HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC LỄ TÂN

Công việc

Viết Phiếu Cam Kết Đầu Ra

▪ Bước 1: Xem mẫu
▪ Bước 2: Mở DANH SÁCH LỚP
▪ Bước 3: Hoàn thành các Phiếu còn lại và ghi chú vào sheet
Lưu ý: Viết phiếu cam kết phải có chữ ký của Đại diện Uni English Center
Phát giáo trình cho học viên mới
▪ Bước 1: Chủ động đứng lên đi ra cửa và đón học viên, cười thân thiện và hỏi “Mình đến nhận sách phải
không em?”
▪ Bước 2: Mời học viên ngồi và hỏi tên học viên
▪ Bước 3: Giải thích học viên về các vật phẩm
▪ Bước 4: Nhờ học viên kiểm tra lại thông tin cá nhân trong Phiếu
▪ Bước 5: Ghi chú vào sheet DANH SÁCH LỚP
Tổ chức làm bài kiểm tra từ vựng cho học viên đi trễ
▪ Bước 1: Sắp xếp chỗ ngồi cho học viên
▪ Bước 2: Hỏi học viên Unit mấy rồi mở powerpoint cho học viên kiểm tra
▪ Bước 3: Thu bài và để lại đúng vị trí lớp
Chụp ảnh lớp sau buổi học khai giảng
▪ Yêu cầu:
● Thấy hết tất cả các gương mặt
● Cân chỉnh vị trí đừng / ngồi của học viên cho đều
● Không có bất kỳ khoảng cách nào giữa các vị trí
● Cân khung hình ngang bằng
Đóng gói bộ giáo trình chính thức: Giáo trình, Sổ tay và Túi đựng bộ giáo trình
Đóng gói bộ giáo trình tăng cường: TOEIC Tăng Cường 1 và TOEIC Tăng Cường 2
Cải thiện mỹ quan khu vực lễ tân và mặt tiền
▪ Sắp xếp các thiết bị gọn gàng
▪ Đề xuất ý kiến trang trí hoặc sắp xếp khu vực lễ tân
 LT - CHECKLIST CÔNG VIỆC

(thứ ______ ngày ____ tháng ____ năm 2024)

Lễ tân: .....................................................
1. Đầu giờ (Không được bỏ qua bất kỳ công việc đầu giờ nào)
Thời gian Công việc H. Thành
Đeo bảng tên, sơ vin đồng phục
Bật đèn hiên
Bật đèn phòng lễ tân (Đèn 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7)
Bật đèn bản đồ
Bật đèn phòng giáo viên (Đèn GV 1, 2, 3)
Bật đèn quảng cáo
Bật đèn trước phòng dạy
5h30 Bật thiết bị phòng dạy ca 1 (đèn, máy quạt, máy lạnh)
Check dụng cụ phòng học (bút lông, xoá bảng, bút trình chiếu)
In danh sách lớp (nếu có cập nhật mới)
In tờ thu học phí (nếu hết)
In checklist công việc (nếu hết)
Lấy bút lông hết mực ở phòng học và đổi thành bút khác
Lau bàn khu vực lễ tân và máy in
Mở toang của trung tâm
Lau 8 mặt cửa kính trước trung tâm
5h45 thứ Hai hàng Rửa ly và khay uống nước
tuần Lau mèo thần tài
Đổ rác
Quét sàn khu vực làm việc (Phòng lễ tân)
Lau sàn khu vực làm việc (Phòng lễ tân)
5h45 Sắp xếp ghế phòng chờ, máy quạt, bàn lễ tân
Rửa khay và ly uống nước (phải đủ 3 ly)
Reset wifi các phòng (rút phích cắm điện và cắm lại)
7h00 Bật thiết bị phòng dạy ca 2 (đèn, máy quạt, máy lạnh)
7h25 Cho học viên lên phòng học
8h00 TẮT thiết bị phòng dạy ca 1 (đèn, máy quạt, máy lạnh) nếu không có lớp ca 2
Lưu ý: Các lớp không học vẫn bật đèn và không bật máy lạnh
Quản lý thường trực
(kí và ghi rõ họ tên)
2. Giữa giờ
Công việc H. Thành
Đón tiếp học viên (Nói “Hello” và cười thân thiện với học viên)
Viết Phiếu Cam Kết Đầu Ra
Phát giáo trình cho học viên mới
Tổ chức làm bài kiểm tra từ vựng cho học viên đi trễ
Hướng dẫn học viên gửi xe (đối với lớp khai giảng)
Thay mực bút lông viết bảng (nếu có)
Chụp ảnh lớp sau buổi học khai giảng
Đóng gói bộ giáo trình chính thức
Đóng gói bộ giáo trình tăng cường
Cải thiện mỹ quan khu vực lễ tân và mặt tiền

