Chương 6: TRUYỀN THÔNG VÀ LÃNH DẠO

6.1. Truyền thông giữa các cá nhân và tổ chức

A/ Khái niệm Truyền thông
Định nghĩa Truyền thông
Truyền thông (Communication) là quá trình trao đổi thông tin, ý tưởng, suy nghĩ và cảm xúc
giữa các cá nhân hoặc tổ chức thông qua các kênh khác nhau nhằm đạt được sự hiểu biết chung.
Quá trình truyền thông bao gồm các bước từ việc mã hóa thông điệp, truyền tải, giải mã và phản
hồi.
Các yếu tố cơ bản trong quá trình truyền thông:
1. Người gửi (Sender): Người khởi tạo và truyền tải thông điệp.
2. Thông điệp (Message): Nội dung được truyền tải từ người gửi đến người nhận.
3. Phương tiện truyền thông (Medium): Phương tiện hoặc kênh được sử dụng để truyền
tải thông điệp (ví dụ: email, cuộc gọi điện thoại, cuộc họp trực tiếp).
4. Người nhận (Receiver): Người nhận và giải mã thông điệp.
5. Phản hồi (Feedback): Phản hồi từ người nhận đến người gửi về việc đã nhận và hiểu
thông điệp.
Vai trò của Truyền thông trong Tổ chức
1. Tạo sự hiểu biết chung (Creating Mutual Understanding): Truyền thông giúp các
thành viên trong tổ chức hiểu rõ nhiệm vụ, mục tiêu và các chính sách, từ đó tạo sự đồng
thuận và phối hợp hiệu quả.
Ví dụ minh họa: Trong một cuộc họp hàng tuần, người quản lý dự án trình bày kế hoạch làm
việc chi tiết, giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ công việc của mình và phối hợp hiệu quả để
hoàn thành dự án đúng hạn.
2. Giúp giải quyết xung đột (Conflict Resolution): Truyền thông hiệu quả giúp giải quyết
các xung đột và mâu thuẫn trong tổ chức bằng cách làm rõ các quan điểm và tìm ra giải
pháp hợp lý.
Ví dụ minh họa: Khi có xung đột về phương pháp làm việc giữa các thành viên trong nhóm,
một buổi họp nhóm được tổ chức để mọi người có thể bày tỏ quan điểm của mình và cùng nhau
thảo luận để tìm ra giải pháp chung.
3. Động viên và thúc đẩy nhân viên (Motivating and Encouraging Employees): Truyền
thông tích cực giúp động viên và thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, tạo động lực
và cảm hứng làm việc.
Ví dụ minh họa: Một lời khen ngợi công khai từ quản lý về thành tích xuất sắc của nhân viên
trong cuộc họp công ty có thể tạo động lực lớn, không chỉ cho nhân viên đó mà còn cho cả đội
ngũ.
4. Hỗ trợ việc ra quyết định (Supporting Decision Making): Truyền thông cung cấp
thông tin chính xác và kịp thời, giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định hiệu quả và
đúng đắn.
Ví dụ minh họa: Trước khi đưa ra quyết định về chiến lược kinh doanh mới, ban lãnh đạo thu
thập thông tin từ các bộ phận khác nhau trong tổ chức để đảm bảo quyết định được đưa ra dựa
trên cơ sở thông tin đầy đủ và chính xác.
5. Tạo môi trường làm việc tích cực (Creating a Positive Work Environment): Truyền
thông mở và trung thực giúp xây dựng một môi trường làm việc thân thiện và tích cực,
nơi mọi người cảm thấy được tôn trọng và gắn kết.
Ví dụ minh họa: Một cuộc khảo sát ý kiến nhân viên định kỳ về môi trường làm việc giúp ban
lãnh đạo nắm bắt được những vấn đề tồn tại và có những điều chỉnh phù hợp, từ đó tạo ra một
môi trường làm việc thoải mái và hiệu quả hơn.
Kết luận
Truyền thông là một phần quan trọng không thể thiếu trong mọi tổ chức. Nó không chỉ giúp tạo
ra sự hiểu biết chung, giải quyết xung đột và động viên nhân viên, mà còn hỗ trợ quá trình ra
quyết định và tạo ra môi trường làm việc tích cực. Việc nâng cao kỹ năng truyền thông trong tổ
chức sẽ góp phần quan trọng vào sự thành công và phát triển bền vững của tổ chức đó.
B/ Các Loại Hình Truyền Thông
1. Truyền thông Nội bộ và Truyền thông Bên ngoài
Truyền thông Nội bộ (Internal Communication): Là quá trình trao đổi thông tin, ý tưởng, và
cảm xúc giữa các thành viên trong cùng một tổ chức. Mục đích chính là để duy trì sự liên kết,
phối hợp và hiệu quả trong công việc.
Ví dụ minh họa:
 Email nội bộ: Quản lý dự án gửi email cập nhật tình hình dự án đến tất cả các thành viên
trong nhóm.
 Cuộc họp nhóm: Một cuộc họp hàng tuần để thảo luận về tiến độ công việc và giải quyết
các vấn đề phát sinh.
 Bảng thông báo nội bộ: Thông tin về các chính sách mới của công ty được đăng trên
bảng thông báo tại văn phòng.
Truyền thông Bên ngoài (External Communication): Là quá trình trao đổi thông tin giữa tổ
chức và các bên liên quan bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông, và công chúng.
Ví dụ minh họa:
  Thông cáo báo chí: Công ty phát hành thông cáo báo chí để thông báo về sản phẩm mới.
 Chiến dịch quảng cáo: Một chiến dịch quảng cáo trên truyền hình nhằm giới thiệu sản
phẩm mới tới khách hàng tiềm năng.
 Giao tiếp với khách hàng: Nhân viên dịch vụ khách hàng giải đáp thắc mắc của khách
hàng qua điện thoại hoặc email.
2. Truyền thông Chính thức và Không chính thức
Truyền thông Chính thức (Formal Communication): Là quá trình trao đổi thông tin theo các
kênh chính thức và có cấu trúc trong tổ chức. Thông tin được truyền tải qua các kênh như báo
cáo, cuộc họp, email công việc, và văn bản chính thức.
Ví dụ minh họa:
 Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính hàng quý được gửi đến cổ đông để thông báo về
tình hình kinh doanh của công ty.
 Hướng dẫn công việc: Tài liệu hướng dẫn công việc chi tiết được cấp cho nhân viên
mới.
 Email chính thức: Email từ giám đốc điều hành gửi đến tất cả nhân viên để thông báo về
chiến lược mới của công ty.
Truyền thông Không chính thức (Informal Communication): Là quá trình trao đổi thông tin
không theo các kênh chính thức, thường diễn ra một cách tự nhiên và không cấu trúc. Đây có thể
là các cuộc trò chuyện phi chính thức giữa các nhân viên, tin đồn, hoặc các buổi gặp mặt không
chính thức.
Ví dụ minh họa:
 Cuộc trò chuyện trong giờ giải lao: Nhân viên trò chuyện với nhau trong giờ nghỉ trưa
về các sự kiện công ty hoặc các vấn đề cá nhân.
 Tin đồn trong công ty: Thông tin không chính thức lan truyền qua các cuộc trò chuyện
giữa các nhân viên về việc có khả năng tăng lương.
 Nhóm chat không chính thức: Nhóm chat trên ứng dụng nhắn tin giữa các thành viên
nhóm để trao đổi công việc một cách thân mật và thoải mái.
3. Truyền thông Một chiều và Hai chiều
Truyền thông Một chiều (One-way Communication): Là quá trình truyền thông trong đó
thông tin chỉ được gửi từ người gửi đến người nhận mà không có phản hồi hoặc tương tác ngược
lại. Điều này thường xảy ra trong các thông báo, bài giảng, hoặc chỉ thị.
Ví dụ minh họa:
 Thông báo công ty: Quản lý gửi một email thông báo về chính sách mới đến tất cả nhân
viên mà không yêu cầu phản hồi.
