1.

Tasks that are not good reasons to hold a meeting:

 d. Allow members to socialize: While socializing can build team cohesion, it is not a
primary business purpose for a meeting. Team-building events or informal gatherings
might be better suited for this.
 g. Announce minor decisions: Minor decisions can be communicated effectively
through emails or memos without needing to gather everyone.
1. Các nhiệm vụ không phải là lý do tốt để tổ chức cuộc họp:
 d. Cho phép các thành viên giao lưu: Mặc dù giao lưu có thể xây dựng sự gắn kết
trong nhóm, nhưng nó không phải là mục đích kinh doanh chính của một cuộc họp.
Các sự kiện xây dựng đội ngũ hoặc các buổi gặp gỡ không chính thức có thể phù hợp
hơn cho mục đích này.
 g. Thông báo các quyết định nhỏ: Các quyết định nhỏ có thể được thông báo hiệu
quả qua email hoặc memo mà không cần phải tập hợp mọi người lại.
2. Tasks that could be easily completed by email, memo, or telephone:
 g. Announce minor decisions: Minor decisions do not typically require discussion
and can be conveyed efficiently through email or memo.
 i. Get weekly progress updates: Weekly progress updates can often be gathered
through email reports or a shared document where team members can update their
status.
 f. Share information: General information sharing that does not require immediate
feedback or discussion can be done via email or memos.
2. Các nhiệm vụ có thể dễ dàng hoàn thành qua email, memo hoặc điện thoại:
 g. Thông báo các quyết định nhỏ: Các quyết định nhỏ thường không cần thảo luận
và có thể được truyền đạt hiệu quả qua email hoặc memo.
 i. Nhận cập nhật tiến độ hàng tuần: Cập nhật tiến độ hàng tuần có thể thường được
thu thập qua các báo cáo email hoặc một tài liệu chia sẻ nơi các thành viên trong
nhóm có thể cập nhật trạng thái của họ.
 f. Chia sẻ thông tin: Chia sẻ thông tin chung không cần phản hồi hoặc thảo luận ngay
lập tức có thể được thực hiện qua email hoặc memo.
3. Tasks best achieved in a meeting:
 a. Explain new projects: New projects often require detailed explanations, Q&A
sessions, and immediate feedback, which are best handled in person or in a virtual
meeting.
 b. Establish common goals: Establishing common goals is a collaborative effort that
benefits from discussion, clarification, and agreement, making meetings the best
forum.
  c. Make team decisions: Decision-making typically involves discussion, debate, and
consensus, which are best achieved in a meeting setting.
 h. Co-ordinate team activities: Coordinating activities requires collaboration and
immediate input from various team members, making meetings more effective for this
purpose.
 e. Create policies: Policy creation often involves in-depth discussion, consideration
of different viewpoints, and collaborative input, which are best suited for meetings.
 j. Solve problems: Problem-solving requires brainstorming, immediate feedback, and
collaboration, which are best facilitated through meetings.
3. Các nhiệm vụ tốt nhất nên đạt được trong cuộc họp:
 a. Giải thích các dự án mới: Các dự án mới thường cần giải thích chi tiết, các phiên
hỏi đáp và phản hồi ngay lập tức, điều này tốt nhất được xử lý trong các cuộc họp trực
tiếp hoặc cuộc họp ảo.
 b. Thiết lập các mục tiêu chung: Thiết lập các mục tiêu chung là một nỗ lực hợp tác
cần thảo luận, làm rõ và đồng thuận, khiến các cuộc họp trở thành diễn đàn tốt nhất.
 c. Đưa ra quyết định nhóm: Việc ra quyết định thường liên quan đến thảo luận, tranh
luận và đồng thuận, điều này tốt nhất đạt được trong bối cảnh cuộc họp.
 h. Phối hợp các hoạt động nhóm: Việc phối hợp các hoạt động cần sự hợp tác và
đóng góp ngay lập tức từ các thành viên trong nhóm, khiến các cuộc họp trở nên hiệu
quả hơn cho mục đích này.
 e. Tạo chính sách: Việc tạo chính sách thường liên quan đến thảo luận chi tiết, xem
xét các quan điểm khác nhau và đóng góp hợp tác, điều này phù hợp nhất cho các
cuộc họp.
 j. Giải quyết vấn đề: Giải quyết vấn đề đòi hỏi sự động não, phản hồi ngay lập tức và
hợp tác, điều này được thực hiện tốt nhất qua các cuộc họp.

