How to Write Reports and Proposals:

Create Attention-Grabbing Documents

that Achieve Your Goal Patrick Forsyth
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How to Write Reports and Proposals: Create Attention-

Grabbing Documents that Achieve Your Goal 6th Edition
Patrick Forsyth

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Reports and
Proposals
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Decision Making and Problem Solving John Adair
Develop Your Leadership Skills John Adair
Develop Your Presentation Skills Theo Theobald
How to Manage People Michael Armstrong
How to Manage Projects Paul J Fielding
How to Organize Yourself John Caunt
How to Work Remotely Gemma Dale
How to Write a Business Plan Brian Finch
How to Write a Marketing Plan John Westwood
How to Write Reports and Proposals Patrick Forsyth
Improve Your Communication Skills Alan Barker
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Sixth edition

How to Write
Reports and
Proposals
Create attention-grabbing
documents that achieve your goals

Patrick Forsyth
 Publisher’s note
Every possible effort has been made to ensure that the information contained in
this book is accurate at the time of going to press, and the publishers and author
cannot accept responsibility for any errors or omissions, however caused. No
responsibility for loss or damage occasioned to any person acting, or refraining
from action, as a result of the material in this publication can be accepted by the
editor, the publisher or the author.

First published in Great Britain and the United States in 2003 by Kogan Page Limited
Sixth edition 2022

Apart from any fair dealing for the purposes of research or private study, or criticism
or review, as permitted under the Copyright, Designs and Patents Act 1988, this publi-
cation may only be reproduced, stored or transmitted, in any form or by any means,
with the prior permission in writing of the publishers, or in the case of reprographic
reproduction in accordance with the terms and licences issued by the CLA. Enquiries
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United Kingdom India
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© Patrick Forsyth, 2003, 2006, 2013, 2016, 2019, 2022

The right of Brian Finch to be identified as the author of this work has been asserted by
him in accordance with the Copyright, Designs and Patents Act 1988.

ISBNs
Hardback    9781398606340
Paperback  9781398606104
Ebook    9781398606357

British Library Cataloguing-in-Publication Data

A CIP record for this book is available from the British Library.

Library of Congress Cataloging-in-Publication Control Number

2022938413

Typeset by Hong Kong FIVE Workshop

Print production managed by Jellyfish
Printed and bound by CPI Group (UK) Ltd, Croydon CR0 4YY
 CONTENTS

Introduction: Pitfalls and opportunities 1

01 What makes good business writing? 7

The hazards of communication 7
Pitfalls: serious, and very serious 8
Why have a report? 11
Readers’ expectations 12
Readers’ perspective 14
Powerful habits 16
Earning a reading 18
Inappropriate standard documents 18
Clear intention 19
Achieving absolute clarity 19
The rewards of excellence 22
A significant opportunity 23

02 Creating a good report 25

Defining the report 25
Setting clear objectives 27
A sound structure 28
First, the beginning 31
The middle 33
The end 35
After the end 37

03 Preparing to write 39
Why this report? 40
Research prior to preparation 42
A systematic approach 44
Shaking off old habits 56
vi Contents

04 The power of language 59

Cultivating an appropriate writing style 59
Readers’ expectations 60
Readers’ dislikes 65
The writer’s approach 67
Use of language 68
Making language work for you 69
Careful selection of language 71
Mistakes to avoid 72
Following the rules 75
Style 77
Technological dilution 78

05 Making numbers clear 81

The nature of numbers and number ‘blindness’ 81
Actions to avoid number blindness 82
Methods of presenting numbers clearly 84
The contribution of language 87

06 Making proposals persuasive 93

A cumulative process 93
A key stage 95
Persuasive technique 95
The don’ts 96
The dos 97
Quotations versus proposals 99
Choice of format 100
Timing 102
Proposal content 103
Checklist 112
Covering letters 113
The presentation of proposals 118
Earn attention 120
 Contents vii

07 The contribution of layout and presentation 123

How the pages look 124
Graphic emphasis 128
The exhibits 130
Other options for inclusion 132
Overall packaging 133

Afterword 137
Acknowledgements 143
THIS PAGE IS INTENTIONALLY LEFT BLANK
Introduction
Pitfalls and opportunities

Writing is easy, all you do is sit staring at a blank sheet of paper

until the drops of blood form on your forehead.
Gene Fowler

We live in an age of minimized messages. Such may take the form

of soundbites or of short messages, especially emails, WhatsApps,
texts and the like that are both just a few words and are often full
of abbreviations. On the morning I am writing this I had a lunch
appointment confirmed with a reply consisting of a single word:
‘SLAP’. That is not even a proper word, but it was, I guess, clear (it
stands of course for: Sounds Like A Plan).
All this can easily allow bad writing habits to develop and good
– clear – writing becomes diluted. I also read recently that one
topic is the subject of around 50 per cent of all the emails sent.
What’s that? It is replies seeking clarification: Sorry I am not quite
sure what you meant. Surely a lesson worth noting.
The use of such an abbreviated style makes misunderstandings
more likely, time is wasted and, on occasions, such misunder­
standings cause real harm. Here the focus is on longer documents
– reports and proposals – which must send a clear message and
which, by definition, demand a more formal style of writing. Indeed
their very credibility is diluted by errors or failings that stand out
to the reader.

A new edition
Since this book was first published its overall message has proved
pretty much timeless. As it now appears in its sixth edition the need
2 How to Write Reports and Proposals

to write reports and proposal documents in a way that makes them

effective, presenting messages that inform and maybe persuade,
and does so creating complete clarity, remains more important
than ever.
The prevailing standard of written messages in businesses and
organizations (against which your writing may well be compared)
remains such as to often leave something to be desired and, at
worst, does harm ranging from simple misunderstandings to lost
business or reputations.
Such prevailing standards, as this book makes clear, present an
opportunity for those who do a good job and write in a workmanlike
way. Good writing adds to a message and makes it more likely to
achieve its purpose.
The evidence of regular lack of care in writing remains all
around us. Once when I travelled through Paddington Station in
London I saw a sign saying, Customers must stay with their luggage
at all times, or they will be taken away and destroyed. All right,
security is important, but this is silly; I hung onto my bag tightly.
I did not want to have to ring home saying I was about to be
destroyed.
Such examples showing how difficult it can be to write correctly
abound (my book Empty When Half Full catalogues and comments
on scores of such, often hilarious, examples). For example, a super­
market sign: Blackcurrant juice comes in two flavours – orange and
strawberry. And a toy shop offers to include batteries free of charge,
which may or may not be a good thing depending on how you take
it. If one short statement can cause problems then a whole report is
unlikely to be somehow automatically straightforward to write.
More seriously, the two things that have changed since publi­
cation of the first edition of this book and affected us all recently
are the onward rush of electronic communication and the
continuing ups and downs of the economic situation (recently
compounded by Covid). Let’s take these in turn: first, as referred to
earlier, our love affair with email, texts, tweets and a whole range
of largely truncated electronic communications tends to develop
bad habits, and this needs watching if we are to write fluently at
greater length.
 Introduction 3

In addition economic difficulties can affect the task of writing.

When things get more competitive in terms of organizations or
individuals then any lack of clarity and precision in communicating
is doubly dangerous. Good writing can differentiate – positively
differentiate – just when such is needed.
In today’s competitive workplace clear communication remains
a must; now in slightly revised form this book still offers solid,
practical guidance to being effective when your messages must be
in writing, and must work.
In a busy business life writing anything can be a chore. There are
surely more important things to be done. People to meet, decisions
to be made, action to be taken. Yet all of these things and more can
be dependent on written communication. A letter or memo may set
up a meeting, a report may present a case and prompt a decision, a
proposal may act persuasively to make sure a certain action is
taken or a particular option is selected.
But reading business papers can be a chore also, and they will
not achieve their purpose unless they are read, understood and do
their job well enough to actively prompt the reader to action.

Business writing must earn a reading

You are probably both a reader and a writer of business docu­
ments. Consider writing with your reader’s hat on for a moment.
Do you read everything that crosses your desk? Do you read every
word of the things you do read? Do you read everything from the
first word through in sequence, or do you dip into things? Almost
certainly the answers make it clear that not all writing is treated
equally. Some documents are more likely to be read than others. Of
course, some subjects demand your attention. Who ignores a
personal note from the Managing Director? But the fact that some
things have to be read does not make their reading any easier or
more pleasurable.
Good writing, which means, not least, something that is easy to
read and understand, will always be likely to get more attention
than sloppy writing. Yet prevailing standards in this area are by no
4 How to Write Reports and Proposals

means universally good. I suspect that if I was given a pound for

everyone in the world who, as I type this, is struggling to read
through some document and wishing it was better written, I would
not need to be writing!
Why is this? Maybe it is education; or lack of it. Certainly little
I did at school assisted me with the kind of writing I found myself
having to do once I was in an organization. Maybe it is lack of
feedback; perhaps managers are too tolerant of what is put in front
of them. If more documents were rejected, and had to be rewritten,
then more attention might be brought to bear on the task.
Habits are important here too. We all develop a style of writing
and may find it difficult to shift away from it. Worse, bad habits
may be reinforced by practice. For example, in one computer
company where I was asked to conduct a course on proposal
writing, I was sent a number of currently typical proposals that
seemed to me largely gobbledygook. Asked why they were put
together as they were, it became clear that all that had happened
was that one proposal had been used as a model for the next, This
had continued for six years! During that time no one had really
thought about the style of document being used at all. It took a
new manager to realize that the rate of strike in terms of new
orders was being actively influenced for the worse by the low
standard involved.