  Bài giảng: Giảng viên trình bày bài giảng trước lớp mà không có sự tham gia hay phản
hồi ngay lập tức từ sinh viên.
 Bảng tin: Thông báo trên bảng tin về lịch làm việc của tuần tới mà không có kênh để
nhân viên phản hồi ngay lập tức.
Truyền thông Hai chiều (Two-way Communication): Là quá trình truyền thông trong đó
thông tin được trao đổi qua lại giữa người gửi và người nhận. Quá trình này bao gồm cả việc
truyền tải thông tin và phản hồi, tạo ra sự tương tác và hiểu biết lẫn nhau.
Ví dụ minh họa:
 Cuộc họp: Trong cuộc họp nhóm, các thành viên thảo luận và đưa ra ý kiến, phản hồi lẫn
nhau để tìm ra giải pháp cho một vấn đề.
 Phỏng vấn: Trong buổi phỏng vấn tuyển dụng, nhà tuyển dụng đặt câu hỏi và ứng viên
trả lời, sau đó ứng viên cũng có cơ hội đặt câu hỏi và nhận phản hồi từ nhà tuyển dụng.
 Giao tiếp khách hàng: Nhân viên dịch vụ khách hàng giải đáp thắc mắc của khách hàng
qua điện thoại, nhận phản hồi và cung cấp thông tin bổ sung.
Kết luận
Hiểu rõ các loại hình truyền thông giúp chúng ta lựa chọn phương pháp và kênh truyền thông
phù hợp với từng tình huống cụ thể, từ đó nâng cao hiệu quả trong giao tiếp và quản lý. Truyền
thông nội bộ giúp duy trì sự liên kết và hiệu quả công việc, trong khi truyền thông bên ngoài xây
dựng hình ảnh và mối quan hệ với các bên liên quan. Truyền thông chính thức đảm bảo thông tin
được truyền tải một cách chính xác và có cấu trúc, trong khi truyền thông không chính thức tạo
ra môi trường làm việc thân thiện và cởi mở. Cuối cùng, truyền thông hai chiều khuyến khích sự
tương tác và hiểu biết lẫn nhau, trong khi truyền thông một chiều đảm bảo thông tin được truyền
tải một cách nhanh chóng và rõ ràng.
C/ Quá trình Truyền thông
Các yếu tố trong quá trình truyền thông
1. Người gửi (Sender):
 Định nghĩa: Người gửi là cá nhân hoặc tổ chức khởi tạo và truyền tải thông điệp.
 Vai trò: Người gửi có trách nhiệm mã hóa thông điệp (encoding) để người nhận
có thể hiểu được.
 Ví dụ minh họa: Quản lý dự án gửi email thông báo về kế hoạch làm việc mới
cho nhóm.
2. Thông điệp (Message):
 Định nghĩa: Thông điệp là nội dung, ý tưởng, hoặc thông tin mà người gửi muốn
truyền đạt.
  Vai trò: Thông điệp cần rõ ràng, chính xác và dễ hiểu để tránh gây hiểu lầm.
 Ví dụ minh họa: Thông báo qua email của quản lý dự án có thể bao gồm chi tiết
về lịch trình, mục tiêu, và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên.
3. Phương tiện truyền thông (Medium):
 Định nghĩa: Phương tiện truyền thông là kênh hoặc phương tiện được sử dụng để
truyền tải thông điệp từ người gửi đến người nhận.
 Vai trò: Lựa chọn phương tiện phù hợp sẽ giúp đảm bảo thông điệp được truyền
tải một cách hiệu quả và chính xác.
 Ví dụ minh họa: Email, cuộc họp trực tiếp, điện thoại, tin nhắn, báo cáo viết.
4. Người nhận (Receiver):
 Định nghĩa: Người nhận là cá nhân hoặc nhóm nhận và giải mã thông điệp
(decoding).
 Vai trò: Người nhận cần hiểu và giải mã thông điệp đúng cách để có thể phản hồi
chính xác.
 Ví dụ minh họa: Các thành viên trong nhóm dự án nhận và đọc email từ quản lý
dự án.
5. Phản hồi (Feedback):
 Định nghĩa: Phản hồi là phản ứng hoặc phản hồi từ người nhận gửi lại cho người
gửi sau khi nhận và hiểu thông điệp.
 Vai trò: Phản hồi giúp người gửi biết thông điệp của mình đã được hiểu đúng và
có hiệu quả hay chưa.
 Ví dụ minh họa: Các thành viên trong nhóm gửi email phản hồi cho quản lý dự
án, xác nhận đã nhận được thông tin và có thắc mắc nếu cần.
Các bước trong quá trình truyền thông hiệu quả
1. Xác định mục tiêu truyền thông:
 Mục tiêu: Xác định rõ ràng mục tiêu của việc truyền thông (ví dụ: thông báo, giải
quyết vấn đề, thuyết phục).
 Ví dụ minh họa: Quản lý dự án xác định mục tiêu của email là thông báo về kế
hoạch làm việc mới và phân công nhiệm vụ.
2. Mã hóa thông điệp (Encoding):
 Mục tiêu: Mã hóa thông điệp sao cho người nhận có thể hiểu được.
  Ví dụ minh họa: Quản lý dự án viết email rõ ràng, chi tiết và dễ hiểu, sử dụng
ngôn ngữ phù hợp với nhóm.
3. Lựa chọn phương tiện truyền thông:
 Mục tiêu: Chọn phương tiện truyền thông phù hợp nhất để truyền tải thông điệp.
 Ví dụ minh họa: Quản lý dự án chọn email vì đó là phương tiện nhanh chóng và
hiệu quả cho việc gửi thông tin chi tiết đến tất cả các thành viên trong nhóm.
4. Truyền tải thông điệp:
 Mục tiêu: Truyền tải thông điệp đến người nhận một cách rõ ràng và kịp thời.
 Ví dụ minh họa: Quản lý dự án gửi email vào đầu tuần để các thành viên có đủ
thời gian chuẩn bị cho kế hoạch làm việc mới.
5. Giải mã thông điệp (Decoding):
 Mục tiêu: Người nhận giải mã và hiểu rõ thông điệp.
 Ví dụ minh họa: Các thành viên trong nhóm đọc email, hiểu rõ nhiệm vụ và lịch
trình được phân công.
6. Phản hồi (Feedback):
 Mục tiêu: Người nhận phản hồi lại cho người gửi để xác nhận đã nhận và hiểu
thông điệp.
 Ví dụ minh họa: Các thành viên trong nhóm gửi email phản hồi cho quản lý dự
án, xác nhận đã hiểu và nêu rõ bất kỳ thắc mắc nào nếu có.
7. Kiểm tra và điều chỉnh (Monitoring and Adjustment):
 Mục tiêu: Người gửi kiểm tra quá trình truyền thông để đảm bảo hiệu quả và điều
chỉnh nếu cần thiết.
 Ví dụ minh họa: Quản lý dự án theo dõi phản hồi từ các thành viên và sẵn sàng
giải thích thêm hoặc điều chỉnh kế hoạch nếu có vấn đề phát sinh.
Kết luận
Quá trình truyền thông hiệu quả đòi hỏi sự chú ý đến tất cả các yếu tố và bước trong quá trình
truyền tải thông điệp. Việc hiểu rõ các yếu tố như người gửi, thông điệp, phương tiện truyền
thông, người nhận và phản hồi sẽ giúp đảm bảo thông điệp được truyền tải một cách chính xác
và hiệu quả. Các bước như xác định mục tiêu, mã hóa thông điệp, lựa chọn phương tiện truyền
thông, truyền tải thông điệp, giải mã thông điệp, phản hồi và kiểm tra điều chỉnh đều cần được
thực hiện cẩn thận để đảm bảo quá trình truyền thông diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra.
