1

MICROSOFT WORD
2010

Hi-Tech Computer Training Center

Bandagiriya
 2

Processor and Word

A word Processor (such as Microsoft word) is a Computer program that enables to create, edit, print,
save open document for future retrieving and version. You enter text in to computer by using key board.
One of the chief advantages of word processor or over a conversational typewriter is that a word
processor enables you to make changes to a document without retyping the entire document. For
example you can create letter in a word processor and after you finished you can go back and do
changes, add sentence, delete words, add more paragraphs, correct spelling errors etc… It is noted that
you can do all of this without retyping the original text.

ஒரு செொல் செயலி (மைக்ர ொெொஃப்ட் ரேர்ட் ரபொன்றமே) என்பது ஒரு

கணினி நி லொகும், இது எதிர்கொல ைீ ட்செடுப்பு ைற்றும் பதிப்பிற்கொக திறந்த
ஆேணத்மத உருேொக்க, திருத்த, அச்ெிெ, ரெைிக்க உதவுகிறது.
ேிமெப்பலமகமயப் பயன்படுத்தி கணினியில் உம மய உள்ளிெவும். செொல்
செயலி அல்லது உம யொெல் தட்ெச்சுப்சபொறியின் முக்கிய நன்மைகளில்
ஒன்று, ஒரு செொல் செயலி முழு ஆேணத்மதயும் ைீ ண்டும் தட்ெச்சு
செய்யொைல் ஒரு ஆேணத்தில் ைொற்றங்கமளச் செய்ய உதவுகிறது.
எடுத்துக்கொட்ெொக, நீங்கள் ஒரு செொல் செயலியில் எழுத்மத
உருேொக்கலொம், நீங்கள் முடித்த பிறகு நீங்கள் திரும்பிச் சென்று
ைொற்றங்கமளச் செய்யலொம், ேொக்கியத்மதச் ரெர்க்கலொம், செொற்கமள
நீக்கலொம், ரைலும் பத்திகமளச் ரெர்க்கலொம், எழுத்துப் பிமைகமளத்
திருத்தலொம்... அெல் உம மய ைீ ண்டும் தட்ெச்சு செய்யொைல் இமே
அமனத்மதயும் நீங்கள் செய்யலொம் என்பது குறிப்பிெத்தக்கது.

How to start MS Word (MS Word ஐ எவ்ேொறு சதொெங்குேது)

➢ Click on the Start menu
➢ Open the program menu
➢ Select Microsoft Office
➢ Select Microsoft Word 2010
 3

1. The Microsoft Office Button 8. Ruler

2. Quick Access Tool Bar 9. Scroll Bar
3. Title Bar 10. Text Area (Document Window)
4. Menu Bar 11. Zoom Slider
5. Control Manu Buttons 12. Status Bar
6. Ribbon 13. View Buttons
7. Tabs

Create a New Document (புதிய ஆேணத்மத உருேொக்கு)

➢ Click on Microsoft Office Button
➢ Select New
or
➢ Press Ctrl + N

Entering Text
When you start word, a document window automatically opens. Providing you a blank area. When you
entering text press enter key only at the ends of paragraph, not at end of the each line. Word
automatically selects the default setting or a whole document such as margins, size style, line spacing
etc …

நீங்கள் ேொர்த்மதமயத் சதொெங்கும்ரபொது, ஒரு ஆேண ெொள ம் தொனொகரே

திறக்கும். உங்களுக்கு ஒரு சேற்று பகுதிமய ேைங்குகிறது. உம மய
உள்ள ீடு செய்யும்ரபொது, பத்தியின் இறுதியில் ைட்டும் ேிமெமய
அழுத்தவும். ஒவ்சேொரு ேரியின் இறுதியிலும் அல்ல. ரேர்ட் தொனொகரே
இயல்புநிமல அமைப்மப அல்லது ேிளிம்புகள், அளவு பொணி, ேரி
இமெசேளி ரபொன்ற முழு ஆேணத்மதயும் ரதர்ந்சதடுக்கிறது ...

Moving

When you just want to view different parts of document use arrow keys. If you want to move or modify
your document you can use following keys.