A fragile process
We can all recognize the really bad report, without structure or
style, but with an excess of jargon, convoluted sentences and which
prompts the thought: ‘What is it trying to say?’ But such documents
do not have to be a complete mess to fail in their purpose. They are
inherently fragile. One wrongly chosen word may dilute under­
standing or act to remove what would otherwise be a positive
impression made.
Even something as simple as a spelling mistake (and, no, spell
checkers are not infallible) may have a negative effect. I will never
 Introduction 5

forget, in my first year in a consulting firm, playing a small part in

proposals that were submitted to a dairy products company. After
meetings, deliberations and more meetings a written proposal was
sent. A week passed. Then an envelope arrived from the company
concerned. Inside was a single sheet of paper. It was a copy of the
title page of the proposal and on it was written, in red ink, the three
words ‘No thank you’; this alongside a red ring drawn around one
printed word. The word dairy had been spelt diary. For a long
while after that everything was checked very much more carefully.
As a very first rule to drum into your subconscious – check,
check and check again. I treasure the computer manual which
states, ‘The information presented in this publication has been
carefully for reliability’; seemingly no one is infallible. But I digress.
Whether the cause of a document being less good than it should
be is major or minor, the damage is the same. Yet sometimes,
despite recognizing poor writing when they see it, people may
believe that writing habits cannot be changed. I am not sure why. I
have done a great deal of work in presentations skills training and
people rarely doubt that that skill can be improved by training. Yet
with writing they do.

A major opportunity
No matter. Whatever the reasons for poor writing may be, suffice
to say that, if prevailing standards are low, then there is a major
opportunity here for those who better that standard. More so for
those who excel. Business writing is what I call a ‘career’ skill. It is
not only important in a job, and to the undertaking of specific
tasks and the results they, in turn, produce – it is important to the
individual. Written documents have a permanence. Bad reports
might just come back to haunt you later and, just as with certain
other skills, progress in an organization or a career may be
dependent on a minimum quality of performance of such tasks.
Once, I commented on the enthusiasm of a group on an
in-company course for this topic and was told by the manager who
6 How to Write Reports and Proposals

had set up the event: ‘No one gets promoted in this organization
unless they can make a good presentation and write a good report.’
Sensible enough and, I suspect, increasingly common.
So, business writing, and particularly the writing of longer
documents – the reports and proposals this book focuses on – is a
vital skill. There may be a great deal hanging on a document doing
the job it is intended to do – a decision, a sale, a financial result, or
a personal reputation. For those who can acquire sound skills in
this area very real opportunities exist. The more you have to write,
and the more important the documents you create, then the truer
this is. Quite simply, if you write well then you are more likely to
achieve your job and career goals.
This point cannot be overemphasized. One sheet of paper may
not change the world, but – well written – it can influence many
events in a way that affects results and those doing the writing.
And you can write well. We may not all aspire to or succeed in
writing the great novel, but most people can learn to turn out good
business writing – writing that is well tailored to its purpose and
likely to create the effect it intends. This book reviews some of the
approaches that can make writing reports and proposals easier and
quicker (a worthwhile end in itself) – and, most important, that
make them more likely to achieve their purpose.
Good business writing need not be difficult. It is a skill which
can be developed with study and practice. Some effort may be
involved, and certainly practice helps, but it could be worse.
Somerset Maugham is quoted as saying: ‘There are three rules for
writing the novel. Unfortunately, no one knows what they are.’
Business writing is not so dependent on creativity, though this is
involved, and it is subject to certain rules. Rules, of course, are
made to be broken. But they do act as useful guidelines and can
therefore be a help. This book reviews how to go about the writing
task and, in part, when to follow the rules and when to break them.
Many of the points that follow relate to both reports and
proposals, any special points regarding the persuasive nature of
proposals are reserved for their own chapter; any overlap is
intentional.
01
What makes
good business
writing?

D espite predictions about the ‘paperless office’ we seem as

surrounded – submerged? – by paper as ever. Indeed as
documentation is essentially only a form of communication, this is
likely to remain so. However a case is presented, even if there is no
paper, as with something sent through email for example, it has to
be written.
With no communication any organization is stifled. Without
communication nothing much would happen. Communication –
good communication – should oil the wheels of organizational
activity and facilitate action. This is true of even the simplest memo,
and is certainly so for something longer and more complex like a
report.

The hazards of communication

Communication is – inherently – inclined to be less than straight­
forward. Perhaps this is an understatement: communication can be
downright difficult. We all know this and experience it day to day.
How often in your office do people say: ‘What exactly do you
mean?’, ‘Why ever didn’t you say so?’, ‘Don’t you understand
anything?’, ‘Listen, for goodness sake, listen’. Confusion in all its
forms is a constant lurking presence.
8 How to Write Reports and Proposals

Confusion may occur after just a few words. What exactly is

‘24-hour service’ other than insufficiently spelt out? When exactly
can we expect something someone says they will do ‘right away’?
If this is true of such tiny communications, how much more
potential for misunderstanding does a 25-page report present?
Much of the confusion arising from unclear communication is
due to lack of thought. In discussion, the old adage that we should
engage the brain before the mouth is a good one. Yet in conversation
at least the opportunity to sort things out is there. A question can
be asked, a clarification given and the conversation can then
proceed with everyone clear what was meant. But with written
communication the danger is that the confusion lasts. There is not
necessarily an immediate opportunity to check (the writer might be
100 miles away), and a misunderstanding on page three may skew
the whole message taken from an entire report.

Pitfalls: serious, and very serious

Once something is in writing any error that causes misunderstanding
is made permanent, at least for a while. The dangers of ill-thought-
out writing vary:

● It may be wrong, but still manage to convey its meaning. For

instance, a prominently displayed sign on a golf course instructs:
‘No dog walking or exercising on the course unless playing
golf.’ Clever dogs only? This notice may amuse, but it will
probably be understood. No great harm done perhaps, though
in business any fault tends to highlight the possibility of other,
more serious, faults.
● It may try hard to please, yet end up giving the wrong impression.
In a Renaissance Hotel I once stayed in there was a sign on the
outside coffee shop tables that said:
Courtesy of Choice: The concept and symbol of ‘Courtesy of
Choice’ reflect the centuries-old philosophy that acknowledges
 What Makes Good Business Writing? 9

differences while allowing them to exist together in harmony.

‘Courtesy of Choice’ accommodates the preferences of
individuals by offering both smoking and non-smoking areas in
the spirit of conviviality and mutual respect.
An absurd over-politeness just ends up making the message
sound rude – this restaurant had both smoking and non-smoking
areas, and if you were a non-smoker and found yourself next to
a smoker, tough. It does matter.
● It may be so muddled as to confuse (and dilute the image as it
does so). For example, although this comes from the past era of
renting videos, Blockbuster’s use of language still makes an
irresistible example. This was addressed to their customers:
Limited Time Only. Rentals not returned by noon on date due
shall be assessed an extended viewing fee on a per rental period
basis. 5-day rentals are now 1-week rentals and if not received
by noon on the 9th day shall be assessed extended viewing fee
equal to the original price for each additional weekly rental
period, provided that the extended viewing fee policy in
participating franchise stores may vary. Membership rules apply
to rental. At participating stores for a limited time. See
participating stores for details and extended viewing fee policy.
Clear? I doubt it. Annoyed? Very probably. And if you run foul
of the rules and then someone tells you that ‘It was all made
clear in writing’, very annoyed, no doubt.
● It may do real damage. A press release is an important piece of
writing. I noticed one quoted in the national press recently, sent
out by the consulting group Accenture. The item commented
that Accenture envisioned: ‘A world where economic activity
is ubiquitous, unbounded by the traditional definitions of
commerce and universal.’
Er, yes – or rather, no. The item referred not to the content of
the release, only to the fact that it contained a statement so
wholly gobbledegook as to have no meaning at all. It is sad
when the writing is so bad that it achieves less than nothing.
10 How to Write Reports and Proposals

● It may just be nonsense: like the form accompanying details for

those wishing to open an account with a major savings bank,
which asks the applicant to specify their sex as male, female or
unknown. Or the sales letter offering ‘free CDs at discount
prices’. Clearly an out and out mistake is recognized as just that,
but its presence can reduce the overall credibility of the writer
and/or their organization.

