN)

BHG PENGURUSAN
SUMBER MANUSIA

UNIT UNIT PEMB ORGANISASI &

PERKHIDMATAN PENGURUSAN MAKUMAT
 Lantikan &  HRMIS & Data
Pertukaran  Perjawatan Negeri
 Saraan & Pencen  Perjawatan PBT & BBN
 Tatatertib
 Naik Pangkat

UNIT KHIDMAT UNIT KAUNSELING UNIT PEMBANGUNAN

PENGURUSAN  Psikologi SUMBER
 Pentadbiran  Kaunseling  Kompetensi
 Kewangan  Latihan/Kursus

-5-
1. CARTA ORGANISASI
1.3. Unit/ Seksyen

SETIAUSAHA KERAJAAN
JOHOR
TURUS III (KUP)

TIMBALAN SUK
(PENGURUSAN)
UTAMA C

BAHAGIAN PENGURUSAN
SUMBER MANUSIA
Gred N54

PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN PEMBANGUNAN SUMBER

ORGANISASI
 KPSU N48/N52  PSU N44
 PSU N44  PSU N48  PPT N29
Skim/Saraan/Lantikan  PPT N36 Latihan
 PPT N32 Pengurusan Data  PT (P/O) N22
 PT(P/O) N28  PPTM F32  PT(P/O) N19 (4)
 PT(P/O) N22  PT(P/O) N19 (2) Kompetensi
 PT(P/O) N19 (2) Perjawatan Negeri  PT (P/O) N22
Naik Pangkat/  PT(P/O) N28  PT(P/O) N19 (2)
Tatatertib  PT(P/O) N19 (3)
 PPT N32 Perjawatan PBT/BBN
 PT(P/O) N26  PT(P/O) N22
 PT(P/O) N22 (2)  PT (P/O) N19 (2)
 PT(P/O) N19 (4)

KHIDMAT PENGURUSAN KAUSELING

 PT (P/O) N19/N22 (1)
 PPT N32  PPSi S41/S44  PT (P/O) N19/N22 (2)
 PSP N29  PPSi S41(K) (2)  PT (P/O) N19/N22 (3)
Pentadbiran Kewangan  PPT N29
 PT (P/O) N22  PT(Kew) W26  PPS S29(K)
 PT (P/O) N19 (4)  PT(Kew) W19 (3)  PT (P/O) N19 (2)
 PO N14 (1)  PT (P/O) N19 (K) (1)
 PO N11 (4)
 PK H11 (2)

-6-
 2. CARTA FUNGSI

PEJABAT SETIAUSAHA BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

 Merancang dan menguruskan hal-hal pengurusan pentadbiran pejabat bagi memastikan fungsi jabatan dapat
dilaksanakan dengan sepenuhnya.Mengkaji keperluan dan pengwujudan jawatan baharu.
 Merancang dan mengurus hal-hal yang berkaitan dengan perkhidmatan penjawat awam bagi memastikan rekod
perkhidmatan penjawat awam diurus tadbir dengan betul tertakluk kepada peraturan berkuatkuasa
 Merancang dan menguruskan kajian pembangunan organisasi jabatan negeri, PBT dan BBN bagi memastikan
keperluan struktur organisasi memenuhi keperluan semasa tertakluk kepada syarat ditetapkan.
 Merancang dan mengurus hal-hal pembangunan sumber manusia penjawat awam Johor bagi memastikan ia
berpengetahan dan kompeten dalam menjalankan tugas.
 Merancang dan mengurus hal-hal berkaitan psikologi dan kaunseling penjawat awam negeri Johor bagi
memastikan motivasi pegawai ditahap terbaik untuk menjalankan tugas seharian.

UNIT PERKHIDMATAN UNIT PEMBANGUNAN ORGANISASI &

 Mengurus lantikan, pengesahan, taraf berpencen PENGURUSAN MAKLUMAT
dan lanjut tempoh percubaan.  Mengkaji program dan aktiviti Pejabat Setiausaha
 Menguruskan pencen dan faedah persaraan
Kerajaan dan semua jabatan negeri, PBT dan BBN.
mengikut syarat perkhidamtan.
 Menguruskan pertukaran dan penamatan pejawat awam negeri.  Mengkaji keperluan dan pengwujudan jawatan
 Menguruskan pinjaman dan pertukaran perkhidmatan. baharu.
 Menguruskan segala bentuk skim perkhidmatan.  Merancang pembangunan organisasi jabatan.
 Menguruskan semua jenis cuti termasuk menyemak kelayakan  Mengkaji pemansuhan jawatan bagi tujuan tukar
gantian cuti rehat. ganti (trade-off).
 Menguruskan hal ehwal perkhidmatan kakitangan kontrak.  Naziran sumber manusia.
 Menyediakan kertas MMK berkaitan.
 Semakan belanjawan PBT.
 Menguruskan permohonan keluar negara.
 Menguruskan semua jenis elaun.  Menyelenggara data perjawatan.
 Menyemak penyelarasan gaji.  Melaksana dan menyelenggara data HRMIS.
 Melaksanakan uursan tindakan tatatertib.  Menyelenggara laman web BPSM.
 Menguruskan urusan kenaikan pangkat.
 Menguruskan proses tanggung kerja dan pemangkuan.
 Menguruskan penilaian prestasi bagi P&P.
 Melaksanakan urusan pengisytiharan harta.
 Menguruskan hubungan pekerja dan majikan.
 Menguruskan kaunter MyPesara

UNIT KHIMDAT PENGURUSAN UNIT KAUNSELING UNIT PEMBANGUNAN

 Mengendalikan hal ehwal perkhidmatan
anggota BPSM.
 Mengendalikan segala aduan yang
diterima.
 Pengurusan pejabat dan keselamatan.
 Pengurusan fail-fail dan rekod jabatan.
 Pengurusan dan pelupusan harta modal
dan inventori pejabat.
 Penimbalan dan pelaksanaan semua
arahan dan pekeliling berkuatkuasa.
 Pengurusan mesyuarat dan minit.
 Menguruskan hal ehwal pekerjadan
perkhidmatan anggota BPSM.
 Menguruskan pergerakan dan
penggunaan kenderaan jabatan.
 Menguruskan dan mengawal belanjawan
dan hasil jabatan.
 Melaksanakan program
pembangunan modal insan
berdasarkan pendekatan
psikologi merangkumi empat
aspek – pertumbuhan dan
perkembangan, pencegahan,
intervensi dan pemulihan.
 Menjalankan khidmat
kaunseling secara individu dan
kelompok, kaunseling keluarga,
kaunseling perkahwinan dan
intervensi krisis.
 Mengadakan ceramah,
syarahan, bengkel seminar dan
seumpamanya.
SUMBER
 Melaksanakan kursus bagi semua
anggota perkhidmatan awam
negeri.
 Merangka modul dan program
latihan.
 Mengendali, menyelaras dan
menyelia peperiksaan
perkhidmatan JPA dan subjek
jabatan.
 Merancang dan melaksanakan
kursus dan peperiksaan kenaikan
pangkat.
 Merangka kemajuan kerja dan
menyediakan ‘succession planning’
bagi setiap skim perkhidmatan
yang berkenaan.
 Menguruskan Biasiswa dan
program latihan Pegawai Tadbir
Negeri Johor.

-7-
3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI
Fungsi Pejabat Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

1. Mempengerusikan Mesyuarat Pengurusan Jabatan.

2. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Aset Kerajaan (JKPAK).
3. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun
(JKPA).
4. Memperakukan permohonan belanjawan (Bajet) tahunan jabatan.
5. Mempertimbang dan meluluskan perolehan terus jabatan.
6. Mempertimbang dan meluluskan permohonan semua jenis.
7. Mempengerusikan Mesyuarat Pembangunan Sumber Manusia Kumpulan Pelaksana
Pejabat SUK.
8. Merancang penempatan pelantikan penjawat awam Johor.
9. Memperakukan pelaksanaan kenaikan pangkat penjawat awam Johor
10. Merancang dan melaksanakan arahan perintah bertukar penjawat awam Johor.
11. Memperakukan pelaksanaan tindakan tatatertib penjawat awam Johor
12. Mempertimbang dan meluluskan pelbagai cuti penjawat awam Johor.
13. Memperakukan permohonan persaraan pilihan sendiri.
14. Meluluskan kelayakan Gantian Cuti Rehat (GCR) bagi pesara.
15. Mempengerusi mesyuarat kajian perjawatan bersama jabatan terlibat.
16. Memperakukan kajian pengukuhan perjawatan.
17. Mempertimbangkan dan meluluskan kebenaran urusan pengisian jawatan kontrak.
18. Merancang pelaksanaan Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia (HRMIS).
19. Merancang Takwim Tahunan kursus dan latihan.
20. Mengkaji dan meluluskan modul latihan.
21. Memperakukan Jadual Peperiksaan Subjek Jabatan
22. Mempertimbang dan meluluskan permohonan biasiswa untuk tujuan sambung belajar.
23. Mempertimbangkan dan meluluskan perancangan program kaunseling.
24. Memperakukan pelaksanaan Dasar Pemisah (Exit Policy).
25. Memantau pelaksanaan kaunseling kepada pejawat awam.

-8-
4. DESKRIPSI TUGAS
MAKLUMAT UMUM
Setiausaha Bahagian Ketua Setiausaha Kerajaan
Gelaran Jawatan
(BPSM) Perkhidmatan Johor
Kedudukan
Ringkasan Gred
SUB di Waran B03.3.1(153)
Jawatan
Perjawatan
Gred Jawatan N54 Bidang Utama Pengurusan
Sub-Bidang
Gred JD N54 Sumber Manusia
Utama
[ NAMA ]
Status Jawatan Tetap Disediakan oleh
SUB
Hierarki 1
Pejabat YB Setiausaha [ NAMA ]
(Jabatan/ Disemak oleh
Kerajaan Johor KPSU
Bahagian)
Hierarki 2
(Cawangan/ Pejabat Timbalan SUK [ NAMA ]
Diluluskan oleh
Sektor/ Seksyen/ (Pengurusan) SUK
Unit)
Skim
Pegawai Tadbir Tarikh Dokumen 21 Okt 2020
Perkhidmatan
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Merancang dan menguruskan hal-hal berkaitan pengurusan dan pembangunan sumber

manusia perkhidmatan awam Johor bagi memastikan jabatan kerajaan negeri beroperasi
memenuhi keperluan pelaksanaan fungsi semasa.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

1. Merancang dan menguruskan hal-hal a. Mempengerusikan Mesyuarat

pengurusan pentadbiran pejabat bagi
memastikan fungsi jabatan dapat
dilaksanakan dengan sepenuhnya.
Pengurusan Jabatan.
b. Mempengerusikan Mesyuarat
Jawatankuasa Aset Kerajaan (JKPAK).
c. Mempengerusikan Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Kewangan
Dan Akaun (JKPA).
d. Memperakukan permohonan belanjawan
(Bajet) tahunan jabatan.
e. Mempertimbang dan meluluskan
perolehan terus jabatan.
f. Mempertimbang dan meluluskan
permohonan semua jenis cuti kakitangan
BPSM.