3. Cuối giờ (Không được bỏ qua bất kỳ công việc cuối giờ nào)
***Lưu ý chung: chỉ tắt đèn khi TẤT CẢ học viên đã rời khỏi trung tâm và ra về ĐÚNG GIỜ
Thời gian Công việc H. Thành
Chấm công trên sheet
9h15
Thống kê vậy phẩm và chụp gửi lên nhóm Lễ tân
Tắt đèn quảng cáo
Tắt thiết bị phòng dạy (đèn, máy quạt, máy lạnh, TV)
Tắt đèn trước phòng dạy
Tắt đèn phòng vệ sinh lớp học
9h25 Tắt đèn phòng giáo viên (Đèn GV 1, 2, 3)
Tắt đèn bản đồ
Tắt đèn hiên
Tắt đèn phòng lễ tân (Đèn 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7)
Đóng cửa trung tâm
4. Thu thập feedback học viên

Phản hồi và mong muốn của học viên: ......................................................................................................................................................................

Quản lý thường trực
(kí và ghi rõ họ tên)
 LT - BẢNG THỐNG KÊ VẬT PHẨM

Người thống kê: .......................................................................................................................

Thứ _______, ngày ___ / ___ / 2024
Bước 1: Lễ tân thông kê các tài liệu, công cụ hằng ngày
Bước 2: QLTT gửi in vào ngày hôm sau (HẰNG NGÀY)
Hư Cần
Quy định mua Thực tế
Vật phẩm Số lượng tối thiểu hỏng mua
thêm còn lại

Giáo trình TOEIC +10 Chưa nhận + 5

Sổ tay từ vựng +10 Chưa nhận + 5
Phiếu đăng ký TOEIC +10 Chưa nhận + 5
Giáo trình GIAO TIẾP +10 Chưa nhận + 5
Phiếu đăng ký GIAO TIẾP +10 Chưa nhận + 5
Sổ ôn tập +5 5 cuốn
Transcript tại nhà +5 5 cuốn
Transcript tăng cường +5 5 cuốn
Giáo trình tăng cường 1 +5 5 cuốn
Giáo trình tăng cường 2 +5 5 cuốn
Giấy ghi chú +5 3 tệp
Giấy A4 +5 2 ram
Bình nước 20 lít Số bình hết 2 bình
Ly uống nước +3 2 ly
Khăn giấy vệ sinh +6 4 bịch
Ghế chờ trước khi lên lớp +20 10 cái
Bút lông viết bảng +20 15 cây
Pin bút trình chiếu +2 3 cây
Ghim bấm +2 2 cái
Hộp ghim +10 2 hộp
Hộp mực bút lông +5 2 hộp
Túi canvas +200 50 cái
Áo đồng phục 4 cái

Cải thiện mỹ quan khu vực lễ tân và mặt tiền:

• Ý tưởng
..........................................................................................................................................
• Ý tưởng
..........................................................................................................................................
• Ý tưởng
..........................................................................................................................................
Người thống kê QLTT đã gửi in
(kí và ghi rõ họ tên) (kí và ghi rõ họ tên)