நீங்கள் ஆேணத்தின் சேவ்ரேறு பகுதிகமளக் கொண ேிரும்பினொல்,

அம்புக்குறி ேிமெகமளப் பயன்படுத்தவும். உங்கள் ஆேணத்மத நகர்த்த
அல்லது ைொற்ற ேிரும்பினொல், பின்ேரும் ேிமெகமளப் பயன்படுத்தலொம்.
 4

To Move Press
One character to the left Left Arrow
One character to the Right Right Arrow
One word to left Ctrl + Left Arrow
One word to Right Ctrl + Right Arrow
End of the Current Line End Key
Beginning of the line Home Key
Up one line Up Arrow
Down one line Down Arrow
One paragraph up Ctrl + Up Arrow
One paragraph down Ctrl + Down Arrow
Down one Screen Page Down
Top of the Next Page Ctrl + Down
Top of the previous Page Ctrl + Page Up
End of the Document Ctrl + End
Beginning of the Document Ctrl + Home

Saving a Word Document

Microsoft Office பட்ெமனத்
➢ Select Microsoft Office Button
➢ Choose Save or Press Ctrl + S ரதர்ந்சதடுக்கவும் ரதர்வு
➢ Save Dialog Box will appear, the select Drive செய்யவும் அல்லது Ctrl + S ஐ
➢ Type File Name (In File Name text box) and Click Save அழுத்தவும் உம யொெல்
சபட்டிமய ரெைி ரதொன்றும்,
You can save the document in Hard disk or Pen Drive. You can either
Driveaccept
ஐத் the suggested file name or
ரதர்ந்சதடுக்கவும்,
type new name. You can use up to 255 characters including space,ரகொப்பு
you can't சபயம
use symbols(ரகொப்பு
(^:"?<>) etc…
சபயர்
உம ப்சபட்டியில்) தட்ெச்சு
ஆேணத்மத ஹொர்ட் டிஸ்க் அல்லது சபன் டிம ேில் ரெைிக்கலொம்.
செய்து Sav ஐ க்ளிக் செய்யவும்
பரிந்தும க்கப்பட்ெ ரகொப்பு சபயம நீங்கள் ஏற்கலொம் அல்லது புதிய
சபயம தட்ெச்சு செய்யலொம். நீங்கள் ேிண்சேளி உட்பெ 255 எழுத்துக்கள்
ேம பயன்படுத்தலொம், நீங்கள் ெின்னங்கமளப் பயன்படுத்த முடியொது (^:"?<>)
ரபொன்றமே...

How to Copy a Text (ஒரு உம மய நகசலடுப்பது எப்படி)

Method 01
➢ Select the Text
➢ Press Ctrl + C
 5

Method 02
➢ Select the text
➢ Select Copy Icon in Clip board
Method 03
➢ Select the text
➢ Right click and Select Copy

How to Cut a Text (ஒரு உம மய எவ்ேொறு சேட்டுேது)

Method 01
➢ Select the Text
➢ Press Ctrl + X
Method 02
➢ Select the text
➢ Select Cut Icon in Clip board
Method 03
➢ Select the text
➢ Right click and Select Cut

How to Past a Text (ஒரு உம மய எவ்ேொறு கெந்து செல்ேது)

Method 01
➢ Press Ctrl + V
Method 02
➢ Select Past Icon in Clip board
Method 02
➢ Right click and Select Past

How to Aliening text (உம மய அந்நியப்படுத்துேது எப்படி)

➢ Select the text
➢ Select the alignment you want in Paragraph group ( Right, Left, Center, Justify)

How to Add Bullets (ரதொட்ெொக்கமள எவ்ேொறு ரெர்ப்பது)

➢ Select the sentence you want to add bullets or number
➢ Select bullet icon in paragraph group
➢ Click on the bullet you want to add
 6

How to define New Bullet (புதிய புல்லட்மெ எவ்ேொறு ேம யறுப்பது)

➢ Click on bullet pallet and select define new bullet
➢ Select Symbol tab
➢ Select any bullet you want and click ok

How to Add Numbers (எண்கமள எவ்ேொறு ரெர்ப்பது)

➢ Select Sentence you want to add Numbers
➢ Select numbering Icon in Paragraph group
➢ Click any number format or select define new numbering format
➢ Click Ok

Changing Line Space (ேரி இெத்மத ைொற்றுதல்)

Ms Word lets you allow changing the default line spacing to any measurement you want between
paragraphs or within paragraph.
➢ Place the insertion point where you want to change the line spacing or select the paragraph
➢ Select line spacing icon in Paragraph group
➢ Select any line space or select line spacing option
➢ Add space before and after to the paragraph and line spacing measurement
➢ Click Ok

Line Spacing Short Cut Keys

➢ Double Spacing - Ctrl + 2

➢ 1.5 Spacing - Ctrl + 5
➢ Single Spacing - Ctrl + 1

How to Insert Table (அட்ெேமணமய எவ்ேொறு செருகுேது)