-9-
2. Merancang dan mengurus hal-hal yang
berkaitan dengan perkhidmatan
penjawat awam bagi memastikan rekod
perkhidmatan penjawat awam diurus
tadbir dengan betul tertakluk kepada
peraturan berkuatkuasa.
3. Merancang dan menguruskan kajian
pembangunan organisasi jabatan
negeri, PBT dan BBN bagi memastikan
keperluan struktur organisasi memenuhi
keperluan semasa tertakluk kepada
syarat ditetapkan.
4. Merancang dan mengurus hal-hal
pembangunan sumber manusia
penjawat awam Johor bagi memastikan
ia berpengetahan dan kompeten dalam
menjalankan tugas.
5. Merancang dan mengurus hal-hal
berkaitan psikologi dan kaunseling
penjawat awam negeri Johor bagi
memastikan motivasi pegawai ditahap
terbaik untuk menjalankan tugas
seharian.
- 10 -
a. Mempengerusikan Mesyuarat
Pembangunan Sumber Manusia
Kumpulan Pelaksana Pejabat SUK.
b. Merancang penempatan pelantikan
penjawat awam Johor.
c. Memperakukan pelaksanaan kenaikan
pangkat penjawat awam Johor
d. Merancang dan melaksanakan arahan
perintah bertukar penjawat awam Johor.
e. Memperakukan pelaksanaan tindakan
tatatertib penjawat awam Johor
f. Mempertimbang dan memperakukan
pelbagai cuti penjawat awam Johor.
g. Memperakukan permohonan persaraan
pilihan sendiri.
h. Meluluskan kelayakan Gantian Cuti Rehat
(GCR) bagi pesara.
a. Mempengerusi mesyuarat kajian
perjawatan bersama jabatan terlibat.
b. Memperakukan kajian pengukuhan
perjawatan.
c. Mempertimbangkan dan meluluskan
kebenaran urusan pengisian jawatan
kontrak.
d. Merancang pelaksanaan Sistem Maklumat
Pengurusan Sumber Manusia (HRMIS).
a. Merancang takwim tahunan kursus dan
latihan.
b. Mengkaji dan meluluskan modul latihan.
c. Memperakukan Jadual Peperiksaan
Subjek Jabatan
d. Mempertimbang dan meluluskan
permohonan biasiswa untuk tujuan
sambung belajar.
a. Mempertimbangkan dan meluluskan
perancangan program kaunseling.
b. Memperakukan pelaksanaan Dasar
Pemisah (Exit Policy).
c. Memantau pelaksanaan kaunseling
kepada pejawat awam.
 DIMENSI

222 ketua jabatan

1. Bilangan Ketua Jabatan
2. Statistik Perjawatan
(Jabatan Negeri, Badan Berkanun Negeri dan Pihak
Berkuasa Tempatan)
Perjawatan Tetap = 19,111
Perjawatan Kontrak = 817

3. Jumlah Bajet Tahunan RM7,297,000.00 setahun

4. Anggaran Perbelanjaan
RM7,150,000.00 setahun
Tahunan
5. Jumlah kertas MMK 30 kertas MMK setahun

6. Jumlah akaun amanah 3 akaun amanah

7. Jumlah kes tatatertib 25 kes setahun

8. Jumlah permohonan
150 permohonan setahun
pertukaran
9. Jumlah khidmat kaunseling 160 kes setahun
KELAYAKAN AKADEMIK / IKHTISAS

Ijazah sarjana muda yang diiktiraf oleh Kerajaan daripada institusi pengajian tinggi tempatan
atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.

KOMPETENSI

Berkebolehan memimpin sesebuah organisasi, mampu mencadangkan sesuatu keputusan

serta mempunyai kemahiran mengolah maklumat/data daripada pelbagai sumber.

PENGALAMAN

15 - 20 tahun dalam bidang pentadbiran dan pengurusan organisasi

- 11 -
5. (i) PROSES KERJA

Aktiviti 1(a) : MEMPENGERUSI MESYUARAT PENGURUSAN JABATAN

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Arahan untuk mengadakan PPT

1 SUB Mesyuarat Pengurusan
Jabatan

Menyediakan surat PPT

2 PA
jemputan mesyuarat

SUB/ Tandatangan surat SUB

3
KPSU jemputan mesyuarat

Edarkan surat kepada ahli

4 PA
mesyuarat

Mempengerusikan dan
5 SUB menangguhkan mesyuarat
pengurusan jabatan

Menyediakan KPSU
6 PA baru/pembetulan minit
mesyuarat

7 KPSU Menyemak minit mesyuarat

Mengedarkan cabutan
8 PA keputusan mesyuarat untuk
tindakan dan maklum balas

9 PA Simpan Rekod

- 12 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 1(a) : MEMPENGERUSI MESYUARAT PENGURUSAN JABATAN

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA
MULA

Arahan untuk
mengadakan
SUB Mesyuarat 1 hari
Pengurusan
Jabatan

Menyediakan surat
PA 1 hari
jemputan mesyuarat

Tandatangan surat
SUB/KPSU 1 hari
jemputan mesyuarat

Edarkan surat
PA kepada ahli 1 hari
mesyuarat

Mempengerusikan
dan menangguhkan
SUB 1 hari
mesyuarat
pengurusan jabatan

Menyediakan
PA baru/pembetulan 3 hari
minit mesyuarat
Tidak
Menyemak minit
KPSU 1 hari
mesyuarat
Ya
Mengedarkan
cabutan keputusan
PA mesyuarat untuk 3 hari
tindakan atau
maklum balas

1 hari
PA Simpan Rekod
= 13 hari
TAMAT

- 13 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 1(a) : MEMPENGERUSI MESYUARAT PENGURUSAN JABATAN

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Arahan untuk
1 mengadakan Mesyuarat
Pengurusan Jabatan

Menyediakan surat
2
jemputan mesyuarat

Tandatangan surat
3
jemputan mesyuarat

Edarkan surat kepada ahli

4
mesyuarat

SUB Mempengerusikan
dan menangguhkan
5
mesyuarat pengurusan
jabatan

PA sediakan minit
6
mesyuarat

Menyemak minit
7
mesyuarat

Mengedarkan cabutan
keputusan mesyuarat
8
untuk tindakan dan
maklum balas

9 PA Simpan Rekod

- 14 -
5. (i) PROSES KERJA

Aktiviti 1(b) : MEMPENGERUSI MESYUARAT JAWATANKUASA ASET

KERAJAAN (JKPAK)

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

1 Arahan untuk mengadakan PPT

SUB Mesyuarat Jkuasa Aset
Kerajaan (JKPAK)

2 Menyediakan surat PPT

PA
jemputan mesyuarat

3 SUB/ Tandatangan surat

KPSU jemputan mesyuarat

4 Edarkan surat kepada ahli

PA
mesyuarat

5 Mempengerusikan dan
SUB menangguhkan mesyuarat
pengurusan jabatan

6 Menyediakan minit KPSU

PPT(KP)
mesyuarat

7 KPSU Menyemak minit mesyuarat

8 Mengedarkan cabutan
PPT(KP) keputusan mesyuarat untuk
tindakan dan maklum balas

9 PPT(KP) Simpan Rekod

- 15 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 1(b) : MEMPENGERUSI MESYUARAT JAWATANKUASA ASET
KERAJAAN (JKPAK)

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA
MULA

Arahan untuk
mengadakan
SUB 1 hari
Jkuasa Aset
Kerajaan (JKPAK)

Menyediakan surat
PA 1 hari
jemputan mesyuarat

Tandatangan surat
SUB/KPSU 1 hari
jemputan mesyuarat

Edarkan surat
PA kepada ahli 1 hari
mesyuarat

Mempengerusikan
dan menangguhkan
SUB 1 hari
mesyuarat
pengurusan jabatan

Menyediakan minit
PPT(KP) 3 hari
mesyuarat

Tidak Menyemak minit

KPSU 1 hari
mesyuarat
Y
a Mengedarkan
cabutan keputusan
PPT(KP) mesyuarat untuk 3 hari
tindakan atau
maklum balas

1 hari
PPT(KP) Simpan Rekod
= 13 hari

TAMAT

- 16 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 1(b) : MEMPENGERUSIKAN MESYUARAT JAWATANKUASA ASET
KERAJAAN (JKPAK)

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1 Arahan untuk mengadakan

Jkuasa Aset Kerajaan
(JKPAK)

2 Menyediakan surat
jemputan mesyuarat

3 Tandatangan surat
jemputan mesyuarat

4 Edarkan surat kepada ahli

mesyuarat

5 Mempengerusikan dan
menangguhkan mesyuarat
pengurusan jabatan

6 Menyediakan minit
mesyuarat

7 Menyemak minit mesyuarat

8 Mengedarkan cabutan
keputusan mesyuarat untuk
tindakan atau maklum balas

9 Simpan Rekod

- 17 -
5. (i) PROSES KERJA
Aktiviti 1(c) : MEMPENGERUSIKAN MESYUARAT JAWATANKUASA
PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JKPA)

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Arahan untuk mengadakan

Mesyuarat Jkuasa
1 SUB PPT
Kewangan Dan Akaun
(JKPA)

Menyediakan surat
2 PA PPT
jemputan mesyuarat

SUB/ Tandatangan surat

3
KPSU jemputan mesyuarat

Edarkan surat kepada ahli

4 PA
mesyuarat

Mempengerusikan dan
5 SUB menangguhkan mesyuarat
pengurusan jabatan

Menyediakan minit
6 PPT(KP) KPSU
mesyuarat

7 KPSU Menyemak minit mesyuarat

Mengedarkan cabutan
8 PPT(KP) keputusan mesyuarat untuk
tindakan dan maklum balas

9 PPT(KP) Simpan Rekod

- 18 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 1(c) : MEMPENGERUSIKAN MESYUARAT JAWATANKUASA
PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JKPA)

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA
MULA

Arahan untuk
mengadakan
SUB Mesyuarat Jkuasa 1 hari
Kewangan Dan
Akaun (JKPA)

Menyediakan surat
PA 1 hari
jemputan mesyuarat

Tandatangan surat
SUB/ KPSU 1 hari
jemputan mesyuarat

Edarkan surat
PA kepada ahli 1 hari
mesyuarat

Mempengerusikan
dan menangguhkan
SUB 1 hari
mesyuarat
pengurusan jabatan

Menyediakan minit
PPT(KP) 3 hari
mesyuarat

Tidak Menyemak minit

KPSU 1 hari
mesyuarat
Ya
Mengedarkan
cabutan keputusan
PPT(KP) mesyuarat untuk 3 hari
tindakan atau
maklum balas

1 hari
PPT(KP) Simpan Rekod
= 13 hari

TAMAT

- 19 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 1(c) : MEMPENGERUSIKAN MESYUARAT JAWATANKUASA
PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JKPA)

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Arahan untuk mengadakan

Mesyuarat Jkuasa
1
Kewangan Dan Akaun
(JKPA)

PA Menyediakan surat
2
jemputan mesyuarat

Tandatangan surat
3
jemputan mesyuarat

Edarkan surat kepada ahli

4
mesyuarat

SUB Mempengerusikan dan

5 menangguhkan mesyuarat
pengurusan jabatan

PPT Menyediakan minit

6
mesyuarat

KPSU Menyemak minit

7
mesyuarat

PPT Mengedarkan cabutan

8 keputusan mesyuarat untuk
tindakan atau maklum balas

9 Simpan Rekod

- 20 -
5. (i) PROSES KERJA
Aktiviti 1(d) : MEMPERAKUKAN PERMOHONAN BELANJAWAN (BAJET)
TAHUNAN JABATAN

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Terima arahan penyediaan

1 SUB Bajet tahunan daripada YB PPT
PKN

Rancang perbincangan
2 KPSU SUB
bersama ketua-ketua Unit

Sediakan surat
3 PPT(KP) perbincangan draf bajet
tahunan

Mempengerusikan
4 KPSU perbincangan draf bajet
tahunan

Edarkan format bajet

5 PPT(KP)
kepada semua Ketua Unit

6 PPT(KP) Terima semula format bajet

Mempengerusikan
SUB/
7 Mesyuarat Penyediaan
KPSU
Bajet Tahunan

Menyediakan Dokumen
8 PPT(KP)
Bajet Tahunan

9 SUB Memperakukan bajet

Hantar kepada Pejabat

10 PPT(KP) Perbendaharaan Negeri
Johor

11 KU(KEW) Simpan Rekod

- 21 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 1(d) : MEMPERAKUKAN PERMOHONAN BELANJAWAN (BAJET)
TAHUNAN JABATAN

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA
MULA

Terima arahan penyediaan

SUB Bajet tahunan daripada 1 hari
YB PKN

Rancang perbincangan
KPSU 1 hari
bersama ketua-ketua Unit

Sediakan surat perbincangan

PPT(KP) 1 hari
draf bajet tahunan

Mempengerusikan
KPSU perbincangan draf bajet 1 hari
tahunan

Edarkan format bajet kepada

PPT(KP) -
semua Ketua Unit

PPT(KP) Terima semula format bajet 6 hari

Mempengerusikan Mesyuarat
SUB/KPSU 1 hari
Penyediaan Bajet Tahunan

Menyediakan Dokumen Bajet

PPT(KP) 7 hari
Tahunan atau kemaskini.