D/ Kỹ năng Truyền thông
1. Kỹ năng Lắng nghe
Định nghĩa: Kỹ năng lắng nghe là khả năng chú ý và hiểu được thông điệp mà người khác đang
truyền đạt. Lắng nghe hiệu quả đòi hỏi không chỉ nghe mà còn hiểu và phản ứng một cách phù
hợp.
Các yếu tố của kỹ năng lắng nghe hiệu quả:
1. Lắng nghe chủ động (Active Listening):
 Chú ý hoàn toàn vào người nói, không bị phân tâm.
 Ví dụ minh họa: Trong một cuộc họp, nhân viên lắng nghe quản lý trình bày kế
hoạch dự án mới, không kiểm tra điện thoại hoặc làm việc khác.
2. Phản hồi không lời (Nonverbal Feedback):
 Sử dụng ngôn ngữ cơ thể, ánh mắt, và biểu cảm khuôn mặt để thể hiện sự quan
tâm.
 Ví dụ minh họa: Gật đầu, duy trì ánh mắt khi ai đó đang nói chuyện để thể hiện
sự chú ý và quan tâm.
3. Hiểu và diễn giải (Understanding and Interpreting):
 Diễn giải đúng ý nghĩa của thông điệp, đặt câu hỏi nếu cần.
 Ví dụ minh họa: Sau khi lắng nghe đồng nghiệp trình bày ý tưởng, bạn hỏi lại để
đảm bảo mình đã hiểu đúng: "Ý của bạn là chúng ta nên thay đổi quy trình này,
đúng không?"
4. Phản hồi thích hợp (Appropriate Feedback):
 Đưa ra phản hồi hoặc trả lời phù hợp với nội dung đã nghe.
 Ví dụ minh họa: Sau khi nghe quản lý hướng dẫn, bạn trả lời: "Tôi hiểu rồi, tôi
sẽ bắt đầu làm theo kế hoạch mới từ tuần sau."
2. Kỹ năng Nói và Viết
Kỹ năng Nói:
Định nghĩa: Kỹ năng nói là khả năng truyền đạt thông tin, ý tưởng, và cảm xúc một cách rõ ràng
và hiệu quả thông qua lời nói.
Các yếu tố của kỹ năng nói hiệu quả:
1. Rõ ràng và mạch lạc (Clarity and Coherence):
 Nói rõ ràng, dễ hiểu, không mập mờ.
 Ví dụ minh họa: Khi trình bày dự án trước ban lãnh đạo, bạn nói: "Mục tiêu của
chúng tôi là tăng doanh thu thêm 20% trong 6 tháng tới thông qua việc mở rộng
thị trường."
 2. Ngữ điệu và tốc độ (Tone and Pace):
 Sử dụng ngữ điệu phù hợp, tốc độ vừa phải để người nghe dễ theo dõi.
 Ví dụ minh họa: Trong buổi thuyết trình, bạn thay đổi ngữ điệu khi nhấn mạnh
các điểm quan trọng và dừng lại khi cần thiết để người nghe có thời gian tiếp nhận
thông tin.
3. Tương tác với người nghe (Engagement with Audience):
 Tạo sự tương tác, thu hút người nghe qua việc đặt câu hỏi hoặc khuyến khích
phản hồi.
 Ví dụ minh họa: Trong một buổi đào tạo, bạn hỏi: "Ai có ý kiến khác về cách
chúng ta nên tiếp cận thị trường mới?"
Kỹ năng Viết:
Định nghĩa: Kỹ năng viết là khả năng truyền đạt thông tin, ý tưởng, và cảm xúc một cách rõ
ràng và hiệu quả thông qua văn bản.
Các yếu tố của kỹ năng viết hiệu quả:
1. Rõ ràng và ngắn gọn (Clarity and Conciseness):
 Viết rõ ràng, ngắn gọn, không dài dòng.
 Ví dụ minh họa: Khi viết email công việc, bạn viết: "Xin chào, tôi muốn thông
báo rằng cuộc họp tuần này sẽ diễn ra vào thứ Tư lúc 10 giờ sáng tại phòng họp
A."
2. Cấu trúc hợp lý (Logical Structure):
 Sắp xếp ý tưởng một cách logic, có mở đầu, thân bài và kết luận rõ ràng.
 Ví dụ minh họa: Khi viết báo cáo, bạn có phần giới thiệu, phân tích vấn đề, đưa
ra giải pháp và kết luận.
3. Ngôn ngữ phù hợp (Appropriate Language):
 Sử dụng ngôn ngữ phù hợp với đối tượng đọc.
 Ví dụ minh họa: Khi viết báo cáo cho ban giám đốc, bạn sử dụng ngôn ngữ trang
trọng, chuyên nghiệp: "Báo cáo này nhằm trình bày các kết quả kinh doanh quý II
và đề xuất các chiến lược cải thiện hiệu suất."
3. Kỹ năng Phản hồi
Định nghĩa: Kỹ năng phản hồi là khả năng đưa ra phản hồi một cách hiệu quả và xây dựng, giúp
người khác nhận ra điểm mạnh và điểm cần cải thiện của họ.
Các yếu tố của kỹ năng phản hồi hiệu quả:
 1. Phản hồi tích cực (Positive Feedback):
 Nhấn mạnh điểm mạnh và thành công của người khác trước khi đưa ra góp ý cải
thiện.
 Ví dụ minh họa: "Anh đã làm rất tốt trong việc hoàn thành dự án đúng hạn, tôi
rất ấn tượng với cách anh quản lý thời gian."
2. Phản hồi mang tính xây dựng (Constructive Feedback):
 Đưa ra góp ý cụ thể, tập trung vào hành vi hoặc kết quả, không chỉ trích cá nhân.
 Ví dụ minh họa: "Báo cáo của em rất chi tiết, tuy nhiên, nếu em thêm phần phân
tích dữ liệu cụ thể hơn, nó sẽ thuyết phục hơn."
3. Lắng nghe và đáp ứng (Listening and Responding):
 Lắng nghe phản hồi từ người khác và có phản hồi tương ứng.
 Ví dụ minh họa: Sau khi nhận phản hồi từ đồng nghiệp về cách làm việc nhóm,
bạn nói: "Cảm ơn ý kiến của bạn, tôi sẽ cố gắng cải thiện phần đó trong dự án tiếp
theo."
4. Kịp thời và liên tục (Timely and Continuous Feedback):
 Phản hồi kịp thời, liên tục để giúp người khác cải thiện và tiến bộ.
 Ví dụ minh họa: "Tôi muốn chúng ta có buổi họp hàng tuần để thảo luận về tiến
độ và đưa ra phản hồi ngay lập tức để chúng ta có thể điều chỉnh kịp thời."
Kết luận
Kỹ năng truyền thông hiệu quả bao gồm kỹ năng lắng nghe, nói, viết, và phản hồi. Mỗi kỹ năng
đều có những yếu tố cụ thể giúp nâng cao hiệu quả trong giao tiếp. Việc phát triển những kỹ
năng này sẽ giúp cải thiện mối quan hệ trong công việc, nâng cao hiệu suất làm việc và tạo ra
môi trường làm việc tích cực.
6.2. Lãnh đạo
6.2.1. Ai là người lãnh đạo và lãnh đạo là gì?
Ai là người lãnh đạo và lãnh đạo là gì?
1. Định nghĩa Lãnh đạo
Lãnh đạo (Leadership) là quá trình ảnh hưởng, định hướng và động viên các cá nhân hoặc
nhóm nhằm đạt được các mục tiêu chung. Người lãnh đạo sử dụng kỹ năng, tầm nhìn và sự ảnh
hưởng của mình để hướng dẫn và khuyến khích người khác thực hiện các nhiệm vụ một cách
hiệu quả và sáng tạo.
Ví dụ minh họa:
  Steve Jobs, nhà sáng lập Apple, được biết đến như một người lãnh đạo có tầm nhìn xa và
khả năng động viên nhân viên, giúp Apple trở thành công ty hàng đầu thế giới trong lĩnh
vực công nghệ.
