‫ماهية اإلتصال والتحرير اإلداري‬

‫أوال‪ :‬مفهوم التحرير اإلداري ومبادئه‬

‫تعريفه‬ ‫‪-1‬‬

‫أ‪-‬لغ ة ‪ :‬ح رر يح رر تحري را أي كتب‪ ،‬وتحري ر الكت اب وغ يره تقويم ه‪ .‬وتحري ر الكتاب ة‪ :‬إقام ة حروفه ا‬
‫وإ ص الح الس قط والس قط ه و الخط أ في الق ول والحس اب والكتاب ة‪ ،‬وه و لغ ة مش تقة من ح رر أي أطل ق‬
‫صراح الفكرة أو إعطاء الحرية للتعبير‪.‬‬
‫اصطالحا‪ :‬يعني اإلنشاء والكتابة‪ ،‬ويمكن تعريفه بأنه"مجموع الوثائق التي تحررها اإلدارة بواسطة‬ ‫ب‪-‬‬
‫موظفيها‪ ،‬وتستعملها كوسيلة اتصال بغيرها من المصالح اإلدارية األخرى‪ ،‬وكذلك للقيام بعملياتها‬
‫المختلفة بغية الوصول إلى الهدف المسطر لها"‪( .‬زاوش‪ ،2018-2017،‬ص ‪)51‬‬

‫أهمية التحرير اإلداري‪:‬‬

‫الوسيلة الغالبة في االتصال وفي نقل المعلومات‪ :‬للمراسالت اإلدارية مكانة خاصة في النشاط‬ ‫‪‬‬
‫اإلداري فهي من بين الوس ائل الغالب ة والج اري العم ل والتعام ل به ا في العالق ات اإلداري ة‪،‬‬
‫فيجب على مستعملها حسن استعمالها‪.‬‬
‫تعت بر م ادة عم ل ومي دان للتط بيق‪ :‬إن اإللم ام بقواع د التحري ر أم ر ض روري وه ذا من أج ل‬ ‫‪‬‬
‫التحرير السليم والتحكم في المضمون‪.‬‬
‫أن له ا دالل ة مادي ة في اإلثب ات‪ :‬وذال ك على أس اس أن الوث ائق اإلداري ة أوراق رس مية‪ ،‬وأن‬ ‫‪‬‬
‫الكتابة هي أقوى األدلة في اإلثبات وتكون لصورتها الرسمية خطية كانت أو فوتوغرافية حجة‬
‫بالقدر الذي تكون فيه مطابقة لألصل‪.‬‬
‫تسيير الحركة اإلدارية في مؤسسة ما‪ :‬باإلضافة إلى أنه بسيط االستعمال‪ ،‬قليل التكاليف سهل‬ ‫‪‬‬
‫الحفظ والرجوع إليه عند الحاجة‪ ،‬وهو أداة سهلة للتواصل والتخاطب والتداول ‪.‬‬

‫مبادئ التحرير اإلداري‪:‬‬ ‫‪-2‬‬

‫‪ -3-1‬الضوابط الشكلية‪:‬‬
‫ه ذه الض وابط الش كلية ت برز مص در الوثيق ة‪ ،‬طبيعته ا‪ ،‬وجهته ا‪ ،‬مرجعيته ا‪ ،‬وغيره ا من العناص ر‬
‫الض رورية والالزم ة إلض فاء الص بغة الرس مية على الوثيق ة‪ ،‬و ال تي تن درج ض من اإلط ار الق انوني‬
‫والتنظيمي المسير للنشاط اإلداري‬
‫‪ -3-2‬الضوابط والمتطلبات القانونية‬
 ‫ماهية اإلتصال والتحرير اإلداري‬