I suspect that one could extend such a list of examples extensively,

right through to the language of highly abbreviated text messages.
The point here is clear: it is all too easy for the written word to fail.
I am sure that all the above were the subject of some thought and
checking, but not enough. ‘Put pen to paper’ and you step onto
dangerous ground.
So, the first requirement of good business writing is clarity. And
I make no apology for the fact that this is returned to more than
once through this book. A good report needs thinking about if it is
to be clear, and it should never be taken for granted that
understanding will be automatically generated by what we write.
It is more likely that we will give due consideration to clarity,
and give the attention it needs to achieving it, if we are clear about
the purpose of any report we may write.

Exercise

It is worth looking at your own documents (or maybe one you

have designated to look at alongside reading this book as
suggested) to see whether any nonsenses strike you; it is just
possible that you may find some that are habits and appear
regularly. If so, note and avoid them.
 What Makes Good Business Writing? 11

Why have a report?

Exactly why a report is written is important. This may seem self-
evident, yet many reports are no more than something ‘about’ their
topic. Their purpose is not clear. Without clear intentions the
tendency is for the report to ramble, to go round and round and
not come to any clear conclusion.
Reports may be written for many reasons, for example they may
intend to:

● inform;
● recommend;
● motivate;
● prompt or play a part in debate;
● persuade;
● impress;
● record;
● reinforce or build on existing situations or beliefs;
● instruct.

In addition, they may have more complex objectives such as

changing people’s attitudes. Further, such factors are not mutually
exclusive. You may need to do a number of things simultaneously.
Or you may need to do some things for one group of people and
others for different groups. A report designed to explain an
organizational change, and set implementation in train, may need
to pick up and develop a situation of which senior people are
generally aware, yet start from scratch with others. The first group
may already be persuaded that the change is good, and are eager
for the details. The others may be deeply suspicious.
Any such complexity compounds the problem of writing an
appropriate report. But recognizing and understanding such
complexities, and seeing any inherent conflicts that may affect the
way a report is received, is the first step to being able to produce
something that will do the job required and do it well.
12 How to Write Reports and Proposals

Readers’ expectations
If a report is to be well received, then it must meet certain expecta­
tions of its readers. Before going into these let us consider generally
what conditions such expectations. Psychologists talk about what
they call ‘cognitive cost’. This is best explained by example. In this
book’s first edition, a now-old fashioned video recorder was the
obvious example, but any gadget where you might occasionally
have to consult the instructions can be imagined. You turn to the
appropriate page. Big mistake. You open it (try this, you can open
it at random) and the two-page spread shouts at you ‘This is going
to be difficult!’ Such a document has a high cognitive cost: rather
than appearing inviting, even a cursory look is off-putting.
People are wary of this effect. They look at any document
almost expecting reading it to be hard work. If they discover it
looks easier and more inviting than they thought (a low cognitive
cost), then they are likely to read it with more enthusiasm.
Moreover, the effect here can be powerful: a real – perhaps surpris­
ing – clarity can score points. Reading between the lines, people
take such clarity to mean a number of things: that trouble has been
taken, that considerable, impressive expertise is evident.
Overall, what gives people the feeling, both at first glance and as
they get further into it, that a report is not to be avoided on
principle? In no particular order, readers like it if a document is:

● Brief: obviously something shorter is likely to appear to be

easier to read than something long, but what really matters is
that a report is of an appropriate length for its topic and purpose.
Perhaps the best word to apply is succinct – to the point, long
enough to say what is necessary and no more. A report may be
10 pages long, or 50, and still qualify for this description.
● Clear: the reader must be able to understand it. And this applies
in a number of ways for example, it should be clearly written (in
the sense of not being convoluted), and use appropriate language
– you should not feel that, as an intended reader, you have to
look up every second word in a dictionary.
 What Makes Good Business Writing? 13

● Precise: saying exactly what is necessary and not constantly

digressing without purpose.
● In ‘our language’: in other words using a level and style of
language that is likely to make sense to the average reader, and
which displays evidence of being designed to do so.
● Simple: avoiding unnecessary complexity (something we will
return to in Chapter 4).
● Well structured: so that it proceeds logically through a sequence
that is clear and makes sense as a reasonable way of dealing
with the message.
● Descriptive: again we return to this in Chapter 4, here it suffices
to say that if there is a need to paint a picture the document
must do so in a way that gets that picture over.

All these characteristics have in common that they can act to make
reading easier. Further, they act cumulatively. That is, the more
things are right in each of these ways, the clearer the overall report
will be. If the impression is given that attention has actively been
given to making the reader’s task easier, so much the better.

Exercise

Both the above factors are worth personalizing to the kind of

people to whom you must write. Whether this is internal
(colleagues perhaps) or external (people like customers or
collaborators) you need to be clear what your communications
have to do and what kind of expectations exist at the other end.
For example, a technical person may have different expectations
from a layperson, and may be looking to check a level of detail
that must exist and be clearly expressed for the report to be
acceptable to him or her.
Make a list of typical recipients of your documents and what
they expect, to keep by you as you write.
14 How to Write Reports and Proposals

Readers’ perspective
It follows logically from what has been said in this chapter so far
that a good report must reflect the needs of the readers. Report
writing cannot be undertaken in a vacuum. It is not simply an
opportunity for the writer to say things as he or she wants.
Ultimately only its readers can judge a report to be good. Thus
their perspective is the starting point and as the report writer you
need to think about who the intended readers are, how they think,
how they view the topic of the report, what their experience to date
is of the issues, and how they are likely to react to what you have
to say. The following case study makes clear the importance of
assessing your own intentions alongside the viewpoint of others
before communicating.

Case study

A travel agency is essentially a service and a people business. In one

particular firm, with a chain of some 30 retail outlets across several
counties, business was lagging behind targets. The industry was, at the
time, not in recession, rather the lag was due to competitive activity
and was potentially something that a more active, sales-oriented
approach could potentially cure. Initially the approach to the problem
was to draw attention to the problem at every level. Memos were
circulated to all staff. The figures quoted – the sales revenue planned
and the amount to come from holidays, flights, etc – were substantial
amounts. Even the shortfall was some hundreds of thousands of pounds.
The result? Well, certainly the sales graph did not rise. But, equally
certainly, staff morale dropped. People went from feeling they worked
for a successful organization to thinking it was – at worst – foundering;
and feeling that the fault was being laid at their door. The figures meant
little to the kind of young people who staffed the counters – being just
unimaginably large numbers to which they were wholly unable to
relate personally.
 What Makes Good Business Writing? 15

With the need to redress the situation becoming more urgent,

a different strategy was planned. A new document was circulated
(ahead of a sales conference). The large shortfall was amortized and
presented as a series of smaller figures – one per branch. These
‘catchup’ figures were linked to what needed to be sold, in addition to
normal business, in order to catch up and hit target. It amounted, if I
remember rightly, to two additional holidays (Mum, Dad and 2.2
children) per branch, per week. Not only was this something staff could
easily relate to, it was something they understood and felt was possible.
Individual targets, ongoing communication to report progress and
some prizes for branches hitting and beating these targets completed
the picture.
What resulted this time? The numbers slowly climbed. The gap closed.
Motivation increased with success in sight. And a difficult year ended
with the company hitting the original planned targets – and motivation
continued to run high as a real feeling of achievement was felt.
The key here was, I am sure, one of good communications. The
numbers and the difficulty of hitting them did not change. But, with
greater empathy with the people dealing with customers, the perception
of the problem was made manageable, personal and – above all – was
made to seem achievable. The results then showed that success was
possible. No significant costs were involved here, just a little thought
and time to make sure the communications were right, that motivation
was positively affected and that results stood a real chance of rising.
While this description makes it clear what the right tone of document
can achieve, the details of precisely how it was written were doubtless
significant too.

This links to preparation, which is dealt with in depth in the next

chapter.
All this is surely no more than common sense, yet it must be easy
to forget or there would not be so many turgid reports around and
so many disillusioned report readers. How so?
First, it is all too easy to find you are taking a somewhat intro­
spective view in putting something down on paper. After all you
16 How to Write Reports and Proposals

view yourself as important, you are involved, you are knowledgeable

about the matter, why else are you the person writing the report?
Secondly, many people – with you among them perhaps – have
been dropped into business writing at the deep end. One day
someone requested a report, and you crept off to find something
similar which you could use as a template. This is fine if what you
picked up was a first-class document; if not it is like the blind
leading the blind.