2. Sự khác biệt giữa Lãnh đạo và Quản lý
Lãnh đạo và quản lý là hai khái niệm liên quan nhưng có sự khác biệt rõ ràng trong vai trò và
chức năng của chúng.
Lãnh đạo (Leadership):
 Tầm nhìn (Vision): Lãnh đạo tạo ra và chia sẻ tầm nhìn dài hạn, khuyến khích sự đổi
mới và sáng tạo.
 Ảnh hưởng (Influence): Sử dụng sự ảnh hưởng và khả năng động viên để dẫn dắt người
khác.
 Thay đổi (Change): Tập trung vào việc thúc đẩy thay đổi và cải tiến liên tục.
 Con người (People): Lãnh đạo quan tâm đến việc phát triển con người, xây dựng mối
quan hệ và tạo động lực.
Quản lý (Management):
 Kế hoạch (Planning): Quản lý lên kế hoạch, tổ chức và điều phối các nguồn lực để đạt
được mục tiêu cụ thể.
 Kiểm soát (Control): Duy trì trật tự, kiểm soát và đánh giá hiệu quả công việc.
 Ổn định (Stability): Tập trung vào duy trì sự ổn định và hiệu quả hoạt động.
 Quy trình (Process): Quản lý tập trung vào việc điều hành quy trình, thiết lập và duy trì
hệ thống.
Ví dụ minh họa:
 Lãnh đạo: Elon Musk không chỉ quản lý các hoạt động của Tesla mà còn tạo ra tầm nhìn
về tương lai năng lượng sạch và khám phá không gian, thúc đẩy đội ngũ của mình để đạt
được những mục tiêu đầy tham vọng.
 Quản lý: Một quản lý dự án xây dựng kế hoạch chi tiết, phân bổ nhiệm vụ và theo dõi
tiến độ dự án để đảm bảo hoàn thành đúng hạn và trong ngân sách.
3. Các phẩm chất của một nhà lãnh đạo
Một nhà lãnh đạo hiệu quả thường có những phẩm chất sau:
1. Tầm nhìn (Vision):
 Mô tả: Khả năng nhìn xa và định hướng cho tương lai, tạo ra một tầm nhìn rõ
ràng và truyền cảm hứng cho người khác.
  Ví dụ minh họa: Martin Luther King Jr. với tầm nhìn về một xã hội bình đẳng đã
tạo động lực cho phong trào dân quyền ở Mỹ.
2. Khả năng giao tiếp (Communication Skills):
 Mô tả: Khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, lắng nghe và phản hồi
hiệu quả.
 Ví dụ minh họa: Một CEO trình bày chiến lược kinh doanh mới trước toàn thể
nhân viên, giải thích rõ ràng và trả lời các câu hỏi một cách thuyết phục.
3. Khả năng quyết đoán (Decisiveness):
 Mô tả: Khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng và chắc chắn, ngay cả trong tình
huống khó khăn.
 Ví dụ minh họa: Một chỉ huy quân đội quyết định tấn công ngay lập tức để tận
dụng cơ hội chiến thắng trước khi đối phương kịp phản ứng.
4. Tính liêm chính (Integrity):
 Mô tả: Sự trung thực, đáng tin cậy và đạo đức, làm gương cho người khác.
 Ví dụ minh họa: Nelson Mandela, với sự liêm chính và nguyên tắc, đã dẫn dắt
Nam Phi vượt qua chế độ phân biệt chủng tộc.
5. Khả năng động viên (Motivation Skills):
 Mô tả: Khả năng truyền cảm hứng và động viên người khác để họ phát huy tối đa
tiềm năng của mình.
 Ví dụ minh họa: Một huấn luyện viên thể thao khuyến khích đội của mình luyện
tập chăm chỉ và tin tưởng vào khả năng chiến thắng.
6. Tinh thần trách nhiệm (Responsibility):
 Mô tả: Chịu trách nhiệm cho các quyết định và hành động của mình, cả khi thành
công và thất bại.
 Ví dụ minh họa: Một giám đốc nhận trách nhiệm khi công ty gặp khó khăn và
làm việc với đội ngũ để tìm giải pháp khắc phục.
7. Sáng tạo và đổi mới (Creativity and Innovation):
 Mô tả: Khả năng nghĩ ra các ý tưởng mới và giải pháp sáng tạo cho các vấn đề.
 Ví dụ minh họa: Jeff Bezos, sáng lập Amazon, đã liên tục đổi mới và mở rộng
dịch vụ, biến Amazon từ một cửa hàng sách trực tuyến thành một tập đoàn thương
mại điện tử toàn cầu.
Kết luận
Hiểu rõ ai là người lãnh đạo và lãnh đạo là gì giúp chúng ta nhận biết vai trò và phẩm chất cần
thiết để trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả. Lãnh đạo không chỉ là quản lý công việc mà còn là
việc tạo ra tầm nhìn, động viên và dẫn dắt người khác. Những phẩm chất như tầm nhìn, khả năng
giao tiếp, quyết đoán, liêm chính, khả năng động viên, tinh thần trách nhiệm, và sáng tạo đều là
những yếu tố quan trọng giúp một người trở thành nhà lãnh đạo xuất sắc.
6.2.2. Các lý thuyết lãnh đạo trước đây
1. Lý thuyết Đặc điểm (Trait Theory)
Định nghĩa: Lý thuyết đặc điểm cho rằng các nhà lãnh đạo bẩm sinh có những đặc điểm và
phẩm chất nhất định giúp họ trở nên hiệu quả hơn. Các nhà lãnh đạo thành công được cho là có
những đặc điểm cá nhân khác biệt như sự tự tin, tính quyết đoán, khả năng giao tiếp tốt, và sự
liêm chính.
Các đặc điểm chính của lý thuyết đặc điểm:
1. Tự tin (Confidence): Sự tin tưởng vào khả năng của bản thân và khả năng ra quyết định.
2. Tính quyết đoán (Decisiveness): Khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng và chắc
chắn.
3. Khả năng giao tiếp (Communication Skills): Khả năng truyền đạt thông tin và lắng
nghe hiệu quả.
4. Sự liêm chính (Integrity): Sự trung thực và đạo đức trong hành động và quyết định.
Ví dụ minh họa:
 Abraham Lincoln: Tổng thống Mỹ nổi tiếng với sự liêm chính, khả năng giao tiếp và
quyết đoán, dẫn dắt đất nước vượt qua thời kỳ Nội chiến.
Ưu điểm và hạn chế:
 Ưu điểm: Giúp xác định các đặc điểm quan trọng mà nhà lãnh đạo nên có.
 Hạn chế: Không giải thích được tại sao một số người có những đặc điểm này nhưng
không trở thành nhà lãnh đạo hiệu quả. Ngoài ra, không xem xét đến bối cảnh và tình
huống cụ thể.
2. Lý thuyết Hành vi (Behavioral Theory)
Định nghĩa: Lý thuyết hành vi tập trung vào những hành vi cụ thể mà nhà lãnh đạo thực hiện
thay vì đặc điểm cá nhân của họ. Lý thuyết này cho rằng lãnh đạo có thể học được thông qua
việc quan sát và rèn luyện các hành vi lãnh đạo hiệu quả.
Các loại hành vi chính theo lý thuyết hành vi:
1. Hành vi định hướng công việc (Task-oriented Behavior): Tập trung vào việc hoàn
thành nhiệm vụ và đạt được mục tiêu.
 2. Hành vi định hướng con người (People-oriented Behavior): Tập trung vào việc xây
dựng mối quan hệ tốt và động viên nhân viên.
Ví dụ minh họa:
 Walmart: Người sáng lập Sam Walton nổi tiếng với việc thực hiện các chuyến thăm cửa
hàng thường xuyên để hiểu rõ nhân viên và khách hàng, thể hiện hành vi định hướng con
người.