‫تش كل المح ررات اإلداري ة دع ائم أساس ية للنش اط اإلداري‪ ،‬ووس ائل تس تعملها اإلدارة إلنج از مهامه ا‪،‬‬
‫وعليه يتوجب على المحرر امتثال اإلطار القانوني المحدد و المنظم لهذه األنشطة‪ ،‬فسواء تعلق األمر‬
‫بالمراسالت اإلدارية أو بباقي النصوص و الوثائق‪ ،‬فإن التحرير اإلداري يراعي مضامين النصوص‬
‫التشريعية و التنظيمية المتعلقة بالشأن موضوع المراسلة أو الوثيقة‪.‬‬
‫‪.‬‬
‫‪ 3-3-‬الضوابط و المتطلبات اللغوية‬
‫والسبيل إلى تحقيق هذه الغاية هو تمكين المحرر من حيازة قدرات لغوية متنوعة (مفردات‪ -‬تراكيب‪-‬‬
‫مترادفات‪ ...‬إلخ) تجعله يعبر تعبيًر ا صحيًح ا عما يقصد تبليغه أو تدوينه‪ ،‬لذلك ينصح أهل االختصاص‬
‫أن "يكون أسلوب (المحرر) بسيطا‪ ،‬فال حاجة إلى تنميق العبارة و التأنق في التركيب‪ ،‬إنما المهم هو‬
‫إيض اح المع نى و إيص اله إلى ذهن الق ارئ بس هولة و يس ر خالي ا من الص ناعة اللفظي ة والتكل ف‪ ،‬م ع‬
‫المحافظة على قواعد اللغة و روابطها‪.‬‬
‫خصائص األسلوب اإلداري ‪:‬‬ ‫‪-3‬‬

‫‪ -‬الموضوعية‪ :‬إذ على المحرر االبتعاد عن النزعة الفردية ويلتزم الحياد والعواطف‪ .‬وال يعتمد إلى‬
‫على الوق ائع المج ردة بعي دا عن ك ل الم ؤثرات الخارجي ة كاألحك ام المس بقة أو االنحي از لجه ة معين ة‪.‬‬
‫(حباني‪ ،1996 ،‬ص ‪)24‬‬

‫وعلي ه يجب إبع اد العب ارات التالي ة عن التحري ر‪ :‬يس رني ‪ ،..‬في انتظ ار ق راءتكم‪ ،...‬في انتظ ار‬
‫ردكم‪ ،....‬يطيب لي أن أخاطبكم بصفتي مسؤوال ‪......‬الخ‬

‫ويفضل استعمال العبارات التالية ‪ :‬يشرفني ‪ ،...‬لي الشرف‪ ،...‬ألتمس ‪ ،...‬أرجو ‪ ..‬الخ‪.‬‬

‫‪-‬الوض وح والبس اطة ‪ :‬حين يق وم المح رر بكتاب ة مراس لة إداري ة م ا يجب أن يض ع أم ام عيني ه‬
‫األش خاص المخ اَطبين وال ذين يختلف ون في مس توى إدراك مض مون م ا كتب‪ ،‬وعلي ه أن ي ترجم أفك اره‬
‫ويعبر عنها ببساطة ودون غموض وتجنب الكتابة على ضوء الكالم‪( .‬حباني‪ ،1996 ،‬ص ‪)24‬‬

‫‪ -‬اإليجاز والدقة‪ :‬يقصد باإليجاز فن التعبير عن فكرة معينة بأقل ألفاظ ممكنة وذلك دون تطويل ممل‬
‫وال تقصير مخل‪ ،‬وعليه يجب استعمال جمل قصيرة قدر اإلمكان على أن تكون كاملة ودالة هذا من‬
‫ج انب‪ ،‬ومن ج انب آخ ر يجب أن تك ون الكتاب ة مع برة بحيث ال تتض من المراس لة ألفاظ ا يمكن أن تفهم‬
‫منها عدة معاني موجهة لمفاهيم مختلفة‪.‬‬
‫‪ -‬المجامل ة‪ :‬تعت بر المجامل ة كخاص ية من خص ائص األس لوب اإلداري ش كال من أش كال االح ترام‬
‫ونجدها بكثرة في احترام السلم اإلداري وهي مفهومان‬
 ‫ماهية اإلتصال والتحرير اإلداري‬

‫أ‪ -‬مفهوم عام وواسع‪ :‬حين ترتبط بالمراسلة ككل ومثالها المراسالت اإلدارية المصلحية‪.‬‬
‫ب‪ -‬مفهوم ضيق‪ :‬حين نربطها بصيغة الخاتمة التي يطلق عليها العبارة األخالقية أو عبارة االحترام‬
‫اللباقة أو اللطافة‪ ،‬مثالها المراسالت اإلدارية ذات الطابع الشخصي‪.‬‬