Powerful habits
The result of any initial bad experience may well have been to
develop bad habits. The new report writer quickly gets into a
particular way of presenting material and much of it then becomes
a reflex. This may become something that prompts failure by
default. Reports fail to present a clear case, people find reading
them tedious and frustrating, and whatever it is the reports aim to
do (prompt a decision, perhaps) fails to occur.
Habit, and the ongoing pressure of business, combine to push
people into writing on ‘automatic pilot’. Sometimes if you critique
something that you wrote, or that went out from your department,
you can clearly see something that is wrong. A sentence does not
make sense, a point fails to get across or a description confuses
rather than clarifies. Usually the reason this has occurred is not
that the writer really thought this was the best sentence or phrase
and got it wrong. Rather it was because there was inadequate
thought of any sort; or none at all.
Habits can be difficult to break and the end result can be a
plethora of material moving around organizations couched in a
kind of gobbledegook or what some call ‘office-speak’. The example
in Figure 1.1 is a caricature of this sort of communication, but
there is too much that comes too close to this in circulation.
 What Makes Good Business Writing? 17

Figure 1.1 From the company notice board

STANDARD PROGRESS REPORT

(for those with no progress to report)

During the survey period which ended on 14 February,

considerable progress has been made in the preliminary work
directed towards the establishment of the initial activities. (We
are getting ready to start, but we have not done anything yet.)
The background information has been reviewed and the functional
structure of the various component parts of the project have been
matched with appropriate human resources. (We looked at the
project and decided George should lead it.)
Considerable difficulty has been encountered in the selection
of optimum approaches and methods, but this problem is being
attacked vigorously and we expect the development phase will
proceed at a satisfactory rate. (George is reading the brief.) In
order to prevent the unnecessary duplication of previous work in
the same field, it was necessary to establish a project team that
had conducted a quite extensive tour through various departments
with immediate relevance to the study. (George and Mary had a
nice time visiting everyone.)
The Steering Committee held its regular meetings and
considered quite important policy matters pertaining to the
overall organizational levels of the line and staff responsibilities
that devolve on the personnel associated with the specific
assignments resulting from the broad functional specifications.
(Which means…?) It is believed that the rate of progress will
continue to accelerate as necessary personnel become available
to play their part in the discussions that must proceed decisions.
(We really will do something soon – if we can.)
18 How to Write Reports and Proposals

Earning a reading
The moral here is clear. Good report writing does not just happen.
It needs some thought and some effort (and some study, with which
this book aims to assist). The process needs to be actively worked
at if the result is going to do the job you have in mind, and do it
with some certainty.
Good habits are as powerful as bad ones though. A shift from
one to another is possible and the rewards in this case make the
game very much worth the candle. Think what good report writing
skills can achieve.

Inappropriate standard documents

Writing something, especially something you know is important
and must be got right, can seem like a chore. So the ubiquitous
standard letter, report or proposal is a godsend: draft it out once,
store it in the computer and use it every time similar circumstances
demand another such document. It saves time and money, and the
mechanics of word processing allow minor changes to be made
along the way, and of course the document can be – should be in
many cases – personally addressed.
However, when standard text is used, and this may be for
anything from acknowledging a customer enquiry or chasing a late
payment to proposing something complex and important, the
dangers that go along with this methodology must be considered.

Danger – again and again

While standard letters can help you run an efficient and effective
business, a poor one may not just aggravate one recipient, its
regular use may dilute the positive impression that it should be
giving to many people over time.
 What Makes Good Business Writing? 19

Clear intention
The first prerequisite when originating anything that will become
‘standard’ is to have a clear intention: ask yourself what the
objective is. A letter to a customer might be designed to prompt an
order, or to fulfil some other purpose as you move towards that, get
agreement from someone to attend a meeting with you perhaps.
Whatever it is designed to do it will also project an image – for
good or ill – so the language and the message must do that too.
This should be very specific. It is not enough to hope that such
communication will make people think well of you. What should
they think? If you want to be thought efficient, project your
experience or expertise or show that you understand the recipient,
then a letter must be designed to do just that, and doing so becomes
part of its intention.

Note: It may be useful to actually list those characteristics that you

want to be on display to people ‘between the lines’, as it were, so
that you can consciously keep them in mind as you write and
actively aim to project them as appropriate.

Achieving absolute clarity

If you are absolutely clear what you are trying to do (and many
such documents are not), then the next job is to ensure that what is
written is clear. Achieving understanding comes first. So writing
must be precise; the discount bedding retailer that told customers
‘Our January Sale only happens once a year’, probably did not
mean to say exactly that, but no one noticed the error before their
customer letter containing the phrase was sent.
Similarly, the company sending out a series of letters to late-
paying customers, each more strongly worded than the last, spoilt
any effectiveness they might have had by heading each one with
the identical words: Final demand. Here the wrong message is
20 How to Write Reports and Proposals

inferred, just how many final demands can you have? Clearly as a
customer reads letter number two they know for sure that number
one manifestly did not mean what it said.
The need to do more than just be clear, perhaps to persuade,
makes careful writing even more important. But clarity must
always be paramount. This can be diluted by writing too fast,
without due thought – or simply by failing to check once a draft is
done. Often clarity fails to be achieved only by neglect. But a
further good rule here is never to confuse clarity with cleverness.
Ask yourself whether the brilliant pun or play on words you feel
makes an exceptional heading also makes it clear what the letter is
about; and edit ruthlessly to ensure clarity shines through. If a
piece of text is to be reused (and reused) it is worth making sure
you get it right.
Consider the apparently simple standard letter. Three things
should link to rules:

● Every letter matters and if something is going to be used

hundreds of times it matters more. So, what it says and how it
says it are very important; standard letters must be composed
with great care.
● The text should always be checked carefully, ideally by more
than one person, especially if the second person is not too
involved and, seeing it with fresh eyes, can act as devil’s advocate.
● There should be a mandatory system of review. Once in use,
every standard letter should be checked regularly. Does it still do
the job for which it is intended, should it be amended or changed
completely? As soon as a new standard document is originated,
decide how long you can leave it and put a firm reminder in
your diary (or on your computer) to check it, and then amend it
if necessary, to make sure it remains one hundred per cent
appropriate. You can do this with a databank of perhaps
hundreds of different letters and be sure that they are all up to
date all the time.
Another random document with
no related content on Scribd:
diese Völker müssen auf irgend eine Art verschwinden, sei es, dass
sie unter den Ackerbauern aufgehen, sei es, dass der stärker
werdende Kampf ums Dasein sie gänzlich verdrängt.
Die sesshaften Stämme ernähren sich sämmtlich von Ackerbau,
der mit der Hacke betrieben und von Viehzucht gänzlich unabhängig
ist, die nebenbei auch gepflegt wird. Im abflusslosen Gebiet und in
Unyamwesi spielt Sorghum die erste Rolle, bei den Waschaschi
Eleusine und Penicillaria, in Usinja Maniok, in Ussui Sorghum, in
Urundi vorherrschend Bananen und Hülsenfrüchte.
Selbstverständlich wird nur soviel angebaut, als zum Leben
nothwendig ist, da irgend welcher Export an Nahrungsmitteln nicht
stattfindet. Fast bei allen Stämmen wird der Ackerbau mit grosser
Sorgfalt betrieben, die Felder sind meist gut gehalten. Die besten
Ackerbauer sind die Wanyamwesi, die mit grosser Vorliebe und
ungemein rasch fremde Kulturpflanzen, wie Reis und Baumwolle,
annehmen und bauen.
Dennoch schliesst diese Art der Kultur häufige Hungersnoth nicht
aus. Bei einer Missernte sind die Vorräthe, so bedeutend sie auch oft
sind, nicht genügend, um bis zur nächsten Ernte vorzuhalten und die
Isolirung der einzelnen Landschaften, der Mangel jeglicher
Verkehrsmittel lassen selbst eine rein lokale Missernte zur
Katastrophe werden, der Hunderte erliegen. Diese periodisch
auftretende Hungersnoth, verbunden mit Stammesfehden, welche
jene Gebiete fast unaufhörlich zerfleischen und Pockenepidemien,
die oft furchtbare Verheerungen anrichten, decimiren die
Bevölkerung oder lassen doch eine Vermehrung derselben nicht zu.
Es liegt auf der Hand, dass die Verbesserung der Verkehrsmittel, die
Erhöhung der Sicherheit des Lebens und Eigenthums, die Kultur mit
einem Worte, geeignet ist den materiellen Zustand dieser Stämme
und damit auch die Bevölkerungszahl zu heben.
Wenn wir die K u lt u r p fla n ze n der Eingeborenen auf ihre
Entwickelungsfähigkeit für den Export betrachten, so sind die
Hirsearten (Sorghum, Eleusine, Penicillaria) wohl nicht oder doch
erst in zweiter Linie zum Export aus so fernen Gebieten geeignet.
Dasselbe gilt von den Knollengewächsen, Maniok, süssen Kartoffeln
und von Bananen, die sämmtlich an erster Stelle als
Nahrungspflanzen stehen. Aussichtsvoll sind jedoch manche jener
Produkte, die heute nur nebenher gebaut werden.
We i ze n wird in Unyanyembe und Irangi durch Araber und
Wanyamwesi gebaut. Obwohl diese Gegenden keineswegs
besonders fruchtbar sind, liefert er doch bei fleissiger Berieselung
gutes Erträgniss. Noch besser würde er in Hochgebieten gedeihen.
Da durch die Erfahrung bewiesen ist, dass Weizen selbst in
trockenen Gebieten Ostafrika's gedeiht, so scheint mir eine
Förderung seiner Kultur vor Allem wünschenswerth.
Re is wird in Usukuma, Unyanyembe und Urambo von
Eingeborenen gebaut und wurde ursprünglich von Arabern importirt.
Da die betreffende Varietät auch im Trockenen gedeiht, so steht
einem Anwachsen dieser Kultur kein Hinderniss entgegen.
Ba u mw o l l e pflanzt man in Usukuma zur Herstellung des
ungemein festen, einheimischen Baumwollzeuges. In Gegenden, wo
das europäische Zeug eingeführt wird, schwindet diese Kultur, die
hauptsächlich für die Tieflandsgebiete bestimmt erscheint.
O e lf r ü ch t e, Sesam und Arachis pflanzt man in vielen
Gegenden, letztere besonders massenhaft in Schaschi und es liesse
sich bei geeigneten Transportmitteln schon jetzt ein namhafter
Export erzielen. P a lm- O e l produziren die Tanganyika-Ufer in
grossen Mengen und versorgen selbst Tabora mit solchem.
Ka ff e e wird, soweit mir bekannt, in Deutsch Ost-Afrika nirgends,
wohl aber in Uganda gebaut und liefert dort eine grossbohnige, dem
Liberia-Kaffee ähnliche Sorte von mittelmässiger Qualität. Dieselbe
könnte eben so gut in deutschem Gebiete gepflanzt werden.
 Ta b a k wird fast überall in reichlichen Mengen, allerdings
minderer Qualität gebaut und könnte heute schon einen Exportartikel
liefern.
Pr o d u kt e d e r Vie h z u ch t spielen im Karawanenverkehr eine
gewisse Rolle. Zeburinder, Ziegen und Schafe werden als
Schlachtvieh an die Küste getrieben und dort meist mit sehr grossem
Gewinn verkauft. Esel der guten Massai- und der schlechteren
Wanyamwesi-Varietät gelangen auch oft an die Küste, wo sie sehr
schwankende Preise von 5-40 Rps. erzielen. Die Seuche, welche in
den letzten Jahren in Ost-Afrika wüthete, hat einen grossen Theil der
Rinder hinweggerafft und nur langsam erholen sich die Viehzüchter
von derselben. Rationelle Zucht, eventuell Veredelung durch fremde
Rassen, kann viel zur Hebung der Viehzucht beitragen, auch muss
auf die Ausbildung der Rinder zu Zugthieren Bedacht genommen
werden, da die höhere Entwickelung des Ackerbaues solche
unbedingt erfordern wird.
Die Esel sind heute schon ein nicht zu unterschätzendes
Transportmittel und sowohl als Lastthiere, wie zum Karrenzug
verwendbar. Veredelungen mit den im Innern vorzüglich
gedeihenden Maskat-Eseln würden jedenfalls gute Resultate
erzielen. —
Fast sämmtliche oben genannte Kulturpflanzen sind n i ch t
afrikanischer Abkunft, sondern erst seit relativ kurzer Zeit eingeführt.
Grade dieser Umstand beweist, dass man von den Afrikanern
erwarten und hoffen kann sie zur weiteren Ausdehnung dieser
Kulturen wie zur Annahme neuer Nutzpflanzen bereit zu finden.
Manche Stämme, vor Allem die Wanyamwesi, haben sich
Bedürfnisse, hauptsächlich an Baumwollzeug, angeeignet, zu deren
Befriedigung sie sich grosser Mühe unterziehen. Als Träger wandern
sie nach der Küste, leisten dort oft Dienste als Arbeiter und kehren
dann mit den europäischen Industrieerzeugnissen ins Innere zurück.
 Mit dem Schwinden des Elfenbeins, mit der Eröffnung der Kongo-
und Nyassaroute wird der grosse Karawanenverkehr und damit auch
diese Einnahmequelle aufhören. Zwar werden die Leute an der
Küste stets Arbeit finden, aber es scheint doch sicher, dass sie auch
bereit sein werden, durch Anbau werthvoller Kulturpflanzen ihre
Bedürfnisse zu decken, falls durch Verkehrsmittel die Märkte zu
solchen geschaffen werden. Auch jene Stämme, welche
gegenwärtig abseits der Handelsstrassen ein primitives Dasein