Tidak Memperakukan keperluan 1 hari

SUB
bajet tahunan?
Y
a Hantar kepada Pejabat
PPT(KP) 1 hari
Perbendaharaan Negeri Johor

KU(KEW) Simpan Rekod = 20 hari

TAMAT

- 22 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 1(d) : MEMPERAKUKAN PERMOHONAN BELANJAWAN (BAJET)
TAHUNAN JABATAN

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Terima arahan penyediaan

1 Bajet tahunan daripada YB
PKN

Rancang perbincangan
2
bersama ketua-ketua Unit

Sediakan surat
3 perbincangan draf bajet
tahunan

Mempengerusikan
4 perbincangan draf bajet
tahunan

Edarkan format bajet

5
kepada semua Ketua Unit

6 Terima semula format bajet

SUB Mempengerusikan
7 Mesyuarat Penyediaan
Bajet Tahunan

PPT(KP) Menyediakan
8
Dokumen Bajet Tahunan

9 Memperakukan bajet

Hantar kepada Pejabat

10 Perbendaharaan Negeri
Johor

11 Simpan rekod

- 23 -
5. (i) PROSES KERJA
Aktiviti 1(e) : MEMPERTIMBANG DAN MELULUSKAN PEROLEHAN TERUS
JABATAN

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Terima permohonan
1 SUB perolehan jabatan Ketua
Unit

Pertimbangan maklumat Ketua Unit

2 SUB/KPSU
kajian pasaran berkenaan

Borang
Sediakan maklumat
Pengeluaran
3 PPT(KP) berkenaan baki peruntukan
Pesanan
jabatan
Tempatan

Sediakan cetakan Pesanan

4 KU(KEW)
Tempatan (LO)

Jika setuju, tandatangan

5 SUB
Pesanan Tempatan (LO)

Serah LO kepada
6 PPT(KP)
Pembekal

Terima tempahan dan

7 PPT(KP) Invoice dan tandatangan
Delivery Order (DO)

Jika dokumen lengkap, Sistem iSPEK

8 SUB
setuju pembayaran Johor

Daftar harta modal atau

9 PPT(KP)
inventori

10 PPT(KP) Simpan rekod

- 24 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 1(e) : MEMPERTIMBANG DAN MELULUSKAN PEROLEHAN TERUS
JABATAN

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA

MULA

Terima permohonan
SUB 1 hari
perolehan daripada Ketua Unit

Pertimbangan maklumat
SUB/KPSU 1 hari
kajian pasaran

Sediakan maklumat
PPT(KP) berkenaan baki peruntukan 1 hari
jabatan

KU(KEW)/ Sediakan cetakan Pesanan

PT(KEW) Tempatan (LO) 1 hari

Tidak Jika setuju, tandatangan

SUB 1 hari
Pesanan Tempatan (LO)
Y
a
PPT(KP) Serah LO kepada Pembekal 3 hari

Terima tempahan dan Invoice

dan tandatangan Delivery
PPT(KP) 3 hari
Order (DO) atau kemaskini
dokumen

Tidak Jika dokumen lengkap, setuju

SUB pembayaran melalui iSPEK 1 hari
Johor.
Y
a
Daftar harta modal atau
PPT(KP) 7 hari
inventori

1 hari
PPT(KP) Simpan rekod
= 20 hari

TAMAT

- 25 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 1(e) : MEMPERTIMBANG DAN MELULUSKAN PEROLEHAN TERUS
JABATAN

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1 Terima permohonan
perolehan jabatan Ketua
Unit

2 Pertimbangan maklumat
kajian pasaran

3 Sediakan maklumat
berkenaan baki peruntukan
jabatan

4 Sediakan cetakan Pesanan

Tempatan (LO)

5 Jika setuju, tandatangan

Pesanan Tempatan (LO)

6 Serah LO kepada Pembekal

7 Terima tempahan dan

Invoice dan tandatangan
Delivery Order (DO) atau
kemaskini dokumen

8 Jika dokumen lengkap,

setuju pembayaran melalui
iSPEK Johor.

9 Daftar harta modal atau

inventori

10 Simpan rekod

- 26 -
5. (i) PROSES KERJA
Aktiviti 1(f) : MEMPERTIMBANG DAN MELULUSKAN PERMOHONAN SEMUA
JENIS CUTI KAKITANGAN BPSM

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Terima makluman pelbagai

Manual atau
1 PPT(KP) permohonan
HRMIS
cuti kakitangan

Semak dokumen dan

2 KPT(P)
kelayakan

Semak menenuhi syarat

3 PPT(KP)
dan layak

KPSU/PSU/ Menyokong atau tidak

4
KU permohonan cuti

Mempertimbang lulus atau

5 SUB tidak permohonan cuti
kakitangan

Jika setuju, tindakan lulus

6 SUB melalui HRMIS atau
manual

Maklum keputusan
PPT(KP)/
7 permohonan kepada
KPT(P)
pegawai.

8 KPT(P) Simpan rekod

- 27 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 1(f) : MEMPERTIMBANG DAN MELULUSKAN PERMOHONAN SEMUA
JENIS CUTI KAKITANGAN BPSM

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA

MULA

Terima makluman pelbagai

PPT(KP) permohonan 1 hari
cuti kakitangan

Semak dokumen dan

KPT(P) 1 hari
kelayakan

Tidak
PPT(KP) Menenuhi syarat dan layak? 1 hari

Y
KPSU/PSU/ a
Tidak Menyokong permohonan cuti?
KU 1 hari

Y
a
Tidak Mempertimbang lulus
SUB -
permohonan cuti kakitangan?
Y
a
Jika setuju, tindakan lulus
SUB 1 hari
melalui HRMIS atau manual

PPT(KP)/ Maklum keputusan

1 hari
KPT(P) permohonan kepada pegawai.

KPT(P) Simpan rekod -

TAMAT = 5 hari

- 28 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 1(f) : MEMPERTIMBANG DAN MELULUSKAN PERMOHONAN SEMUA
JENIS CUTI KAKITANGAN BPSM

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1 Terima makluman pelbagai

permohonan
cuti kakitangan

2 Terima dokumen
permohonan

3 Memenuhi syarat dan layak

4 Permohonan cuti disokong

5 Ketua Jabatan tandatangan

meluluskan cuti

6 Maklum permohonan
kepada pegawai

7 Simpan rekod

- 29 -
5. (i) PROSES KERJA
Aktiviti 2(a) : MEMPENGERUSIKAN MESYUARAT PEMBANGUNAN SUMBER
MANUSIA KUMPULAN PELAKSANA PEJABAT SUK (LNPT)

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Menyelaras penerimaan
1 PPT LNPT kumpulan pelaksana
Pejabat SUK Johor

Kemaskini markah LNPT

2 KPT(NPT) PPT
dalam rekod

Menyelaras penyediaan
3 PPT
kertas pertimbangan LNPT

Kertas pertimbangan betul

4 KPSU
dan mematuhi peraturan?

Jika betul, dapatkan tarikh

5 KPSU mesyuarat Panel PSM
berkenaan

PPT/ Edar surat jemputan

6
KPT(NPT) mesyuarat PPSM

Mempengerusikan
7 SUB
Mesyuarat PPSM

Menyediakan minit
8 PPT mesyuarat dan dipersetujui
KPSU

Menyelaras penyediaan
9 KPT(NPT)
surat keputusan APC

10 SUB Tandatangan surat

Edarkan kepada jabatan

11 PT(NPT)
berkenaan

12 PT(NPT) Simpan rekod

- 30 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 2(a) : MEMPENGERUSIKAN MESYUARAT PEMBANGUNAN SUMBER
MANUSIA KUMPULAN PELAKSANA PEJABAT SUK (LNPT)

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA

MULA

Menyelaras penerimaan LNPT

PPT kumpulan pelaksana Pejabat 3 hari
SUK Johor

Kemaskini markah LNPT

KPT(NPT) 7 hari
dalam rekod

Menyelaras penyediaan kertas

PPT 2 hari
pertimbangan LNPT

Tidak Kertas pertimbangan betul

KPSU -
dan mematuhi peraturan?
Y
a Jika betul, dapatkan tarikh
KPSU mesyuarat Panel PSM 1 hari
berkenaan

PPT/ Edar surat jemputan

KPT(NPT) mesyuarat PPSM 1 hari

Mempengerusikan Mesyuarat
SUB 1 hari
PPSM

Menyediakan minit mesyuarat

PPT 4 hari
dan dipersetujui KPSU

Menyelaras penyediaan surat

KPT(NPT) 3 hari
keputusan APC

SUB Tandatangan surat 1 hari

Edarkan kepada jabatan

PT(NPT) 1 hari
berkenaan

PT(NPT) Simpan rekod 1 hari

= 25 hari
TAMAT

- 31 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 2(a) : MEMPENGERUSIKAN MESYUARAT PEMBANGUNAN SUMBER
MANUSIA KUMPULAN PELAKSANA PEJABAT SUK (LNPT)

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Terima LNPT kumpulan

1
pelaksana Pejabat SUK
Johor

Kemaskini markah LNPT

2
dalam rekod

3 Sediakan kertas
pertimbangan LNPT

Kertas pertimbangan
4
disemak betul

5 Edar surat jemputan

mesyuarat PPSM

6 SUB mempengerusikan Kumpulan Pelaksana Pejabat

Mesyuarat PPSM SUK Johor

7 Sediakan minit mesyuarat

dan dipersetujui KPSU

8 Sediakan surat keputusan

APC

9 Surat diedarkan kepada

jabatan berkenaan

10 Simpan rekod

- 32 -
5. (i) PROSES KERJA
Aktiviti 2(b) : MERANCANG PENEMPATAN PELANTIKAN PENJAWAT AWAM
JOHOR

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Terima makluman calon

1 SUB
ditawarkan lantikan SPAJ

Menetapkan tindakan
2 PSU/PPT
mengikut skala lantikan

Sediakan draf penempatan

3 KPT(L)
lantikan

Adakah perlu
4 SUB/KPSU
perbincangan?

Jika perlu, adakan

5 PPT perbincangan bersama
pihak pengurusan

Tandatangan perakuan
6 PSU SUB/KPSU
penempatan lantikan

Adakah perlu pertukaran

7 SUB/KPSU
pegawai sedia ada?

KPT(L)/ Sediakan surat pertukaran

8 PSU/PPT
PT pegawai sedia ada

KPT(L)/ Sediakan surat

9 PSU/PPT
PT penempatan lantikan

Tandatangan surat
10 SUB
penempatan/pertukaran

KPT(L)/ Edar surat penempatan

11
PT lantikan

KPT(L)/
12 Kemaskini rekod
PT

- 33 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 2(b) : MERANCANG PENEMPATAN PELANTIKAN PENJAWAT AWAM
JOHOR

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA
MULA

Terima makluman calon

SUB 1 hari
ditawarkan lantikan SPAJ

Menetapkan tindakan
PSU/PPT 1 hari
mengikut skala lantikan

Sediakan draf penempatan

KPT(L) 6 hari
lantikan

Tidak
SUB/KPSU Adakah perlu perbincangan? -
Y
a Jika perlu, adakan
PPT perbincangan bersama pihak 1 hari
pengurusan

Tandatangan perakuan
PSU 1 hari
penempatan lantikan

Tidak Adakah perlu pertukaran

SUB/KPSU 1 hari
pegawai sedia ada?