Ưu điểm và hạn chế:
 Ưu điểm: Nhấn mạnh rằng kỹ năng lãnh đạo có thể học được và cải thiện thông qua đào
tạo.
 Hạn chế: Không giải thích được tại sao một số hành vi hiệu quả trong một số tình huống
nhưng không hiệu quả trong các tình huống khác.
3. Lý thuyết Tình huống (Contingency Theory)
Định nghĩa: Lý thuyết tình huống cho rằng không có một phong cách lãnh đạo nào là tốt nhất
trong mọi tình huống. Hiệu quả của một nhà lãnh đạo phụ thuộc vào sự phù hợp giữa phong cách
lãnh đạo của họ và tình huống cụ thể mà họ đang đối mặt.
Các mô hình chính trong lý thuyết tình huống:
1. Mô hình lãnh đạo tình huống của Fiedler (Fiedler's Contingency Model):
 Phong cách lãnh đạo hiệu quả phụ thuộc vào sự kết hợp giữa phong cách lãnh đạo
của nhà lãnh đạo và mức độ kiểm soát của tình huống (mối quan hệ lãnh đạo -
nhân viên, cấu trúc nhiệm vụ, quyền lực vị trí).
 Ví dụ minh họa: Một nhà lãnh đạo có phong cách chỉ đạo mạnh mẽ có thể hiệu
quả trong tình huống khẩn cấp, nơi cần ra quyết định nhanh chóng và rõ ràng.
2. Mô hình lãnh đạo theo tình huống của Hersey và Blanchard (Hersey and
Blanchard's Situational Leadership Model):
 Phong cách lãnh đạo cần thay đổi dựa trên mức độ phát triển và sẵn sàng của nhân
viên (chỉ đạo, huấn luyện, hỗ trợ, giao phó).
 Ví dụ minh họa: Khi làm việc với nhân viên mới, nhà lãnh đạo có thể cần áp
dụng phong cách chỉ đạo, nhưng khi nhân viên đã có kinh nghiệm, họ có thể
chuyển sang phong cách hỗ trợ hoặc giao phó.
Ưu điểm và hạn chế:
 Ưu điểm: Nhấn mạnh sự linh hoạt và tầm quan trọng của việc điều chỉnh phong cách
lãnh đạo dựa trên tình huống cụ thể.
 Hạn chế: Khó khăn trong việc xác định và đo lường các yếu tố tình huống một cách
chính xác.
Kết luận
Hiểu rõ các lý thuyết lãnh đạo trước đây giúp chúng ta nhận thức được rằng lãnh đạo không chỉ
dựa trên những đặc điểm cá nhân cố định mà còn liên quan đến hành vi cụ thể và sự phù hợp với
các tình huống khác nhau. Lý thuyết đặc điểm nhấn mạnh các phẩm chất cá nhân, lý thuyết hành
vi tập trung vào các hành vi cụ thể, và lý thuyết tình huống đề cao sự linh hoạt trong phong cách
lãnh đạo. Việc áp dụng các lý thuyết này vào thực tiễn sẽ giúp nhà lãnh đạo nâng cao hiệu quả
trong công việc và quản lý.
6.2.3. Các vấn đề lãnh đạo trong thời đại mới
1. Lãnh đạo trong Môi trường Đa Văn hóa
Định nghĩa: Lãnh đạo trong môi trường đa văn hóa đòi hỏi khả năng làm việc và lãnh đạo một
nhóm gồm các thành viên đến từ nhiều nền văn hóa khác nhau. Điều này bao gồm việc hiểu và
tôn trọng sự đa dạng, cũng như phát triển các chiến lược lãnh đạo phù hợp với các bối cảnh văn
hóa khác nhau.
Các yếu tố quan trọng:
1. Hiểu biết về văn hóa (Cultural Awareness):
 Nhận thức và hiểu biết về các giá trị, niềm tin và phong tục của các nền văn hóa
khác nhau.
 Ví dụ minh họa: Một nhà lãnh đạo biết rằng trong một số nền văn hóa châu Á, sự
tôn trọng và kính trọng người lớn tuổi là rất quan trọng, và điều này ảnh hưởng
đến cách họ giao tiếp và ra quyết định.
2. Giao tiếp liên văn hóa (Cross-cultural Communication):
 Phát triển kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong các bối cảnh văn hóa khác nhau, bao
gồm việc hiểu ngôn ngữ cơ thể, các biểu tượng và phong cách giao tiếp khác biệt.
 Ví dụ minh họa: Khi làm việc với đồng nghiệp từ Nhật Bản, một nhà lãnh đạo có
thể cần chú ý đến việc sử dụng danh thiếp đúng cách và tôn trọng không gian cá
nhân.
3. Quản lý xung đột văn hóa (Managing Cultural Conflicts):
 Nhận diện và giải quyết các xung đột phát sinh từ sự khác biệt văn hóa một cách
hiệu quả.
 Ví dụ minh họa: Trong một cuộc họp đa văn hóa, một nhà lãnh đạo phát hiện sự
hiểu lầm giữa các thành viên đến từ các nền văn hóa khác nhau và tổ chức buổi
thảo luận để làm rõ và giải quyết xung đột.
2. Lãnh đạo trong Thời kỳ Công nghệ số
Định nghĩa: Lãnh đạo trong thời kỳ công nghệ số đòi hỏi việc hiểu và tận dụng các công nghệ
mới để nâng cao hiệu quả công việc và thích nghi với sự thay đổi nhanh chóng trong môi trường
kinh doanh.
Các yếu tố quan trọng:
1. Thích nghi với công nghệ (Technology Adaptation):
 Khả năng học hỏi và sử dụng các công nghệ mới để cải thiện quy trình làm việc
và hiệu quả.
 Ví dụ minh họa: Một nhà lãnh đạo khuyến khích việc sử dụng phần mềm quản lý
dự án trực tuyến như Trello hoặc Asana để tăng cường sự phối hợp và theo dõi
tiến độ công việc.
2. Lãnh đạo từ xa (Remote Leadership):
 Khả năng quản lý và động viên nhân viên làm việc từ xa thông qua các công cụ
kỹ thuật số.
 Ví dụ minh họa: Một nhà lãnh đạo tổ chức các cuộc họp trực tuyến hàng tuần
qua Zoom để giữ liên lạc và duy trì sự kết nối giữa các thành viên nhóm làm việc
từ xa.
3. Bảo mật thông tin (Information Security):
 Đảm bảo rằng các thông tin và dữ liệu của tổ chức được bảo vệ an toàn trong môi
trường số.
 Ví dụ minh họa: Nhà lãnh đạo triển khai chính sách bảo mật và sử dụng các công
cụ mã hóa để bảo vệ dữ liệu khách hàng và thông tin nội bộ.
3. Lãnh đạo trong Bối cảnh Biến đổi Khí hậu và Bền vững
Định nghĩa: Lãnh đạo trong bối cảnh biến đổi khí hậu và bền vững yêu cầu sự nhận thức và
hành động nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường và thúc đẩy các thực hành bền
vững trong tổ chức.
Các yếu tố quan trọng:
1. Ý thức về môi trường (Environmental Awareness):
 Nhận thức về các vấn đề môi trường và sự ảnh hưởng của tổ chức đến môi trường.
 Ví dụ minh họa: Một nhà lãnh đạo công ty sản xuất nhận thức được tác động của
hoạt động sản xuất đến môi trường và tìm cách giảm thiểu lượng khí thải.
2. Thực hành bền vững (Sustainable Practices):
 Triển khai các biện pháp và quy trình bền vững trong hoạt động hàng ngày của tổ
chức.
  Ví dụ minh họa: Công ty thực hiện chính sách tái chế, giảm sử dụng nhựa và
khuyến khích nhân viên sử dụng phương tiện giao thông công cộng.
3. Trách nhiệm xã hội (Corporate Social Responsibility - CSR):
 Thúc đẩy các hoạt động và chiến lược có lợi cho cộng đồng và môi trường, thể
hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.