Not good reasons for meetings:

 Allow members to socialize
 Announce minor decisions
Can be completed by email, memo, or telephone:
 Announce minor decisions
 Get weekly progress updates
 Share information
Best achieved in a meeting:
  Explain new projects
 Establish common goals
 Make team decisions
 Co-ordinate team activities
 Create policies
 Solve problems
Không phải lý do tốt để họp:
 Cho phép các thành viên giao lưu
 Thông báo các quyết định nhỏ
Có thể hoàn thành qua email, memo hoặc điện thoại:
 Thông báo các quyết định nhỏ
 Nhận cập nhật tiến độ hàng tuần
 Chia sẻ thông tin
Tốt nhất nên đạt được trong cuộc họp:
 Giải thích các dự án mới
 Thiết lập các mục tiêu chung
 Đưa ra quyết định nhóm
 Phối hợp các hoạt động nhóm
 Tạo chính sách
 Giải quyết vấn đề
Activity 2: Situation Analysis
Part 1
You are all members of a newly-formed international team which will share ideas for
marketing activities. Each of you is the marketing manager in a different country. You are all
of equal status in the organisational hierarchy. Hold an initial meeting to cover the agenda
below. Everyone should make a contribution to the meeting. Be sure to keep to the time limit.
1. Choose a Team Coordinator.
Nominate: Nhi
2. Choose a Team Secretary (to take notes at meetings, keep everyone informed and
keep people to deadlines).
Nominate: Phương
 3. AOB: Someone brings up this problem: One manager has made an excuse not to be
present today.

You think he may be reluctant to come to team meetings because he has a much lower level
of English than the rest of you. He told one of you that he doesn't feel he can contribute
much. How can you encourage him to take part in future meetings?
N Welcome everyone to our first team meeting. As we have a busy agenda, let's start by
introducing ourselves briefly.
P Giới thiệu bản thân

We have a problem to solve, some of you are always absent from meetings.

Maybe because there's too much work, too many

deadlines to complete.
Based on the descriptions provided in the article, here is who does each task:
a. Review the agenda
 Role: Team recorder (prepares for meetings by reviewing the agenda carefully)
b. Remain neutral
 Role: Team facilitator (role in decision-making is neutral)
c. Provide resources
 Role: Team leader (responsible for providing resources required by the team)
d. Provide updates

Satisfied and more productive employees

Motivated employees are more loyal but above all more productive. It is estimated that one in two
employees prefers to use the device of their choice at work. So, why not meet this motivation lever at the
time of the talent war? To illustrate the situation, Marc Nagelmackers, Mobility Director at Econocom,
often uses an example that makes HR managers smile:
“Arriving on the first day and having a 2.5 kg laptop imposed on you when you are a MacBook Pro fan is
not the best motivating factor. Forcing the use of unsuitable devices does not make sense. Leave freedom
of choice to employees.”
Choose from the best devices
Is it your goal to acquire the latest technology while retaining your money for essential expenses? A
subscription model might be the solution.

Convenience is the primary factor that makes subscription models appealing. Subscription models enable
businesses to generate recurring income while also giving consumers consistent and reliable content or
products.

It’s time to take a chance with BOS, a flexible solution that can assist you in upgrading your technological
infrastructure as needed.

Did you know?

 Nearly half of employees globally believe their current workplace isn’t technically smart enough,
while 42% of millennial employees say they’re willing to quit their job if the technology in their
workplace isn’t up to date to their expectations.
 More than 50% of employees expect to work in a smart office within the next five years.

 More than 80% of millennials say that office technology influences their decision when choosing
a job.
 Half of the employees and three in five people think technology will make face-to-face
conversations obsolete in the near future.

 More than 60% of millennials prefer to receive high-tech perks at work rather than low-tech (like
a ping-pong table and a free lunch, for example).
Source: Econocom

 Role: Timekeeper (provides regular updates on how well the team is using their time)
e. Write down key points
 Role: Team recorder (responsible for writing down key points, ideas, and decisions at
meetings)
f. Establish ground rules
 Role: Team facilitator (helps develop and apply the procedure for teamwork,
including establishing ground rules)