KPT(L)/ Y
Sediakan surat pertukaran 6 hari
PT a

KPT(L)/ Sediakan surat penempatan

PT lantikan 5 hari

Tandatangan surat
SUB 1 hari
penempatan/pertukaran

KPT(L)/ Edar surat penempatan

PT lantikan 2 hari

KPT(L)/
Kemaskini rekod 1 hari
PT

TAMAT = 26 hari

- 34 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 2(b) : MERANCANG PENEMPATAN PELANTIKAN PENJAWAT AWAM
JOHOR

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1 Terima makluman calon

ditawarkan lantikan
daripada SPAJ

2 Sediakan draf penempatan

lantikan

3 Jika perlu, adakan

perbincangan bersama
pihak pengurusan

4 Tandatangan perakuan
penempatan lantikan

5 Jika perlu, sediakan surat

pertukaran pegawai sedia
ada

6 Sediakan surat penempatan

lantikan

7 Tandatangan surat
penempatan/pertukaran

8 Edar surat penempatan

lantikan

9 Kemaskini rekod

- 35 -
5. (i) PROSES KERJA
Aktiviti 2(c) : MEMPERAKUKAN PELAKSANAAN KENAIKAN PANGKAT
PENJAWAT AWAM JOHOR

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Sediakan maklumat
PPT/
1 kekosongan perjawatan
KS(NPT)
kenaikan pangkat

KPSU/ Analisa dan tetapkan

2
PSU rancang pelaksanaan

Mempertimbang dan
3 SUB memperakukan
pelaksanaan?

KPSU/ Jika setuju, tetapkan tarikh

4
PSU siaran kenaikan pangkat

PPT/ Sediakan dan edar siaran

5
KS(NPT) kenaikan pangkat

Terima dan proses

PPT/
6 permohonan yang
KS(NPT)
memenuhi syarat

Dapatkan persetujuan
SUB/
7 tarikh mesyuarat Lembaga
KPSU
Kenaikan Pangkat

Menyelaras minit dan

8 KPSU keputusan mesyuarat
Lembaga

Menguruskan edaran
PPT/
9 keputusan kepada jabatan
KS(NPT)
dan pegawai

SUB/ Terima rayuan kenaikan

10
KPSU pangkat?

- 36 -
 PPT/ Jika ada, sediakan kertas
11 KPSU
KS(NPT) pertimbangan rayuan

Dapatkan persetujuan
SUB/
12 tarikh mesyuarat Lembaga
KPSU
Rayuan Kenaikan Pangkat

Menyelaras minit dan

13 KPSU keputusan Mesyuarat
Lembaga Rayuan

Menguruskan edaran
PPT/
14 keputusan kepada jabatan KPSU
KS(NPT)
dan pegawai

KS(NPT)/
16 Simpan rekod
PT

- 37 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 2(c) : MEMPERAKUKAN PELAKSANAAN KENAIKAN PANGKAT
PENJAWAT AWAM JOHOR

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA

MULA

Sediakan maklumat
PPT/
kekosongan perjawatan 3 hari
KS(NPT)
kenaikan pangkat

KPSU/ Analisa dan rancang

PSU pelaksanaan 1 hari

Tidak Mempertimbang dan

SUB 1 hari
memperakukan pelaksanaan?
Y
KPSU/ a Jika setuju, tetapkan tarikh
PSU siaran kenaikan pangkat -

PPT/ Sediakan dan edar siaran

KS(NPT) kenaikan pangkat 1 hari

Terima dan proses

PPT/
permohonan yang memenuhi 10 hari
KS(NPT)
syarat

Dapatkan persetujuan tarikh

SUB/
mesyuarat Lembaga Kenaikan 1 hari
KPSU
Pangkat

Menyelaras minit dan

KPSU keputusan mesyuarat 2 hari
Lembaga

Menguruskan edaran
PPT/
keputusan kepada jabatan 3 hari
KS(NPT)
dan pegawai

Tidak
SUB/ Terima rayuan kenaikan
KPSU pangkat? 14 hari
Y
a
B A

- 38 -
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH
MASA

A
B

PPT/ Jika ada rayuan, sediakan

KS(NPT) kertas pertimbangan rayuan 2 hari

Dapatkan persetujuan tarikh

SUB/
mesyuarat Lembaga Rayuan 1 hari
KPSU
Kenaikan Pangkat

Menyelaras minit dan

KPSU keputusan Mesyuarat 3 hari
Lembaga Rayuan

Menguruskan edaran
PPT/
keputusan dan pengesahan 1 hari
KS(NPT)
kepada jabatan dan pegawai

KS(NPT)/
Simpan rekod 1 hari
PT

TAMAT = 44 hari

- 39 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 2(c) : MEMPERAKUKAN PELAKSANAAN KENAIKAN PANGKAT
PENJAWAT AWAM JOHOR

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Sediakan maklumat
1
kekosongan perjawatan
kenaikan pangkat

Tetapkan tarikh siaran

2
kenaikan pangkat

3 Sediakan dan edar siaran

kenaikan pangkat

Terima dan proses

4
permohonan yang
memenuhi syarat

mesyuarat Lembaga
5
Kenaikan Pangkat
berkenaan

Sediakan minit dan

6
keputusan mesyuarat
Lembaga

7 Edaran keputusan kepada

jabatan dan pegawai

8 Jika ada rayuan, sediakan

kertas pertimbangan rayuan

mesyuarat Lembaga
9
Kenaikan Pangkat
berkenaan

Sediakan minit dan

10
keputusan mesyuarat
Lembaga Rayuan

Edar keputusan dan

11
pengesahan kepada
jabatan dan pegawai

12 Simpan rekod

- 40 -
5. (i) PROSES KERJA
Aktiviti 2(d) : MERANCANG DAN MELAKSANAKAN ARAHAN PERINTAH
BERTUKAR PENJAWAT AWAM JOHOR

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

SUB/ Arahan melaksanakan

1
KPSU perintah bertukar

Sediakan maklumat dan

PPT(PLS)/
2 statistik perjawatan kosong
KS(PLS)
dan penyandang

PPT(PLS)/ Sediakan senarai

3
KS(PLS) permohonan pertukaran

Menyedikan draf
4 PSU(P) perancangan pertukaran KPSU
penjawat awam

Meneliti keperluan
5 KPSU pertukaran dan tetapkan
tindakan

Sediakan senarai cadangan

6 PPT(PLS)
pertukaran

Meneliti dan mengesahkan

7 PSU(P) KPSU
cadangan pertukaran

Adakah setuju dengan

8 SUB
cadangan pertukaran?

PPT(PLS)/ Jika setuju, sediakan surat

9 PSU
KS(PLS) Perintah Bertukar

Tandatangan surat Perintah

10 SUB
Bertukar

Jika tidak, meneliti dan

11 PSU(P)
mengesahkan semula

PPT(PLS)/ Edar surat dan kemaskini

12
KS(PLS) rekod

- 41 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 2(d) : MERANCANG DAN MELAKSANAKAN ARAHAN PERINTAH
BERTUKAR PENJAWAT AWAM JOHOR

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA

MULA

SUB/ Arahan melaksanakan

KPSU perintah bertukar 1 hari

Sediakan maklumat dan

PPT(PLS)/
statistik perjawatan kosong 3 hari
KS(PLS)
dan penyandang

Sediakan senarai permohonan

KS(PLS) 3 hari
pertukaran

Menyedikan draf perancangan

PSU(P) 1 hari
pertukaran penjawat awam

Meneliti keperluan pertukaran

KPSU 1 hari
dan tetapkan tindakan

Sediakan senarai cadangan

PPT(PLS) 1 hari
pertukaran

Meneliti dan mengesahkan

PSU(P) 1 hari
cadangan pertukaran

Tidak Adakah setuju dengan

SUB 1 hari
cadangan pertukaran?
Y
a
PPT(PLS)/ Jika setuju, sediakan surat
KS(PLS) Perintah Bertukar 5 hari

Tandatangan surat Perintah

SUB 1 hari
Bertukar

PPT(PLS)/ Edar surat dan kemaskini

KS(PLS) rekod 2 hari

TAMAT = 26 hari

- 42 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 2(d) : MERANCANG DAN MELAKSANAKAN ARAHAN PERINTAH
BERTUKAR PENJAWAT AWAM JOHOR

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Sediakan maklumat dan

1
statistik perjawatan kosong
dan penyandang

2 Sediakan senarai
permohonan pertukaran

Meneliti keperluan
3
pertukaran dan tetapkan
tindakan

4 Sediakan senarai cadangan

pertukaran

5 Meneliti dan mengesahkan

cadangan pertukaran

6 Cadangan dipersetujui oleh

SUB

7 Tandatangan surat Perintah

Bertukar

8 Edar Surat Perintah

Bertukar

9 Kemaskini rekod

- 43 -
5. (i) PROSES KERJA
Aktiviti 2(e) : MEMPERAKUKAN PELAKSANAAN TINDAKAN TATATERTIB
PENJAWAT AWAM JOHOR

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

1 Terima laporan tatatertib

SUB
daripada ketua jabatan

Menyelaras semakan
2 PPT
laporan tatatertib

3 KPT(TT) Laporan lengkap?

Menyelaras penyediaan
PPT Kertas Pertimbangan, Peraturan 35
4
Borang Penentuan dan dan 35(1)
Ulasan Urusetia.

5 KPSU Semak kertas pertimbangan

Jika betul, dapatkan

pertimbangan Pengerusi
6 KPSU Lembaga Tatatertib No.2
bagi penentuan Peraturan 37
atau 38

Menyediakan surat
7 PT(TT) PPT
pertuduhan

Dapatkan tandatangan Surat

SUB/ Pertuduhan daripada
8 SUK / TSUK
KPSU Pengerusi Lembaga
Tatatertib berkenaan

Menyelaras penyerahan
Surat Pertuduhan kepada Dokumen
9 PPT
pegawai melalui Ketua Terperingkat
Jabatan

Dapatkan maklumat
10 PT(TT) penerimaan Surat
Pertuduhan

Terima Representasi atau

SUB/
11 tidak dalam tempoh 21 hari
KPSU
terima surat pertuduhan.

- 44 -
 UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Menyelaras penyediaan
12 PPT
kertas pertimbangan

Dapatkan tarikh Mesyuarat

SUB/
13 Lembaga Tatatertib
KPSU
berkenaan

Sediakan minit keputusan

14 KPSU
Lembaga Tataterteb

Menyelaras penyediaan
15 PPT Surat Maklum Keputusan KPSU
merujuk minit mesyuarat

Adakah betul sebagaimana

16 KPSU
keputusan?

Jika betul, uruskan Peraturan 14

penghantaran kepada dan 15(1) beri
17 PPT
pegawai melalui Ketua peluang merayu
Jabatan 14 hari

SUB/ Adakah pegawai buat

18
KPSU rayuan?

Jika merayu, aturkan proses

SUB/
19 rayuan kepada Lembaga
KPSU
Rayuan Tatatertib (SPAJ)

Menyelaras dokumen
20 PPT kepada mesyuarat Lembaga KPSU
Rayuan Tatatertib (SPAJ)

Terima keputusan daripada

SUB/
21 Lembaga Rayuan Tatatertib
KPSU
(SPAJ)

Menyelaras maklum
22 PPT keputusan kepada pegawai KPSU
melalui Ketua Jabatan.

Dapatkan maklumbalas
kuatkuasa keputusan
23 PPT
lembaga daripada Ketua
Jabatan.

24 PT(TT) Simpan rekod.

- 45 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 2(e) : MEMPERAKUKAN PELAKSANAAN TINDAKAN TATATERTIB
PENJAWAT AWAM JOHOR

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA
MULA

SUB/ Terima laporan tatatertib

KPSU daripada ketua jabatan 1 hari

Menyelaras semakan laporan

PPT 3 hari
tatatertib

Tidak
KPT(TT) Laporan lengkap? 1 hari

Y
a
Menyelaras penyediaan
PPT Kertas Pertimbangan, Borang
Penentuan dan Ulasan 3 hari
Urusetia.

