NSPA HEADQUARTERS, Chief of Staff Executive Office,

Strategic Infrastructure Programme (SIP) Development Office

Infrastructure Development Programme Coordinator
Grade: 20:A4
Post No.: AD-2

Original: English | Clearance: NATO SECRET

Date validated: 24 January 2023 | Duty Location: Capellen, LUX
Validated by: G. Machin | Job Code: A712

SUMMARY
The incumbent is responsible to the Chief of Staff (COS) for leading the SIP Development Office (HQ-AD) in
coordinating the development and implementation of the Strategic Infrastructure Programme (SIP) and the
management of the existing infrastructure at the Capellen site. More precisely, the incumbent is responsible for
performing the following functions:

RESPONSIBILITIES
General Responsibilities
 Managing, both from a technical and administrative point of view, the personnel assigned to the Office.
 Coordinating and monitoring the development and implementation of plans and projects on behalf of the
COS, for the SIP and other NSPA related major infrastructure projects including the Occupational Health &
Safety Remediation programme.
 Preparing and coordinating plans and papers as required for the development and implementation of the
SIP in order to ensure its objectives are in line with the Agency’s Vision and Goals.
 Coordinating the development of the Site Master Plan in consultation with the Host Nation (HN).
 Coordinating the development and implementation of the Agency Maintenance Plan for the new
infrastructure and the legacy buildings in consultation with the HN.
 Coordinating the development of the Agency Investment Plan ensuring compatibility with the SIP.
 Leading the Agency office space planning for the Capellen site ensuring a smooth transition of staff into
new office buildings.
 Managing the SIP budget on behalf of the COS, monitoring expenditure and costs against delivered and
realised benefits as the programme progresses.
 Coordinating with Host Nation to ensure the delivery of new buildings, infrastructure or services from
projects is to the appropriate level of quality, on time and within budget, in accordance with the programme
plan and programme governance arrangements.
 Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned
in times of crisis or war.
 In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of their national authorities, remain
in the service of the Agency.
Specific Responsibilities
 Leading the Office ensuring sustained delivery and quality delivery of the Office portfolio.
 Drafting accurate, concise and clear documents and reports for the COS, ensuring timelines are met.
 Managing communications and engagement with all stakeholders.
 Managing both the dependencies and the interfaces between projects.

AD-2 NATO UNCLASSIFIED FILE 2023

 Providing written reports and briefings on the SIP, and related projects and activities, to include
management plans, resource data, performance assessment and risk assessments.
 Reporting the progress of the programme at regular intervals to stakeholders.
 Ensuring the implementation of the risk management and internal control processes for the SIP and related
projects in compliance with the NSPA Risk Management and Internal Control frameworks, and acting as
the Internal Control Focal Point for the COS Area.
 Managing employee performance in line with applicable governing instructions.

QUALIFICATIONS
General Qualifications
 Master’s degree in relevant field of study or equivalent relevant experience.
 Minimum 10 years of experience as a senior staff officer, at HQ management level preferably in an
international organisation, a national public administration (civil or military), or the private sector.
 Good knowledge of techniques for planning, monitoring and controlling programmes.
 Good understanding of the procurement process including negotiation with third parties.
 Good knowledge of programme and project management methods including Managing Successful
Programmes (MSP) and PRINCE2.
 Good knowledge of budgeting and resource allocation procedures.
 Experience in programme management at major unit or executive level.
 Ability to produce succinct, well-structured and effective staff papers, presentations and correspondence.
 Excellent written and verbal skills with a proven ability to write English quickly and consistently to a very
high standard.
 Sustaining high quality, productivity from his/her team and colleagues from within a matrix management
structure.
 Ability to facilitate/present with strong persuasion to secure buy-in and highly effective negotiating skills to
achieve desired outcomes including business growth.
 Ability to multi-task, manage time and work effectively under pressure while producing high-quality products
under short-notice deadlines.
 Ability to develop resourceful and effective solutions to complex problems, including HR, to set
performance goals and expectations, to develop policy and metrics, to measure performance and to
engage problems early to mitigate risk and redirect performance.
 Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and
software packages.
Specific Qualifications
 Certification in Programme Management and Project Management (PRINCE2 or PMP).
 Experience developing programme and projects related documentation.
 Expertise in using Microsoft software packages, particularly Word, PowerPoint, Excel and Project.

