ne 1123 | .d. - 504 - 55 4 ee Objet : Administration financiére des établic soments - ~ SUORBTARTAT GENERAL - Date : 26. 10-67 ' ' t ' | More =) J)/)_ casiows les Chefs a'Ztablissemants 9/C de Meseieurs les Délégués et Inspecteurs Provinciaux du Minietére de 1"iducation Nationale. Objet : Administration financitre des [tablissements scolaires (Rappel des prescriptions du Déeret Royal n° 330-66 au 10 Noharrem 1387 (21 avril 1967) portant rdzlonont de 1a comptabilité publique et de 1. note n° 1.008 du 10 Aofit 1966 J'ai lthonneur de vous rappeler quo dans 1 Note Ne 1.008 du 30 ao0t 1966 jtavais pricisé les attributions du chef a*Btablissement et de 1"Intendant cn matiére de comptabilits . En outre le Décret Royal précits a repric le principe de la compé= tence respective de l'ordonnateur et du comptable Je tiens pas la prssoate note & insister sur le responsgbilité des chiefs d'Etabliesements dont 1a participation ne doit pas 8tre considérée conne purement furmelie, mais ost essentiellement active. En effet le chef d'utablissenent accompalit soit des actes d'autorits, soit des actes de .contréle = Dans le cas dos actes dtautorits ( en tant quior donnateur) 1a respensabilits da chef d'Mtablissement est évidente puisque c'est lui qui a l'initiative des actes qu'il accompli lui mBme, ou qu'il fait accomplir par délSzation . = Dans le cas des actes de contréle (en vertu de son pouvoir hisrarchique on tant que le chef d'adminirtration) le Chef d'Etablissement doit virifier les actes du comptable, ce contréle, pour qu'il soit efficace . Doit ttre effectif et frsquent: le chef d'Stablisrement & la responsabilits de simalor immidiatement au service central toute anomale constatse dans les Scritures du comptable « Afin de aSterminer lee responsabilités de chacun des services de 1'Stablissenent, 1a transmisvion de tous les documents A caractére comptable doit tre asrurée par un cahier de liaison. Yous trouveroz ci-aprés 1a récapitulation dos prin= cipales dispositions réglant les attributions respectives des ordonnateurs et dec comptablesare 1° LE CHEP D'BTASLISSEMENT EST ORDONMATUUR ZN _R.CETIES + a) Cre-t le chef d'Stablissoment ui doit constat es droits & recouvrer ctest-a-dire mettre on évidence les dSbituers de 1’Stabliscement, la nature du la dette . A cot effet le chef d'Etablissement aslgué ses pouvoirs au conseur ( ow & un eurveillant général ) : cclui-ci Stablit les listes ( et moditi- cative ) de tous les Slaves internes et externes en précisant les noms, brenoms, catégorie, classe, adresse des parcnts et du correspondant, temps de présence ou nature des livres louss ; c'est Szaloment le coasuor qui ticnt & jour les Stats des soursicrs . Toutes ces listes sont verifiées et arrétées par lo chef d'iitablissement qui oppose son visa et qui est donc le véritable responsable « Le chef, d'Btablissement transmet cos licsteg ot toutes modifications ultsricurs 4 1"intendant pour Tiguider (oniffrer) los er sances en fonethen des tarifs : l'intendant, au vu de ces listes, Stablit ses rogistres de droits constatés sur les familles ( pensions, 'frais accessoires .4bonnement) ou sur 1'Btat( bourses) . Tl conserve ces listes ct les modificatifs , en archives . En matiére de Hutuelle une autorisation de vente des produite doit Stro Stablic ( 2 cxomplaires ) , signée du chef d'itablissement et du chef de travaux, et transmise A 1'intendant ( lorsque la vente sera rialisée, L'intendant en fera rvcette, conservera en archives 1 exmplaire de l'autori~ sation de vente et transmettra le 28me exemplaire au chef de Travaux avec le N° de quittance ) . : En rSsum3 le chef a'uitablissoment doit constater tour les droits ( en se faisant assistor du censcur pour établir : les listes d'laves, les Stats de boursesjles bons de dégradation, les lictes des bénéficixires de 1a bibliothéques classique, ( ou du chef de travaux ) , et 1*intendant doit recevoir tou: les Sléments pour? liquider ces droits . ») Pour 1a mise en recouvrenent il est’ rappelé que 1*inscription sur les registres dés droits constatés, des débiteurs et deb sores & recouvrer, vaut