 Ví dụ minh họa: Một công ty cam kết đóng góp một phần lợi nhuận cho các dự
án bảo vệ môi trường và cải thiện đời sống cộng đồng.
Kết luận
Lãnh đạo trong thời đại mới đòi hỏi khả năng thích nghi với sự thay đổi và hiểu rõ các thách thức
mới nổi lên trong môi trường đa văn hóa, thời kỳ công nghệ số, và bối cảnh biến đổi khí hậu.
Nhà lãnh đạo cần có sự nhận thức sâu sắc về văn hóa, công nghệ và bền vững, đồng thời phát
triển các kỹ năng cần thiết để quản lý và dẫn dắt tổ chức một cách hiệu quả và có trách nhiệm.
6.3. Quản lý đội và nhóm làm việc
6.3.1. Nhóm và phát triển nhóm
Định nghĩa Nhóm và Đội
Nhóm (Group):
 Định nghĩa: Nhóm là một tập hợp các cá nhân tương tác với nhau để đạt được một hoặc
nhiều mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm có mối quan hệ tương tác, chia sẻ
thông tin và hỗ trợ lẫn nhau trong việc thực hiện các nhiệm vụ.
 Ví dụ minh họa: Một nhóm sinh viên cùng làm bài tập nhóm trong một môn học, họ
chia sẻ ý tưởng và làm việc cùng nhau để hoàn thành bài tập.
Đội (Team):
 Định nghĩa: Đội là một nhóm có sự phối hợp cao, với các thành viên có vai trò rõ ràng
và cùng nhau làm việc để đạt được một mục tiêu cụ thể. Đội thường có sự cam kết mạnh
mẽ, tinh thần đồng đội và trách nhiệm cao hơn so với nhóm.
 Ví dụ minh họa: Một đội bóng đá, trong đó các thành viên có các vị trí và nhiệm vụ cụ
thể trên sân, cùng phối hợp để giành chiến thắng trong các trận đấu.
Các Giai đoạn Phát triển Nhóm
Nhóm thường trải qua các giai đoạn phát triển khác nhau khi các thành viên tìm hiểu và làm việc
cùng nhau. Bruce Tuckman đã phát triển mô hình nổi tiếng về các giai đoạn phát triển nhóm,
gồm năm giai đoạn: hình thành, sóng gió, định hình, thực hiện, và kết thúc.
1. Hình thành (Forming):
  Định nghĩa: Giai đoạn đầu tiên khi nhóm mới được hình thành. Các thành viên
thường cảm thấy hào hứng nhưng cũng có thể lo lắng về vai trò và trách nhiệm
của mình.
 Đặc điểm: Các thành viên tìm hiểu nhau, thiết lập mục tiêu, và bắt đầu xây dựng
các mối quan hệ.
 Ví dụ minh họa: Một nhóm nhân viên mới được giao nhiệm vụ thực hiện dự án,
họ tổ chức cuộc họp đầu tiên để giới thiệu bản thân và thảo luận về kế hoạch làm
việc.
2. Sóng gió (Storming):
 Định nghĩa: Giai đoạn thứ hai, khi các mâu thuẫn và xung đột có thể nảy sinh do
sự khác biệt về quan điểm, phong cách làm việc và vai trò.
 Đặc điểm: Xung đột về vai trò, trách nhiệm, và cách tiếp cận công việc. Đây là
giai đoạn thử thách nhưng cũng quan trọng để nhóm học cách giải quyết mâu
thuẫn.
 Ví dụ minh họa: Nhóm nhân viên tranh luận về cách tiếp cận dự án và ai nên
chịu trách nhiệm cho từng phần công việc, dẫn đến các cuộc thảo luận căng thẳng.
3. Định hình (Norming):
 Định nghĩa: Giai đoạn thứ ba, khi nhóm bắt đầu thiết lập các quy tắc, chuẩn mực
và mối quan hệ làm việc hiệu quả.
 Đặc điểm: Sự hợp tác và gắn kết tăng lên, các thành viên hiểu rõ vai trò của mình
và làm việc cùng nhau một cách hài hòa.
 Ví dụ minh họa: Nhóm nhân viên thiết lập quy trình làm việc rõ ràng, phân công
nhiệm vụ cụ thể và bắt đầu thực hiện dự án một cách suôn sẻ.
4. Thực hiện (Performing):
 Định nghĩa: Giai đoạn thứ tư, khi nhóm đạt đến mức độ hiệu quả cao nhất. Các
thành viên làm việc đồng bộ và đạt được kết quả mong muốn.
 Đặc điểm: Nhóm hoạt động một cách hiệu quả, giải quyết các vấn đề một cách
sáng tạo và đạt được mục tiêu đề ra.
 Ví dụ minh họa: Nhóm nhân viên hoàn thành dự án đúng hạn và đạt kết quả tốt,
với sự đóng góp tích cực từ tất cả các thành viên.
5. Kết thúc (Adjourning):
 Định nghĩa: Giai đoạn cuối cùng, khi nhiệm vụ của nhóm hoàn thành và nhóm có
thể giải tán hoặc chuyển sang nhiệm vụ mới.
  Đặc điểm: Nhóm đánh giá lại quá trình làm việc, chia tay và kỷ niệm thành quả
đạt được. Các thành viên có thể cảm thấy buồn hoặc hài lòng về những gì đã đạt
được.
 Ví dụ minh họa: Sau khi dự án hoàn thành, nhóm nhân viên tổ chức một buổi
tiệc nhỏ để kỷ niệm và chia tay nhau, mỗi người chuyển sang nhiệm vụ mới hoặc
dự án khác.
Kết luận
Hiểu rõ các giai đoạn phát triển nhóm giúp các nhà lãnh đạo và quản lý xác định được trạng thái
hiện tại của nhóm và áp dụng các chiến lược phù hợp để hỗ trợ nhóm vượt qua các giai đoạn khó
khăn, tối ưu hóa hiệu quả làm việc và đạt được mục tiêu chung. Mỗi giai đoạn đều có những đặc
điểm và thách thức riêng, và việc nhận thức và quản lý chúng sẽ giúp nhóm phát triển và hoạt
động hiệu quả hơn.
6.3.2. Hiệu suất và sự hài lòng của nhóm làm việc
1. Các Yếu tố Ảnh hưởng đến Hiệu suất của Nhóm
1. Mục tiêu (Goals):
 Định nghĩa: Mục tiêu là các mục tiêu cụ thể mà nhóm cần đạt được. Mục tiêu rõ ràng
giúp định hướng công việc và tạo động lực cho các thành viên.
 Ví dụ minh họa: Nhóm bán hàng đặt mục tiêu tăng doanh thu thêm 20% trong quý tới.
Mục tiêu này giúp các thành viên tập trung vào các hoạt động thúc đẩy doanh số và cải
thiện quy trình bán hàng.
2. Vai trò (Roles):
 Định nghĩa: Vai trò là các nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể mà từng thành viên trong
nhóm đảm nhận. Phân công vai trò rõ ràng giúp tăng cường sự hiệu quả và tránh trùng
lặp công việc.
 Ví dụ minh họa: Trong một nhóm dự án, có người chịu trách nhiệm nghiên cứu thị
trường, người khác phụ trách thiết kế sản phẩm, và một người khác lo về marketing. Sự
phân chia rõ ràng này giúp nhóm hoạt động hiệu quả và mỗi thành viên biết rõ trách
nhiệm của mình.
3. Tiêu chuẩn (Standards):
 Định nghĩa: Tiêu chuẩn là các quy tắc và quy định mà nhóm phải tuân thủ để đảm bảo
chất lượng công việc và hiệu quả làm việc.
 Ví dụ minh họa: Một nhóm phần mềm áp dụng tiêu chuẩn mã hóa (coding standards) để
đảm bảo code được viết rõ ràng, dễ hiểu và dễ bảo trì, giúp tăng chất lượng sản phẩm
cuối cùng.