Tidak
KPSU Semak kertas pertimbangan 1 hari

Y Jika betul, dapatkan

a pertimbangan Pengerusi
KPSU Lembaga Tatatertib No.2 1 hari
bagi penentuan Peraturan 37
atau 38

PPT/ Menyelaras penyediakan

1 hari
KPT(TT) Surat Pertuduhan

Dapatkan tandatangan Surat

SUB/ Pertuduhan daripada
KPSU Pengerusi Lembaga Tatatertib 1 hari
berkenaan

Menyelaras penyerahan Surat

KPT(TT) Pertuduhan kepada pegawai 2 hari
melalui Ketua Jabatan

Dapatkan maklumat
PT(TT) 3 hari
penerimaan Surat Pertuduhan

- 46 -
 A

Terima Representasi atau

SUB/
tidak dalam tempoh 21 hari 21 hari
KPSU
terima surat pertuduhan.

Menyelaras penyediaan kertas

PPT 3 hari
pertimbangan

Dapatkan tarikh Mesyuarat

SUB/
Lembaga Tatatertib 14 hari
KPSU
berkenaan

Sediakan minit keputusan

KPSU 1 hari
Lembaga Tataterteb

Menyelaras penyediaan Surat

PPT Maklum Keputusan merujuk 2 hari
minit mesyuarat

Tidak
Adakah betul sebagaimana
KPSU -
keputusan?
Y
a Jika betul, uruskan
PPT penghantaran kepada 2 hari
pegawai melalui KJ

SUB/ Tidak
Adakah pegawai buat rayuan? 14 hari
KPSU
Y
a Jika merayu, aturkan proses
SUB/
rayuan kepada Lembaga 1 hari
KPSU
Rayuan Tatatertib (SPAJ)

Menyelaras dokumen kepada

PPT mesyuarat Lembaga Rayuan 2 hari
Tatatertib (SPAJ)

Terima keputusan daripada

SUB/
Lembaga Rayuan Tatatertib 30 hari
KPSU
(SPAJ)

Menyelaras maklum
PPT keputusan kepada pegawai 1 hari
melalui Ketua Jabatan.

Dapatkan maklumbalas
PPT 1 hari
kuatkuasa keputusan

PT(TT) Simpan rekod. =109 hari

TAMAT

- 47 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 2(e) : MEMPERAKUKAN PELAKSANAAN TINDAKAN TATATERTIB
PENJAWAT AWAM JOHOR

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Terima laporan tatatertib

1
daripada ketua jabatan

2 Pastikan laporan lengkap

Sediakan Kertas
3
Pertimbangan, Borang
Penentuan dan Ulasan
Urusetia.

Dapatkan pertimbangan
4
Pengerusi Lembaga
Tatatertib No.2
bagi penentuan Peraturan
37 atau 38

5 Sediakan Surat Pertuduhan

Pengerusi Lembaga
6
Tatatertib berkenaan
tandatangan Surat
Pertuduhan

Surat Pertuduhan diserah

7
pegawai melalui Ketua
Jabatan

Dapatkan maklumat
8
penerimaan Surat
Pertuduhan

Terima Representasi atau

9
tidak dalam tempoh 21 hari
terima surat pertuduhan.

Sediakan Kertas
10
Pertimbangan Lembaga
Tatatertib

11 Sediakan minit keputusan

Lembaga Tataterteb

- 48 -
BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

12 Sediakan Surat Maklum

Keputusan

Serah keputusan kepada

13
pegawai melalui Ketua
Jabatan

Jika merayu, aturkan

14
proses rayuan kepada
Lembaga Rayuan Tatatertib
(SPAJ)

Sediakan dokumen kepada

15
mesyuarat Lembaga
Rayuan Tatatertib (SPAJ)

Terima keputusan daripada

16
Lembaga Rayuan Tatatertib
(SPAJ)

Sediakan surat maklum

17
keputusan rayuan kepada
pegawai melalui Ketua
Jabatan.

Dapatkan maklumbalas
18
kuatkuasa keputusan
tatatertib

19 Simpan rekod.

- 49 -
5. (i) PROSES KERJA
Aktiviti 2(f) : MEMPERTIMBANG DAN MEMPERAKUKAN PELBAGAI CUTI
PENJAWAT AWAM JOHOR

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Terima permohonan
1 SUB
pelbagai cuti

Tetapkan tindakan merujuk

2 KPSU
skala permohonan

Menyelaras semakan
3 PPT
dokumen permohonan

Jika dokumen lengkap,

4 KPT/PT semak syarat yang
melayakkan cuti

Jika layak, sediakan

5 PPT/KPT
dokumen pertimbangan cuti

SUB meneliti dan

7 SUB mempertimbang KPSU
permohonan yang layak

Setuju memperakukan cuti

8 SUB
dan tandatangan?

Jika ya, sediakan surat

KPT/
9 maklum keputusan kepada PPT
PT
pegawai melalui jabatan

Tandatangan keputusan
10 SUB
permohonan

11 PT Simpan rekod

- 50 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 2(f) : MEMPERTIMBANG DAN MEMPERAKUKAN PELBAGAI CUTI
PENJAWAT AWAM JOHOR

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA
MULA

Terima permohonan pelbagai

SUB 1 hari
cuti

Tetapkan tindakan merujuk

KPSU 1 hari
skala permohonan

Tidak Menyelaras semakan

PPT 3 hari
dokumen permohonan
Y
a
Tidak Jika dokumen lengkap, semak
KPT/PT 1 hari
syarat yang melayakkan cuti
Y
a Jika layak, sediakan dokumen
PPT/KPT 1 hari
pertimbangan cuti.

SUB meneliti dan

SUB 2 hari
mempertimbang permohonan

Tidak Setuju luluskan cuti dan

SUB 1 hari
tandatangan?
Y
a Sediakan surat maklum
KPT/
keputusan kepada pegawai 1 hari
PT
melalui jabatan.

KPT/ Sediakan surat tolak

PT permohonan 1 hari

Tandatangan surat keputusan

SUB 1 hari
permohonan

PT Simpan rekod -

TAMAT = 13 hari

- 51 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 2(f) : MEMPERTIMBANG DAN MEMPERAKUKAN PELBAGAI CUTI
PENJAWAT AWAM JOHOR

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1 Terima permohonan
pelbagai cuti

2 Semak dokumen
permohonan

3 Pastikan memenuhi syarat

yang melayakkan cuti

4 Sediakan dokumen
pertimbangan cuti

5 SUB tandatangan
memperakukan cuti

6 Sediakan surat maklum

keputusan kepada pegawai
melalui jabatan

7 Sediakan surat maklum

tolak permohonan kepada
pegawai melalui jabatan

8 SUB tandatangan surat

tolak permohonan

9 Simpan rekod

- 52 -
5. (i) PROSES KERJA
Aktiviti 2(g) : MEMPERAKUKAN PERMOHONAN PERSARAAN PILIHAN
SENDIRI

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Terima permohonan
1 SUB
persaraan pilihan sendiri

Tetapkan tindakan merujuk

2 PSU KPSU
kepada skala permohonan

Menyelaras semakan
3 PPT
dokumen permohonan

4 KPT Semak dokumen lengkap?

5 PPT/KPT Semak tiada tatatertib?

Semak lulus SPRM melalui

6 PPT/KPT
Estik?

Setuju mengesahkan
7 PSU
dokumen permohonan?

Menyelaras penghantar
dokumen permohonan SUB/PSU/
8 PSU/PPT
untuk kelulusan YAB KPSU
Menteri Besar.

SUB/ Terima keputusan daripada

9
KPSU YAB MB

Menyelaras surat maklum

10 PPT/KPT keputusan kepada pegawai PSU
melalui jabatan

11 PT Simpan rekod

- 53 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 2(g) : MEMPERAKUKAN PERMOHONAN PERSARAAN PILIHAN
SENDIRI

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA
MULA

Terima permohonan
SUB 1 hari
persaraan pilihan sendiri

Tetapkan tindakan merujuk

PSU 1 hari
kepada skala permohonan

Menyelaras semakan
PPT 3 hari
dokumen permohonan

Tidak
KPT Semak dokumen lengkap? 2 hari
Y
a
Tidak
PPT/KPT Semak tiada tatatertib? 1 hari

Y
a
Tidak Semak tiada kes SPRM
PPT/KPT 1 hari
melalui eSTIK?
Y
a Mengesahkan dokumen
PSU 1 hari
permohonan

Menyelaras penghantar
PSU/PPT dokumen permohonan untuk 1 hari
kelulusan YAB Menteri Besar.

SUB/ Terima keputusan daripada

KPSU YAB MB 14 hari

Menyelaras surat maklum

PPT/KPT 1 hari
keputusan lulus atau tolak

Tandatangan surat maklum

SUB 1 hari
keputusan

PT Simpan rekod 1 hari

TAMAT = 28 hari

- 54 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 2(g) : MEMPERAKUKAN PERMOHONAN PERSARAAN PILIHAN
SENDIRI

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1 Terima permohonan
persaraan pilihan sendiri

2 Semak dokumen lengkap?

3 Semak tiada tatatertib?

4 Semak tiada kes SPRM

melalui Estik?

5 Mengesahkan dokumen
permohonan untuk
pertimbangan YAB MB

6 Serah dokumen
permohonan untuk
kelulusan YAB Menteri
Besar.

7 Terima keputusan daripada

YAB MB

8 Sediakan surat maklum

keputusan lulus atau tolak

9 Tandatangan surat maklum

keputusan

10 Simpan rekod

- 55 -
5. (i) PROSES KERJA
Aktiviti 2(h) : MELULUSKAN KELAYAKAN GANTIAN CUTI REHAT (GCR) BAGI
PESARA

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Terima permohonan
1 SUB
persaraan pilihan sendiri

Tetapkan tindakan merujuk

2 PSU KPSU
kepada skala permohonan

Menyelaras semakan
3 PPT
dokumen permohonan

4 KPT Semak Borang Kiraan GCR PPT

5 KPT Adakah kiraan betul?

Jika betul, sediakan

6 KPT dokumen dan surat PPT
kelulusan GCR

Jika tidak betul, sediakan

7 KPT
surat kuiri kepada jabatan

Tandatangan
8 PSU
mengesahkan GCR

Tandatangan Surat
9 SUB PSU
Kelulusan GCR

10 KPT/PT Edar surat kepada jabatan

Kemaskini dan simpan

11 PT
rekod

- 56 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 2(h) : MELULUSKAN KELAYAKAN GANTIAN CUTI REHAT (GCR) BAGI
PESARA

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA
MULA

Terima permohonan
SUB 1 hari
persaraan pilihan sendiri

Tetapkan tindakan merujuk

KPSU/PSU 1 hari
kepada skala permohonan

Menyelaras semakan
PPT 3 hari
dokumen permohonan

KPT Semak Borang Kiraan GCR 2 hari

Tidak
PPT/KPT Adakah kiraan betul? 1 hari

Y
a Jika betul, sediakan
KPT dokumen dan surat 1 hari
kelulusan GCR

KPT Jika tidak betul, sediakan

surat kuiri kepada jabatan -

Tandatangan mengesahkan
PSU 1 hari
GCR

Tandatangan Surat
SUB 1 hari
Kelulusan GCR

KPT/PT Edar surat kepada jabatan 1 hari

Kemaskini dan simpan

PT 1 hari
rekod

TAMAT = 13 hari

- 57 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 2(h) : MELULUSKAN KELAYAKAN GANTIAN CUTI REHAT (GCR) BAGI
PESARA

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1 Terima permohonan
persaraan pilihan sendiri

2 Semak Borang Kiraan GCR

3 Pastikan kiraan betul

4 Sediakan dokumen dan

surat kelulusan GCR

5 Sediakan surat kuiri kepada

jabatan

6 Kiraan GCR disahkan oleh

pegawai

7 Tandatangan Surat
Kelulusan GCR

8 Edar surat kepada jabatan

9 Kemaskini dan simpan

rekod

- 58 -
5. (i) PROSES KERJA
Aktiviti 3(a) : MEMPENGERUSI PERBINCANGAN KAJIAN PERJAWATAN
BERSAMA JABATAN TERLIBAT

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Terima permohonan atau

1 SUB
rancang kajian perjawatan

Menetapkan tindakan
2 PSU/PPT
mengikut skala lantikan

Adakah perlu perbincangan

3 PSU
kajian bersama agensi?

Jika ada, tetapkan tarikh

4 PPT SUB
dan tempat perbincangan

Aturkan persediaan
5 KS(PN)
perbincangan

Pengerusikan
6 SUB perbincangan kajian
perjawatan

KS(PN)
7 Catat minit perbincangan
/PT(PN)

Sediakan maklumbalas/
8 KS(PN) dokumen perakuan bpsm
untuk tindakan lanjut.