‫‪-‬التجرد‪ :‬ليس ثمة مكان لكل األلفاظ وكل العبارات غير الموضوعية أو العامية أو المبتذلة أو المثيرة‬
‫لالنفعال في األسلوب اإلداري‪ ،‬بل وحتى النسق الصوتي يجب أن يتسم بالجدية والرسمية‪.‬‬

‫‪ -‬المسؤولية‪ :‬ك ل الق رارات اإلداري ة تمض ى من ط رف ممثلي الس لطة العام ة‪ ،‬وبالت الي تكتس ي ط ابع‬
‫الرسمية‪ .‬لذلك ف التحرير اإلداري بعيد ك ل البعد عن كل م ا هو مجهول‪ ،‬غامض ومبهم‪ ،‬ويتعين على‬
‫موقع الوثيقة اإلدارية أن يكون معلوما حتى يتحمل مسؤولية ما يكتب‪ ،‬تطبيقا لمبدأ المسؤولية في حد‬
‫ذاته‪( .‬حباني‪ ،1996 ،‬ص ‪)23‬‬

‫اإلدارية‪:‬‬ ‫ثانيا‪ :‬أنواع المحررات‬

‫بعدما تعرضنا إلى مفهوم التحرير اإلداري ومبادئه وخصائصه‪ ،‬سنتطرق في هذا العنصر إلى أنواعه‬
‫التي تختلف تبعا للمهمة التي تؤديها وسنعالجها كاآلتي‪:‬‬

‫الرســـائل اإلداريـة بنوعيه ا (الرس ائل اإلداري ة المرفقي ة والرس ائل اإلداري ة ذات الط ابع‬ ‫‪-‬‬
‫الشخصي)‬

‫وسائل التبليغ‬ ‫‪-‬‬

‫وسائل السرد والوصف والتحليل‬ ‫‪-‬‬

‫النصوص التنظيمية والتشريعية‬ ‫‪-‬‬

‫الرسائل اإلدارية‬ ‫‪-1‬‬

‫نظرا لتعدد األنشطة اإلدارية و تنوعها فإن المحررات تتعدد وتتنوع تبعا لذلك‪ ،‬غير أن تصنيف هذه‬
‫الوثائق تعترضه صعوبات جمة‪ ،‬ويمكن تصنيف الوثائق اإلدارية إلى‪:‬‬
‫‪ -‬المراسالت اإلدارية (الرسائل‪ ،‬البرقيات‪ ،‬الدعوات‪ ،‬االستدعاءات‪ ،‬جداول اإلرسال‪)...‬‬
‫‪ -‬الوثائق اإلدارية(التقارير‪ ،‬المحاضر‪ ،‬عروض حال‪ ،‬المذكرات‪)....‬‬
‫‪ -‬النصوص اإلدارية‪ ،‬و هذه تنقسم بدورها إلى قسمين‪ :‬النصوص التنظيمية والتشريعية‬
 ‫ماهية اإلتصال والتحرير اإلداري‬

‫وتع رف الرس الة اإلداري ة بأنه ا وثيق ة رس مية مح ررة باس م الموق ع إن ك انت شخص ية وباس م‬
‫المرفق العام أو المؤسسة إن كانت إدارية‪ ،‬وبمعنى آخر هي التي يبعث بها موظف في إدارة أو شركة‬
‫أو تبعث بها إدارة إلى جه ة أخرى ألم ور تخص العم ل يطلب فيها مرس لها أمرا أو ي رد على طلب أو‬
‫يستفسر عن قضية‪.‬‬

‫الرس ائل اإلداري ة المرفقي ة‪ :‬ويقص د به ا تل ك الرس الة المتبادل ة بين األجه زة المركزي ة أو األجه زة‬ ‫أ‪-‬‬
‫المركزية والهيئات المحلية أو بين مصالح إدارية تابعة لنفس الجهاز أو مستقلة ويتعلق موضوعها‬
‫بتسيير المرفق‪.‬وهناك صور أخرى للرسالة اإلدارية المرفقية منها ‪:‬‬