4. Động lực (Motivation):
  Định nghĩa: Động lực là những yếu tố thúc đẩy các thành viên trong nhóm làm việc tích
cực và hiệu quả.
 Ví dụ minh họa: Một công ty cung cấp các phần thưởng tài chính cho nhóm đạt được
hoặc vượt qua mục tiêu doanh số, tạo động lực cho các thành viên làm việc chăm chỉ hơn
để đạt được kết quả tốt nhất.
2. Sự Hài lòng của Nhóm và Các Yếu tố Ảnh hưởng
1. Môi trường làm việc (Work Environment):
 Định nghĩa: Môi trường làm việc bao gồm không gian vật lý, trang thiết bị và điều kiện
làm việc chung. Môi trường làm việc tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các thành viên làm
việc hiệu quả và cảm thấy thoải mái.
 Ví dụ minh họa: Một văn phòng hiện đại với không gian mở, ánh sáng tự nhiên, trang
thiết bị hiện đại và khu vực giải trí giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và tăng cường sự
hài lòng trong công việc.
2. Mối quan hệ trong nhóm (Team Relationships):
 Định nghĩa: Mối quan hệ trong nhóm bao gồm cách các thành viên tương tác, hỗ trợ lẫn
nhau và xây dựng lòng tin. Mối quan hệ tốt trong nhóm giúp tạo ra môi trường làm việc
tích cực và hợp tác hiệu quả.
 Ví dụ minh họa: Nhóm tổ chức các buổi team-building và các hoạt động ngoại khóa để
tăng cường sự gắn kết và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên, từ đó tăng
cường sự hợp tác và hiệu quả làm việc.
3. Sự công nhận (Recognition):
 Định nghĩa: Sự công nhận là việc ghi nhận và khen ngợi những nỗ lực và thành tựu của
các thành viên. Sự công nhận đúng mức giúp tạo động lực và tăng cường sự hài lòng của
các thành viên.
 Ví dụ minh họa: Công ty tổ chức lễ trao giải hàng tháng để tôn vinh những nhân viên có
thành tích xuất sắc, tạo động lực và sự hứng khởi cho tất cả các thành viên trong nhóm.
Kết luận
Hiệu suất và sự hài lòng của nhóm làm việc là hai yếu tố quan trọng quyết định thành công của
một nhóm. Việc đặt ra các mục tiêu rõ ràng, phân công vai trò cụ thể, thiết lập tiêu chuẩn và tạo
động lực là những yếu tố cơ bản giúp nhóm hoạt động hiệu quả. Đồng thời, môi trường làm việc
tốt, mối quan hệ tích cực trong nhóm và sự công nhận đúng mức sẽ tạo điều kiện cho các thành
viên cảm thấy hài lòng và cống hiến hết mình. Nhà lãnh đạo cần chú trọng cả hai khía cạnh này
để xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả và hạnh phúc.
6.3.3. Biến nhóm thành đội hiệu quả
Đặc điểm của một Đội Hiệu quả
Một đội hiệu quả không chỉ là tập hợp các cá nhân làm việc cùng nhau, mà còn là một nhóm
phối hợp chặt chẽ để đạt được mục tiêu chung. Dưới đây là các đặc điểm của một đội hiệu quả:
1. Mục tiêu rõ ràng (Clear Goals):
 Định nghĩa: Đội hiệu quả có các mục tiêu cụ thể, rõ ràng và được tất cả các thành
viên đồng thuận.
 Ví dụ minh họa: Một đội phát triển phần mềm có mục tiêu hoàn thành và ra mắt
sản phẩm mới trong vòng 6 tháng. Tất cả các thành viên đều hiểu và đồng ý với
mục tiêu này.
2. Vai trò và trách nhiệm rõ ràng (Defined Roles and Responsibilities):
 Định nghĩa: Mỗi thành viên trong đội có vai trò và trách nhiệm cụ thể, giúp đảm
bảo công việc được phân chia hợp lý và tránh trùng lặp.
 Ví dụ minh họa: Trong một đội dự án, có người chịu trách nhiệm về lập trình,
người khác lo về thiết kế giao diện, và một người khác phụ trách kiểm thử.
3. Giao tiếp hiệu quả (Effective Communication):
 Định nghĩa: Đội có hệ thống giao tiếp mở và rõ ràng, giúp các thành viên chia sẻ
thông tin và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng.
 Ví dụ minh họa: Đội sử dụng công cụ quản lý dự án như Slack hoặc Microsoft
Teams để cập nhật tiến độ và thảo luận về các vấn đề cần giải quyết.
4. Tinh thần đồng đội (Team Spirit):
 Định nghĩa: Đội có tinh thần hợp tác cao, các thành viên tin tưởng và hỗ trợ lẫn
nhau.
 Ví dụ minh họa: Trong quá trình làm việc, các thành viên luôn sẵn sàng giúp đỡ
nhau khi gặp khó khăn và khen ngợi nhau khi hoàn thành tốt công việc.
5. Khả năng giải quyết xung đột (Conflict Resolution Skills):
 Định nghĩa: Đội có khả năng giải quyết xung đột một cách xây dựng và không để
xung đột ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.
 Ví dụ minh họa: Khi có mâu thuẫn về cách tiếp cận công việc, các thành viên tổ
chức một buổi họp để thảo luận và tìm ra giải pháp chung, thay vì để mâu thuẫn
kéo dài.
Các Chiến lược để Xây dựng một Đội Hiệu quả
1. Xây dựng niềm tin (Building Trust):
 Định nghĩa: Niềm tin là nền tảng của một đội hiệu quả. Khi các thành viên tin
tưởng nhau, họ sẽ hợp tác tốt hơn và sẵn sàng chia sẻ thông tin, hỗ trợ nhau.
  Ví dụ minh họa: Tổ chức các hoạt động team-building, như đi chơi xa hoặc tham
gia các trò chơi tập thể, để các thành viên hiểu rõ và tin tưởng nhau hơn. Ngoài ra,
việc khuyến khích sự minh bạch trong giao tiếp và hành động cũng giúp xây dựng
niềm tin.
2. Thiết lập mục tiêu (Setting Goals):
 Định nghĩa: Thiết lập mục tiêu rõ ràng và cụ thể giúp đội có định hướng rõ ràng
và biết được những gì cần đạt được.
 Ví dụ minh họa: Đầu mỗi dự án, đội tổ chức buổi họp để thảo luận và thống nhất
các mục tiêu cụ thể, bao gồm thời gian hoàn thành, tiêu chuẩn chất lượng và các
chỉ số đo lường hiệu quả công việc.
3. Thúc đẩy tinh thần đồng đội (Promoting Team Spirit):
 Định nghĩa: Thúc đẩy tinh thần đồng đội giúp tạo ra một môi trường làm việc
tích cực, nơi các thành viên cảm thấy được hỗ trợ và động viên.
 Ví dụ minh họa: Thường xuyên tổ chức các buổi ăn trưa hoặc tiệc nhỏ sau giờ
làm việc để các thành viên có cơ hội giao lưu, chia sẻ và gắn kết hơn. Ngoài ra,
việc khen ngợi và công nhận đóng góp của từng thành viên cũng giúp thúc đẩy
tinh thần đồng đội.
Kết luận
Biến một nhóm thành một đội hiệu quả đòi hỏi sự chú trọng vào các đặc điểm cơ bản như mục
tiêu rõ ràng, vai trò và trách nhiệm rõ ràng, giao tiếp hiệu quả, tinh thần đồng đội và khả năng
giải quyết xung đột. Các chiến lược xây dựng niềm tin, thiết lập mục tiêu và thúc đẩy tinh thần
đồng đội là những yếu tố quan trọng giúp tạo ra một đội làm việc hiệu quả và đạt được mục tiêu
chung. Nhà lãnh đạo cần nhận thức và áp dụng những chiến lược này để xây dựng một đội ngũ
mạnh mẽ và thành công.