Ms Word make easy to create Chats, Forms and any other kind of document.
➢ Click on Insert Tab and Select Tables
➢ Select Insert Table
➢ Insert Table Dialog Box will appear
➢ Add number of Columns and Rows
➢ Click Ok

Merging / Joints Cells (ஒன்றிமணத்தல் / மூட்டு செல்கள்)

Merging cells means remove the boundaries between cells in a table. You can combine two or more
cells in to a same raw or columns in to a single cell.
➢ Select the cell you want to merge
➢ Right click and select merge cell
 7

Insert Picture (படத்தைச் செருகு)

➢ Select picture in Insert tab
➢ Insert picture dialog will appear
➢ Select the picture you want to add
➢ Click on insert button

How to insert Clip Art (கிளிப் ஆர்ட்மெ எவ்ேொறு செருகுேது)

➢ Select clip Art icon in Insert Tab
➢ Type a searching hint in search for text box
➢ Click Ok
or
➢ Select Organize Clips
➢ Select Office collection
➢ Select Clip Art
➢ Right click on selected Clip Art and select copy
➢ Place insertion point in document and click on right button
➢ Select Paste

How to Format Clip Art or Picture (கிளிப் ஆர்ட் அல்லது பிக்ெம எவ்ேொறு
ேடிேமைப்பது)
Text Wrapping
➢ Select the picture and click on Format button in ribban
➢ Select text wrapping icon in arrange group
➢ Select any Lay out
• In line with Text • In front of text
• Square • Top and bottom
• Tight • Through
• Behind Text
How to Insert Drawing Object (வதைைல் சபொருதை எவ்வொறு செருகுவது)
➢ Select shape icon in Insert Tab
➢ Select a shape you want to add
➢ Draw the shape in your document

How to add a Text in Shape

➢ Right click on the shape and select add a text and type the text
How to add a 3D Effect in to the Shape
➢ Select the Shape
➢ Select format tab in Ribbon
➢ Select Picture effects
➢ Select any effect you want to add
 8

Text Direction
➢ Type the text in a table or shape
➢ Select the text direction icon in the Text Group on format tab
➢ Select the Direction you want

Format Shape
➢ Right click on the line in a auto shape
➢ Select format auto shape
➢ Format auto shape dialog box will appiar
➢ Select color and line tab
➢ Change fill color or select no fill
➢ Change line color or select no fill
➢ CHange line style if you want
➢ Click Ok

How to add Header and Footer

➢ Select header or footer in Header and Footer group in Insert tab
➢ Select and add header or footer note as you want
➢ Double click on tect area in the document

How to add Page Number

➢ Select Insert
➢ Select Page number drop down list at Header and Footer group
➢ Select any page number format you want

How to Insert Word Art

➢ Select Insert tab
➢ Select Word Art drop down list in Text ribbon
➢ Select any Word Art style you want
➢ Edit word art text dialog box will appiier
➢ Add the text and click Ok

How to Insert Hyperlink

➢ Select the text or any other obeject
➢ Select Insert tab
➢ Select Hyertlink in LInk group
➢ Select a file path you want to add hyperlink
➢ Click Ok

Drop Cap
➢ Select letter
 9

➢ Select Insert Button

➢ Select Drop Cap drop down list in Text group
➢ Select any Drop Cap format

Adding Tabs and Leaders

To add parratel columns in a word document we can use tabs.
➢ Click Paragraph tab at Home menu and select Tabs
➢ Type the Tab as you want in Tab Stop position
➢ Set the allignment and apply leader
➢ Click Set
➢ Afetr adding all the tabs Cilck Ok

Types of Allignemts
➢ Left
➢ Right
➢ Center
➢ Decimal
➢ Bar

Types of Leaders
➢ Dot - ……………………………
➢ Dash - - - - - - - - - - - - - - -
➢ Solid - ________________

How to Create a Document

➢ Click on mailings tab select Start Mail Merge
➢ Select Letter option button
➢ Click on Select Recipients drop down list
➢ Select Type New list
➢ New Address List box will appear
➢ Click on customized column tab
➢ Anatomized dialog box will appear
➢ Delete unwanted fields and add the fields you want
➢ Click Ok
➢ New address List dialog box will appear with new headings that you typed
➢ Enter the Records
➢ Click Ok
➢ Save Address List box will appear, give a file name and save the list
➢ Place the incretion point in the document as you want by using Insert Merge Field
➢ Click on finish & Merge drop down list and select "Edit Individual Documents" then you can see
all the merge document as Individual