‫‪ -‬رس الة الت ذكير‪ :‬رس الة موض وعها دع وة المرس ل إلي ه لإلجاب ة عن رس الة ك ان من المف روض أن‬
‫يحرره ا في م دة معقول ة ولكن ه لم يفع ل وت أخر في ال رد‪ ،‬يمت از ه ذا الن وع من الرس ائل بالص رامة إن‬
‫كانت نازلة وتحمل إشارة " رسالة تذكير " تحت الطلب‬

‫‪ -‬رسالة اإلن ذار واإلع ذار (اإلخط ار)‪ :‬وهي ال تي تبعثه ا اإلدارة إلى ش خص ط بيعي أو معن وي لتن ذره‬
‫بكون ه م دينا في تنفي ذ التزامات ه العقدي ة‪ ،‬ه ذا الن وع من الرس ائل يكي ف على ان ه إداري م رفقي الن‬
‫موضوعها يتعلق بتسيير المرفق‪ .‬وترسل بغرض إلزام شخص بإنجاز عمل أو االمتثال ألمر كما هو‬
‫الشأن في إخطار المتغيب عن منصب عمله إللزامه في أجل محدد أو إخطار ممتنع عن دفع مستحقات‬
‫معينة وغيرها‪.‬‬

‫‪ -‬رسالة التحويل‪ :‬هي رسالة إدارية موضوعها تحويل ملف إلى الغير أو إحالة وثائق إلى الغير‪(.‬بن‬
‫تريدي‪ ،2005 ،‬ص ‪)24‬‬

‫شكل الرسالة اإلدارية‪:‬‬

‫تتطلب الوث ائق اإلداري ة وعلى رأس ها الرس ائل اإلداري ة من ناحي ة التق ديم جمل ة من البيان ات‬
‫الشكلية تميزها عن غيرها من حيث البيانات ذات األهمية والثبات ويمكن تصنيفها فيما يلي‪:‬‬

‫‪ -‬بيانات تدعم الطابع الرسمي للمراسلة ( الدمغة‪ ،‬الطابع )‪.‬‬

 ‫ماهية اإلتصال والتحرير اإلداري‬

‫‪ -‬بيانات ضرورية لتأكيد وضع الوثيقة في إطارها التدرجي ( العنوان ثم الواسطة فاإلمضاء)‪.‬‬

‫‪ -‬بيانات تساعد على تشخيص الوثيقة ‪).‬المكان‪ ،‬التاريخ‪ ،‬رقم الترتيب )‬

‫‪ -‬بيانات ظرفية تتمثل في المرفقات والنسخ المرسلة ظرفية استثنائية تتعلق بمحتوى الرسالة (سري ‪,‬‬
‫سري جدا ‪) ...‬‬

‫‪-‬وسنتطرق إلى هذه البيانات على النحو األتي ‪:‬‬

‫الدمغة ‪:‬يقصد بها مجموعة الكلمات التي تبين اسم الدولة‪ ،‬ويكتب أعلى وسط الصفحة بخط مميز‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫وهو الموقع المناسب لها‪ ،‬وتكون أحيانا مصحوبة بشعار الدولة الذي يعكس فلسفتها وإ يديولوجياتها‪،‬‬
‫ونج دها في المراس الت ال تي تص در من ال وزارة‪ ،‬البلدي ة ‪،‬الوالي ة‪ .‬مث ال ‪ :‬الجمهوري ة الجزائري ة‬
‫الديمقراطية الشعبية بالنسبة لدولة الجزائر‪.‬‬
‫الطابع ‪ :‬ويسمى أيضا العنوان‪ ،‬يتكون من مجموع الكلمات المكتوبة التي تظهر في الزاوية اليمنى‬ ‫‪‬‬
‫وفي أعلى الوثيقة اإلدارية ومهام هذه األخيرة توضيح الجهة اإلدارية مصدر الوثيقة‪ ،‬ويتكون من‬
‫البيانات التالية ‪(:‬اسم الوزارة‪ ،‬الوالية‪ ،‬البلدية‪ ،‬اسم المديرية ‪)...‬‬
‫رقم ال ترتيب (ال رقم التسلس لي) ‪:‬ويس مى ب رقم القي د أو رقم اإلرس ال‪ ،‬ويتك ون من رقم التس جيل‬ ‫‪‬‬
‫الذي يتبع برموز معينة‪ ،‬وقد يختم بالسنة ويتخذ عدة صور منها ‪-:‬رقم التسجيل متبوعا باألحرف‬
‫األولى لمن حرر المراسلة‪ ،‬ثم األحرف لمن رقنها وتضاف إليه السنة‪ .‬مثال‪/20 :‬ش‪.‬ن‪/‬ع‪.‬إ‪20/‬‬