9 PT(PN) Simpan rekod

- 59 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 3(a) : MEMPENGERUSI MESYUARAT KAJIAN PERJAWATAN
BERSAMA JABATAN TERLIBAT

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA

MULA

Terima permohonan atau

SUB 1 hari
rancang kajian perjawatan

Menetapkan tindakan
PSU/PPT 1 hari
mengikut skala lantikan

Tidak
Adakah perlu perbincangan
PSU -
kajian bersama agensi?
Y
a
Jika ada, tetapkan tarikh dan
PPT -
tempat perbincangan

Aturkan persediaan
KS(PN) 2 hari
perbincangan

Pengerusikan perbincangan
SUB 1 hari
kajian perjawatan

KS(PN)
Catat minit perbincangan 1 hari
/PT(PN)

Sediakan maklumbalas/
PPT(PO)/
dokumen perakuan bpsm 2 hari
KS(PN)
untuk tindakan lanjut.

PT(PN) Simpan rekod 1 hari

= 9 hari
TAMAT

- 60 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 3(a) : MEMPENGERUSI MESYUARAT KAJIAN PERJAWATAN
BERSAMA JABATAN TERLIBAT

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Terima permohonan atau

1
rancang kajian perjawatan

2 Tetapkan tarikh
perbincangan

Tetapkan tempatkan
3
perbincangan

4 Dipengerusikan oleh
SUB/KPSU

5 Minit perbincangan dicatat

Sediakan maklumbalas atau

6
dokumen perakuan bpsm
hasil perbincangan

7 Simpan rekod

- 61 -
5. (i) PROSES KERJA
Aktiviti 3(b) : MEMPERAKUKAN KAJIAN PENGUKUHAN PERJAWATAN

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Arahan mengadakan kajian

1 SUB
pengukuhan perjawatan

Meneliti dan menetapkan

2 PSU
skop kajian

Mengaturkan keperluan
3 PPT(PO)
maklumat awal kajian

KS(PN)/ Sediakan maklumat awal

4
PT(PN) kajian untuk pertimbangan

Pengerusikan
5 SUB/KPSU SUB
perbincangan awal

Membuatkan analisa
PSU/ terhadap keperluan
6
PPT(PO) tertakluk kepada model dan
syarat ditetapkan.

PSU/ Adakan perlu maklumat

7
PPT(PO) tambahan?

KS(PN)/ Jika perlu, kumpul

8
PT(PN) maklumat baru

PSU/
9 Membuat analisa semula
PPT(PO)

Sediakan dokumen
KS(PN)/
10 sokongan sebagaimana PPT(PO)
PT(PN)
hasil analisa

Meneliti dan
11 SUB
memperakukan kajian

PSU/ Tetapkan tindakan

12
PPT(PO) selanjutnya

13 PT(PN) Simpan rekod

- 62 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 3(b) : MEMPERAKUKAN KAJIAN PENGUKUHAN PERJAWATAN

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA

MULA

Arahan mengadakan kajian

SUB 1 hari
pengukuhan perjawatan

Meneliti dan menetapkan skop

PSU 2 hari
kajian

Mengaturkan keperluan
PPT(PO) 1 hari
maklumat awal kajian

KS(PN)/ Y Sediakan maklumat awal kajian

PT(PN) untuk pertimbangan 5 hari
a

Pengerusikan perbincangan
SUB/KPSU 1 hari
awal

Membuat analisa terhadap

PSU/
keperluan tertakluk kepada 2 hari
PPT(PO)
model dan syarat ditetapkan.

Tidak
PSU/ Adakan perlu maklumat
-
PPT(PO) tambahan?
Ya
KS(PN)/ Jika perlu, kumpul maklumat
PT(PN) baru dan Deskripsi Tugas (JD) 5 hari

PSU/
Membuat analisa semula 1 hari
PPT(PO)

KS(PN)/ Sediakan dokumen sokongan

PT(PN) sebagaimana hasil analisa 3 hari

Meneliti dan memperakukan

SUB 1 hari
kajian

PSU/
Tetapkan tindakan selanjutnya 1 hari
PPT(PO)

PT(PN) Simpan rekod 1 hari

TAMAT = 24 hari

- 63 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 3(b) : MEMPERAKUKAN KAJIAN PENGUKUHAN PERJAWATAN

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Arahan mengadakan kajian

1
pengukuhan perjawatan

2 Meneliti dan menetapkan

skop kajian

Mengaturkan keperluan
3
maklumat awal kajian

4 Adakan perbincangan awal

Sediakan analisa terhadap

5
keperluan tertakluk kepada
model dan syarat JPA

Jika perlu, kumpul

6
maklumat baru dan
Deskripsi Tugas (JD)

Sediakan dokumen
7
sokongan sebagaimana
hasil analisa

8 Meneliti dan memperakukan

kajian

9 Simpan rekod

- 64 -
5. (i) PROSES KERJA
Aktiviti 3(c) : MEMPERTIMBANG DAN MELULUSKAN KEBENARAN URUSAN
PENGISIAN PERJAWATAN KONTRAK

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Terima permohonan
kebenaran urusan
1 SUB pengisian perjawatan
kontrak daripada
jabatan/agensi.

PSU/ Tetapkan tindakan merujuk

2
PPT(PO) skala permohonan

Terima dokumen
KS(PN)/
3 permohonan dan semak
PT(PO)
syarat

Semak dalam
EWARAN dan
KS(PN)/ Adakah ada kekosongan
4 kertas
PT(PO) perjawatan kontrak?
persetujuan
MMK

Jika ada, sediakan surat

5 PT(PO) PPT(PO)
kebenaran lantikan

Jika tidak, sediakan

6 PT(PO) maklumbalas kepada PPT(PO)
jabatan/agensi.

Tandatangan surat
7 SUB
kebenaran lantikan

Edar surat kepada

8 PT(PO)
jabatan/agensi

9 PT(PO) Simpan rekod

- 65 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 3(c) : MEMPERTIMBANG DAN MELULUSKAN KEBENARAN URUSAN
PENGISIAN PERJAWATAN KONTRAK

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA

MULA

Terima permohonan daripada

SUB 1 hari
jabatan/agensi.

PSU/ Tetapkan tindakan merujuk

PPT(PO) skala permohonan 1 hari

KS(PN)/ Terima dokumen permohonan

PT(PO) dan semak syarat 1 hari

Tidak
KS(PN)/ Adakah ada kekosongan
PT(PO) perjawatan kontrak? 2 hari
Y
a Jika ada, sediakan surat
PT(PO) 1 hari
kebenaran lantikan

Jika tidak, sediakan

PT(PO) maklumbalas kepada -
jabatan/agensi.

Tandatangan surat kebenaran

SUB 1 hari
lantikan

Edar surat kepada

PT(PO) 1 hari
jabatan/agensi

PT(PO) Simpan rekod 1 hari

TAMAT = 9 hari

- 66 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 3(c) : MEMPERTIMBANG DAN MELULUSKAN KEBENARAN URUSAN
PENGISIAN PERJAWATAN KONTRAK

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Terima permohonan
1
daripada jabatan/agensi.

2 Tetapkan tindakan merujuk

skala permohonan

Terima dokumen
3
permohonan dan semak
syarat

Semak dalam EWARAN dan

4 Adakah ada perjawatan?
kertas persetujuan MMK

5 Jika ada, sediakan surat

kebenaran lantikan

Jika tidak, sediakan

6
maklumbalas kepada
jabatan/agensi.

7 SUB tandatangan surat

kebenaran lantikan

8 Edar surat kepada

jabatan/agensi

9 Simpan rekod

- 67 -
5. (i) PROSES KERJA
Aktiviti 3(d) : MERANCANG PELAKSANAAN SISTEM MAKLUMAT
PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (HRMIS)

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Sediakan maklumat
1 PPTM pelaksanaan HRMIS sedia
ada

Meneliti dan analisa

PSU/
2 maklumat pelaksanaan
PPT(PO)
sedia ada

Terima maklumat dan

3 SUB tetapkan perancangan atau
tindakan pelaksanaan

PSU/ Adakah perlu adakan

4
PPT(PO) perbincangan?

Jika perlu, aturkan sesi PSU/

5 PPTM
perbincangan PPT(PO)

Pengerusikan sesi
6 SUB/PSU
perbincangan

7 PT(HRMIS) Catat minit perbincangan PPTM

Sediakan draf perancangan

8 PPTM
HRMIS

9 SUB/PSU Adakah setuju?

Jika setuju, aturkan

10 PPTM tindakan sebagai
perancangan

Jika tidak setuju, buat

pembetulan atau
11 PPTM
perubahan draf
perancangan

12 PT(HRMIS) Simpan rekod.

- 68 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 3(d) : MERANCANG PELAKSANAAN SISTEM MAKLUMAT
PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (HRMIS)

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA

MULA

Sediakan maklumat
PPTM pelaksanaan HRMIS sedia 1 hari
ada

PSU/ Meneliti dan analisa maklumat

PPT(PO) pelaksanaan sedia ada 1 hari

Terima maklumat dan

SUB tetapkan perancangan atau 1 hari
tindakan pelaksanaan

PSU/ Tidak Adakah perlu adakan

PPT(PO) perbincangan? 1 hari
Y
a Jika perlu, aturkan sesi
PPTM 1 hari
perbincangan

Pengerusikan sesi
SUB/PSU 1 hari
perbincangan

PT(HRMIS) Catat minit perbincangan -

Sediakan draf perancangan

PPTM 1 hari
HRMIS

Tidak
SUB/PSU Adakah setuju? 1 hari
Y
a Jika setuju, aturkan tindakan
PPTM 3 hari
sebagai perancangan

PT(HRMIS) Simpan rekod. -

TAMAT = 10 hari

- 69 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 3(d) : MERANCANG PELAKSANAAN SISTEM MAKLUMAT
PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (HRMIS)

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Terima permohonan
1
daripada jabatan/agensi.

2 Tetapkan tindakan merujuk

skala permohonan

Terima dokumen
3
permohonan dan semak
syarat

4 Adakah ada perjawatan?

5 Jika ada, sediakan surat

kebenaran lantikan

Jika tidak, sediakan

6
maklumbalas kepada
jabatan/agensi.

7 Tandatangan surat
kebenaran lantikan

8 Edar surat kepada

jabatan/agensi

9 Simpan rekod

- 70 -
5. (i) PROSES KERJA
Aktiviti 4(a) : MERANCANG TAKWIM TAHUNAN KURSUS DAN LATIHAN

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Sediakan maklumat
PPT(L)/
1 keperluan latihan Penjawat
KS(LAT)
Awam Johor

Meneliti dan analisa

2 PSU(PSM) makluamt dan sediakan
takwim tahunan

Terima maklumat dan

3 SUB tetapkan perancangan atau
kaedah pelaksanaan

Adakah perlu adakan

4 PSU(PSM) perbincangan dengan agensi
lain?

PPT(L)/ Jika perlu, aturkan sesi

5 PSU(PSM)
KS(LAT) perbincangan

SUB/ Pengerusikan sesi

6
PSU(PSM) perbincangan

KS(LAT)/
7 Catat minit perbincangan PPT(L)
PT(LAT)

Sediakan Takwim Tahunan

8 PPT(L)
Latihan

9 SUB/PSU Adakah setuju?

Jika setuju, aturkan

10 PPT(L) tindakan sebagai
perancangan

Jika tidak setuju, buat

PPT(L)/ pembetulan atau
11
KS(LAT) perubahan draf
perancangan

Edarkan kepada
12 PT(LAT) jabatan/agensi & simpan
rekod.

