Делови срещи

1. Същност

Деловите срещи са такъв вид общуване, при което се обменят информация и идеи, съгласуват
се действия и се търсят решения за проблеми. Те подпомагат ръководството при вземането на
решения, при контрол на изпълнение на решението и при оценка на резултатите от дейността
на фирмата.

Всяка делова среща трябва да бъде предварително планирана и обмислена.

2. Видове

А) Оперативка – представлява кратко работно съвещание, на което се обсъждат текущи

задачи, дават се указания и се разпределят задачите за деня и седмицата.

Б) Заседание – събира се колектива или определени членове. Обсъжда се информация,

свързана с решаване на рутинни, повтарящи се проблеми и се вземат решения.

В) Събрание – представлява организирана среща на хора за обсъждане на информация

относно отчет, избор или други въпроси, засягащи дейността на организацията.

3. Подготовка на деловата среща

- Определяне на проблема и целта;

- Подбиране на участниците в деловата среща;
- Уточняване на датата, часа и мястото;
- Изготвяне на дневен ред – в него се упоменават предстоящите за обсъждане въпроси,
датата, начален и краен час и място на провеждане на срещата;
- Уведомяване на участниците – те трябва да се запознаят с дневния ред 2-3 дни преди
датата на срещата, за да се подготвят по въпросите;
- Уреждане на техническите въпроси – зала за провеждане, компютър, мултимедия,
дъска, озвучаване и др.

Добре организираната подготовка на деловата среща гарантира нейното успешно

провеждане.

4. Провеждане на деловата среща

При всяка делова среща има водещ (председател), който отговаря за протичането й и
протоколчик, който записва взетите решения.

Етапите на провеждане на деловата среща могат да бъдат:

 Откриване – председателят отгкрива срещата с информация за дневния ред.

 Ход на деловата среща – разглеждат се основните въпроси и се предлагат решения,
план за действие или конкретни задачи за изпълнение. Най-ефективният модел е
водещият да започне с разглеждане на основните въпроси на проблема, да състави
списък с възможните решения и да предложи за приемане окончателните решения,
план за дейстие или задачи за изпълнение.
  Закриване на деловата среща – председателят прави заключение и обобщения. Дава
оценка на срещата, разпределя задачите и набелязва план за действие.
 Написване на протокол – това е документ, в който се записват разискваните въпроси
и взетите решения. Протоколът се изготвя до 48ч след провеждането на деловата
среща. Подписва се от протоколчика и от председятеля.
 Запознаване на съответните служители с решенията – това е последната стъпка.
Решенията могат да се оформят в различни документи като заповеди, инструктажи и
др.

5. Участие в делова среща – изисквания и съвети:

 Когато ви поканят на бизнес среща, реагирайте навреме и дайте бърз отговор;
 Бъдете подготвени добре за срещата – трябва да знаете дневния ред, да определите за
себе си целта (защо ще присъствате на срещата); да сте набавили необходимата
информация по проблема, който ще се обсъжда, както и писалка и лист за записки.
 Бъдете точни;
 Изключете мобилния си телефон. Извинете се, ако ви се обадят по време на срещата.
 Слушайте внимателно водещия и си водете записки;
 Говорете само тогава, когато ви бъде предоставена думата;
 Бъдете максимално конкректни и не проявявайте емоции – не си позволявайте да
нервничите като например да щракате с писалката или да тропате с пръсти по масата;
 Поддържайте зрителен контакт с присъстващите, отворена поза на тялото,
подходящо облекло;
 Останете на срещата до самия й край.

Когато сте на бизнес среща, фокусирайте вниманието си изцяло върху темите, обсъждани
в нея и участвайте в тях.