‫‪.

1‬‬

‫مكتب إدارة المشاريع (‪)PMO-04B‬‬

‫تقرير سير العمل الشهري‬

‫الدليل االرشادي‬

‫مكتب إدارة المشاريع‬ ‫إعداد‬

‫يونيو ‪2021‬‬ ‫اإلصدار‬

‫‪Page 1 of 5‬‬
 ‫تعريفية بالمشروع‪:‬‬
‫َّ‬ ‫‪ .1‬بطاقة‬
‫ّ‬
‫تتمثل في‪( :‬اسم المشروع‪،‬‬ ‫األساسية عن المشروع والتي‬
‫ّ‬ ‫تتضمن هذه البطاقة المعلومات‬
‫ّ‬
‫المنفذة للمشروع‪ ،‬تاريخ بدء وانتهاء المشروع‪ ،‬رقم التقرير‬
‫ِّ‬ ‫رقم المشروع‪ ،‬مدير المشروع‪ ،‬الجهة‬

‫التسلسلي) وتُ ْد َرج هذه المعلومات في جدول‪.‬‬

‫متابعة سير المشروع‪:‬‬

‫بوصف من‬
‫ٍ‬ ‫زمنيا وفق خط األساس الزمني‪ ،‬حيث تُ حدد حالة العمل‬
‫ًّ‬ ‫تتم متابعة سير المشروع‬

‫ور ْص ُد الحالة الزمنية لسير المشروع يتم‬ ‫ا‬

‫قليال – متأخر)‪َ ،‬‬ ‫ثالثة أوصاف‪( :‬على المسار – متأخر‬

‫في كل مرحلة على حدة‪( :‬مرحلة أولى – مرحلة ثانية – مرحلة ثالثة‪...‬إلخ)‪.‬‬

‫ويشمل بيان الحالة الزمنية لسير المشروع توضيح أسباب االنحراف إن لم يكن المشروع على‬

‫ا‬
‫إجماال على‬ ‫التأخر بجانب كل مرحلة‪ ،‬والتأخر في كل مرحلة ينعكس‬
‫ُّ‬ ‫المسار‪ ،‬وتُ ذكر أسباب‬

‫المشروع كله‪.‬‬

‫كما يجب في عملية متابعة سير المشروع تسجيل ما يتم رصده من مالحظات وتوضيح نسبة‬

‫موحدة لكل المشاريع‪.‬‬

‫َّ‬ ‫التباين باالتفاق مع مدراء المشاريع‪ ،‬على أن يتم ذلك بطريقة‬

‫ملخص سير العمل على خط أساس النطاق‪:‬‬

‫تتبع المرحلة وفق البيانات اآلتية‪:‬‬
‫النطاق يتعامل مع مخرجات ُّ‬
‫(‪ )1‬المخرج‪.‬‬

‫(‪ )2‬تاريخ االستحقاق حسب الخطة‪.‬‬

‫(‪ )3‬تاريخ االستحقاق الفعلي (إذا كانت المرحلة قد تم إنجازها‪ ،‬نختار تاريخ االستحقاق الفعلي‪،‬‬

‫المتوقع) سواء في ذلك مطابقة المخطط أو عدم‬

‫َّ‬ ‫وإذا كانت قيد العمل نختار تاريخ االستحقاق‬

‫مطابقته حسب حالة العمل‪.‬‬

‫‪Page 2 of 5‬‬
 ‫ويقصد بها المهام المرتبطة بالمخرج‪ ،‬ولها ثالثة مستويات‪ :‬تتم حسب‬
‫(‪ )4‬حالة المهام‪ُ :‬‬
‫الخطة– متأخرة – ُم َّ‬
‫علقة‪.‬‬

‫(‪ )5‬حالة المخرج‪ :‬وهو بيان يوضح واقع المرحلة‪ ،‬ولهذه الحالة صور عدة منها‪ ( :‬تم تسليم‬
‫ُّ‬
‫تسلمها – ُمعادة ‪)...‬‬ ‫المخرج – متأخرة – تم‬

‫(‪ )6‬مالحظات‪ :‬حقل مخصص لتدوين المالحظات حال رصدها‪.‬‬

‫‪ .2‬سجالت المشروع‪:‬‬
‫تتضمن هذه السجالت ثالث حاالت عن المشروع‪ :‬حالة القضايا‪ ،‬وحالة التغيير عن خطوط‬
‫ّ‬
‫األساس‪ ،‬وحالة المخاطر‪ ،‬وفيما يلي تفصيل لكل حالة‪:‬‬

‫حالة القضايا‪:‬‬ ‫‪-1‬‬

‫والمقصود بها األحداث غير المجدولة التي لم تكن متوقعة‪ ،‬أو المخاطر التي تم رصدها‬