- 71 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 4(a) : MERANCANG TAKWIM TAHUNAN KURSUS DAN LATIHAN

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA

MULA

PPT(L)/ Sediakan maklumat keperluan

KS(LAT) latihan Penjawat Awam Johor 3 hari

Meneliti dan analisa makluamt

PSU(PSM) 1 hari
dan sediakan takwim tahunan

Terima maklumat dan tetapkan

SUB perancangan atau kaedah 1 hari
pelaksanaan

Tidak Adakah perlu adakan

PSU(PSM) 1 hari
perbincangan dengan agensi lain?
Y
PPT(L)/ a Jika perlu, aturkan sesi
KS(LAT) perbincangan 1 hari

SUB/
Pengerusikan sesi perbincangan 1 hari
PSU(PSM)

KS(LAT)/
Catat minit perbincangan -
PT(LAT)

Sediakan Takwim Tahunan

PPT(L) 3 hari
Latihan

Tidak
SUB/PSU Adakah setuju? 1 hari
Y
a Jika setuju, aturkan tindakan
PPT(L) 3 hari
sebagaimana perancangan

Edarkan kepada jabatan/agensi &

PT(LAT) 1 hari
simpan rekod.

TAMAT = 16 hari

- 72 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 4(a) : MERANCANG TAKWIM TAHUNAN KURSUS DAN LATIHAN

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Sediakan maklumat
1
keperluan latihan Penjawat
Awam Johor

Meneliti dan analisa

2
makluamt dan sediakan
takwim tahunan

Terima maklumat dan

3
tetapkan perancangan atau
kaedah pelaksanaan

Adakah perlu adakan

4
perbincangan dengan agensi
lain?

5 Jika perlu, aturkan sesi

perbincangan

SUB/PSU
6
mempengerusikan sesi
perbincangan

7 Catat minit perbincangan

8 Sediakan Takwim Tahunan

Kursus dan Latihan

9 Dapatkan persetujuan SUB

Jika setuju, aturkan

10
tindakan sebagaimana
perancangan

Edarkan kepada
11
jabatan/agensi & simpan
rekod.

- 73 -
5. (i) PROSES KERJA
Aktiviti 4(b) : MENGKAJI DAN MELULUSKAN MODUL LATIHAN

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Menerima arahan atau

1 PSU(PSM) merancang adakan
latihan/kursus baharu
Sediakan maklumat/data
PPT(L)/
2 keperluan latihan/kursus
KS(LAT)
baharu
Meneliti dan analisa
3 PSU(PSM) maklumat dan sediakan
modul latihan
Terima cadangan modul
4 SUB
latihan/kursus
Adakah perlu perbincangan
5 PSU(PSM) SUB
dengan agensi lain?
PPT(L)/ Jika perlu, aturkan sesi
6 PSU(PSM)
KS(LAT) perbincangan
Pengerusikan sesi
SUB/
7 perbincangan dan kajian
KPSU
modul
KS(LAT)/
8 Catat minit perbincangan PPT(L)
PT(LAT)
PPT(L)/ Sediakan Takwim Tahunan
9 PSU(PSM)
KS(LAT) Latihan
10 SUB Adakah setuju?
Jika setuju, aturkan
11 PPT(L) pelaksanaan tertakluk
kepada modul
Jika tidak setuju, buat
PPT(L)/
12 pembetulan atau
KS(LAT)
perubahan draf modul
13 PT(LAT) Simpan rekod

- 74 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 4(b) : MENGKAJI DAN MELULUSKAN MODUL LATIHAN

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA

MULA

Menerima arahan atau

PSU(PSM) merancang latihan/kursus 1 hari
baharu

PPT(L)/ Sediakan maklumat/data

KS(LAT) keperluan latihan/kursus baharu 5 hari

Meneliti dan analisa maklumat

PSU(PSM) 2 hari
dan sediakan modul latihan

Terima cadangan modul

SUB 1 hari
latihan/kursus

Tidak
Adakah perlu perbincangan
PSU(PSM) 1 hari
dengan agensi lain?
Y
a
PPT(L)/ Jika perlu, aturkan sesi
KS(LAT) perbincangan 1 hari

SUB/ Pengerusikan sesi perbincangan

1 hari
KPSU dan kajian modul

KS(LAT)/
Catat minit perbincangan 1 hari
PT(LAT)

PPT(L)/ Sediakan Takwim Tahunan

KS(LAT) Latihan 1 hari

Tidak
SUB Adakah setuju? 1 hari

Y
a Jika setuju, aturkan pelaksanaan
PPT(L) 1 hari
tertakluk kepada modul

PT(LAT) Simpan rekod. 1 hari

TAMAT = 17 hari

- 75 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 4(b) : MENGKAJI DAN MELULUSKAN MODUL LATIHAN

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menerima arahan atau

1 merancang latihan/kursus
baharu
Sediakan maklumat/data
2 keperluan latihan/kursus
baharu
Meneliti dan analisa
3 maklumat dan sediakan
modul latihan

4 Terima cadangan modul

latihan/kursus

5 Jika perlu, aturkan sesi

perbincangan

SUB mempengerusi sesi

6 perbincangan dan kajian
modul

7 Catat minit perbincangan

8 Sediakan Modul
Latihan/Kursus baharu

9 SUB setuju modul

latihan/kursus

10 Pelaksanaan latihan/kursus
tertakluk kepada modul

11 Simpan rekod.

- 76 -
5. (i) PROSES KERJA
Aktiviti 4(c) : MEMPERAKUKAN JADUAL PEPERIKSAAN SUBJEK JABATAN

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Merancang tindakan
menyediakan jadual
1 PSU(PSM)
peperiksaan tahunan
subjek jabatan

PPT(PSM)/ Sediakan maklumat/data

2
KS(PEP) keperluan peperiksaan

Meneliti dan analisa

maklumat untuk
3 PSU
penyediaan jadual
peperiksaan
Terima cadangan jadual
4 SUB
peperiksaan

5 PSU Adakah perlu perubahan? SUB

PPT(PSM)/ Jika perlu, buat pembetulan

6 PSU(PSM)
KS(PEP) atau pindaan

7 SUB Adakah setuju?

Jika setuju, Jadual

Peperiksaan Subjek
8 SUB
Jabatan Perkhidmatan
Awam Johor diperakukan

Jika tidak setuju, buat

PPT(PSM)/ pembetulan atau
9
KS(PEP) perubahan jadual
peperiksaan

Terima makluman
10 SUB
pelaksanaan

11 PT(PEP) Simpan rekod

- 77 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 4(c) : MEMPERAKUKAN JADUAL PEPERIKSAAN SUBJEK JABATAN

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA

MULA

Merancang tindakan
menyediakan jadual
PSU(PSM) 1 hari
peperiksaan tahunan subjek
jabatan

PPT(PSM)/ Sediakan maklumat/data

KS(PEP) keperluan peperiksaan 5 hari

Meneliti dan analisa maklumat

PSU untuk penyediaan jadual 2 hari
peperiksaan

Terima cadangan jadual

SUB 1 hari
peperiksaan

Tidak
PSU Adakah perlu perubahan? 1 hari
Y
a
PPT(PSM)/ Jika perlu, buat pembetulan
KS(PEP) atau pindaan 1 hari

Tidak
Adakah setuju setelah
SUB/PSU 1 hari
pembetulan?
Y
a Jika setuju, Jadual
Peperiksaan Subjek Jabatan
SUB 1 hari
Perkhidmatan Awam Johor
diperakukan

Terima makluman
SUB -
pelaksanaan

PT(PEP) Simpan rekod 1 hari

TAMAT = 14 hari

- 78 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 4(c) : MEMPERAKUKAN JADUAL PEPERIKSAAN SUBJEK JABATAN

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1 Merancang tindakan
menyediakan jadual
peperiksaan tahunan subjek
jabatan

2 Sediakan maklumat/data
keperluan peperiksaan

3 Meneliti dan analisa

maklumat untuk penyediaan
jadual peperiksaan

4 Cadangan jadual
peperiksaan

5 Jika perlu, buat pembetulan

atau pindaan

6 SUB memperakukan Jadual

Peperiksaan Subjek Jabatan
Perkhidmatan Awam Johor

7 Simpan rekod

- 79 -
5. (i) PROSES KERJA
Aktiviti 4(d) : MEMPERTIMBANG DAN MEMPERAKUKAN PERMOHONAN
HADIAH BIASISWA UNTUK TUJUAN SAMBUNG BELAJAR

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Terima Permohonan CBBP

1 SUB
dengan Hadiah Biasiswa

Meneliti permohonan dan

2 PSU(PSM)
tetapkan tindakan

Semakan dokumen
3 PPT(PSM) PSU(PSM)
permohonan

Sediakan Kertas Perakuan

4 PPT
MMK

Semak Kertas Perakuan

5 PSU(PSM) PSU(PSM)
MMK betul?

Kertas Perakuan MMK

6 SUB dibentangkan kepada
TSUK

SUB/
7 Menerima keputusan MMK
PSU(PSM)

Sediakan surat maklum

keputusan kepada
8 PPT
pemohon dan institusi
pengajian

Menguruskan dokumentasi
9 PPT bayaran pengajian dan PSU(PSM)
elaun

10 SUB Perakukan bayaran

11 PT Simpan rekod

- 80 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 4(d) : MEMPERTIMBANG DAN MELULUSKAN PERMOHONAN
BIASISWA UNTUK TUJUAN SAMBUNG BELAJAR

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA
MULA

Terima Permohonan CBBP

SUB 1 hari
dengan Hadiah Biasiswa

Meneliti permohonan dan

PSU(PSM) 1 hari
tetapkan tindakan

Tidak Semakan dokumen

PPT(PSM) 1 hari
permohonan
Y
a Sediakan Kertas Perakuan
PPT 3 hari
MMK

Tidak Semak Kertas Perakuan MMK

PSU(PSM) 1 hari
betul?
Y
a Kertas Perakuan MMK
SUB 1 hari
dibentangkan kepada TSUK

SUB/
Menerima keputusan MMK 21 hari
PSU(PSM)

Sediakan surat maklum

PPT keputusan kepada pemohon 1 hari
dan institusi pengajian

Menguruskan dokumentasi
PPT 1 hari
bayaran pengajian dan elaun

SUB Perakukan bayaran 1 hari

PPT/
Simpan rekod 1 hari
PT(LAT)

TAMAT = 33 hari

- 81 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 4(d) : MEMPERTIMBANG DAN MELULUSKAN PERMOHONAN
BIASISWA UNTUK TUJUAN SAMBUNG BELAJAR

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1 Terima Permohonan CBBP

dengan Hadiah Biasiswa

2 Meneliti permohonan dan

tetapkan tindakan

3 Semakan dokumen
permohonan berserta surat
tawaran pengajian

4 Sediakan Kertas Perakuan

MMK

5 Semak Kertas Perakuan

MMK betul?

6 Kertas Perakuan MMK

dibentangkan kepada TSUK

7 Menerima keputusan MMK

8 Sediakan surat maklum

keputusan kepada pemohon
dan institusi pengajian

9 Menguruskan dokumentasi
bayaran pengajian dan elaun

10 Perakukan bayaran

11 Simpan rekod

- 82 -
5. (i) PROSES KERJA
Aktiviti 5(a) : MEMPERTIMBANGKAN DAN MELULUSKAN PERANCANGAN
TAHUNAN PROGRAM KAUNSELING

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Merancang tindakan bagi

1 KUPsi penyediaan program KPSU
kaunseling

2 PPsi Menetapkan tindakan

Kumpul maklumat
PPPsi/
3 keperluan program
PPT
kaunseling

4 PPsi Analisa keperluan KUPsi

Sediakan perancangan
PPPsi/
5 tahunan program
PPT
kaunseling

Dapatkan kelulusan
6 KUPsi
program

Luluskan perancangan
7 SUB
program?