LANGUAGE QUALIFICATIONS
 NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in
English, therefore fluency in that language is essential and beginner knowledge of French is desirable.

DESIRABLE QUALIFICATIONS
 Military staff officer training or experience.

AD-2 NATO UNCLASSIFIED FILE 2023

PERSONAL CHARACTERISTICS
 Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to develop and lead
diverse high-performing teams working together toward strategic objectives in a complex organisation.
Ability to establish a leadership vision and develop strategic plans to achieve Agency goals and objectives.
 Possessing passion and motivation together with highly effective communication skills, to create a spirit of
cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external customers
and stakeholders.
 Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict; ability to
embrace and lead change while remaining flexible/adaptable to emerging requirements.
 All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.

ADDITIONAL INFORMATION
 N/A

AD-2 NATO UNCLASSIED FILE 2023

 QUARTIER GÉNÉRAL DE LA NSPA, Bureau exécutif du chef
d'état-major, Bureau de développement "programme
stratégique d'infrastructure (SIP)"
Coordonnateur(-trice) du programme de développement de l'infrastructure
Grade : 20:A4
Poste n° : AD-2

Original : Anglais | Habilitation : NATO SECRET

Date de validation : 24 janvier 2023 | Lieu d'affectation : Capellen, LUX
Validé par : G. Machin | Code poste : A712

RÉSUMÉ
Responsable envers le chef d'état-major, le/la titulaire assure la direction du Bureau de développement
"programme stratégique d'infrastructure (SIP)" [QG-AD] en assurant la coordination de l'élaboration et de la
mise en œuvre du SIP ainsi que de la gestion de l'infrastructure existante sur le site de Capellen. Il/Elle exerce
plus précisément les fonctions suivantes :

RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales
 gérer, des points de vue à la fois technique et administratif, le personnel affecté au bureau ;
 assurer la coordination et le suivi, pour le compte du chef d'état-major, de l'élaboration et de la mise en
œuvre de plans et de projets au titre du SIP et d'autres projets d'infrastructure importants connexes de la
NSPA, dont le programme d'assainissement en matière de santé et de sécurité au travail ;
 préparer et coordonner les plans et documents nécessaires à l'élaboration et à la mise en œuvre du SIP
afin de garantir que ses objectifs soient cohérents avec la vision et les buts de l'Agence ;
 coordonner l'élaboration du plan directeur du site en consultation avec le pays hôte ;
 coordonner l'élaboration et la mise en œuvre du plan de maintenance de l'Agence concernant la nouvelle
infrastructure et les anciens bâtiments en consultation avec le pays hôte ;
 coordonner l'élaboration du plan d'investissement de l'Agence en veillant à ce qu'il soit compatible avec
le SIP ;
 piloter la planification en ce qui concerne les espaces de bureaux de l'Agence pour le site de Capellen en
veillant à ce que le transfert de personnel dans les nouveaux bâtiments de bureaux se déroule sans heurt ;
 assurer la gestion du budget du SIP pour le compte du chef d'état-major, suivre les dépenses et les
coûts par rapport aux prestations livrées et aux avantages obtenus au fur et à mesure de l'avancement
du programme ;
 assurer la coordination avec le pays hôte afin de veiller à ce que les nouveaux bâtiments, infrastructures
ou services résultant de projets soient livrés avec le niveau de qualité approprié, dans les délais et dans le
respect du budget alloué, conformément au plan et aux modalités de gouvernance du programme ;
 exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions
appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.
 En cas de crise ou de guerre, le/la titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.
Responsabilités particulières
 assurer la direction du bureau en veillant à ce que l'exécution de toutes ses missions soit constante et
de qualité ;
 rédiger des documents et des rapports précis, clairs et concis à l'attention du chef d'état-major, en veillant
à ce que les délais soient respectés ;
 gérer la communication et la collaboration avec toutes les parties prenantes ;
 gérer à la fois les dépendances et les interfaces entre les projets ;