titre de perception :'en apposant éon visa cur ces regi- stres Stabliz par Iintendant, 1a responsabilité du chef d'Btablissenent est engagse carson rdlo ost de vsrifier la conformits des registres do Llintendant avec les listes fournies par le ceuseur ou les autorisations de vente fournies par le chef de travaux ( Note N° 1.008,page 4,paragraphe 0) Ti est rappelé que 1'intendant a un’ droit de“controle et que le chef d'itablissoment . = ne peut pas ordonner & 1"intendant le recouvrement a*une reeette non prémue par les réglements : x et Altinvérse, ne peut pas refuser & 1'intendant le Peoouvrement d'une recette dfment constatée (ilote n° 1.008,page 5 )« C) Hine, 1a phase de la poursuite du recouvrenent, qui est la phase autonome du comptable(quisqu'il répond de“ts FSsulsrits des recouvrement), et bien que 1'intondant agisse alors sous sa propré respon- sabilité pécuniaire, le chef d'établissorent doit exercer psriodiquement un contr8le sur ces opérations en confrontant le cuittancier et les registres, Pour stassurer que les dS.uteurs de 1'stablissement sont en régle et que les nunéros des quittances ainsi quo les somnes ont Sté correctement reportées (Mote n° 1,008, page 5 paragraphe D) . 2°) LB CHEF D'DTABLISSEM-UT nS ORD a) Au moment de Lengagoment de tout pense, c'est le chef d'établis- senent qui est responeable {én offet c'est lui qui engage 1a dépense, etent-a-dire cui a pouvoir de décision, c'ont lui qui signe le bon de commande rédigé par l"intondant; 1'intendant est son conseiller, gon exéou- tant . PENSEao IL est rappels qué 1'intendant ‘a un droit de controle sur Lengagement de toutes les dépenses d'internat, mutuelle, ete .. ) En conséquence :: = L'Intendant est seul & pouvoir rédiger les bons de commande, = Lt Intendant doit apposer son visa sur tous les bons de conmande: pour s'assurer que le cridit oxiste, que l'imputation est normale, etc. et parce que 1a souche de cette pigce sera nécecsaire au moment de la réception et au controle avant paiement . Bh cas a'irrgularit: lintendant. peut s'opposer A 1'engagement et le chof-d'Btabliscement doit alors demander une autorisation au service central pour dégacer 1a rSsponsabilits de 1'intendant (Note n? 1,008 page 6, paragraphe 1° et 4°) . Par dérogation au principe d'apr3s lequel le chef 1'Utabliseement engage seul les dépenses, st pour ascurer une certaine souplesse du service, l'Intendant peut avoir déligation pour signer seul les bons de commande : - le chef d'Ltablissement peut donner délSgation permanente ou temporaire, tacite ou oxepresser, pour des aSponses au-des:ous de telle somme ou pour des dipenses concernant telle partie di service = L’intendant est déliguS de droit dans les cas suivants : = Ashate devalsur minime: ¢ - Achats relatifs 4 la rsalisatior (1a signatrue du mena par 16 che? dvitablissem tendant d'avoir & feite viser plusicurs fois par jour les bons de commande par le chef d'Etablissement; mais un changement du menu devra Stre approuvé par le chef d'Ktablissement) | mee ~ Cas d'urgence ¢ changement immédiat d'un repas,répara— tion ou achats dont 1'exécution s'impose sur le champ : éclatement d'une canalisation d'eau, panne de l'installation Slictricue ou de la cuieiniére, ote .. ) » = Absence on omp@chement du chef a'Utablissement - b) en matiére de liquidation des dépenses c'est également le chef a"ltablissenent qui a autorité, donc qui est responsable, 1tintendant Stamt son exécutant par ddligation ; les 2 fonctionnaires virificnt donc conjointenent la liquidation « En outre pour 1a réception et 1a vérification des fournitures Fiereoseerte ei fertaccea rick eee coral Ts eC chante nialitee aerate) le chef de travaux et les professeurs epScialisés margeront le bon de livraison ( ote n° 7.008, page 7 et 8, paragraphe B c)Poun-le mandatenent,c'est-a-dire pour donner L'ordre de payer c'est le chef d'Stablissement qui ort le responsable : il doit donc apporer sur la fecture 1a mention CERTLE. 