führen, unter welchen sich jedoch hochbegabte und kräftige Völker,
wie die Wambugwe und vor Allem die Warundi, befinden, werden
sich Bedürfnisse aneignen und mit der Aussenwelt in Beziehung
treten, sobald moderne Verkehrsmittel bis ins Innere führen.
Der Imp o r t nach diesen Gegenden besteht vor Allem in
bedeutenden Mengen Baumwollzeug. Dieses wird wohl stets die
erste Rolle spielen und gewinnt täglich an Verbreitung. Im südlichen
Unyamwesi und Ost-Ussui hat es Fell- und Rindenkleidung fast
vollkommen ersetzt, in Usukuma nimmt es ungeheuer zu. Nur im
abflusslosen Gebiet ist fast ausschliesslich Lederkleidung üblich,
während Urundi nur Rindenzeug kennt. Wie rasch jedoch
Baumwollzeug solche nationalen Bekleidungsmittel verdrängen
kann, zeigt das Beispiel in Umbugwe. Im März 1892, bis zu welchem
Zeitpunkt das Land gänzlich unzugänglich war, sah ich dort
ausschliesslich Lederkleidung. Als durch die Kämpfe der Expedition
das Land erschlossen wurde, verbreitete sich Baumwollzeug mit
unglaublicher Schnelligkeit und im Januar 1893 fand ich die meisten
Eingeborenen damit bekleidet, während im März 1892 kaum ein
Fetzen im ganzen Lande aufzutreiben war. Was die Qualität dieser
Stoffe anbelangt, so verlieren die sch le ch te n immer mehr an
Beliebtheit. Die Erfolge des Irländers Stokes gegenüber seinen
indischen und arabischen Konkurrenten liegen hauptsächlich darin,
dass er g u t e und b i llig e Stoffe verkauft, welche die Eingeborenen
den schlechten vorziehen, auch wenn diese noch billiger sind.
 Neben Baumwollstoffen könnte noch die Waffen- und
Munitionseinfuhr genannt werden, die stets in bedeutenden Mengen
stattfand. Dieselbe steht jedoch in so innigem Zusammenhange mit
dem Sklavenhandel und könnte eine so bedrohliche Macht im
Rücken des Küstengebietes schaffen, dass ihre strenge
Unterdrückung bekanntlich zu den wichtigsten, durch internationale
Verträge verbürgten Aufgaben der deutschen Kolonialverwaltung
gehört. Es kommen also nur mehr Nebenartikel, wie Glasperlen,
Metalldraht, Produkte der Eisenindustrie u. s. w. in Betracht.
Dass diese Länder eine kolossale Konsumtionsfähigkeit besitzen
ist zweifellos. Um jedoch die Völker zu Konsumenten zu machen,
bedarf es vor allem der Hebung der eingeborenen Produktion durch
Herstellung geordneter Zustände und durch Schaffen von
Verkehrsmitteln, welche den kostspieligen, für minderwerthige
Produkte ungeeigneten Trägertransport vortheilhaft ersetzen.
Was die unbewohnten Gebiete anbelangt, so scheint mir deren
allmähliche Besiedelung in hohem Grade wünschenswerth. Dieselbe
muss durch eingeborene Einwanderung begonnen werden, welcher
dann vielleicht eine fremde Einwanderung folgen kann.
Bei der e i n g e b o r e n e n Ein w a n d e r u n g denke ich vor Allem
an die Wanyamwesi, die heute schon mit Vorliebe Kolonien in
anderen Gegenden gründen. Ihre Arbeitskraft, Zähigkeit und
Intelligenz macht sie zu Kulturträgern ersten Ranges, wie man in
Unyanganyi und Ussandaui sehen kann, wo Wanyamwesi-Ansiedler
die wilden Eingeborenen vollkommen gebändigt und das Land dem
Handel erschlossen haben. Die Förderung und systematische
Anlegung solcher Kolonien gerade im abflusslosen Gebiet scheint
mir von hervorragender Wichtigkeit. Jede solche Niederlassung
vertritt, wenn sie unter gehöriger Aufsicht steht, eine Station mit
einem Europäer; ohne Schutztruppe, ohne Weissen kann man hier
dasselbe Ziel, die Sicherung der Strassen, die allmähliche
Heranbildung der Eingeborenen, erreichen. Menschenmaterial findet
man in Unyamwesi genug, denn der Unternehmungsgeist dieses
merkwürdigen Volkes treibt Angehörige desselben immer wieder in
die Ferne. Solche Kolonien unter primitiven Völkern, wie Wafiomi,
Wanyairamba, Wanyaturu u. s. w. wären ein äusserst nützliches
Ferment. Wo sie heute bestehen, sieht man deutlich, wie die
Eingeborenen mehr und mehr ihre ursprünglichen Sitten verlassen
und sich dem Wanyamwesi-Typus nähern, eine Umwandlung,
welche der Ethnograph vielleicht beweint, der Kolonialpolitiker aber
nur mit Freuden begrüssen kann.
Dass ähnliche Niederlassungen unter europäischer Aegide
möglich sind, zeigt meine Begründung einer Wanyamwesi-Kolonie in
Umbugwe unter Mwanangwa Swetu. Dieselbe erblühte unglaublich
rasch und war für meine Nachfolger Kompagnieführer Langheld und
Herrn Wolf ein Stützpunkt von hohem Werth, erfüllt also genau
denselben Zweck als eine Station mit einem Europäer, nur dass die
Kosten monatlich nicht mehr als 5 Rps. betragen! Solche Ansiedler,
die ihre Existenz an ein Land knüpfen haben eben ein direktes
Interesse mit den Eingeborenen einen modus vivendi zu finden und
verstehen es rasch zu Einfluss zu gelangen. Anderseits ist ihnen das
Wohlwollen und die Unterstützung der Europäer von so hohem
Werth, dass sie sich sorgfältig hüten es mit diesen zu verderben.
Natürlich muss ihre Autorität den Eingeborenen gegenüber eine
gewisse Stütze erhalten; diese liesse sich jedoch von einer
europäischen Station aus leicht gewähren, die gleichzeitig die
Ueberwachung dieser Wanyamwesi-Kolonien zu leiten hätte.
Wenn schon im besiedelten Theil des abflusslosen Gebietes
solche Wanyamwesi-Niederlassungen den höchsten Werth hätten,
so wäre dies noch mehr im Massai-Land, hauptsächlich in Mutyek
und bis Serengeti hin der Fall. Dass es möglich wäre Leute zu
finden, die sich in den genannten Gegenden sowie in den Massai-
Steppen, am Donyo Kissale u. s. w. niederlassen und dadurch diese
Gebiete zugänglich machen, scheint mir völlig zweifellos. Von den
Massai ist, wie ich ausdrücklich betone, weder bezüglich solcher
Ansiedelungen noch überhaupt das Geringste zu fürchten. Ihre
Hauptmacht ist gebrochen, auch sind sie, wie sich in der englischen
Interessensphäre täglich zeigt keineswegs so schroff ablehnend wie
stets angenommen wurde.
Eine wenn auch noch so sporadische Besiedelung durch
eingeborene Ackerbauer muss vorangehen, bevor an die Einleitung
einer fremden e u r o p ä i sch e n Ein wa n d e r u n g gedacht werden
kann. Wenn es überhaupt Gebiete im tropischen Afrika giebt, die für
solche Ansiedelung geeignet sind, so sind es die deutschen Massai-
Gebiete von Iraku bis Mau, wo Höhenklima sich mit
Wasserreichthum paart. Allerdings wäre es verfehlt, direkt einen
diesbezüglichen Versuch einzuleiten. Zu einem solchen eignen sich
die küstennahen Hochweide-Gebiete Usambára's und Pare's,
vielleicht auch des Kilimanjaro am meisten. Da die für Europäer
geeigneten Striche dieser Landschaften immerhin nur kleine sind, so
muss jedoch schon von vornherein an die Möglichkeit einer
Besiedelung der Massai-Gebiete gedacht werden, die vor Allem
durch Anlage von Wanyamwesi-Kolonien eingeleitet werden könnte.
Denn nur in den Hochgebieten, die eben in geschlossenen
Massen im Massailand vorhanden sind, kann an die Möglichkeit
europäischer Ansiedelungen gedacht werden. Die Tie flä n d e r unter
1200 m Seehöhe sind nirgends malariafrei und gestatten daher
Europäern eine dauernde Niederlassung nicht. Ob für diese weiten,
spärlich bewohnten Striche vielleicht eine andere fremde, etwa
chinesische oder indische Einwanderung in Betracht käme, mag
dahingestellt bleiben: Raum genug für eine solche wäre jedenfalls
vorhanden.
Wie immer man jedoch die wirthschaftliche Zukunft des Innern