Jika lulus, menetapkan

KUPsi/
8 pelaksanan program
PPsi/
tertakluk perancangan

PPPsi/
9 Simpan rekod
PPT

- 83 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 5(a) : MEMPERTIMBANGKAN DAN MELULUSKAN PERANCANGAN
TAHUNAN PROGRAM KAUNSELING

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA

MULA

Merancang tindakan bagi

SUB/
penyediaan program 1 hari
KUPsi
kaunseling

PPsi Menetapkan tindakan 1 hari

PPPsi/ Kumpul maklumat keperluan

7 hari
PPT program kaunseling

PPsi Analisa keperluan 3 hari

PPPsi/ Sediakan perancangan

1 hari
PPT tahunan program kaunseling

KUPsi Dapatkan kelulusan program 1 hari

Tidak Luluskan perancangan

SUB 1 hari
program kaunseling?
Y
a Jika lulus, menetapkan
KUPsi/
pelaksanan program tertakluk 1 hari
PPsi/
perancangan

PPPsi/
Simpan rekod 1 hari
PPT

TAMAT = 17 hari

- 84 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 5(a) : MEMPERTIMBANGKAN DAN MELULUSKAN PERANCANGAN
TAHUNAN PROGRAM KAUNSELING

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1 Merancang tindakan bagi

penyediaan program
kaunseling

2 Kumpul maklumat keperluan

program kaunseling

3 Analisa keperluan

4 Sediakan perancangan
tahunan program kaunseling

5 Dapatkan kelulusan program

6 SUB mempertimbang
meluluskan perancangan

7 Menetapkan pelaksanan
program tertakluk
perancangan

8 Simpan rekod

- 85 -
5. (i) PROSES KERJA
Aktiviti 4(d) : MEMPERAKUKAN PELAKSANAAN INTERVENSI DASAR
PEMISAH (EXIT POLICY)

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Terima makluman daripada

LNPT kurang
1 SUB ketua jabatan/agensi bagi
60%
pegawai prestasi rendah
Tetapkan tindakan
2 KUPPsi berasaskan skala
permohonan
Meneliti permohonan dan
3 PPSi
Aturkan semakan dokumen
Adakah telah dibincangkan
dalam Penal Penilaian
4 PPPsi/PPT PPsi
Prestasi Khas (PPPK) dan
PPSM jabatan/agensi
Jika ya, laksanakan
Mulai tarikh
tempoh pemerhatian
5 PPPsi/PPT surat
selama satu (1) tahun
pemerhatian
hingga selesai
Sediakan laporan Psikologi
6 PPsi
peringkat saringan
Tetapkan kaedah intervensi
7 KUPPsi merujuk kepada laporan
saringan
KUPPsi/ Laksana intervensi
8
PPsi ditetapkan
Pegawai menunjukkan
9 PPsi perubahan selesai
intervensi?
Melibatkan
Jika ada, laksana
PPPK, Peg
10 PPPsi/PPT pemantauan bagi tempoh 6
Psikologi, Arkab
bulan
Care
Jika tiada, perlu
11 PPsi menjalankan Intervensi
PSYNNOVA

- 86 -
 UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Buku Log
Setelah tamat fasa
Pemantauan
pemantauan, kumpul
Program
12 PPPsi/PPT maklumat penilaian PPsi
Intervensi dan
daripada PPPK, Peg
Laporan Nilaian
Psikologi dan Arkab Care
Prestasi Khas
Sediakan laporan Tempoh
13 KUPPsi Pemerhatian Dasar
Pemisah kepada SUB
Meneliti laporan dan
14 SUB
tetapkan tindakan lanjut
Adakah perlu diteruskan
proses Penamatan Demi KPSU/
15 SUB
Kepentingan Awam KUPPsi
(PDKA)?
Jika tidak, maklum ketua
jabatan pegawai kekal
16 KUPPsi dalam perkhidmatan dan
laksana pemantauan
berterusan
Sediakan minit kepada YB
Lampiran D dan
17 KUPPsi SUK Johor untuk setuju
Lampiran E
tindakan PDKA
Menyelaras penyediaan
18 PPPsi/PPT maklumat PDKA kepada
JPA
Edar surat dan simpan
19 PPPsi/PPT
rekod

- 87 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 4(d) : MEMPERAKUKAN PELAKSANAAN INTERVENSI DASAR
PEMISAH (EXIT POLICY)

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA

MULA

Terima makluman daripada

SUB ketua jabatan/agensi bagi 1 hari
pegawai prestasi rendah
Tetapkan tindakan
KUPPsi berasaskan status 1 hari
permohonan

Meneliti permohonan dan

PPSi 1 hari
Aturkan semakan dokumen

Adakah telah dibincangkan

Tidak
dalam Penal Penilaian
PPPsi/PPT -
Prestasi Khas (PPPK) dan
Ya PPSM jabatan/agensi

Jika ya, laksanakan tempoh

PPPsi/PPT 10 hari
pemerhatian

Sediakan laporan Psikologi

PPsi 1 hari
peringkat saringan

Tetapkan kaedah intervensi

KUPPsi merujuk kepada laporan 1 hari
saringan

KUPPsi/
Laksana intervensi ditetapkan 90 hari
PPsi

Tidak Pegawai menunjukkan

PPsi 1 hari
perubahan selesai intervensi?
Ya

Jika ada, laksana pemantauan

PPPsi/PPT 180 hari
bagi tempoh 6 bulan

A
B

- 88 -
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH
MASA
B A

Jika tiada, perlu menjalankan

PPsi Intervensi PSYNNOVA dan 60 hari
pemantauan

Setelah tamat fasa

pemantauan, kumpul
PPPsi/PPT maklumat penilaian daripada 7 hari
PPPK, Peg Psikologi dan
Arkab Care

Sediakan laporan Tempoh

KUPPsi Pemerhatian Dasar Pemisah 1 hari
kepada SUB

Meneliti laporan dan tetapkan

SUB 3 hari
tindakan lanjut

Tidak Adakah perlu diteruskan

SUB proses Penamatan Demi 1 hari
Kepentingan Awam (PDKA)?
Ya
Jika tidak, maklum ketua
jabatan pegawai kekal dalam
KUPPsi 1 hari
perkhidmatan dan laksana
pemantauan berterusan
Sediakan minit kepada YB
KUPPsi SUK Johor untuk setuju 3 hari
tindakan PDKA

Menyelaras penyediaan
PPPsi/PPT 1 hari
maklumat PDKA kepada JPA

PPPsi/PPT Edar surat dan simpan rekod 1 hari

TAMAT = 364 hari

- 89 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 4(d) : MEMPERAKUKAN PELAKSANAAN INTERVENSI DASAR
PEMISAH (EXIT POLICY)

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1 Terima makluman daripada

ketua jabatan/agensi bagi
pegawai prestasi rendah

2 Pastikan telah dibincangkan

dalam Penal Penilaian
Prestasi Khas (PPPK) dan
PPSM jabatan/agensi

3 Laksana tempoh
pemerhatian

4 Sediakan laporan Psikologi

peringkat saringan

5 Tetapkan kaedah fsn

laksana intervensi

6 Semak perubahan pegawai

setelah selesai intervensi

7 Laksana pemantauan bagi

tempoh 6 bulan

8 Rujuk Intervensi
PSYNNOVA jika diperlukan

9 Sediakan laporan Tempoh

Pemerhatian Dasar Pemisah
kepada SUB

10 Uruskan proses Penamatan

Demi Kepentingan Awam
(PDKA) jika perlu.

11 Maklum ketua jabatan

pegawai kekal dalam
perkhidmatan dan laksana
pemantauan berterusan

12 Sediakan minit kepada YB

SUK Johor untuk
persetujuan tindakan PDKA

13 Edar surat dan simpan rekod

- 90 -
5. (i) PROSES KERJA
Aktiviti 5(c) : MEMANTAU PELAKSANAAN KAUNSELING KEPADA PEJAWAT
AWAM

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN /
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Menerima permohonan
1 SUB sesi kaunseling daripada
jabatan/agensi

Tetapkan tindakan merujuk

2 KUPsi
status permohonan

PPPsi/ Mendaftar permohonan KUPsi/

3
PT dan menetapkan temujanji PPsi

Sediakan surat maklum

PPPsi/
4 temujanji atau melalui
PT
telefon

PPPsi/
5 Klien hadir temujanji?
PT

KUPsi/ Jika hadir, adakan sesi

6
PPsi kaunseling

Melengkapkan borang
K001a (Biodata Klien) dan
KUPsi/
7 Informed Consent K001b
PPsi
berkaitan etika dan
penstrukturan sesi

KUPsi/ Menangguh atua

8
PPsi menamatkan sesi

Terima makluman dan

9 SUB
status pelaksanaan sesi

PPPsi/
10 Simpan rekod
PT

- 91 -
5. (ii) CARTA ALIR
Aktiviti 5(c) : MEMANTAU PELAKSANAAN KAUNSELING KEPADA PEJAWAT
AWAM

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA

MULA

Menerima permohonan sesi

SUB kaunseling daripada 1 hari
jabatan/agensi

Tetapkan tindakan merujuk

KUPsi 1 hari
status permohonan

PPPsi/ Mendaftar permohonan dan

3 hari
PT menetapkan temujanji

PPPsi/ Sediakan surat maklum

1 hari
PT temujanji atau melalui telefon

PPPsi/ Tidak
Klien hadir temujanji? -
PT
Y
KUPsi/ a Jika hadir, adakan sesi
1 hari
PPsi kaunseling

Melengkapkan borang K001a

(Biodata Klien) dan Informed
KUPsi/
Consent (Persetujuan Klien) 1 hari
PPsi
K001b berkaitan etika dan
penstrukturan sesi

KUPsi/ Menangguh atau menamatkan

1 hari
PPsi sesi

Maklum klien tidak hadir

PPPsi/
kepada ketua jabatan dan atur
PT
temujanji baru

Terima makluman dan status

SUB 1 hari
pelaksanaan sesi

= 10 hari
TAMAT

- 92 -
5. (iii) SENARAI SEMAK
Aktiviti 5(c) : MEMANTAU PELAKSANAAN KAUNSELING KEPADA PEJAWAT
AWAM

BIL TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1 Menerima permohonan sesi

kaunseling daripada
jabatan/agensi

2 Daftar permohonan dan

menetapkan temujanji

3 Sediakan surat maklum

temujanji atau melalui
telefon

4 Klien hadir temujanji

5 Laksanakan sesi kaunseling

6 Melengkapkan borang
K001a (Biodata Klien) dan
Informed Consent
(Persetujuan Klien) K001b
berkaitan etika dan
penstrukturan sesi

7 Maklum status sesi kepada

SUB

8 Simpan rekod

- 93 -
6. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN
DAN PUNCA KUASA

(a) Perlembagaan Malaysia

(b) Akta Pencen 1980 (Akta 227)

(c) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA)

(d) Arahan Perbendaharaan

(e) Pekeliling Perkhidmatan

(f) Pekeliling Perbendaharaan

(g) Surat Pekeliling Perkhidmatan

(h) Surat Pekeliling Perbendaharaan

(i) Surat Kelulusan Perjawatan (SKP) berkuatkuasa

(j) Keputusan Majlis Mesyuarat Kerajaan

(k) Arahan Pentadbiran YB SUK Johor

(l) Arahan Pentadbiran Jabatan Perkhidamtan Awam

(m) Skim Perkhidmatan berkuatkuasa

- 94 -
7. SENARAI BORANG

BIL BORANG KOD BORANG

1. Tiada

2.

- 95 -
8. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

BIL JAWATANKUASA JAWATAN

1. Mesyuarat Pengurusan Jabatan Pengerusi

2. Mesyuarat Jawatankuasa Aset Jabatan (JKPAK) Pengerusi

3. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun Pengerusi

(JKPA)

4. Mesyuarat Pembangunan Sumber Manusia Pengerusi

Kumpulan Pelaksana PSUK Johor

5. Belanjawan Tahunan Jabatan Pegawai Pengawal

- 96 -