7 ET BON A PAYER et signer cette mention avant que 1'intendant ne puisse proceder au paiement ( Note n° 1,008,page 8,paragraphe C). Cette procédure est obligatoire aus’i bien pour les paienent par chaque po:tal ( au-deseus de 1.500,00 DH )qie pour lee paicnente en espices . Les dSpenses par bordereaux d'achat au comptant, qui Schappent & l'initiative du chef d'Btablissement, d'un part au moment de 1'enga- goment et d'autre part au moment du mandatement, devront donc ttre regularisees trés rapidomont ct scront égaloment vieées par lo chef a"Btablissoment des qu'elles auront Sté arrétées par L'intendant rasEnfin les retraits dc fonds du C.C,P. devrons faire l'objet d'une / antorisation rite du chef d'btablissement cslle-ci cera agrafie au relevS de compte mentionnant 1*opération « 4) M@me & phase du paiemenf, qui est 1a phase du comptable, et bien que 1'intendant agisse alors cous sa propre responsabilité pécuniaire, le Chef a'établissement doit oxercor puriodicuoment un contréle sur ces opSrations en confontant le registre des fournisseurs, les pisces de dis- penses les registres de dépenses, les souches de bon de commande (Note He 1,008 page 8, paragraphe D ) Ti est rappelé 1'intendant n'est pas un simple caissier : sa qualité de comptable lui impose devoir de répondre de la validité des paiements, et donc lui conf’re le droit de s'opposer & lordre de paiemement dans certains cas ( Note n° 1.008 page 8, paragraphe D :2& et page 9) 3° LE_CHEP D'MTAALISSEMLNT DOT? FRBQULNMENT VERT L'intendant tant soul abilité a manipuler des fonds il est personnellement responsable de la caisse ( ereurs,perte,vol)Toutofois le chef d'établissement doit exercor un contrle permanent sur los mouvements de fonds et doit en conséquence fréquement vsrifier la caisse . Pour que cetie vérification soit officace elle doit ttre faite & l"improviste et A fond . Le chef d"établiseement ne doit pas se borner A signer les arrétis de la caies préparés & 1'avance sur le quittancicr, sur le livre de caisse, cw les sommiers : il doit compter les csptocs,vérifier les vateurs et jurtifications d'avancos, so faire presenter et virific Jes relevSe du compte de chdques portaux avec talons & l'appui + Tl devra e'as urer que les fons exoédant les besoins courante sont versée régilitrenent par 1"intendant . La reeponeabilité personnelle du chof d'Stablissement ext engagée lorsqu'il certifie exact un solde en caisse . 4° le chef dtitabliscement doit exercer son contréle sun 1a omptabili eres, Tia $48 précisé danv 1a note n° 1,008,page 10, que 1'intendant, en tant cue comptable, est personnollement responsable des dcritures et opérations concernant la. comptabilité Matiéres, mais sous le contr@le du chef d'établissement qui doit s'assurer tout particuliérement du bon emploi des donrées et approvisionnenents de toutes nature done : a) le chef d'Stablissement doit périodiquement vorificr le magasin ct faire les reprochomonts nicessaires avec les Seritures comptables ( livre de magacin, feuilles de consommtion journalitre, factures) pour suivre les mouvements de 1a consommation » b) Le chof a'itablissement doit assister 4 1'inventaire des denrées qui est faite le dernicr jour de cha-ue trimestre, et dont il vise 1'état récapitulatif ( anneme 3} dés résultats financiers trimestricls).ieee c) Le chef d'Etablissement doit prescrire inopiément le réclement d'un certain nombre d'objets figurant aux inventaires du modilier et du matériel « 4) le chef a'Stablissement dirige 1a réfection décennale des inventaires et signe les différents registres . Ie chef d'Ztablissement doit également verifier les inven= taires tenus sous le responsabilité d'autres fonctionnaires que i"Intendant telg que : censeur, chef de travaux professeurs spécialisés « 5°) Le Chef d'Etablisselebt rend ronjontement avec 1'Intendant ‘les comptes financiers Trimestriels et annuels ) Le Chef d'Btablissement doit done vsrifier la récapitu- lation des recettes et des restes A percevoir, ainsi que des dépenses et dos restes A payer, la situation du fonds de fonds de Réserve, les balances du H.B. des provisions, de la Mutuelle ./. Pour le Minirtre de 1'Education Nationale et des Beaux-Arts, Le secrdtaire Général . Signé : M.BuNHIDA