Ostafrika's betrachtet, stets stösst man auf die Schwierigkeit der
Tr a n s p o r t mi t t e l, deren heutige Form jede Entwickelung hemmt.
Durch Trägerkarawanen lässt sich eben nur Elfenbein, vielleicht
auch Vieh und Esel mit grosser Schwierigkeit nach der Küste
schaffen. Alle anderen Produkte, vor allem jene des Ackerbaus, die
doch die eigentliche Zukunft des Landes bilden, sind auf diesem
Wege nicht zu befördern, da sie die Kosten solchen Transportes
nicht lohnen.
Wenn es sich nun darum handelt Linien zu finden, welche durch
Anlage einer S tr a sse oder Eise n b a h n die Kolonie erschliessen
sollen, so müssen dabei in erster Linie wirthschaftliche, in zweiter
Terrain-Gründe maassgebend sein. Es muss ferner bedacht werden
die »zweite Küste« Ostafrika's, die der grossen Seen möglichst
auszunutzen.
Eine Linie, welche, sei es nun von Tanga oder von Bagamoyo
oder Dar-es-Salaam aus nach Tabora führt, müsste nach dem
obengenannten Gesichtspunkte als gänzlich verfehlt betrachtet
werden. Denn bei diesem Projekt herrscht offenbar die irrige
Voraussetzung, dass Tabora, das lange Zeit das Emporium des
Elfenbein- und Sklavenhandels w a r aber schon heute nicht mehr ist
auch in Zukunft eine Rolle spielen werde. Dies ist jedoch, wie oben
ausgeführt, vollkommen ausgeschlossen. Ebenso wie Msenne,
welches 1858 der Centralpunkt des Inlandhandels war, völlig
verschwunden ist, so wird in einem Jahrzehnt auch von Tabora nicht
viel übrig bleiben.
Eine Bahn von Tanga nach Tabora hätte allerdings keine
wesentlichen Terrainschwierigkeiten zu überwinden. Sie würde bei
Korogwe den Ruvu überschreiten und bei Mgera fruchtbares Gebiet
verlassen. Durch den ödesten Theil der Massai-Steppe würde sie
nach Irangi führen und die fruchtbaren Hochgebiete weitab im
Norden liegen lassen. Etwa bei Unyanganyi müsste sie das Plateau
ersteigen, welches in Turu besonders unfruchtbar ist, hierauf die
Wembere-Steppe durchqueren und käme erst in unmittelbarer Nähe
Taboras in halbwegs fruchtbares Gebiet.
 Nicht viel besser ist die Linie Bagamoyo—Tabora, die überdies
Anfangs ziemlich grosse Terrainschwierigkeiten bietet. Sie verlässt in
Usagara fruchtbares Gebiet und führt durch wasserarme, dürre
Strecken von Ugogo nach Tabora. — Die ganze Linie, vom
Küstengebiet, also von Mgera einerseits und Usagara andererseits
wäre wirthschaftlich völlig unproduktiv und müsste erst durch
Seitenlinien ergänzt werden. Dasselbe wäre auch in Tabora der Fall,
man müsste einerseits zum Victoria-See, andererseits zum
Tanganyika Linien errichten, wenn das ganze Unternehmen
überhaupt einen Zweck haben soll. Wenn es sich also, wie auch von
den Vertretern der Tabora-Linie allgemein anerkannt wird, vor Allem
um die Erreichung der Seen handelt, so ist kein Grund einzusehen,
warum dieser Zweck nicht in gerader Richtung angestrebt werden
soll.
Eine Bahn, die von Tanga zum Speke-Golf führt, würde sich der
Luftlinie am meisten nähern. Im Anschluss an die Korogwe-Bahn
würde sie, dem Thal des Ruvu oder Mkomasi folgend, an den Fuss
des Kilimanjaro gelangen. Der weitere Weg wäre nach Ober-
Aruscha, um das Südende des Simangori-Berges zum Nordende
des Manyara-See, dann auf die Höhe des Plateaus, durch Mutyek
und am Nordende des Eyassi vorbei nach Serengeti und Ntussu
zum Nyansa, der etwa bei Nassa erreicht würde.
Die Terrainschwierigkeiten dieser Linie wären nicht bedeutende,
jedenfalls ohne Vergleich geringer, als die der englischen Mombas—
Victoria-See-Bahn.
Bis zum Kilimanjaro durchschneidet die Bahn Ebenen und hat
keinerlei nennenswerthe Hindernisse zu überwinden. Aus rein
wirthschaftlichen Gründen wäre die etwas schwierigere Mkomasi-
Route jener durch das Ruvu-Thal vorzuziehen. — Zwischen dem
Kilimanjaro und Ober-Aruscha dehnen sich ebenfalls Ebenen aus, in
welchen die Ueberbrückung einiger Gewässer nothwendig wären. —
Zwischen Ober-Aruscha und dem Manyara-See führt die Linie fast
völlig eben. Die Bäche, welche in den See münden, würden wieder
einige unbedeutende Brücken erfordern, hierauf wäre die grösste
Schwierigkeit, die Ersteigung des Plateaus zu überwinden. Der
Abfall ist aber am Nordende des Manyara nur ca. 100 m hoch, also
weit niedriger und sanfter als an irgend einer anderen Stelle. Am
Plateau von Mutyek, etwa bis zur Höhe des Eyassi, dürften noch
einige nicht namhafte Schwierigkeiten zu bewältigen sein. Dann tritt
die Linie wieder in Ebenen und durchschneidet diese
ununterbrochen bis zum Victoria-See. Bei einer Länge von ca. 800
km hätte die deutsche Victoria-See-Bahn also ungleich geringere
Terrainhindernisse zu überwinden als die 1060 km lange englische.
Wirthschaftlich könnten durch eine solche Bahn die folgenden
Ziele erreicht werden: die fruchtbaren Gebiete des nördlichen
Usambáras und Pares würden direkt an die Küste angeschlossen.
Der Kilimanjaro, der nach Aussage aller Beobachter zu den besten
Gebieten Ostafrika's gehört und auch militärisch von hoher
Wichtigkeit ist, wäre zugänglich gemacht. Im weiteren Verlauf
berührt die Linie den Meru, der kaum weniger günstig beschaffen ist
als der Kilimanjaro, durchschneidet die Massai-Steppe in ihrem
weniger unfruchtbaren, schmalen Nordabschnitt und erreicht den
Manyara, in dessen nächster Nähe sich die bewohnten
Ackerbaudistrikte Umbugwe und Iraku befinden. Sie durchzieht
hierauf das Mutyek-Plateau, welches, heute unbewohnt, doch zu
den fruchtbarsten Gebieten gehört und besonders in Bezug auf
europäische Einwanderung in Betracht kommt. Am Nordende des
Eyassi-See berührt die Linie die reichen Kochsalzlager dieser
Distrikte, führt hierauf durch Serengeti, das hauptsächlich als
Weideland in Betracht käme und betritt Usukuma, eines der dichtest
bewohnten und bebauten Gebiete des Innern, das bezüglich
Ackerbau sehr entwicklungsfähig ist.
Im Anschluss an die Bahn müsste natürlich ein Dampfer auf dem
Victoria-See laufen. Selbst für Dampfer bis zu 6 m Tiefgang ist der
See bequem fahrbar, doch müsste Feuerungsmaterial, sei es von
Kohlen oder Petroleum, mit der Bahn heraufgeschafft werden.
Dieser Dampfer, sowie einige Segelschiffe müssten den Verkehr auf
dem See herstellen und vor Allem dessen Küsten mit S a lz
versorgen.
Von Seiten feindlicher Völkerschaften wäre auf dieser Linie so
gut wie nichts zu befürchten. Einzig die Bewohner von Ober-Aruscha
sind entschiedene Gegner, doch steht deren endgiltige
Niederwerfung in hoffentlich naher Aussicht.
Im weiteren Verlauf der Route, besonders im Massai-Land, sind
Hindernisse von Seiten der Eingeborenen ganz und gar nicht zu
fürchten. Die Engländer, deren projektirte Bahn doch ebenfalls das
Massai-Land durchquert, veranschlagen für dieselbe eine
Schutztruppe von 400 Swahíli-Askari, hauptsächlich zur Bewachung
der Telegraphendrähte. Nach meiner Ansicht wäre diese Zahl für die
deutsche Linie noch zu hoch gegriffen. — Jedenfalls müsste jedoch
einem Bahnunternehmen die wenigstens theilweise Besiedelung der
Massai-Länder durch Wanyamwesi-Kolonien vorangehen, da die
Verpflegung der Arbeiter während des Baues sonst schwierig würde.
Die Anlage solcher könnte in 1-2 Jahren in genügender Zahl erfolgt
sein und mit den Trassirungsarbeiten für die Bahn Hand in Hand
gehen.