6.3.4. Những thách thức đương đại trong việc quản lý đội
1. Quản lý Đội trong Môi trường Làm việc Từ xa
Định nghĩa: Quản lý đội trong môi trường làm việc từ xa đòi hỏi các nhà quản lý phải duy trì sự
gắn kết, hiệu quả và động lực của đội ngũ khi các thành viên làm việc từ nhiều địa điểm khác
nhau, thường không gặp mặt trực tiếp.
Các thách thức và cách giải quyết:
1. Giao tiếp hiệu quả (Effective Communication):
 Thách thức: Thiếu giao tiếp trực tiếp có thể dẫn đến hiểu lầm, mất kết nối và
giảm sự tương tác giữa các thành viên.
  Giải pháp: Sử dụng các công cụ giao tiếp trực tuyến như Zoom, Microsoft
Teams, Slack để duy trì liên lạc thường xuyên. Tổ chức các cuộc họp định kỳ và
khuyến khích các cuộc trò chuyện không chính thức để tăng cường kết nối.
 Ví dụ minh họa: Một công ty công nghệ tổ chức cuộc họp hàng ngày qua Zoom
để các thành viên cập nhật tiến độ công việc và thảo luận về các vấn đề cần giải
quyết.
2. Động lực và gắn kết (Motivation and Engagement):
 Thách thức: Các thành viên làm việc từ xa có thể cảm thấy cô lập, thiếu động lực
và không gắn kết với đội.
 Giải pháp: Tạo ra các hoạt động tương tác trực tuyến, như trò chơi nhóm, buổi
giao lưu trực tuyến, và khuyến khích sự tham gia của tất cả các thành viên. Đồng
thời, công nhận và khen ngợi thành tích của các thành viên một cách công khai.
 Ví dụ minh họa: Tổ chức buổi "Virtual Happy Hour" mỗi tuần để các thành viên
có thể trò chuyện và giải trí cùng nhau.
3. Quản lý hiệu suất (Performance Management):
 Thách thức: Khó khăn trong việc theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc của
các thành viên làm việc từ xa.
 Giải pháp: Sử dụng các công cụ quản lý dự án như Trello, Asana để theo dõi tiến
độ công việc và đánh giá hiệu suất dựa trên kết quả cụ thể. Thiết lập các mục tiêu
rõ ràng và cung cấp phản hồi thường xuyên.
 Ví dụ minh họa: Một nhóm dự án sử dụng Trello để phân công nhiệm vụ, theo
dõi tiến độ và cập nhật tình trạng công việc của từng thành viên.
2. Quản lý Sự Đa dạng trong Đội
Định nghĩa: Quản lý sự đa dạng đòi hỏi nhà lãnh đạo phải tạo ra một môi trường làm việc nơi
mà tất cả các thành viên, bất kể sự khác biệt về văn hóa, giới tính, tôn giáo hay kinh nghiệm, đều
được tôn trọng và có cơ hội đóng góp.
Các thách thức và cách giải quyết:
1. Tạo ra môi trường hòa nhập (Creating an Inclusive Environment):
 Thách thức: Sự khác biệt văn hóa và quan điểm có thể dẫn đến sự hiểu lầm và
mâu thuẫn.
 Giải pháp: Tổ chức các buổi đào tạo về đa dạng, khuyến khích sự chia sẻ và thảo
luận về các khác biệt văn hóa. Tạo ra các chính sách và thực hành hỗ trợ sự đa
dạng văn hóa.
  Ví dụ minh họa: Một công ty quốc tế tổ chức các buổi hội thảo về đa dạng văn
hóa để nhân viên hiểu và tôn trọng sự khác biệt giữa các nền văn hóa.
2. Khuyến khích sự tham gia và đóng góp (Encouraging Participation and
Contribution):
 Thách thức: Các thành viên thuộc nhóm thiểu số có thể cảm thấy không được
lắng nghe hoặc không có cơ hội đóng góp ý kiến.
 Giải pháp: Khuyến khích mọi thành viên tham gia vào các cuộc thảo luận và
quyết định, đảm bảo rằng mọi ý kiến đều được lắng nghe và tôn trọng.
 Ví dụ minh họa: Trong các cuộc họp, nhà quản lý đảm bảo rằng tất cả các thành
viên đều có cơ hội phát biểu và đóng góp ý kiến.
3. Giải quyết các vấn đề liên quan đến thành kiến (Addressing Bias and
Discrimination):
 Thách thức: Thành kiến và phân biệt đối xử có thể làm giảm sự gắn kết và hiệu
quả của đội.
 Giải pháp: Xác định và loại bỏ các thành kiến trong quy trình tuyển dụng, thăng
tiến và đánh giá hiệu suất. Tạo ra các kênh báo cáo an toàn và bảo mật cho các
vấn đề liên quan đến phân biệt đối xử.
 Ví dụ minh họa: Một công ty thực hiện chính sách ẩn danh trong quy trình tuyển
dụng để đảm bảo rằng các ứng viên được đánh giá dựa trên năng lực thực sự,
không phải dựa trên các thành kiến cá nhân.
3. Quản lý Xung đột trong Đội
Định nghĩa: Quản lý xung đột trong đội đòi hỏi khả năng nhận diện, giải quyết và biến các xung
đột tiềm ẩn thành cơ hội để cải thiện sự hiểu biết và hợp tác giữa các thành viên.
Các thách thức và cách giải quyết:
1. Nhận diện xung đột (Identifying Conflict):
 Thách thức: Xung đột có thể không được nhận diện kịp thời và có thể âm ỉ gây
ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.
 Giải pháp: Khuyến khích sự giao tiếp mở và trung thực, tạo ra môi trường an
toàn để các thành viên có thể bày tỏ ý kiến và quan ngại của mình.
 Ví dụ minh họa: Một nhà quản lý thường xuyên tổ chức các buổi họp 1-1 với các
thành viên để nắm bắt các vấn đề và xung đột tiềm ẩn.
2. Giải quyết xung đột (Resolving Conflict):
 Thách thức: Xử lý xung đột một cách xây dựng và hiệu quả mà không làm tổn
thương mối quan hệ giữa các thành viên.
  Giải pháp: Sử dụng các kỹ thuật giải quyết xung đột như đàm phán, trung gian
hòa giải và hợp tác để tìm ra giải pháp chung.
 Ví dụ minh họa: Khi có xung đột về cách tiếp cận dự án, nhà quản lý tổ chức
một buổi họp để các thành viên trình bày quan điểm của mình và cùng thảo luận
để tìm ra giải pháp phù hợp nhất.
3. Biến xung đột thành cơ hội (Turning Conflict into Opportunity):
 Thách thức: Nhìn nhận xung đột như một cơ hội để cải thiện và phát triển.
 Giải pháp: Khuyến khích các thành viên học hỏi từ xung đột và sử dụng các bài
học đó để cải thiện quy trình làm việc và tăng cường sự hợp tác.
 Ví dụ minh họa: Sau khi giải quyết một xung đột nội bộ, nhóm tổ chức một buổi
đánh giá để thảo luận về những gì đã học được và cách áp dụng các bài học đó để
làm việc hiệu quả hơn trong tương lai.
Kết luận
Quản lý đội trong thời đại mới đặt ra nhiều thách thức phức tạp, bao gồm làm việc từ xa, quản lý
sự đa dạng và bao gồm, và giải quyết xung đột. Những thách thức này đòi hỏi nhà lãnh đạo phải
có kỹ năng và chiến lược phù hợp để duy trì hiệu quả làm việc và sự hài lòng của các thành viên.
Bằng cách đối phó với những thách thức này một cách hiệu quả, các nhà quản lý có thể xây dựng
những đội ngũ mạnh mẽ và linh hoạt, sẵn sàng đối mặt với những biến động và yêu cầu mới của
môi trường làm việc hiện đại.