‫‪ -‬أو رقم التسجيل متبوعا باألحرف األولى للجهة اإلدارية الرئيسة متبوعا باألحرف األولى للمصلحة‬
‫التي حررت المراسلة وقد يختم بالسنة‪ .‬مثال ‪/20 :‬م‪,‬و‪,‬أ ‪ /‬م د ‪ 20/‬ويسمح هذا الرقم بسهولة العثور‬
‫على آثار الرسالة بسرعة ( رشيد حباني‪ ،1996 ،‬ص ‪)30‬‬

‫المك ان والت اريخ‪ :‬يج د الت اريخ مكان ه في األعلى وفي الزاوي ة اليس رى من المراس لة على أن ي أتي‬ ‫‪‬‬
‫قليال تحت الدمغة وفي مستوى أول مع بيان للطابع‪ ،‬ويسبق التاريخ دائما بمكان إصدار المراسلة‬
‫(كتاب ة اس م المدين ة ك امال)‪ ،‬وتظه ر أهميت ه في معرف ة م دى س ير العم ل اإلداري‪ ،‬مك ان ص دور‬
‫الوثيقة ويعتد به في حساب بعض المدد إلجراء التظلمات‪.‬‬

‫‪ -‬كتابت ه‪ :‬وفي ه ذا المن اط يجب أن نل تزم الدق ة‪ ،‬فال يج وز كتاب ة مث ل ه ذه العب ارات‪:‬‬
‫في ه ذا الي وم ‪ 11‬م ارس ‪ 2020‬أو في ‪ 11‬من الش هر الح الي أو في ‪ 11‬م ارس من الع ام الح الي‪.‬‬
‫واألصح هو‪ :‬ميلة في ‪ 11‬مارس ‪2020‬‬
 ‫ماهية اإلتصال والتحرير اإلداري‬

‫عنوان الرسالة ( المرس ل والمرس ل إلي ه)‪ :‬نج د بي ان المرس ل والمرس ل إلي ه في الرس ائل اإلداري ة‬ ‫‪‬‬
‫المص لحية مرتب ا تحت الت اريخ في أعلى الوثيق ة وعلى اليس ار م ع دخ ول إلى الوس ط‪( .‬مميش‪،‬‬
‫والعربي‪ ،2010 ،‬ص ‪)26‬‬

‫ويجب أن نكتب وظيفة المرسل مجردة من أية صفة أخرى‪ ،‬أما المرسل إليه فنضيف إليه كلمة‬
‫السيد مجاملة ولو كانت المراسلة نازلة و كاملة ( إلى السيد ) مثال إلى السيد ‪:‬وزير التعليم العالي‪ ،‬إلى‬
‫السيد رئيس قسم علوم التسيير ‪،......‬هذا ويجب أال ننسى الطريق الذي تمر به رسالتنا اإلدارية وفي‬
‫هذه الحالة يجب أن نستعمل العبارة بواسطة أو تحت إشراف مثال‪ :‬رئيس قسم علوم التسيير‬

‫إلى السيد‪ /‬رئيس المركز الجامعي عبد الحفيظ بوالصوف‬

‫تحت إشراف السيد‪ /‬مدير معهد العلوم االقتصادية والتجارية وعلوم التسيير‪.‬‬

‫الموضوع‪ :‬يجسد الموضوع محتوى الرسالة باختصار‪ ،‬ويرتب تحت الطابع ورقم الترتيب (الرقم‬ ‫‪‬‬
‫التسلس لي) وق د يوج د في وس ط الوثيق ة وتحت المرس ل إلي ه مثال ‪ :‬الموض وع ‪ :‬تس وية الوض عية‬
‫اإلدارية للسيد ‪.....‬أو ‪ :‬طلب عمل‪ ،‬طلب تحويل‪ ،‬شكوى‪.....‬إلخ‬
‫المرجع‪ :‬وهو ذلك السند اإلداري (مراسلة سابقة) أو القانوني ( نص قانوني‪ ,‬قرار إداري)‪،‬ويمكن‬ ‫‪‬‬
‫أن نعتمد حتى على زيارة عمل أو مكالمة هاتفية‪.‬‬