‫وتحققت‪ ،‬والتي يجب متابعتها؛ لما لها من تأثير على سير العمل‪ .‬وهذه القضايا تتم متابعتها‬

‫وفق البيانات اآلتية‪:‬‬

‫(‪ )1‬اسم القضية‪.‬‬

‫(‪ )2‬المسؤول عنها‪.‬‬

‫(‪ )3‬حالتها‪( :‬مفتوحة ‪ -‬مغلقة)‪.‬‬

‫(‪ )4‬وقت اإلغالق المتوقع لهذه القضية‪.‬‬

‫(‪ )5‬الدعم مطلوب‪( :‬إصدار قرار معين – متابعة معينة من جهة معينة)‪.‬‬

‫حالة التغيير عن خطوط األساس‪:‬‬ ‫‪-2‬‬

‫تُ رصد كل طلبات التغيير عن خطوط األساس وفق البيانات اآلتية‪:‬‬

‫(‪ )1‬رقم طلب التغيير‪.‬‬

‫‪Page 3 of 5‬‬
‫(‪ )2‬وصف التغيير المطلوب‪( :‬تغيير عن الجدول الزمني بطلب زيادة أو إنقاص للمدة ‪ -‬التغيير‬

‫عن النطاق بطلب زيادة مخرجات‪ ،‬أو تقليص مخرجات‪ ،‬أو دمج مخرجات)‪.‬‬

‫(‪ )3‬الحالة‪( :‬مفتوحة – مغلقة)‪.‬‬

‫(‪ )4‬المسؤول عن متابعة طلب هذا التغيير وإغالقه‪.‬‬

‫(‪ )5‬التاريخ المتوقع لإلتمام‪.‬‬

‫‪-3‬حالة المخاطر‪:‬‬

‫تُ س َّجل المخاطر وفق البيانات اآلتية‪:‬‬

‫(‪ )1‬اسم الخطر‪.‬‬

‫متدن )‪.‬‬
‫ٍ‬ ‫(عال – متوسط –‬
‫ٍ‬ ‫(‪ )2‬إمكانية حدوثه‪:‬‬

‫متدن )‪.‬‬
‫ٍ‬ ‫(عال – متوسط –‬
‫ٍ‬ ‫(‪ )3‬أثر الخطر حال وقوعه‪:‬‬

‫(‪ )4‬تحديد آلية تفادي أو تجاوز الخطر‪.‬‬

‫(‪ )5‬تحديد آلية التعامل مع الخطر‪.‬‬

‫(‪ )6‬المسؤول عن مجابهة األخطار أو تجاوزها‪.‬‬

‫المتوقع لإلغالق‪.‬‬
‫َّ‬ ‫(‪ )7‬التاريخ‬

‫(‪ )8‬المالحظات‪.‬‬

‫‪ .3‬قائمة المهام‪:‬‬
‫وهي قائمة تضم المهام المجدولة للمشروع والواجب إنجازها خالل فترة إعداد التقرير‪،‬‬

‫وتشمل ثالثة أنواع من المهام حسب حالة اإلنجاز؛ وهي‪:‬‬

‫(‪ )1‬المهام المخططة خالل فترة التقرير والتي تم إنجازها‪.‬‬

‫(‪ )2‬المهام المخططة خالل فترة التقرير ولم تُ نْ جز‪.‬‬

‫(‪ )3‬المهام المخططة للفترة القادمة‪.‬‬

‫‪Page 4 of 5‬‬
 ‫أسئلة وأجوبة‬

‫ماذا يحدث بعد تعبئة النموذج؟‬

‫• ُيرسل تقرير سير العمل الشهري للمشروع إلى مكتب إدارة المشاريع‪ ،‬حيث يقوم‬

‫عدة جوانب‪:‬‬
‫أوليا من َّ‬
‫ًّ‬ ‫تقييما‬
‫ا‬ ‫المكتب بتقييم النموذج‬

‫✓ اكتمال تعبئة حقول النموذج‪.‬‬

‫✓ لغة الكتابة‪ ،‬وترابط المحتوى الموضوعي من ناحية متانة السرد وإيصال‬

‫الفكرة‪.‬‬

‫✓ دقة المعلومات الزمنية والمالية‪.‬‬

‫وفي حال وجود استفسار آخر عند تعبئة التقرير‪ ،‬يرجى التواصل مع فريق مكتب إدارة‬

‫همته تقديم الدعم المعرفي والمفاهيمي حول النموذج‪،‬‬

‫المشاريع‪ ،‬وهو فريق ُم َّ‬

‫ويمكنكم التواصل مع الفريق لطلب الدعم على البريد اإللكتروني اآلتي‪:‬‬

‫‪pmo@seu.edu.sa‬‬

‫‪Page 5 of 5‬‬