AD-2 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2023

169_23#2xx.docx
 fournir des rapports écrits et des exposés sur le SIP ainsi que sur des projets et activités connexes, ce qui
comprend les plans de gestion, les données concernant les ressources, l'évaluation des performances et
les évaluations des risques ;
 rendre compte de l'avancement du programme aux parties prenantes à intervalles réguliers ;
 veiller à la mise en œuvre des processus en matière de gestion des risques et de contrôle interne liés
au SIP et aux projets connexes conformément aux cadres de gestion des risques et de contrôle interne de
la NSPA, et assurer les fonctions de point de contact "contrôle interne" relevant du chef d'état-major ;
 assurer la gestion des performances des employés conformément aux instructions réglementaires
en vigueur.

QUALIFICATIONS
Qualifications générales
 Diplôme de master dans un domaine en rapport avec les fonctions à exercer ou expérience pertinente
équivalente.
 Au moins dix années d'expérience acquise à l'échelon supérieur de l'état-major, au niveau de la gestion
d'un quartier général, de préférence dans une organisation internationale, une administration publique
nationale (civile ou militaire) ou dans le secteur privé.
 Bonne connaissance des techniques de planification, de suivi et de contrôle de programmes.
 Bonne compréhension du processus d'achat, notamment de la négociation avec des tiers.
 Bonne connaissance des méthodes de gestion de programme et de projet, notamment des méthodes
MSP (Managing Successful Programmes) et PRINCE2.
 Bonne connaissance des procédures de budgétisation et d'affectation des ressources.
 Expérience en matière de gestion de programme au niveau d'un service important ou à l'échelon exécutif.
 Aptitude à élaborer des documents, des exposés et de la correspondance d'état-major de manière concise,
bien structurée et efficace.
 Excellentes aptitudes à communiquer oralement et par écrit, et aptitude confirmée à rédiger en anglais,
rapidement et de manière cohérente, à un niveau de qualité très élevé.
 Aptitude à obtenir constamment un niveau élevé de qualité et de productivité de la part de son équipe et de
ses collègues en s'appuyant sur une structure de gestion matricielle.
 Aptitude à animer/exposer avec une grande force de persuasion afin d'emporter l'adhésion de ses
interlocuteurs et talents de négociateur(-trice) hors pair permettant d'obtenir les résultats souhaités,
notamment une croissance de l'activité.
 Aptitude à mener plusieurs tâches de front, à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout
en fournissant des prestations de grande qualité dans de brefs délais.
 Aptitude à mettre au point des solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes complexes (y compris en
ce qui concerne les ressources humaines), à déterminer les résultats visés et attendus, à élaborer la
politique générale et les indicateurs, à mesurer les prestations et à traiter tôt les problèmes afin d'atténuer
les risques et de réorienter l'exécution du travail.
 Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience de
l'utilisation d'ordinateurs personnels et de progiciels.
Qualifications particulières
 Certification en gestion de programme et de projet (PRINCE2 ou PMP).
 Expérience en matière d'élaboration de la documentation liée à des programmes ou des projets.
 Maîtrise de l'utilisation de la suite de logiciels Microsoft, particulièrement Word, PowerPoint, Excel et
Project.

CONNAISSANCES LINGUISTIQUES
 Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant
principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance
élémentaire du français est souhaitable.

QUALIFICATIONS SOUHAITABLES
 Formation d'officier d'état-major ou expérience dans cette fonction.

AD-2 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2023

QUALITÉS PERSONNELLES
 Honnêteté, attitude positive et volontaire, et esprit de coopération ; capacité à constituer et à diriger des
équipes hétérogènes très performantes travaillant en coopération à la réalisation d'objectifs stratégiques au
sein d'une organisation complexe. Aptitude à formuler une vision de leadership et à élaborer des plans
stratégiques permettant d'atteindre les buts et objectifs de l'Agence.
 Passion et motivation alliées à une aptitude à communiquer très efficacement, afin de créer un esprit de
coopération pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients
internes et externes ainsi qu'avec les parties prenantes.
 Intelligence émotionnelle/maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans des
situations conflictuelles ; aptitude à adhérer au changement et à le diriger tout en restant souple et capable
de s'adapter à de nouveaux besoins.
 Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
 S.O.

AD-2 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2023