‫وتظه ر أهمي ة ذك ر المرج ع في إعط اء أهمي ة أك بر للموض وع المط روح‪ ،‬وتس هيل عملي ة البحث عن‬
‫ملف القضية المعروضة وتوفير الوقت لإلجابة عن المراسلة‪.‬‬

‫مثال ‪ :‬المرسوم التنفيذي رقم ‪ ......‬بتاريخ‪...‬‬

‫أو مراسلتكم رقم ‪ .......‬بتاريخ‪.........‬‬

‫أو مكالمتكم الهاتفية بتاريخ‪..................‬‬

‫المرفق ات أو المس تندات‪ :‬والمس تندات هي عب ارة عن وث ائق إداري ة‪ ،‬قانوني ة أو قض ائية نرفقه ا‬ ‫‪‬‬
‫بالمراسلة التي حررناها لتدعيم ما كتبناه وتبريره وهي من البيانات الظرفية‪ .‬أما المرفقات فيذكر‬
‫عددها وطبيعتها‪ .‬مثال‪ :‬المرفقات‪:‬‬

‫ملف ‪ 05‬وثائق‬
 ‫ماهية اإلتصال والتحرير اإلداري‬

‫تقرير من ‪ 05‬صفحات‪.‬‬

‫‪ 3‬شهادات علمية‪.‬‬

‫صلب الرسالة ‪ :‬يرتبط هذا البيان بالموضوع أكثر‪ ،‬يدل على اسمه " طلب الرسالة " ولقد أدرج هنا‬ ‫‪‬‬
‫للمكانة التي يحتلها‪ ،‬إذ يشغل حيزا كبيرا‪ ،‬كما أن إعداد النص ذاته تحكمه منهجية معينة تتمثل في‬
‫إع داد خط ة مكون ة من مقدم ة‪ ،‬أج زاء ثم نتيج ة واض حة‪ .‬وتتك ون الخط ة من العناص ر المعروف ة‬
‫والمتمثلة في‪:‬‬

‫‌الرسالة اإلدارية ذات الطابع الشخصي‬

‫‌تعريفها‪ :‬هذا النوع يجمع بين الطابع اإلداري والطابع الشخصي فقد يتعلق موضوعها بوضعية إدارية‬
‫ولكن تخص محرره ا‪ ،‬وق د تك ون الجهت ان إداريت ان ولكن موض وعها يغلب علي ه الط ابع الشخص ي‪.‬‬
‫‌خصائصها‪:‬‬

‫‪ -‬تتميز عن الرسائل اإلدارية المرفقية من حيث الشكل في طابعها الوجيز واستعمالها لعبارات النداء‬
‫والمجاملة‪.‬‬

‫‪ -‬تشبه من حيث األسلوب الرسائل المتبادلة بين األفراد أو الشركات الخاصة‪.‬‬

‫‪ -‬المعلومات الخاصة بالمرسل إليه تأتي في أعلى الصفحة وعلى اليسار في حالة الطلبات‪.‬‬

‫أما المعلومات الخاصة بالمرسل إليه تأتي في أسفل الصفحة وعلى اليسار في حالة التهاني‪.‬‬

‫ع رض الرس الة ‪ :‬إن عناص ر الرس الة بش كل الئ ق يس اهم إلى ح د كب ير في تس هيل قراءته ا‪ ،‬واس تقبال‬
‫البالغ الذي تتض منه‪ ،‬وق د اكتس بت هذه األخ يرة في ال وقت الراهن بفض ل التع ديالت التي ط رأت على‬
‫ش كلها طابع ا معياري ا يتقي د ب ه جمي ع المح ررين والتقي د به ذه القواع د أم ر الب د من ه ‪ ,‬ألن ه ذا األخ ير‬
‫يساعد على‪:‬‬

‫‪ -‬توصيل البالغ‪.‬‬

‫‪ -‬تسهيل تصنيف الرسالة وترتيبها‪:‬‬

‫‪ -‬إعطاء صورة حسنة عن الطرف المحرر لها‪.‬‬