Baumann, Massai, pag. 255.

 Schematisches Profil der Victoria See-Bahn.
1:4,000,000.

Die Engländer nehmen für ihre Bahn die Benutzung indischer

Kulis als Arbeiter in Aussicht, da die englische Interessensphäre
keinerlei Völker beherbergt, die gegenwärtig schon zu intensiver
Thätigkeit geneigt wären. — Darin ist man deutscherseits in
glücklicherer Lage; die Wanyamwesi stehen hier zur Verfügung.
Tausende von Arbeitern sind jederzeit in Usukuma und in den
südlichen Strichen Unyamwesi's zu haben. Nur für Arbeiten, welche
besonderes Geschick erfordern, wären Leute von der Küste oder
von auswärts nöthig.
Die Verpflegung von Trassirungs-Kolonnen, sowie die der
Arbeiter während des Baues hätte keinerlei unüberwindliche
Schwierigkeiten. Bis Ober-Aruscha liefern die umliegenden
Landschaften genügende Nahrung. Ein Proviantdepot am Nordende
des Manyara, wo auch eine Wanyamwesi-Niederlassung zu gründen
wäre, liesse sich leicht von Umbugwe aus versorgen. Zwischen
Manyara-See und Ntussu ist allerdings gegenwärtig kein Proviant zu
erhalten und es müsste die Verbindung durch Begründung von
Wanyamwesi-Niederlassungen vermittelt werden. Uebrigens ist die
genannte Strecke kaum so lang wie die von Kikuyu nach Kavirondo
der englischen Bahntrasse, die ebenfalls absolut keine
Nahrungsquellen bietet. Transporte auf dieser Route könnten von
Anfang an vorzugsweise mit Eseln ausgeführt werden, die sich, wie
ich aus Erfahrung weiss, sehr gut dazu eignen.
Ausser der genannten Linie könnte für eine Victoriasee-Bahn
noch die Route Tanga—Korogwe—Mgera—Irangi—Umbugwe—
Meatu—Speke-Golf in Betracht kommen. Dieselbe ist zweifellos
kürzer und bequemer als die alte Ugogo-Route und daher einer
v o r l ä u f i g e n Entwickelung als Karawanenstrasse wohl werth. Doch
bietet sie ungleich mehr Terrainschwierigkeiten und durchschneidet
vielfach wirthschaftlich aussichtslose Gebiete, sodass eine Bahn hier
keine Vortheile hätte. Da Umbugwe und die Nachbarländer viele
Esel besitzen und in Mgera einerseits, in Usukuma andererseits,
leicht Träger zu bekommen sind, so hat diese Route für
gegenwärtige Verhältnisse, sowie als Zufuhrlinie bei Bahnarbeiten
grossen Werth und könnte durch rohe Klärung event. auch für
Eselkarren befahrbar gemacht werden. — Durch Wanyamwesi-
Kolonien nahe den Routen Mgera-Irangi und Mbulu-Meatu liessen
sich die grossen nahrungslosen Strecken dieser Linie verkürzen.
Hier sowohl wie im Massai-Lande mag es schwierig erscheinen,
Niederlassungen in unbewohnten Gebieten zu errichten. Wie ich
jedoch die Verhältnisse kennen gelernt, ist mir nicht zweifelhaft, dass
man das nöthige Menschenmaterial dazu findet und dass in wenigen
Jahren n a h e zu o h n e K o ste n, die weiten unbewohnten Gebiete
wenigstens sporadisch besiedelt sein könnten.
Was das Bahnunternehmen anbelangt, so erscheint es auf den
ersten Blick gewagt, dasselbe auf eine Linie zu lenken, die heute
fast völlig unproduktiv ist. Aber es kann nicht genug betont werden,
dass jedes Projekt, welches auf den h e u ti g e n Handelsverkehr
basirt ist, von gänzlich verfehlter Anschauung ausgeht. Denn
Elfenbein wird niemals eine Bahn bezahlt machen, das können nur
Produkte des Ackerbaues.
Dass eine Bahn ein Kulturfaktor ersten Ranges und geeignet ist,
einen ungeahnten Aufschwung zu veranlassen, ist durch zahllose
Beispiele in europäischen und überseeischen Ländern bewiesen.
Nicht nur der gesammte Handel wird sich sofort an der Bahnlinie und
ihren Ausgangspunkten koncentriren, sondern auch jeder unerlaubte
Verkehr, vor Allem der Sklavenhandel wird aufhören oder bei der
kolossalen Abnahme jedes Karawanen-Verkehrs leichter zu
verhindern sein.
Die Engländer, die doch in kolonialen Dingen gewiss keine
Phantasten, keine »Schwärmer« sind, gehen mit Ernst an den Bau
der Victoriasee-Bahn. Der einzige wenn auch nur scheinbar
stichhaltige Einwand gegen eine deutsche Bahn wäre der, dass
z we i Bahnen zum Victoria-See des Guten etwas viel seien. Die
Vortheile der Route Kilimanjaro—Speke-Golf gegenüber jener
Kikuyu—Kavirondo sind jedoch in die Augen springend. Vor Allem ist
es die n ä ch st e Linie — käme doch eine Bahn Mombas—
Kilimanjaro—Speke-Golf der Luftlinie nahezu gleich —, ferner sind
die Terrainschwierigkeiten ungleich geringer und Arbeitskräfte weit
leichter zu beschaffen. Die Kosten einer solchen Bahn wären also
weit geringer und der erreichte Hauptzweck, die Verbindung des
Victoria-Sees und Uganda's mit der Küste wäre derselbe. Es scheint
also nicht abzusehen, warum eine Ve r e i n i g u n g d e r b e id e n
B a h n p r o je kt e, des deutschen und englischen, nicht denkbar wäre.
Wenn man die Victoriasee-Bahn auf die Möglichkeit einer
weiteren Verlängerung betrachtet, so findet man, dass die
Mlagarassi-Zuflüsse in nächster Nähe des Victoria-Sees
entspringen, also zweifellos eine Bahnlinie zum Tanganyika, etwa
von Bukome nach Ujiji, ohne besondere Schwierigkeiten
ermöglichen würden. Doch gehört eine solche zweifellos der
späteren Zukunft an, vorläufig ist der Tanganyika unbedingt
abhängig von der Nya ssa - Ro u te. Kein wie immer geartetes
Bahnprojekt kann mit dieser konkurriren. Sich zur Nyassa-Route
einen Zugang zu sichern, die weiten, vielversprechenden Gebiete im
Süden des Schutzgebietes, die heute noch eine terra incognita sind,
zu erforschen und der Kultur aufzuschliessen, scheint mir eine der
dringlichsten Aufgaben deutscher Kolonialpolitik. Hier ist noch
Pionierarbeit zu thun, während dieselbe im Norden des
Schutzgebietes vollendet und die Spezialforschung, die allmähliche
wirthschaftliche Erschliessung einsetzen kann.
Auf die Wichtigkeit geographischer Forschung kann nie genug
hingewiesen werden, obwohl dieselbe selbst in kolonialen Kreisen
gar oft als »gelehrter Kram« im Gegensatz zu den »praktischen«
Arbeiten aufgefasst wird. Wie kurzsichtig diese Ansicht ist, zeigt am
besten das Beispiel von Usambára. Es ist neuerdings öfter die Frage
aufgeworfen worden, warum sämmtliche wirthschaftliche
Unternehmungen sich auf Usambára koncentriren, wo doch andere
Gebiete ebenso grosse, ja grössere Vortheile bieten sollen. Die
Antwort darauf ist einfach die: weil man Usambára kennt und weil es
Niemanden einfällt sein Kapital in Ländern auf's Spiel zu setzen, von
welchen man nichts weiss. Aber nicht nur die geographisch-
naturwissenschaftliche, sondern auch die ethnographische
Forschung hat eine eminent praktische Bedeutung, auf die auch
Stuhlmann in seinem ausgezeichneten Werk hinweist. Denn sie
allein ist im Stande uns mit dem Denken und Fühlen der
dunkelfarbigen Völker vertraut zu machen, welche die deutschen
Schutzgebiete bewohnen. So lange Offiziere und Beamte vom
hohen Ross ihres Europäerthums verächtlich und interesselos auf
den Neger herabblicken, solange sie »Afrika ohne die Afrikaner«
regieren wollen, so lange wird die Zeit der verhängnissvollen
Irrthümer kein Ende nehmen.
Was die Frage anbelangt, ob die ferneren Arbeiten sich auf die
Küste beschränken, oder auch das ferne Innere mit umfassen sollen,
so ist es allerdings richtig, dass die fruchtbaren Küstengebiete das
naheliegendste und aussichtsreichste Feld für koloniale Thätigkeit in
Ostafrika sind. Doch vor der Thatkraft und seltenen Kühnheit, mit
welcher Engländer und besonders Belgier heute daran gehen, das
Herz Afrika's der Kultur zu eröffnen, kann deutscher
Unternehmungsgeist nicht zurückstehen. Auf meinen langjährigen
Reisen im tropischen Afrika bin ich zu der Ueberzeugung gelangt,
dass die Erschliessung des dunklen Welttheils zwar noch schwere
Opfer erfordern, dass aber der L o h n dieser Mühen sicher nicht
ausbleiben wird.
Kapt. Lugard, ein genauer Kenner indischer und afrikanischer
Verhältnisse, spricht die Ueberzeugung aus, dass Ostafrika nicht
besser und nicht schlechter sei als Britisch-Indien. Hier wie dort giebt
es fruchtbare und wüste Strecken, gesunde Hochländer und
fieberreiche Niederungen. Was jedoch Indien unbedingt voraus hat,
ist die kolossale Bevölkerung; was uns in Ostafrika fehlt, sind
Me n s ch e n. Ungeheure Striche, und zwar nicht nur Steppen,
sondern auch wasserreiche, üppige Hochländer sind so gut wie
unbewohnt; überall ist die Bevölkerung äusserst dünn gesäet.
He b u n g d e r E in wo h n e r za h l bleibt daher die wichtigste Aufgabe
in Deutsch-Ostafrika, möge sie immer durch Versuche angebahnt
werden, die zu einer fremden Einwanderung führen, oder möge sie
die Faktoren zu beheben suchen, welche eine Vermehrung der
Eingeborenen verhindern. Nicht nur aus Humanität, nicht nur aus
sentimentaler Sorge um unsere »schwarzen Brüder« sind wir
verpflichtet, deren Lage zu verbessern, sondern aus dem rein
praktischen Interesse, das eine Kolonialmacht an der Entwickelung
ihrer Schutzgebiete haben muss. Die Vermehrung der
Inlandstationen, die strenge Aufrechterhaltung des Verbotes der
Waffeneinfuhr werden dem Fluch der Sklavenjagden und
Stammesfehden ein Ende machen und die vorschreitende Kultur
wird das Elend der Hungersnoth und der Seuchen mildern, das
schwer auf den Afrikanern lastet.
Den ungeheueren Anstrengungen der europäischen Nationen,
die in der Geschichte nicht ihres Gleichen haben, ist es gelungen,
das tropische Afrika zu erschliessen. Zwar ist die Periode der
Erforschung keineswegs abgeschlossen, viele Gebiete hat noch
keines Europäers Fuss betreten, und dass auch die Zeit der
Entdeckungen noch nicht vollendet, hat die Massai-Expedition
bewiesen. — Aber die Arbeit des Pioniers kommt heute nicht nur der
Wissenschaft zu Gute, sondern der Missionar, der Kaufmann, der
Pflanzer, sie folgen unaufhaltsam seinen Spuren.
Auch mir war es vergönnt, bei der Erschliessung eines Theiles
von Ostafrika mitzuarbeiten. U sa mb á r a, welches ich in den Jahren
1888 und 1890 als förmliche terra incognita durchstreift, es steht
heute im Brennpunkt der deutschen kolonialen Interessen. Durch die
Urwälder von Handeï schallt die Axt des Pflanzers, auf den Höhen
der Bergdörfer hat der Missionar sein Kreuz aufgerichtet und am
Fuss der Berge ertönt der Pfiff der Lokomotive, der bestimmt ist, das
Land aus tausendjährigem Schlummer zu erwecken.
Mögen auch jene fernen Gebiete, in welchen die Massai-
Expedition zuerst die deutsche Flagge entfaltet, mögen auch die
Hochplateaus des Massailandes und die Quellländer des heiligen
Nil, mögen auch sie dereinst der Kultur erschlossen sein!
ANHANG.
 Die Kartenaufnahmen von Dr. O. Baumann werden unter dem Titel »Die
kartographischen Ergebnisse der Massai-Expedition des Deutschen Antisklaverei-
Komite« als Ergänzungsheft No. 110 zu Petermanns Mittheilungen veröffentlicht.